UNIVERSIDAD DEL NORTE BARRANQUILLA

Transcripción

1 Guía Rápida para el Uso y Administración de Servicios de Interacción del Portal Corporativo. UNIVERSIDAD DEL NORTE BARRANQUILLA

2 TABLA DE CONTENIDO Tabla de contenido 1. HISTORIAL DE DOCUMENTO: OBJETIVO: OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ALCANCE: REFERENCIAS: DEFINICIONES: ASPECTOS IMPORTANTES PARA TENER EN CUENTA EN LA ADMINISTRACIÓN DE UNA COMUNIDAD Administrar Contenido Web: Admistrar Banner: Administrar Blog: Administrar Foro de discusión: Administrar Wiki: Administrar un Opinómetro Administrar una Encuesta: Administrar la Biblioteca de Documentos: Administrar la Galería de Imágenes Administrar páginas: Permisos: Administrar Redes Sociales: Administrar Bloggers Destacados: Publicador de Contenidos: Administrar Llaves:... 44

3 1.HISTORIAL DE DOCUMENTO: Fecha Versión Tipo de Cambio o Novedad Descripción Autor 28/02/ Se define el documento Héctor Caicedo 02/03/ Ajustes Paola Ramírez 03/04/ Creación del documento Revisión y ajustes de documento Revisión y ajustes de documento Ajustes jpertuz, lcalderon, asanchez 2. OBJETIVO Guiar a los editores y administradores de comunidades para la gestión y la aplicación de los contenidos en los servicios de interacción del portal para evitar su alteración arbitraria, facilitando las labores de auditoria, la evaluación del control interno y sostenimiento del portal. 2.1.OBJETIVOS ESPECÍFICOS Mejorar continuamente el proceso. Guiar en el uso de herramientas del portal a los editores y administradores 3. ALCANCE Aplica para todos aquellos que publican, revisan, validan y administran contenidos del portal Uninorte. Es responsabilidad de la Universidad estudiar, modificar y adaptar este documento, y determinar los posibles cambios que se consideren necesarios que logren mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad NTC ISO 9001:2000. REFERENCIAS Política de capacitación La política de capacitación y formación deberá apoyar el desarrollo de aprendizajes colectivos, orientando a las funciones desempeñadas dentro de la Comunidad que sean llevadas a cabo con eficiencia y oportunidad, con ello contribuye a la gestión institucional que consoliden avances en la capacidad organizativa que contribuyan al logro de los objetivos.

4 Esquema de Capacitaciones: Se sugiere un esquema de capacitaciones y formación para los funcionarios o editores de la Comunidad desde el punto funcional de la nueva plataforma del portal corporativo, desde el conocimiento y entendimiento de la Web 2.0, Usos e implicaciones en la Comunidad y el conocimiento detallado del funcionamiento de: La Redacción el estilo para cada uno de los mensajes sobre herramientas web. La interacción y el uso de las herramientas web 2.0. Comprender la estructura espacios y herramientas de la nueva plataforma así como su funcionamiento y usos específicos de la interacción y el uso de las herramientas web DEFINICIONES ADMINISTRADOR PORTAL: Persona que tiene todos los permisos para crear, editar y/o realizar cualquier cambio sobre cualquiera de las comunidades que se encuentran dentro del portal, crear usuarios, crear comunidades, crear páginas. COMUNIDAD: Es un ámbito a partir del interés de un grupo de personas por compartir un espacio que les permita tratar temas de interés común. Cada comunidad puede ser cerrada o abierta y esto permitirá otras personas puedan ver el contenido generado dentro de las comunidades. ADMINISTRADOR DE COMUNIDAD: Persona que administra la comunidad y que tiene una serie de permisos adicionales para crear y editar contenidos (texto e imágenes), agregar o eliminar, páginas y aplicaciones (porlets) y gestionar blog, foros, wikis, bases de conocimiento, noticias, biblioteca de documentos, encuestas y opinómetros

5 PORLETS: Son todas las aplicaciones que se pueden desplegar en las páginas desde la barra de administración (Añadir / más). En general, las más utilizadas son: blog, foro, banner, contenido web, biblioteca de documentos y wiki. CLIC PANEL DE CONTROL: El panel de control le permite al administrador gestionar todas las aplicaciones de su página. El ingreso al panel de control se hace haciendo clic en Administrar de la barra administradora y luego clic en Panel de control, donde se abre un menú a mano izquierda. CLIC PERMISOS: los administradores pueden definir los permisos que tienen los diferentes usuarios sobre los contenidos, es decir, lo que pueden hacer los usuarios con los contenidos, como por ejemplo ver, editar, eliminar, etc. ETIQUETAS: Son tags o palabras clave asociadas a textos, fotos u otros archivos que permiten que el buscador busque y recupere los contenidos de una forma más exacta. La mayoría de los contenidos que se crean en la Intranet solicitan etiquetas y por esto siempre se observa un campo como el de la siguiente imagen.

