PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. PLIEGOS DE CONDICIONES

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1 PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. PLIEGOS DE CONDICIONES CONVOCATORIA PÚBLICA No.01 de 2013 ADQUISICIÓN, LICENCIAMIENTO, IMPLEMENTACIÓN, ADECUACIÓN Y ESTABILIZACIÓN DEL ERP PARA PLAZA MAYOR MEDELLÍN MEDELLÍN, ABRIL DE 2013

2 INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PREVIAS El inicio del presente proceso fue recomendado en la sesión del Comité Asesor de Contratación de Plaza Mayor Medellín, el día 3 de abril de 2013, según consta en el Acta de la misma fecha. La información contenida en esta Convocatoria sustituye totalmente cualquier otra que Plaza Mayor o sus representantes pudieran haber suministrado en forma preliminar a los proponentes interesados. En la propuesta no podrán señalarse condiciones diferentes o aportarse documentos diferentes a los establecidos en el presente. En caso de hacerlo, se tendrán por no escritas y, por lo tanto, prevalecerán las disposiciones respectivas contenidas en este documento. La presente Convocatoria y el trámite del procedimiento a seguir, será el señalado en el artículo 30, de la Resolución No. 021 del 25 de enero de 2013 por medio de la cual se adopta el Reglamento de Contratación de Plaza Mayor Medellín S.A., y en la Resolución No. 74 de 2013, Reglamento procedimiento de selección por invitación pública y del comité asesor de contratación. Antes de preparar la propuesta, lea cuidadosamente el pliego de condiciones, con el fin de evitar errores u omisiones que impidan tener en cuenta su propuesta para efectos de adjudicación. Con la presentación de su propuesta, el oferente acepta que conoce y está de acuerdo con los procedimientos expuestos en la Resolución No. 021 del 25 de enero de 2013 por medio de la cual se adopta el Reglamento de Contratación de Plaza Mayor Medellín S.A., la cual se encuentra publicada en la página web de la entidad para que todos los interesados puedan enterarse de su contenido. En particular se deben analizar todas las circunstancias de ejecución que podrían en un momento dado afectar el desarrollo del objeto del contrato, los costos, el plazo, los sitios de ejecución o cumplimiento de los fines perseguidos con este proceso de selección. Se recomienda, de manera general, observar todos los requerimientos legales, jurídicos y técnicos de manera que la oferta se ajuste a este Pliego de Condiciones, que a la vez harán parte del contrato que se suscriba como resultado de la adjudicación de la selección. Verifique cuidadosamente que se anexe la totalidad de los documentos exigidos y revise que estén vigentes, debidamente firmados, sin enmendaduras y dispuestos en el orden señalado para facilitar su ubicación y revisión. Igualmente, se recomienda NO FORMULAR ningún tipo de consulta en forma personal y evitar el contacto con los funcionarios o asesores externos de la entidad que participen en el trámite, en aras de garantizar la transparencia del proceso y preservar la igualdad y calidad de la información que todos deben obtener en forma simultánea. Con este propósito se solicita a todos los interesados abstenerse de formular consultas telefónicas o personales. Cualquier inquietud, consulta o solicitud de aclaración debe formularse por escrito y será respondida a través del correo electrónico viviana.rios@plazamayor.com.coa todos los participantes. 2

3 CRONOGRAMA DEL PROCESO. El presente proceso contará con el siguiente cronograma. PUBLICACIÓN Y CONSULTA DEL PLIEGO DE CONDICIONES INSCRIPCIÓN COMO INTERESADO PLAZO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES ENTREGA DE PROPUESTAS AUDIENCIA DE APERTURA DE PROPUESTAS EVALUACIÓN DE PROPUESTAS PERIODO DE OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN ADJUDICACIÓN Desde 15 hasta el 23 de abril de Del 15 al 17 de abril de 2013 hasta las 5:00 pm. Hasta el 18 de abril de 2013 a las 5:00 pm Desde el 22 hasta el 23 de abril 2013, hasta las 10:00 am 23 de abril 2013 de 2013, a las 10:05 am Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de propuestas Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la presentación de propuestas Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del término que da traslado del informe de evaluación. Nota: Las audiencias públicas a celebrarse con ocasión de la presente Convocatoria Pública, se realizarán en la Secretaria General de PLAZA MAYOR MEDELLÍN, ubicada en la Calle 41 No Medellín. La asistencia a las audiencias no es obligatoria. 3

4 TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO OBJETO, INSCRIPCIÓN, APERTURA Y CIERRE JUSTIFICACIÓN CONDICIONES GENERALES OBJETO OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA ALCANCE DEL OBJETO PRESUPUESTO OFICIAL PROPUESTAS CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO APROPIACIÓN PRESUPUESTAL PLIEGO DE CONDICIONES INSCRIPCIÓN DE PROPONENTES CIERRE DE LA CONVOCATORIA Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS RECEPCIÓN DE OFERTAS CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO PROTECCIÓN DE LOS SIGNOS DISTINTIVOS DE PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A VEEDURÍA CIUDADANA CAPÍTULO PARTICIPANTES Y REQUISITOS PARTICIPANTES REQUISITOS PARTICULARES DE LOS OFERENTES ASOCIADOS REQUISITOS Y DOCUMENTOS DE PARTICIPACIÓN CAPÍTULO RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS CAPÍTULO PROPUESTA, EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA IMPUESTOS VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y DOCUMENTOS DE PARTICIPACIÓN EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN PLAZO DE EVALUACIÓN Y OBSERVACIONES CRITERIOS DE DESEMPATE CONVOCATORIA PÚBLICA DESIERTA ÚNICO PROPONENTE PRESENTADO CAPÍTULO CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

