PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MUNICIPIO DE BUCARASICA NORTE DE SANTANDER

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1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MUNICIPIO DE BUCARASICA NORTE DE SANTANDER REALIZADO POR COMITE INTERNO DE ARCHIVO Bucarasica, octubre de 2013 Bucarasica, compromiso de todos Página 1

2 EQUIPO DE TRABAJO: MUNICIPAL DE BUCARASICA NORTE DE SANTANDER VICTOR JULIO RANGEL GONZALEZ ALCALDE JAVIER DE JESUS VELANDIA ARTEAGA SECRETARIO DE HACIENDA JESSICA TATIANA DIAZ PEREZ SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA MARIBEL PEDRAZA LIZARAZO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO JOSE FRANCISCO REMOLINA DURAN DIRECTOR UMSPD AIDE RIOS VARGAS COORDINADORA DEL SISBEN JAZMIN XIOMARA ESTUPIÑAN GUERRERO SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL HERNAN RINCON RODRÍGUEZ DIRECTOR ENTE DEPORTIVO JESUS EMEL SANCHEZ VILLAMIZAR INSPECTOR DE POLICIA ELIECER PEÑARANDA ALBA CONDUCTOR ANYEL KARINE GELVEZ PIZA COMISARIA DE FAMILIA Bucarasica, compromiso de todos Página 2

3 TABLA DE CONTENIDO PAG. INTRODUCCIÓN 5 1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Descripción general del programa de gestión documental 5 2 MARCO CONCEPTUAL DEFINICIONES 5 3. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO PRODUCCIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN DOCUMENTAL DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS CONSULTA DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS PROPOSITO Y ALCANCE OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS ECONÓMICOS ARCHIVÍSTICOS TECNOLÓGICOS ASPECTOS DE PLANEACIÓN DIAGNÓSTICO: ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS TÉCNICOS LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS 14 DOCUMENTOS Archivo De Gestión Archivo Central Archivo Histórico HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 17 Bucarasica, compromiso de todos Página 3

4 10.1 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: ORGANIZACION DE DOCUMENTOS TRANSFERENCIAS ELIMINACION DE MATERIAL METALICO SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION ALMACENAMIENTO EN ESPACIOS Y UNIDADES DE CONSERVACION DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ESTUDIO Y VALORACION DE SERIES DOCUMENTALES ELIMINACION DE DOCUMENTOS RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS METAS EN IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN 24 DOCUMENTAL METAS A CORTO PLAZO METAS A MEDIANO PLAZO METAS EN EL LARGO PLAZO PROGRAMAS ESPECÍFICOS PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y 29 EL SGC 19. IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES 31 Bucarasica, compromiso de todos Página 4

5 INTRODUCCION Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las Entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas, La Alcaldía de Bucarasica diseña este Programa De Gestión Documental, como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos Manuales y automatizados de Correspondencia, Archivo de Gestión, Central e Histórico. Es de advertir, que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo, incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayoría de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del país. Por lo anterior, el Archivo General de la Nación contempla en este modelo de Programa de Gestión Documental, esta situación de los fondos acumulados, para que sea corregida y superada por las entidades, como un capítulo aparte para su atención y desarrollo. La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación, de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestión documental en cada entidad. Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley, es una orientación para la aplicación en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, y además, se recomienda su implementación, en cualquier organización, sin importar su naturaleza orgánica-funcional. Bucarasica, compromiso de todos Página 5

6 1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000, articulo 21 expedida por el Archivo General de la Nación en donde se determinan que en la entidad debe existir Un Programa de Gestión Documental y en el Decreto 2609 de 2012 expedido por el Ministerio de Cultura en donde están determinados todos las directrices de la Gestión Documental y el Decreto 2609 de 2012, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2200, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado Descripción general del programa de gestión documental El Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Bucarasica, es el conjunto de acciones técnicas, administrativas, presupuestales y tecnológicas para la administración del ciclo de vida de los documentos en diferentes soportes y formatos, para contribuir a la eficiencia en la gestión de los procesos misionales de la entidad a nivel directivo las decisiones sobre las actividades de gestión documental son aprobadas por el Comité Interno de archivo y ejecutadas por la Secretaria General, y puede ser evaluada por el Archivo General de la Nación (en su competencia legal de inspección y vigilancia) y el Grupo de Control Interno de la entidad. 2. MARCO CONCEPTUAL Con el objeto de cumplir con los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley 594 Ley General de Archivos se definen las siguientes Siglas: AGN: Archivo General de la Nación PGD: Programa de gestión documental 2.1 Definiciones Acceso a los archivos: derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos o privados que cumplan funciones públicas, en los términos consagrados por la Ley. Administración de archivos: operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. Almacenamiento de documentos: depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, entre otros, para su conservación física, con el fin de facilitar su consulta. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo histórico: es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Archivo General de la Nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de Formular, orientar y controlar la política Bucarasica, compromiso de todos Página 6

