Manual Operativo en la descentralización de los Alumnos de la Modalidad en Línea Vicerrectoría de Educación a Distancia Campus En Línea (CEL)

Transcripción

1 Manual Operativo en la descentralización de los Alumnos de la Modalidad en Línea Vicerrectoría de Educación a Distancia Campus En Línea (CEL) Versión 2.0 Octubre 09

2 INDICE Capítulo I. Campus en Línea Introducción Misión Visión Objetivo Objetivo del Manual Organigrama de la Vicerrectoría de Educación a Distancia Organigrama de la Dirección Académica del Campus en Línea Organigrama de la Dirección Administrativa del Campus en Línea Organigrama de la Dirección de Calidad Académica del Campus en Línea Directorio Campus en Línea El Modelo de Universidad TecMilenio Oferta Educativa Capítulo II. Nuestros Alumnos Perfil del alumno Tipos de alumnos Capítulo III. Funciones principales de los responsables de la operación Académica- Administrativa de la descentralización de los alumnos de la Modalidad en Línea Funciones de las Vicerrectorías de Campus y de Educación a Distancia Funciones Académicas de Campus Presencial y Campus en Línea Situaciones críticas en el servicio de la Operación Académica Capítulo IV. Operación Administrativa entre el Campus Presencial y Campus en Línea Funciones Administrativas de Campus Presencial y Campus en Línea Capítulo V. Operación de Servicios Escolares entre el Campus Presencial y Campus en Línea Relación de funciones principales en la Operación de Servicios Escolares entre el Campus Presencial y Campus en Línea Proceso de admisión Procesos de Servicios Escolares Descripción del Proceso de Transferencias y Cambios de Campus Capítulo VI. El Tutor Actividades del tutor en el curso Horarios de servicios a los alumnos Responsabilidades del Tutor Cuenta de Coordinador Capítulo VII. Programa de Seguimiento al Tutor (PST) Puntos a Evaluar en PST Capítulo VIII. Uso de la Plataforma WebTec Cómo entrar a la plataforma WebTec Cómo acceder al aula virtual y descripción de sus secciones

3 Capítulo IX. Uso de la Plataforma Blackboard Cómo entrar a la plataforma Blackboard Capítulo X. Proceso de Inscripciones Capítulo XI. Evaluación del aprendizaje Examen Final Requisitos para aprobar una materia Proceso de Exámenes Extraordinarios Reportes Generados en campus en línea Capítulo XII. ANEXOS Anexo 1: Funciones de las Vicerrectorías de Campus y Educación a Distancia en la Dirección Administrativa Anexo 2: Funciones de las Vicerrectorías de Campus y Educación a Distancia en la Dirección Académica Anexo 3: Funciones de las Vicerrectorías de Campus y Educación a Distancia en la Dirección Desarrollo Anexo 4: Funciones académicas realizadas antes del periodo en campus presencial y campus en línea Anexo 5: Funciones académicas realizadas durante el periodo en campus presencial y campus en línea Anexo 6: Funciones académicas realizadas al cierre del periodo en campus presencial y campus en línea Anexo 7: Oferta académica para el periodo escolar (modalidad en línea) Anexo 8: Programación de oferta educativa para alumnos modalidad en línea Anexo 9: Administración de Grupos SAP, petición de tutores y apertura de grupos para alumnos de la modalidad en línea Anexo 10: Inscripción de Materias para alumnos de RI en la modalidad en línea Anexo 11: Cambio de materia en inscripción para alumnos de la modalidad en línea Anexo 12 Seguimiento académico a alumnos de la modalidad en línea Anexo 13: Reportes entregables durante el periodo académico de alumnos modalidad en línea Anexo 14: Solicitud de examen extraordinario por parte del Campus presencial para alumno de la modalidad en línea Anexo 15: Auditoría de Calificaciones finales para alumnos de la modalidad en línea Anexo 16: Modificación de Calificación para alumnos de la modalidad en línea Anexo 17: Coordinación académica de alumnos de la modalidad en línea próximos a graduarse Anexo 18: Graduación de alumnos modalidad en línea Anexo 19: Refrendo de becas para alumnos modalidad en línea

4 52. Anexo 20: Refrendo de Becas para alumnos de la Modalidad en Línea (enero 2010) Anexo 21: Facturación para alumno modalidad en línea Anexo 22: Reembolso para alumno modalidad en línea Anexo 23: Verificación de pago para colegiatura modalidad en línea Anexo 24: Pago de servicios por parte de alumnos de la modalidad en línea Anexo 25: Transferencia de ingresos a campus Anexo 26: Transferencia de Ingresos alumnos mixtos Anexo 27: Transferencia de ingresos alumnos modalidad en línea Anexo 28: Inscripción de Nuevo Ingreso para alumnos de la modalidad en línea Anexo 29: Asignación de Becas NI y RI para alumnos de la modalidad en línea Anexo30: Reservación de Exámenes para alumnos de Nuevo Ingreso de la modalidad en línea Anexo 31: Aplicación de exámenes LEXIUM para alumnos de la modalidad en línea Anexo 32: Obtención de resultados de aplicación LEXIUM para alumnos modalidad en línea Anexo 33: Obtención de resultados de exámenes a través de WEBTEC modalidad en línea Anexo 34: Generación de credenciales para alumnos de la modalidad en línea Anexo 35: Generación de Matrícula para alumnos modalidad en línea Anexo 36: Constancias para alumno modalidad en línea Anexo 37: Trámite de Certificados parciales para alumno de la modalidad en línea Anexo 38: Trámite de graduación para alumnos de la modalidad en línea Anexo 39: Solicitud de baja (parcial o total) para alumnos de la modalidad en línea Anexo 40: Solicitud de baja (Definitiva) para alumnos de la modalidad en línea Anexo 41: Transferencia de campus modalidad en línea Anexo 42: Reasignación de campus para alumnos de modalidad en línea Anexo 43: Inscripción para alumno modalidad en línea dentro Del Departamento de Servicios Escolares Anexo 44: Difusión de comunicación de actividades para alumnos de la modalidad en línea Anexo 45: Uso de instalaciones del campus Presencial

