PERFIL DEL CARGO Consulado de Chile en Mar del Plata CARGO SECRETARIA CARACTERÍSTICAS DE LA VACANTE PERFIL DEL CARGO. Competencias Funcionales

Transcripción

1 PERFIL DEL CARGO Consulado de Chile en Mar del Plata CARGO SECRETARIA CARACTERÍSTICAS DE LA VACANTE Calidad Jurídica Renta mensual bruta Unidad de Desempeño Supervisión sobre el cargo Contrato Local US$ Administración Cónsul en Mar del Plata PERFIL DEL CARGO Objetivo del Cargo Coordinar, ejecutar y gestionar acciones enmarcadas a los procesos de administración del Consulado de Chile y asegurar la línea de mando. Competencias Funcionales Canciller Encargada de Contabilidad Ministro de Fe, autorizada con firma de documentos. Reemplazar al Cónsul en su ausencia Solucionar problemas o atender reclamos del público Resolver inconvenientes, cuando se presenten de los demás funcionarios y atender sus consultas Contestar llamados de cualquier índole relacionado con el Cónsul cuando esté ocupado o ausente. Rendiciones de Cuentas ítems: Servicios, Comunicaciones; Arriendo; Personal a Contrata, Gastos de Representación, Auxilio a Chilenos y otros esporádicos. Pagos con cheques en general y manejo caja chica de Gastos Menores y Auxilio a Chilenos. Completar diariamente la facturación Programa SIGFIM (cheques, cambio de dólares a pesos, depósitos, ingresos de Minrel) y en planilla separada los gastos en efectivo. Conciliación bancaria en pesos y en dólares. Atención de proveedores en forma personal y telefónicamente. Liquidación de Sueldos y pagos relacionados (recibos, cambio de cheques dólar, depósitos, Afip por transferencia bancaria a través de Interbanking para pago previsional y todo lo que involucra esta asignación: altas, bajas, modificaciones de personal, aguinaldos, plus vacacional, obra social, certificación de servicios.

2 Jefa Administrativa Presupuestos y Compras Solucionar imprevistos que se presentan a diario (quejas, reemplazos, etc) resolviendo de la manera más apropiada la solución de los mismos. Responsable del sistema de control de horarios, feriados legales y permisos del personal a contrata. Planificar, evaluar y dirigir la adquisición de bienes y reparaciones de muebles e inmuebles, fallas eléctricas, Internet, equipos computación, artículo varios etc. Gestionar ejecución presupuestaria, mejorando sistemáticamente la eficiencia del gasto. Inventario Altas de bienes en sistema Sigfim y sistema de Comunicaciones. Bajas de bienes. Gestión de visas, reconsideraciones de ingreso y prorrogas de permanencia definitiva Elaborar informe mensual de Entradas y Salidas y Cobros Administrativos Cuentas Consulares Entrevista en profundidad en ventanilla, idioma español/ingles. Digitalización de documentos. Tramitación de visas por internet. Ingreso de datos de la visa en sistema SAC. Seguimiento por correo electrónico y/o teléfono. Impresión de cedulas consulares, etiquetas visas, y entrega de instructivo de pasos a seguir en Chile. Prorrogas de permanencia definitiva, (consulta, ingreso SAC, emisión de documentos en Word e impresión de prorroga en certificado de permanencia definitiva. Consulta por mensaje sobre reconsideraciones de ingreso a Chile para informar a solicitantes. Analizar libro de entrada Revisión de la correcta selección de estampillas de acuerdo al valor de la actuación. Detectar errores y solicitar corrección Revisión de actuaciones anuladas Revisión de cartola bancaria de cuenta corriente. Verificar descuentos de transferencias y comisiones del Banco Realizar conciliación bancaria Cuadratura final entre libro de entrada y salida y registros de cuenta corriente. Ajustar informe de entrada y salidas de cuentas consulares en relación al total recaudado con las comisiones de Banco. Realizar hoja de observaciones de cuentas consulares. Realizar transferencia bancaria. Recepcionar liquidación de transferencia. Realizar oficio a Dipoc Decuc adjuntando documentos de diario de entradas, informe de entrada y salidas, hoja de observaciones, cuadro resumen de actuaciones, conciliación bancaria, cartola bancaria, documentos de transferencia bancaria, certificado de transferencia y liquidación de impuestos y documento que indica tasa de cambio utilizada en el mes.

