Guía. de Gestión de Voluntariado

Transcripción

1 Guía de Gestión de Voluntariado

2 Autoría: Red Acoge Agradecemos a todas las entidades de la Red Acoge que han participado en la elaboración de esta guía. Diciembre de 2009.

3 Índice PRESENTACIÓN...3 ELEMENTOS PREVIOS A TENER EN CUENTA...4 Algunos datos acerca de nuestro voluntariado...5 Qué es y por qué está el voluntariado en la Red Acoge...6 Actitudes básicas de la persona voluntaria...6 Una guía? Para qué?...9 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO...10 I. PREPARACIÓN Planificación Cómo hacemos el análisis de nuestros medios humanos Cómo hacemos el análisis de nuestros medios materiales y económicos Análisis externo: la comunidad en la que desarrollamos nuestras actuaciones Señalando objetivos Conociendo qué necesitamos. Detallar las tareas Captación Determinación de los sectores de búsqueda Elección de un mensaje...18 II. INCORPORACIÓN Acogida y orientación La entrevista...19 A. Fases de la entrevista...21 B. El/la entrevistador/a Compromiso...23 III. SEGUIMIENTO Y FORMACIÓN Seguimiento Formación Construyendo un itinerario de formación adecuado a nuestras organizaciones Un paso previo al diseño de esta formación. La detección de necesidades formativas El diseño de un plan de formación...28 IV. RECONOCIMIENTO Reconocimientos de carácter formal Reconocimientos de carácter informal Motivaciones e intereses del voluntariado Normas para el reconocimiento del voluntariado...32 V. DESVINCULACIÓN Gestión de la salida...35 ANEXOS...38 BIBLIOGRAFÍA...46 PÁGINAS WEB DE REFERENCIA...47

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5 Presentación La intención de la realización de este material no ha sido otra que proporcionar a las organizaciones de la Red Acoge una serie de pistas, herramientas y reflexiones que puedan contribuir a la organización y gestión de sus equipos de trabajo. Esta guía es el resultado de un análisis previo de necesidades, una confrontación de nuestras carencias y la reflexión grupal de qué queremos y cómo queremos hacer las cosas. Este trabajo nos ha permitido detectar conjuntamente la necesidad de mejorar nuestras prácticas en la gestión de los recursos humanos en nuestras organizaciones. Somos organizaciones de voluntariado. Los voluntarios y voluntarias en nuestras organizaciones son, quizá, el bien más preciado que tenemos; son personas que han decidido formar parte de las organizaciones de la Red Acoge para trabajar por la construcción de una sociedad solidaria y justa, ejerciendo una ciudadanía comprometida con estos valores. Este documento se compone de tres partes: la primera, plasma las reflexiones realizadas durante las acciones de formación con voluntarios y voluntarias y con responsables del voluntariado de las organizaciones desde En segundo lugar, se desarrollan las fases de gestión del voluntariado. Y por último, se presentan una serie de anexos a través de los que se han intentado proporcionar herramientas de trabajo que faciliten la labor de la persona responsable del voluntariado en las organizaciones. Somos conscientes de la diversidad de las organizaciones de la Red Acoge. Esta diversidad es una gran oportunidad para el encuentro, el conocimiento y el intercambio de experiencias, así como para mejorar las maneras de intervenir y abordar las necesidades en función de cada contexto. Por ello, esta guía no pretende ser un elemento estático sino una propuesta que se revise, se adapte a las realidades de las diferentes organizaciones y se tome como referencia de aquellos aspectos que se pretenden mejorar, implementar o cambiar. Por último, queremos agradecer tanto al personal técnico, como al voluntariado de las organizaciones de la Red Acoge, su participación en los talleres de trabajo. En estos talleres se han compartido reflexiones y opiniones que han sido fundamentales para la elaboración de la guía. Antonio Alfonso Sánchez Barber Presidente de la Red Acoge Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 3