7 archivística en el ámbito nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Archivista: persona especializada en el manejo de los archivos. Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en el área y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación: labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser, clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad. Comité de archivo: grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de archivos: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Depósito de archivo: espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución. Disposición final de documentos: selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene un valor primario (fiscal, Legal, contable, administrativo, técnico y jurídico) o secundario (científico, histórico y cultural) y debe ser objeto de conservación. Eliminación: es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios. Estante: mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un área productora en la resolución de un mismo asunto. Un expediente puede conformarse por una o más carpetas. Bucarasica, compromiso de todos Página 7

8 Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. Función archivística: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. Instrumento de consulta: documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión). Instrumento de control: es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación y registros topográficos. Inventario: es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Legajo: es el conjunto de documentos que forman una unidad documental en los archivos históricos. Ordenación: operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Para lo cual adopto el orden cronológico. Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Organización de documentos: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Producción documental: recepción o generación de documentos en un área en cumplimiento de sus funciones. Retención de documentos: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros. Bucarasica, compromiso de todos Página 8

9 Subserie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Tabla de Retención Documental-TRD: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las TRD pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. Tipología documental: características físicas e intelectuales de documentos. Transferencias documentales: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. Valor administrativo: aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para la liquidación o absorción por otras entidades, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Valor histórico: véase Valor secundario. Valor jurídico: aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Servicios de archivo: proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de consulta. 3. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE Producción Documental Ley 527 de Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio del documento privado. Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 4, 5, 6, y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Bucarasica, compromiso de todos Página 9

10 3.2 Recepción documental Constitución Política. Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Decreto 2150 de Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. 3.3 Distribución y Trámite de documentos. Ley 58 de Reglamentación tramite peticiones. Decreto 01 de Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de Artículos 6, 16, 17, 22, 25. Decreto 1222 de Artículo 33. Derecho de turno. Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo Ley anti trámites. 3.4 Organización de documentos. Ley 4 de Sobre régimen político y municipal Articulo 289 y 337. Ley 80 de Artículo 55. Decreto 1382 de Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de Archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado. Acuerdo AGN 007 de Artículo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el comité evaluador de Documentos en los departamentos, determina su integración y le fija funciones. Acuerdo AGN 041 de 2002.Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley General de Archivos, Ley 594 de Acuerdo AGN 015 de Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Acuerdo AGN 02 de Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Circular AGN 07 de Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP N 004 de Organización de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. Resolución AGN 147 de Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. 3.5 Consulta de documentos. Constitución Política Artículo 20, 27, 74, 112. Ley 4 de Sobre régimen político y municipal. Artículo 315, 316, 320. Ley 57 de Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos. Decreto 01 de Código Contencioso Administrativo, sobre el derecho a la petición de la información. Decreto 2126 de Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de Requisitos de consulta. 3.6 Conservación de documentos. Constitución Política. Artículo 8, 95. Bucarasica, compromiso de todos Página 10

11 Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Ley 397 de 1997.Ley General de Cultura Artículo 4. Definición de patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en Movimiento. Decreto 2620 de Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Artículo 23. Valoración documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. Conservación integral de la documentación de archivos. A cuerdo AGN 11 de Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 047 de Acceso a documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 049 de Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. 3.7 Disposición final de los documentos. Ley 39 de Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de Defensa y conservación patrimonio. Decreto 2620 de Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Artículos 134. Conservación y destrucción de libros. Decreto 1515 de 2013 Acuerdo AGN 007 de Reglamento General de Archivos. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. Valoración documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. Eliminación de documentos que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Acuerdo AGN 08 de Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. NTC Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. NTC Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. NTC Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. Bucarasica, compromiso de todos Página 11

