SEGUNDO INFORME mayo a agosto de INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Página 1 de 15

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1 SEGUNDO INFORME mayo a agosto de 2017 Página 1 de 15

2 INDICE INTRODUCCIÓN... 3 DICTAMEN... 4 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI... 5 I. SEGUNDO MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN COMPONENTE: TALENTO HUMANO COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO COMPONENTE: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL COMPONENTE: AUDITORIA INTERNA COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO EJE TRASVERSAL DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN II. ASPECTOS POR MEJORAR Página 2 de 15

3 INTRODUCCIÓN El concepto de Control Interno definido de manera global, es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo y de asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada y eficiente de su gestión, incluyendo la adherencia a las políticas administrativas, la salvaguarda de los activos, la prevención y detección de riegos y preparación oportuna de la información. (Blanco, 1988). La Oficina Asesora de Control Interno del Institución Universitaria Pascual Bravo, como primer órgano de control y evaluación independiente, presenta el primer informe cuatrimestral de la gestión de la Institución en la vigencia 2017, donde se destaca los aspectos importantes y relevantes; igualmente aquellos que son susceptibles de mejora continua y orientados al Autocontrol, Autorregulación y Autoevaluación, para lograr el cumplimiento de los fines Institucionales y esenciales del Estado Colombiano. En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 del 2011 (Estatuto Anticorrupción) presenta informe detallado de avances en cada uno de los dos (2) Módulos de Control, (Módulo de Planeación y Gestión, Módulo de Evaluación y Seguimiento) y Eje Transversal: (Información y Comunicación) del Modelo Estándar de Control Interno MECI, conforme a la actualización del Decreto 943 de mayo 21 de 2014, y las principales acciones que ha permitido a la Institución Universitaria Pascual Bravo avanzar en el desarrollo y fortalecimiento del sistema de Control Interno. Es importante mencionar que la Oficina Asesora de Control Interno consciente de la necesidad de continuar con la evaluación de la Gestión, elaboró el Programa Anual de Auditoría incluyendo cada uno de los procesos, el cual se adoptó mediante acta 10 del Consejo Directivo, efectuado el día 15 de diciembre de 2016, correspondiente a la vigencia 2017, donde se establecen las actividades, responsabilidades y requisitos necesarios para el desarrollo de cada una de las etapas de la Auditoría desde el Planear, Hacer, Verificar y Actuar en desarrollo de cada etapa de los procedimientos. Página 3 de 15

4 DICTAMEN En el marco del programa anual de auditorías establecidas, se realizaron evaluaciones independientes a los diferentes procesos durante el primer cuatrimestre del 2017 de la Institución Universitaria Pascual Bravo, para lograr la mejora continua y subsanar la causa raíz, con las acciones correctivas y preventivas en miras del fortalecimiento de Control Interno dentro de una cultura Institucional del Autocontrol que permita solucionar debilidades, los cuales fueron evidenciados durante el proceso de Auditoría Interna de gestión y de calidad. El proceso de Auditoría se realizó en su conjunto con el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y basada en las directrices legales para el proceso de Evaluación Independiente y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptada (NAGA), así como en el cumplimiento de lo dispuesto a la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), igualmente al cumplimiento de los tres (3) Subsistemas que componen el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014 Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación. De acuerdo a lo anterior, la Evaluación de Control Interno de la Institución Universitaria Pascual Bravo, dictamina que los procesos y los procedimientos son razonables, salvo que presentan planes de mejoramiento mediante los informes definitivos presentados por la auditoria, para lo cual se establecieron los planes de acción y el asesoramiento por parte de esta oficina, con la finalidad que se den las instrucciones y planteamientos para el fortalecimiento y subsanar la fragilidad de procesos y debilidades existentes. ALEJANDRO VÁSQUEZ ÁLVAREZ Director Oficina Asesora de Control Interno Página 4 de 15

