INNOVACION EN ORGANISMOS DEL ESTADO PERUANO. Julio C. León Mejía, PMP

Transcripción

1 GESTION DE PROYECTOS DE INNOVACION EN ORGANISMOS DEL ESTADO PERUANO Julio C. León Mejía, PMP

2 Acerca del Autor Gerente de Proyecto en IBM del Perú S.A.C. Responsable de gestión de proyectos de TI atendiendo a diversos tipos de clientes (gobierno, minería, retail, manufactura, energía, etc.) Julio C. León Mejía, Ing, PMP, Itil Profesor del curso de Gestión de Proyectos y MS Project en TECSUP

3 1. Overview 2. Definiciones Agenda 3. Descripción de problemas en la implementación de proyectos de innovación 4. Project Charter 5. Identificación de requerimientos 6. Identificación de stakeholders 7. Involucramiento del Sponsor 8. Elaboración del WBS 9. Elaboración del cronograma 10. Análisis de riesgos 11. Definición de contingencias 12. Seguimiento y Control 13. Cumplimiento de entregables 14. Documentación del proyecto 15. Proceso de cierre 16. Lecciones aprendidas 17. Conclusiones y recomendaciones

4 1. OVERVIEW La presentación está orientada a describir mi experiencia gestionando proyectos como PROVEEDOR en la implementación de proyectos de innovación en entidades de gobierno.

5 INNOVACION 2. DEFINICIONES La innovación va de la mano con la MEJORA CONTINUA. La diferencia es que en la mejora continua se ven resultados a corto plazo, y los cambios son graduales, mientras que en la innovación se notan grandes cambios y se pueden ver resultados a mediano plazo. Mientras que la mejora continua es orientada al proceso, la innovación va orientada al RESULTADO FINAL Fuente: Wikipedia

6 2. DEFINICIONES Los procesos de contratación del estado se basan en varias leyes y reglamentos Los procesos de adquisiciones del estado se basan en Licitaciones Públicas según el monto a contratar y las características del contrato Para llevar adelante la licitación pública la entidad designará un Comité Especial integrado por no menos de tres miembros representantes de las dependencias usuarias de los bienes, servicios u obras requeridos.

7 2. DEFINICIONES El proceso de selección de la licitación pública se inicia con la convocatoria y termina con la firma del contrato o perfeccionamiento o cancelación del proceso o cuando se deja sin efecto el otorgamiento de la buena pro, las etapas son: Convocatoria Registro de participantes Formulación y absolución de consultas y/u observaciones e integración de las Bases Presentación de propuestas Evaluación de propuestas Otorgamiento de la Buena Pro.

8 3. DESCRIPCION DE PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE INNOVACION Las entidades de gobierno vienen trabajando en un proceso de modernización, para cumplir con este objetivo tienen que armar proyectos, muchos de estos proyectos están relacionados con la implementación de soluciones tecnológicas, los problemas registrados son: Problema 1: Tiempo empleado en el proceso administrativo que debe seguir la entidad, desde la generación de la idea inicial hasta el otorgamiento de la buena pro,

9 Problema 1: 3. DESCRIPCION DE PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE INNOVACION Tiempo empleado en el proceso administrativo que debe seguir la entidad, desde la generación de la idea inicial hasta el otorgamiento de la buena pro. Definición de la idea y solución a implementar Elaboración de Pre Proyecto Aprobación de presupuesto Designación Comité Especial Elaboración Bases PROCESO DE LICITACION PUBLICA Entrega de Buena Pro

10 Problema 2: 3. DESCRIPCION DE PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE INNOVACION Por el tiempo transcurrido desde que se generó la idea hasta la firma de la buena pro han pasado varios meses, es necesario responder a las siguientes preguntas la necesidad sigue siendo la misma? el presupuesto alcanzará para hacer modificaciones?

11 Problema 3: 3. DESCRIPCION DE PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE INNOVACION Transformaciones a los procesos y forma de trabajo que traerá el proyecto en implementación

12 Problema 4: 3. DESCRIPCION DE PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE INNOVACION Durante la etapa de la Planificación del Proyecto, es necesario poner mucho énfasis en el análisis de los requerimientos, limitación en el acceso de la información en la entidad y los tiempos limitados que se dispone.

13 4. PROJECT CHARTER Luego de la firma del contrato solicitar a la entidad de gobierno la designación formal de su representante para la implementación del proyecto (PM de la entidad), varias entidades ya disponen de PMOs. Evaluar el involucramiento del PM de la entidad desde la definición del proyecto. El rol de dicho PM será hacer cumplir el contrato con el Schedule y Costos ya definidos, el área ha trabajar será en el cumplimiento y aceptación de entregables.

