LISTA DE REGISTROS REGISTROS EN MEDIO IMPRESO

Transcripción

1 Revisión: 4 Hoja de 6 PG00- NOMBRE REGISTRO Acta de revisiones por la Dirección del SGC MC050 Cuaderno de correspondencia Interno Srta. Mirna Del Cuaderno de correspondencia Externo Srta. Mirna Del Ing. Marlene Vega Archivo Físico / Ambulatorio Int. Archivo Físico / Ambulatorio Ext. bodega bodega Comunicaciones enviadas y recibidas del SRI Srta. Naara Pérez 3 años Archivo en bodega Circulares Internas de Impuestos Srta. Naara Pérez 3 años Archivo en bodega Circulares Internas de Compras Públicas enviadas y recibidas Detalles de devoluciones de IVA a Proyectos del CTT. Hoja de Reclamos Ing. Erika Serrano 3 años Archivo en bodega Srta. Naara Pérez PG030- Archivos Calidad 3 años Archivo en bodega Inventario de Equipos y muebles de oficina Econ. Carola Cañarte bodega

2 Revisión: 4 Hoja de 6 PG00- NOMBRE REGISTRO Ingresos de Caja por el CTT-ESPOL Ec. Claudia Paguay años Archivo en bodega Facturas emitidas por el CTT-ESPOL Srta. Daniela Asanza años Archivo en bodega Lista de Documentos en Vigor PG004 Listado de Distribución PG005 Listado de Documentos de Origen Externo PG006 Listado de Documentos de Origen Interno PG007 Lista de Registros PG00 Ofertas enviadas a las Unidades y Centros de ESPOL (Portal Compras Públicas) Ing. Erika Serrano Plan Anual de Compras Ing. Erika Serrano bodega bodega 3 años Archivo en bodega 3 años Archivo en bodega

3 Revisión: 4 Hoja 3 de 6 PG00- NOMBRE REGISTRO Plan Anual de Auditorias PG050 Registros de formación de personal MC060 Srta. Mirna Del Registros de Acciones preventivas PG070 Registros de compras de bienes internos Ec. Katherine Miranda Registros de Hojas de vida del personal Srta. Mirna Del Archivos físicos - Secretaria Archivos físicos - Secretaria Personal actual Eliminación ó Registros de auditorias a los estados financieros EC. Julián Menéndez Archivos físicos Registros de pago de personal Administrativo y de Archivos físicos Servicio por servicios profesionales Ec. Katherine Miranda Registros de Mantenimiento del Sistema CPA. Joyce Correa

4 Revisión: 4 Hoja 4 de 6 NOMBRE REGISTRO (Hardware y software) Registros de la Evaluación de Personal Ing. Gustavo Guerrero Macias EC. Julián Menéndez Registro de Comprobantes de pago, Transferencias, Notas de Débito, Notas de Crédito, Diarios de Ajuste. Requerimientos solicitados por Directores de Proyectos (Compras Públicas) Analistas Contables Ing. Erika Serrano Seguimiento Anual Ambiente de trabajo Solicitudes de mantenimiento de instalaciones Registros de Mantenimiento de Equipos Srta. Mirna Del Director Ejecutivo ( E ) - Secretaria años Archivo en bodega años Archivo en bodega bodega año Eliminación ó bodega PG00-

5 DE CONSERVA CION FRECUENCIA DE COPIA DE SEGURIDAD LISTA DE REGISTROS Revisión: 4 Hoja 5 de 6 REGISTROS EN MEDIO DIGITAL REGISTRO TIEMPO Respaldos de información contable (Tapes, DVD ó disco duro) Respaldos Número de Oficios enviados Seguimiento de Revisiones por la Dirección, Proyectos nuevos Registros de la elección mensual y anual de la mejor compañera Ofertas enviadas a las Unidades y Centros de ESPOL (Portal Compras Públicas) Plan Anual de Compras EC. Viviana Sacoto / EC. Menéndez Personal Administrativo CTT Oficina Contabilidad y Presupuesto / Domicilio 3 años Semanal Eliminación ó bodega Oficina Contabilidad y Presupuesto 3 años Semanal Eliminación ó / Domicilio bodega Puesto Coordinadora de Calidad 3 años - Eliminación ó bodega Puesto Coordinadora de Calidad 3 años - Eliminación ó Ing. Erika Serrano Puesto Asistente de Proyectos y Compras Públicas Ing. Erika Serrano Puesto Asistente de Proyectos y Compras Públicas PG00-

6 Revisión: 4 Hoja 6 de 6 El tiempo de conservación incluye, el tiempo en archivo activo (año vigente) y el de archivo pasivo. Disposición: Destrucción, Reciclaje, Eliminación u otros que la unidad considere conveniente. Observaciones: Revisado y Aprobado por: Firma y Fecha: 05/09/ PG00-