5 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano Página 5 de 15

6 I. SEGUNDO 1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1 COMPONENTE: TALENTO HUMANO Se contemplan los siguientes avances: El elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos se ha venido fortaleciendo mediante la socialización a través de diferentes medios de difusión interna de las noticias que hacen parte de los acuerdos institucionales el anuncio a la comunidad pascualina en relación a los siguientes temas de interés social. - La institución Universitaria Pascual Bravo abrió convocatoria mediante Resolución Rectoral 517 del 02 de agosto de 2017, al estamento estudiantil para elegir su representantes ante el Consejo Académico, Consejo de Facultad de Ingeniería y Comité de Bienestar, con inscripción de los aspirantes a los diferentes estamentos del 04 de Agosto al 07 de Septiembre de Convocatoria a trabajos académicos referentes al tema central y ejes temáticos para el Simposio Internacional de Diseño Sostenible, evento de carácter académico que convoca a académicos internacionales y nacionales expertos en sostenibilidad y con conocimiento en arte, diseño e ingeniería, permitiendo un punto de encuentro entre la experiencia y conocimiento para la sexta edición que se celebrará los días 10 y 11 de octubre de Convocatoria a trabajos académicos de estudiantes para participar en el XIII Simposio Internacional de Energía Expotecnológica, evento que se realizará los días 28 y 29 de septiembre de De igual manera, se han realizado jornadas pedagógicas y charlas enfocadas a la interiorización de principios y valores éticos y su aplicación en el desarrollo de las funciones como servidor público. Página 6 de 15

7 La Oficina de Gestión del Talento Humano socializa la Resolución rectoral 343 de 2017, por medio de la cual se establece el calendario para el proceso de elección de los representantes de los funcionarios de la Institución ante el Comité de Convivencia Laboral para el período Invitación a todos los funcionarios de la Institución Universitaria Pascual Bravo para participar de la jornada de reinducción. Los líderes de los proceso presentaron informe de seguimiento al Plan de Acción , rindieron cuentas de la vigencia ante el rector Mauricio Morales Saldarriaga, durante la jornada Transparencia y Cuentas Claras. La Oficina de Regionalización a través de la Corporación para el Fomento de la Educación Superior, llegaron a la subregión del Nordeste, municipio de Remedios, con la Tecnología en Sistemas Mecatrónicos y al Magdalena Medio, municipio Yondó, con la Técnica Profesional en Redes Eléctricas de Distribución de Energía. Dichos convenios permitirán llevar programas con pertinencia y calidad a los territorios. Página 7 de 15

8 En el elemento Desarrollo de Talento Humano, la Oficina de Talento Humano, socializó con los empleados a través de medios internos información pertinente. - Actualización y socialización del Código de Ética, Resolución Rectoral 255 del 27 de abril de 2017 con los funcionarios de la Institución Universitaria Pascual Bravo. - Socializa el Acuerdo 004 del 25 de mayo, por medio del cual se actualiza el Reglamento Interno de Trabajo del personal administrativo, el cual regula las condiciones laborales entre la Institución y sus empleados administrativos y forma parte de las relaciones laborales que se generen, entre los temas establecidos están: los principios y criterios, deberes y derechos, responsabilidades, clasificación, evaluación del personal, jornada de trabajo, entre otros. Resolución Rectoral 048 del 26 de enero 2017 por la cual se adopta el Programa de Bienestar Social e Incentivos, con una aplicación correspondiente a los meses de mayo a agosto de 2017, como se representa en el siguiente cuadro. RESOLUCIÓN RECTORAL 048 (26 DE ENERO 2017) Artículo segundo Artículo tercero TOTAL BENEFICIADOS 1. Descuento por matrícula para servidores públicos 4 1. Descuento por matrícula hijos de servidores públicos 3 2. Permiso de estudio 0 3. Días adicionales a la licencia de maternidad o paternidad 0 1. Reconocimiento al tiempo de servicios prestados Incentivo por obtención de título universitario 2 3. Imposición del escudo pascualino 0 4. otros 15 Página 8 de 15