3 Realizar oficio a Tesorería General de la República remitiendo documentos de transferencia bancaria, certificado de transferencia y liquidación de impuestos. Atención Telefónica, Agenda, Audiencias y Llamados Cónsul. Atención de Central Telefónica. Administrar información del Consulado. Atención de público. Responder consultas y ejecutar requerimientos de la jefatura, funcionarios del Consulado y público en general. Registrar diariamente las actividades y audiencias solicitadas al Cónsul. Realizar solicitudes de llamadas telefónicas Efectuar gestiones propias del cargo Encargada de Comunicaciones Registro de Correspondencia y mensajería oficial Revisión de mensajería a través de sistema de control de correspondencia. Ingresar la correspondencia y mensajería recibida a base de datos del Consulado. Registrar y numerar toda la documentación. Preparar la minuta con la documentación recepcionada para la revisión y distribución del Cónsul. Fotocopiar documentación Entregar documentos recepcionados a Secciones del Consulado. Archivar documentación. Despacho de documentación y correspondencia Recepción de documentación de las secciones del Consulado. Revisar documentación. Enumerar documentos o notas. Despachar correspondencia a través de correo argentino o correo privado para capital o provincia. Elaboración y despacho de Valijas Diplomáticas. Recepción de Valija Diplomática Recopilar documentación a despachar. Revisión de documentos a despachar. Ingresar y numerar cada oficio y anexos. Confeccionar las diferentes guías. Cerrar la valija. Realizar guía aérea AWB. Efectuar contacto con Courier para su despacho. Apertura de Valija Diplomática. Revisión de documentación. Registrar documentación. Entrega de documentación a Secciones del Consulado.

4 Localización Recepcionar localizaciones desde DISER-DECIV Efectuar nota a Cancillería Argentina (Depto. Asistencia Técnica Consular) completando formulario con datos de la persona a localizar. Realizar mensaje a DISER-DECIV informando las gestiones efectuadas y resultado de la localización. Secretario atiende público Reemplazar al Secretario que atiende público. Productos del Perfil Rendiciones de Cuentas SIGFIM Altas y Bajas de Inventario Pago de remuneraciones Personal Consulado Pago a Proveedores Adquisiciones Rendición de Cuentas Consulares Visas Localizaciones Repatriaciones Mensajes Clientes Internos Externos Cónsul de Chile en Mar del Plata Cónsul General de Chile en Buenos Aires Unidades del Consulado Ministerio de Relaciones Exteriores Público en General Empresas Agrupaciones Chilenas Banco Organismos Argentinos

5 Competencias conductuales Comunicación Efectiva Adaptabilidad Orientación Estratégica Coordinación y Colaboración Compromiso Institucional Orientación a la Rigurosidad Requisitos mínimos de ingreso Formación Canciller Experiencia laboral Postgrado Especialización y/o Capacitación Otros Profesional con experiencia en área de Administración 2 años en funciones similares No Aplica. Deseable MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) Manejo de Internet Otros conocimientos y capacidades Conocimientos Equipos y herramientas Manejo de materias contables. Administración de recursos humanos. Metodologías aplicadas en el área de materias consulares Normativa y procedimientos del Ministerio de Relaciones Exteriores Normativa atingente a la Argentina Programas Office, Máquina de Captura, SAC. Requisitos Legales Nacionalidad Chilena, Argentina u Otra con residencia permanente en Argentina.