1.- Propósito: Establecer los criterios requeridos para llevar a cabo la evaluación y selección de proveedores y obtener así el listado de proveedores aceptables 2.- Alcance: Aplica en la fase de selección de proveedores para la adquisición de los servicios de mantenimiento de equipo de computo, mantenimiento de equipo topográfico, laboratorio, unidades verificadoras y D.R.O. en el presente instructivo se indica la adquisición de papelería, equipo e insumos de computo los cuales no se encuentran en el alcance de la certificación del sistema no obstante se deben seguir. 3.- Referencias: Este instructivo está elaborado de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento para elaboración y control e procedimientos y documentos de trabajo (P-GG-4.2.3) 4.- Contenido: Las compras de la empresa pueden ser de productos y servicios. Los productos se encuentran divididos en: equipo e insumos de computo y papelería. Los servicios se refieren a: mantenimiento de equipo de computo mantenimiento de equipo topográfico, capacitación, laboratorio, unidades verificadoras y D.R.O. Para la aprobación del producto ó servicio se requiere de la aplicación de los siguientes criterios y donde sea aplicable: Atención Tiempo de entrega Garantía (no aplica para productos de papelería y los servicios de laboratorio, unidades verificadoras, D.R.O.). Precio La información concerniente a cada uno de los criterios antes mencionados se deberán obtener cuando el proveedor envíe una carta de presentación de su empresa, o bien, cuando se ha solicitado directamente una cotización en particular de algún producto o servicio. Adicional a estos criterios para el caso específico de servicio, se deberá considerar si el proveedor cuenta o no con los siguientes aspectos, bajo los siguientes criterios: Para mantenimiento de equipo de computo. Entrega comprobante del servicio recibido. Mantenimiento o compra de equipo topográfico: Entrega comprobante del servicio recibido. (mantenimiento) Laboratorio: Entrega comprobante del servicio recibido. (reporte). Certificación de sus equipos con trazabilidad a las normas EMA. Página No. 1 de 5
Unidades Verificadoras y D.R.O. Cuenta con registro vigente para el servicio requerido. Para iniciar el proceso de selección siempre se deberán considerar por lo menos dos proveedores, a excepción del servicio de mantenimiento de equipo de computo y del equipo de topografía, ya que estos servicios siempre se hace con el fabricante. En estos casos se registra directamente al proveedor en el listado respectivo, evaluando que cumpla con los criterios de selección básicos indicados, en estos casos no se debe descartar la posibilidad de que entren nuevas compañías y ofrezcan el mismo tipo de servicio, pudiendo realizar nuevamente un planteamiento para evaluar, y en su caso modificar o ratificar la selección del proveedor. A) Calificación para las condiciones comerciales:(aplica para todas las adquisiciones) La calificación para los criterios será conforme a los rangos de excelente, bueno, regular y malo, dándoles la calificación de 10, 9, 8 y 7 respectivamente, de esta manera se obtendrá una calificación la cual deberá ser registrada en la línea del status del formato (FO-CO-02), B) Calificación para servicio: (no aplica para adquisición de papelería, quipo y consumibles de cómputo). La calificación para los criterios de servicios es conforme a los SI o NO dándoles la calificación de 10 y 6 respectivamente dicha información se registra en la línea del status del formato (FO-CO- 02), Una vez que se cuenta con toda la información pertinente en cada caso se procederá a evaluar lo ofrecido por cada una de las empresas y según el tipo de servicio y del requerimiento establecido, haciendo un balance que permita emitir un juicio final acerca del proveedor que es incorporado en el listado de proveedores aceptables. Selección de proveedores El procedimiento de selección para proveedores consistirá en llenar una hoja de selección de proveedores (FO-CO-02) la cual tiene capacidad para 3 referencias de los distintos candidatos. 1.- Condiciones comerciales, para determinar la puntuación: Para el caso de condiciones comerciales, se deberá respaldar con un valor ponderal con respecto a las letras que se manejan en la clasificación de los servicios y condiciones ofrecidas: Criterio de evaluación y selección de proveedores (condiciones comerciales). Atención: Se entenderá como Excelente atención cuando el proveedor se comunique constantemente para conocer requerimientos. Se entenderá como Buena atención cuando el proveedor se debe comunicar con el proveedor y responde a la primera llamada. Se entenderá como Regular atención cuando el proveedor se debe comunicar con el proveedor y contesta después de mas de 1 llamada. Se entenderá como Mala atención cuando el proveedor se debe comunicar con el proveedor para solicitar información y no contesta. Página No. 2 de 5
