innovación única en tecnología de envío FedEx World Shipping Software Guía para el Usuario

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1 FDS-049A InsidePagesSpa 2/8/00 1:38 PM Page 60 innovación única en tecnología de envío k c Ba r e v Co FedEx World Shipping Software Guía para el Usuario

2 LÍMITE DE RESPONSABILIDAD/GARANTÍA Este Manual para el Usuario se provee en conformidad con los términos y condiciones de la Licencia de FedEx World. Este Manual no extiende ninguna garantía o representación concerniente al desempeño del programa o al contenido del Manual para el Usuario. Para mayor información acerca de la garantía, favor referirse a la Licencia de FedEx World contenida en el programa. FedEx se reserva el derecho de hacer cualquier cambio al programa y de revisar la información sobre el mismo contenido en este Manual para el Usuario, sin obligación alguna de notificar acerca de las revisiones o cambios. MARCAS REGISTRADAS Y MARCAS REGISTRADAS DE SERVICIO Las siguientes marcas registradas y marcas registradas de servicio son propiedad de Federal Express Corporation y están registradas en la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de los Estados Unidos, en ciertos países extranjeros, o en ambos: Federal Express, FedEx, el "logo" FedEx, FedEx World, FedEx International Priority, FedEx International First. Copyright 1999 por Federal Express Corporation.

3 Contenido Capítulo 1 Instalación y Configuración 3 Instalación 3 Configuración 6 Configuración Avanzada 14 Capítulo 2 Envíos 18 Remitente 18 Destinatario 18 Información del Paquete 19 Descripción del Contenido 19 Servicios 20 Servicios de FedEx 20 Información Aduanal 22 Envíos Rápidos y Abiertos 22 Documentos del Envío 23 Para enviar el Paquete 23 Fin de Día 24 Información Predeterminada de Envíos 24 Capítulo 3 Control de Envíos 25 Características 25 Status de Envío 25 Ver, Modificar, Copiar Envíos 26 Imprimir o Re-imprimir Documentos de Envío 27 Descripción de Documentos de Envío 27 Capítulo 4 Rastreo 28 Rastrear un Paquete 28 Resultados del Rastreo 30 Claves de Rastreo 31 Capítulo 5 Reportes 32 Capítulo 6 Bases de Datos 34 Capítulo 7 Fin de Día 36 Capítulo 8 Mensajes de Error Comunes 37 Contenido 1

4 FedEx World Shipping Software Capítulo 1 Instalación y Configuración Instalación para Windows 95/98/NT Instalación con discos Los discos de FedEx World Shipping Software incluye solamente la versión Windows 95/98. Para instalar, por favor siga las instrucciones a continuación. 1. Seleccione el botón de <INICIO>, <EJECUTAR>, haga click en <ABRIR> y seleccione el drive A. Siga al paso número 3. Instalación con CD-ROM El CD-ROM de FedEx World Shipping Software incluye las versiones para Windows 95/98 y Windows NT. Para instalar, por favor coloque el CD-ROM y siga las instrucciones abajo: 1. Seleccione el botón de <INICIO>, <EJECUTAR>, haga click en <ABRIR> y seleccione el drive de CD-ROM. 2. Haga click dos veces en el directorio con el nombre correspondiente a la versión de su sistema operacional ( Win95_98 o Win_NT ). 3. Click en el archivo Install.exe. Lo último en tecnología de envíos para realizar sus envíos de una forma sencilla, eficiente y rápida. FedEx le brinda a usted FedEx World Shipping Software, lo último en tecnología de envíos. FedEx World es un software autoinstalable, personal, basado en Windows que le permite: Seleccione el idioma de instalación. > Hacer los envíos de una forma rápida. > Rastrear sus guías. > Obtener un reporte diario de sus envíos realizados con Fedex World. Cuenta con muchas opciones sofisticadas y obviamente incluye una ayuda en línea la cual le ayuda en el uso del software. Presione OK para continuar. 2 Instalación y Configuración 3

5 6. Presione Siguiente para continuar. Presione Siguiente para continuar. 4. La siguiente pantalla le preguntará si desea instalar el software en el el directorio de default. 7. La siguiente pantalla aparecerá cada vez que la instalación del software requiera que coloque el siguiente disco. Sólo siga las instrucciones. Una vez que haya insertado el disco en el drive presione Aceptar para continuar. Presione Siguiente. 8. Una vez instalado, verá la siguiente pantalla. 5. La siguiente pantalla le preguntará si quiere crear el directorio. Presione Sí para continuar. Presione Listo para salir de la instalación. 4 Instalación y Configuración 5

6 Configuración 1. Después de ejecutar FedEx World desde el menú de Inicio se mostrará la siguiente pantalla. 3. Una vez que la pantalla de Configuración sea desplegada, esta se divide en 6 secciones principales de información, las cuales se muestran en el dibujo de abajo. Estas secciones deberán ser completadas Después de presionar Siguiente aparecerá la pantalla de Configuración. Presione Siguiente para continuar. 3 6 Identificación: Esto es el número de cuenta proporcionado por el departamento de Servicios al Cliente. 1. Instalación País de Instalación Haga un click en la flecha, y la pantalla de selección de país será desplegada. Seleccione el país en donde va a ser instalado el FedEx World. Por ejemplo, si usted quiere instalar el FedEx World en México debe seleccionar el código de país MX, el cual corresponde a México. Después haga un click en el botón de Seleccionar. Identif. Estación Introduzca el ID de la estación. El ID de la estación representa la estación más cercana de FedEx dentro de su localidad; este es un código para que sus paquetes puedan seguir una ruta y debe ser escrito correctamente. Esta identificación de la estación es también proporcionada por el departamento de Servicios al Cliente. Nota: No deje ningún espacio en blanco cuando escriba el ID de la estación. 6 Configuración 7

