MANUAL DE GESTION INTEGRAL

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1 MANUAL DE GESTION INTEGRAL Código: DG-D Versión: 02 - Fecha Emisión: 07/03/2013 1/29

2 CONTENIDO 1. MANUAL DE GESTION INTEGRAL OBJETIVO REFERENCIAS NORMATIVAS TÉRMINOS Y DEFINICIONES GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL PRESENTACION DE LA ENTIDAD CREACIÓN DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DE COLOMBIA, APC-COLOMBIA SEDE ESTRUCTURA ORGÁNICA GRUPOS DE INTERÉS SERVICIO APC-COLOMBIA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Misión Visión Alineación con el Plan Nacional de Desarrollo Objetivo Estratégico y Tácticos Principios Valores SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EXCLUSIONES ESTRUCTURA DEL SISTEMA Y DOCUMENTACIÓN Política de Gestión Integral Documentos del Sistema Estructura de Mapa de Procesos y procedimientos del Sistema de Gestión Integral Mapa de Procesos Control de Registros Listados de Control RESPONSABILIDAD GESTIÓN DE LOS RECURSOS Provisión de los Recursos Financieros Talento Humano Infraestructura /29

3 3.6 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO Planificación y comunicación con los Grupos de Interés Adquisición de Bienes y Servicios MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Seguimiento y Medición Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora ANEXOS CONTENIDO ILUSTRACIONES Ilustración 1. Compatibilidad de los Sistemas...8 Ilustración 2. Estructura Organizacional Ilustración 3. Estructura documental Ilustración 4. Mapa de Procesos Ilustración 6. Responsabilidades CONTENIDO TABLAS Tabla 1. Grupos de Interés Tabla 2. Estructura de Mapa de Procesos y Procedimientos del Sistema de Gestión Integral Tabla 3. Matriz de Responsabilidades /29

4 1. MANUAL DE GESTION INTEGRAL 1.1 OBJETIVO El presente Manual de Gestión Integral, es una herramienta que permite a la Agencia orientar la gestión institucional encaminada a agilizar el trabajo, mejorar la calidad del servicio y satisfacción de los grupos de interés. 1.2 REFERENCIAS NORMATIVAS. Ley 489 de por la cual se dictan normas sobre la organización y funciona-miento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones Ley 872 de 2003, "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios Decreto 4410 de 2004 se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2004, la cual se elaboró teniendo en cuenta las normas técnicas internacionales existentes sobre la materia. Decreto 1599 de 2005 por la cual se adopta el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 Decreto 4485 de 18 de noviembre de 2009 por la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 2482 de 2012 de 3 de diciembre de Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Decreto 943 de Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI 4/29

5 Resolución 05 del 12 de Marzo Adopta el Sistema de Gestión Integral SGI y se dictan otras disposiciones. Resolución 444 del 24 de Noviembre de 2014.Por la Cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno. 1.3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 1 Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos Conformidad. Cumplimiento de un requisito Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los Documento. Información y su medio de soporte. Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. 1 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica (NTCGP1000:2009), Términos y definiciones, pagina 29 5/29

6 Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. Entidades. Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. No conformidad. Incumplimiento de un requisito. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. 6/29

7 Sistema de Gestión de la Calidad para entidades. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. MECI. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2014. Modelo o herramienta de control que permite establecer, determinar, implementar y mantener su sistema de control interno para lograr el cumplimiento de la función administrativa y objetivos institucionales. Sistema de Desarrollo Administrativo 2 SISTEDA. Es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional 1.4 GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL En la Administración Pública Colombiana se cuenta con Sistemas que orientan el desarrollo de la gestión pública de las entidades estatales como son: El Sistema de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad. Los tres sistemas permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las Entidades del Estado; por tanto la planeación y la formulación articulada deben ser coherentes con el uso de herramientas para evitar duplicar acciones para el logro de los objetivos comunes. Compatibilidad entre los sistemas. 2 Decreto no de DAFP 7/29