12 NTC Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación. 4. PROPÓSITO Y ALCANCE La gestión eficiente de la información en las entidades resulta imprescindible para la toma de decisiones, es por esto que los archivos se han convertido en un apoyo fundamental y estratégico; por lo que se ha hecho necesario implementar un Programa de Gestión Documental, que permitan disponer de manera ordenada de toda la Gestión Documental de la Alcaldía de Bucarasica, considerándola como un recurso o activo institucional decisivo en el desempeño de la entidad. El Programa de Gestión Documental inicia desde la planeación y valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos, distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; estos últimos tres subprocesos según lo establecido previamente en las tablas de retención y valoración documental. El Programa de Gestión Documental se establece como una de las salidas de la cadena de valor, proveedor principal de los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para el desarrollo de la Gestión Documental. 5. OBJETIVOS 5.1 OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para estandarizar la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de la información que se genera en la alcaldía municipal de Bucarasica, dando seguridad, confianza y calidad. Apoyando de forma oportuna la toma de decisiones acertadas. 5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la información obtenida principalmente del Archivo General de la Nación (Ley 594, ley general de archivos). Preservar correctamente la documentación siguiendo cánones como el manejo de temperatura, y humedad en el lugar donde se estén almacenando. 6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: 6.1 Normativos. Se requiere la normalización de todos los procesos involucrados en el ciclo de vida de los documentos y lo relacionado bajo el concepto de Archivo Total, para esto se ha adelantado con el área de Planeación y a través del comité interno de archivos, la actualización de las TRD, la creación y actualización de los manuales necesarios para el desarrollo la Gestión Documental. 6.2 Administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con tod as las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Bucarasica, compromiso de todos Página 12

13 Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo 6.3 Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. 6.4 Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. 6.5 Tecnológicos La Alcaldía de Bucarasica requiere de un aplicativo para registrar, radicar y apoyar el seguimiento y control del proceso de gestión documental por medio de reportes que permiten analizar dicho proceso; y medios que garantice la gestión de contenido en documentos físicos, documentos electrónicos, correo electrónico, fax, imágenes, vídeo, voz, etc. La implementación de un sistema de información de gestión documental y contenidos empresariales implica involucrar información, personas, software y hardware, de tal forma que convierta en una entidad más eficiente con cero papel y con un modelo que sea replicable en otras entidades del Gobierno. El sistema de información que se implemente debe cubrir integralmente los procesos actuales y los nuevos procesos según la evolución y mejoramiento. 7. ASPECTOS DE PLANEACIÓN 7.1 Diagnóstico El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en la Alcaldía de Bucarasica y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Bucarasica, compromiso de todos Página 13

14 Para realizar este diagnóstico se debe iniciar con los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental, encuestas documentales. 7.2 ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS TÉCNICOS Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envío de los documentos, (adecuación de la oficina de recibo y despacho de correspondencia). Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Comité de Archivo de la CGN, las tablas de retención documental. Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. 8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8.1 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuerdo con el uso y frecuencia de consulta. Estas edades corresponden a los documentos de gestión, central e histórico. En los archivos acumulados se encuentra generalmente documentación de archivo central y archivos históricos. 8.2 VALORES DE LOS DOCUMENTOS Para determinar los valores de los documentos en cada una de las fases por las que transcurre el documento, desde su origen hasta su disposición final, se tiene en cuenta la siguiente clasificación dada como valor a los documentos. Valores primarios: son aquellos que poseen los documentos para la entidad de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter: administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable. Valores secundarios: se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carácter, histórico, científico y cultural. 8.3 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico Archivo De Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de En esta fase se Bucarasica, compromiso de todos Página 14

15 desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Producción, Recepció, Distribución, Trámite, Organización, Consulta y Conservación de documentos. En las Áreas de Trabajo se da la organización custodia y cuidado de la documentación e información es responsabilidad de cada área de trabajo. Las TRD establecen el tiempo del documento en archivos de gestión y dados los espacios de almacenamiento en las áreas de Trabajo, la entidad programa anualmente el cronograma para la transferencia de los archivos Archivo Central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de documentos. Las transferencias deben ser organizadas en coordinación con los responsables de archivo de la Alcaldía municipal de acuerdo con las Transferencias Primarias Archivo Histórico Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594 de En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos. 9. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 9.1 COMITÈ INTERNO DE ARCHIVO. Decreto 007 de Según lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2578 de 2012, el Comité Interno de Archivo municipal de Bucarasica Norte de Santander, estará conformado de la siguiente manera: 1. El Secretario General o quien haga sus veces, quien lo presidirá. 2. El responsable del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario. 3. El Asesor Jurídico. 4. El Secretario de Planeación e Infraestructura. 5. El responsable de la Tecnología de la Información y la Comunicación. TIC. 6. El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces, con voz, pero no voto 7. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, todas aquellas personas que el comité considere necesario. FUNCIONES DEL COMITE INTERNO DE ARCHIVO. De acuerdo a lo establecido en el artículo 16 del Decreto 2578 de 2012, El comité Interno de Archivo del N. de S., tendrá las siguientes funciones: 1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 2. Aprobar la política de gestión de documentos e información. 3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental y enviarlas al Consejo Departamental para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios para su registro. 4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el registro único de series documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación AGN. Bucarasica, compromiso de todos Página 15