7 2. Identificación 3. Asegúrese de que la impresora que usted desea utilizar esté asignada como predeterminada ya que en esta impresora serán impresos los documentos del envío como son el reporte de manifiesto y la factura comercial. FedEx World ID Introduzca el número de identificación de FedEx World. Esto es similar a un número de licencia de un software y este debe ser proporcionado para cada copia de software. Este número de identificación es único para cada instalación. El ID de FedEx World debe de ser de 5 dígitos de longitud. Un número de identificación puede ser instalado sólo una vez y en una sóla computadora. Esto significa que no puede ser instalado en más de una computadora. Un número de identificación de instalación es necesaria para cada instalación. Número de cuenta FedEx Escriba el número de cuenta de FedEx asignado para su compañía. Esto es el número de cuenta proporcionado por el departamento de Servicios al Cliente. Este es usado por usted para el envío de paquetes así como para los procesos de facturación y este número es reconocido por todos los departamentos que conforman FedEx. El número de cuenta de FedEx debe ser de una longitud de 9 dígitos. Haga un click encima de la impresora que desee instalar como default con el botón derecho del mouse. 3. Impresora Este software usa dos impresoras. Sólo una de estas impresoras es configurada dentro de la pantalla de configuración del FedEx World. Pantalla de Configuración del FedEx World 1. Haga un click en el ícono de la flecha ubicado al lado derecho de la caja y aparecerán las impresoras disponibles. 2. Seleccione la impresora que quiere utilizar para la impresión de sus guías aéreas y haga un click en el botón de seleccionar. Nota: Asegúrese de seleccionar una impresora láser, de lo contrario seleccione la impresora que sea proporcionada por el personal de Automatización de Federal Express. Impresora de Default de Windows Otros documentos del envío (factura comercial, reportes, etc.) son impresos en la impresora de default de Windows. Esta impresora debe ser configurada dentro de Windows. 1. Haga un click en el menú de Start, luego seleccione la opción de Settings. Desde ahí seleccione Printers, esta opción lo llevará a la siguiente pantalla. 2. Haga un click encima de la impresora que desee instalar como default con el botón derecho del mouse, para asegurarse de que esté asignado como predeterminada (la HP LaserJet 4000). Problemas de Impresión Si usted tiene problemas con la impresora que esté conectada a la red, consúltelo con el administrador de la red para que verifique las propiedades de la impresora, así como asegurarse que esté configurada correctamente. Si la impresora está conectada directamente a la computadora que tiene instalado el FedEx World Shipping Software, verifique lo siguiente: 1. Si la impresora está seleccionada correctamente en Windows? 2. Si se está utilizando el driver correcto en Windows? 3. Su driver se encuentra corrupto o dañado? 8 Configuración 9

8 4. Comunicación En esta sección, es necesario que entre todos los campos usados para realizar la conexión con el sistema de FedEx. Si el número de teléfono no es escrito correctamente ningúno de los componentes del software trabajarán, y por lo tanto la instalación no se llevará acabo. Los siguientes campos deberán aparecer: Ciudad Presione la flecha ubicada en la parte derecha de la pantalla. Una lista de ciudades aparecerá. Seleccione el número en el listado que aparece. Número de Teléfono El número de teléfono será desplegado automáticamente. (En este campo el número puede ser alterado si fuera necesario). No. Línea Si su módem se encuentra conectado a una red telefónica, tendrá que marcar un número para tomar línea hacia afuera. Por ejemplo: Si usted tiene que marcar el número 9 para tomar línea de afuera, entre el número 9 en este campo. 5. Módem La velocidad es la rapidez de transferencia de los datos de su módem. Velocidad Seleccione la velocidad de su módem de la lista que aparece en la pantalla. La velocidad es rapidez de transferencia de los datos de su módem. Si la velocidad de transferencia no aparece en la lista dada, seleccione la velocidad más cercana. Si desconoce la velocidad de su módem, puede estar indicado en el módem. Si no está, haga un click en el botón de Arranque. Seleccione Configuración y de un click en el campo Panel de Control. Luego haga doble click en el ícono del Módem. Haga un click en el botón de propiedades para desplegar la velocidad de su módem. Tipo de Módem Haga un click el ícono de la flecha que se encuentra al lado derecho de la caja. Al presionar este botón aparecerá una lista de módems instalados en su computadora. Seleccione el tipo que corresponde a su módem. Si no puede encontrar su módem en la ventana, seleccione Definido por el usuario. Si ningún módem aparece en la ventana de selección del módem, uno de los siguientes podría ser el problema: No tiene ningún módem instalado. O usted está utilizando un módem de la red. Si usted está utilizando un módem de red, deberá contactar el administrador de la red para instalar su módem default dentro de Windows antes de continuar con la configuración. Comandos de Inicialización Estos comandos aparecerán automáticamente al menos que sea definidos por el usuario. Si el usuario define un tipo de módem, escriba los comandos apropiados de inicialización. Por favor refiérase al manual que viene con su módem para asegurarse que son los comandos correctos de inicialización. Si ocurren varios errores (por ejemplo, error con código 300 o inicialización del módem ha fallado), usted puede tratar de solucionar esto utilizando los comandos de inicialización de default ATZ o AT&F en lugar de cualquier otro comando que aparezca en esta caja. El campo de comandos de inicialización debe ser borrado antes de colocar el comando ATZ o AT&F. Sistema Seleccione el botón de sistema que corresponde a su teléfono. Las opciones disponibles son Tono o Pulso. Si usted tiene cualquier problema con esta parte, por favor consúltelo con el departamento de telecomunicaciones o con su compañía de teléfonos. Puerto Seleccione el puerto de comunicación de la lista en el cual se encuentra conectado su módem. Si usted no encuentra el puerto de su módem, por favor siga las siguientes instrucciones: Haga un click en el botón de Inicio, seleccione Configuración y después seleccione Panel de Control. Haga doble click en el ícono de Módem. Haga un click en el botón de propiedades para desplegar el puerto. Si aparece el mensaje de error, el puerto está siendo utilizado. Debe verificar si otro programa está usando el módem, por ejemplo un programa de fax, un programa de , MS Office u otro programa de comunicaciones. Si tiene numerosos problemas al conectarse, por favor verifique si otro sistema o fax están utilizando el módem. Si usted contínua teniendo problemas, por favor consúltelo con el Departamento de Sistemas de su compañía. 6. Transferencia Ya tiene toda la información que necesita el software para finalizarla configuración del FedEx World Shipping Software. Presione ahora el ícono de teléfono localizado en la Sección de Transferencia de la Pantalla de Configuración. Si su configuración es correcta, el software ya se encuentra listo para bajar el rango de números de guías, los servicios disponibles y los códigos de ruta. De un click en el icono de teléfono para transmitir la información de pantalla de configuración 10 Configuración 11