8 Ilustración 1. Compatibilidad de los Sistemas 8/29

9 2. PRESENTACION DE LA ENTIDAD 2.1 CREACIÓN DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DE COLOMBIA, APC-COLOMBIA. Decreto 4152 de Por el cual se escinden unas funciones de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación internacional Acción Social y se crea la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC Colombia Artículo 2. Creación de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC-Colombia. Para cumplir las funciones escindidas, créase una Unidad Administrativa Especial que se denominará Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, -APC-COLOMBIA, como una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, adscrita al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. 2.2 SEDE Decreto 4152 de Artículo 3. Sede. La Agencia tendrá su sede en la ciudad de Bogotá, D.C., y desarrollará su objeto en el territorio nacional y en el exterior 2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA Artículo 11. Estructura. la estructura de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC -COLOMBIA, será la siguiente: Consejo Directivo. Despacho del Director General. Dirección de Coordinación Interinstitucional de Cooperación. Dirección de Oferta de Cooperación Internacional. Dirección de Gestión de Demanda de Cooperación Internacional. Dirección Administrativa y Financiera. Órganos de Asesoría y Coordinación. 9/29

10 Ilustración 2. Estructura Organizacional 2.4 GRUPOS DE INTERÉS Grupos de Interés Entidades Territoriales Sectores Sociedad Civil Países Agencias y organismos de Cooperación Lineamientos Políticas Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Departamento Nacional de Planeación Cancillería Departamento Administrativo de la Presidencia Consejo Directivo APC-Colombia Tabla 1. Grupos de Interés 2.5 SERVICIO APC-COLOMBIA Asesoría en la identificación, formulación, ejecución y seguimiento de las estrategias, programas y proyectos de Cooperación Internacional. 10/29

11 2.6 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Misión. Liderar la cooperación internacional del país, a través de la coordinación, el fortalecimiento y la diversificación de la oferta y la demanda, en sinergia con los diferentes actores, para contribuir al desarrollo sostenible y al posicionamiento de Colombia en el mundo Visión. Consolidar a Colombia como un actor relevante en el contexto mundial, con modelos efectivos para la gestión y articulación de la oferta y la demanda de cooperación de alto impacto y sostenible, para el desarrollo nacional e internacional Alineación con el Plan Nacional de Desarrollo PROSPERIDAD PARA TODOS La gestión de APC-Colombia durante el 2012 permitió alcanzar las metas y garantizar el cumplimiento de visión de país y de los compromisos del programa de gobierno enmarcada en los 7 retos impartidos: Alinear la cooperación con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo (Tres grandes metas: más empleo, menos pobreza y más seguridad. Temas transversales y estratégicos: reconciliación de los colombianos, buen Gobierno, sostenibilidad ambiental, competitividad y gestión integral del riesgo). Articular a todos los sectores y entes territoriales con el propósito de obtener una cooperación más efectiva e integral. Diversificar las fuentes de cooperación. Alcanzar para el final del cuatrienio la meta de millones de dólares gestionados. Hacer más expedito el manejo de fondos de cooperación por parte de las entidades oficiales. Balancear mejor la distribución territorial de los proyectos de cooperación internacional. Consolidar la oferta de cooperación Sur-Sur. 11/29

12 2.6.4 Objetivo Estratégico y Tácticos Objetivo estratégico. Gestionar, orientar y coordinar técnicamente la cooperación internacional pública, privada, técnica y financiera no reembolsable que reciba y otorgue el país y Administrar y apoyar la canalización y ejecución de recursos, programas y proyectos de cooperación internacional, atendiendo los objetivos de la política exterior y el plan nacional de desarrollo Se han definido 4 objetivos tácticos alineados a la estructura, las funciones y el objeto de APC Colombia así: Coordinar, gestionar y diversificar la cooperación internacional para Colombia, garantizando su eficacia de acuerdo con las prioridades del país Gestionar y coordinar la cooperación sur-sur y triangular CSS y Tr de Colombia, con enfoque de resultados, promoviendo y facilitando el desarrollo de otros países. Coordinar actores del orden nacional y territorial en el marco del SNCI, propiciando sinergias para una gestión integral efectiva de la oferta y la demanda de Cooperación Internacional de Colombia Gestionar y ejecutar los recursos administrativos y financieros asignados a la entidad, así como los provenientes de cooperación internacional que le sean confiados; y administrar el Talento Humano de APC Colombia Principios En APC-Colombia los Servidores Públicos acogemos los Principios: a) De la Función Administrativa 3. La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. b) De Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios 4, como son: enfoque hacia el cliente, 3 Artículo 3, Ley 489 de Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009) 12/29