5 5.1 CONTRATO OBJETO DEL CONTRATO FORMA DE PAGO ANTICIPO DOCUMENTOS DEL CONTRATO DOMICILIO DEL CONTRATO PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO GARANTÍAS REQUERIDAS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO MULTAS INDEMNIDAD SEGURIDAD SOCIAL DE EMPLEADOS PROHIBICIÓN DE CEDER EL CONTRATO SUBCONTRATOS INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES CADUCIDAD CONTRATOS ADICIONALES SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO MULTAS SANCIÓN PENAL PECUNIARIA RESPONSABILIDAD EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO RESPONSABILIDAD POR DAÑOS Y PERJUICIOS SUPERVISIÓN DEL CONTRATO ANEXO NO ANEXO NO ANEXO NO ANEXO NO ANEXO NO

6 CAPÍTULO 1. OBJETO, INSCRIPCIÓN, APERTURA Y CIERRE 1.1. JUSTIFICACIÓN En PLAZA MAYOR existen actualmente varios sistemas de información que ayudan como soporte a todo el proceso Administrativo y Financiero, como el sistema Aries, una aplicación adquirida en el año 2005 en lenguaje Fox Pro y sistema G3, en el tema de costos ABC adquirido en el 2008; Socio (sistema para la organización de eventos) y Help People como herramienta de gestión de servicios, los cuales están desarticulados. Adicionalmente, existen varios procesos que se realizan manualmente. Por esta razón se necesita adquirir una herramienta que sistematice e integre los procesos que se ejecutan manualmente y que articule los sistemas de información existentes, brindando más efectividad, eficacia y eficiencia en las labores realizadas en la Entidad CONDICIONES GENERALES La información que se consigna a continuación contiene los elementos básicos para la presentación de la propuesta. El proponente debe verificarla completamente y cerciorarse de que no alberga dudas respecto a ella. En caso contrario, debe elevar las consultas que considere pertinentes en las oportunidades que la ley y estos documentos le conceden. Interpretación de la solicitud de propuestas: El proponente deberá examinar cuidadosamente los documentos de la contratación e informarse cabalmente de todas las condiciones que puedan afectar el futuro contrato. Es entendido que los documentos de la contratación se complementan mutuamente, de tal manera que lo indicado en cada uno de ellos se tomará como indicado en todos. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de las estipulaciones contenidas en estos pliegos de condiciones serán de su exclusiva responsabilidad. Aceptación de las condiciones de los pliegos de condiciones: La presentación de la propuesta se considerará como manifestación expresa de que el proponente ha examinado los pliegos de condiciones, ha obtenido las aclaraciones sobre los puntos que considere inciertos o dudosos y que ha formulado su propuesta en forma libre, seria, precisa y coherente. En consecuencia, PLAZA MAYOR MEDELLÍN, no será responsable por descuido, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos desfavorables en que incurra el proponente y que puedan incidir en la elaboración de la propuesta. 6

7 El hecho de que los proponentes no se informen y documenten debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para la eventual formulación de posteriores reclamaciones. La presente Convocatoria Pública está dirigida a todas las personas naturales, jurídicas, en Consorcio o Unión Temporal, y no es vinculante, para lo cual, se reserva el derecho de contratar con quien considere formuló la mejor oferta para sus intereses, de acuerdo al criterio establecido en estos pliegos de condiciones, e incluso podrá libremente determinar no celebrar contrato con ninguno de los proponentes siempre y cuando se cumpla con los principios rectores de la contratación OBJETO PLAZA MAYOR MEDELLÍN, que en adelante se llamará PLAZA MAYOR, está interesada en contratar la Adquisición, licenciamiento, implementación, adecuación y estabilización del ERP para Plaza Mayor Medellín OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA ALCANCE DEL OBJETO En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo del Decreto 734 de 2012, la descripción técnica detallada del objeto a contratar, se encuentra consignada en el ANEXO No. 5 que acompaña el presente pliego de condiciones, el cual hace parte integral de éste y que podrá ser consultado en los mismos términos del presente documento. El proponente deberá estar en condiciones de cumplir con las siguientes obligaciones: - Entregar el licenciamiento del ERP acorde con las necesidades de la Entidad. - Presentar una propuesta de implementación del sistema ERP, garantizando la correcta puesta en marcha y estabilización del sistema de acuerdo con el cronograma a establecerse, el cual debe estar integrado al contexto real de PLAZA MAYOR, considerando tanto sus procesos de negocio como los sistemas de información existentes. - Garantizar los procesos de capacitación y entrenamiento de todos los usuarios en las funcionalidades implementadas. - Garantizar el acompañamiento en la migración de la información de años anteriores, contenida tanto en bases de datos, como en archivos de EXCEL suministrando las estructuras requeridas para la carga de datos. - Garantizar el acompañamiento relativo a las pruebas que se deban realizarse. - Realizar las configuraciones y adecuaciones del sistema ERP a la infraestructura de servidores y comunicaciones más apropiados de acuerdo a la realidad técnica, operativa y financiera de PLAZA MAYOR. - Garantizar un periodo no inferior a 3 meses para estabilización y ajustes del sistema. - Garantizar el correcto funcionamiento e integralidad de los siguientes módulos : 7