9 Proceso de Transferencia Pantalla del Remitente La ventana de status de comunicación desplegará mensajes acerca del proceso de transferencia. La ventana de status de comunicación desplegará mensajes acerca del proceso de transferencia. La barra de status muestra la progresión de la transferencia de datos. Cuando un componente es bajado exitosamente, una pequeña etiqueta aparecerá del lado izquierdo en la parte inferior de la pantalla. Sí ningúno de los componentes es etiquetado, entonces esos componentes no han sido transferidos. Nota: Si su sistema es lento, la transferencia tomará aproximádamente 30 minutos. Debe escribir los datos que aparecen en la parte de Remitente dentro de su guía aérea así como en sus demás documentos. En la pantalla del Remitente usted debe escribir los datos que aparécen en la parte del Remitente dentro de su guía aérea así como en sus démas documentos. Los siguientes campos son obligatorios y deben ser colocados en la pantalla de datos del remitente: Código de la Empresa: Deberá introducir un código único que se utilizará para identificar a su empresa en el software. Si usted está trabajando con números de cuentas por ejemplo, este puede ser utilizado para asociar a su compañía de una forma rápida. Este campo es necesario en la Pantalla de datos del destinatario. Nombre de la Compañía: Ingrese el nombre de su empresa. Este nombre va a ser utilizado en sus documentos de envío. Dirección: Escriba la dirección completa de su empresa. Usted puede usar uno o dos renglones para este campo, si es necesario. Ciudad: Ingrese la ciudad donde su empresa se encuentra ubicada. País: Seleccione el código del país en donde su empresa está ubicada. Número de Cuenta: Este campo será llenado automáticamente y los datos serán tomados de la primera pantalla. Teléfono (1): Ingrese el número de teléfono en donde usted u otra persona pueden ser localizadas. No utilize espacios en este campo. El resto de los campos en esta pantalla son opcionales. 12 Configuración 13

10 Configuración Avanzada La pantalla de configuración avanzada le permitirá activar o desactivar funciones importantes cuando esté ejecutando el software de FedEX World. Opción de Remitente Múltiple (Sender Múltiple) Cuando inicie el software FedEx World, la pantalla de acceso aparecerá si ha sido activada esta función dentro del menú de configuración avanzada. Para inscribirse, entre su código de usuario y seleccione su lenguaje preferido. Código de Usuario Entre como clave el nombre o apellido de la persona que va a utilizar el FedEx World. Los usuarios pueden seleccionar sus propias opciones de envío. Lenguaje Opcional. Puede elegir el lenguaje que desee utilizar después de que usted se haya inscrito. 1. Para tener acceso a la pantalla de configuración avanzada, presione el botón Inicio de Windows y luego presione Programas. 2. Elija la opción de software de envío de FedEx World. 3. Y por último seleccione la opción de Configuración Avanzada y usted podrá observar la siguiente pantalla: Opción de Remitente (Sender) Múltiple Desactivada: Permite que sólamente un usuario (remitente) tenga acceso a FedEx World. Activada: Permite que usuarios o cuentas múltiples (multisenders) tengan acceso a FedEx World. Opción de Impresora Múltiple Desactivada: Permite el uso de sólo una impresora. Activada: Permite el uso de más de una impresora. La pantalla de selección de impresora cambiará permitiéndole que configure impresoras adicionales. Opción de Activar la Función de Fin del día cuando cierre el programa Desactivado: Permite que usted haga el cierre FedEx World sin que ejecute la función de Fin de Día. Activado: FedEx World ejecutará la función de Fin de Día cuando usted salga del software. Envío Activo más Antiguo Indica el número de días que se debe guardar la información de un envío. El número mínimo es de 32 días y el máximo de 100 días. Número de Meter Muestra el número de ID del FedEx World instalado. Sección del número de cuenta Muestra el número de cuenta de FedEx instalado para este software. Valores Iniciales Indica cuales son los valores iniciales del ID del FedEx World y del número de cuenta. Seleccionar o agregar un remitente desde la pantalla de envío o desde la pantalla de Datos del Remitente. 14 Configuración 15

11 Pantalla de Envío Cuando esté haciendo un envío, usted puede seleccionar, corregir y crear un nuevo remitente (sender) simplemente presionando la flecha roja en la sección de remitente (sender) de la pantalla de Función de envío. Opción de Impresora Múltiple Para establecer impresoras múltiples, seleccione Impresora del menú de configuración que se encuentra en la parte de arriba de la pantalla de FedEx World. Pantalla de Datos del Remitente (Sender Data) Usted también puede corregir, crear o borrar remitentes (senders) en la pantalla de Datos del Remitente. Para tener acceso a la pantalla de Datos del Remitente, seleccione Remitente (Sender) del menú de Configuración que se encuentra en la parte superior de la pantalla de FedEx World. Y aparecerá la siguiente pantalla. Nota: Es recomendable que guarde como valores iniciales el ID de FedEx World y su número de cuenta de FedEx. 16 Impresora de Air Waybill (Guías Aéreas) Esta opción le permite instalar una impresora de guías aéreas de papel continuo que puede ser usada cuando usted envíe a un país que no le permite etiquetas o guías impresas en papel bond (air waybills laser). Seleccione el número de forma de la guía aérea para imprimir en la impresora de guías. También seleccione el puerto en el cual la impresora está conectada. Impresora Térmica Para establecer la impresora térmica para imprimir etiquetas de guías (air waybill), seleccione el tipo de impresora que usted tiene y el puerto al cual la impresora está conectada. Impresora Láser Elija la impresora láser en la que usted quiere imprimir todos sus reportes y guías en papel bond (air waybills laser). La impresora láser usa la impresora inicial de Windows así que usted no necesita seleccionar el puerto. Documentos Impresora de Guías AWB: Seleccione la impresora para imprimir guías aéreas maestras para documentos de envíos que tienen más de una pieza o paquete. La guía maestra es la referencia de todo el envío. Impresora para MPS: Seleccione la impresora que utilizará para imprimir guías aéreas adicionales para documentos de envíos de piezas múltiples. Sin documentos Impresora de Guías aéreas AWB: Seleccione la impresora para imprimir guías aéreas maestras para envíos sin documentos que tienen más de una pieza o paquete. La guía aérea maestra es la referencia de todo el envío. Impresora para MPS: Seleccione la impresora que va a usar para imprimir la guía aérea adicional para envíos de piezas múltiples sin documentos. Configuración 17

