PAGINA: 1 DE 10 ADMINISTRACIÓN REVISÓ SECRETARIO (A) DE SALUD APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
PAGINA: 2 DE 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades que orienten a los funcionarios de la Secretaría Seccional de en la solicitud, la recepción, el almacenamiento, conservación y la entrega de biológicos y medicamentos que requieren condiciones de frío para su conservación. 2. ALCANCE Este procedimiento contempla actividades de recepción, almacenamiento conservación, entrega de biológicos, insumos y medicamentos. Aplica al proceso de. 3. DEFINICIONES BIOLÓGICOS: Productos elaborados que al ser aplicados permiten al organismo formar defensas específicas contra una o varias enfermedades. CADENA DE FRÍO: Se define la cadena de frio como el sistema usado para mantener y distribuir en buenas condiciones las vacunas, desde su fabricación hasta el momento de su aplicación a la población objeto en optimas condiciones de conservación con el fin de cumplir con la eficacia y la eficiencia del PAI, incluye una serie de eslabones de almacenamiento y transporte, cada una de las cuales está diseñada para mantener la vacuna a la temperatura correcta hasta que se aplique al usuario. 4. RESPONSABLES Gerente de Promoción y Prevención s de la Secretaria Departamental de
PAGINA: 3 DE 10 5. DESARROLLO 5.1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIOLÓGICOS PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES INICIO 1 / Referente PAI Hacer la solicitud ante el Ministerio según la necesidad del PAI. Se realiza vía internet. Solicitar biológicos del PAI al Ministerio 2 / Referente PAI Confirmar la aprobación de la entrega, vía internet. Confirmar aprobación de entrega N/A Se recibe en el aeropuerto? SI NO 4 3 Profesional Universitario / Referente PAI Solicitar vehículo para el desplazamiento hasta el Aeropuerto para recibir los biológicos solicitados para el PAI. Solicitar vehículo para recoger del Aeropuerto los biológicos 4 Recibir la carga, revisar las cajas, tomar la temperatura y registrar, se debe verificar la calidad del empaque, el número de lotes y la fecha de vencimiento. Recibir la carga y revisar T, empaque, lote y vencimiento Registro de Temperatura
PAGINA: 4 DE 10 N/A Se encuentra alguna inconsistencia? SI NO 6 5 Reportar en el espacio de observaciones las inconsistencias encontradas como fallas en la calidad de las cajas, o fechas de vencimiento, entre otras. Éstas se envían al Ministerio. Reportar las inconsistencias encontradas en las observaciones Guía de entrega En hoja de recepción de la web 6 Rotular las cajas con la fecha de vencimiento y los lotes. Se realiza una semaforización para mayor control de fechas de vencimiento. Rotular las cajas 7 Almacenar en los sitios de conservación (refrigerados, congelador o cuarto frío). Almacenar en sitio de conservación 8 Registrar la recepción y enviar vía internet al Ministerio. Registrar la recepción vía web 9 Registrar biológicos y jeringas en la hoja de ingreso y al inventario del KARDEX Registrar biológicos y jeringas en KARDEX KARDEX 10 Elaborar memorando de ingreso de insumos al Almacén Departamental Elaborar memorando de ingreso 11 Representante del Municipio Solicitar los biológicos e insumos a través de la PAIWEB. Se realiza desde el día 7 al 18 del mes. Solicitar biológicos e insumos
PAGINA: 5 DE 10 12 Recibir la solicitud vía web. Recibir solicitud vía web 13 Verificar las condiciones del medio de conservación, los termos deben ser certificados, adecuados a las normas. Verificar que los medios de conservación cumplan con la norma 14 Hacer entrega de los biológicos e insumos. Hacer entrega de biológicos e insumos Suministro de entrega 15 Representante del Municipio Verificar la cantidad y calidad del empaque del biológico y de los insumos, la fecha de vencimiento, el número de los lotes entregados. Verificar la cantidad y la calidad de lo recibido 16 Firmar entrega de factura del PAIWEB y firmar la planilla de evidencia. Firmar entrega con todos los registros Registro de entrega 17 Representante del Municipio Hace recepción via PAIWEB, verificando temperatura. Registro recepción en PAIWEB FIN
