El Sistema Nacional de Inversión Pública en el Perú. Puntos Críticos y Lecciones Aprendidas 11/26/2014 INTRODUCCION. Benjamín Gutiérrez Leguía AGENDA

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1 INTRODUCCION El Sistema Nacional de Inversión Pública en el Perú Puntos Críticos y Lecciones Aprendidas CONGRESO INTERNACIONAL DE DIRECCION DE Proyectos Benjamín Gutiérrez Leguía 2014 El Sistema Nacional de Inversión Pública en el Perú Puntos Críticos y Lecciones Aprendidas La presente ponencia, tiene como objetivo contribuir a generar una cultura de Proyectos de inversión pública en el Perú, en Instituciones Públicas (IP), Empresas Privadas e involucrados, orientada a mejorar la calidad en la gestión de Proyectos. Se presenta una breve descripción del SNIP y los pricnipales Involucrados. La evolución y persectivas de Inversión Pública en cifras Los Puntos Críticos() y Lecciones Aprendidas() identificadas en las diferentes Fases del Ciclo de Vida del Proyecto. Las conclusiones y recomendaciones. Sesión de preguntas de parte de los participantes que seran atendidas por el expositor. AGENDA Introducción/Resumen 1.El Sistema Nacional de Inversión Pública. 2.Evolución de la Inversión Pública en el Perú Puntos Críticos y Lecciones Aprendidas en la Gestión de Proyectos de Inversión Pública en el Perú: 3.1 Procesos de Iniciación. 3.2 Procesos de Planificación. 3.3 Procesos de Ejecución. 3.4 Procesos de Seguimiento y Control. 3.5 Procesos de Cierre. 4. Conclusiones y Recomendaciones Sesión de Preguntas y Respuestas Información de Contacto 1.- El Sistema Nacional de Inversión Pública - SNIP Es un sistema administrativo del estado cuyo objetivo central es: Certificar la calidad de los PIPs, durante su ciclo de vida. Buscar una eficiente utilización de los recursos públicos Asegurar la sostenibilidad de los Proyectos durante su puesta en servicio y Contribuir con el Desarrollo Nacional. Entre los Principales involucrados en el SNIP Tenemos: El Órgano Resolutivo Autoridad ejecutiva de la IP (Ministros, Presidentes de Gobiernos Regionales, Alcaldes, etc.) Las UF Responsables de la formulación de los estudios de pre inversión (PIP simplificado, Perfil o Estudio de Factibilidad) Las OPI Se encarga de evaluación y declaración de viabilidad del PIP. Las Unidades - Responsables de la Formulación del Estudio definitivo. Ejecutoras (UE) - Responsables de Ejecución y Evaluación Ex - Post del PIP. Entidad Beneficiaria Entidad encargada de la puesta en servicio del PIP. Población beneficiaria Población que participa y recibe los beneficios del PIP. Entidades Privadas Profesionales o empresas encargadas de la Supervisión y Ejecución de los PIPs. 1

2 1.- El Sistema Nacional de Inversión Pública - SNIP Proyectos de Inversión Pública PIP.- Deben estar orientados a mejorar la capacidad prestadora de servicios públicos del estado de forma que éstos se brinden a los ciudadanos de manera oportuna y eficaz. Ciclo de vida de los PIPs, de acuerdo al SNIP 3.- Puntos Críticos y Lecciones Aprendidas en la Gestión de Proyectos de Inversión Pública en el Perú Punto Critico. Es el punto ó hito de la Red del Cronograma de Ejecución de un Proyecto, en el cual se presentan eventos que afectan la ruta crítica del Proyecto, los que generalmente ocasionan retrasos y/o sobrecostos en perjuicio del Proyecto. Lecciones Aprendidas /Lessons Learned. Es el conocimiento adquirido durante un Proyecto el cual muestra cómo se abordaron o deberían abordarse en el futuro los eventos del Proyecto, a fin de mejorar el desempeño futuro. PMBOOK R5 2.- Evolución de la Inversión Pública en el Perú Evolución de la inversión pública 2012 al 2014 y estimaciones para el 2015 y 2016 (En millones de nuevos soles) Procesos Previos a una Convocatoria. Convocatorias de contratación de ejecución de PIPs, que no cuentan con el Informe de Compatibilidad FR SNIP 15, 16 y/o 17. En el marco del SNIP. La Institución Publica (IP), no debe lanzar procesos de PIPs cuyo Expediente Técnico no cuente con el FR SNIP 15, 16 y/o 17. Fuente: SIAF (Ejecución 2012 y Presupuesto Institucional de Apertura 2013), Proyecto de Presupuesto del Sector Público para el 2014 y Presupuesto Multianual elaborado por los Pliegos El postor debe verificar en el Banco de Proyectos del MEF, y exigir que la IP convocante regularice esta omisión. 2