6 4 ELEMENTOS PREVIOS A TENER EN CUENTA

7 Algunos datos acerca de nuestro voluntariado 1 En el mes de noviembre de 2008, se envió a los responsables de voluntariado de las organizaciones de la Red Acoge un cuestionario cuya finalidad era conocer, en primer lugar, cuántos somos, qué hacemos y cómo nos organizamos; en segundo lugar, cómo gestionamos nuestro voluntariado, qué pasos seguimos, qué dificultades y necesidades tenemos en este tema; y por último, recoger todas aquellas propuestas de trabajo conjunto que se considerara posible realizar. Entre los datos a tener en cuenta destacamos los siguientes: Según las 22 encuestas remitidas por las organizaciones, se cuenta con un total de voluntarios y voluntarias (con respecto a 362 personas contratadas) de las cuales 878, es decir, el 71% de las personas son mujeres y 351, el 29%, son hombres. Este número representa el 77% 2 del total de las personas que realizan las actividades en las organizaciones, de las cuales: 10 organizaciones tienen un porcentaje de voluntariado entre el 97% y el 80%. 11 organizaciones tienen un porcentaje de voluntariado entre el 70% y 60%. 1 organización tiene un porcentaje de voluntariado del 58%. Sin embargo, no hay que perder de vista que en todos los casos el porcentaje supera a la mitad de las personas que trabajan en la organización. Con respecto a la ocupación de los voluntarios y voluntarias dentro de las organizaciones, la mayoría colabora en las áreas de educación y formación, con 361 personas, seguida de la atención social y humanitaria, con 178 personas, siendo la tercera en número de voluntariado la de sensibilización y mediación intercultural, con 116 personas. Los voluntarios y voluntarias que colaboran en estas áreas representan el 52% del voluntariado de la red. Las edades de nuestros voluntarios y voluntarias oscilan entre los 17 y los 70 años, siendo la edad media entre los 33 y 58 años. 1 Extracto del informe La gestión del voluntariado en la Red Acoge. Presentado en la 35º Asamblea de la Red Acoge. 2 Encontraréis la información ampliada en ANEXO 2. Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 5

8 ELEMENTOS PREVIOS A TENER EN CUENTA Qué es y por qué está el voluntariado en la Red Acoge 3 El voluntariado forma parte de un proceso de crecimiento en el que nos implicamos todos y todas. En este proceso, maduramos en el compromiso y en las tareas que realizamos dentro de las organizaciones en las que colaboramos, y que la realidad nos va demandando. Queremos que este proceso de maduración en nuestro voluntariado nos haga ser personas e instituciones: Dotadas de una cabeza que desarrolle el pensamiento crítico, y que esté abierta al aprendizaje constante, siendo conscientes de la realidad que nos rodea. Con un corazón empático, que se mueve y se conmueve ante lo injusto. Con unas manos curtidas en el buen hacer y Con una voz afinada con el tiempo para, de forma coherente, denunciar sin temor y con constancia. Actitudes básicas de la persona voluntaria Empatía: Entendida como la capacidad de una persona para mirar como otra persona piensa y siente. Entender sus alegrías, penas, temores y actitudes. Empatía es conectar, encontrarse, manteniendo una escucha que permita comprender y captar mejor el mensaje que la otra persona nos quiere trasmitir. No es simpatía. No es estar de acuerdo. Es comprender desde el otro, en su mundo, viendo a través de sus gafas. Gratuidad: Los voluntarios y las voluntarias hacemos nuestro trabajo de forma gratuita. Aunque reconocemos que esta labor está llena de compensaciones, estas no son nuestras motivaciones. Con el tiempo, los/as voluntarios/as vamos llenando una hucha, no de dinero, pero sí de alegrías, experiencias, amistades, inquietudes, etc. 3 Este punto y el siguiente es parte del trabajo realizado en la 35º Asamblea de la Red Acoge. Agradecemos a Rioja Acoge y a las organizaciones participantes al taller de voluntariado por su implicación en la labor de este contenido. 6