5 Capítulo I. Campus en Línea 1. Introducción La Universidad TecMilenio pensando siempre un paso adelante, se adapta a los requerimientos de tiempo y espacio con alternativas de estudio a los esquemas tradicionales ofreciendo la oportunidad de estudiar a través de Internet, la preparatoria, carreras profesionales y maestrías en un tiempo muy corto, permitiéndole al alumno que trabaja continuar sus estudios sin dejar de atender a su familia y diversas actividades diarias. El Campus en línea abre también a las empresas la posibilidad de profesionalizar su recurso humano y alcanzar altos niveles de capacitación, mejorando con esto el desempeño del personal y al mismo tiempo le incrementa al empleado la posibilidad de desarrollo dentro de la compañía; lo cual tiene como consecuencia beneficios compartidos tanto para el empleado como para la empresa. 2. Misión Formar personas que se integren rápidamente al mercado laboral, a través de un modelo educativo innovador y de alta calidad, basado en competencias profesionales, promoviendo su desarrollo profesional, el de las empresas y el de las instituciones. 3. Visión Lograr ser el sistema universitario de mayor crecimiento y presencia en el mundo de habla hispana, al ser reconocido por su calidad académica, su modelo educativo innovador basado en la certificación de competencias profesionales y su vinculación con el mercado laboral. 4. Objetivo Preparar a los jóvenes de México y Latinoamérica e integrarlos con éxito al mercado laboral, así como también apoyar a las empresas y a las instituciones preparando profesionalmente a su personal. 4

6 5. Objetivo del Manual Manual de Coordinadores Académicos A través del presente manual se pretende apoyar la labor del coordinador académicoadministrativo que atenderá a los alumnos de la Modalidad en Línea del Campus en Línea de la Universidad TecMilenio. Agradecemos sea leído con cuidado y se consulte cada vez que se requiera. 6.Organigrama de la Vicerrectoría de Educación a Distancia A continuación se describe todas las áreas que desarrollan la función la operación y estrategia Académica y Administrativa tanto para los Campus de la Universidad como para los alumnos que son atendidos para las empresas que apoyan a sus colaboradores. Vicerrectoría de Educación a Distancia Dirección Administrativa Dirección Académica Campus en Línea Dirección de Desarrollo Dirección de Calidad Académica Dirección Académica Campus Social 5

7 7.Organigrama de la Dirección Académica del Campus en Línea Dirección Académica de Campus en Línea Dirección Preparatoria y Propedéutico Dirección Profesional Dirección de Maestría Asesor Académico Asesor Académico Asesor Académico Asesor Académico Asesor Académico 8.Organigrama de la Dirección Administrativa del Campus en Línea Dirección Administrativa Coordinación de Cobranza e Ingresos Coordinación de Cobranza e Ingresos y Relaciones con Campus Coordinación de Nóminas y RH Asesoría Administrativa Facturación Auxiliar Administrativo 6

8 9.Organigrama de la Dirección de Calidad Académica del Campus en Línea Dirección De Calidad Académica Dirección de servicios tecnológicos Coordinación de Escolar Dirección Académica de Tutores Administración de plataformas Administrador de proyectos Coordinación Académica de Tutores Coordinación de Capacitación de Tutores 7

9 10. Directorio Campus en Línea En la siguiente liga podrán revisar los datos correspondientes a los responsables de la operación académica y administrativa de la Modalidad en Línea: ved.html Nombre Puesto Correo electrónico Lic. Candy Nava Vicerrectora Educación a Distancia cnava@tecmilenio.edu.mx Lic. Martha Patricia Aldana Directora Académica Campus Félix en Línea paldana@tecmilenio.edu.mx C.P. María E. Gracia Directora Administrativa megracia@tecmilenio.edu.mx Ing. Celina Armendaiz Coordinadora Administrativa para relación con Campus carmendaiz@tecmilenio.edu.mx Ing. Carmen Pámanes Fernández Directora de Calidad Académica mpamanes@tecmilenio.edu.mx Lic. María de Jesús Lizárraga Lic. Ana Laura Balleza Directora Académica de Profesional Directora Preparatoria y Propedéutico CEL mlizarra@tecmilenio.edu.mx aballeza@tecmilenio.edu.mx Lic. Mónica Berzosa Directora de Maestrías mberzosa@tecmilenio.edu.mx 8

10 11. El Modelo de Universidad TecMilenio El Modelo Educativo de la Universidad TecMilenio permite contar con la flexibilidad de 3 modalidades de estudio de acuerdo al perfil de nuestros alumnos. Basado en el constructivismo, el modelo educativo tiene características particulares que guía las acciones académicas de todos los actores del proceso de enseñanza-aprendizaje en la universidad (alumnos, profesores y áreas de apoyo entre otros). Modalidad Presencial Modalidad en línea Campus en Línea Programa Ejecutivo (Nocturno) Profesional Preparatoria Maestría Profesional Preparatoria Maestría Profesional 9

11 12.Oferta Educativa Manual de Coordinadores Académicos La oferta educativa del Campus en Línea está validada por la SEP, dándole al alumno los conocimientos necesarios y las oportunidades para destacar en el ámbito laboral. Nuestros programas ofrecen soluciones para las necesidades de educación y tiempo de los alumnos. PREPARATORIA - 42 Materias. - Se cursan hasta 7 materias al tetramestre - Reconocimiento de la SEP. - Pase automático a carreras TecMilenio. PROFESIONAL TETRAMESTRAL - 26 Carreras. - Tres años (54 materias). - En la modalidad virtual: 2 materias, como máximo, por mes. - Reconocimiento de la SEP. - Titulación Automática. MAESTRIAS - 15 Materias. - Se cursa una materia por mes. - Hasta 3 materias al tetramestre. - Reconocimiento de la SEP. PROFESIONAL SEMESTRAL - 20 Carreras. - Cuatro años (48 materias). - En la modalidad en línea: 6 materias, como máximo, por semestreori. - Reconocimiento de la SEP. - Titulación Automática. 10