3 Procesos Previos a una Convocatoria Procesos de Iniciación. Convocatoria bajo la modalidad Concurso Oferta de PIPs sin estudios básicos. Podría generar sobrecostos y/o retrasos en perjuicio del Proyecto y tramites de adicionales de obra complejos. No es recomendable arriesgarse a participar en convocatorias efectuadas con estudios de Pre Inversión, sin estudios básicos, tales como Planos Topográficos, Estudios de Suelos y Términos de Referencia Imprecisos. Inicio de Proyectos sin cumplir los requisitos establecidos por las Normas Legales. Para Iniciar la ejecución de un Proyecto, el Contratista y la IP contratante, deben efectuar coordinaciones previas, con la finalidad de cumplir los requisitos mínimos para el Inicio de Ejecución de un Proyecto. - Designación de Inspector/Supervisor - Entrega del expediente técnico de obra completo. - Entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra. - Adelanto directo al contratista Procesos de Iniciación Procesos de Iniciación. Desfase entre la contratación de la Empresa Contratista para Ejecución del Proyecto y el Supervisión del Proyecto. La contratación, debe efectuarse simultáneamente o de manera sincronizada. Las instituciones públicas, No cuentan con una matriz de involucrados ni un plan de comunicaciones. Lo que no permite una adecuada comunicación y genera descoordinaciones, retrasos en los proceso administrativos y podría generarse conflictos y perjudicar una buen gestión del Proyecto. Para Proyectos cuyo monto de ejecución supera S/.4 300,000.00, el Contratista debe exigir que la entidad contratante presente Oficialmente al Supervisor del Proyecto, evitando así problemas posteriores.(ley del Presupuesto) CRONOGRAMA DEL PROCESO DE CONTRATACION DE ENTIDAD EJECUTORA Y SUPERVISORA PARA EL PROYECTO : XXXXXX Es necesario que el Contratista, el Supervisor y el responsable de la UE del Proyecto, cuenten con una matriz de involucrados, con información básica de contactó así como de: Intereses, roles, responsabilidades, lo cual contribuirá a la mejora de la gestión del Proyecto. It. Componentes/Actividades Sector Localidades Beneficiarias Cronograma de Ejecución - Periodo XXXX Observaciones Prov. Distr. M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 1 Proceso de Contratación de Entidad Ejecutora 2 Proceso de Contratción de Entidad Supervisora El Inicio de Ejecución de todo Proyecto debe efectuarse con el Supervisor Oficial del Proyecto en funciones (Contratado) y previo el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales correspondientes. 3

4 3.1.- Procesos de Iniciación Procesos de Planificación. Inadecuada comunicación e integración entre Entidad Pública, Empresa Ejecutora y Población Beneficiaria, al inicio y durante la ejecución del Proyecto, generan perjuicios al Proyecto. Las Instituciones Públicas, deben implementar mecanismos de integración entre los involucrados y establecer un Taller de Inicio de Proyecto. En este taller, el Contratista y el Supervisor /Inspector y la IP, deben: - Presentar a su Equipo de Trabajo, - El Informe de compatibilidad del Proyecto - El Plan de Ejecución del Proyecto, etc. - Buscar una integración y lograr sinergias en bien del Proyecto. Los PIPs no cuentan con un Plan de Riesgos, lo cual no permite efectuar acciones preventivas a fin de mitigar los riesgos y genera malestar del contratista, paralización del Proyecto, retrasos en la ejecución del Proyecto, sobrecostos al Proyecto y malestar de la población beneficiaria. Todos los Proyectos deben contar con un Plan de Riesgos, que permita la oportuna identificación de riesgos y contar con un plan de mitigación correspondiente. Fenómenos naturales Constituye un instrumento de integración, búsqueda de sinergias y transparencia en la gestión pública Sociales y/o culturales Territoriales La oportuna identificación de riesgos y su mitigación, contribuye con una adecuada gestión y ejecución de un Proyecto Procesos de Planificación Procesos de Planificación. Improvisación y alta rotación de personal de la UE, tanto a nivel Gerencial y Operativo, no contribuye a una adecuada planificación para la gestión de ejecución de un Proyecto. Inadecuada gestión y arreglos institucionales para la obtención de libre disponibilidad de fuentes de agua en Proyectos de Saneamiento Básico e Irrigaciones Las IP, deben contar con una adecuada Política de contratación de personal, para la ejecución de Proyectos, que garantice la consolidación del Equipo de Proyecto y su empoderamiento, lo cual contribuirá con la mejora de la gestión del Proyectos. En todo Proyecto de Saneamiento Básico e Irrigaciones, desde la formulación del Perfil, Estudios de Factibilidad y luego durante la formulación del Estudio Definitivo, La fuente de agua, debe contar con la Autorización de Disponibilidad del A, así como los arreglos institucionales con las Comunidades, a fin de contar con la libre disponibilidad del Agua y las facilidades para efectuar la construcción de infraestructura correspondiente 4