8 Módulo de Activos Fijos y Gestión de Almacén Módulo de Presupuesto Público Módulo de Contabilidad Módulo de Tesorería y Conciliación Bancaria Módulo de Compras, Contratación y Jurídico Módulo de Nómina Módulo de Recurso Humano Módulo de Facturación de bienes y servicios y Cartera Módulo de Costos ABC Modulo Gerencial (Reportes, Análisis Financiero, Inteligencia de Negocios) Garantizar las debidas interfaces con: Interfaz con Control de Acceso Se requiere que el sistema ERP tenga interfaz hacia el aplicativo de Control de Acceso existente en la Empresa, para suplir la necesidad que las horas extras y los tiempos a compensar, estén disponibles de manera automatizada para su liquidación en la nómina. Interfaz con SOCIO SOCIO es el sistema CORE de Plaza Mayor, en el cual se realiza el proceso de negocio desde la cotización, planificación, ejecución y generación de servicios adicionales ofrecidos a los clientes. El proceso termina en la aplicación SOCIO cuando se expide la liquidación que es la que alimenta el módulo de facturación. El ERP debe estar en capacidad de obtener la información de SOCIO tanto relativa al cliente como al servicio prestado y los proveedores asociados, de manera que la información requerida para facturación, compras, pagos, tesorería, presupuesto, contabilidad y demás módulos involucrados, se encuentre disponible de manera automatizada y en línea. Interfaz con HELP PEOPLE HELP PEOPLE es la herramienta de mesa de servicios donde se encuentra plasmada la trazabilidad del servicio de las necesidades solicitadas por el cliente en la unidad de Negocio de Solución Completa, datos que sean requeridos por el ERP para unificar información del cliente. Cargas desde MS EXCEL. Algunos procesos de negocio no se encuentran gestionados a través de aplicativos, por lo que la información debe ser obtenida a través de procesos de carga desde MS EXCEL. - Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento del objeto del contrato para su entrega a satisfacción y las que sean designadas por el Supervisor del mismo. - Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con las condiciones técnicas establecidas en el pliego de condiciones de la presente Convocatoria Pública, según las instrucciones que para el efecto le sean suministradas por la Supervisión del Contrato. - Dar cumplimiento del objeto del contrato dentro del plazo establecido para su ejecución. 8

9 - Atender todos los requerimientos técnicos y administrativos que haga el Supervisor del contrato, a nombre de PLAZA MAYOR y que estén relacionados con la ejecución del objeto contractual. - Atender de manera rápida y oportuna los requerimientos y sugerencias realizadas por la Supervisión del contrato. - Proveer a PLAZA MAYOR un Gerente de Proyecto, un líder por módulo y un líder de desarrollo e integración, como mínimo, con los cuales pueda tenerse contacto permanente durante la duración del contrato. (Se específica que el personal elegido por el contratista debe tener la posibilidad de asistir a reuniones personalizadas). - El Adjudicatario deberá disponer de todo el personal que se llegare a requerir para la implementación de los módulos. - Entregar mensualmente informes de seguimiento. - Todos los gastos inherentes al funcionamiento, personal, equipos, insumos, licencias, oficinas y demás gastos que requiera el contratista para la ejecución del contrato, se entenderán asumidos en los precios indicados en la propuesta. - Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, cuando corresponda, durante la vigencia del contrato: para su suscripción y los diferentes pagos. - PLAZA MAYOR podrá solicitar cualquier clase de personal necesario adicional para la ejecución del objeto del contrato PLAZO El plazo para ejecutar el objeto del contrato de la presente Convocatoria Pública será hasta el 30 de noviembre de 2013, plazo que se contara a partir de la legalización del contrato TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN Una vez adjudicado el contrato objeto de la presente convocatoria pública, se dará inicio al proceso de implementación de la solución. El tiempo para la puesta en producción de la solución deberá ser máximo hasta el 30 de Noviembre de Después de la puesta en producción existirá un periodo de estabilización durante el cual el proveedor deberá acompañar en al menos 3 cierres mensuales, donde al menos uno de ellos debe cubrir el cierre de diciembre de PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial convocatoria es de TRESCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($ )Incluido IVA. 9

10 1.8. PROPUESTAS CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO Los proponentes deberán ajustar sus propuestas al promedio de los precios del mercado. De conformidad con el Artículo del Decreto 734 de 2012, el proponente que a juicio de PLAZA MAYOR presente una propuesta con valor artificialmente bajo será requerido en su momento para que explique las razones que sustenten el valor propuesto. PLAZA MAYOR, procederá a darle continuidad a la propuesta en el proceso de selección, siempre que el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente, no ponga en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente. 1.3 APROPIACIÓN PRESUPUESTAL PLAZA MAYOR cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 858 del 5 de abril 2013, que amparan la ejecución del contrato durante el año PLIEGO DE CONDICIONES El Pliego de Condiciones Definitivo se podrá consultar en la página Web por el término de según el cronograma del proceso. Adicionalmente pueden consultar los Pliegos de Condiciones en la Secretaria General de PLAZA MAYOR MEDELLÍN ubicada en la Calle 41 Nº Medellín. 1.5 INSCRIPCIÓN DE PROPONENTES Los proponentes que deseen participar en la presente Convocatoria Pública, deberán manifestar su intención, mediante el diligenciamiento del ANEXO No. 1, de acuerdo con el cronograma del proceso. Las inscripciones hechas luego de la fecha y hora límite no serán tenidas en cuenta sin excepción alguna. El formulario deberá ser diligenciado completamente y entregado directamente en la Secretaria General, de PLAZA MAYOR ubicada en la Calle 41 Nº Tercer piso - Medellín, (Se deben indicar en el formulario los números de teléfono de las personas que están directamente relacionadas con el proceso), con el fin de ser ingresado en la base de datos correspondiente. Igualmente, podrá ser enviado a través del correo electrónico viviana.rios@plazamayor.com.co, solicitando siempre constancia de recibo. 10

