MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA

Transcripción

1 ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y Dirección Jurídica Vigente a partir del 27/10/2015

2 Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Av. Javier Barros Sierra No. 515, 8 Piso, Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón México, D.F., C.P Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección Jurídica, otorgándole el crédito correspondiente. Dirección Jurídica Vigente a partir del 27/10/2015

3 Hoja de Autorización Elaboró Mtra. Michelle Dagdug Lima Experto Técnico Rúbrica Revisó Revisó Lic. Ramsés Netzahualcóyotl Hidalgo López Subgerente de Asistencia Legal 2 Rúbrica Lic. Hilda Rocío Parra Lucio Subgerente de Asistencia Legal 1 Rúbrica Revisó Revisó Lic. Raquel Negrete Cárdenas Subgerente de Proyectos Públicos Rúbrica Lic. Ángel Francisco Hernández Hernández Subgerente de Proyectos Privados 2 Rúbrica Revisó Revisó Lic. Daniel Basurto Caro Gerente de Proyectos Públicos Rúbrica Lic. José Eduardo Díaz Valdés Gerente de Asistencia Legal a Estados y Municipios Rúbrica Página 1 de 19 Acuerdo(s)/FAC

4 Revisó Revisó Lic. Edda Esperanza Herrera Hernández Gerente de Proyectos Privados 1 Rúbrica Lic. Jean Aglot Cortés Gerente de Proyectos Privados 2 Rúbrica Aprobó Lic. Octavio Javier Borunda Quevedo Subdirector de Rúbrica Página 2 de 19 Acuerdo(s)/FAC

5 Sección de Control de Cambios Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio 01 Todas Se modificó el manual con el propósito de adecuarlo al Manual de Políticas y Lineamientos par Emisión de Documentos Normativos, así como realizar diversas precisiones al procedimiento en él documentado Derivado de la revisión anual realizada por los Subgerentes y Gerentes de la y no presentando modificaciones y/o cambios al marco jurídico y normativo, estructura organizacional, y en la operación, el documento normativo conserva su vigencia. Fecha de Emisión 14/10/11 21/11/12 Con lo anterior, se da cumplimiento al Manual de Políticas y Lineamientos par Emisión de Documentos Normativos con lo respectivo al tema actualización de documentos normativos. 03 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones. 04 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones. 05 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones. 27/10/ /10/ /10/2015 Página 3 de 19 Acuerdo(s)/FAC

6 Contenido Sección I. Visión General 5 I.1 Objetivo 5 I.2 Alcance 5 I.3 Responsabilidades respecto al manual 6 I.4 Marco y Normativo 7 I.5 Instancias de Autorización 7 Sección II. Procedimiento 8 II.1 Descripción 8 II.2 Políticas 9 II.3 Procedimiento 12 Sección III. Anexos 20 III.1 Tabla de Anexos 20 Página 4 de 21 Acuerdo(s)/FAC

7 Sección I. Visión General I.1 Objetivo El presente Manual tiene como propósito el coadyuvar a mantener los instrumentos jurídicos originales (anexos y aquello que conste como garantía o fuente de pago de los mismos) que amparen la formalización y disposición de los recursos de las operaciones que realice la Institución, a fin de salvaguardar sus intereses. Proporcionar al personal del área jurídica de la Institución la metodología a seguir par atención de solicitudes de guarda y custodia que reciba en este sentido. I.2 Alcance Este Manual de Procedimientos aplica al servicio de guarda y custodia de instrumentos jurídicos con alcance s Oficinas Centrales de la Institución. Aplica, Gerencia Jurídica de Proyectos Públicos, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 1, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 2 y Gerencia de Asistencia Legal a Estados y Municipios. Página 5 de 21 Acuerdo(s)/FAC

8 I.3 Responsabilidades respecto al manual Responsable Subdirector de Gerente de Proyectos Públicos Gerente de Proyectos Privados 1 Gerente de Proyectos Privados 2 Gerente de Asistencia Legal a Estados y Municipios Subgerente de Proyectos Públicos Subgerente de Proyectos Privados 1 Subgerente de Proyectos Privados 2 Subgerente de Asistencia Legal 1 Subgerente de Asistencia Legal 2 Experto Técnico Personal facultado de las áreas involucradas Responsabilidad Aprobar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Gestionar la actualización y publicación de este documento. Enviar este Manual de Políticas y Procedimientos Contraloría Interna par revisión de su apego al Sistema de Control Interno. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Elaborar este Manual de Políticas y Procedimientos. Aplicar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras. Página 6 de 21 Acuerdo(s)/FAC

9 I.4 Marco y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente Manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa: Disposiciones de carácter general aplicables s instituciones de crédito, publicadas el 2 de diciembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación y sus modificaciones. Objetivos, Lineamientos y Políticas en Materia de Originación y Administración del Crédito. Manual de Crédito. Manual de Procedimientos par Atención de es de Guarda y Custodia en la. Manual de Procedimientos par Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional. Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno. Código de Conducta de Banobras. Guía par Emisión de la Normativa Interna. Guía par Mejora de la Gestión de los Procesos. I.5 Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el titular de la Consultoría Jurídica, de conformidad con la Guía par Emisión de la Normativa Interna emitida por la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría. Página 7 de 21 Acuerdo(s)/FAC

10 II.1 Descripción Sección II. Procedimiento A continuación se muestra una breve descripción 1 2 Etapa Recibe solicitud de remisión a guarda y custodia Revisión de la documentación remitida con la solicitud Descripción Localización en este documento Se recibe solicitud y anexos vía oficio. 3.1 Se verifica que estén todos los documentos relacionados en la solicitud Elaboración de oficio y formato Se elabora el oficio y el formato mediante el que se remiten los documentos a guarda y custodia Entrega de oficio y formato Se entrega a el oficio y el formato por el que se remiten los documentos a guarda y custodia Archivo de acuse de recibo Se archiva el acuse de recibo del oficio y formato por el que se remitieron los documentos a guarda y custodia y se obtiene copia de los documentos remitidos 13.1 Página 8 de 21 Acuerdo(s)/FAC

11 II.2 Políticas II.2.1 De la operación 1. Este Manual de Procedimientos es obligatorio par realización de las actividades aquí descritas. 2. La actividad inicia con la solicitud de remisión del instrumento jurídico para guarda y custodia, la cual deberá ser por escrito, deberá venir debidamente firmada por un funcionario del área requirente que la genera con nivel Gerencia como mínimo, y en su caso, deberá indicar el número de folio en el Sistema Flujo de Trabajo de Expedientes de Crédito que le corresponda o su equivalente, y termina con la entrega del oficio correspondiente Gerencia de Control de Pagos, la digitalización del acuse de recibo, su incorporación al SIFTEC y el archivo del referido documento en el expediente. 3. Los formatos de solicitudes de guarda y custodia deben ser elaborados por un Subgerente o Experto Técnico y autorizados por un Subdirector o un Gerente de la Consultoría Jurídica. Los formatos deberán estar firmados por el personal del área jurídica que lo elaboró y autorizó. 4. La comunicación de envío a guarda y custodia debe estar debidamente documentada y firmada por un funcionario de la con nivel Gerencia como mínimo. 5. Las solicitudes de envío a guarda y custodia se atenderán cada una en un plazo no mayor de 20 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquella que conste en el acuse de recibo correspondiente. 6. La atención de solicitudes de envío a guarda y custodia se realiza a petición de las distintas áreas de las Oficinas Centrales de la Institución, por lo que con excepción de lo previsto en el numeral 5 anterior, no hay una periodicidad determinada par atención de la misma. 7. Los canales de comunicación son escritos, según consta en el rubro de entregables del numeral 6.2 Descripción de actividades de este Manual de Procedimientos. 8. La difusión del presente Manual de Procedimientos se realizará a través de la Intranet Institucional. 9. El personal de la que interviene en la guarda y custodia debe aplicar las actividades descritas en el presente Manual, alineadas s diversas operaciones del Banco, las cuales se encuentran documentadas a un nivel general, así como su tiempo promedio. 10. Los tiempos previstos en el numeral II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual, se establecen considerando la atención de una solicitud de envío a guarda y custodia vez. Página 9 de 21 Acuerdo(s)/FAC

12 II.2.2 De la Dirección Jurídica 1. Vigilar la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Coadyuvar en la aplicación de este Manual de Procedimientos. II.2.3 De la 1. Dirigir la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Supervisar el control y gestión de las solicitudes. 3. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo. II.2.4 De los Gerentes s de Proyectos Públicos, de Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2 y de Asistencia Legal a Estados y Municipios 1. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo. 2. Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes. 3. Coordinar el envió a guarda y custodia de instrumentos jurídicos. 4. Comunicar por escrito al área solicitante sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación, a más tardar el día hábil bancario siguiente de que tenga conocimiento de que ocurra tal daño o deterioro. II.2.5 De los Subgerentes s de Proyectos Públicos, Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2, Asistencia Legal 1 y Asistencia Legal 2 1. Revisar y elaborar el formato de solicitud respectivo. 2. Supervisar el envió a guarda y custodia de instrumentos jurídicos. Página 10 de 21 Acuerdo(s)/FAC

