ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

2 1. FACTURACIÓN Y RADICACIÓN 2. VALIDACIÓN FINANCIERA DE LA S.D.S 3. VALIDACIÓN INICIAL DE LA FIRMA INTERVENTORA 4. CONCILIACIÓN CONTABLE 5. MATRIZ DE FACTURACIÓN

3 1. FACTURACIÓN Y RADICACIÓN: a. Las ESE deben facturar mensualmente las intervenciones efectivamente realizadas de acuerdo con lo establecido en la «Guía operativa de facturación» para cada vigencia. b. El proceso de facturación y radicación debe efectuarse dentro de los tres (3) primeros días hábiles siguientes al mes en que se realizaron las intervenciones, ó según Cronograma establecido previamente por la SDS. c. La factura original debe radicarse junto con: Concepto favorable del proceso de validación emitido por la SDS, Cuadro resumen discriminando los valores de la factura por código CHIP, Formato de talento humano contratado, Informe de gestión mensual y acumulado y Cronograma de programación de actividades del mes siguiente.

4 1. FACTURACIÓN Y RADICACIÓN: d. la firma Interventora certificará el pago dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la factura por parte de la ESE, aplicando el cinco por ciento (5%) de reserva de glosa. El porcentaje de reserva de glosa definido en el contrato podrá ser modificado de acuerdo con las variables que se presenten durante la ejecución del mismo. e. Factura Adicional. Solo en casos excepcionales debidamente justificados, la ESE podrá realizar facturas adicionales por actividades no cobradas en meses anteriores, previo aval por escrito del supervisor del contrato.

5 1. FACTURACIÓN Y RADICACIÓN: f. La Firma interventora previó a la recepción de la factura debe garantizar la aplicación de la lista de chequeo y verificación de la consistencia de las metas y recursos ejecutados frente a los programados y contratados por intervención, por CHIP, por Talento Humano y por vigencia. (Validación Inicial).

6 2. VALIDACIÓN FINANCIERA DE LA S.D.S : a. Las ESE deben cursar un proceso de validación financiera ante la SDS de manera previa a la radicación de la factura ante la firma interventora. b. La SDS verificara: La factura original y resumen por código CHIP, colocando Vo.Bo. en la esquina inferior derecha de los mismos, en caso de emitir concepto favorable para radicar. Los filtros y la semaforización del Informe de gestión que garantizan la coherencia de la información registrada. Que las intervenciones ejecutadas no superen en valor ni en cantidad a las intervenciones programadas y menos a las intervenciones contratadas, de manera individual por mes y en forma acumulada durante la vigencia.

7 2. VALIDACIÓN FINANCIERA DE LA S.D.S : Que los valores facturados por CHIP estén registrados en números enteros sin decimales. Que las intervenciones facturadas correspondientes al componente de «territorios» coincida con el Talento Humano Contratado. Que las intervenciones facturadas correspondientes al componente de «vigilancia sanitaria» coincida con lo registrado por la ESE en el aplicativo SISA

8 2. VALIDACIÓN FINANCIERA DE LA S.D.S : c. Si la ESE cumple exitosamente con la verificación mencionada anteriormente, entonces la SDS emitirá por escrito concepto favorable para que la ESE proceda a radicar la factura ante la firma interventora. Junto con el concepto favorable la ESE y la SDS suscribirán un acta conciliando los valores facturados a la fecha del proceso de validación. d. Si durante el proceso de validación la SDS encuentra alguna inconsistencia entonces NO se emitirá concepto favorable y por lo tanto la ESE deberá hacer las correcciones pertinentes.

9 3. VALIDACIÓN INICIAL DE LA FIRMA INTERVENTORA : Es el primer filtro y verificación que debe realizar la firma interventora para garantizar el proceso de radicación oficial de la facturas presentadas por la ESE. La firma interventora debe diseñar los instrumentos que garanticen el cumplimiento de los requisitos administrativos, financieros y técnicos definidos en el contrato suscrito con cada ESE, en la Guía Operativa de Facturación, así como aquellos establecidos en la normatividad vigente, entre otros los siguientes: Concepto favorable para radicar emitido por la SDS. Factura original, clara, legible, sin tachones ni enmendaduras Especificar el contrato con cargo al cual se factura. Especificar la vigencia de los recursos facturados.

10 3. VALIDACIÓN INICIAL DE LA FIRMA INTERVENTORA : Indicar si es factura regular ó adicional. Cumplir con los requisitos mínimos del Estatuto Tributario. Soportes y documentos anexos a la factura Consistencia de los archivos magnéticos y físicos. Independientemente que la ESE cuente con el concepto favorable de la SDS, la firma interventora deberá realizar por su cuenta el mismo proceso de validación realizado por la SDS y ratificar el concepto favorable, en caso de evidenciar algún error que no haya percatado la SDS la Firma NO recibirá la factura indicando formalmente los motivos.

11 4. CONCILIACIÓN CONTABLE : Mensualmente se realizará una conciliación de facturación radicada por la ESE, entre la firma interventora y la SDS, para garantizar la identificación de partidas conciliatorias y saldos iguales entre las partes 5. MATRIZ DE FACTURACIÓN