14 5. IDENTIFICACION DE REQUERIMIENTOS Es muy necesario encontrar la real necesidad de la entidad de gobierno con el proyecto que se está implementando, esto permitirá enfocar el trabajo a realizar, la forma de medición de los entregables o la definición de Controles de Cambios al Contrato.

15 6. IDENTIFICACION DE STAKEHOLDERS La primera prioridad al comenzar el proyecto es la IDENTIFICACION DE LOS STAKEHOLDERS dentro de la entidad, quienes favorecerán o impactarán la ejecución y entregables del proyecto, es la base para documentar el Plan de Comunicación. Una vez identificados los Stakeholders se lleva a cabo el Kickoff Meeting del Proyecto Es importante que al Kickoff asistan TODOS los stakeholders, para los que no puedan asistir establecer reuniones individuales

16 7. INVOLUCRAMIENTO DEL SPONSOR Es muy importante tener bien informado e involucrado al Sponsor del Proyecto dentro de la entidad, sobre los avances, cumplimiento de hitos y entregables. Es importante tener DOCUMENTADO todas las coordinaciones con el sponsor, así estamos preparados para cualquier ISSUE con el Sponsor de la entidad.

17 8. ELABORACION DEL WBS Al momento de armar el WBS considerar las lecciones aprendidas de los anteriores proyectos realizados en DICHA entidad de gobierno. Toda entidad tiene sus propios reglamentos, formas de trabajo y procesos de control. Luego que se agotó con dicho análisis, complementar con las lecciones aprendidas con otros proyectos fuera de la entidad.

18 9. ELABORACION DEL CRONOGRAMA En el contrato se establece la FECHA DE FIN del proyecto, en el MS Project elaborar el cronograma partiendo de esa restricción. Casi siempre los plazos establecidos serán cortos, establecer la adecuada COMPRESION del cronograma con la intensificación y con la ejecución de actividades en paralelo.

19 10. ANALISIS DE RIESGOS El ÉXITO del proyecto dependerá de un buen análisis de riesgos, se debe considerar los puntos indicados en la descripción de los problemas. Considerar que por la problemática indicada varias entidades transfieren los riesgos del diseño del proyecto a los proveedores con la modalidad de ejecución contratual LLAVE EN MANO.

20 10. ANALISIS DE RIESGOS El tiempo que disponen los proveedores del estado para analizar a detalle los riesgos es muy corto (plazo del concurso público) y no se dispondrá de toda la información necesaria como se quisiera. Es necesario que en la fase de absolución de consultas se incluyan todas las dudas que se tengan por mínimas que estás sean.

21 11. DEFINICION DE CONTINGENCIAS Los contratos con las entidades de gobierno incluyen cláusulas de penalidad por incumplimiento de plazos y calidad de los entregables. Es necesario establecer contingencias de costos y tiempo que faciliten el éxito del proyecto, por lo que se debe poner mucho énfasis en la definición de las necesidades para tener claridad del proyecto que se implementa, así se podrá saber a cabalidad el nivel de riesgo que afrontamos.

22 11. DEFINICION DE CONTINGENCIAS Es necesario establecer un plan de contingencias a lo largo de todo el proyecto y el monitoreo constante de los riesgos. La diferencia entre la ganancia y la pérdida en el proyecto, está en como se identifica, monitorea y gestionan los riesgos

23 12. SEGUIMIENTO Y CONTROL Se tiene un PLAZO CONTRACTUAL que nunca debemos dejar de lado. Es necesario realizar el SEGUIMIENTO minuciosos del cronograma del proyecto, documentar las desviaciones y establecer responsabilidades por los retrasos En caso de retrasos generados por la entidad, establecer reuniones con el SPONSOR de la entidad para solucionar los issues, de ser necesario firmar Controles de Cambio (adendas al contrato) para que dichos retrasos no sean contabilizados dentro del Plazo Contractual que se dispone.

24 13. CUMPLIMIENTO DE ENTREGABLES Es necesario que en las BASES DEL CONCURSO Y/O EN EL CONTRATO se indique con claridad el procedimiento de validación del cumplimiento de los entregables, esta revisión debe realizarse desde la etapa inicial del proyecto. Es necesario definir HITOS en el Cronograma de trabajo que nos marquen la pauta de los avances parciales de los entregables

25 14. DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO El Proyecto se documenta de MANERA FORMAL desde el inicio del proyecto Las entidades están sujetas a constantes auditorias internas y externas, por lo que es necesario tener todo documentado. Como proveedor tenemos que cumplir un contrato, la documentación oportuna servirá para establecer dicho cumplimiento.