13 liderazgo, participación, enfoque basado en procesos, enfoque del sistema para la gestión, mejora continua, enfoque basado en hechos datos para la toma de decisiones, relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes y servicios, coordinación, cooperación y articulación y transparencia. c) Institucionales, los cuales la Agencia establece enmarcados en la gestión institucional: El servicio público orientado hacia interés general. Promovemos una gestión pública con resultados muy positivos para los ciudadanos y nuestros grupos de interés, con un enfoque de equidad, orientando la obtención de beneficios públicos antes que los beneficios personales. Actuamos en el marco de los principios constitucionales, teniendo una profunda convicción del servicio por lo público y una firme disposición a desarrollar acciones que permitan seguir fortaleciendo la legitimidad del Estado. Hacia un desarrollo socialmente incluyente y ambientalmente sostenible. Nos aseguramos que la equidad social y la sostenibilidad ambiental sean ejes esenciales en toda iniciativa de desarrollo y de cooperación internacional que gestionamos y coordinamos, teniéndose en cuenta el enfoque diferencial. Gestión orientada a resultados. La cooperación internacional que promovemos y gestionamos vincula la planeación y la administración de los recursos a los resultados deseados para el mejoramiento de las condiciones de vida de la población beneficiada. Acciones orientadas a partir del enfoque de sensibilidad. Todos nuestros procesos de cooperación internacional están alineados a aportar al desarrollo de nuestro país y de otros países, sin generar ningún daño social, cultural o ambiental. Efectiva administración de los bienes públicos. Como administradores de recursos públicos nacionales e internacionales, rendimos cuentas a toda la ciudadanía y a nuestros grupos de interés, sobre su utilización y los resultados de la gestión institucional. Ejercemos nuestras funciones dejando constancia verificable de nuestras acciones y garantizando el acceso de la ciudadanía a la información en un entorno de igualdad y equidad. Fortalecimiento y consolidación de la diversificación de la Cooperación de Colombia. Gestionamos, orientamos y coordinamos técnicamente la Cooperación Internacional y apoyamos en la canalización y ejecución de 13/29

14 recursos, programas y proyectos alineados a los objetivos de política exterior y Plan Nacional de Desarrollo Valores La Directora, su Equipo Directivo y demás servidores públicos de la Agencia, cimentan la gestión institucional sobre los siguientes valores: Compromiso: Como servidores públicos tenemos la firme disposición de asumir como propios los objetivos estratégicos de APC-Colombia. Desarrollamos al máximo nuestro conocimiento, capacidades y habilidades para el logro de los objetivos que se nos han confiado. Cuando nos comprometemos con el servicio público, es porque conocemos y aceptamos las condiciones y las obligaciones que éste conlleva, actuando más allá del deber que se nos ha establecido. Honestidad: Elegimos actuar siempre con base en la verdad, siendo nuestros pensamientos y acciones como servidores públicos reconocidas por su integridad y coherencia. Respeto: Reconocemos el valor que cada uno de nosotros tiene como individuo, ciudadano y servidores públicos, al igual que valoramos en igualdad de condiciones las necesidades e intereses que tienen los ciudadanos que demandan nuestros servicios. Responsabilidad: Tenemos presente la importancia del desarrollo oportuno de acciones que permitan el cumplimiento de la misión institucional, aceptando consciente y libremente las consecuencias de nuestros actos. Solidaridad: Practicamos de manera activa el reconocimiento por la diferencia, valorando la diversidad, la colaboración conjunta y el trabajo en equipo para el logro efectivo de la misión y los objetivos institucionales. 14/29