12 Capítulo 2 Envíos 1. Remitente Haga un click en el botón de Enviar. 3. Información del Paquete Cuando quiera enviar un paquete, haga un click en el botón de Enviar ubicado en la parte superior de su pantalla. El nombre de su compañía así como la dirección se encuentran en la parte superior de su pantalla en la sección de Remitente. 2. Destinatario Para seleccionar un destinatario de la base de datos de destinatarios o para agregar un destinatario a esa misma base, haga un click en la flecha ubicada junto al campo Clave de la Compañía. Al hacer esto, aparecerá una pantalla de entrada de datos del destinatario. No es obligatorio hacer uso de esta base (el uso de esta base de datos sólo es obligatorio cuando quiera agregar un nuevo destinatario), puede presionar el botón de nuevo para continuar. En la pantalla de datos del destinatario puede agregar un destinatario temporal, esto es para un sólo envío o un destinatario que será salvado en la base de datos para ser usado después seleccionando el botón adecuado. Vea la pantalla de Datos del Destinatario para una explicación de todos los campos. Nota: Puede encontrar más información dentro de la ayuda en línea que se encuentra en la pantalla de datos del destinatario o en la base de datos del destinatario. Si su envío contiene sólo un paquete, escriba 1 en el campo de paquetes. Después ponga el peso en el campo Peso Total. Si su envío está compuesto por más de un paquete, entre el número de paquetes en el campo de paquetes o presione el ícono de la flecha ubicado a la derecha del campo de paquetes. Utilize la pantalla de información del paquete para introducir las dimensiones de su envío. Si su envío consiste en más de un paquete, usted deberá entrar el peso y las dimensiones de cada paquete que conforman su envío. 4. Descripción del Contenido Los documentos pueden tener un valor comercial de cero, excepto para Japón y Canadá donde los documentos deben tener un valor comercial de por lo menos 1 dólar. Documentos Seleccione esta opción cuando el envío consista de artículos como cartas, certificados o formas. Presione el ícono de la flecha para seleccionar un tipo de documento de la lista. Mercancía Seleccione esta opción para otro tipo de envíos, por ejemplo: discos, camisetas, artículos de demostración, artículos de exhibición, etc. Después escriba una descripción del contenido o presione el botón de la flecha para seleccionar una mercancía usada anteriormente o para agregar una mercancía nueva a la base de datos de mercancía. 18 Envíos Envíos 19

13 5. Servicios Presione el ícono de la flecha para ver la lista de servicios disponibles para sus envíos. Después seleccione el tipo de servicio y presione Seleccionar. Los empaques de FedEx pueden ser obtenidos por medio del departamento de Servicio al Cliente de FedEx o directamente con su courier. Presione este botón para seleccionar servicios especiales, haga un click en las opciones, seleccione un servicio y haga un click en Aceptar. Si selecciona retener, escriba el número de teléfono del establecimiento de FedEx en el que desea que se retenga el envío. Por favor llame a el departamento de Servicio al Cliente de FedEx si no conoce el número de teléfono. Servicios de FedEx Presione el ícono de la flecha para seleccionar el tipo de servicio. FedEx International Priority: Servicio de entrega expreso con tiempo definido para envíos urgentes de hasta 150 lb (68 kg). International Priority provee un servicio de entrega de puerta a puerta, con despacho de aduana, a más de 211 países alrededor del mundo. Entrega típicamente dentro de 1, 2 ó 3 días hábiles, según el destino, con garantía de reembolso de los cargos de transporte. Escoja este servicio si usted desea utilizar su propio embalaje o empaque para el envío. FedEx Pak: Servicio de entrega expreso con tiempo definido para envíos de documentos urgentes de Hasta 5 kg. El FedEx Pak es un embalaje especial que FedEx ofrece gratuitamente y ha sido diseñado especialmente para documentos grandes y otros artículos compactos. Dimensiones del FedEx Pak: 30.4 cm de largo por 39.3 cm. de ancho. Al igual que el International Priority, provee un servicio de entrega de puerta a puerta, con despacho de aduana, a más de 211 países alrededor del mundo. Entrega típicamente dentro de 1, 2 ó 3 días hábiles, según el destino, con garantía de reembolso de los cargos de transporte. FedEx Letter/Envelope: Servicio de entrega expreso con tiempo definido para envíos de documentos urgentes. El FedEx Letter es un embalaje especial que FedEx ofrece gratuitamente y ha sido diseñado especialmente para documentos. Al igual que el International Priority, provee un servicio de entrega de puerta a puerta, con despacho de aduana, a más de 211 países alrededor del mundo. Entrega típicamente dentro de 1, 2 ó 3 días hábiles, según el destino, con garantía de reembolso de los cargos de transporte. FedEx 10kg Box y FedEx 25kg Box: FedEx 10kg Box y el FedEx 25kg Box son dos tipos de empaque con tarifas especiales para el servicio de FedEx International Priority. Ambos empaques son resistentes e impermeables. Al igual que el International Priority, provee un servicio de entrega de puerta a puerta, con despacho de aduana, a más de 211 países alrededor del mundo. Entrega típicamente dentro de 1, 2 ó 3 días hábiles, según el destino, con garantía de reembolso de los cargos de transporte. Las tarifas para el FedEx 10kg Box son una tarifa fija hasta los 10kg, con un cargo adicional por kilo para cada kilo extra. Similarmente, las tarifas para el FedEx 25kg Box son una tarifa fija hasta los 25 kg, con un cargo adicional por kilo para cada kilo extra. Las dimensiones del FedEx 10kg Box son 41cm de largo por 33 cm de ancho por 25 cm de alto. Las dimensiones del FedEx 25kg Box son 51 cm de largo por 43 cm de ancho por 33 cm de alto. FedEx International First: Este servicio ofrece una entrega expresa de puerta a puerta, con despacho de aduana, antes de las 8:00 de la mañana a alrededor de 5,000 códigos postales a través de los Estados Unidos. Está diseñado para envíos de cualquier peso en los que los paquetes individuales pueden pesar hasta 68 kg. FedEx International First Envelope: Servicio de entrega expresa de puerta a puerta, antes de las 8:00 de la mañana a alrededor de 5,000 códigos postales a través de los Estados Unidos, para cartas y documentos. El peso total no puede exceder los 500 gramos. FedEx ofrece el embalaje gratuitamente, y este tiene las siguientes dimensiones: 24 cm de largo por 32 cm de ancho. FedEx International First Pak: Servicio de entrega expresa de puerta a puerta, antes de las 8:00 de la mañana a alrededor de 5,000 códigos postales a través de los Estados Unidos, para documentos o artículos compactos cuyo peso total no excedan los 5 kg. FedEx ofrece el embalaje gratuitamente, y este tiene las siguientes dimensiones: 30.4 cm de largo por 39.3 cm de ancho. 6. Información del Envío La fecha actual aparecerá automáticamente en la sección de Información del envío. Este campo puede ser ignorado al menos que se desee poner una fecha futura para el envío. Una fecha posterior es útil cuando la información del envío está disponible de antemano y usted quiere guardar la información en un archivo para uso futuro. 20 Envíos 21