12 Capítulo XIII. Nuestros Alumnos Manual de Coordinadores Académicos 13. Perfil del alumno Dentro de la modalidad en línea se tiene un perfil demográfico de entre 18 a 55 años con un estrato socioeconómico alto, medio y bajo (A,B,C), solteros y casados. Sus principales intereses son la familia, el trabajo y el estudio, la mayoría de nuestros alumnos se dedican a laborar en diversas instituciones y deciden realizar su preparatoria, carrera profesional o maestría para poder salir adelante o bien cubrir las necesidades existentes en sus áreas de trabajo. 14. Tipos de alumnos Nuestros alumnos están agrupados de la siguiente manera: Alumnos externos Convenio Campus en Línea Alumnos mixtos Gobierno/ instituciones Alumnos de convenio y Gobierno/instituciones: El CEL maneja convenios con algunas empresas o instituciones gubernamentales de diferentes estados de la república que otorgan becas a sus trabajadores o bien miembros de la comunidad, según corresponda. Es aquí donde se clasifican los alumnos de convenio según su sede de procedencia y el seguimiento 11

13 del alumno se lleva por el coordinador de sede correspondiente además del personal del CEL. Algunos convenios son el Gobierno de Hidalgo, El Gobierno de Quintana Roo, Soriana, Cemex, Mexinox, CFE, Sindicato de Mineros. Alumnos externos: Son aquellos que ingresan directamente a Universidad TecMilenio, ellos realizan su inscripción y son asesorados por el personal del CEL. Alumnos Mixtos: Son aquellos alumnos que están inscritos en algún campus presencial de Universidad TecMilenio pero cursan materias en línea algunas de las materias de su plan de estudios. 12

14 Capítulo XIV. Funciones principales de los responsables de la operación Académica-Administrativa de la descentralización de los alumnos de la Modalidad en Línea. Es fundamental conocer de manera detallada las responsabilidades, funciones y actividades que se desarrollan para el proyecto de la descentralización de los alumnos de la Modalidad en Línea, por lo tanto, se presenta a continuación un desglose de éstas de la siguiente manera: Funciones generales de las Vicerrectorías de Campus y de Educación a Distancia Funciones académicas, administrativas y de Escolar por campus presencial y Campus en Línea. 15.Funciones de las Vicerrectorías de Campus y de Educación a Distancia Funciones de Vicerrectorías de Zona Administrativas Académicas Desarrollo Aprobar y difundir las políticas estandarizadas de colegiaturas y becas para la Modalidad en Línea Aprobar los Proyectos Institucionales que sean propios de la Modalidad en Línea Aprobar los perfiles de puestos para: Promotores y coordinadores académicos de la Modalidad en Línea Aprobar y contratación del personal responsable de la Modalidad en Línea Garantizar que se cumpla el modelo en línea Definir las metas de captación Desarrollar nuevos convenios y nuevos mercados Determinar planes Definir y cumplir con académicos específicos las metas de que solicite una empresa y crecimiento de la que se desee ofertar en la Modalidad en Línea Zona Definir las metas de deserción de la modalidad en Línea Autorizar la propuesta de nuevas carreras/oferta educativa y planes de estudio Atender a alumno/convenios potencial y actuales de la Ciudad/Estados a través de la venta de Universidad Corporativa Generar proyectos regional o local que requieran de la Modalidad en Línea 13

15 Administrativas Académicas Desarrollo Funciones de Vicerrectorías de Zona Evaluar y ejercer los ingresos/ egresos que se generen de la Modalidad en Línea Aplicación de Reglamento y políticas de becas Realizar acciones para resolver las problemáticas detectadas en auditoría administrativa Cumplir las políticas centralizadas: a. Académicas b. Administrativas c. Imagen y mercadotecnia Manejo de la cobranza alumnos/convenios (a partir de Agosto 09) Supervisar la impartición de los cursos en línea y la evaluación del desempeño de la Modalidad en Línea (alumnos y tutores) Involucrar al alumno/convenios a actividades extraacadémicas de los campus de la Zona (a partir de Agosto 09) Realizar acciones para resolver problemáticas detectadas en el área académica (a partir de Agosto 09) Aplicación del reglamento académico a través de dar un seguimiento de alumnos con bajo desempeño y no inscritos durante dos periodos académicos anteriores (a partir de Agosto 09) Entrega de títulos y evento de graduación (a partir de Agosto 09) Realizar la función de captación e inscripciones de alumnos Fomentar la relación con convenios actuales y potenciales Atender y apoyar la capacitación que demande la Modalidad en Línea Apoyo y dudas a los alumnos/convenios sobre el Proceso de Inscripción de NI Dar Seguimiento y evaluar los resultados de los promotores por Campus NOTA: La manera en que se lleva a cabo la comunicación entre los alumnos de acuerdo a las actividades extracurriculares se menciona gráficamente en: 1) Anexo 44: Difusión de comunicación de actividades para alumnos de la modalidad en línea 2) Anexo 45: Uso de instalaciones del campus presencial 14

16 Administrativas Académicas Desarrollo Vicerrectoría de Educación a Distancia Administrar los ingresos y liberar los ingresos a los campus Diseñar y desarrollar los sistemas de información que se requieran para mejorar el manejo de la modalidad en Línea tanto a nivel de Promotores y como Académica Manejo del sistema de facturación para los campus/convenios Realizar y monitorear la auditoría administrativa de becas y cobranza a la entrega de los alumnos actuales y de NI Compartir los perfiles de puestos de la modalidad en Línea: a. Promotor b. Coordinadores académicos- Registro y solicitud de los Planes de Estudio Programación de Oferta Educativa en Línea. Generación de materias cursables para los alumnos Seguimiento de los exámenes centralizados y los exámenes extraordinario. Diseño de exámenes extraordinarios que no cuenten con los grupos abiertos en los Campus Realizar la tramitología y solicitudes por la Vicerrectoría Académica, relacionados con la SEP Aplicar las políticas académicas que defina la Vicerrectoría Académica Atención de Alumnos extranjeros (USA, América Latina y Europa) y alumnos de convenios particulares Monitorear el cumplimiento de metas de captación de los campus (hasta Agosto 09) Capacitación y asesoría a los campus en la venta y operación académica de a Modalidad en Línea Generar reportes de Seguimientos y resultados de los promotores por Campus Compartir y promover las mejores prácticas en la venta del modelo en línea 15