Tiempo de entrega: Existen dos opciones si el material o equipo es de stock o si se fabrica o importa bajo pedido. En el primer caso: Se entenderá como entrega inmediata hasta 24 horas después de colocado el pedido con una valoración de 10 puntos y se desmeritará un punto por cada día adicional. En el segundo caso: Se tomará el tiempo de entrega de los proveedores como punto de referencia, asignando una valoración de 10 puntos al lapso más corto y demeritando un punto por cada 2 días de diferencia. Garantía: Será la garantía comercial ofrecida por los proveedores como punto de referencia, asignando una valoración de 10 puntos a la que ofrezca mayor tiempo y demeritando un punto por diferencias. Precio: Se anotará el precio cotizado por cada proveedor como punto de referencia, asignando una valoración de 10 puntos al precio más bajo y demeritando un punto por diferencias o el mismo valor cuando se encuentren precios exactamente iguales. Clasificación Abreviatura Valor Potencial Excelente E 10 Bueno B 9 Regular R 8 Malo M 7 Criterio de evaluación y selección de proveedores (Servicio). Criterio de evaluación y selección de proveedores Para cada uno de los requerimientos se deberá de cruzar el SI cuando cuenten con él y el NO cuando no cumpla con el requerimiento. Por ejemplo: Clasificación Valor Potencial Si 10 No 6 A) Condiciones comerciales. Proveedor X Y Z El proveedor se Se debe de comunicar No se comunica y Atención comunica con proveedor y cuando se solicita constantemente para responde después de información no contesta conocer requerimientos más de 1 llamada E B R M E B R M E B R M Página No. 3 de 5
B) Servicio. Proveedor Entrega comprobante del servicio recibido SI NO SI NO SI NO Adicionalmente en la parte superior de esta evaluación se encuentra un espacio en blanco. Aquí se indica de manera muy breve los aspectos más importantes que sirvieron para dar un valor ponderal al aspecto que se este valorando. De manera similar se evaluaran los incisos correspondientes. Una vez vaciada y evaluada toda la información se procede a determinar cual es el status del proveedor, pudiendo encontrar tres distintos tipos: aceptado(s) : proveedor(s) que será siempre considerando en el momento de realizar compras, sin tener que valorar únicamente reconsiderar precios vigentes, por lo que se deberá presentar solicitud de compra con cotizaciones de lo requerido para autorización de la solicitud. Alternativo: Rechazado: queda como segunda opción para las adquisiciones en lugar del aceptado. No satisface los lineamientos para ser considerado como proveedor. El veredicto de valoración se dará conforme a la puntuación total y los argumentos base con que fue dada esta calificación, registrando en el listado a los proveedores aceptados y los alternativos, esto siempre y cuando la evaluación así como la calidad de los proveedores lo permitan, de otra manera únicamente se consideran los aceptados, este listado (FO-CO-04) tendrá una vigencia de un año, al término de este se lleva a cabo una nueva evaluación. La responsabilidad de evaluar, elaborar y mantener el listado de proveedores aceptables recae en los responsables de compra de cada área y es responsabilidad del gerente administrativo aprobar dicho listado, excepto en el caso del listado elaborado por el gerente administrativo ya que es el gerente general quien debe de autorizarlo. Cualquier área podrá hacer una adquisición de productos o servicios de algún proveedor evaluado por otra área de Supervisa, siempre considerando que al momento de hacer la compra se debe contar con los precios vigentes. Intervalos para valoración final: 1) Para papelería: - Aceptado: 27 ó más - Alternativo: 24 26 - Rechazado: menos de 23 2) Para el equipo e insumos de computo: - Aceptado: 56 o mas - Alternativo: 51 55 - Rechazado: menos de 50 3) Para mantenimiento o compra de equipo topográfico: - Aceptado: 47 ó más - Alternativo: 43 46 - Rechazado: menos de 42 Página No. 4 de 5
4) Para laboratorio: - Aceptado: 56 ó más - Alternativo: 51 55 - Rechazado: menos de 50 5) Para D.R.O:: - Aceptado: 47 ó más - Alternativo: 43 46 - Rechazado: menos de 42 como arranque del sistema de calidad son incluidos todos los proveedores con los que se ha trabajado hasta el momento, la evaluación inicial para incluir o excluir del listado a los proveedores se ejecuta después de 15 días o bien cuando se ha recibido el producto o servicio. Una vez que la evaluación de los proveedores es llevada acabo y son registrados los proveedores en el listado de proveedores aceptables, (FO-CO-04) se procede a llenar la orden de compra (FO-CO-01), la cual se controla por área con un número consecutivo y el año, iniciando con la numeración al inicio de cada año. Ejemplo: compra número 1 del departamento de sistemas 1/2002 Así mismo, se anota el nombre del proveedor a quien se le compra, No. de partida, concepto, cantidad, precio unitario sin IVA, precio total sin IVA, gran total, así como la firma de quien solicita y quien autoriza la compra. Se debe anotar todos los conceptos que requiere el formato y establecer claramente el concepto y requerimientos del producto o servicio (p.ejem: requerimientos de certificados de calibración o aprobación de equipos, etc.). ya que al momento de la recepción del servicio se deberán verificar y contar con dichos soportes, los cuales deben ser mantenidos y controlados como registros de calidad por el responsable de la compra. En la columna de recepción de la orden de compra se debe anotar si es correcta ( ) o incorrecta ( x ) la recepción y los productos o servicios subcontratados cumplen con las especificaciones, en caso de que lo comprado no cumpla con lo especificado se anota las observaciones pertinentes. Esta verificación es llevada a cabo por el responsable de compras de cada área según corresponda. Página No. 5 de 5