9 Compromiso: Ser voluntario/a forma parte de una elección libre. Esta elección obliga a una reflexión personal, a un diálogo interior para tomar la decisión de unirse a una organización. Si asumimos nuestro compromiso con responsabilidad, tendremos la certeza de que vamos a cumplir con lo que hemos elegido. El compromiso es bidireccional, un contrato de dos partes, que garantiza que los objetivos se cumplan. Respeto: La persona que ejerce el voluntariado debe ser respetuosa con la diferencia y aprender a valorar a las personas que tiene en frente, más allá de la apariencia física y de las creencias. Libertad: Ser libre es esencial para ejercer el voluntariado; es la capacidad del ser humano que le permite decidir si realiza una acción o no. Elegimos estar o no estar, participar o no hacerlo; pero cuando decidimos estar asumimos las implicaciones y consecuencias de lo que significa ser voluntarios/as. Sin excusas. Solidaridad: Ejercer un voluntariado implica actuar con solidaridad. Trabajamos en organizaciones que pretenden ayudar a las personas que lo necesitan. Perseguimos construir una sociedad mejor, más justa, más igualitaria, que haga visibles a los invisibles. Nuestra labor implica un beneficio social, ya que pensamos que si una persona mejora su vida, mejora la vida de todas las demás. Estabilidad: Entendida como equilibrio y permanencia. Un equilibrio dinámico que se adapta a las circunstancias y que está en continuo movimiento. Es un equilibrio que no permite la premeditación de ideas y los prejuicios. La permanencia va unida al compromiso, teniendo muy claros los valores que nos mueven y que perseguimos. Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 7

10 ELEMENTOS PREVIOS A TENER EN CUENTA Capacidad para compartir: Como compartir un paraguas cuando llueve. Somos personas privilegiadas dentro de una sociedad que presenta carencias y dificultades; y en este contexto, tenemos la oportunidad de compartir nuestro tiempo. Eso es lo que queremos hacer como voluntarios y voluntarias: compartir, dar y recibir. Porque cuando se comparte, a la vez que se da, también se recibe. Es esencial llevar un paraguas para compartir con otros/as y también permitir que los otros/as compartan su paraguas contigo. Trabajo en equipo: Los voluntarios y voluntarias se caracterizan porque trabajan en equipo; no se puede entender el voluntariado hasta que nos involucramos con otras personas para trabajar juntas. Esto no es fácil, nos obliga a conocer al otro/a, sus capacidades, que el otro/a conozca para qué estoy capacitado/a y a qué nos hemos comprometido. Implica también una distribución de tareas y respetar la parcela de cada uno; y a la vez exigirnos (al otro y a nosotros mismos) el cumplir con nuestro compromiso para luego celebrar las victorias como méritos de todo el equipo. Responsabilidad: Entendemos la responsabilidad como asumir aquellos actos que realizamos de forma consciente e intencionada. Una persona responsable cumple con el deber que se le ha asignado y que ella misma eligió, y permanece fiel al objetivo. La responsabilidad se lleva a cabo con integridad y madurez, poniendo siempre lo mejor de uno/a mismo/a. Al que es responsable se le dan las llaves Qué llaves portamos cada uno/a? 8

11 Una guía?... Para qué?... En las jornadas de formación realizadas desde el año 2007, hemos ido conociendo, compartiendo y proponiendo, desde nuestra historia como organizaciones y nuestra experiencia del trabajo diario, lleno de riqueza y diversidad, qué necesidades, dificultades, elementos y estrategias tenemos con respecto a este tema. De ello, llegamos a la conclusión de que era necesario compartir una serie de pautas mínimas a seguir, para guiar la gestión de nuestro voluntariado. Por ello, esta guía pretende ser una herramienta útil y flexible que nos permita recoger aquellos aspectos que se puedan adaptar a nuestras realidades y necesidades, ofreciendo ideas para cambiar y mejorar nuestra gestión del voluntariado en todo aquello que se considere conveniente. Por ello queremos que esta guía se fundamente en las siguientes características: 4 Nos reconocemos como entidades de voluntariado: el voluntariado es muy importante, es una pieza clave dentro de nuestras organizaciones. Por ello, es fundamental potenciar este aspecto y visibilizarnos como tales. La guía debe servir para potenciar y valorar la diferencia, la pluralidad y la interculturalidad como un valor que está dentro de cada organización y de la Red Acoge en general. Debe ser un elemento que nos permita promover la denuncia social y la justicia. Una herramienta participada y participativa, tanto en su elaboración, como en su implementación. Una herramienta eficaz y útil. Una herramienta que nos permita evaluar nuestro trabajo a partir de la reflexión en la práctica y la propuesta participada para la mejora de nuestras actuaciones. Y que esta reflexión nos sirva para encontrar las formas de contribuir en la creación de una ciudadanía activa e intercultural, fomentando la participación y el empoderamiento. 4 Conclusiones del encuentro organizado por Red Acoge con responsables de voluntariado de las organizaciones federadas el 16 de junio de Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 9