17 administrativos Vicerrectoría de Educación a Distancia Administrativas Académicas Desarrollo Ofrecer los servicios de aspectos legales a las Vicerrectorías *** responsabilidades del campus seguimiento legal del proceso establecido por el sistema de Tec de Mty Proceso de Selección, Reclutamiento, Contratación central de Tutores y equipo de Asesores Académicos Atención y registro de solicitudes administrativas y de escolar de alumnos y/o Convenios Administración de información de alumnos y/o bases de datos de procedencias Actualización de datos de los alumnos. Operar y evaluar el desempeño de los Tutores y alumnos Comunicación en el uso de Biblioteca Digital Seguimiento del alumno en la parte académica durante el proceso académico. Presentación a los Campus los resultados de los indicadores académicos (ECOAS) Programa de Seguimiento a Tutores (PST) Generación de contraseñas en la operación de cursos Generación de Reportes Académicos (desempeño, de bajas, graduados, de servicio social y prácticas) Operar y actualizar del Sistema de Seguimiento a la Inscripción (SIINI) Realizar labores de Inteligencia de Mercados y Benchmarking de Educación a Distancia Diseños de Micrositios de Universidades Corporativas Diseñar la estrategia de Mercadotecnia Digital y material de promoción para Modalidad en Línea con apoyo en la Dirección de Comunicación. 16

18 NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes a la Vicerrectoría Zona y Vicerrectoría de Educación a distancia respectivamente. (Anexo 1 al 3). 16.Funciones Académicas de Campus Presencial y Campus en Línea A continuación se presenta las actividades específicas que cada uno de los responsables de la operación académica deberá realizar. Se ha dividido en actividades antes del periodo académico, durante el periodo y al cierre del mismo. Antes del Periodo Académico: Responsable de Académico Campus Revisar el kárdex del alumno Invitar y enviar mensajes de reingreso al alumno para inscripción en su siguiente periodo académico Solicitar ajuste del kárdex del alumno en caso de ser necesario Recibir y revisar la programación de materias del periodo escolar de los alumnos. Solicitar algunas materias que se requieran agregar a la programación de materias del periodo escolar de los alumnos Compartir al CEL los casos de alumnos especiales Invitar a los alumnos a la graduación Responsable de Académico CEL Actualizar el kárdex de los alumnos Proporcionar diseño de mensajes que inviten a los alumnos al reingreso a su siguiente periodo escolar Realizar ajustes del kárdex de los alumnos cuando sea necesario Generar las materias cursables para el tetramestre Proceso de equivalencia de materias Ajustar y abrir materias que se requieran en la programación del alumno Dar seguimiento y solución a los casos especiales de alumnos Supervisar el trámite de graduación de los alumnos NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes a las actividades académicas realizadas antes del periodo académico. (Anexo 4) 17

19 Durante el Periodo Académico: Responsable de Académico Campus Revisar los reportes de desempeño académico del alumno que recibirán del Cel Enviar un mensaje de bienvenida a los alumnos el primero día de clase Revisión de reporte de alumnos inscritos en cada periodo escolar Solicitar información acerca de agenda de actividades cuando existan dudas. Responsable de Académico CEL Enviar reporte de desempeño académico de los alumnos Enviar el formato de mensaje de bienvenida al coordinador de campus presencial Enviar reporte de alumnos inscritos a Campus y a Convenios de Corporativos Dar respuesta a las dudas sobre las agendas de los cursos Solicitar revisión de casos especiales Dar solución a los casos especiales enviados por los campus Apoyo y atención de dudas a los alumnos/convenios sobre el proceso de inscripción de NI y RI Acercamiento constante con los alumnos en línea invitándolos a los eventos del campus Proceso académico de los programas a través de la operación y evaluación de los tutores NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes a las actividades académicas realizadas durante el periodo académico. (Anexo 5) 18

20 Cierre del Periodo Académico: Responsable de Académico Campus Enviar para revisión casos de alumnos con problemas en el examen final y exámenes extraordinario Recibir y revisar reportes de calificaciones finales de alumnos Revisar reportes de desempeño académico de alumnos Enviar dudas relacionadas con los lineamientos académicos como NP, SD o DA Solicitar modificaciones de calificación Solicitar exámenes extraordinarios cuando no se tenga ofertada la materia en el campus y el alumno la haya cursado en línea Conocer el resultado de la auditoria académica realizada por el CEL Revisar los reportes académicos y administrativos de los alumnos que entrega el CEL para la comunicación cercana con las empresas Responsable de Académico CEL Revisar y dar solución a los casos en donde exista problema con el examen final y exámenes extraordinarios Enviar reporte de calificaciones finales a Campus y Convenios Enviar reportes de desempeño de alumnos Revisar y dar solución a las dudas relacionadas con lineamientos académicos Recepción y seguimiento a las solicitudes de modificación de calificaciones Generar los exámenes extraordinarios y enviarlos a los Campus para que sean aplicados Realizar auditoría académica de los alumnos Elaborar los reportes académicos para convenios y campus presenciales NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes a las actividades académicas realizadas al cierre el periodo académico. (Anexo 6) 19