11 Al momento de la inscripción, deberá manifestarse si se presentará como persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal o cualquier otra forma de asociación, de lo contrario, la inscripción no será válida. En caso de que la inscripción sea en consorcio, unión temporal u otra forma de asociación, deberá definirse desde el momento de la inscripción el nombre de la asociación y la totalidad de sus integrantes, en ningún caso se aceptará la acepción Y OTRO. Igualmente, si la inscripción se realiza en forma individual no podrá presentarse propuesta en ninguna de las asociaciones permitidas por la Ley. No se aceptarán dobles inscripciones, es decir, quien se inscriba como persona natural o jurídica no podrá hacerlo además como integrante de un Consorcio o Unión Temporal o viceversa. El día de entrega de propuestas, se recibirán sólo a quienes se hayan inscrito dentro del término señalado. Quien no se inscriba no podrá presentar propuesta para la presente Convocatoria Pública, so pena de que la misma sea rechazada. 1.6 CIERRE DE LA CONVOCATORIA Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS El cierre de la Convocatoria Pública y la audiencia de apertura de propuestas se realizarán con los proponentes que deseen asistir, en la fecha y hora que se indica en el cronograma del proceso, de acuerdo con la hora local indicada en el reloj de la página web de la Entidad. De aquella diligencia se levantará un acta suscrita por el funcionario asistente en representación de PLAZA MAYOR, donde se consignarán los nombres de los proponentes, el valor de la propuesta, el número de folios de la oferta, los retiros de propuestas si los hubiere, y las observaciones correspondientes. Por solicitud debidamente justificada o cuando lo estime conveniente PLAZA MAYOR podrá ampliar, mediante adenda, el plazo establecido para el cierre del proceso. Dentro del plazo de la Convocatoria Pública y según cronograma del proceso, los oferentes que hayan quedado inscritos podrán solicitar por escrito las aclaraciones que estimen pertinentes. Dicha solicitud deberá hacerse por escrito, dirigida a la Secretaría General de PLAZA MAYOR, físicamente o al correo electrónico viviana.rios@plazamayor.com.co La aclaración o respuesta que no conste en adenda, no podrá afectar los términos y condiciones del presente pliego de condiciones, así mismo se aclara que las respuestas verbales no tendrán validez o afectación sobre lo indicado en el presente y sus adendas. El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo 11

12 las cuales será ejecutada la prestación de los servicios, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones. 1.7 RECEPCIÓN DE OFERTAS Las propuestas entregadas deberán contener toda la documentación requerida, teniendo en cuenta las siguientes normas de presentación: 1) En original y una copia, debidamente foliadas e indexadas, indicando en la portada cuál es el original y cuál es la copia, además, debe entregar en medio magnético la propuesta económica. En caso de discrepancia entre ellas prevalecerá el original impreso. 2) En sobres, dirigidos así: Señores: PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. Secretaría General Calle 41 No Medellín CONVOCATORIA PÚBLICA No. 001 DE 2013 OBJETO: ADQUISICIÓN, LICENCIAMIENTO, IMPLEMENTACIÓN, ADECUACIÓN Y ESTABILIZACIÓN DEL ERP PARA PLAZA MAYOR MEDELLÍN. 3) La propuesta debe ser presentada exclusivamente en idioma español y la propuesta económica en pesos colombianos y sin decimales. 4) Toda la correspondencia que se presente durante el proceso de contratación, deberá dirigirse a la Secretaria General de PLAZA MAYOR, en la calle 41 Nº 55-80, Medellín. PLAZA MAYOR no se hace responsable de las ofertas enviadas por correo en lo referente a la fecha de entrega y al estado de las mismas. Tampoco, se responsabiliza por no abrirlas oportunamente cuando los sobres no estén correctamente marcados y dirigidos a la dirección señalada en el literal d) de este punto. Además, toda la correspondencia que se presente durante el proceso de contratación, deberá dirigirse a la dirección antes señalada mientras no se indique otra cosa, o al correo electrónico: viviana.rios@plazamayor.com.co solicitando comprobación de lectura y entrega. 1.8 CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO 12

13 La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y las recomendaciones para la selección del contratista no podrán ser reveladas a los concursantes ni a otra persona que no participe en dicho proceso, salvo lo relacionado al traslado del informe de evaluación de propuestas. Los proponentes se abstendrán de ejercer alguna influencia indebida en el proceso de evaluación de las propuestas o en la decisión sobre la selección del contratista, so pena de incurrir en causal de rechazo de la propuesta. 1.9 PROTECCIÓN DE LOS SIGNOS DISTINTIVOS DE PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. El nombre con el que designen la unión temporal, consorcio o cualquier otra forma de asociación no podrá contener la palabra PLAZA MAYOR, toda vez que existe. PROTECCIÓN DE LOS SIGNOS DISTINTIVOS DE PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A.. La marca PLAZA MAYOR MEDELLÍN, sus logotipos, lemas, y marcas asociadas; cuentan con la adecuada protección legal y registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio. En consideración a lo anterior, ninguno de los signos distintivos de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. podrá ser reproducido, utilizado, promocionado, anunciado o publicitado en forma alguna y en ningún medio (escrito, digital, magnético, Internet, etc) por tratarse de activos intangibles de propiedad exclusiva de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. y por protección de los derechos de los consumidores para evitar información engañosa o confusa sobre el origen empresarial o el aval de los productos, servicios y actividad económica VEEDURÍA CIUDADANA De conformidad con el artículo 9 del decreto 2170 de 2002 y la Ley 850 de 2003, las veedurías ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley podrán desarrollar su actividad durante las etapas precontractual, contractual y post-contractual de este proceso licitatorio, realizando oportunamente las recomendaciones escritas que consideren necesarias, e interviniendo en las audiencias que se convoquen durante el proceso, caso en el cual, se les suministrará toda la información y documentación pertinente que soliciten y que no esté publicada en el sitio Web. El costo de las copias y las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el Código Contencioso Administrativo. 13