6 6.ASPECTOS IMPORTANTES PARA ADMINISTRAR: Asignar nuevos permisos o cambios en comunidades: En caso de necesitar asignar permisos de administrador de Comunidad a un usuario o cambiar los permisos de un administrador existente, deberá solicitarlo a la oficina de Comunicaciones o Tecnología. Tipo de aplicación por comunidad: una comunidad sólo acepta un blog, banner, foro y wiki. Es decir, si se tienen dos páginas en la comunidad y en cada una se despliega un foro, este será el mismo, no serán dos foros independientes. Administración de la página de la comunidad: Algunas de las aplicaciones o porlets que se despliegan en la página pueden ser administrados desde esa vista; es decir, desde la misma aplicación se puede añadir, editar o eliminar una entrada. Administración del Panel del control: Otras aplicaciones o porlets que están desplegados en la página deben ser administrados desde el panel de control como por ejemplo el banner, biblioteca de imágenes, biblioteca de documentos o las bases de conocimiento. 7.CONTENIDO WEB Qué es contenido web? El porlet de contenido web permite incluir texto e imágenes en cualquier lugar de la página. Para qué se usa el contenido web? Sirve para personalizar la página de la Comunidad con imágenes y texto alusivo al área o información que se tenga en la página. De igual manera permite que el texto o imagen incluida se configuren como botones o enlaces que llevan a otras páginas, bien sea de la Comunidad o direcciones a otro espacio. Cómo se administra el contenido web? Este porlet puede ser administrado desde la página o desde el panel de control: * Administración desde la página: Debajo de cada contenido web se encuentran los siguientes botones. El primero permite editar, el segundo seleccionar otro contenido web creado previamente y el tercero permite agregar un contenido web nuevo.

7 Editar contenido web: al seleccionar la opción editar se visualizan una serie de campos que muestran el nombre del archivo y el contenido que se puede editar. Al hacer los cambios se debe hacer clic en Publicar. Si no se realiza ningún cambio puede volver a la página haciendo clic en atrás o en volver a la página índice, botones ubicados arriba a la derecha. Seleccionar Contenido web: al hacer clic en esta opción se despliega una lista de todos los contenidos existentes en la Comunidad. Para seleccionar un contenido de la lista que remplace el que se encuentra en la página, se debe hacer clic sobre el nombre y hacer clic en guardar en la parte inferior de la página. Para regresar a la página se debe hacer clic en la x de cerrar la ventana. Seleccionamos el Tipo de plantilla: en el cuadro de dialogo que nos aparece le damos clic en aceptar.

8 Y nos aparecerá la siguiente ventana con las plantillas disponibles la plantilla con el identificador es únicamente para Banner, el resto de plantillas nos indican la disposición de la imagen con las medidas exactas de las imágenes que se deben usar. Añadir contenido web: al hacer clic en esta opción se visualizan una serie de campos en blanco para ingresar la información del nuevo contenido web. Importante poner un título que identifique fácilmente el contenido, crear un contenido acorde y agradable a la vista de los usuarios. Igualmente deben asignársele las etiquetas correspondientes. Si en el primer intento no está listo el contenido puede guardarlo como borrador, si ya está completo, se debe hacer clic en publicar. El nuevo contenido se podrá visualizar inmediatamente en la página. * Administración desde el panel de control: para administrar el contenido web desde el panel de control debe hacer clic en la opción del menú izquierdo del panel de control y podrá:

9 Editar contenido web: para esto debe ubicarse en el contenido que desea editar y hacer clic sobre el nombre.

10 Añadir contenido web: para esto debe hacer clic en el botón añadir contenido web. Seleccionamos el Tipo de plantilla: en el cuadro de dialogo que nos aparece le damos clic en aceptar.

11 Y nos aparecerá la siguiente ventana con las plantillas disponibles la plantilla con el identificador es únicamente para Banner, el resto de plantillas nos indican la disposición de la imagen con las medidas exactas de las imágenes que se deben usar. Añadimos el contenido: ahora procedemos a llenar los espacios vacíos y si seleccionamos las platillas con imágenes le damos en seleccionar imágenes. Recuerde que las imágenes deben de tener das dimensiones exactas de la plantilla que selecciono. Eliminar contenido web: para eliminar el archivo de un contenido web puede hacer clic en el cuadro izquierdo junto al número identificador del contenido y hacer clic en eliminar. * Cómo insertar imágenes al crear o editar un contenido web: Antes de insertar una imagen en el contenido web debe haberse cargado previamente en la galería de imágenes (para esto por favor consultar el parte # 15 de este documento) BANNER Qué es el banner? Es un porlet o aplicación que se puede desplegar en las páginas y que permite publicar hasta 4 imágenes. Los cuáles rotarán automáticamente cada 8 segundos. Para qué se usa el banner? Este porlet puede ser usado para publicar varias noticias, testimonios, eventos, información de interés, coyuntural o actual que correspondan exclusivamente a la Comunidad. Lo que se recomienda es que las imágenes sean llamativas de interés para los usuarios. Además que ésta aplicación tiene puntos de información sobre la foto o imagen, donde se puede ampliar la información de lo que el usuario ve. Cómo se administra el video banner? Para desplegarlo por primera vez y darle la configuración respectiva, debe solicitarle al súper administrador (oficina de comunicaciones) de la Intranet que lo despliegue en su Comunidad. El administrador de la Comunidad no tiene este porlet