21 17.Situaciones críticas en el servicio de la Operación Académica. COORDINACIÓN ACADEMICA CAMPUS COORDINACIÓN ACADÉMICO CEL Problemas de acceso a la plataforma Exámenes extraordinarios Dudas en materias a inscribir Bajas de materias Dudas de su plan de estudios Apoyo en Exámenes finales Asignar las materias cursables Atender dudas en Calificación final El tutor no responde a tiempo Cambio de materia a inscribir Inconformidad en la calificación de alguna actividad Reactivaciones de Exámenes NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes a las áreas académicas del campus presencial y campus en línea correspondientes a los diversos procesos que se llevan a cabo estos son: 1) Anexo 7: Oferta académica para el periodo escolar modalidad en línea 2) Anexo8: Programación de oferta educativa para alumnos modalidad en línea (Preparatoria, profesional y maestría CEL) 3) Anexo 9: Administración de Grupos SAP, petición de tutores y apertura de grupos para alumnos de la modalidad en línea 4) Anexo 10: Inscripción de materias para alumnos de RI en la modalidad en línea 5) Anexo 11: Cambio de materia en inscripción para alumnos de la modalidad en línea 6) Anexo 12: Seguimiento académico a alumnos de la modalidad en línea 7) Anexo 13: Reportes entregables durante el periodo académico de alumnos modalidad en línea 8) Anexo 14: Solicitud de examen extraordinario por parte del Campus presencial para alumno de la modalidad en línea 9) Anexo 15: Auditoría de Calificaciones finales para alumnos de la modalidad en línea 10) Anexo 16: Modificación de Calificación para alumnos de la modalidad en línea 11) Anexo 17: Preparación EXANNI II 12) Anexo 18: Graduación de alumnos modalidad en línea 20

22 Capítulo XV. Operación Administrativa entre el Campus Presencial y Campus en Línea 18.Funciones Administrativas de Campus Presencial y Campus en Línea En la siguiente tabla se presentan las funciones específicas de cada uno de las personas responsables de la operación administrativa. Responsable Administrativo Campus Presencial Asignar nuevo estatus de beca y notificar al alumno su refrendo *Recibir de manera automática a través del portal UTM, la solicitud de refrendo de beca (proceso que se implementará a partir de enero del 2010) Entregar la factura al alumno cuando se reciba por parte del CEL Enviar archivo con estatus de asignación de becas al CEL Dar seguimiento a la cobranza de cartera vencida a partir de septiembre 2009 Recibir las solicitudes de beca de los alumnos Enviar al CEL el reporte de solicitudes de beca de alumnos Revisar el reporte diario de incidentes asignados a cada campus enviado por el CEL Responsable Administrativo de Campus en Línea Reasignar solicitud de refrendo de beca al campus presencial cuando el alumno lo solicite a la cuenta tesoreriacel@tecmilenio.edu.mx *No aplicaría este paso a partir de enero del Elaborar facturas de alumnos de la modalidad en línea que lo soliciten en los campus Notificar en el reporte correspondiente de transferencia al campus presencial, la cantidad que se reembolsa al alumno. Recibir y revisar la documentación cuando un alumno solicite beca, capturar la beca en SAP y confirmar por medio de SSINI Subir al sistema SAP la asignación de becas que recibió de cada campus presencial, posteriormente confirmar al campus presencial que las becas han sido registradas Enviar a los Coordinadores Administrativos de Zona el reporte diario de incidentes asignados a cada campus 21

23 Procesos Generales: La facturación se realizará 100% en el CEL y se enviará a los alumnos por mensajería a sus domicilios o si el campus lo decide se puede enviar al Campus para que el alumno vaya a recogerlo directamente con el Académico responsable de los Alumnos de la Modalidad en Línea. La responsabilidad de los refrendos de beca es compartida, esto es: o CEL envía mensajes a los alumnos de la modalidad en línea para recordar el Refrendo de Becas o Campus revisa, asigna y autoriza refrendos de beca o Campus enviará al CEL el listado final de las autorizaciones de Refrendos de Becas o CEL, sube al sistema el archivo autorizado por los campus Los pagos de colegiaturas son de contado para los niveles: o Profesional tetramensual (Reingresos) o Maestría tetramensual (Reingresos y Nuevos Ingresos) Los pagos de colegiatura son a crédito para los niveles: o Profesional semestral La colegiatura se encuentra en la siguiente página para su revisión: o Preparatoria tetramestral La colegiatura se encuentra en la siguiente página para su revisión: Las transferencias de ingresos de los alumnos a los campus y de cuota fija que recibirá el Campus en Línea, se realizará mensualmente. 22

24 Dichos ingresos se depositarán de manera directa a los Campus, previa revisión por parte de los responsables administrativos y con el apoyo del área central administrativa. NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes al área administrativa de campus presencial y campus en línea (Anexo 19 al 26) los cuales son: 1) Anexo 19: Refrendo de becas para alumnos de la modalidad en línea 2) Anexo 20: Refrendo de becas para alumnos de la modalidad en línea(enero 2010) 3) Anexo 21: Facturación para alumno modalidad en línea 4) Anexo 22:Reembolso para alumno modalidad en línea 5) Anexo 23: Verificación de pago para colegiatura modalidad en línea 6) Anexo 24: Pago de servicios por parte de alumnos de la modalidad en línea 7) Anexo 25: Transferencia de ingresos a campus 8) Anexo 26: Transferencia de Ingresos alumnos mixtos 9) Anexo 27: Transferencia de ingresos alumnos modalidad en línea 23

25 Capítulo XVI. Operación de Servicios Escolares entre el Campus Presencial y Campus en Línea 19. Relación de funciones principales en la Operación de Servicios Escolares entre el Campus Presencial y Campus en Línea Los procesos de Escolar comprenden los procesos de Admisión y los procesos propios de la operación del área de Escolar. El proceso de Admisión es aquel que se presenta cuando el alumno solicita ingresar a la Universidad TecMilenio y éste es atendido por el Promotor del Campus, de ahí se van generando los pasos para su ingreso como alumno de la Universidad. A continuación describimos los pasos que se requieren para este proceso de Admisión. Proceso de admisión Alumno modalidad en línea Solicita admisión en Campus Recibe matrícula y carta con indicaciones Promotor en Campus Solicita matrícula por medio de SSINI Da seguimiento y apoyo al alumno para su inscripción Escolar Campus en Línea Genera matrícula y admisión Envía la documentación oficial a Campus en Línea, de acuerdo al nivel de ingreso Si el alumno acude con el promotor, revisará de manera general los documentos e informara al alumno que los debe de enviar de manera directa a Campus en Línea Recibe documentación Arma expediente Captura información en sistema NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes al área de desarrollo y demás áreas involucradas de campus presencial y campus en línea respecto al proceso de admisión (Anexo 27 al 32) estos son: 1) Anexo 28: Inscripción de Nuevo Ingreso para alumnos de la modalidad en línea 2) Anexo 29: Asignación de becas NI y RI para alumnos de la modalidad en línea 24

