Tabla de Contenido. Objetivos y Planes de la DPE-GN 2

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1 Plan Operativo 2012 Dirección Planificación Estratégica y Gestión del Negocio

2 Tabla de Contenido 1. Introducción Dirección de Planificación Estratégica y Gestión del Negocio Misión DPE-GN Organigrama DPE-GN Objetivos de la Dirección Objetivos: Planes de Acción Sistematizar la Planificación Estratégica y Operativa Alinear la Estrategia Organizacional Optimizar los Procesos Clave que Impactan el Negocio Informar de manera oportuna y adecuada a nuestros grupos de interés Objetivos y Planes de la DPE-GN 2

3 Plan Operativo Dirección Planificación Estratégica y Gestión del Negocio 1. Introducción EDEEste, hoy atiende parcialmente las necesidades de servicio eléctrico de 744,000 clientes formales distribuyendo anualmente 3,600 GWh de energía en su zona de concesión, lo que responde a menos de un 80% de las necesidades de dicha población. Esto es producto de la gestión del abastecimiento eléctrico por circuitos que ha sido necesaria, y formalmente acordada con las autoridades, como un control que permite lidiar momentáneamente con la cultura de hurto y no pago de energía que queda manifiesto en sectores que hurtan hasta un 80% de lo suministrado y, por otra parte, pagan menos del 50% de lo que se les factura. Con lo anterior, la capacidad financiera de esta compañía, administrada por el Estado Dominicano, es de pérdida permanente equivalente a unos US$ 150 millones anuales. Esto, sin considerar inversiones. Un simple ejercicio de Valor Actual Neto (VAN), considerando este resultado anual como perpetuidad, descontada a un 10%, valoriza la empresa en -US$ 1,500 millones lo que tiende a perpetuar la necesidad de subsidio que, hasta la fecha, representa una inmensa carga financiera para el Estado Dominicano y que desvía cuantiosos recursos a compensar el despilfarro, inherente a la tendencia cultural que prima en el sector por más de 40 años. La actual administración se ha propuesto revertir esta situación con un proyecto a 5 años denominado Plan Estratégico de Acción , el cual pretende capturar al 100% de usuarios como clientes, otorgar un servicio continuo y de calidad, tanto técnica como comercial, y lograr que las pérdidas iniciales de más de 40% bajen a niveles de 15%, y que la cobrabilidad menor que un 90%, alcance estándares cercanos al 100%. Este proyecto, respaldado tanto por el gobierno dominicano como por el Fondo Monetario Internacional, permitirá a EDEEste generar flujos positivos por encima de los US$ 30 millones anuales. Los que, bajo el mismo ejercicio anterior, elevan el Objetivos y Planes de la DPE-GN 3

4 valor presente neto de la empresa hasta los US$ 300 millones. Es decir, el valor neto, producto de este proyecto, se incrementará en US$ 1,800 millones (linealmente hablando, el plan de 60 meses aporta US$30 millones de valor adicional por cada mes de ejecución). La ejecución incluye grandes modificaciones estructurales en la red eléctrica, la base de datos de clientes y adecuaciones administrativas desde el punto de vista de procesos clave, así como del desempeño ético y profesional de nuestro personal. Esto representa tanto incrementos de inversión dirigida, como incremento momentáneo en los niveles de actividad (orientada principalmente a restablecer una adecuada relación con nuestros clientes, así como a lograr una disciplina de mercado acorde con los objetivos del proyecto) lo que debe ser financiado, necesariamente, con recursos externos, por lo que el equilibrio financiero de este ejercicio se constituye en el corazón que no debe dejar de latir en este delicado proceso de recuperación. Por tanto, como una forma de proveer sentido de dirección estratégica para la toma de decisiones y actuaciones organizacionales y, de vislumbrar oportunidades y riesgos eventuales, surge la necesidad de la implementación de una estrategia anual que asegure fundadamente la asignación óptima de recursos, que consolide la excelencia de todos nuestros procesos y garantice la satisfacción plena de nuestros grupos de interés. Todo esto con miras a lograr la recuperación financiera del negocio y a la vez brindar a la sociedad un servicio de distribución de energía eléctrica continua y de alta calidad. A continuación presentamos un conjunto de iniciativas tendentes a garantizar el control, seguimiento y gestión del Plan Operativo de la Dirección de Planificación Estratégica y Gestión del Negocio, señalando los objetivos y metas que marcarán en el corto plazo, cada uno de los planes que se contemplan ejecutar en el presente año, así como también, el plan de acción para dar fiel cumplimiento al compromiso dentro de los lineamientos y directrices organizacionales definidos en el Plan Estratégico 2012 y que permitirán a la organización encaminar su rumbo hacia el logro de su visión. Objetivos y Planes de la DPE-GN 4