14 7. Información Aduanal Usted puede encontrar más información referente al valor declarado, Valor para la Aduana, Moneda, Impuestos en la ayuda en línea. 9. Documentos del Envío En esta sección, se tiene que especificar el país de donde la mercancía es originaria o el país en donde fué producida. Si usted conoce el código compuesto de 2 letras introdúzcalo, de lo contrario haga un click en la flecha y podrá seleccionarlo de la lista de países disponibles. 8. Envíos Rápidos y Abiertos Cuando termine de introducir la información del envío, haga un click en imprimir en la parte inferior de la pantalla. Después de haber introducido la información en la sección de su pantalla, puede guardar su envío presionando el botón de Guardar. Esto le es de utilidad si usted no está listo para imprimir los documentos que conforman su envío. Si no está listo para imprimir los documentos de envío, haga un click en Guardar para guardar en el archivo. Después elija: Inconcluso o Rápido. Para envíos rápidos, introduzca el nombre del envío o descripción para identificar el envío. Un ejemplo de nombre del envío podría ser Pagos del mes. Envío Rápido Un Envío Rápido es un modelo que se puede utilizar para enviar de nuevo el mismo envío haciendo un click en un mínimo de opciones. Para enviar un envío rápido, seleccione el envío de la pantalla Control de Envío y haga un click en Imprimir. También puede copiar, cambiar y borrar un envío rápido. Envío Abierto Un Envío Abierto permanece en la lista de control de envíos hasta que imprima los documentos o borre el envío. Puede finalizar, copiar, cambiar o borrar un envío inconcluso. 22 Cuando termine de introducir la información del envío, haga un click en Imprimir en la parte inferior de la pantalla. Se imprimirán los siguientes documentos automáticamente. También puede ser impreso desde la pantalla de Control de Envíos. Una copia de la guía aérea para documentos Dos copias de la guía aérea para mercancías Reporte de VISA Manifiesto Reporte de Courier (este es impreso sólo si ejecuta la función Fin de Día) Factura Comercial (si son seleccionadas las mercancías) Si su envío contiene más de un paquete, una guía adicional será impresa por cada paquete. La primera guía será llamada guía maestra. Si la impresión es interrumpida, FedEx World crea un envío pendiente. Usted puede imprimir otra vez este envío desde la pantalla de Control de Envíos. Seleccione el envío de la lista y presione el botón de imprimir. Nota: Algunos países no aceptan la guía aérea impresa en láser. Cuando usted prepare sus documentos de envío y seleccione un destino donde no son aceptadas las guías aéreas impresas en papel, un mensaje será desplegado. Estos países han sido bajados del sistema de FedEx, como fue descrito anteriormente en la sección de transferencias de este manual. 10.Para enviar el paquete 1. Ponga la guía aérea dentro del sobre de plástico. Si es impresa una guía maestra, colóquela dentro del sobre de plástico. Si son impresas dos copias de la guía aérea, doble ambas copias por la mitad y colóquelas dentro de un sobre de plástico. El código de barras de la guía aérea debe estar visible. 2. Doble y coloque todas las copias de la Factura Comercial, si la opción de la factura comercial ha sido seleccionada anteriormente, y el Reporte de VISA Manifiesto. Póngalo todo junto con la guía aérea. 3. Despegue la parte trasera del sobre y colóquela en el primer paquete. Si hay más de un paquete en el envío, doble cada guía y colóquela en un sobre por separado. La porción del código de barras de la guía tiene que estar visible. 4. Despegue la parte trasera de cada uno de los sobres y péguelos en el paquete correspondiente. Envíos 23