16 5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística del municipio, incluyendo acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. 6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos. 7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos. 8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación AGN y los archivos generales territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior del Municipio, respetando siempre los principios archivísticos. 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y gestión documental. 10. Aprobar el programa de gestión documental del Municipio. 11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera el Municipio para el desarrollo de sus funciones y procesos. 12. Acompañar la implementación del Gobierno en línea del Municipio en lo referente al impacto de éste sobre la gestión documental y de información. 13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística. 14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 16. Consignar sus decisiones en actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al modelo integrado de planeación y gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental. 18. Las demás que establezca la alta dirección, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental. 9.2 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD para la organización de los archivos de gestión Tablas de Retención Documental TRD Son un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producto del desarrollo de las funciones de cada área de trabajo; a cada serie o subserie se le asignan tiempos de retención en las distintas fases del ciclo vital de los documentos y se explica el procedimiento a seguir para la disposición final de los mismos. De acuerdo con la Ley 594 de 2000 y la reglamentación generada por el AGN, la Alcaldía de Bucarasica planea desarrollar y adoptar las TRD en la vigencia 2015 y darles la aplicación correspondiente. Contenido de las Tablas de Retención Documental -TRD Las Tablas de Retención Documental -TRD, de acuerdo con el formato único que ha establecido el Archivo General de la Nación, deben contener la siguiente información: Bucarasica, compromiso de todos Página 16

17 Código: sistema de números a través de los cuales se identifica cada una de las áreas de trabajo, de manera secuencial siguiendo estructura orgánica de la Entidad; a continuación y separado por un guion, se indica el correspondiente número que identifica a las series y subseries respectivamente. Series y tipos documentales: debe anotarse el nombre asignado a la respectiva serie, las subseries (si existen) y a una relación de los tipos documentales que van a conformar Cada uno de los expedientes que integran la respectiva serie o subserie. Disposición final: se le determina a cada serie documental el destino final una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de gestión o en el central, de acuerdo con la valoración documental. CT (Conservación Total): decisión de conservar en su totalidad series documentales que poseen valores históricos, como: actas, resoluciones orgánicas y ordinarias, manuales, entre otros. E (Eliminación): decisión de eliminar en su totalidad, las series documentales que carecen de valor histórico. S (Selección): decisión de conservar parcialmente una serie documental como muestra representativa de documentos que carecen de valor histórico. D (Digitalización): proceso mediante el cual un documento físico es transformado a una imagen electrónica. M (Microfilmación): proceso técnico de duplicación para preservar la información en otro soporte. Procedimiento: en este campo se presenta de forma escrita la disposición final que se dará a cada una de las series y subseries documentales. 9.3 Cuadro de clasificación documental. 10. FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL De acuerdo con la normatividad archivística emitida por el Archivo General de la Nación de Colombia, las actividades sobre las cuales la Alcaldía de Bucarasica basa el Programa de Gestión Documental PDG son: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. A continuación se presentan cada uno de los componentes y posteriormente se definen y describen las actividades que se desarrollan en cada uno: 10.1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS En esta fase del PGD se definen los parámetros que la Alcaldía de Bucarasica ha establecido para la generación de los documentos o registros que surgen en el cumplimiento de los procedimientos o funciones propias de la entidad territorial. Definición de tipologías documentales: Esta actividad se encuentra regulada en los procedimientos e identificada en las Tablas de Retención Documental. Actividades La dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros). Elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos y lo lleva a la unidad de correspondencia. La Unidad de Correspondencia redirecciona el documento a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicación escrita. La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios. Recepción de documentos: En esta actividad se definen las instrucciones de verificación y control que la Alcaldía de Bucarasica ha establecido para la recepción de los documentos que son remitidos por Bucarasica, compromiso de todos Página 17