14 CAPÍTULO 2. PARTICIPANTES Y REQUISITOS 2.1 PARTICIPANTES PLAZA MAYOR realizará el análisis jurídico y técnico de las propuestas con el fin de determinar, de acuerdo con la ley y las exigencias de este pliego de condiciones, cuáles son admisibles. Los proponentes se deben presentar bajo alguna de las siguientes modalidades, siempre y cuando cumplan las condiciones exigidas en el pliego de condiciones: - INDIVIDUALMENTE, como: (a)personas naturales nacionales o extranjeras. (b)personas jurídicas nacionales, que se encuentren debidamente constituidas, mínimo hace 3 años, antes de la fecha de apertura de la Convocatoria Pública; adicionalmente,el objeto social de estas deberá estar acorde con el objeto del presente contrato. (c)personas jurídicas que se constituyan con el único objeto de presentar propuesta y ejecutar el contrato, caso en el cual, al Proponente le será aplicable lo dispuesto en el parágrafo 3º del artículo 7º de la Ley CONJUNTAMENTE, en cualquiera de las formas de asociación previstas en la Ley, tales como Consorcios y Uniones Temporales. Todos los Proponentes deben: (a) Tener capacidad jurídica para la presentación de la Propuesta. (b) Tener capacidad jurídica para la celebración y ejecución del contrato. (c) No estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las leyes de Colombia, en especial las previstas en la Ley 80 de 1993 PLAZA MAYOR se reserva el derecho de corroborar la autenticidad de los datos suministrados en la propuesta, y el proponente autoriza a todas las entidades, personas o empresas que de una u otra forma se mencionen en los documentos presentados, a suministrar la información que se requiera, a visitar sus instalaciones o a solicitar información de cualquiera de sus empleados, en caso de considerarlo necesario. 2.2 REQUISITOS PARTICULARES DE LOS OFERENTES ASOCIADOS La forma asociativa deberá constituirse para el presente proceso de selección y así lo señalará expresamente, indicando las reglas básicas que lo regirán, independiente que las personas naturales o jurídicas que lo conformen, sean las mismas que hayan constituido consorcios o uniones 14

15 temporales para otros procesos. Dichas formas asociativas no podrán ser disueltas ni liquidadas durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba y un año más. Deberán cumplir con lo estipulado en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y con los siguientes aspectos: PLAZA MAYOR aceptará que la oferta sea presentada por dos (2) personas naturales o jurídicas. La forma asociativa deberá indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes, la cual no podrá ser inferior al 30%, ni ser modificada sin la autorización previa de PLAZA MAYOR. En el documento de conformación de la forma asociativa se deberá designar la persona que para todos los efectos la representará con sus responsabilidades y facultades. Dichas formas asociativas deberán estar conformadas a la fecha de cierre de la presente Convocatoria Pública, mediante documento suscrito por cada uno de sus miembros, según los Anexos No. 3.1 y 3.2, suministrados en estos pliegos de condiciones, en el cual se establezca el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes y se indique la persona que para todos los efectos los representará al Consorcio o Unión Temporal. En caso de ser adjudicatarios los Consorcios, Uniones Temporales u otras formas asociativas deberán presentar a PLAZA MAYOR el correspondiente RUT dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de adjudicación, cuyo NIT deberá ser único y exclusivo para cada contrato, lo anterior conforme el Decreto 2645 del 27 de julio de 2011, modificado por el Decreto 2820 del 9 de agosto de De acuerdo con lo preceptuado en el Artículo 66 de la Ley 488 de 1998, las facturas o documentos equivalentes para pago deben ser expedidas directamente por la respectiva forma de asociación, cumpliendo los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y no por cada uno de sus integrantes. Para proceder con su respectivo pago debe indicarse además, el nombre y el NIT de los integrantes del Consorcio y en el caso de Uniones Temporales, indicar además el porcentaje de participación en el mismo. 2.3 REQUISITOS Y DOCUMENTOS DE PARTICIPACIÓN El interesado deberá examinar todas las instrucciones, formularios, condiciones, especificaciones y anexos de los términos de la presente Convocatoria Pública. Así mismo, deberán indicar expresamente, qué información de la consignada en ella tiene carácter de reservada, invocando expresamente la norma jurídica en que se fundamenta, con el fin de que PLAZA MAYOR se abstenga de entregar la misma, cuando cualquier persona natural o jurídica ejerciendo el derecho de petición, solicite copia de las propuestas. En el evento en que no se señalen las normas específicas que le otorga ese carácter, se tendrá por no escrito el anuncio de reserva. 15