15 Capítulo 3 Control de Envíos 11. Fin de día Tan pronto como usted concluya sus envíos del día, es necesario que ejecute la función de Fin de día. Presione el botón de Fin de Día y esto transmite la información de sus envíos al Sistema de FedEx. Esta función es de suma importancia. Esta función puede ser repetida durante el día cuando usted desee transmitir la información de los envíos que han sido realizados. Reporte del Courier Después de ejecutar la función de Fin de Día, FedEx World automáticamente imprimirá el reporte del courier cuando sea usada la opción de imprimir. Entregue el Reporte del Courier a el mensajero de FedEx que recoge su paquete. Por favor incluya las copias de la guía aérea, el Reporte de VISA Manifiesto, así como la factura comercial si usted la requiere con su paquete. El Reporte del Courier debe ser entregado al mensajero de FedEx que recoge el paquete(s). Características En la pantalla aparecerá lo siguiente: Por favor incluya las copias de la guía aérea, el Reporte de VISA Manifiesto, así como la factura comercial si usted la requiere con su paquete. El Reporte del Courier debe ser entregado al mensajero de FedEx que recoge el paquete(s). Información Predeterminada de Envíos Cuando usted quiera imprimir más de una copia de su guía aérea, usted puede cambiar el número de copias para documentos y mercancías en la pantalla de Datos Predeterminados de Envíos. Usted puede cambiar el número de copias para documentos y mercancías en la pantalla de Predeterminado de Envíos. Control de Envíos es una función que mantiene un inventario actualizado de sus envíos. La pantalla de Control de Envíos despliega cada envío hecho con el sistema FedEx World en los últimos 32 días. Esto le permite imprimir reportes mensuales. Los envíos son almacenados en esta pantalla hasta que sean borrados por usted o hasta que hayan pasado 32 días. Control de Envíos le facilita el manejo de envíos utilizando menos tiempo. Usted puede: Ver los envíos en línea Modificar envíos Copiar envíos Imprimir/Re-imprimir documentos Borrar envíos Envío rápido del mismo envío Presione almacenar la información en cualquier encabezado de columna en la pantalla. Presione en el encabezado de la columna para ordenar la información usada en esa columna. Haga click una vez y la información es ordenada de forma ascendente (A, B, C). Haga click dos veces y la información será ordenada de forma descendente (C, B, A). Status de Envío FedEx World asigna el status para cada envío y despliega el status en el lado derecho de la pantalla. Las características que usted use depende del status de los envíos. 24 Control de Envíos 25

16 Envío Inconcluso: Es un envío para cuando no tiene los documentos impresos y listos, usted puede guardar los detalles y mantenerlos abiertos para más tarde. Entonces puede modificar, copiar o completar el envío e imprimir los documentos. También puede borrar un envío inconcluso, estas opciones se encuentran en la pantalla Control de Envíos. Envío Rápido: Es un modelo que puede utilizar para enviar de nuevo el mismo envío, haciendo un click en un mínimo de opciones. Para enviar un envío rápido, seleccione el envío de la Pantalla Control de Envío y haga click en Imprimir. También puede copiar, cambiar y borrar un envío rápido. Envío Pendiente: Es un envío cuyos documentos están pendientes porque se interrumpió la impresión. Para volver a imprimir, seleccione el envío y haga un click en Imprimir. Puede modificar, copiar o borrar un envío pendiente. Envío Impreso: Es un envío que tiene documentos impresos, pero todavía no ha sido procesado. Puede modificar, copiar o borrar un envío impreso en la pantalla Control de Envío. Si modifica la información de un envío impreso, es importante volver a imprimir los documentos y utilizar estos documentos nuevos para etiquetar el envío. Envío Procesado: Es un envío que tiene documentos impresos y ha sido reservado para ser recogido por FedEx. Una vez procesado, sólo puede haber una copia del envío. Ver, Modificar, Copiar Envíos 1. Para desplegar la pantalla de Control de Envíos, presione el botón de Control ubicado en la parte superior de la pantalla. 2. Si usted conoce la fecha del envío, introdúzcala en el campo Fecha de Envío. 3. Si sabe el código de país del destinatario, introduzca el código de dos letras en el campo País de Destino. 4. Presione el botón de Seleccionar. 5. Seleccione el envío de la pantalla de Control de Envíos. 6. Ver si selecciona y Ver si aparece la información sobre el envío en la pantalla de Envío. Puede ver esta información en la pantalla, pero no puede modificarla. 7. Modificar si selecciona Modificar, aparecerá la información sobre el envío en la pantalla de Envío. Ahora puede introducir cambios en la pantalla. Cuando acabe, puede imprimir o guardar el envío como de costumbre. 8. Copiar Si selecciona Copiar, la información sobre el envío aparece en la pantalla Envío y aparece un nuevo número de envío en la parte superior de la pantalla. Ahora puede terminar o cambiar el nuevo envío como de costumbre. Cuando copia un envío Fedex World crea automáticamente un nuevo envío. La misma información de envío aparece en la pantalla pero con un número de envío nuevo. Remueva cualquier papel o documento del envío que haya sido impreso anteriormente y sustitúyalo por uno nuevo. 26 Imprimir o Reimprimir Documentos del Envío 1. Para imprimir o reimprimir un envío, seleccione el envío que desea imprimir o reimprimir y presione el botón de Imprimir en la pantalla de Control de Envíos. 2. Para imprimir todos los documentos, elija Todos en ambas secciones de la pantalla de selección y haga un click en OK para comenzar a imprimir. 3. Seleccione solo Reporte de VISA Manifiesto, si usted sólo quiere imprimir el reporte de Manifiesto y ya tiene impresos todos los documentos para el envío. 4. Seleccione sólo Factura Comercial, si usted sólo quiere reimprimir este documento para este envío. 5. Si usted sólo selecciona un envío desde la pantalla de Control de Envíos, haga un click en OK para comenzar a imprimir. 6. Si usted selecciona más de un envío, haga un click en Sí para imprimir los mismos documentos para cada envío. Haga un click en No para imprimir diferentes documentos para cada envío. Descripción de Documentos de Envío Guía Aérea: Es el documento de envío usado por FedEx para la entrega de sus envíos. FedEx World prepara una guía por cada envío que usted introduce. La guía se imprime en su impresora utilizando papel blanco. Factura Comercial: Una factura comercial es usada para agilizar en aduanas los envíos desde un país a otro, y es requerida para envíos de mercancías. Reporte Visa Manifiesto: Es un reporte usado por FedEx para despachar sus envíos en la aduana. El reporte se imprime automáticamente cuando imprime los documentos de cada envío. Nota: Es importante que entregue el Visa Manifiesto a su mensajero de FedEx, con cada envío. Borrar Envíos 1. Para desplegar la pantalla de Control de Envíos, presione el botón de Control ubicado en la parte superior de la pantalla. 2. Seleccione el envío que quiere borrar. 3. Si el envío aparece en la pantalla, haga un click en el campo frente al número de rastreo. 4. Haga click en Borrar ubicado en la parte inferior de la pantalla de Control de Envío. FedEx World mostrará la información clave sobre el envío. 5. Haga un click en Aceptar ubicado en la parte inferior de la pantalla. Fedex World le pedirá que confirme antes de borrar el envío. 6. Para borrar el envío, seleccione Sí. 7. Si no quiere borrar el envío, seleccione No. Control de Envíos 27