12 en la lista de aplicaciones de la barra administradora. De igual forma, esta aplicación previamente se ha consultado con cada administrador de comunidad si la desea utilizar o no. IMAGEN DE BANNER Una vez desplegado en la página respectiva, el administrador de la Comunidad podrá ubicarlos en el espacio que desee y agregarle contenido siguiendo los siguientes pasos: Paso 1: Damos clic en Añadir en la barra gris superior, después damos clic en Mas seleccionamos en el menú que se despliega la opción Banner_UN y luego damos clic en añadir BannerPortlet. Paso 2: Ingresar al panel de control y hacer clic en contenido web. Paso 3: Hacer clic en añadir contenido web. Paso 4: Ubicarse en el cuadro de estructura arriba a la derecha de la página y hacer clic en el link seleccionar.

13 CLIC Paso 5: Hacer clic en aceptar cuando se abra la ventana mensaje de página web Después en la ventana nueva que nos aparece le damos clic en: CLIC Paso 6: Diligenciar cada uno de los campos de la estructura; se sugiere escribir el mismo texto en título y nombre. Paso 8: Imagen: hacer clic en examinar y seleccionar la imagen que quiere que se visualice en el banner. Chuleamos la opción Mostrar en el Banner Paso 9: Seleccionar la opción de noticias de la lista tipo en la sección de Clasificación. También debe escribir las Etiquetas correspondientes. Paso 10: damos clic en publicar. Para regresar a la página y ver el contenido publicado en el banner hacer clic en volver a ubicado arriba a la izquierda de la página.

14 Paso 11: volvemos a nuestra comunidad y luego damos clic en la herramienta y después en preferencias. Paso 12: Seleccionamos la pestaña Contenidos a Mostrar y luego seleccionamos el tipo de banner que en paginas con disposición de tres columnas es banner_internal (en paginas de 2 columnas es banner_internal_2) y le colocamos el siguiente numero en el Id de la estructura global Finalmente chuleamos en las diferentes casillas la comunidad de la cual somos editores y deschuleamos la que viene por defecto que es universidad del norte. Paso 13: Para colocar los puntos de información damos clic en Administrador Banner seleccionamos la imagen en la que deseemos que aparezcan los puntos de información y damos clic en el cuadro que deseemos que aparezca el punto

15 Paso 14: cuando aparece el punto automáticamente podemos colocar el titulo de la noticia, el contenido y un enlace web para ampliar la noticia, si lo deseamos. Le damos clic en el botón guardar la noticia y después en el botón guardar. Y por ultimo volver a la página índice. 10.BLOG Qué es un Blog? Es una aplicación o un porlet que permite publicar Blogs los cuales se definen como un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores. Los lectores pueden escribir sus comentarios y el autor darles respuesta. Para que se usa un Blog? El blog permite generar espacios virtuales de discusión o intercambios de opiniones, potenciar acciones que permitan compartir conocimiento tener un repositorio de diversas ideas y referencias, asociar un now-how determinado a u una empresa, área profesional y añadir interactividad a las acciones de corporativos o comunicados generales. Cómo se administra un Blog? El porlet de blog puede ser administrado desde la misma aplicación desplegada en la página. Para publicar y administrar un blog se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Tener desplegado el porlet de blog en la página. Si no está desplegado se debe hacer clic en añadir de la barra administradora, después debe hacer clic en más y en el buscador escribir blog y hacer clic en añadir. De esa manera se visualiza el porlet en la página.

16 Paso 2: Para añadir una entrada de Blog se debe hacer clic en añadir entrada de blog Paso 3 :Dilingenciar cada uno de los campos que muestra la aplicación. Paso 4: Desactivar los pingbacks y trackbaks y definir las etiquetas ingresando el texto en el campo amarillo, separándolas, con comas o haciendo clic en añadir. Paso 5: Configurar los permisos que permite configurar quien (es) pueden ver la entrada de Blog. En mas opciones se detalla el permiso según las acciones que pueden hacer los demás en la entrada al blog.