16 El interesado deberá presentar con cada uno de los documentos que a continuación se relacionan, con el fin de validar cada una de las propuestas en igualdad de condiciones. PLAZA MAYOR podrá solicitar las aclaraciones que considere pertinentes, las cuales serán resueltas por el interesado dentro del término que para el efecto se fije en comunicación escrita por el Evaluador. Los proponentes deberán cumplir con los siguientes requisitos y aportar los documentos que en cada caso se solicitan DOCUMENTOS DE ORDEN JURÍDICO Carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 2).Ésta deberá ser firmada por el proponente, si es persona natural. Si el proponente es una persona jurídica, la carta de presentación deberá ser firmada por su representante legal quien debe estar debidamente facultado, indicando al pie de la firma el nombre, cargo y documento de identidad. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, deberá estar firmada por el representante designado. El contenido de la carta de presentación, corresponderá con el texto del Anexo No 2 (Carta de Presentación). Los datos consignados en la misma deben corresponder a la propuesta presentada. La firma de la carta de presentación de la propuesta hará presumir la aprobación, legalidad y conocimiento de todos los documentos que la acompañan Certificado de existencia y representación legal. Las personas naturales nacionales acreditarán su existencia mediante la presentación de copia de su cédula de ciudadanía. Las personas naturales extranjeras mediante la presentación de copia de su pasaporte; si se encuentra residenciado en Colombia mediante la presentación de copia de la cédula de extranjería. El proponente deberá presentar con su propuesta, el certificado sobre su existencia y representación legal cuando se trate de persona jurídica, el cual deberá tener las siguientes características: deberá ser expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal, hace menos de dos (2) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la Convocatoria. Deberá acreditar que el objeto social se encuentra acorde al objeto de esta convocatoria, que debe ha sido constituida como mínimo hace tres años, quela duración de la sociedad que será como mínimo por el tiempo de duración del contrato y un año más, la representación legal y las facultades del representante, esto acompañado de la fotocopia de la cédula del representante legal. Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá presentar su respectivo certificado. 16

17 Autorización de la Junta o Asamblea de Socios o Accionistas. Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, en razón de la cuantía, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano competente de la sociedad de acuerdo con el Certificado de Existencia y Representación Legal, o el documento donde acredite su autorización para participar en la Convocatoria, firmar la propuesta y suscribir el contrato en el evento de salir favorecido. Esta observación también es válida para los miembros del Consorcio o Unión Temporal Poder mediante el cual se confiere representación, cuando el proponente concurre por intermedio de un representante o apoderado. Dicho documento deberá contener expresamente los términos y el alcance de la representación Certificación de pago de los Aportes a sus Empleados. De conformidad con el inciso 2 y el parágrafo 1 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, el interesado, el proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. El Certificado deberá ser suscrito por el revisor fiscal o representante legal acreditando el pago de los aportes de seguridad social y parafiscales, durante los 6 meses anteriores al cierre de la presente Convocatoria, o declaración personal juramentada acreditando el pago de estas obligaciones si el proponente es persona natural. (Art. 50, Ley 789 de 2002). Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus miembros integrantes que sea persona natural, deberá aportar la declaración aquí exigida Acuerdo Consorcial -Consorcios o Uniones Temporales- (Anexos No. 3.1 y 3.2).Se permite la presentación de propuestas de Consorcios y Uniones Temporales. Los interesados indicarán si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal, para lo cual señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin la autorización previa de PLAZA MAYOR. Los miembros del Consorcio deberán señalar las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos y la responsabilidad de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato será solidaria frente a PLAZA MAYOR. En el caso de las Uniones Temporales éstas deberán indicar su porcentaje de participación. Ambos deberán especificar los ítems contractuales a los que se compromete cada uno de los integrantes. Ambos deberán designar la persona que para todos los efectos los representará y anexarán el acta mediante la cual se constituyen como Consorcio o Unión Temporal. La propuesta debe estar firmada por el representante legal del Consorcio o la Unión Temporal. 17

18 Para efectos impositivos a los Consorcios o Uniones Temporales, se les aplicará el régimen previsto en el Estatuto Tributario para las sociedades, pero en ningún caso estarán sujetos a doble tributación según el artículo 7 parágrafo 2 de la ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 3 del Decreto 3050 del Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la Nación. El proponente no podrá estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales (este requisito será verificado por PLAZA MAYOR a través de la consulta en la Página de la Contraloría General de la República). En caso de que el proponente o su representante estén reportados en dicho boletín, la propuesta será rechazada de plano Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación en la página web de la Entidad Garantía de Seriedad. Original de la garantía de seriedad según lo indicado: La propuesta deberá estar acompañada del original de una garantía de seriedad a favor de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A, otorgada por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en Colombia para entidades estatales. El valor asegurado será equivalente al 10% del valor del presupuesto oficial, con vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de presentación de la oferta. Con este documento el Proponente garantiza: Que mantendrá la oferta, sin modificarla, desde la fecha de cierre del proceso y durante el período de validez de la propuesta. a) Que firmará el contrato en caso de serle adjudicado y en el término previsto. b) Que constituirá las garantías exigidas para el contrato dentro de la oportunidad requerida. c) Que ejecutará los demás actos requeridos para la legalización y el perfeccionamiento del contrato dentro de los plazos previstos en estos términos de referencia. Aplicación de la garantía de seriedad: La garantía de seriedad podrá ser aplicada y quedará a favor de PLAZA MAYOR, cuando el Proponente incumpla algunos de los casos garantizados arriba citados. Es entendido que la aplicación de la garantía de seriedad no exonera al proponente de las acciones jurídicas legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados a PLAZA MAYOR y no cubierto por el valor de la citada garantía. 18