17 Capítulo 4 Rastreo Rastrear un Paquete 1. Presione el botón de Rastrear. 5. Una nueva ventana se abrirá, escriba el número de guía que desea rastrear y haga un click en Seleccionar o presione la tecla de Tab. Aparecerá la Pantalla de Envíos y primero aparecerán estos envíos, los envíos mandados con Fedex World en los últimos 32 días y/o los envíos adicionales que ha rastreado con Fedex World. 6. Introduzca cada número adicional que quiere rastrear y presione Aceptar cuando termine la lista de números. 7. Después de seleccionar los envíos que quiere rastrear, haga un click en el botón de Rastreo. FedEx World comenzará a rastrear sus paquetes y desplegará la información en la pantalla. Información del Paquete Si hace un click en la flecha ubicada a la derecha del campo Número de Guía, usted podrá ver la información del paquete como se muestra en la siguiente pantalla. 2. Búsque en la pantalla de Envíos para encontrar el envío que quiere rastrear. Una vez que lo haya encontrado seleccione el paquete presionando el campo de selección ubicado en la parte izquierda del número de guía. 3. Para seleccionar todos los paquetes marque una X en la parte superior de la columna, a la izquierda del número de guía. 4. Para rastrear envíos adicionales que no están en la pantalla haga un click en Añadir (localizado en la parte inferior de la pantalla de lista de envíos). 28 Rastreo Rastreo 29

18 Información del Destinatario Si usted hace un click en la flecha ubicada al lado derecho del campo Destinatario/ firma usted podrá ver la información completa del destinatario como se muestra a continuación. Claves de Rastreo Lo siguiente es una breve explicación de los íconos localizados en la parte inferior de la pantalla de Lista de Envíos. Seleccionar Si usted no conoce el número de guía de sus paquetes, puede rastrearlos escogiendo el botón de Seleccionar. Esta función le permitirá hacer la búsqueda de su paquete por el país de destino, la referencia del envío, fecha del envío y/o por la compañía del destinatario. Añadir El botón de Añadir es usado para introducir un número de guía a ser rastreado no visualizado en la pantalla del listado de envíos. Este es comúnmente utilizado cuando se quiere rastrear un paquete que no fué creado usando FedEx World Shipping software. Un ejemplo de esto seria un paquete que ha sido enviado a usted por otra persona. Resultados del Rastreo Columna de Selección Haga click en el cuadro ubicado junto al número de guía a seleccionar. O haga click X para seleccionar todos los envíos. Número de guía para rastrear. POD Después de ejecutar el rastreo si este campo aparece en blanco, esto significa que el envío no ha sido entregado. Si aparece una X el envío ha sido entregado. Fecha y Tiempo Con POD significa la fecha y el tiempo exacto en que el paquete fué entregado. Sin POD significa la fecha y la hora del último scan del paquete. Borrar El botón de Borrar es utilizado para borrar un paquete de la pantalla de listado de envíos. Esta función no borra los paquetes. Rastreo La opción de Rastreo es usada para comenzar la comunicación con FedEx e inicia el proceso de rastreo de los paquetes seleccionados. Reporte El ícono de Reporte inicia la impresión del reporte de rastreo. Esta función le permite imprimir la información encontrada en el rastreo ya sea a la impresora o a un archivo. Cancelar La opción de Cancelar cierra la ventana de lista de envíos. Destinatario Con un POD, aparecerá el nombre de quien firmó por el envío a ser entregado. Sin POD, sera el mismo nombre que el destinatario. Cuidad Con POD significa la ciudad donde el paquete fué entregado. Sin POD significa la ciudad registrada en dondé se realizó el último scan del envío. 30 Rastreo 31

19 Capítulo 5 Reportes Usted puede crear sus reportes de una forma sencilla siguiendo las siguientes instrucciones. 1. Presione el ícono de Reportes. Aparecerá la pantalla de Reportes. 2. Haga click en un tipo de Reporte o descripción y después haga click en Seleccionar, o si así lo desea en el ícono de criterios. Cuando presione el botón de Seleccionar, una pequeña ventana se desplegará pidiéndole que seleccione el tipo de salida del reporte. Impresora: Pantalla: Archivo: Exportación: 32 Se imprimirá el reporte. El reporte aparecerá en su pantalla. El reporte se guarda en un archivo con el mismo formato que el reporte impreso. El reporte se guardará en un archivo de texto que puede ser exportado a otra aplicación. 3. Si usted hace un click en el botón de Criterios dentro de la pantalla de Reportes, la pantalla cambiará a la pantalla de criterios por fecha, valores iniciales y criterios de clasificación, como se muestra a continuación. Reportes Criterio de Fecha: Use los criterios de fecha para seleccionar fechas de envío para su Reporte de envío. Cuando especifíque la fecha de un envío o período de tiempo, el Reporte incluirá los envíos procesados sólo en esa fecha o dentro de este período de tiempo. Cuando seleccione fechas de envío, elija una de las opciones mostradas abajo: Diario: Envíos procesados el día de hoy. Semanal: Envíos procesados desde el primer día de la semana hasta la fecha de hoy. Mensual: Envíos procesados desde el primer día del mes hasta la fecha de hoy. Número de Días: Envíos procesados en un determinado número de días hasta el día de hoy. Fecha o Período: Para incorporar envíos dentro de un período, entre un periodo o un rango de fechas, para envíos con una sóla fecha, entre la misma fecha en ambos campos. Clasificación de Criterios: Use una clasificación de criterios para especificar el orden en el que desea que aparezca la información en el Reporte. Puede elegir uno o más campos para clasificar los Reportes. 1. Haga click en el campo que va a usar para la primera clasificación. Puede clasificar más de un campo. 2. Introduzca un 1 en la casilla que aparece al lado del campo de clasificación. 3. De un click en A para clasificar la información en orden ascendente o D en orden descendente. 4. Para seleccionar un segundo campo de clasificación, haga click en el nombre del campo e introduzca 2 en el campo al lado del nombre del campo. Después, haga click en A o D. Valor Inicial: Use la columna de Criterio de Datos en esta sección para definir una información específica que desee incorporar en su Reporte. Cuando entra un criterio de datos, el reporte incluye sólo información que coincide con sus criterios (o descripción). 1. La columna Valor Inicial muestra una lista de los campos que se incluyen en el Reporte. Use esta columna para seleccionar el campo que quiere utilizar para los criterios de datos. (Los campos varían según los distintos reportes.) 2. Si existe una barra, entonces hay otros campos que puede seleccionar. 3. Haga click en el operador en el recuadro a la derecha (Iguales, Y, O). Por ejemplo, haga click en Iguales para incluir envíos mandados sólo a Miami. 4. Haga un click en el botón de Seleccionar en la parte inferior del recuadro, a continuación el cursor pasara al recuadro de Criterios de datos en el centro de la pantalla. Reportes 33