17 Paso 6: Finalmente se puede hacer clic en la opción de guardar la entrada como borrador o si ya la entrada está lista para ser leída, se hace clic en publicar. Paso 7: Para que los usuarios pueden comentar el blog Comentarios: y suscribirse a este contenido se debe: Para comentar: Una vez publicado hacer clic en permisos en la entrada y seleccionar la casilla añadir comentario para el rol miembro y dar guardar. Para suscribirse: hacer clic en el botón de permisos del Suscribirse: porlet del blog y seleccionar la casilla suscribirse para el rol miembro y dar guardar FORO Qué es un foro de discusión? Es un porlet que permite crear un foro para intercambiar ideas y puntos de vista sobre diversas preguntas o temas establecidos por un administrador o moderador. Es un sistema muy similar al chat, pero a diferencia de éste, no es en tiempo real y los mensajes se guardan por un largo tiempo. Para qué se usa un foro de discusión? Puede ser usado para crear una lluvia de ideas, resolver problemas entre varias personas, analizar casos, debatir situaciones, y realizar sondeos sobre un tema en particular. Cómo se administra un foro de discusión? El porlet de foro de discusión puede ser administrado desde la misma aplicación desplegada en la página. Para crear y administrar un foro de discusión se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Tener desplegado el porlet de foro de discusión en la página. Si no está desplegado se debe hacer clic en añadir de la barra administradora, después debe hacer clic en más y en el buscador escribir foro de discusión y hacer clic en añadir. De esa manera se visualiza el porlet en la página. Paso 2: Crear Categoría. (El foro permite crear categorías y dentro de cada categoría incluir los hilos de discusión que son las preguntas. O, también se pueden crear hilos de discusión sin necesariamente estar entre una categoría.) Hacer clic en Añadir categoría y diligenciar los campos solicitados y definir en los permisos que van a tener lo usuarios sobre dicha categoría y hacer clic en Guardar.

18 Paso 3: Crear hilos de discusión (preguntas). Hace clic en crear hilo de discusión y diligenciar cada uno de los campos solicitados al igual que las etiquetas.en asunto iria la pregunta y el cuerpo una descripción de los que se busca con la actividad, si se quiere el hilo de una categoría se debe ingresar a la categoría y hacer clic en hilo de discusión. Paso 4: administrar categoría o un hilo de discusión. Hacer clic en acciones y seleccionar la opción que se necesita como por ejemplo, editar,permisos,y bloquear el hilo de discusión. Nota:Para impedir que la pregunta siga abierta a respuestas pueden hacer clic en Bloquear hilo de discusión. Paso 5: Configurar los permisos.para que los usuarios puedan responder a la pregunta y suscribirse a este contenido se debe: Para responder: hacer clic en el botón permisos del porlet foros y seleccionar la casilla contestar el mensaje para el rol miembro y dar guardar. Para suscribirse: Hacer clic en el botón de permisos del porlet del foro y seleccionar la casilla de suscribirse para el rol miembro y dar guardar. Paso 6: contestar la pregunta. Los usuarios o el administrador pueden contestar de tres maneras la pregunta: 1.Haciendo clic en Responder: Opción que permite configurar la respuesta con permisos y etiquetas. 2.Haciendo clic en Responder citando: opción que permite responder sobre un aparte de otra respuesta de otro usuario. 3.Haciendo clic en contestación rápida: Permite sólo contestar sin tener que configurar la respuesta. Sobre cada respuesta los usuarios también puede votar de manera positiva o negativa haciendo clic en las manos

19 WIKI Qué es una wiki? Es un porlet que permite crear páginas que permite que los usuarios editen contenidos. Para qué se usa una wiki? Una wiki puede servir para construir de manera colaborativa agendas de reuniones, elaboración de memorias de reuniones, documentación, glosarios, base de preguntas frecuentes, manuales etc. Cómo se administra una wiki? la creación de páginas y de subartículos, así como su edición, se puede gestionar desde el porlet y cualquier usuario puede crear, editar o eliminar el contenido de una wiki. El administrador sí es el único que puede crear otras wikis, siguiendo los siguientes pasos: Paso 1: Tener desplegado el porlet de foro de discusión en la página. Si no está desplegado se debe hacer clic en añadir de la barra administradora, después debe hacer clic en más y en el buscador escribir wiki y hacer clic en añadir. De esa manera se visualiza el porlet en la página. Paso 2: Ir al panel de control y en el menú de la izquierda hacer clic en wikis Paso 3: Para crear una nueva wiki, hacer clic en añadir wiki (Por defecto siempre viene una wiki llamada main ). Después se debe escribir el nombre de la wiki y escribir una pequeña descripción y hacer clic en guardar. Cada una de las wikis creadas se empiezan a visualizar en la parte superior del porlet. Primero aparece Main y después las creadas, como se ve en la imagen. Paso 4: Siempre para crear o editar contenido en una wiki se debe hacer clic en editar. Teniendo en cuenta que las wikis pueden ser editadas por cualquier usuario, existe una forma de sintaxis estándar para facilitar la escritura. Para la escritura siempre hay una ayuda de sintaxis, que es la columna de la derecha y donde indica cómo escribir y cómo se verá ese contenido al ser publicado. Ver ejemplo en imágenes, comparar el cuadro con el preview. Al final se debe hacer clic en publicar OPINOMETRO