12 10 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO

13 Hemos elegido este esquema de gestión a desarrollar, en el que se contemplan todas aquellas fases que hemos definido en los encuentros de formación: Fases del proceso de gestión del voluntariado Presentamos las fases del proceso de gestión de voluntariado teniendo en cuenta tres momentos lineales, que se deben desarrollar de forma estructurada en el tiempo. Estas fases son: preparación, incorporación y desvinculación. Luego se contemplan dos fases que, tal y como se plasman en el esquema, deben estar presentes en todo el proceso de forma transversal. Estas son el seguimiento y formación y el reconocimiento. A continuación, os presentamos el desarrollo de cada fase 5 : SEGUIMIENTO Y FORMACIÓN: PREPARACIÓN Planificación Captación Selección INCORPORACIÓN Acogida y orientación Compromiso DESVINCULACIÓN Gestión de la salida Relación posterior RECONOCIMIENTO Formal Informal 5 Para realizar esta guía hemos recurrido a los documentos elaborados a partir del trabajo de los encuentros de formación, el informe sobre gestión del voluntariado y bibliografía especializada. Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 11

14 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO 1. PREPARACIÓN La captación, la orientación y la acogida del voluntariado debe ser parte del proceso global de actuación de nuestras organizaciones. Podemos hacer una captación eficaz sin necesidad de destinar grandes medios para la misma, a través del descubrimiento de cuál es la mejor manera de interesar a las personas sobre nuestro proyecto de organización, los principios que nos mueven y la importancia de su colaboración, participando para la realización de ese proyecto Planificación Debemos planificar y desarrollar la captación como un programa más de la organización. No debe significar un programa especial desconectado de nuestras políticas y actuaciones. Es muy importante recordar que el programa de captación es el vínculo entre el voluntariado potencial y el programa a desarrollar y, sobre todo, será la imagen que demos de nuestras organizaciones a la sociedad. Todo programa de captación que realicemos debe responder al menos a las siguientes preguntas: Qué se va a hacer: Para qué se va a hacer: Cuánto se va a hacer: Cómo se va a hacer: Dónde se va a hacer: Cuándo se va a hacer: Con qué se va a hacer: Con quiénes se va a hacer: Descripción y naturaleza de la actividad. Descripción de los objetivos. Descripción de las metas que se pretenden cubrir. Descripción de los métodos que vamos a utilizar. Ubicación de las actividades en un espacio geográfico determinado Calendario de las actividades. Descripción de los recursos materiales, técnicos y económicos que precisan para llevar a cabo el programa. Determinación de los recursos humanos que intervendrán en el programa, particularmente en lo concerniente al número de voluntarios, requisitos para participar, formación que deberán tener y papel que cumplirán en las diferentes etapas del programa. 12

15 Si hacemos un riguroso análisis de las necesidades de la organización, tendremos la seguridad de que el resto de las fases se realizarán adecuadamente. También evitaremos tener programas que no se adaptan a la realidad o que no se corresponden con las necesidades de la organización y de la comunidad. Con un buen análisis de la situación evitaremos: Planificar la captación desde un punto de partida erróneo. Intentar cubrir necesidades que no son reales. Una percepción inadecuada de la organización y de la realidad que nos rodea. Falta de un marco de referencia donde planificar. Resistencia de la organización ante la puesta en marcha del programa. Análisis interno de nuestras organizaciones: conociendo nuestra organización en profundidad Pistas para un análisis interno de nuestra organización{ Cuáles son los objetivos de la organización. Quiénes son nuestros destinatarios. Qué programas estamos realizando. Cómo los estamos llevando a cabo. Con qué medios humanos contamos. Qué medios materiales y económicos tenemos Cómo hacemos el análisis de los nuestros medios humanos En la mayoría de las organizaciones conviven personal contratado y voluntariado, que forman parte del mismo equipo de actuación y tienen la responsabilidad compartida de llevar a cabo las acciones. Personal contratado Es fundamental analizar cuál es su actitud ante el voluntariado y especialmente qué se demanda del mismo (para qué y cuándo serán necesarios). Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 13