20 Capítulo 6 Bases de Datos 1. Para crear, mantener, o borrar los datos de su base de datos, presione el botón de Bases de Datos. La siguiente ventana será desplegada. 5. Cuando es seleccionada la opción de Mercancías aparecerá la pantalla de Mercancías. La ventana de Cátalogo de Mercancía muestra una lista de los tipos de mercancías incluídos en su base de Datos de Mercancías. Cuando añade tipos de mercancías a su base de datos, puede guardar información detallada como el código armonizado, la descripción y el valor de la unidad. Una vez que haya introducido un tipo de mercancía, puede seleccionar la mercancía que hay que completar en los detalles de su envío. 6. Usted puede clasificar la información por cualquier título que se encuentre en el encabezado de las columnas. Para clasificar, haga click en uno de los títulos que se encuentran en el encabezado de las columnas: a. Haga click una vez para clasificar información en orden ascendente (A, B, C). b. Haga click dos veces para clasificar información en orden descendente (C, B, A). 2. Si es seleccionada la opción de Destinatarios será desplegada la siguiente pantalla. La pantalla de Destinatarios muestra una lista con los destinatarios que están incluidos en la base de datos. 7. Desde la pantalla de Mercancías, usted puede: a. Añadir mercancías a la base de datos presionando el botón de Nuevo. b. Modificar detalles sobre las mercancías dando dos clicks sobre la mercancía a modificar o seleccionándola y dando un click en el botón de Cambiar. c. Borrar una mercancía de la Base de Datos dando un click en el botón de Borrar. 3. Puede clasificar la información según el encabezado de cualquier columna de la pantalla. Presione una vez y la información es ordenada de forma ascendente (A, B, C). Presione una segunda vez y la información será ordenada de forma descendente (C, B, A). 4. Desde la pantalla de Destinatarios, usted puede: a. Añadir destinatarios a la base de datos presionando el botón de Nuevo. b. Modificar la información de un destinatario haciendo click en el botón de Cambiar. c. Seleccionar un destinatario para ocuparlo para hacer un envío, pulsando la tecla de Seleccionar. 34 Bases de Datos Bases de Datos 35

21 Capítulo 7 Fin de Día Para realizar el procedimiento de Fin de Día siga las siguientes instrucciones: 1. Haga click en el botón de Fin de Día. Capítulo 8 Mensajes de Error Comunes Varios códigos de error podrían aparecer mientras se instala el software y se transfiere la información. Muchos de estos son mostrados con una pequeña explicación, así como una idea de la naturaleza del problema. Si el problema no puede ser resuelto por usted, por favor contacte al Especialista en Tecnología para el Cliente, será un placer asistirlo en cualquier problema o duda que se le presente. A continuación, usted encontrará una pequeña lista de los códigos de errores así como una breve descripción. 300 System Error 2. Presione Sí para ejecutar el procedimiento de Fin de Día. Esto sólo es necesario realizarlo al finalizar todos sus envíos del día o antes de que el mensajero de FedEx llegue a recoger sus paquetes. Este proceso envía toda la información de sus envíos a el Sistema de FedEx para própositos de Manifiesto, Rastreo y de Facturación. Esto también mandará toda la información relacionada con su paquete a la estación final de destino de su paquete evitando con esto retrasos en sus paquetes. (Así como tener la documentación que sea requerida para su envío). Este código de error es normalmente causado por un problema de comunicación con el módem, el número de teléfono seleccionado o la línea teléfonica. Este error puede ocurrir también cuando otro programa o componente de un sistema se encuentre utilizando el mismo módem. Confirmation Date Outstanding Sólo un rango de números de guía pudieron ser transferidos por el ID FedEx World. El mensaje de error Confirmation Date Outstanding sucede cuando han sido transferidos un rango de números de guías antes. Si usted desea tener un rango más grande de número de guías, puede adquirir otro software comunicándose con el Especialista en Tecnología para el Cliente e instalarlo en otra computadora con un número de ID diferente. Nota: Si usted ha instalado el software anteriormente pero consecuentemente ha sido desinstalado por usted de su computadora, FedEx puede reinicializar el rango de número de guías dentro de su sistema y así usted puede bajar un rango nuevo. Por favor contacte al Especialista en Tecnología de FedEx para más información. Meter has no profile 36 Este error ocurre cuando algunos datos que vienen en la carta que acompaña su software han sido escritos incorrectamente. Por favor verifique el ID de la estación, el ID FedEx World y/o el número de cuenta. Si todos estos campos están escritos correctamente y continúa desplegándose este error por favor contacte al personal de Tecnología para el Cliente Fin de Día Mensajes de Error Comunes para que le ayude a solucionar este problema. 37