26 3) Anexo 30: Reservación de Exámenes para alumnos de nuevo ingreso de la modalidad en línea 4) Anexo 31: Aplicación de exámenes LEXIUM para alumnos de la modalidad en línea 5) Anexo 32: Obtención de resultados de aplicación LEXIUM para alumnos modalidad en línea 6) Anexo 33: Obtención y entrega de resultados WEBTEC modalidad en línea 20. Procesos de Servicios Escolares Los siguientes procesos descritos son los procesos propios que se solicitan por un alumno de la Universidad TecMilenio durante su operación académica de su programa, y dichos procesos son los que nos permitirán interactuar en la relación entre el Campus Presencial y el Campus en Línea. Los trámites de escolar son solicitados por los alumnos y/campus solicitan a la cuenta escolarcel@tecmilenio.edu.mx, en general todos los procesos se van a estar realizando en campus en línea dado que los alumnos están registrados en la SEP con los RVOES del Campus en Línea. Los procesos que estará participando en cada área de escolar son: Responsable de Escolar Campus Presencial Consulta expediente del alumno Elaboración y entrega de Credenciales Solicitar certificados (opcional) Participación del alumno en la ceremonia Revisar las bajas con el personal Académico del Campus Solicitar Transferencias de alumnos a campus Entregar documentación original a los alumnos en el momento de darse de baja definitiva o como egresado. Responsable de Escolar CEL Elaboración del Expediente del Alumno Generación de Matrículas Credenciales a alumnos que no tengan un campus cerca o extranjeros Elaborar constancias Elaborar Certificados Parciales Realizar el Trámite de Graduación Recepción y registros de Bajas Realizar la Transferencias y cambios de campus Enviar al campus la documentación original 25

27 Descripción del Proceso de Transferencias y Cambios de Campus Transferencia cuando el alumno desea hacer un cambio a modalidad presencial ya sea al campus actual o a otro campus UTM La transferencia tiene el costo establecido por la dirección de administración académica y el alumno la debe de solicitar en las fechas establecidas a la cuenta escolarcel@tecmilenio.edu.mx Cambio de campus cuando el alumno cambia de residencia, continuará en modalidad en línea pero su campus mas cercano es otro Solicitarlo actualizando sus datos a la cuenta escolarcel@tecmilenio.edu.mx Este trámite no tiene costo actualmente En el caso de que el alumno acuda al campus para solicitar algún trámite como una constancia, certificado parcial, etc. el campus nos lo estará solicitando a la cuenta escolarcel@tecmilenio.edu.mx, de nuestra parte se realizará el trámite y se les dará respuesta y envío del documento, si así se requiere, para que el campus la entregue al alumno. NOTA: En la sección de anexos, se muestra de forma gráfica las actividades correspondientes al área de servicios escolares y demás áreas involucradas de campus presencial y campus en línea respecto a los procesos mencionados anteriormente (Anexo 33 al 42), estos son: 1) Anexo 34: Generación de credenciales para alumnos modalidad en línea 2) Anexo 35: Generación de Matrícula para alumnos modalidad en línea 3) Anexo 36: Constancias para alumno modalidad en línea 4) Anexo 37: Trámite de Certificados parciales para alumno de la modalidad en línea 5) Anexo 38: Realizar trámites de graduación para alumnos de la modalidad en línea 6) Anexo 39: Solicitud de baja (parcial o total) para alumnos de la modalidad en línea 7) Anexo 40: Solicitud de baja (Definitiva) para alumnos de la modalidad en línea 8) Anexo 41: Transferencia de Campus para alumnos modalidad en línea 9) Anexo 42: Reasignación de campus para alumnos modalidad en línea 10) Anexo 43: Inscripción para alumno modalidad en línea dentro Del Departamento de Servicios Escolares 26

28 Capítulo XVII. El Tutor 21. Actividades del tutor en el curso. El tutor es un facilitador del conocimiento, una guía que encamina los esfuerzos de las personas que se encuentran dentro de un proceso de enseñanza aprendizaje. Su función es estimular la necesidad de aprender, crear, investigar, trabajar, escuchar y comunicar; además es el encargado de establecer un clima de confianza para la buena interacción de los estudiantes y el propio tutor. Las actividades del tutor antes, durante y al cierre del curso son: Subir la agenda del curso (actividades, exámenes rápidos y examen final) en la plataforma de acuerdo a las indicaciones y fechas enviadas por la coordinación académica. Enviar presentación a los alumnos con un breve Currículo y de manera opcional, su fotografía adjunta. Enviar a los alumnos un mensaje para cada uno de los siguiente puntos: Mensaje de bienvenida, con la bibliografía, procedimiento de reactivación y presentación de exámenes, agenda e instrucciones para la realización de sus actividades, recordatorios de entrega de actividades, presentación de exámenes rápidos o finales, políticas académicas, así como el uso de las rúbricas, la utilización de las cuentas en plataforma. Al inicio de cada semana, preferentemente un domingo antes o el mismo lunes, enviar mensaje con la agenda de la semana del curso, incluyendo la actividad con su respectiva fecha de entrega y valor en caso de ser obligatoria o enviar un mensaje por actividad/examen rápido donde se dan las instrucciones y se envía, o indica, el material necesario para su elaboración. Elaboración de reactivos de los exámenes rápidos, así como también subirlos y ligar dicho examen en la agenda, al menos un día antes del primer día de aplicación del examen. Enviar calificación y retroalimentación completa de actividades tanto evaluables como opcionales. Retroalimentar tanto actividades como exámenes. Reactivar exámenes cuando sea requerido, desde la cuenta de coordinador. Incluso los fines de semana se debe procurar una guardia por la mañana y otra por la tarde. Atender las dudas de los alumnos, tanto de la cuenta de tutor como de coordinador. Cada mensaje deberá estar firmado por el tutor que lo manda, aún en aquellos que se contesten entrando con la identidad de coordinador. 27