20 Qué es un opinómetro? Un opinómetro es un porlet que permite formular preguntas para que los usuarios voten por su respuesta favorita y ver los resultados en línea. Para qué se usa un opinómetro? Un opinómetro sirve para conocer percepciones de los usuarios de manera ágil y rápida. Cómo se administra el opinómetro? Este porlet debe ser administrado tanto desde el Panel de Control como desde el mismo porlet desplegado en la página, siguiendo los pasos que se describen a continuación: Paso 1: Desplegar el porlet en la página, haciendo clic en añadir de la barra administradora; después hacer clic en más e ingresar las palabras visor de encuestas en el buscador y añadirlo a la página. (si ya existe omitir este paso) Paso 2: ingresar al panel de control y seleccionar la opción encuestas. Paso 3: hacer clic en añadir pregunta y diligenciar cada uno de los espacios que la aplicación solicita. La pregunta debe escribirse en el campo descripción. En caso de querer ingresar una fecha de expiración de la pregunta, se debe hacer clic en el calendario. La aplicación, por defecto, muestra sólo dos opciones de respuesta, sin embargo es posible agregar más opciones. Una vez diligenciados todos los campos. Hacer clic en guardar. Paso 4: ir a la página y en hacer clic en la llave de los controles ubicado en la barra superior del porlet, y hacer clic en la opción configuración.

21 Paso 5: De la lista de pregunta, seleccionar la pregunta creada o la que quiere que se visualice y hacer clic en guardar. Para este porlet, sólo es posible seleccionar o tener activa una pregunta por momento. Paso 6: El usuario ya podrá ver la pregunta y seleccionar la respuesta, al hacer clic en votar, inmediatamente podrá ver los resultados del opinómetro. 17.ENCUESTA Qué es una encuesta? Encuestas es un porlet que le permite al administrador crear encuestas y divulgarlas a través de un link a toda o una parte de la Comunidad.

22 Para qué se usan las encuestas? Las encuestas son útiles para conocer percepciones sobre la Comunidad, sobre impacto y utilidad de proyectos y conocer tendencias. Cómo se administran las encuestas? Las encuestas sólo se pueden administrar desde el mismo porlet desplegado en la página. Paso 1: Ubicarse en el espacio de cada Comunidad que dice encuestas y que lleva a un porlet llamado mis encuestas. Si este porlet no se encuentra, debe desplegarse haciendo clic en Añadir y en más, buscar mis encuestas y hacer clic en añadir. Paso 2: Hacer clic en crear encuesta y diligenciar el campo del título y los demás campos solicitados, al final hacer clic nuevamente en crear encuesta. Paso 3: Seleccionar el tipo de pregunta entre: Cuadro de texto simple. Múltiples opciones (una sola respuesta) Múltiples opciones (múltiples respuestas) Escala de valoración. Al final hacer clic en añadir pregunta para continuar construyendo la encuesta. Paso 4: Una vez creadas todas las preguntas se debe hacer clic en vista previa para conocer cómo quedó la encuesta y si ya está lista hacer clic en enviar.

23 Paso 5: seleccionar a qué usuarios de la lista del lado izquierdo se quiere enviar la encuesta. Es posible escoger por usuarios o por Comunidad. Como lo dice la aplicación, se debe seleccionar el elemento y arrastrarlo a la columna de la derecha. Paso 6: Aparece una ventana con tres campos para diligenciar y que serán parte del mail que les llega a los usuarios invitándolos a contestar la encuesta. Al hacer clic en enviar aparecerá una ventana de confirmación del envío. Paso 7: una vez enviada el administrador deberá entrar al mismo espacio y hacer clic en respuestas, en donde podrá descargar un archivo en excel con el reporte de las respuestas cuantitativas. Igualmente podrá ingresar por usuario a ver las respuestas tanto cuantitativas como cualitativas. 18.BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS Qué es la Biblioteca de Documentos? Es una aplicación o porlet que permite adjuntar y archivar documentos o videos, estos últimos en formato wmv y flv. Para efectos de Comunidad de los archivos también permite crear carpetas que agrupen documentos o videos. Para qué se usa la Biblioteca de Documentos? La biblioteca de documentos tiene dos usos principales: (I) Como biblioteca pública para que los usuarios puedan descargar los documentos que la Comunidad publica, para esto, el porlet debe estar desplegado en la página; (II) Como biblioteca privada para archivar los videos que necesito adjuntar cuando estoy construyendo un contenido para el video banner (ver aparte # 3 de este documento) o cuando necesito desplegar un video en la aplicación reproductor de videos. Cómo se administra la Biblioteca de Documentos? Esta aplicación puede administrarse tanto desde el Panel de control como desde el porlet desplegado en la página. * Administración desde el Panel de Control: Paso 1: ingresar al Panel de Control desde la barra administradora y hacer clic en Biblioteca de documentos.

24 Paso 2: Crear carpetas o añadir las archivos de documentos de texto o videos que se quieren incluir en la Biblioteca. Para esto se debe hacer clic en añadir carpeta o en añadir documento, haciendo clic en el menú derecho.