PAGINA: 6 DE 10 5.2 PROCEDIMIENTO CONTEO Y LIMPIEZA DE ELEMENTOS INICIO 1 Realizar inventarios semanales y arqueo mensual de las existencias conservadas en el espacio de red de frío. Realizar inventarios semanales y arqueo mensual 2 Controlar y registrar a diario en la mañana y en la tarde la temperatura de los refrigeradores, congeladores y cuarto frío. Se realiza de lunes a lunes. Registrar en la mañana y tarde, lunes a lunes la temperatura Registro de temperatura 3 Realizar limpieza de los termos y de los paquetes fríos. Realizar limpieza de termos y paquetes fríos 4 Realizar aseo a los refrigeradores (gabinetes interiores y exteriores) y congeladores de forma semanal y al cuarto frío de forma mensual. Realizar aseo a refrigeradores, congeladores y cuarto frío Hoja de vida de equipos 5 Realizar limpieza bimensual de las estanterías. Realizar limpieza bimensual de estanterías
PAGINA: 7 DE 10 6 Verificar el funcionamiento de la planta eléctrica que suple de energía al cuarto frío en caso de fallas eléctricas. Se revisan los niveles de aceite y de combustible. Verificar funcionamiento de planta eléctrica FIN 5.3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE MEDICAMENTOS TB Y LEPRA, E.T.V. Y ZOONOSIS INICIO 1 / Referente Programa Hacer la solicitud ante el Ministerio según la necesidad del programa. Se realiza vía internet. Solicitar medicamentos 2 / Referente Programa Confirmar la aprobación de la entrega, vía internet. Confirmar aprobación de entrega N/A Se recibe en el aeropuerto? NO 4 SI
PAGINA: 8 DE 10 3 Profesional Universitario / Referente Programa Solicitar vehículo para el desplazamiento hasta el Aeropuerto para recibir los medicamentos solicitados para el programa. Solicitar vehículo para recoger del Aeropuerto los medicamentos 4 Recibir la carga, revisar las cajas, se debe verificar la calidad del empaque, el número de lotes y la fecha de vencimiento. Recibir la carga y el empaque, el lote y fecha de vencimiento N/A Se encuentra alguna inconsistencia? SI NO 6 5 Reportar en el espacio de observaciones las inconsistencias encontradas como fallas en la calidad de las cajas, o fechas de vencimiento, entre otras. Éstas se envían a la entidad. Reportar las inconsistencias encontradas en las observaciones 6 Rotular las cajas con la fecha de vencimiento y los lotes. Se realiza una semaforización para mayor control de fechas de vencimiento. Rotular las cajas 7 Almacenar en el sitio de conservación (estantes). Almacenar en sitio de conservación
PAGINA: 9 DE 10 8 Elaborar memorando de ingreso de insumos al Almacén Departamental Elaborar memorando de ingreso 9 Representante del Municipio / Solicitante Solicitar los medicamentos con el visto bueno del referente del programa. Solicitar medicamentos 10 Verificar la firma del referente del programa para la entrega de medicamentos. Verificar firma del referente en la fórmula 11 Realizar descarga de la hoja de kardex. Actualizar hoja de kardex 12 Realizar orden de suministro y relacionar la entrega de medicamentos en el registro diario. Realizar orden de suministro y actualizar registro diario Orden de suministro 13 Realizar inventario mensual de las existencias y se verifican las fechas de vencimiento. Realizar inventario mensual 14 Realizar informe de existencias de medicamentos al referente del programa. Se realiza de forma mensual y trimestral. Realizar informe mensual de existencias Informe de existencias FIN
PAGINA: 10 DE 10 6. REGISTROS Registro Registro de Temperatura Orden de suministro Solicitud de biológicos, insumos y medicamentos Registro diario Informes Responsable Como conservarlo Medio físico Medio físico Medio físico Medio físico Medio físico / magnético Donde conservarlo Tiempo de conservación de de de de de Disposición final de de de de de Registro de entrega Medio físico de de 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA 01 13/11/2012 IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Versión Inicial a partir de la reingeniería de procesos. 02 26/08/2013 Se realiza verificación de las actividades, se corrige la forma y el contenido de la descripción. Se ajustan denominación de los cargos, según decreto 0460 de 2012. NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.