29 Subir desde el momento en que se les notifica por el área académica correspondiente, las calificaciones de WebTec a Servicios en línea y mantenerla siempre al día. En el cierre del curso el tutor deberá informar al alumno que se quedó sin derecho a presentar su examen final. Enviar recordatorio de fecha de examen final y las instrucciones correspondientes, notificando al alumno que de obtener un promedio menor a 50 en su examen final, esa será la calificación final del curso. Notificar además que es necesario que se presenten ambas partes del examen final ya que, de no ser así, su calificación final será reprobatoria. Al finalizar el curso el tutor debe enviar el mensaje con calificación a cada alumno. Retroalimentar el examen final de los alumnos. Enviar mensaje de despedida. 22. Horarios de servicios a los alumnos. El servicio de WebTec está disponible las 24 horas para que los alumnos puedan accederlo cuando lo requieran. Se recomienda que los tutores entren al curso, por lo menos, tres veces al día, mañana, medio día y noche- para cubrir los horarios a los que los alumnos suelen accederlo. El tutor debe enviar la calificación de una actividad y retroalimentar tanto las actividades como exámenes en un lapso de: No mayor a 24 horas hábiles después de la fecha de entrega para los cursos mensuales y 36 horas para los tetramestrales. El tutor debe responder a dudas del alumno en un lapso de: No mayor a 12 horas hábiles para los cursos mensuales y 24 horas para los cursos tetramestrales. 28

30 23. Responsabilidades del Tutor. Cumplir con los horarios de servicio al alumno. Enviar cualquier duda a su coordinador académico asignado antes de tomar una decisión de la cual no se está seguro. Asegurarse de calificar en tiempo todas las actividades enviadas por los alumnos sin excepción. Probar el examen a aplicar de manera que esté bien configurado y que las respuestas estén correctas. Revisar el curso en su totalidad, que todo funciones correctamente, y que los apoyos estén al alcance. Si hubiera algún error, lo reporta a la cuenta de mantenimiento de cursos. 24. Cuenta de Coordinador. Los objetivos de la cuenta de Coordinador es subir la agenda del curso, subir y ligar Los exámenes y estar al tanto de los mensajes que se reciban por parte de los alumnos o de los tutores del curso. La cuenta de coordinador es manejada por el(los) tutor(es) del curso. Cuando el curso solamente cuenta con un tutor, éste se encargará de dar seguimiento a las responsabilidades de ésta función pero si hubiera más de uno, la función de cada tutor, con respecto a la cuenta de Coordinador, dependerá de lo que se indique en el Archivo de Responsabilidades por tutor, que define el área correspondiente. 29

31 Capítulo XVIII. Programa de Seguimiento al Tutor (PST) El PST es un programa que tiene como objetivo asegurar que se le brinde al alumno un servicio de calidad y máximo aprendizaje a través de un excelente tutoreo en el transcurso de su materia. Este objetivo se logra por medio de una supervisión constante del desarrollo de los cursos y una comunicación abierta y directa con el tutor para darle retroalimentación oportuna sobre su desempeño. La supervisión la realiza un Asesor Académico de Seguimiento a Tutores ingresando Continuamente a los cursos que se imparten en el CEL y revisando los mensajes que el tutor envía a sus alumnos, las retroalimentaciones que les hace llegar, las calificaciones que se asignan, etc. Con esta información se asigna una evaluación al tutor y se le comunica cuales van siendo sus áreas de oportunidad, si las hubiere, así como sus fortalezas. 25. Puntos a Evaluar en PST. Se describirá a continuación los puntos esenciales que evalúa el PST en forma general: 1. Agenda. Esta actividad la realiza el tutor número 1, en el caso de haber más de un tutor, le corresponde al resto revisarla y estar al pendiente que se suba a tiempo (el primer día de clases). 2. Mensajes a enviar el primer día de clases: o Bienvenida: saludo, mensaje, resumen curricular, foto (el envío de la foto es opcional), despedida y firma. o Información libro de texto: bibliografía, ligas Bookshop, teléfonos, formas de pago y otras librerías en línea. o Guías y Rúbricas: incluir ligas y explicar la importancia de las mismas. o Indicaciones exámenes: como presentar y solicitar reactivación de exámenes. 3. Agenda de cada semana: o Al inicio de cada semana enviar mensaje con las indicaciones generales. o Enviar indicaciones de las actividades opcionales invitándolos a que las realicen. o Enviar mensaje con indicaciones para actividades evaluables. o Enviar Información para examen rápido, si se tiene programado en la semana. 4. Mensajes: o El tiempo de respuesta a dudas debe de ser antes de 12 horas en cursos mensuales y de 24 horas en los tetramestrales. o La comunicación con los alumnos debe de ser siempre oportuna, cordial, completa, incluyendo un saludo inicial, despedida y firma. 30

32 5. Retroalimentación: o La retroalimentación de actividades debe de ser máximo en 24 horas para cursos mensuales y de 48 horas para tetramestrales, debe de darse utilizando la rúbrica correspondiente a la actividad. o La retroalimentación debe de ser oportuna, cordial, reconociendo aciertos y puntualizando omisiones de manera específica en la penalización por contenido y por formato. o En el caso de la retroalimentación de exámenes rápidos se debe de dar en las siguientes 24 horas después de que terminó el examen. 6. Indicaciones examen final: o Fecha y horario en que se presentará, material requerido (si es que lo hubiera). o Informar a los alumnos que se quedaron sin derecho a presentar examen. 7. Cierre del curso: o Informar a cada alumno por separado su calificación final. o Despedirse de los alumnos. o Estar pendientes de los últimos mensajes que enviaran los alumnos durante la semana correspondiente a exámenes finales. o Cuando se presenten exámenes es necesario hacer guardias para revisar constantemente la cuenta de coordinador (incluyendo el fin de semana) para poder reactivarlos a tiempo. 31