9 Resolución Rectoral 082 del 10 de febrero 2017 por la cual se adopta el Plan Institucional de Capacitación, con una aplicación correspondiente a los meses de mayo a agosto de 2017, como se representa en el siguiente cuadro. temática Fecha de Inicio Fecha Finalización Evaluación del desempeño Total Funcionarios Total Horas Capacitación Presupuesto Ejecutado $0 laboral (evaluados) 11/05/ /05/ Evaluación desempeño - $0 formatos 05/06/ /06/ Reforma tributaria 04/05/ /05/ $ Como contratar con el $ estado 10/08/ /08/ Trabajo en equipo 13/06/ /07/ $0 - Presupuesto asumido por la ARL Capacitación ser excelentes (liderazgocomunicación-trabajo en $ equipo) 28/04/ /06/ Decreto 648 de /07/ /07/ $ Foro gestión de contratistas en seguridad y salud en el trabajo 25/08/ /08/ $ Capacitación SINAP $0 - Presupuesto nomina 27/06/ /06/ asumido por SINAP Capacitación productos COLCIENCIAS 24/05/ /06/ $0 Manejo seguro de sustancias $0 - Presupuesto químicas 22/05/ /05/ asumido por ARL Lanzamiento brigada de $0 - Presupuesto emergencia 30/05/ /05/ asumido por ARL Prevención de riesgo $0 - Presupuesto psicosocial -asesoría y asumido por AR consultoría 05/06/ /06/ COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO La Misión, Visión y Objetivos Institucionales se encuentran publicados en la página web institucional e igualmente se encuentra para la vigencia el Plan Estratégico en trazabilidad con el Acuerdo del Consejo Directivo 003 del 30 de marzo de 2017, por medio del cual se ajusta el plan de acción de la institución universitaria pascual bravo tecnología, innovación, cultura y vida y su correspondiente ajuste a los planes, programas y proyectos. La Institución Universitaria Pascual Bravo cuenta con un mapa de procesos actualizado a versión 08, una política de calidad y objetivos versión 08 y la política de operación por procesos, ubicada en la intranet de la institución. Página 9 de 15

10 Se realizó seguimiento sobre el cumplimiento de las metas de los programas y proyectos formulados en el plan de acción. Este ejercicio busca garantizar la ejecución de las políticas y directrices establecidas por la entidad y asegurar el cumplimiento de sus propósitos, retroalimentando a cada uno de los niveles administrativos sobre los resultados de sus acciones; estructurar los planes de mejoramiento para corregir las desviaciones presentadas y proponer acciones nuevas encaminadas a aumentar los productos en eficacia y eficiencia. 1.3 COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Durante este periodo se ha realizado monitoreo y seguimiento a los controles establecidos para los riesgos identificados. Todos los procesos de la entidad tienen su mapa de riesgos acorde con la metodología sugerida por la función pública. Durante este periodo se realizó el primer ciclo de auditorías de seguimiento a los procesos, que incluye la verificación de la eficacia de los controles a los riesgos. A partir de estas visitas de auditoria se pudo establecer debilidades en la identificación de los riesgos en los procesos, por lo cual se está revisando el mapa de riesgos institucional con el fin de realizar ajustes en los mapas de riesgos de los procesos y priorizar riesgos para su efectivo control. 2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1 COMPONENTE: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Autoevaluación del Control y Gestión Actualmente se realizó ejercicios de autoevaluación a partir de los indicadores, riesgos y PQRDF. Se realizó la publicación en la página de la Institución Universitaria Pascual Bravo, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y su correspondiente seguimiento y evaluación al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano a corte del 31 de agosto de 2017, información requerida para ser publicada en el mes de septiembre de 2017 de acuerdo a la guía de la Presidencia de la Republica. PQRDF (Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Felicitaciones): La Oficina Asesora de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, al artículo 76 presentó en el mes de julio de 2017 al representante legal un informe semestral de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y felicitaciones recibidas en la Institución Universitaria Pascual Bravo durante el primer semestre del año Se realizó autoevaluación a los planes de mejoramiento acorde a las auditorías de gestión correspondientes al primer semestre de 2017, con el objetivo de cerrar dichos planes. Página 10 de 15

11 2.2 COMPONENTE: AUDITORIA INTERNA La Oficina Asesora de Control Interno de la IU Pascual Bravo cuenta con el procedimiento actualizado EIM-PR-01 auditorías internas y de calidad en base a riesgos, para su ejecución, el Consejo Directivo en sección del 15 de diciembre de 2016 aprobó el Plan de Auditorias de Control Interno para la vigencia 2017 que consta de 41 auditorías, 40 de gestión y una auditoria de calidad. La Oficina de Control Interno realizó: Auditorias definidas por Ley: Comprende las evaluaciones e informes ordenados en las diferentes normas, con indicación expresa del área auditable o proceso, con plazos perentorios de rendición, entre las que se encuentran: Evaluación al Sistema de Control Interno Contable Evaluación al Sistema de Control Interno (MECI) Seguimiento a los planes de mejoramiento Evaluación a la gestión. Auditorías de procesos basadas en Riesgos: Priorización de los procesos y áreas auditables de mayor riesgo, para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Matriz que integra riesgos, controles, histórico de auditorías, planes de mejoramiento y solicitudes de la alta dirección. En general a todos los procesos. Asesoría y Acompañamiento: Comprende los servicios de consultoría y acompañamiento a los procesos de riesgo, control y gestión que se definan por la alta dirección. La consultoría no debe comprometer la independencia ni la objetividad de la oficina. La Oficina Asesora de Control Interno de la I.U Pascual Bravo ha realizado la ejecución del Plan anual de Auditorías Internas 2017 y se encuentra en un 76% de ejecución. Programa anual de auditoria interna La Oficina Asesora de Control Interno, contó con la siguiente programación y ejecución para el cuatrimestre de mayo a agosto de Página 11 de 15