25 Paso 3: para la creación de carpetas es importante completar los espacios de nombre y descripción. Igualmente está la opción para configurar los permisos sobre la carpeta los cuales le indican al sistema quiénes tienen acceso a la carpeta. Par este caso es posible dar permisos a los usuarios y a los miembros de la Comunidad o sólo al propietario, es decir, al administrador. Una vez creada la carpeta, haciendo clic en acciones es posible editarla, eliminarla y añadirle más permisos. Más permisos: si necesita que cualquier usuario o por ejemplo sólo los miembros de la Comunidad cargue archivos a la carpeta debe activar la casilla de añadir carpeta en las filas de miembro (esto significa cualquier usuario) o en la fila de organization member (solo miembros de la Comunidad) Paso 4: Para adjuntar archivos se debe hacer clic en Añadir Documento del menú de la derecha y después hacer clic en Examinar para buscar el (los) archivo(s) en el computador. Una vez seleccionados se debe hacer clic en subir archivos.

26 Paso 5: Para editar, eliminar o darle permiso específicos al archivo se debe hacer clic sobre acciones para ver los botones de administración del archivo. Permisos: Para indicarle al sistema que el archivo sólo lo puedan ver los miembros de la Comunidad, por ejemplo, debe seleccionarse la casilla ver de la fila organizations members y no debería estar seleccionada la casilla ver de miembros. PERMISOS: * Administrar desde la página el porlet de Biblioteca de documentos. Paso 1: Desplegar el porlet en la página haciendo clic en añadir de la barra administradora, después debe hacer clic en añadir y en el buscador escribir biblioteca de documentos y hacer clic en añadir. De esa manera se visualiza el porlet en la página. Paso 2: Crear carpetas o añadir las archivos de documentos de texto o videos que se quieren incluir en la Biblioteca. Para esto se debe hacer clic en añadir carpeta o en añadir documento, haciendo clic en el menú derecho. Nota: En la tabla anterior (paso 3 y 4) se explica cómo crear carpeta y cómo añadir documentos GALERÍA DE IMÁGENES Qué es la Galería de Imágenes? Es una aplicación o porlet que permite adjuntar y archivar imágenes en formato jpeg, gif o bmp. Para efectos de Comunidad de los archivos también permite crear carpetas que agrupen imágenes. Igualmente esta aplicación le permite al usuario visualizar las imágenes a manera de presentación.

27 Para qué se usa la Galería de Imágenes? La galería de imágenes tiene dos usos principales: (I) Como álbum de fotos para que los usuarios puedan visualizar las imágenes de la Comunidad, para esto, el porlet debe estar desplegado en la página; (II) Como biblioteca para archivar las imágenes que necesito adjuntar cuando estoy construyendo un contenido web (ver aparte # 3 de este documento) o un contenido para el video banner (ver aparte # 4 de este documento). Cómo se administra la Galería de Imágenes? Esta aplicación puede administrarse tanto desde el Panel de control como desde el porlet desplegado en la página. * Administración desde el Panel de Control: Paso 1: ingresar al Panel de Control desde la barra administradora y hacer Paso 2: Crear carpetas o añadir las imágenes que se quieren incluir en la Galería. Para esto se debe hacer clic en añadir carpeta o en añadir imagen, haciendo Paso 3: para la creación de carpetas es importante completar los espacios de nombre y descripción. Igualmente está la opción para configurar los permisos sobre la carpeta los cuales le indican al sistema quiénes tienen acceso a la carpeta. Par este caso es posible dar permisos a los usuarios y a los miembros de la Comunidad o sólo al propietario, es decir, al administrador. Una vez creada la carpeta, haciendo clic en acciones es posible editarla, eliminarla y añadirle más permisos. Más permisos: si necesita que cualquier usuario o por ejemplo sólo los miembros de la Comunidad cargue imágenes a la carpeta debe activar la casilla de añadir imagen en las filas de miembro (esto significa cualquier usuario) o en la fila de organization member (solo miembros de la Comunidad)

28 Paso 4: Para adjuntar imágenes se debe hacer clic en Añadir Imagen del menú de la derecha y después hacer clic en Examinar para buscar la imagen(es) en el computador. Una vez seleccionadas se debe hacer clic en subir archivos. Paso 5: Para editar, eliminar o darle permiso específicos a la imagen se de hacer clic sobre la imagen para ver los botones de administración de la imagen. Permisos: Para indicarle al sistema que la imagen sólo la vean los miembros de la Comunidad, por ejemplo, debe seleccionarse la casilla ver de la fila organizations members y no debería estar seleccionada la casilla ver de miembros ni guest. * Administrar desde la página el porlet de galería de imágenes. 21.PÁGINAS Qué son las páginas? Son espacios que se crean en un portal, en este caso la intranet, y que deben pertenecer a una Comunidad o comunidad. Es posible crear páginas públicas y páginas privadas. Para qué son las páginas? Las páginas permiten almacenar cada uno de los porlets que en sí le dan el fin a cada página, por este motivo, es posible crear subpáginas que van conformando las secciones de cada Comunidad o comunidad. Cómo se administran las páginas? La administración de las páginas sólo se puede hacer a través del panel de control o desde un acceso directo en la barra administradora que se llama página. Paso 1: hacer clic en la barra administradora en Administrar, hacer clic en Página, o hacer clic en panel de control y seleccionar del menú izquierdo Página.

