PROCESO GESTION DE COMUNICACION CÓDIGO SUBPROCESO COMUNICACIÓN E INFORMACION CM-001

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1 PROCESO GESTION DE COMUNICACION CÓDIGO SUBPROCESO COMUNICACIÓN E INFORMACION CM-001 TIPO DE PROCESO ESTRATEGICO VERSIÓN 1 PROCEDIMIENTO PÁGINA: 1 de 5 1.OBJETIVO Organizar y divulgar toda la información susceptible de ser conocida por la comunidad, emanad a de la administración municipal sus de pendencias, institutos descentralizados, programas y proyectos interinstitucional y la que surga de las relaciones con la comunidad. 2. ALCANCE Abarca la información generada administración central, secretarias, jefaturas de despacho e institutos descentralizados y la que surga en las relacione entre la alcaldía y otras instituciones. 3. NORMAS Constitución política, articulo 73 Decreto municipal 242 de DEFINICIONES BOLETINES DE PRENA: son los documentos oficiales que plasman las diferentes actividades de la administración central y sus dependencias para ser difundidos a través de los medios de comunicación COMUNICADOS: son in formaciones referidos a temas muy específicos a cerca de un evento o suceso ACTAS: registros de actividades que dan garantía sobre determinado evento CAMPAÑAS: son una serie de actividades divulgativas y de promoción acerca de un mensaje claro que persiguen un fin especifico PROTOCOLO: es el conjunto de normas que rigen la organización de eventos, campañas y similares EVENTOS: son actividades de carácter privado o publico en donde se divulga o se promociona un proyecto, mensaje o producto FOTOGRAFIA: registro de imágenes estáticas que documentan actividades de la administración central

2 PÁGINA 2 de 5 VIDEOS: registro de imágenes móviles que documentan actividades de la administración central PAUTA PUBLICITARIAS: son una especie de contratos que se suscriben con periodistas o medios de comunicación para transmitir un mensaje. Conllevan a una retribución económica a laos primeros CIRCULARES: son comunicaciones generalmente de nivel interno donde se informa a los funcionarios sobres diversas actividades, llamados de atención, o decisiones tomadas por la rama administrativa AVISOS DE PRENSA: mensajes publicados en los medios de comunicación sobre temas específicos y en los cuales se guarda textualmente la intención de la administración PROGRAMAS INSTITUCIONALES: son emisiones de una serie de mensajes sistemáticamente ordenados que obedecen a lo9s intereses de la administración central y que son trasmitidos a través de los medios de comunicación RUEDAS DE PRENSA: reuniones organizadas convocadas por el alcalde o cualquier funcionario de la administración municipal para informas sobre uno a varios temas, proyectos o programas. 5. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA Plan de comunicación DOCUMENTOS Boletines de prensa Circulares Fotografías Videos REGISTROS

3 PÁGINA 3 de 5 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE Alta dirección Dependencias internas Institutos descentralizados Comunidad nacionales territoriales departamentales periodistas Medios comunicación comunales de de Actos administrativos Boletines de prensa Convocatorias Circulares Organización y divulgación de información que produce la alcaldía de Sincelejo Ruedas de prensa Programas institucionales Organización de eventos Campañas institucionales Medios de comunicación locales y nacionales Periodista Instituciones publicas y privadas comunitarias de base Comunidad en general Jefe prensa y protocolo 7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ACTIVIDADES Organización y divulgación de información que produce la alcaldía de Sincelejo Ruedas de prensa Programas institucionales Organización de eventos Campañas institucionales Reuniones comunitarias Consejos comunales Eventos institucionales DETALLE

4 PÁGINA 4 de 5 Recepción de copia de las quejas que le envía la comunidad al Alcalde Seguimiento al tramite que cursan las quejas y reclamos de la comunidad y que son remitidas por el Alcalde Toma de registro fotográfico y por escrito de las situaciones que presenta la comunidad y se remite al alcalde y a los secretarios para su trámite y seguimiento. Informe semanal sobre el estado de cada queja o reclamos 8. RECURSOS HUMANOS FINANCIEROS TECNOLOGICOS INFRAEXTRUCTURA (3) profesionales en comunicación social y periodismo (1) técnico en fotografía (1) técnico en artes visuales (1) secretaria ejecutiva Servicio de edición de videos Hardware: (2) equipos de computo e impresoras, cámara fotográfica, videograbadora Software: internet, office Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los abogados de la oficina de contratación 9. SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE EFICACIA EFICIENCIA Numero de publicaciones de comunicados de prensa durante el periodo Oportunidad en la difusión de los comunicados de prensa Mensual Mensual Líder del proceso Líder del proceso EFECTIVIDAD N/A N/A N/A 10. PUNTOS DE CONTROL ID ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL OBSERVACIONES DE CONTROL REGISTROS DE CONTROL 1 Organización y divulgación de información que produce la alcaldía de Sincelejo Verificar el contenido de la información que genera la administración municipal hacia la comunidad Verificar la idoneidad y la prontitud de las respuestas a las solicitudes presentadas por la comunidad de prensa

5 PÁGINA 5 de RIESGOS ASOCIADOS IMPACTO VALORACION DEL PROBABILIDAD RIESGO (I + P) NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS Aceptable 3 Tolerable 4 Moderado 5 Importante 6 Inaceptable MANEJO DEL RIESGO MEDIDAS Información errada o sesgada Inoportunidad en la información Información que no corresponde con la veracidad de los procesos que genera la administración Tiempo e idoneidad de respuesta en las solicitudes Reacción negativa por parte de la comunidad Falta de credibilidad hacia la administración Denuncias Inconformidad ciudadana Sanciones Detrimento en los procesos administrativos X X Moderado X X Tolerable Reducir y asumir el riesgo Reducir y asumir el riesgo Unificar los canales de comunicación de la información que genera la administración hacia la comunidad Implementación de canales de comunicación directa entre la ciudadanía y la administración con compromiso de seguimiento y respuesta permanente NOMBRE CARGO FECHA FIRMA ELABORO Beatriz Diegó Solano Jefe de Prensa REVISÓ Nurys Suarez Quintero Jefe Oficina Prensa y Protocolo APROBÓ Alberto Vergara Estarita Secretario general