15 3. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 3.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL El Sistema de Gestión Integral de APC-Colombia descrito en este manual contempla todos los procesos del Mapa de Procesos aprobado por la Alta Dirección, orientadas a cumplir con los requisitos establecidos para una adecuada prestación de servicios a los Grupos de Interés, en cumplimiento al Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000: EXCLUSIONES Se excluyen los numerales 7.3 Diseño y Desarrollo y 7.6 Control de Equipos de seguimiento y Medición 3.3 ESTRUCTURA DEL SISTEMA Y DOCUMENTACIÓN Política de Gestión Integral La política de Gestión Integral fue aprobada por la Alta Dirección la cual será difundida a Servidores Públicos de la Agencia para su interiorización y apropiación: APC-Colombia, con un Talento Humano calificado y comprometido, gestiona integralmente la Cooperación Internacional no reembolsable que recibe y ofrece el país, con eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia; administrando los riesgos y cumpliendo los requisitos del sistema de gestión integral, a través de la innovación, el aprendizaje y la mejora continua de nuestros procesos; con el fin de satisfacer las necesidades y considerar las expectativas de nuestros grupos de interés. 15/29

16 3.3.2 Documentos del Sistema El control de documentos y registros, la Agencia Ilustración 3. Estructura documental Estructura de Mapa de Procesos y procedimientos del Sistema de Gestión Integral Procesos estratégicos (1): incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. Procesos misionales (3): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la Entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Procesos de apoyo (3): incluyen todos los procesos para la provisión de los recursos financieros, talento humano e infraestructura necesarios para que la Agenda adelante acciones encaminadas al cumplimiento de la misión institucional. 16/29

17 Procesos de evaluación (1): incluye el proceso necesario para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. El Sistema de Gestión Integral de la Agencia está constituido por 8 procesos los cuales dos (2) son Estratégicos, tres (3) misionales para la Gestión de la Cooperación Internacional y tres (3) de apoyo. Tipo de Proceso Procesos Procedimientos Estratégico y de Evaluación DG-F-CR-001 Proceso Direccionamiento, planeación y seguimiento. DG-PR-001 Procedimiento Control de Documentos DG-PR-002 Procedimiento control de registros DG-PR-003 Procedimiento servicio/producto no conforme DG-PR-004 Procedimiento Evaluación de proyectos para asignación de contrapartida nacional DG-PR-005 Procedimiento Incorporación de recursos de cooperación internacional al presupuesto nacional. Misional DG-F-CR-002 Proceso Evaluación y Control DC-CR-001 Proceso Coordinación Interinstitucional DO-CR-001 Proceso Gestión de Cooperación Sur- Sur y Triangular DG-PR-006.Procedimiento Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. DG-PR-007 Auditoría Interna DC-PR-001 Procedimiento agendas de trabajo. DO-PR-001 Procedimiento Comisiones Mixtas. DO-PR-002 Procedimiento Estrategias Regionales. DO-PR-003 Procedimiento Cooperación Triangular. DO-PR-004 Procedimiento Asistencia Internacional. DO-PR-005 Procedimiento Buenas prácticas Apoyo DD-CR-001 Proceso Demanda de Cooperación Internacional DA-CR-002 Proceso Administrativo DD-PR-002 Procedimiento Mecanismo de Coordinación y Seguimiento entre APC-Colombia y las Fuentes DD-PR-003 Procedimiento Gestión con Fuentes No oficiales DA-PR-001 Procedimiento Administración de Personal DA-PR-005 Procedimiento Atención al Ciudadano DA-PR-006 Procedimiento Concurso de Méritos DA-PR-009 Procedimiento Donaciones en Especie 17/29