33 Capítulo XIX. Uso de la Plataforma WebTec. Manual de Coordinadores Académicos En este apartado se completa el uso básico de la plataforma Web Tec, en el cual se ha diseñado el curso en línea, de manera que puede familiarizarse rápidamente con ella y sus diferentes secciones ya que es la herramienta de trabajo, el medio de comunicación entre el tutor y los alumnos, así como el registro de avances, consulta de fechas y calificaciones, esta plataforma es utilizada para los cursos de preparatoria y profesional. 26. Cómo entrar a la plataforma WebTec. 1. La manera de entrar a la página de Tec Milenio es tecleando la siguiente dirección de Internet: 2. En la página, se deberá dar clic en Alumnos como se muestra en la siguiente figura. 3. Aparecerá una segunda pantalla en donde se coloca la clave de acceso: 3. Dar clic a la liga del curso y queda listo el acceso: En ella se indicará la agenda de esa semana, que incluye las actividades y la fecha de entrega correspondiente a cada una. 32

34 Además se podrá observar el número de mensajes nuevos. Para poder ingresar al curso, se da clic en la liga de clave-curso-grupo. Aparecerá una pantalla más grande con distintos botones en la parte de abajo que corresponden a las secciones del curso. 4. En este momento se encuentra ya dentro del curso que va a impartir. Este curso está diseñado en la plataforma Web Tec, cuyo funcionamiento es muy fácil de aprender. En la siguiente figura podemos ver la interacción alumno-tutor mediante el apartado de mensajes. 33

35 27. Cómo acceder al aula virtual y descripción de sus secciones. A continuación se detalla brevemente la función de cada sección del curso. 1. Descripción del apartado Curso. Aquí se podrá ver el diseño del curso, su contenido, actividades, instrucciones, etc. es lo mismo que ve el alumno y a partir de esta área nos hará llegar sus dudas. Se incluye: el número de módulos en que esta dividido y las sesiones que tiene cada módulo. Dentro de cada sesión se muestra de manera detallada la descripción de las actividades correspondientes, así como también material de apoyo para el curso. 2. Descripción del apartado Agenda. En ésta sección se muestra el calendario con las fechas de entrega de las actividades y las fechas y horarios de los exámenes. En la agenda aparece también la ponderación asignada a cada actividad y los accesos directos a las mismas. Es muy importante porque nos marca el ritmo de trabajo, pero únicamente puede ser modificado desde la cuenta de coordinador por el tutor. 3. Descripción del apartado Mensajes. A este apartado también le llamamos centro de mensajes y es nuestra herramienta principal de trabajo ya que se utiliza para la interacción y comunicación con los alumnos y equipo docente. A través de este centro podemos también asignar calificaciones. Todos los mensajes permanecen en la plataforma y no pueden ser borrados, tanto los enviados como los recibidos del tutor y de cada uno de los alumnos. 4. Descripción del apartado Exámenes. Los exámenes presentados por los alumnos y su correspondiente puntaje, pueden ser revisados en ésta sección para lo cual se debe seleccionar el examen que se desea revisar y de ésta manera ver los exámenes presentados por los alumnos dando clic sobre la calificación del examen de cada alumno. 5. Descripción del apartado Calificaciones. En esta parte aparecerán las calificaciones que les asignamos a los alumnos vía el centro de mensajes y de los exámenes presentados. Solo es un instrumento de consulta en donde Web Tec suma y promedia las asignaciones según la ponderación de cada una de las actividades. 34

36 Se puede ver lo que lleva el alumno acumulado cada día y el promedio global. Esta área no se modifica pues si se necesita realizar algún cambio de calificación, se debe hacer desde el centro de mensajes y el cambio se actualizará de manera automática en el área de calificaciones. Al dar clic en la matrícula del alumno, se despliegan todos los mensajes enviados y recibidos por el alumno ya que éstos no se borran, permanecen en WebTec y no hay manera de eliminarlos. 6. Descripción del apartado Configuración. Para cambiar el aspecto de la pantalla, se pueden elegir combinaciones de colores para personalizar la vista de la cuenta. 7. Descripción del apartado Conectados. Aquí se nos permite ver cuántos usuarios están conectados al mismo tiempo que nosotros, sean de nuestro curso o no lo sean. Si queremos contactarlos, no lo podremos hacer en esta sección sino desde el centro de mensajes. 8. Descripción del apartado Usuarios. En este apartado se verá quienes están en nuestro grupo. Se pueden ver organizados por sede, nombres, apellidos pero de acuerdo a nuestra clave de tutor. Esta sección también es de consulta. 9. Descripción del apartado Salir. Este botón se utiliza para salir del aula virtual y terminar nuestra conexión con la plataforma Web Tec. Al salir aparecerá un mensaje de Sesión Terminada y una opción más de Volver a entrar en caso de que se necesite reanudar la sesión. 35

37 Capítulo XX. Uso de la Plataforma Blackboard. Manual de Coordinadores Académicos Esta sección tratará sobre el uso elemental de la plataforma Blackboard. Esta permite la interacción entre tutor y alumno, siendo el medio en el cual los alumnos consultan dudas, envían tareas, participan en foros de discusión, chat virtual y otros elementos importantes como el acceso al contenido del curso. Esta plataforma se utiliza en los cursos de maestría en línea. 28. Cómo entrar a la plataforma Blackboard. 1. La manera de entrar a la página de Universidad Tec Milenio es tecleando la siguiente liga URL: 2. En la página, se deberá dar clic en Alumnos como se muestra en la siguiente figura. 3. Aparecerá una segunda pantalla en donde se coloca la clave de acceso: 36

38 4. El sistema dará dos opciones de acceso, WebTec o Blackboard, hay que elegir la plataforma de Blackboard, pues WebTec es para los alumnos que llevan curso de Profesional, Preparatoria y Propedéuticos. 5. Tras la página de Bienvenida, el alumno accederá al apartado Courses, donde aparecerá el curso que está llevando en este momento, así como los cursos anteriores. Al elegir el curso correspondiente al periodo actual podrá acceder a todos los apartados del mismo. 37