19 PLAZA MAYOR, se reserva el derecho de no adjudicar el contenido de Convocatoria a ofertar, o de adjudicarlo parcial o totalmente a uno o varios oferentes Registro Único Tributario (RUT).Deberá presentarse con la propuesta fotocopia del Registro Único Tributario -RUT-, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-. Para el caso de Consorcios, Uniones Temporales u otras formas asociativas deberá presentarse el RUT de CADA UNO de sus integrantes DOCUMENTOS DE ORDEN TÉCNICO Experiencia del Proponente. Como requisito habilitante, el proponente deberá contar con experiencia en la implementación de Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Se requiere que el proponente presente máximo tres (3) certificaciones de experiencia de distintos clientes, cuya suma sea mayor o igual al 150% del valor del presupuesto oficial, en la oferta se deben identificar cuáles son las experiencias a tomar como habilitantes. Dentro de las certificaciones al menos una (1) debe ser de clientes del sector Público donde se haya implementado el módulo de Presupuesto de Gobierno. Las certificaciones deberán contener lo siguiente: a) En papel membreteado de la entidad contratante. b) Nombre o razón social de la empresa contratante c) Nombre del Contratista (deberá figurar el proponente) d) Objeto del contrato u orden. e) Fecha de inicio y fecha de terminación. f) Firma de quien expide la certificación. g) Nivel de satisfacción del contrato u orden. h) Valor final del contrato. Las siguientes condiciones aplican a las certificaciones habilitantes: Para certificar la experiencia el proponente deberá allegar las respectivas certificaciones de ejecución del cumplimiento de contratos con los siguientes requisitos: Valor del contrato: Se debe indicar el valor del contrato, el cual debe corresponder a los servicios en evaluación. 19

20 Objeto y Alcance del Contrato. El objeto y alcance del contrato debe incluir el licenciamiento y los servicios de implementación de solución ERP, o implementación de nuevos módulos en el sistema ERP, incluyendo desarrollos e integraciones a la medida asociados a la solución ofertada. En caso de ERP es obligatorio que al menos dos certificaciones se relacionen con la implementación del módulo financiero. Nivel de satisfacción: el nivel de satisfacción se expresará en: excelente, bueno, regular o malo. PLAZA MAYOR sólo aceptará aquellos certificados cuya calificación sea excelente o buena. Dentro de las experiencias no se aceptarán contratos que correspondan exclusivamente a mantenimiento de la solución. La ejecución de los contratos certificados deberá estar entre el 1 de enero de 2010 y la fecha de apertura de esta Convocatoria Pública. No se aceptarán contratos que aun estén en ejecución. Debe aclararse que como requisito de participación sólo se validará una certificación por empresa o cliente a quien el oferente haya ejecutado el contrato relacionado con el de la presente Convocatoria, adicionalmente solo se verificarán los 3 primeros certificados. Lugar de ejecución. El lugar de ejecución del contrato debe ser en Colombia. Debido a la naturaleza del servicio, no se aceptan certificaciones de clientes en otros países diferentes a Colombia. En las certificaciones presentadas solamente se tendrá en cuenta la parte del valor del contrato que efectivamente corresponda a licenciamiento e implementación de solución ERP, o implementación de nuevos módulos. De esta forma, si el objeto y alcance del contrato incluye otro tipo de bienes o servicios no relacionados directamente con el objeto del presente pliego, se deberá discriminar claramente en la certificación el valor asignado a los servicios en evaluación. Si el contrato fue desarrollado en consorcio o unión temporal o cualquier otra forma de asociación, se tendrá en cuenta solamente el porcentaje de participación correspondiente. Adicionalmente, todos los integrantes deberán aportar alguna experiencia y el valor total será la sumatoria de los certificados validados. Las certificaciones presentadas serán válidas siempre y cuando correspondan al oferente que las presente, y éste sea quien ejecute para la presente Convocatoria, las actividades correspondientes a la experiencia acreditada en las mismas. 20

21 Las certificaciones presentadas por el oferente deben ser del mismo Sistema de Información ofertado dentro del objeto de esta Convocatoria. No será válido para acreditar experiencia, fotocopias de contratos sin la correspondiente acta de liquidación de cumplimiento. Cada certificación de contrato u orden se analizará por separado. En caso de presentarse certificaciones que incluyan contratos u órdenes adicionales a la principal, estas se contarán como una sola. En caso que las certificaciones no contengan toda la información solicitada, el proponente deberá anexar el contrato y el acta de liquidación del contrato, de tal forma que la información no contenida en la certificación, se complemente con el contenido de dichos documentos. Para aquellos contratos en que el Proponente haya suscrito con Plaza Mayor no será necesario acreditar las certificaciones, bastará con enunciar en la propuesta el número de contrato, el valor, la fecha de inicio y terminación del mismo, el objeto del contrato y la forma de ejecución. PLAZA MAYOR podrá solicitar durante la evaluación y hasta la adjudicación, copias y aclaraciones de las certificaciones presentadas. NOTA: Las certificaciones deben ser expedidas por la entidad contratante. El oferente debe diligenciar el formato de certificación de experiencia (Anexo No. 4) adjuntando certificación de la empresa cliente que contenga la información requerida enunciada en este numeral; en este caso el formato lo firma el representante legal del oferente y se soporta con la certificación firmada por la empresa cliente Relación con el Fabricante del Software. El oferente debe contar con los derechos necesarios de representación para vender e implementar la solución ofertada, ya sea porque es la propia fábrica del software o porque es un canal autorizado por el fabricante para tal fin. Para tal efecto el oferente debe indicar el tipo de relación, con los soportes respectivos Presupuesto de Gobierno. La solución ofertada por el proponente debe cumplir con la funcionalidad requerida para realizar la planeación y control de presupuesto de gobierno, utilizando Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Reservas Presupuestales (CRP). 21

