Página 1 de 5 PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: N.A PROCEDIMIENTO. SOLICITUD DE GASTOS DE 1. OBJETIVO Realizar la liquidación de las solicitudes de gastos de viaje y su respectiva transferencia a las cuentas de los funcionarios de manera oportuna. Igualmente llevar control de los recursos aprobados por la Junta Directiva para gastos de viaje de la Cámara de Comercio de Cartagena con el fin de garantizar la disponibilidad de los recursos financieros presupuestados en el rubro de gastos de viaje de cada una de las dependencias. 2. ALCANCE Cubre a todo el personal que labora en la Cámara de Comercio de Cartagena, al Presidente Ejecutivo y los miembros de Junta a le tramitarán los gastos de viajes la Asistente de Presidencia. Adicionalmente cubre todos los gastos de viajes generados por proyectos y programas que maneja la Cámara de Comercio de Cartagena. 3. FLUJOGRAMA 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. N ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA Luego de identificar la necesidad de Funcionario Diligenciar asistir a una reunión o evento a solicitante, Formato 1. formato de realizar fuera de la ciudad de Director diligenciado solicitud Cartagena, el Director del área solicitante autoriza al empleado que asistirá a,
Página 2 de 5 N ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA diligenciar el Formato de Solicitud de Gastos de Viaje. (Anexo 1) 2. 3. Aprobación por parte del Presidente Ejecutivo Remisión al Financiero para su liquidación y a Servicios Administrativos para el transporte 4. Transferencia 5. 6. Solicitud VoBo tiquete ó transporte terrestre Remisión información Presupuestal a Dirección El Empleado deberá remitir para su aprobación el formato de Solicitud de Gastos de Viaje al Presidente Ejecutivo dentro de las fechas establecidas. El Empleado debe remitir al Financiero, el Formato de Solicitud de Gastos de Viaje, debidamente diligenciado y aprobado, mínimo 72 horas antes del viaje, con el fin de proceder a liquidar y transferir los recursos necesarios para su viaje. Además envía al Coordinador de Servicios Administrativos la información para la compra del tiquete u orden de transporte respectivamente. El jefe del Financiero realiza la liquidación de gastos de viaje, (Anexo N 2 Tabla de Liquidación) y Luego procede a su actualización en la plataforma del banco y solicita a la Dirección Administrativa Y Financiera la autorización de traslado. La Auxiliar del Conmutador enviara vía correo electrónico al Solicitando para su VoBo los datos del tiquete ó transporte contratado. El funcionario solicitante debe contestar el correo con su aprobación. El del departamento Financiero enviará al funcionario solicitante y a su Director valor total del viaje a cargar en su presupuesto. Presidente Ejecutivo Financiero, Coordinador de Servicios Administrativos Financiero / Dirección Administrativa Y financiera Auxiliar de Conmutador Funcionario Solicitante Financiero Formato aprobado Formato de liquidación, Orden de Medio de Transporte Nota Bancaria Correo Electrónico Correo Electrónico
Página 3 de 5 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio 01 28/02/2014 Creación del documento Actualización del documento de acuerdo a petición dada por 02 04/08/2014 presidencia ejecutiva
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Página 5 de 5 ANEXO N 2 TABLA PARA LIQUIDACION DE GASTOS DE VIGENCIA 2014 SALARIO MINIMO LEGAL $ 616.000 *Actualización Anual por %SMLV NIVEL CARGOS 1 Junta Directiva - Presidente Ejecutivo 2 Directores 3 4 5 TRANSPORTE: TRANSPORTE AEREOPUERTO - TERMINAL Concepto Valor SMLV Por el Primer día $ 83.596 0,1357 Medellin - Cali $ 135.844 0,2205 Segundo día en Adelante $ 31.349 0,0509 ALIMENTACION: s Coordinadores Asistentes - Auxiliares GASTOS DURANTE EL NIVEL DESAYUNO ALMUERZO CENA 1 $ 41.798 0,0679 $ 52.248 0,0848 $ 48.871 0,0793 2 $ 32.648 0,0530 $ 43.736 0,0710 $ 38.377 0,0623 3 $ 27.169 0,0441 $ 37.618 0,0611 $ 31.349 0,0509 4 $ 24.034 0,0390 $ 31.349 0,0509 $ 27.169 0,0441 5 $ 19.854 0,0322 $ 26.124 0,0424 $ 20.899 0,0339 HOSPEDAJE: NIVEL TARIFA CORPORATIVA 1 2 $ 365.781 0,5938 3 $ 365.781 0,5938 4 $ 314.406 0,5104 5 $ 261.184 0,4240 HOSPEDAJE EN CASA DE FAMILIA 50% TARIFA DE HOTEL POR UN DIA GASTOS DE DENTRO DE LA JURISDICCION TRANSPORTE: ALIMENTACION: TAXI DESDE LA VIVIENDA HASTA LA TERMINAL + TRANSPORTE INTERMUNICIPAL + TAXI DESDE LA TERMINAL HASTA LA VIVIENDA 50% DE LA TARIFA ASIGNADA GASTOS DE TRANSPORTE TERRESTRE NIVEL MEDIO TRANSPORTE 1 Vehiculo CCC 2 Vehiculo CCC 3 4 5 Valor Correspondiente al Transporte Intermunicipal Consignado junto a Gastos del Viaje VEHICULO PROPIO 50% TARIFA 50% TARIFA No aplica GASTOS DE TRANSPORTE INTERNACIONAL - SURAMERICA (DOLARES) 1 $ 130 $ 100 2 $ 80 $ 60 3 $ 80 $ 60 4 $ 80 $ 60 5 $ 80 $ 60 GASTOS DE TRANSPORTE INTERNACIONAL - NORTEAMERICA (DOLARES) 1 $ 120 $ 100 2 $ 60 $ 50 3 $ 60 $ 50 4 $ 60 $ 50 5 $ 60 $ 50 GASTOS DE TRANSPORTE INTERNACIONAL - EUROPA (EUROS) 1 $ 150 $ 150 2 $ 80 $ 60 3 $ 80 $ 60 4 $ 80 $ 60 5 $ 80 $ 60