Revisó: Jefe / Profesional Administrativo Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución N 294 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades necesarias a seguir en la asignación de los beneficios derivados de los rendimientos financieros del Fondo Patrimonial de la Universidad, destinado a ofrecer auxilios económicos a estudiantes de bajos recursos de acuerdo a sus condiciones socioeconómicas. Otorgar auxilio económico a los estudiantes que cumplan con los requisitos establecidos por el Consejo Superior en el Acuerdo 005 de Marzo 12 de 2007 que hayan presentado su solicitud escrita. NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior N 005 de Marzo 12 de 2007. Por el cual se reglamenta el Fondo Patrimonial de la Universidad. Acuerdo del Consejo Superior N 69 de Noviembre 25 de 1997. Por el cual se crea el FONDO PATRIMONIAL para el manejo de donaciones. Acuerdo del Consejo Superior N 019 de Marzo de 2004. Por el cual se adopta el Programa YO APOYO LA UIS y se modifica la regulación del Fondo Patrimonial. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Fondo Patrimonial: Es el fondo con el cual se manejan las donaciones que se reciban, con la finalidad de financiar estudiantes de bajos recursos y desarrollos de educación, ciencia y tecnología. : División de Bienestar Universitario. SCC: Sección Comedores y Cafetería. CONSIDERACIONES La asignación de los beneficios derivados de los rendimientos financieros del Fondo Patrimonial se realiza semestralmente. La solicitud de inscripción contiene: el formulario de solicitud del beneficio fondo patrimonial y fotocopias del último polígrafo, recibo de liquidación actual y certificado de matricula académica.
Página 2 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Establece fechas de inscripción 1. Determina las fechas en las cuales los estudiantes aspirantes podrán realizar su inscripción, para obtener las ayudas económicas del Fondo Patrimonial en cada semestre académico. Jefe 2. Difunde fechas de inscripción 2. Comunica a la Secretaría General de la Universidad las fechas de inscripción para obtener las ayudas económicas del Fondo Patrimonial y la inclusión de estas en el calendario Académico de la Universidad. 3. Recibe solicitud 3. Recibe la solicitud de inscripción a los estudiantes interesados en el beneficio económico. FBE.24 Solicitud del beneficio fondo patrimonial 4. Verifica solicitudes 4. Revisa cada una de las solicitudes presentadas y verifica que el estudiante no tenga otro beneficio como comedores, residencias y auxiliatura. 1
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 5 1 5. Envía las solicitudes a la Dirección de Admisiones y Registro 5. Envía solicitudes Académico, para que sea verificada la información académica y financiera de los estudiantes. FBE.25 Solicitantes del auxilio fondo patrimonial 6. Confirma información 6. Confirma la información académica, financiera y de conducta de los estudiantes solicitantes. Profesional de Dirección de Admisiones y Registro Académico 7. Publica listado de beneficiarios 7. Publica en cartelera de la los listados de los estudiantes que cumplen y no cumplen con los requisitos establecidos en el Acuerdo 005 del 12 de Marzo de 2007 del Consejo Superior. 8. Recibe documentos comprobantes 8. Recibe documentos que sustentan el cumplimiento de la información suministrada inicialmente, por parte del estudiante solicitante que considera que debe ser tenido en cuenta en el proceso de asignación al beneficio, ya que cumple con los requisitos exigidos. Nota: Estos son estudiantes que aparecen en el listado de beneficiarios como No cumple 9. Revisa información 9. Revisa la veracidad de la información suministrada por parte del estudiante solicitante que no había cumplido con los requisitos. 2
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 5 2 10. Comunica resultados de adjudicación 10. Informa internamente los resultados de adjudicación a la División Financiera, haciendo entrega del listado de estudiantes que tienen derecho al beneficio económico del fondo patrimonial. Jefe Memorando y Listado de Adjudicados 11. Expide soporte del beneficio 11. Expide en caja el comprobante de pago para que el estudiante reclame la ayuda económica del fondo patrimonial. Profesional de la División Financiera FIN
Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 27 de 2008 Creación del Documento