22 El oferente debe describir como se soporta esta funcionalidad en un certificado firmado por el Representante Legal Mecanismos de Integración. La solución ofertada por el proponente debe soportar al menos como mecanismos de integración: Web Services y API (Application Program Interface). El oferente debe describir como se soporta esta funcionalidad en un certificado firmado por el Representante Legal Plataforma Tecnológica La solución ofertada por el proponente debe haber sido desarrollada en plataformas tecnológicas de última generación, que sean cliente-servidor o multicapa (3 capas con interfaz web). La base de datos debe ser relacional, SQL Server y/o Oracle Generación flexible de reportes. La solución ofertada por el proponente debe, además de los reportes pre-construidos, incluir herramientas de generación de reportes para dos tipos de usuarios: 1. Usuarios Técnicos que puedan definir reportes con algún grado de complejidad o programación de alto nivel (tipo query by example, SQL, o Editor visual de programación) y 2. Usuarios Finales que puedan generar nuevos reportes fácilmente o realizar variaciones en contenido, filtros y la presentación basados en reportes existentes (Editor visual de reportes de fácil uso) Personal calificado y certificado. El oferente debe contar con personal altamente calificado. El equipo de trabajo debe cumplir, mínimamente, con los siguientes puntos: a. El equipo del proyecto deberá contar con el rol de Gerente de Proyecto. b. El equipo del proyecto deberá contar con Líderes por Módulo, según considere el oferente. c. El equipo debe incluir un líder para las actividades de desarrollo e integración. d. El equipo puede tener adicionalmente especialistas, analistas y asistentes administrativos, según considere el oferente. e. Pueden existir líderes de implementación de módulo que cubran más de un módulo de la solución. f.. Los roles del equipo de trabajo se enmarcarán en los siguientes grupos de roles, teniendo en cuenta los requerimientos exigidos para cada uno: CARGO Gerente del Proyecto Líderes de Módulo Líder de Desarrollo e Integración El oferente deberá manifestar que cumplirá con este requisito mediante la expedición de un certificado firmado por el representante legal. 22

23 Cumplimiento de funcionalidades. El proponente deberá manifestar que cumple por lo menos, con un setenta y cinco (75%) por ciento de las funcionalidades especificadas en el anexo No. 5, adjunto a este pliego. Este anexo también deberá presentarse, físicamente y firmado por el representante legal y en medio magnético para su verificación DOCUMENTOS DE ORDEN FINANCIERO El oferente deberá presentar los siguientes documentos en forma legible: Los documentos de contenido financiero no tienen puntaje alguno, se trata del estudio que debe realizar PLAZA MAYOR, para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos establecidos en el presente numeral y demás normas vigentes sobre la materia, estableciendo como resultado si el requisito de participación es cumplido, pues en caso contrario la propuesta será rechazada de plano. Con el fin de verificar la capacidad financiera de los oferentes, estos deberán presentar los documentos relacionados a continuación, en moneda legal Colombiana: - Se validará a partir de la información consignada en los estados Financieros Contables, con corte al 31 de diciembre de Deberán anexarse los Estados Financieros Contablescomparativos, para los años , firmados por Contador Público y por el Revisor fiscal, si se está obligado a ello de conformidad. - Estos documentos deberán estar acompañados de las notas y revelaciones a los Estados Financieros conforme al decreto 2649 de 1993 y el Código de Comercio. - Estos documentos deberán acompañarse con i) copia de la tarjeta profesional del Contador y/o Revisor Fiscal que suscriba el balance, así como del ii) Certificado de antecedentes disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal vigente, emitido por la Junta Central de Contadores. - Certificación de los Estados Financieros, por el contador Público y dictamen por el revisor fiscal, cuando haya lugar a que este último lo haga. Cada uno de los integrantes de Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma asociativa, así como los proponentes Individuales, deberán cumplir los requisitos mínimos establecidos en este Capítulo. 23

24 Todos los proponentes, deberán cumplir con los siguientes requisitos de carácter financiero, en caso de que ello no ocurra la propuesta será NO ADMISIBLE. La admisibilidad financiera del proponente se determina a partir de la evaluación de los siguientes factores: Índice de Operatividad (IO). EBITDA / INGRESOS OPERACIONAL > 4% el EBITDA sobre los ingresos operacionales debe ser mayor al 4%. UTILIDAD OPERATIVA / INGRESOS OPERACIONAL > 3% la utilidad operativa sobre los ingresos operacionales debe ser mayor al 3% ENDEUDAMIENTO <60% el endeudamiento debe ser menor al 60% Para Consorcios o Uniones Temporales, los índices se obtendrán de acuerdo con el porcentaje de participación de los integrantes. NOTAS: 1. Si la oferta es presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar en forma independiente los documentos financieros mencionados en los numerales y , los cuales se evaluarán de conformidad con el porcentaje de participación de cada uno de los miembros integrantes del Consorcio o Unión Temporal, con el propósito de verificar el cumplimiento de los índices financieros DOCUMENTOS DE ORDEN ECONÓMICO Propuesta Económica. El proponente deberá diligenciar el anexo No. 4 en el cual realizará una valoración económica de su oferta, la cual, debe contener relación de todos los elementos o factores que fueron tenidos en cuenta para la valoración de la misma, incluyendo el IVA cuando haya lugar a ello, para esto deberá tener en cuenta las especificaciones técnicas y las obligaciones indicadas en el Capítulo 5. Se deberá, además, dar precios totales en cifras enteras sin decimales y en pesos colombianos. Éstos deben escribirse en forma legible, en letras y números y siempre a tinta sin enmendaduras ni tachaduras. Igualmente, el representante legal deberá firmar cada una de las hojas de la propuesta económica (cuando conste de varios folios); en los casos en que no ajuste a un valor entero, el Comité evaluador tomará para efectos de evaluación, el valor sin decimales y sin aproximar. 24