29 Paso 2: si no hay ninguna página se debe crear la primera página, diligenciando el nombre y dejando seleccionado el tipo porlet. Una vez creadas las páginas van apareciendo al lado izquierdo, formando un árbol jerárquico. En caso de querer crear subpáginas se debe hacer clic, en el listado de la izquierda, sobre la página raíz y hacer clic en subpáginas. Igualmente se debe especificar el nombre, dejar seleccionado tipo porlet y si no quiere que se muestre en el menú, puede seleccionar la opción oculto. Paso 3: para conocer la url por la cual puede acceder a la página creada o la url que puede hipervincular desde una imagen o texto en otra página, haga clic sobre la página en el menú de la izquierda, ubíquese en la opción página y copie la url amigable. 22.PERMISOS Qué son los permisos? Son opciones que el administrador le otorga a un contenido que definirá qué usuarios pueden verlo o qué acciones pueden ejecutar sobre el contenido. Para qué son los permisos? En la mayoría de ocasiones los permisos sirven para seleccionar qué contenido ven ciertas personas, es decir, ayudan a enfocar los contenidos. Por otra parte sirven para que lograr una participación colaborativa en la construcción de contenidos. Cómo se administran los permisos? Cada contenido tiene sus propios permisos, por esto, se administra desde el mismo contenido. Si se quiere que todos los usuarios vean o comenten el contenido, debe siempre tenerse en cuenta que el permiso ver o añadir comentario esté seleccionado para el rol miembro y si sólo se quiere esto para los miembros de una comunidad o de una Comunidad, se debe tener en cuenta el rol community member 23.REDES SOCIALES Qué es una Red social? Es un porlet que permite crear una estructura social compuesta de grupos de personas para intercambiar ideas y puntos de vista sobre diversos temas establecidos por un administrador o moderador. Es un sistema que es en tiempo real y los mensajes se guardan por un largo tiempo. Para qué se usa una Red social? Puede ser usado para crear una lluvia de ideas, resolver problemas entre varias personas, analizar casos, debatir situaciones, y realizar sondeos sobre un tema en particular. Cómo se administra una red social? El porlet de foro de discusión puede ser administrado desde la misma aplicación desplegada en la página. Para crear y administrar un foro de discusión se deben seguir los siguientes pasos:

30 Paso 1: Desplegar el porlet en la página haciendo clic en añadir de la barra administradora, después se debe hacer clic en más. De esa manera se visualiza el porlet en la página. Paso 2: En el tema Búsqueda incremental completar el espacio digitando Social Networks De esa manera se visualiza redes sociales, clic en añadir.

31 Paso 3: Clic en la llave opciones de esa manera se visualiza la ventana, clic en preferencias. Paso 4: Seleccionar las redes sociales que se desean activar Clic en Guardar. Paso 5: Clic en volver a la pagina indice

32 Paso 6: Seleccionar y hacer clic en la red social que se desea interactuar. 24.BLOGGERS DESTACADOS Qué es bloggers destacados? Es un porlet que permite crear un espacio para seleccionar los blogs de interés para que sean visibles en nuestra comunidad. Para qué bloggers destacados? Puede ser usado para hacer sobresalir los blogs de noticias, eventos, artículos científicos, etc que puedan ser importantes y/o recomendados para la lectura. Cómo se utiliza bloggers destacados? Añadimos el porlet correspondiente a Bloggers destacados y seguimos los pasos que presentamos a continuación:

33 Paso 1: damos clic en añadir y en la barra de Buscar, escribimos Bloggers destacados, luego damos clic en Añadir. Paso 2: Luego damos clic en la herramienta del porlet de Bloggers destacados y en menú que nos aparece damos clic en Preferencias.

34 Paso 3: buscamos los blogs que deseemos destacar en nuestra comunidad y los chuleamos, después que hayamos seleccionado los blogs damos clic en el botón guardar y volver a la pagina índice. 25.PUBLICADOR DE CONTENIDOS 26. Qué es un Publicador de Contenidos? Es un porlet que permite visualizar uno o varios contenidos web que se encuentre guardado en el servidor de la plataforma o información embebida. Para qué se usa un Publicador de Contenidos? Puede ser usado para mostrar contenidos web, imágenes, documentos, blogs, foros, wikis, comentarios, enlaces, entre otros. Cómo se administra un Publicador de Contenidos? El porlet de Publicador de Contenidos puede ser administrado desde la misma aplicación desplegada en la página. Para crear y administrar un Publicador de Contenidos se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Desplegar el porlet en la página haciendo clic en añadir de la barra administradora, después se debe hacer clic en Publicador de Contenidos. De esa manera se visualiza el porlet en la página.