5 2. Dirección de Planificación Estratégica y Gestión del Negocio 2.1 Misión DPE-GN Vislumbrar las oportunidades y riesgos de nuestra organización, promoviendo el establecimiento anual de una estrategia que asegure la asignación óptima de recursos, consolide la excelencia de los procesos y garantice la satisfacción de nuestros grupos de interés. 2.2 Organigrama DPE-GN Dirección de Planificación Estratégica y Gestión del Negocio Especialista I Especialista II Especialista III Especialista IV Especialista V Mesa de Coordinación de Proyectos: Orgánica Flexible por Proyecto Staff Análisis (i) Staff Análisis (ii) Staff Análisis (iii) Objetivos y Planes de la DPE-GN 5

6 3. Objetivos de la Dirección OBJETIVOS Sistematizar la Planificación Estratégica y Operativa. Alinear la Estrategia Organizacional. Optimizar los Procesos Clave que Impactan el Negocio. METAS Tener elaborado el Plan y Presupuesto 2013 según la nueva metodología, al 31 de Julio de Y asegurar su difusión organizacional Cumplir el plan de acción para establecer un BSC y PDI, derivados de la estrategia. al 100% de niveles clave. En 2012, Formalizar el 100% de los procesos identificados en el primer análisis. Informar de manera oportuna y adecuada a nuestros Grupos de Interés. Encuesta de satisfacción superior al 80% y cumplir con los estándares de servicio. 4. Objetivos: Planes de Acción 4.1 Sistematizar la Planificación Estratégica y Operativa Estructurar de manera lógica, sistemática y oportuna el proceso de planificación presupuestaria de gasto e inversión a corto, mediano y largo plazo, a todo nivel, estableciendo las metas operativas y financieras del negocio, promoviendo el uso eficiente de los recursos, implementando los controles que permitan la anticipación y mitigación de riesgos potenciales. Directriz: Optimización de los egresos y mejoramiento de la productividad. Objetivos y Planes de la DPE-GN 6

7 Plan de Acción Diseño del proceso de planificación estratégica y presupuestaria (anual y quinquenal). Metodología para la valoración y administración de riesgos. Planificación presupuestaria y operativa Desarrollo de modelos de pronósticos (demanda distribuida y otros). Plan Actividades Responsable Diseño del Proceso de Planificación Presupuestaria y Operativa Anual y Quinquenal. Identificación de las variables que inciden en el proceso de planificación presupuestaria y Operativa. Identificación de documentos de referencia. Identificación de las necesidades de los grupos de interes. Diseño del Proceso. Definición del Modelo de Indicadores Clave de Éxito. Diseño de Instructivos. Diseño de la estrategia presupuestaria y operativa anual y quinquenal. Creación de una política de revisión de la Planificación Presupuestaria y Operativa. Publicación del documento y retroalimentación a toda la organización. Rafael Polanco - Miguel Martínez Carta Gantt Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Metodología para la Valoración y Administración de Riesgos. Planificación Presupuestaria y Operativa Desarrollo de Modelos de Pronósticos (Demanda Distribuida y otros). Levantamiento de los puntos mas Sensibles información con: Finanzas, Auditoria, Seguridad Física, Seguridad Industrial. Definición de los Indice de Riesgo y de Impactos. Valoración de la Vulnerabilidad. Desarrollo de la Metodología. Implementación. Jornada de retroalimentación sobre el proceso de Planificación Presupuestaria año Diseño y Envío de Planillas Presupuestarias para Ingresos, Costos, Gastos e Inversión. Diseño de instructivo para evaluar y priorizar los gastos e inversión de la empresa. Jornada de Planificación Estratégica: Comité Estratégico / Directores y Gerentes. Analizar y cuantificar los gastos y proyectos a ejecutar en el año 2013 y consolidar las planillas de integración. Jornadas de revisión de gastos e inversión planificadas con cada área. Priorizar y ajustar los Proyectos de Inversión y los Principales Gastos. Elaboración del documento contentivo del Plan Presupuestario año Divulgación y solicitud de aprobación ante el CDA. Implementación del Sistema de Disponibilidad de Flujo de Caja para mejorar la programación de los pedidos. Realizar encuentros de programación con cada Dirección o área funcional. Desarrollar un Cronograma de ejecución de pedidos conforme a acuerdos previos. Planteamiento teórico del modelo. Supuestos del modelo y formulación de hipótesis. Construcción del modelo teórico e identificacion de las variables. Elaboración del modelo. Identificar la información necesaria para realizar el modelo. Recolección de datos y comparación de pruebas. Implementación del Pronóstico aprobado. Seguimiento en la Toma de decisiones y diseño de politicas o acciones preventivas. Liroy Báez Rafael Polanco - Daniel Zamudio Daniel Zamudio Objetivos y Planes de la DPE-GN 7