18 una persona natural o jurídica. La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. A través de los responsables se gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. La Alcaldía de Bucarasica dispone de una unidad de recepción de correspondencia para radicar los documentos que tienen relación directa con las actividades de la Entidad. Las funciones de correspondencia se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la Entidad, su distribución interna y la administración el sistema que se utiliza para la entrega de correspondencia hacia el medio interno. El horario de recepción de documentos es martes a viernes de 7:00 a.m. a 12:00 y de 14:00 a 18:00 horas y los sábados de 7:00 horas a 14:00 horas. Clasificación de la correspondencia: Para efectos del presente manual, la correspondencia se clasifica en Interna y Externa: Correspondencia Interna: es toda aquella que se produce en las distintas áreas de trabajo de la Alcaldía de Bucarasica. Es tramitada y consultada a través de un registro en excel. Correspondencia Externa: es la que se cursa entre los funcionarios de la alcaldía de Bucarasica y otras entidades o personas naturales externas, como resultado de sus actuaciones misionales. La correspondencia externa de carácter personal no se tramita a través de las ventanillas de recepción de correspondencia, por tal razón los funcionarios de la Alcaldía de Bucarasica no deben suministrar la dirección de la entidad para tal fin. La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. La Unidad de Correspondencia analiza el documento para determinar su direccionamiento e imprime la radicación de recibido y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS. La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo. La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental. La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. El procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales internas se hará utilizando una tabla de control en excel. Bucarasica, compromiso de todos Página 18

19 10.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes. Ver La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. Distribución de documentos: En este se definen las acciones que garanticen que los documentos lleguen a su destinatario interno o externo. Marco normativo - Ley 1369 de Por medio de la cual se establece el régimen de servicios postales y se dictan otras disposiciones. Ley 962, articulo 10. Utilización para correo para el envió de información. Acuerdo AGN 060 de 2001, articulo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. Actividades de distribución: se relaciona con el tránsito de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin importar el medio por el cual se distribuyan los documentos, se debe tener dispositivos de control y verificación de recepción y envío. En este proceso se desarrollan actividades como: Distribución de documentos externos Identificación de entidades destinatarias de acuerdo con la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Enrutamiento de documentos a entidades competentes. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. Distribución de documentos internos Identificación de áreas productoras. Enrutamiento de documentos a las Áreas de trabajo competentes. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, correo tradicional, correo electrónico. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos ENVIO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: No podrá omitirse por ningún motivo el número de radicación de salida de correspondencia. Siempre y sin excepción deberá aparecer el código del área de trabajo productora del documento. Los documentos que deben ser remitidos no deben estar manchados, rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros. Los documentos que no cumplan con los requisitos mínimos, establecidos por este manual para su envío, serán devueltos al área de trabajo origen. Solamente pueden firmar correspondencia los funcionarios responsables de las diferentes áreas de trabajo y las que sean autorizadas de acuerdo a normatividad vigente para este fin. Bucarasica, compromiso de todos Página 19

20 Trámite de documentos: En este proceso se definen las acciones tendientes a verificar el recorrido del documento desde que se produjo o recibió hasta el cumplimiento del procedimiento o función que le dio origen. En desarrollo de los procedimientos y funciones, cada área de trabajo produce un grupo de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. Recepción de la solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según procedimiento y funciones de áreas. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 11. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS En este se define el conjunto de actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la institución, enmarcadas dentro de los procesos archivísticos. Actividades: Elaboración y actualización del cuadro de clasificación documental: En este cuadro se reflejan las series documentales que se generan por cada área productora de la Entidad. Elaboración, aplicación y actualización de la tabla de retención documental En el caso de que se establezcan nuevas funciones a un área de trabajo, se entiende que ésta genera documentos, por lo tanto, deberá cumplirse con la metodología ejecutada para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, siendo competencia de la Secretaria General liderar esta labor en coordinación con los productores de la documentación y finalmente con la aprobación del Comité Interno de archivo. Elaboración de los inventarios documentales Una vez organizados los documentos es necesario realizar los inventarios de los mismos, ya que este instrumento permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión de la entidad. Adicionalmente se deben desarrollar las siguientes actividades: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización Permanente de instrumentos. Para éste fin se debe utilizar el Formato único de inventario documental. 12. TRANSFERENCIAS DEFINICION: Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al archivo central y de este al Archivo histórico de conformidad con las TRD aprobadas. Las transferencias documentales permiten: Garantizara a los ciudadanos el acceso a la información Evitar la producción y acumulación irracional de documentos Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras Bucarasica, compromiso de todos Página 20