12 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA 2017 AUDITORIAS VIGENCIA AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN 40 AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD 1 EJECUCIÓN PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS MES Auditoria de Verificación Auditoria de Seguimiento Auditoria de Cumplimiento ENERO FEBRERO MARZO ABRIL TOTAL = PORCENTAJE DE EJECUCIÓN 37% MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTAL segundo cuatrimestre = PORCENTAJE DE EJECUCIÓN 39% PORCENTAJE EJECUCIÓN ANUAL 76% Página 12 de 15

13 Ejecución programa anual de auditoria, segundo cuatrimestre 2017 Página 13 de 15

14 Resultados de las auditorías internas de gestión De acuerdo al Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2017, a continuación se relacionan las fortalezas generales, mas importantes y posteriormente los aspectos mas relevantes de las evaluaciones indepedientes realizadas a los procesos para este segundo cuatrimestre de 2017 que compren los meses de mayo a agosto: Los aspectos más relevantes de las evaluaciones son: - Avanzar en la suscripción y seguimiento de los acuerdos de gestión - Mejorar los tiempos de entrega de información requerida al interior de la entidad por los diferentes procesos. - Revisar y ajustar los mapas de riesgos de los procesos. - Estados Contables: Las características actuales del software contable SINAP V6, no facilita la trazabilidad de los registros al momento de hacer seguimiento a transacciones pasadas e igualmente, se evidencia una inadecuada conciliación de cuentas contables 1407 ya que esta se realiza por saldos mas no por terceros, encontrando registros en el sistema con naturaleza contraria al de la cuenta origen, contraviniendo el principio de objetividad, consistencia e importancia relativa, sin tener soporte o justificación alguna. - Programa de seguros de la institución: No existe un inventario de riesgos asegurables, para validar que se tiene la cobertura adecuada para las operaciones de la institución y la póliza de manejo existente se debe complementar con la póliza de infidelidad y riesgos financieros, para mejorar la cobertura de este riesgo. - Plan de Desarrollo con sus metas anuales: Se evidencia que en el plan de acción documentado, solo están aquellas actividades dirigidas al cumplimiento del plan de desarrollo, es de anotar que no están registradas las demás actividades que hacen parte de la gestión de la institución universitaria Pascual Bravo y no se identifica una metodología clara para la asignación de metas del periodo auditado, puesto que no se observa una relación con la línea base relacionada, es decir, metodología para la medición de los tipos de meta, (de flujo, recurrente y acumulado) no tiene una descripción clara, no referencia otras fuentes de consulta y genera dudas sobre su cálculo; de esta forma a quien consulta esta herramienta se le dificulta interpretar dichos datos. - Indicadores de Gestión con sus metas anuales: Se evidencia desconocimiento en el origen de las cifras asignadas a la línea base relacionada en lo documentado al seguimiento del plan de desarrollo. Página 14 de 15

15 2.3 COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO Las áreas auditas no presentan plan de mejoramiento por lo que no se cuenta con insumo de la formulación y el seguimiento de los planes de acción. 3. EJE TRASVERSAL DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La oficina de comunicaciones cuenta con canales de divulgación como: página web institucional, intranet, boletín virtual, carteleras, redes sociales, correo electrónico y medios de comunicación externos (prensa, radio y televisión). II. ASPECTOS POR MEJORAR Basados en los resultados de los informes de Control Interno a los estados contables, igualmente a los dejados por la Contraloría general de Medellín, teniendo en cuenta que estos presentan salvedades de manera reiterativa respecto a la confiabilidad del software contable SINAP V6 se recomienda contratar una auditoria externa de T.I. y forense. Dar estricto cumplimiento a los planes de mejoramiento de las acciones preventivas y correctivas, acatando planes de acción convincentes en procura de subsanar la causa raíz de los hallazgos y lograr la eficacia en los mismos en relación con la vigencia Página 15 de 15