8 4.2 Alinear la Estrategia Organizacional Asegurar el cumplimiento de los lineamientos estratégicos de la organización a través los planes de desempeño individual y del establecimiento de metas, objetivos y planes operativos evaluados objetivamente a todo nivel e integrados vertical y horizontalmente. Directriz: Alineamiento estratégico. Plan de Acción Diseño y difusión del Mapa Estratégico. Implementación del Balanced Scorecard, Sistema de Gestión Visual y Seguimiento del Plan Estratégico. Implementación de metodología para Evaluación del Desempeño Individual. Plan Actividades Responsable Diseño de un Mapa Estratégico. Implementación del Balanced Scorecard, Sistema de Gestión Visual y Seguimiento. Implementación de Metodología de Evaluación del Desempeño Individual. Identificación de los procesos y sistemas de apoyo. Determinación de los objetivos estratégicos a mostrar. Representación visual de los objetivos. Representación de las relaciones causa - efecto. Aprobación del Mapa Estratégico por parte del AGG para su Comunicación y publicación del mapa. Seguimiento al personal a estar alineado y enfocado a la estrategia. Diseño y acuerdos con áreas. Implementación y seguimiento. Gestión Visual (5 de cada mes), con responsables por área y control permanente. Seguimiento y Revisión trimestral del Plan Estratégico. Diseño de la metodología. Elaboración del flujo grama de actividades. Presentación de la propuesta a RRHH. Desarrollo de la metodología. Capacitación y divulgación a todos los niveles. Implementación. Validación de los resultados obtenidos a través de la metodología. Daniel Zamudio Miguel Martinez - Rafael Polanco Liroy Báez Carta Gantt Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Objetivos y Planes de la DPE-GN 8

9 4.3 Optimizar los Procesos Clave que Impactan el Negocio Identificar los procesos clave para compararlos con el resto de la industria y rediseñarlos, asegurando su coordinación, eliminar desperdicios e incrementar la productividad y la satisfacción de sus clientes. En consecuencia, elaborar políticas, procedimientos, instructivos de apoyo y adiestramiento a usuarios. Directriz: Optimización de los egresos y mejoramiento de la productividad. Plan de Acción Diseño y medición de Mapa de Procesos Clave. Benchmarking. Optimizar la Cadena de Valor de los Flujos de Materiales PEFC (Programación, Ejecución, Financiación y Control). Elaboración del sistema de disponibilidad del flujo de caja como insumo para mejorar la programación de los pedidos. Establecer un proceso que asegure el oportuno abastecimiento de los materiales en los tiempos programados y a menor costo. Rediseño del Proceso de Negocio - PEFC Soporte en el ERP de SAP a solicitudes presupuestarias. Elaboración de la documentación del Sistema ERP de SAP. Incremento de la productividad del Proceso de Documentación. Proyecto NOBACI. Objetivos y Planes de la DPE-GN 9