18 DA-PR-010 Procedimiento Ejecución del Plan de Adquisiciones DA-PR-011 Procedimiento Gestión Documental DA-PR-013 Procedimiento Inventarios DA-PR-015 Procedimiento Sistemas DA-PR-016 Procedimiento Administración de Correspondencia DA-PR-017 Procedimiento PQRS Institucional DA-PR-020 Procedimiento Tramite Comisiones Internacionales DA-PR-021 Procedimiento Tramite Comisiones Nacionales DA-PR-022 Procedimiento Administración de Recursos DA-PR-002 Procedimiento Administración Contable DA-CR-001 DA-PR-003 Procedimiento Administración de Proceso Financiero Tesorería y Pagos DA-PR-004 Procedimiento Gestión Presupuestal DA-PR-007 Procedimiento Contratación Directa DA-PR-008 Procedimiento Contratación Mínima Cuantía DA-PR-012 Procedimiento Contratación Licitación V2 DA-PR-014 Procedimiento selección abreviada DA-CR-003 DA-PR-019 Procedimiento Contratación Mínima Proceso Contractual Cuantía Grandes Superficies PR-PR-018 Procedimiento de Selección abreviada por subasta inversa de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización Tabla 2. Estructura de Mapa de Procesos y Procedimientos del Sistema de Gestión Integral 18/29

19 3.3.4 Mapa de Procesos Lineamientos Políticas Grupos de interés Ministerio de Relaciones Exteriores Departamento Administrativo de la Presidencia Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Departamento Nacional de Planeación Ilustración 4. Mapa de Procesos Entidades Territoriales Entidades Del Orden Nacional Organismos Internacionales (Multilaterales) Sociedad Civil Sector Privado Entidades Descentralizadas Países Ciudadano 19/29

20 3.3.5 Control de Documentos. Los documentos del sistema de gestión integral se controlan siguiendo la metodología establecida en el Procedimiento Control de Documentos (DG-PR-001), para aprobar, revisar, actualizar identificando los cambios de versión vigente de los documentos Control de Registros. Los registros del Sistema de Gestión Integral de la Agencia se controlan siguiendo el procedimiento Control de Registros (DG- PR-002), que define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y su disposición Listados de Control. El control de los documentos y registros del Sistema se realiza a través del Listado Maestro de documentos (DG-F-015), listado Maestro de Registros (DG-F-016), Tablas de Retención documental y Normograma (DG-F-009). La codificación y cambios de los documentos y registros del sistema de gestión integral son diligenciados en la Lista de Codificación y Control de Cambios DG-F-013, es de responsabilidad del Asesor con funciones de planeación, seguimiento y evaluación Políticas de Operación Proceso Direccionamiento Planeación y seguimiento o La Planeación Institucional es un proceso participativo para concertar objetivos y metas en cumplimiento de las funciones de la Agencia. o Socializar con oportunidad documentos del SIG para garantizar su correcta aplicación. o Los Líderes de los procesos serán los responsables de definir, seguir y evaluar los controles a los riesgos identificados siguiendo para ello la Guía de Administración del Riesgo. o Los Lideres de Proceso deberán reportar el seguimiento al cumplimiento de metas acorde con la periodicidad establecida. o Todos los productos deben responder al Manual de Comunicaciones y al Manual de Imagen 20/29

21 o Los Servidores Públicos de la Agencia tendrán la responsabilidad de implementar, mantener y propender por la mejora continua del Sistema de Gestión Integral. o La asesoría jurídica se prestara a la Agencia en todos los procesos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, mediante el estudio, interpretación y aplicación de la normatividad vigente, garantizando con ello la legalidad de sus actuaciones. Evaluación y control o Promover en los servidores públicos de APC-Colombia, la Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión como fundamentos esenciales del Sistema de control Interno, los cuales garantizarán la efectividad del Control Interno.. o Para una adecuada administración de la Gestión del Riesgo, todos los procesos se apoyaran en el proceso de control y evaluación, para identificar, analizar, evaluar las amenazas externas e internas y definir controles para disminuir la ocurrencia de los riesgos institucionales. o La relación de coordinación con los entes externos será de responsabilidad del proceso de evaluación y control, en cuanto a solicitudes de información y respuestas que deben tener la aprobación del Representante Legal de la Entidad o La evaluación independiente será ejecutada bajo principios de responsabilidad, transparencia y objetividad. Coordinación Interinstitucional o La concertación e implementación de las Agendas de Trabajo territoriales y sectoriales debe atender el Procedimiento de Agendas de Trabajo, y los Instructivos de Fortalecimiento de Capacidades y de Cursos Cortos o Los informes trimestrales de sectores y territorios deben contener todos los soportes que se establezcan en las agendas de trabajo y deben estar en las carpetas de retención documental 21/29