26 15. PROCESO DE CIERRE Todos los entregables deben estar documentados. Poner mucho énfasis en el tipo de información para la conformidad final del Contrato se solicita en las Bases del Concurso y el Contrato Tener mucha paciencia para conseguir todas las firmas para obtener la conformidad del proyecto.

27 16. LECCIONES APRENDIDAS Entender con claridad el proceso de implementación de proyectos en las entidades del estado Trabajar en la adecuada identificación de los stakeholders Trabajar en la adecuada identificación de los requerimientos Establecer las desviaciones entre las necesidades actuales y las que tenía la entidad antes de implementar el proyecto

28 16. LECCIONES APRENDIDAS Entender que la persona con la que hoy coordinamos en la entidad del estado, mañana no puede estar por lo que es necesario que todo esté documentado. Documentar, documentar y documentar!!!, todas las coordinaciones, acuerdos, aceptación de entregables deben de estar documentados tal como lo indica las bases del concurso o el contrato suscrito

29 Conclusiones Es muy necesario entender con claridad las necesidades del proyecto y si las actuales necesidades están contempladas en el Scope del Proyecto Realizar un adecuado análisis de riesgos y establecer las contingencias necesarias Es clave tener un buen manejo de los stakeholders

30 Información de contacto Nombre: Julio César León Mejía Compañía/Organización: IBM del Perú S.A.C. Teléfono: Sesión: 1b

31 Preguntas y respuestas

32 BASE LEGAL Ley N Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. Decreto Legislativo N 1017 Aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley. Decreto Supremo N EF Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante el Reglamento. Decreto Supremo N EF Modificación del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Decreto Supremo N EF Modificación del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Directivas de OSCE Ley N Ley del Procedimiento Administrativo General. Código Civil. Ley Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública Decreto Supremo Nº TR, Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña y del acceso al empleo decente, Ley MYPE. Decreto Supremo Nº TR, Reglamento de la Ley MYPE. -Modificación del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado de fecha

33 COMITÉ ESPECIAL El Comité especial es competente para: Elaboración de bases Convocar el proceso Absolución de consultas y observaciones Evaluar las propuestas Otorgar la Buena Pro Declarar desierto Consultar o proponer modificaciones de las características técnicas y valor Realizar todo acto necesario para la ejecución del proceso de selección hasta la entrega del consentimiento de buena pro

34 ELABORACIÓN DE LAS BASES La licitación pública se desarrolla de acuerdo a las bases aprobadas por el titular de la entidad. Las bases deben contener cuando menos lo siguiente: Mecanismos que fomenten la mayor participación de postores en función al objeto del proceso y la obtención de la propuesta técnica y económica más favorable. El detalle de las características de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; el lugar de entrega, elaboración o construcción, según el caso. La garantía de acuerdo a las normas sobre contrataciones y adquisiciones del Estado Plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva posibilidad de participación de los postores; La definición del sistema y/o modalidad a seguir, de acuerdo a las normas sobre contrataciones y adquisiciones del Estado

35 ELABORACIÓN DE LAS BASES La licitación pública se desarrolla de acuerdo a las bases aprobadas por el titular de la entidad. Las bases deben contener cuando menos lo siguiente: El calendario del proceso de selección; El método de evaluación y calificación de propuestas; La proforma de contrato, en la que se señale las condiciones de la operación. En el caso de contratos de obras figurará como anexo el Cronograma General de Ejecución de la obra, el Cronograma de los Desembolsos previstos presupuestalmente y el expediente técnico; Fórmulas de Reajustes de Precios, de ser el caso; Las normas que se aplicarán en caso de financiamiento otorgado por Entidades Multilaterales o Agencias Gubernamentales Mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas.

36 CONTRATACION LLAVE EN MANO Artículo 41.- Modalidades de Ejecución Contractual Cuando se trate de bienes u obras, las bases indicaran la modalidad en que se realizara la ejecución del contrato, pudiendo esta ser: 1. Llave en mano: Si el postor debe ofertar en conjunto la construccion, equipamiento y montaje hasta la puesta en servicio de determinada obra, y de ser el caso la elaboracion del Expediente Tecnico. En el caso de contratacionde bienes el postor oferta, ademasde estos, su instalaciony puesta en funcionamiento. Referencia: DS. Nº EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado