Versión: 08 Página 1 de 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y la documentación del subproceso. El subproceso de es responsable de la administración de todas las cuentas de correo electrónico institucional. CONDICIONES GENERALES El líder de Talento Humano debe reportar a la mesa de ayuda o por correo electrónico la solicitud de retiro de los usuarios de correos electrónicos y directorio activo. Esta actividad debe efectuarse cuando finalice la vinculación laboral de un funcionario. En el caso de los correos electrónicos para eventos de actividades académicas temporales (no mayor a 6 meses) la solicitud debe ser realizada por el Director del programa en el campus de Bucaramanga y el coordinador de programa en los campus de Cúcuta y Valledupar. El líder de debe solicitar al proceso de Registro y Control Académico el diligenciamiento de la plantilla predeterminada de Microsoft, donde se registrarán los datos de los estudiantes nuevos de cada semestre, en la última semana de enero y la primera semana de marzo para el primer semestre, para el segundo semestre se hará esta solicitud en la segunda semana de julio y la primera de agosto del año en curso. El líder de debe solicitar al subproceso de Talento Humano el diligenciamiento de la plantilla predeterminada de Microsoft, donde se registrarán los datos de los docentes nuevos de cada semestre, en la primera semana de febrero y la primera semana de marzo para el primer semestre y para el segundo semestre se hará esta solicitud en la última semana de julio y la tercera semana de agosto del año en curso. Para las solicitudes de creación de correo y firma electrónica, se debe verificar mediante correo electrónico con Talento Humano datos y cargos del usuario. La configuración de la cuenta de Office 365 no opera en sistemas operativos obsoletos, Windows XP y Vista, ni en ediciones de Office 2003. Las cuentas se crearán con el visto bueno del jefe de proceso y/o subproceso y es el líder de, quien determina la mejor solución para la necesidad, teniendo en cuenta el perfil del nuevo usuario. El uso indebido de los privilegios del correo puede tener como resultado que se cancele o revoque la cuenta de correo electrónico creada en la institución. El bloqueo intencional de una clave o un usuario, debe solicitarse directamente por el líder del proceso o subproceso académico-administrativo correspondiente.
Versión: 08 Página 2 de 8 Los criterios de aceptación para este procedimiento son: confidencialidad, cancelación del servicio, seguridad y disponibilidad de recursos, confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación y cuando no estén documentados, validarlos con el cliente. Durante la ejecución de este procedimiento se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Recepción de la solicitud de correo Se recibe la solicitud por medio de la mesa de ayuda. 2 días Ticket mesa de ayuda. Se realiza la clasificación de acuerdo al requerimiento: P vinculación, desvinculación, bloqueo y desbloqueo de cuentas de correo electrónico. Validar con Talento Humano la información referente a datos y cargo de los usuarios. Ejecución de solicitudes Las actividades de creación, modificación, eliminación, bloqueo y desbloqueo, deben realizarse de acuerdo a lo descrito en el instructivo de Ingreso a la plataforma de correo y colaboración Institucional de código IFT-IN-002-UDES.. 2 días Ticket mesa de ayuda. Correo Electrónico H Cuando se recibe la información de Talento Humano, se crea el usuario en el directorio activo, para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, se notifica al Jefe de para la asignación de la licencia de office 365 correspondiente. Para el caso de la información recibida por parte de Registro y
Versión: 08 Página 3 de 8 Control Académico, se procede a realizar la creación de cuentas de estudiantes nuevos. H Al recibir la plantilla se adiciona al inicio una columna donde se crea o digita la nueva cuenta de usuario, seguidamente se genera el archivo.csv con los campos separados por comas, el cual posteriormente se carga a la plataforma para generar los buzones de correo. 4 días Correo Electrónico Luego de generado el buzón, se descarga un archivo donde están las cuentas de usuario con la contraseña provisional. Se solicita al proceso de Registro y Control Académico un archivo que contenga la información del estudiante (cuenta de correo personal), para poderle hacer llegar la nueva cuenta y credenciales respectivas. Con las cuentas de docentes nuevos el procedimiento es similar, solo que la información la proporciona el proceso de Talento Humano y las cuentas de correo generadas son entregadas mediante correo electrónico al Coordinador del Programa Académico y/o Departamento respectivo.
Versión: 08 Página 4 de 8 H Perfil de usuario en el Dominio correo nuevo. En caso de creación de cuenta, se solicita al líder de Servicio a Usuario, realizar el registro del equipo en el dominio udes.local con sus nuevas credenciales y la configuración del buzón en el manejador de correo de Outlook del usuario.. 1 día Ticket Mesa de ayuda. En el caso del campus de Valledupar, esta notificación se omite ya que el líder es el mismo en los dos subprocesos. Verificación credenciales de Se ingresa al portal web con los datos del usuario para validar, usuario y contraseña temporal emitidos y posteriormente se configura la firma digital de correo electrónico.. 1 día Archivo Digital V Comprobación y notificación de servicios Se realiza la validación de la entrada y salidas de correos electrónicos y se procede a notificar al usuario la realización de su solicitud, en el caso de creación de cuenta de correo se debe incluir en la notificación la siguiente información:. 1 día Correo Electrónico 1. Usuario. 2. Correo electrónico. 3. Clave Temporal. A La clave asignada debe ser cambiada para garantizar la confidencialidad de la información, este cambio es responsabilidad del Usuario. Toma de Acciones Realización de ajustes.. 1 día Control de Servicios IFT IFT-FT-004-UDES. FIN
Versión: 08 Página 5 de 8 DEFINICIONES Conexión alámbrica: Se comunica a través de cables de datos (generalmente basada en Ethernet. Los cables de datos, conocidos como cables de red de Ethernet o cables con hilos conductores (Categorías) Conexión inalámbrica: Las redes inalámbricas no es más que un conjunto de computadoras, o de cualquier dispositivo informático comunicados entre sí mediante soluciones que no requieran el uso de cables de interconexión. Conexión de red: Conexiones de red permite que su equipo se conecte a Internet, a una red o a otro equipo. Con la característica Conexiones de red, puede configurar las opciones para tener acceso a recursos de red y funciones locales o remotas. Direcciones IP: Dirección de protocolo de Internet). La forma estándar de identificar un equipo que está conectado a Internet, de forma similar a como un número de teléfono identifica un número de teléfono en una red telefónica. Política: Son instrucciones mandatarias que indican la intención de la alta gerencia respecto a la operación de la entidad. Punto de red: Un punto de conexión de red o PCR es un cajetín de color blanco que se instala en el punto donde se empalma el cable de red al interior del edificio. Tiene una tapa que, al abrirla, deja al descubierto un conector RJ45 en el cual se puede conectar un terminal como pc, impresora. LAN: Red de área local. El término LAN define la conexión física y lógica de ordenadores en un entorno generalmente de oficina. Su objetivo es compartir recursos (como acceder a una misma impresora o base de datos) y permite el intercambio de ficheros entre los ordenadores que componen la red. Requerimiento técnico: Aviso o manifestación de una situación problema a nivel técnico. Tiempo habilitado para efectuar cambios en la red, el proveedor debe efectuar los cambios o ajustes y operar sin incumplir el contrato de prestación de servicios. Ticket: Asignación numérica que se le da a un requerimiento de usuario ya se a través de una llamada o de oficio.
Versión: 08 Página 6 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Alexis Palomino Jefe de 20/11/2014 01 Se actualiza datos del documento Guía Verificación de Conectividad de la Red IFT- GU-001-UDES, que contiene instrucciones para la realización de la actividad de identificación y categorización de las fallas. Ing. Alexis Palomino Jefe de 26/03/2015 Se modifica el texto relacionado con el reporte de incidentes ya que debe realizarse a través de la Mesa de Ayuda, en la cual se genera el ticket del servicio solicitado. Carmen E. Guerrero G. Coord. Calidad SGC-VAF 02 Se actualiza la trazabilidad del formato Orden de servicio (Orden de Servicio SEU- FT-002-UDES) Se aclara la responsabilidad del Monitoreo de red Se modifica la entrega del informe de avance del Plan de Trabajo de los Coordinadores. Se modifica la fecha de presentación del Informe de Gestión del Jefe de a la Dirección de TIC Ing. Alexis Palomino Jefe 19/10/15
Versión: 08 Página 7 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 04 Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC- VAF 12/04/2017 Alexis René Palomino Jefe 05 Se ajusta la estructura del procedimiento a los nuevos lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2015. Oscar Díaz Orduz Coordinador Campus Cúcuta Rafael Eduardo Cote Díaz Coordinador Campus Valledupar 01/09/2017 Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera. 06 Se incluye registro IFT-FT-004- UDES Control de servicios IFT Se ajusta pie de página según Procedimiento Control de documentos y registros v 10 Alexis René Palomino Jefe 08/02/2018
Versión: 08 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se determinan tiempos específicos en las condiciones generales de creación de cuentas de correo para docente y estudiantes nuevos. 07 Se ingresa la condición general de validación de datos con Talento Humano para la creación de cuentas de correo para usuarios nuevos. En la actividad Ejecución de solicitudes, se ajusta descripción sobre acciones al recibir información de Talento Humano y Admisiones y Registro Académico. Alexis René Palomino Jefe Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera. 25/06/2018 Se ajusta los tiempos para las actividades de: Recepción de la solicitud de correo y Ejecución de solicitudes. 08 Se ajusta el nombre de Admisiones y Registro por Registro y Control Académico En la actividad Ejecución de solicitudes, se incluye el proceso de creación de cuentas de correo para estudiantes y docentes. Alexis René Palomino Jefe 20/11/2018