22 Gestión de Cooperación Sur-Sur y Triangular o La priorización de las actividades y proyectos de CSS y CT se realizan teniendo en cuenta los siguientes criterios: Alineación con las áreas de demanda y oferta priorizadas en la Estrategia Nacional de Cooperación Internacional. Integración con el ámbito de la cooperación sur sur, es decir, intercambio de conocimientos y experiencias entre países en desarrollo (América Latina y el Caribe, Asia y África). Alineación con las áreas priorizadas por el Consejo Directivo de APC- Colombia. Alineación con las áreas de cooperación priorizadas por los demás países. Integración a las estrategias regionales de cooperación sur-sur (Estrategia Asia, África, el Caribe y Mesoamérica). Gestión de Demanda de Cooperación Internacional o La coordinación en la implementación de los mecanismos de coordinación y seguimiento con las fuentes, así como la elaboración de insumos para las estrategias país se puede resumir de la siguiente manera: La Dirección de Demanda de Cooperación acuerda el proceso y cronograma para la definición del mecanismo de coordiación y seguimiento, así como de la Estrategia País con el cooperante. Revisión de prioridades de oferta y demanda del país, a partir de las fichas de caracterización elaboradas por la Dirección de Coordinación Interinstitucional y la Dirección de Oferta. Así mismo, se tienen en cuenta las fichas de caracterización de las fuentes elaboradas por la Dirección de Demanda de Cooperación. En coordinación con la Dirección de Coordinación Interinstitucional, se convoca a las entidades públicas del orden nacional y se consulta con las del orden territorial, sobre los objetivos de cooperación de la fuente frente a las prioridades del país. Elaboración de los insumos para de la Estrategia País. Según acuerdo entre los dos países, estos comentarios son transmitidos directamente al cooperante o a través del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. 22/29

23 Administrativo Financiero Contractual o Todos los aspirantes a ocupar un empleo en la planta de personal de APC- Colombia deberán demostrar el cumplimiento de requisitos de estudio y experiencia respectivo, para su correspondiente certificación. o Las solicitudes de salida de bienes y/o elementos deberán ser tramitadas por la Intranet o por el formato dispuesto para ello y autorizadas por el Profesional con Funciones administrativas o a quien este autorice. o Toda Donación deberá ser aprobada por el Director de APC-Colombia o por el Director Administrativo y Financiero o Los ciudadanos son nuestro principal propósito razón por la cual se debe ser oportuno al momento de dar trámite a todas sus solicitudes o Aplicación de las medidas y controles de seguridad establecida por los sistemas de información SIIF NACION. o Seguimiento permanente a los registros presupuestales, contables y de tesorería. o Aplicar los procedimientos establecidos para la sostenibilidad de la información contable. o El software y las licencias que adquiera la Entidad se contabilizaran en la cuenta de activos intangibles. o El reconocimiento, registro y revelación de las obligaciones derivadas de las sentencias y conciliaciones judiciales se hará de acuerdo con el estado de cada uno de los procesos. o La Entidad efectuará el avalúo de sus bienes cada cinco años, de acuerdo con la metodología establecida. o Todas las solicitudes de contratación que cumplan con el mínimo de los requisitos establecidos serán tramitadas de acuerdo al proceso de selección aplicable para el efecto determine la Ley o Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de contratación estatal. 23/29