35 Paso 2: Hacer click en Opciones, ubicado en la parte superior derecha del portlet. Paso 3: Hacer click en configuración Paso 4: Escoger la selección de contenidos, que puede ser Dinámica o Manual, se recomienda la opción Dinámica Paso 5 ORIGEN: Si escoge la opción Dinámica debe seguir los siguientes pasos: tipo de contenido: escoger filtro. Paso 6: En la casilla de Actual solamente dejar el tipo de contenido que quiere que se haga visible en el Publicador, los demás se deben pasar a la casilla de Disponible haciendo click en las flechas. Paso 7 FILTRAR: El siguiente paso es filtrar el contenido para que se pueda visualizar. Para ello se debe elegir la opción Contiene

36 Paso 8: Posteriormente se debe elegir Cualquiera o Todas Paso 9: Elegir si se utilizarán etiquetas o categorías Paso 10: Si se elige la opción por etiquetas, se pueden escribir separadas por comas. Si es por categorías, se añaden en la opción seleccionar.

37 Paso 11 ORDENACIÓN Y AGRUPACIÓN: se selecciona la forma de ordenar la información, se recomienda por Fecha de Modificación y en Orden Inverso. Paso 12: luego se selecciona la forma de agrupar Paso 13 PREFERENCIAS DE PRESENTACIÓN: Se elige el Estilo de presentación, se recomienda Resúmenes

38 Paso 14: Se elige la longitud del resúmen, que determinará la cantidad de información que se mostrará Paso 15: Se selecciona el número máximo de elementos que mostrar Paso 16: Se selecciona el número máximo de paginación Paso 17: Se elige la Metainformación que se quiere mostrar. Para ello se deja en Actual lo que se va a mostrar y se desplaza a disponible lo que no aparecerá Paso 18: se activa la RSS, según su preferencia Paso 19: hacer click en Guardar

39 Paso 20: Se cierra la ventana 27.ADMINISTRAR LLAVES Qué son las Llaves? Son hipervínculos que nos permiten un rápido acceso a otras páginas del portal Para qué se usan las Llaves? Se usan para dar un rápido acceso a otras páginas de interés Cómo se administra las Llaves? El visor de contenido web de las Llaves puede ser administrado desde la misma aplicación desplegada en la página. En Editor de Contenido web Paso 1: Desplegar el porlet en la página haciendo clic en añadir de la barra administradora, después se debe hacer clic en Visor de contenido web, de esta manera se desplegara el visor en la página.

40 Paso 2: Luego de que se desplega el viso de contenido web en la página, se le da click en Añadir contenido web Paso 3: En este paso, se le da un nombre al contenido web, que en este caso sería Llaves

41 Paso 4: En propiedades de la Imagen se le da click en Ver Servidor y esto nos va abrir otra ventana.

42 Paso 5: En esta nueva ventana, se da click en Resource Type y luego se elige la segunda opción, Image. Paso 6: Se van a mostrar una serie de carpetas, para buscar las imágenes de llaves, se le da click en Universidad del Norte

43 Paso 7: A continuación se desplegaran otra serie de carpetas, acá se elige la que se llama Llaves y se le hace doble click Paso 8: En la carpeta de Llave aparecerán todas las llaves que están actualmente disponibles, acá se selecciona la que se quiera mostrar en la página, en este caso se eligió, Explora la universidad

44 Paso 9: Al hacerle click a la llave escogida se desplega nuevamente el cuadro de Propiedades de Imagen, y se le da click en Aceptar Paso 10: Para centrar la llave que se acaba de escoger, se le da click en centrar y la imagen de la llave inmediatamente se pondrá en el centro.

45 Paso 11: Para insertar el vinculo en la imagen de la llave, se hace click en Insertar/Editar Vinculo Paso 12: Se nos abrirá la ventana de Vínculo Y luego se le da click en ver servidor

46 Paso 13: Como en el paso 5 cuando se iba a elegir la imagen, se le da click en Resource Type y luego en Page Paso 14: Se van a mostrar una serie de carpetas, para buscar la pagina de Explora la Universidad, se le da click en Universidad del Norte. En este punto se debe tener en cuenta que la carpeta que elija depende de la llave que queramos colocar, por ejemplo si la llave que se escogió es la Educación Continuada, ya no se daría click en Universidad del Norte, sino en la carpeta de Educación Continuada.

47 Paso 16: En esta carpeta se observara las paginas que existen y se escoge la que va a ser el vinculo de la llave,. En este caso se escoge la de Explora la Universidad.

48 Paso 17: Cuando el vinculo esta listo, se da click en aceptar Paso 18: Cuando ya el vinculo esta listo y la imagen también, se puede repetir el mismo proceso, desde el paso uno para añadir otra llave. Se pueden agregar hasta 4 llaves en un mismo visor de contenido web, si no se van agregar mas, se le da click en Publicar y listo ya las llaves estarán publicadas.

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