5 Ejecución de Proyectos mediante convenio entre un GR y un GL, manteniendo la OPI del GL. Todo trámites de modificaciones durante la ejecución, deben ser tramitadas por el GR ante la OPI del GL, lo cual genera excesiva demora y retrasos en perjuicio del Proyecto. Cuando un GR, ejecute un PIP, de un GL vía convenio, se debe requerir que la OPI del GL renuncie al PIP y traslade sus competencias a la OPI del GR, lo cual permite efectuar trámites directos y agilizar procesos en beneficio de la gestión del Proyecto. OPI - Evaluación de Informe técnico y formulación de Informe de Compatibilidad - Registro de FR SNIP 15 - Evaluación de Informe técnico y formulación de Informe de Compatibilidad - Registro de FR SNIP 16 y/o 17 Convenio para Ejecución de Proyecto Ejecución de proyectos con obras paralizadas, con contratos resueltos sin Informes de Pre Liquidación. Todo Proyecto que por algún motivo se paralice y se resuelva el contrato. Por la salud del Proyecto, se debe proceder a efectuar la Liquidación Física y Financiera correspondiente, en un ambiente de armonía, antes de su reinicio. Proyecto Paralizado Liquidación Física y Financiera Nuevo Expediente Técnico Reinicio de Proyecto Equipo de ejecución de Proyectos, desconocen normas del SNIP, aplicables durante la ejecución de los Proyectos, lo cual genera inconvenientes y excesiva demora durante los trámites de adicionales y otros ante la OPI y/o DGIP, por la incompatibilidad de formatos, estructuras de costos y/o falta de sustento de las modificaciones. Toda empresa ejecutora, debe contar dentro de su equipo de Proyectos, con especialistas en el SNIP, que verifiquen si el PIP, cuenta o no con el Registro del FR. SNIP 15 ó 16 y/o 17, antes de iniciar su ejecución, y apoyar la preparación y los trámites de adicionales/deductivos durante la ejecución del Proyecto. Inadecuados procedimientos de Control de Cambios (Aprobación de Adicionales/deductivos), durante la ejecución de Proyectos, generan retrasos y sobre costos en la ejecución del Proyecto. El control de cambios en la fase de Ejecución de un PIP, debe seguir los procedimientos del SNIP y la OSCE, efectuándose los informes técnicos de Modificaciones y los FR SNIP 16 ó 17 según corresponda, ya sea ante la OPI que declaro la viabilidad ó ante la OPI y la DGIP, los que deben estar debidamente sustentados. 5

6 3.4.- Procesos de Seguimiento y Control. Informes de modificaciones incompletos o sin el sustento adecuado, durante la ejecución del Proyecto, generan observaciones por parte de la OPI y/o DGIP y por consiguiente retrasos en la ejecución del Proyecto. Así mismo este sistema debe incluir entre otros por lo menos los siguientes indicadores: El Índice de ejecución presupuestal IEP = Presupuesto Transferido/Presupuesto Programado Los informes de modificaciones del Proyecto durante su ejecución, deben seguir la estructura de los contenidos de los FR SNIP 16 ó 17 según corresponda, y las modificaciones presentadas por componentes y metas y no por partidas, las que deben estar debidamente sustentadas desde la perspectiva de la Oferta y Demanda o marco técnico o legal que corresponda. El Índice de ejecución física del Proyecto. IEFP = Ejecución real / Ejecución programada Índice de cumplimiento del cronograma. ICC= Periodo de tiempo transcurrido/periodo de tiempo programado Evaluación de cumplimiento de especificaciones técnicas Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Seguimiento y Control. Las Instituciones Públicas, no cuentan con instrumentos de Seguimiento y Control de sus Proyectos, lo cual dificulta la toma de decisiones oportunas en perjuicio del Proyecto y cuanto mayor sea la cantidad de Proyectos que ejecutan, mayores son los problemas a falta de información. Es necesario que toda Institución Pública que ejecuta Proyectos, cuente con un Sistema de Seguimiento y Control del portafolio de Proyectos a su cargo, Implementación que debe ser liderada por el MEF. este sistema debe: Exceso de confianza en los supervisores, generan desfases entre la ejecución física y financiera, y han ocurrido casos en los que se han ejecutado todo el presupuesto y la obra quedo inconclusa. Las entidades públicas, deben monitorear a los supervisores, exigir el cumplimiento de sus funciones, efectuar visitas inopinadas y verificar los avances de obra in situ, tomando oportunamente acciones correctivas. Permitir el registro de información relevante sobre la ejecución del Proyecto Permitir consultas y brindar información del estado de ejecución del Proyecto. Brindar reportes a nivel de Portafolio, Programas y Proyectos Brindar alertas tempranas para la toma de decisiones oportunas. 6