24 3.4 RESPONSABILIDAD La responsabilidad frente al Sistema de Gestión Integral en la Agencia es del Director General, los Directores Técnicos Líderes de Procesos y el Representante de la Alta Dirección -Asesor con funciones de planeación, seguimiento y evaluación. El Director General y Líderes de Proceso evidencia su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Integral, mediante la firma de Acta de compromiso emitida el 4 de septiembre del El Director General ha establecido los canales de comunicación institucionales internos y externos efectivos para socializar la información generada en el marco del Sistema de Gestión Integral. El Director General La Alta Dirección estable que una vez al año para asegurar de la conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Integral realizará una revisión, incluyendo las oportunidades de mejora y ajustes al mismo. DELEGADO LÍDER DE PROCESO Ilustración 5. Responsabilidades 24/29

25 TIPO DE DOCUMENTO/REGISTRO QUIEN ELABORA PROPUESTA QUIEN REVISA QUIEN APRUEBA Política y Objetivos del Sistema de Gestión Integral Delegado Líder de Proceso Representante de la Dirección Director(a) General Mapa de Procesos Delegado Líder de Proceso Representante de la Dirección Director(a) General Manual del Sistema de Gestión Integral Planeación Representante de la Dirección Director(a) General Procesos, procedimientos, Instructivos, Guías, Registros, Documentos, entre otros Líder del Proceso Tabla 3. Matriz de Responsabilidades Representante de la Dirección Representante de la Dirección. Líder del Proceso 3.5 GESTIÓN DE LOS RECURSOS Provisión de los Recursos Financieros El Director General proporciona los recursos (financieros, infraestructura, talento humano, ambiente de trabajo) necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión Integral y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, aumenta do la satisfacción de los grupos de interés mediante el cumplimiento de sus requisitos Talento Humano La Agencia cuenta con Servidores Públicos competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas; soportadas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales. Anualmente se elabora el Plan Institucional de Capacitación que contiene las necesidades de capacitación, formación requerida por los Servidores Públicos; 25/29

26 evaluando la eficacia de las acciones tomadas en función de los objetivos de cada área y logros obtenidos, manteniendo los registros de los mismos Infraestructura La Alta dirección proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio la cual incluye, edificios, espacios de trabajo, equipos, sistemas de información, entre otros. 3.6 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO Planificación y comunicación con los Grupos de Interés Los documentos elaborados en Sistema de Gestión Integral permiten que la Agencia apalanque el cumplimiento de los requisitos de la Entidad, de Grupos de Interés, producto/servicio y de ley. La Agencia cuenta con una ficha del servicio que reúne con los requisitos de los Grupos de Interés, Legales e institucionales, como son: Cliente Servicio Legales Institucional APC Grupos de Interés Entidades Territoriales Sectores Requisitos Oportunidad. Entrega del servicio de acuerdo a los tiempos y lugares. Confiabilidad. Credibilidad en el servicio recibido Coherencia. Entrega de información lógica y consecuente, atendiendo a los objetivos de Política exterior, el Plan Nacional de Desarrollo, la Estrategia Nacional de Cooperación Internacional Calidad. Satisface las necesidades identificadas por los grupos de interés. Conforme. Con requisitos de ley, institucionales que orientan la satisfacción de los grupos de interés Claridad. Lenguaje claro, fácil de comprender. Cumplimiento con lo establecido por Gobierno Nacional e Internacional. Consecuente con Lineamientos Gobierno Nacional. Atender objetivos de Política Exterior, Plan Nacional de Desarrollo Cumplimiento Requisitos de Norma. Cumplimiento o de Requisitos NTC GP1000:2009 MECI 1000:2014 orientados a satisfacer a los grupos de interés y al logro de los objetivos institucionales Expectativas Fortalecimiento de las capacidades institucionales Implementación de programas y proyectos con enfoque regional, promoviendo la integración sectorial. Articular la Cooperación Internacional en Colombia 26/29

