PÁGINA: 1 DE 7 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE PENSIONADOS REVISÓ GERENTE DE GESTIÓN HUMANA Y CARRERA ADMINISTRATIVA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
PÁGINA: 2 DE 7 1. OBJETIVO Realizar liquidación oportuna de las nóminas del personal Pensionado, y generar todos los reportes anexos a la nómina (Mesada adicional, aportes parafiscales, aportes al fondo de solidaridad pensional, entre otros). 2. ALCANCE Este procedimiento inicia Generando la liquidación de nómina de los pensionados en el sistema y termina Verificando el pago de la seguridad social de los pensionados por parte de tesorería, consultando en la página web del SOI, para guardar copia. Este procedimiento aplica a todos los Pensionados a cargo de la Gobernación del Meta y pensionados del fondo educativo departamental. Aplica al proceso de talento humano de la Gobernación del Meta 3. DEFINICIONES NOMINA: Listado del personal con sus respectivos conceptos de devengos y descuentos. NOVEDADES: Documento, el cual contiene la descripción de hechos que afectan la nómina, tanto en descuentos como en devengos. REPORTE O LISTADOS: Documentos sobre diversos conceptos que interesan a otras dependencias o a las entidades financieras. SISTEMA OPERATIVO DE INFORMACIÓN (SOI): Medio electrónico por el cual se efectúa el pago integrado de los aportes a Seguridad Social, mediante transferencia electrónica de fondos. 4. RESPONSABLES: Asesor Oficina de Prestacionales Prestacionales.
PÁGINA: 3 DE 7 5. DESARROLLO INICIO 1 Generar liquidación de nómina de pensionados en el sistema. Liquidar nomina Liquidación de la nomina 2 Revisar liquidación de nómina de pensionados en el sistema y corregir eventualidades. Revisar liquidación Liquidación de la nomina 3 Aplicar terceros, cuentas contables y presupuesto Aplicar terceros 4 Generar reportes, asiento contable, nomina resumen, fondos cuadre nomina Generar reportes Asiento contable, nomina resumen, fondos cuadre nomina 5 Generar y procesar archivo formulario Integrado de autoliquidación en el aplicativo de nómina. Procesar formulario Archivo formulario Integrado 6 Cargar el archivo plano FIA de pensionados en el sistema SOI, para posterior tramite de pago por parte de tesorería. Cargar archivo plano Archivo plano 7 Verificar e imprimir reportes de nómina. Imprimir reportes Reportes de nomina 8 Generar las interfaces con Presupuesto para el desarrollo de las actividades relacionadas con el pago de la nómina liquidada. Generar interfaces
PÁGINA: 4 DE 7 9 Técnico operativo Del área de pasivos / Profesional Universitario de la Secretaria de las TICS Verificar cargue de información de nóminas de pensionados en software de pct Verificar cargue de información 10 Elaborar Solicitud de Disponibilidad Presupuestal firmada por Secretario Administrativo para pensionados del departamento y por el Secretario de Educación para pensionados FED. Elaborar CDP Nómina de pensionados, relación de descuentos a terceros, archivo plano de embargos. 11 Elaborar oficios remisorios y enviar las solicitudes de disponibilidad presupuestal con los respectivos soportes de pago a Presupuesto. Enviar solicitud Solicitud de disponibilidad presupuestal 12 Generar archivos: Terceros (otros y embargos), nominas, Archivo plano para dispersión, archivo plano de embargos de pensionados Departamento y FED. Generar archivos Terceros (otros y embargos), nominas, Archivo plano para dispersión, archivo plano de embargos de pensionados Departamento y FED. 13 Verificar supervivencias a través de los mecanismos de ley establecidos para tal fin y recepcionar las certificaciones estudiantiles de beneficiarios de pensión de sobrevivientes mayores de 18 años hasta 25 años y corroborar su validez Verificar Supervivencias
PÁGINA: 5 DE 7 14 Generar y enviar hoja de ruta de archivos planos para dispersión del pago de las nóminas, previa solicitud por parte de la Dirección de Tesorería. Y posteriormente se envían los archivos vía correo Electrónico a la Gerente de tesorería. Generar y enviar archivos planos Hoja de Ruta 15 Enviar mensualmente por correo electrónico, los archivos de descuentos a los terceros que lo soliciten. Enviar descuentos Correos electrónicos 16 Enviar oficios a las EPS, informando sobre el fallecimiento y/ó retiros de pensionados ocurridos durante el trascurso del mes Oficiar a la EPS Oficios 17 Actualizar listado de fallecidos y/ó retirados, archivo de nómina ejecutada y evidencias de calificación, Actualizar listado Listado de fallecidos y/o retirados 18 Actualizar estadísticas indicadores, seguimiento de indicadores para seguimiento y control por parte del Asesor Oficina de pasivos Realizar seguimiento y control
PÁGINA: 6 DE 7 19 Archivar copias de las Nóminas y toda la demás información generada y relacionada con la liquidación de la nómina. Archivar adecuadamente 20 Registrar novedades del mes en el libro radicador Registrar novedades Libro radicador 21 Verificar el pago de la seguridad social de los pensionados por parte de tesorería, consultando en la página web del SOI, para guardar copia. Verificar pago Pago de seguridad social FIN
PÁGINA: 7 DE 7 6. REGISTROS Registro Nomina Liquidada Responsable Técnico Prestacionales Auxiliar Administrativo Recurso Humano Como conservarlo Medio Físico en carpetas o Magnético en Software Humano Web Donde conservarlo Puesto de trabajo de la persona responsable Tiempo de conservación Según Tablas de Retención Documental Disposición Final Según Tablas de Retención Documental 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 15/11/2012 Versión inicial 02 07/08/2013 Se realiza revisión y ajuste en la parte de los responsables de acuerdo al decreto 0460 de 2012 Estructura Organizacional. NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.