10 Plan Actividades Responsable Identificar procesos a mapear (salidas). Diseñar plan de trabajo 100 %. Carta Gantt Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Identificar a los Clientes Inmediatos (Internos o Externos). 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Identificar los principales insumos que requiere el proceso para producir cada uno de los resultados. 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Diseño y Medición de Mapa de Procesos Clave. Identificar la procedencia de los insumos (suministradores). 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Luis Santana Identificar las principales etapas del proceso (subproceso). 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Gestionar las etapas con el enfoque a procesos. 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Identificar las interacciones entre cada etapa. 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Identificar los procedimientos a documentar o actualizar por cada etapa del proceso. 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Elaboración de la Documentación (proceso completo de Control de Documentación). 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Establecer objetivos para cada proceso e indicadores de gestión. 10% 20% 30% 45% 60% 70% 80% 90% 100% Levantamiento de la información cualitativa. Selección de las empresas del sector con las que se realizará Benchmarking de los la comparación. Procesos Clave. Comparación de los principales índices con los que se estará midiendo los procesos clave de la organización. Análisis y presentación del informe. Optimizar la Cadena de Valor de los Flujos de Materiales - PEFC. Levantamiento de datos. Proceso de la Información. Creación de la Herramienta de Pronóstico. Elaboración del Sistema de Disponibilidad de Flujo de Caja para mejorar la programación de los pedidos. Establecer un proceso que asegure el oportuno abastecimiento en los tiempos programados y a menores costos. Rediseño del Proceso de Negocio - PEFC. Soporte en el ERP de SAP a solicitudes presupuestarias. Elaboración de la documentación del Sistema ERP de SAP. Incrementar la productividad en el proceso de documentación. Proyecto NOBACI. Reuniones de equipo para realización de la metodología de implementación, correcciones y recomendaciones de uso. Implementación en los departamentos correspondientes y capacitación en el funcionamiento. Establecimiento de los ritmos de los pedidos de compras. Seguimiento de la herramienta y su buen uso. Levantamiento de información. Análisis de la problemática. Planes de acción. Desarrollo de indicadores de gestión para el área. Análisis Carga de Trabajo y de los tiempos por Operación. Presentación de propuesta y desarrollo de mejoras. Diseño del proceso ideal. Implementación del nuevo proceso. Seguimiento al nuevo proceso. Diseño de la metodología a aplicar. Identificación de los sub procesos que intrvienen en la Cadena de Valor - PEFC. Establecimiento de los objetivos que se desean alcanzar. Levantamiento de la información. Estructuración y vinculación de todo el proceso. Aplicación de un plan de mejoras al proceso. Presentación del proceso óptimo. Implantación. Revisión y seguimiento. Diseño y aplicación de una Metodología de descentralización de modificaciones presupuestales. Diseño de instructivo para solicitar modificaciones presupuestales. Soporte diario a los requerimientos de modificaciones presupuestales de las áreas. Crear un canal de preguntas y respuestas, para satisfacer las inquietudes puntuales de los clientes internos. Identificar los procesos que impactan el Sistema SAP. Priorizar por nivel de importancia. Diseñar plan de trabajo. Iniciar Levantamiento de Información. Elaboración de borrador preliminar o actualizar existentes, flujograma, anexos, formularios, etc. Revisión, corrección de dudas, pre-aprobación. Aprobación de documentos y divulgación a la empresa. Capacitaciones de los procesos. Reducir tiempo de servicios de 30%. *Establecer tiempos de Servicios Actuales Vs Nuevos. * Puesta en ejecución de la metodología. Reducir el 90% de las aprobaciones físicas. Auto-diagnóstico. Desarrollo de planes de acción. Seguimiento a los planes de acción planteados. Cinthya Suero Jaime García Daniel Zamudio Liroy Báez Cinthya Suero Rafael Polanco - Daniel Zamudio Liroy Báez - Luis Santana Luis Santana Liroy Báez Objetivos y Planes de la DPE-GN 10