27 Sociedad Civil Países Agencias y Organismos de Cooperación Contar con los mecanismos innovadores para el seguimiento y evaluación de la Cooperación Internacional Fortalecer la Coordinación Interinstitucional Resultados sostenibles de desarrollo de la cooperación internacional a escala sectorial y territorial Conocer las prioridades para la cooperación que recibe el País. Buenas prácticas en gestión pública que contribuyan al desarrollo. Construcción de iniciativas regionales integrales y estratégicas. Contar con un Sistema Nacional de Cooperación Internación SNCI que facilite y ordene la interlocución entre entidades. Identificar los componentes y líneas prioritarias de cooperación del País. La Agencia establece un Proceso de Direccionamiento y Evaluación de la Gestión Institucional, que contiene (2) procesos Proceso de Direccionamiento, Planeación y Seguimiento y (1) Proceso de Evaluación y Control; los cuales realizan análisis, seguimiento y evaluación de la gestión y a la efectividad de los controles de finidos por los procesos y que están orientados al cumplimiento del Servicio Institucional y requisitos de Grupos de Interés. Las estrategias de comunicación interna y externa le permiten a la Agencia mantener retroalimentación permanente con los Grupos de Interés. Según lineamientos establecidos para las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cada mes se consolida informe validando los posibles aportes de mejora en la prestación del servicio. Se cuentan con mecanismos de participación de los Grupos de Interés como son: foro de discusión, chat, Facebook Youtube Mail institucional: cooperacion@apccolombia.gov.co Adquisición de Bienes y Servicios La Agencia realiza la adquisición de los bienes y servicios necesarios para cumplir su misión acorde con la ley 80/1993, la ley 1150/2006 y demás normatividad aplicable, a través de la Dirección Administrativa y Financiera Los controles están en los procedimientos y el Manual de Supervisión de Contratos y Convenios que garantizan la calidad del servicio/producto recibido. 27/29

28 3.7 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Teniendo en cuenta el mapa de procesos, se establecen indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para efectuar el seguimiento y medición de los procesos. Actualmente se cuentan con indicadores los cuales dan cumplimiento a los objetivos de la Agencia plasmados en el Plan Estratégico Institucional, los resultados son consolidados periódicamente reportando a la Alta Dirección Seguimiento y Medición Para determinar si el Sistema de Gestión Integral es conforme con las disposiciones planificadas y es eficaz, eficiente y efectivo, se estableció un Procedimiento de Auditorias DG-PR-007. Control Interno y Planeación realizara Auditorias Integrales que permitirá hacer seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión Integral asegurando que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesaria para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas Control del Servicio No Conforme Se establece un Procedimiento de Producto/Servicio No conforme DG-PR-003 que permite identificar, analizar, dar tratamiento y corregir los productos/servicios no conformes de acuerdo con los requisitos establecidos para prevenir su uso o entrega no intencional Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Producto de la medición y el seguimiento de los procesos, cuando sea conveniente se aplica el procedimiento de Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento DG-PR-006; verificando si se cumplen los requisitos de acuerdo con los criterios de aceptación 28/29

29 4. ANEXOS Anexo 1. DG-PR-001. Procedimiento Control de Documentos Anexo 2. DG-PR-002. Procedimiento Control de Registros Anexo 3. DG-F-015. Listado Maestro de documentos Anexo 4. DG-F-016. Listado Maestro de Registros Anexo 5. DG-F-009 Normograma Anexo 6. DG-PR-007 Procedimiento de Auditorias. Anexo 7. DG-PR-003. Procedimiento de Producto/Servicio No conforme Anexo 8. DG-PR-006 Procedimiento de Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento Anexo 9. DG-CR-001 Proceso Direccionamiento, planeación y seguimiento Anexo 10. DG-CR-002 Proceso Evaluación y Control Anexo 8. DC-CR-001 Proceso Coordinación Internacional Anexo 9. DO-CR-001 Proceso Gestión de Cooperación Sur- Sur y Triangular Anexo 13. DD-CR-001 Proceso Demanda de Cooperación Internacional Anexo 14. DA-CR-002 Proceso Administrativo Anexo 10. DA-CR-001 Proceso Financiero Anexo 11. DA-CR-003 Proceso Contractual 29/29