13 II.2.6 De los Expertos Técnicos de las Gerencias Jurídicas de Proyectos Públicos, de Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2 y de Asistencia Legal a Estados y Municipios 1. Elaborar comunicación de envío a guarda y custodia y el formato de solicitud de dicho envío. 2. Firmar el formato de solicitud de envío a guarda y custodia de los instrumentos jurídicos, en caso de haberlo elaborado. II.2.7 Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental 1.Dirigir el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica administrando la recepción de solicitudes de guarda y custodia. Página 11 de 21 Acuerdo(s)/FAC

14 II.3 Procedimiento II.3.1 Diagrama de Flujo Secretaria/Subdirector Volante de control de Gestión Documental Oficio de So licitud Subgerente/Experto Técnico 7.0 Elabora formato de solicitud y lo firma, así mismo elabora comunicación Gerencia de Control de Pagos solicitando la gu arda y cu stodia del o los instrumentos jurídicos; además digitaliza y obtiene co pia de él o los instrumentos jurídicos. B Formato de Comunicación Página 12 de 21 Acuerdo(s)/FAC

15 B Formato de Comunicación Subdirector/Gerente 8.0 Recibe la comunicación dirigida Gerencia de Control de Pagos, el Formato de y revisa que estén correctos conforme al o los instrumentos s Formato de Comunicación están correctos? No 7 Si Subdirector/Gerente 9.0 Firm comunicación dirigida Gerencia de Control de Pagos y Formato de y entrega al Experto Técnico o Secretaria Experto Técnico/Secretaria Formato de Comunicación 10.0 Recibe comunicación, Formato de y el o los instrumentos s para su entrega Gerencia de Control de Pagos. Comunicación Formato de Experto Técnico/Secretaria 11.0 Entrega Gerencia de Control de Pagos la comunicación, el Formato de y el o los instrumentos s y archiva. Experto Técnico/Secretaria 12.0 Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente para su firma. Comunicación Formato de Copias de Volante de Control de Gestión Documental Experto Técnico/Secretaria Volante de Control de Gestión Documental 13.0 Archiva acuses FIN Página 13 de 21 Acuerdo(s)/FAC

16 II.3.2. Descripción de Actividades Responsable Paso Actividad 1. Recibe del área solicitante solicitud y el o los s s para su guarda y custodia. 1.1 Recibe oficio y el o los s s del área solicitante. Documento de Trabajo Oficio de s s Entregable Tiempo Pasos 1 y 2 hasta 24 horas Experto Técnico/ Responsable del Control de Gestión 2. Captur solicitud en el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica y genera un Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área con sus instrucciones de atención. 2.1 Captura solicitud en el Sistema de Control de Gestión Documental y genera Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área solicitante. 2.2 Emite una instrucción y lo turna Consultoría Jurídica. Volante de Control de Gestión Documental Oficio de 3. Recibe Volante de Control de Gestión Documental, solicitud y el o los s s. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción. Volante de Control de Gestión Documental Volante de Control de Gestión Documental Pasos 3 y 4 hasta 2 horas Secretaria y Subdirector Recibe el Volante de Control de Gestión Documental la solicitud y el o los s s. Revisa que el tipo de asunto corresponda. Oficio de Oficio de 3.3 Genera una instrucción y lo turna a la Gerencia que corresponda. Página 14 de 21 Acuerdo(s)/FAC

17 Responsable Paso Actividad Secretaria y Gerente 4. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los s s. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los s s. Revisa que el asunto corresponda a la Gerencia. Turna al Subgerente o al Experto Técnico con una instrucción. Documento de Trabajo Volante de Control de Gestión Documental Oficio de Entregable Volante de Control de Gestión Documental Oficio de Tiempo 5. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los s s. Revisa que estén completos. Hasta 4 horas Subgerente/ Experto Técnico 5.1 Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los s s. 5.2 Revisa en los s s: (i) que estén completos, (ii) que el suscriptor tenga facultades y (iii) que se encuentren debidamente inscritos, en su caso, en los Registros Públicos de Deuda, Federal o Estatal, así como los Registros Públicos de la Propiedad y del Comercio, Marítimos, Registro Único de Garantías, entre otros, según corresponda. Volante de Control de Gestión Documental Oficio de Volante de Control de Gestión Documental Oficio de Están completos? Experto Técnico/ Subgerente Si los s s están completos, continúa con el paso 7; en caso contrario, continúa con el paso 6. Página 15 de 21 Acuerdo(s)/FAC