7 3.4.- Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Cierre. Demora en trámite, evaluación y aprobación de modificaciones durante la ejecución de un Proyecto, en la UE, con el Proyectista, en la OPI o en la DGIP, generan retrasos y/o paralización de ejecución del Proyecto. Es necesario Implementar Directivas para trámites de adicionales con plazos establecidos. Se debe exigir al Proyectista cumplir los plazos establecidos. Se debe implementar una Oficina de Control y Aprobación de Cambios, y efectuar el monitoreo permanente. Demora y/o entrega inoportuna de la Liquidación física y financiera del Proyecto. La empresa ejecutora, debe efectuar y entregar oportunamente la Liquidación Física y Financiera del Proyecto. Es mucho mejor si se efectúa de manera conjunta, o coordinada, evitando así observaciones y/o conflictos en beneficio de ambas instituciones. Res. Proy. U.E OPI DGIP Exp. Adic/Ded. Sup. Proy Opinión Proyectista FR. SNIP 16 FR. SNIP Procesos de Cierre Procesos de Cierre. Inadecuada planificación de recepción del Proyecto. Genera retrasos y podría generar perjuicios al Proyecto, desde su conclusión hasta su entrega/recepción formal. Inadecuados procedimientos de transferencia de Proyectos a las entidades beneficiarias, generan dilación y malestar a la parte de la entidad y población beneficiaria. Antes de la conclusión del Proyecto, el contratista debe gestionar ante la entidad receptora del Proyecto, la designación del Comité de Recepción del Proyecto, y el cronograma de entrega/recepción y efectuar una planificación conjunta para la entrega/recepción del Proyecto. El proceso de transferencia de un Proyecto a una entidad beneficiaria, debe contar con un Plan de Transferencia. La entidad beneficiaria, debe participar en el Proyecto desde su concepción, durante su ejecución y la recepción correspondiente, lo cual hace más transparente y fluido el proceso de transferencia y puesta en servicio del Proyecto. La entidad ejecutora debe formular el FR SNIP 14 y culminar el cierre del PIP en el Banco de Proyectos del SNIP. JAS Comité de Regantes 7

8 4.- Conclusiones y Recomendaciones SESION DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS Los Puntos Críticos y Lecciones Aprendidas, desarrolladas, constituyen un activo de conocimiento importante que contribuirá con la mejora de la gestión de nuestros Proyectos. Las Instituciones públicas, deben implementar las lecciones aprendidas, consolidar equipos de Proyecto, y mejorar la gestión de sus Proyectos optimizando procesos, recursos e implementando sistemas de seguimiento y monitoreo, buscando eficiencia, calidad y asegurando la sostenibilidad de los Proyectos. Contribuyendo de esta manera con el desarrollo nacional. SESION DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS Toda empresa contratista que ejecuten PIPs, deben contar dentro de su equipo de Proyecto, con profesionales especialistas el los sistemas administrativos del estado, especialmente el SNIP. De acuerdo a la envergadura del proyecto. 4.- Conclusiones y Recomendaciones Es importante que las empresas contratistas no solo se preocupen por la rentabilidad económica de sus empresas, sino también tengan en cuenta su rol y responsabilidad social con el desarrollo nacional Es fundamental que en nuestro país, se institucionalice el uso de sistemas de seguimiento y control de Proyectos, empleando indicadores y brindando alertas tempranas e información oportuna a Nivel Nacional, Regional y Local, para la toma de decisiones. Liderada por el MEF La mejor solución en un conflicto durante la ejecución de un PIP, es aquella que permite que el PIP se concluya y brinde los servicios para el cual ha sido formulado y ejecutado. INFORMACION DE CONTACTO Nombre: Ing. Benjamín Gutiérrez Leguía. PMP, DR, MSC. Compañía/Organización: Consultor del Proyecto de Cooperación Técnica N 2703/OC-PE MEF-BID: Mejoramiento de la Gestión de la Inversión Pública Territorial - Consultor Independiente Teléfono: R: begule2012@gmail.com Muy Agradecido Lima, Perú Noviembre 2014/BGL. 8