Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1. Directrices... 2 3.2. Lineamientos... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del Proceso... 2 4.2. Responsabilidades... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1. Diagrama de flujo - Nombre del Proceso... 3 5.2. Descripción de actividades - Nombre del Proceso... 3 6. DEFINICIONES... 4 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 5 8. INDICADORES... 5 9. S... 5 10. CONTROL DE CAMBIOS... 6 11. APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1
1. OBJETIVO Llevar a cabo el trámite de legalización de contrato para aquellas personas que se encuentran instaladas en el complejo y que deseen continuar con el servicio. 2. ALCANCE Desde el envío de solicitud de confirmación sobre si desean continuar adquiriendo el servicio de vivienda, hasta la legalización del nuevo contrato de alojamiento. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Política de Vivienda Uniandes: https://vivienda.uniandes.edu.co/images/banners/politica_vivienda_universitaria_un iandes.pdf Manual de vida en comunidad: https://vivienda.uniandes.edu.co/images/banners/anexo_1- _Manual_de_Vida_en_Comunidad_Uniandes_002.pdf Contrato de cupo en Vivienda Universitaria Uniandes: https://vivienda.uniandes.edu.co/images/banners/pregrado_seneca_informativo.pdf 3.2. Lineamientos Los lineamientos para firma formalización de contrato se encuentran en: https://vivienda.uniandes.edu.co/images/dobler65/documentaci%c3%b3n_cupo_vivienda_u niversitaria_2017-20.pdf 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso a de Mercadeo y Vivienda Universitaria con la supervisión del Jefe de la dependencia. 4.2. Responsabilidades Cargo/Roles (Se ordenan por Cargos de mayor a menor y Alfabéticamente): Confirmación de continuidad por parte de los estudiantes. Generar caso en salesforce Solicitud de creación de la deuda al arrendador del cupo en vivienda universitaria, ante Tesorería Generación del pago y envío del link al futuro residente y su responsable económico Modificaciones o ampliaciones en las fechas de pago. Dirección de Planeación y Evaluación 2
Prediligenciamiento contrato proforma y envío vía correo electrónico junto con instrucciones y trámites a los futuros residentes y sus responsables económicos para pago y formalización de contrato Recepción, revisión y visto bueno de contratos y documentación anexa enviada por residentes y sus responsables económicos. En caso de errores u omisiones, corresponde informar a los arrendatarios las correcciones a que haya lugar. Envío a Dirección Jurídica de los contratos para firma y oficialización del mismo. Envío de contratos para archivo en Vivienda Universitaria. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Re-ingreso Vivienda Universitaria 5.2. Descripción de actividades - Re-ingreso Vivienda Universitaria ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Respuesta de solicitud de continuidad en Vivienda Universitaria Residentes Reingreso / Nuevo Contrato Residente 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Solicitud confirmación de continuidad Generar caso en Sales Force Finalizando semestre, Vivienda Universitaria envía a los residentes una infografía con la solicitud de confirmación de si desean continuar el siguiente semestre tomando el servicio de vivienda Si la respuesta es positiva, se genera el nuevo caso en salesforce. de Mercadeo de Mercadeo Salesforce 3 Envío de listado de Dirección Financiera (cartera y recaudos) Revisión de residentes para establecer si están activos en el proceso, matriculados o en proceso de matrícula, y se envían a cartera para generación de deuda. Vía correo electrónico Listado de asignación de cupo en vivienda universitaria 4 Generación de deudas A partir del listado recibido de Vivienda Universitaria, Cartera crea la deuda por pago de arrendamiento Cartera SAP Listado de futuros residentes y datos de contacto 5 Creación o actualización de producto Se crea en link para el pago en línea o impresión de recibo en bancos del concepto de arrendamiento SIRE Datos del futuro residente 6 Envío de información para trámite de Se envía a cada residente el link para pago en línea o impresión de recibo Vía correo electrónico Correo electrónico, contrato, manual de Dirección de Planeación y Evaluación 3
7 contrato REINGRESO VIVIENDA NUEVOS Confirmación del pago 8 Envío de documentos firmados 9 Formalización de contratos en la Universidad 10 Archivo de contratos 11 Asignación de apartamentos para pago en bancos, además, el contrato pre-diligenciado por vivienda universitaria y las instrucciones para su firma y autenticación ante notaría. Vía correo electrónico los futuros residentes deben enviar copia del recibo de pago así: -1 solo pago anticipado con recursos propios -1 solo pago anticipado con cheque (financiación Banco Pichincha convenio-uniandes) -Pago primera mensualidad para casos Apoyo Fopre (pagarán en 4 mensualidades) El residente envía a vivienda universitaria contrato de arrendamiento de cupo en vivienda firmado y autenticado y el manual de vida en comunidad firmado. Después de recibido el pago y contrato de los residentes, se envía este último a Jurídica para firma de director de esta dependencia Una vez recibidos contratos de Dirección Jurídica, Vivienda Universitaria procede a su archivo en la oficina Una vez recibida la solicitud de formalización de contrato, mercadeo asigna apartamento y habitación a cada estudiante Residente Residente Auxiliar Administrativo mercadeo y comunicaciones vida en comunidad Correo electrónico + recibo pago Contrato Manual de vida Contrato de arrendamiento de vivienda + memo remisorio Contrato Manual de vida Listado apartamentos habitaciones de y 6. DEFINICIONES No aplica INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Dirección de Planeación y Evaluación 4
Política Servicios de vivienda Institucionales Uniandes Servicios a la comunidad Vivienda Universitaria Manual de vida en comunidad Contrato de vivienda Listado de residentes con atraso en pago 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. INDICADORES NOMBRE DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND-XX-X-XX-XX mercadeo y comunicaciones Establecer lo que se busca medir con el indicador FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Corresponde a los pasos a seguir para obtener el indicador (EJ: se debe descargar el archivo x y filtrar la información por x ) Puede ser en días, meses, horas, porcentaje, unidades, etc. Corresponde a la operación matemática que soporta el indicador. Describir lo que indica el numerador y el denominador Restricciones del indicador Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Corresponde al origen de donde se extraen los datos para generar el indicador Nivel al que se va a obtener el indicador (por estudiante, por universidad etc.) Corresponde a la periodicidad con que se genera el indicador (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Meta del indicador 9. S OPERATIVO Dirección de Planeación y Evaluación 5
CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración dd/mm/aaaa 0 Publicación dd/mm/aaaa 1 11. APROBACIÓN ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Camilo Hernando Méndez Morales 29/08/2017 REVISÓ Diego Cruz Moya 30/11/2017 APROBÓ Angela Consuelo Carrillo Jefe de Vivienda 01/12/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 6