11 4.4 Informar de manera oportuna y adecuada a nuestros grupos de interés Responder de manera oportuna y adecuada los requerimientos de información para los diferentes grupos de interés, sistematizando y optimizando los mecanismos de generación, análisis y control de información operativa y financiera. Directriz: Optimizar la relación con todos los grupos de interés. Plan de Acción Establecer control y seguimiento de los gastos e inversiones (análisis razonado). Reporte de Gestión Operativo y Financiero de la empresa en los primeros 10 días laborables de cada mes. Reporte de Desviaciones (análisis razonado del Reporte de Gestión). Informe mensual de Gestión de la Dirección. Elaboración de la Memoria Anual Corporativa Objetivos y Planes de la DPE-GN 11

12 Plan Actividades Días Laborables Responsable Informe de Cierre Compras de Energía 3 Mercedez Arias Informe detallado de Facturación (GWh/RD$) 1 Edgar Ortega Informe detallado de Cobros 1 Domingo Gomez Informe Preliminar Cierre de Gastos (OPEX) 2 Rafael Polanco Informe Deuda con Generadores 3 Marlen Valdez Composición Deuda y Facturación por Tipo Cliente 3 Domingo Gomez Informe de Ordenes de Servicio Resueltas 1 Domingo Gomez Resumen Ejecutivo Mensual (One Page Report) 4 Miguel Martinez Facturación (GWh/MMRD$) y Cobros por Circuitos 2 Alfredo Leger Indicadores por Categoría de Circuitos 4 Edgar Ortega Energía Recuperada Planes de Pérdidas 4 Jose Dominguez Energía Adicional Planes de Pérdidas 4 Jose Dominguez Indicadores Calidad Servicio (SAIDI, SAIFI, TMA) 1 Rafael Rodriguez Reporte de Gestión Tiempos Resolución Ordenes de Servicio 1 Jorge Rosario Operativo y Informe de Gestión por Direcciones 5 Directores Financiero antes de los 10 primeros días Total de Reclamaciones Generadas 1 Domingo Gomez laborables de cada mes. Total de Reclamaciones Resueltas 1 Domingo Gomez EEAF (Energía Estimada a Facturar) a Finanzas 3 Edgar Ortega Calculo Subsidio Energía FETE para Finanzas 2 Edgar Ortega Cobros por Rango de Consumo y Tarifa 4 Edgar O. / Domingo G. Cobros por Categoría de Clientes 4 Edgar O. / Domingo G. Informes Financieros (Ejecución del Gasto) 9 Rafael Polanco Informes Financieros (Flujo de Caja) 9 Marlen Valdez Deuda Generadores 7 Marlen Valdez Compromisos Asumidos 9 Marlen Valdez Informes Financieros (Balance General) 9 Carlos Lopez Informes Financieros (Estado Resultados) 9 Carlos Lopez Informes Financieros (Inversiones) 9 Rafael Polanco Análisis Razonado Informe de Gestión Operativo 8 Miguel Martinez Análisis Razonado Informe de Gestión Financiero 8 Rafael Polanco Carta Gantt Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Establecer control y seguimiento de los gastos e inversiones, incluyendo análisis razonado. Informe mensual de Gestión de la Dirección. Elaboración de la Memoria Anual Corporativa Identificar las necesidades puntuales de los cointeresados en materia de retroalimentación presupuestaria Diseño de Informe Mensual: Análisis Razonado del la ejecución presupuestaria (OPEX y CAPEX) y remisión a los cointeresados Desarrollar un plan de capacitación interna orientado a promover la autogestión del presupuesto de cada área, a través de la plataforma de SAP Diseño de la metodología Recopilación de datos de los proyectos que están en curso. Estructuración del informe. Análisis y presentación del informe. Identificación de los principales entes de apoyo y metodología. Recopilación de datos. Análisis de la información con los principales grupos de interés. Estructuración del informe. Revisión de la información compilada. Entrega del informe. Rafael Polanco Cinthya Suero Cinthya Suero Objetivos y Planes de la DPE-GN 12

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