18 Responsable Paso Actividad 6. Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia. Documento de Trabajo Entregable Tiempo 6.1 Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia, a efecto de que los complementen y, hecho lo anterior, nuevamente sean remitidos para guarda y custodia. 7. Elabora formato de solicitud y lo firma, así mismo elabora comunicación Gerencia de Control de Pagos solicitando la guarda y custodia del o los s s. Hasta 8 horas Experto Técnico/ Subgerente 7.1 Elabora y firma el formato de solicitud en el apartado correspondiente a Elaboró, conforme la siguiente clasificación: V1 Títulos de crédito. V2 Pólizas de seguros y fianzas. V3 Facturas de bienes propiedad del Banco. V4 Facturas de bienes dados en garantía al Banco. V5 Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia del Banco. V6 Otros. D1 Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales. D2 Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución. D3 Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por el Banco. D4 Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la Institución a su personal. D5 Otros. Formato de / Comunicación Página 16 de 21 Acuerdo(s)/FAC

19 Responsable Paso Actividad 7.2 Elabor comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos. Documento de Trabajo Entregable Tiempo 7.3 Digitaliza y obtiene copia de el o los s s 8. Recibe la comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos, el formato de solicitud y revisa que estén correctos conforme al o los s s. Hasta 2 horas 8.1 Recibe la comunicación y el formato de solicitud. Formato de Subdirector/ Gerente 8.2 Revisa que los datos estén correctos conforme al o los s s. Están correctos? Comunicación s s Si los datos están correctos, continúa con el paso 9; en caso contrario, regresa al paso Firma comunicación dirigida Gerencia de Control de Pagos y Formato de y entrega al Experto Técnico o Secretaria. Formato de Comunicación Hasta 2 horas 9.1 Firma comunicación y formato de solicitud y la entrega al Experto Técnico o Secretaria. 10. Recibe comunicación, Formato de y el o los s s para su entrega Gerencia de Control de Pagos. s s Comunicación Paso 10 hasta 2 horas Experto Técnico / Secretaria 10.1 Recibe comunicación y el Formato de firmados e integr documentación. Formato de 11. Entrega Gerencia de Control de Pagos la comunicación, el Formato de y el o los s s. Comunicación Formato de Pasos 11, 12 y 13 hasta 4 Página 17 de 21 Acuerdo(s)/FAC

20 Responsable Paso Actividad 11.1 Acude Gerencia de Control de Pagos Entreg comunicación, el Formato de y el o los s s y obtiene acuse de recibo en una copia del formato de solicitud y comunicación. Documento de Trabajo Entregable Copias de Tiempo horas Genera copias de conocimiento y las entrega al área solicitante y en su caso, Gerencia de Mesa de Control y Normatividad Crediticia. En su caso, digitaliza el acuse de recibo y lo integra en el SIFTEC. Secretaria / Experto Técnico 12. Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que atendió el asunto y lo presenta al Gerente, para su firma, a fin de proceder a su baja en el Sistema de Control de Gestión Documental. Volante de Control de Gestión Documental Gerente/ Subgerente 12.2 Secretaria/ Experto Autoriza mediante su firma en el Volante de Control de Gestión Documental el descargo del asunto. 13. Archiva acuses. Comunicación Formato de Página 18 de 21 Acuerdo(s)/FAC

21 Responsable Paso Actividad Técnico 13.1 Archiva en su expediente la comunicación, el formato de solicitud, el acuse del Volante de Control de Gestión Documental, el acuse de la Gerencia de Control de Pagos y del área solicitante y la copia de él o los s s. Documento de Trabajo Acuses Copia Entregable Tiempo Página 19 de 21 Acuerdo(s)/FAC

22 III.1 Tabla de Anexos Sección III. Anexos Anexo No. Nombre Pág. 1 Formato de de Guarda y Custodia de instrumentos jurídicos 21 Página 20 de 21 Acuerdo(s)/FAC

23 III.2 Anexo 1 Página 21 de 21 Acuerdo(s)/FAC