16 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Factores que pueden condicionar la actitud ante el voluntariado por parte del personal contratado de la organización Desconocimiento del papel que puede desempeñar el/la voluntario/a. Presiones de parte de la organización para que se desarrolle el programa rápidamente. Experiencias anteriores (buenas o malas) con voluntarios/as. Su tipo de trabajo no les permite prestarle la atención necesaria. Desconocimiento de cómo coordinar y motivar a voluntarios/as. Para evitar estas situaciones que pueden generar recelo hacia el voluntariado habrá que realizar reuniones en donde se clarifiquen cuál es el papel que van a desempeñar los voluntarios y las voluntarias, qué tipos de tareas pueden desarrollar y cuáles no. Si se considera necesario, se pueden desarrollar programas de formación sobre coordinación y motivación del voluntariado. Personal voluntario. En cuanto al voluntariado, debemos conocer: Número de voluntarios y voluntarias con el que cuenta la organización. El tiempo que dedican. El promedio de edad. Tareas y funciones que desempeñan. Tipo de formación que reciben. Cómo se coordinan y evalúan sus acciones. Qué acciones se realizan para reconocimiento de su labor en la organización. Si conocen de modo explícito sus derechos y deberes como voluntarios/as. (Seguro, reintegro de los gastos de la labor que desempeñan, etc.). Motivaciones que les ha llevado a participar en nuestra organización. I M P O R T A N T E: Con respecto a las motivaciones de nuestros/as voluntarios/as, debemos conocer qué quieren dar y qué quieren recibir. De este modo no solo lograremos que permanezcan más tiempo en la organización, sino que además sabremos qué ofrecer a los voluntarios y voluntarias que se incorporen a la organización en el futuro. 14

17 Cómo hacemos el análisis de nuestros medios materiales y económicos Hay que reconocer que los medios económicos y materiales influyen y de un modo decisivo en las actividades y programas de la organización. En cuanto a los medios económicos, es necesario analizar la situación económica de la organización Fuentes de financiación con las que contamos. Previsiones de ingresos y gastos. En cuanto a los medios materiales, debemos conocer Instalaciones, locales, salas, etc., con las que contamos para la realización de las actividades. Material fungible e inventariable del que se dispone para la realización de las actividades Análisis externo: la comunidad en la que desarrollamos las actuaciones Este análisis nos permitirá saber qué piensan las personas de nuestro entorno sobre nuestra organización, sobre lo que hacemos, y qué nos diferencia de las otras y qué aspectos observa la comunidad que nos hace especiales con respecto a otras organizaciones. Otros aspectos a observar en la comunidad: Medio urbano o rural. Tipo de economía que existe: de subsistencia, de servicios, industrial, agrícola. Aspectos demográficos y pirámide de edad. Movimiento asociativo. Medios de comunicación locales. Políticas sociales que se desarrollan. Centros o puntos de reunión y encuentro. Nivel de participación de la población. Demandas más significativas. Recursos de la comunidad de los que podemos disponer. Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 15

18 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Con el análisis de los datos obtenidos podremos definir cuáles son nuestras necesidades y como conjugarlas con la realidad social en la que está inserta nuestra organización Señalando objetivos Ahora podemos dar un paso más: qué objetivos debemos marcarnos para cubrir las necesidades detectadas. Características que debe reunir una buena definición de objetivos: Relacionar directamente los objetivos con las necesidades identificadas. Coherencia entre los objetivos de la organización y los intereses de sus miembros. Que sean flexibles y medibles. Definidos en función a los resultados que se pretenden obtener. Objetivos y necesidades de la organización Necesidades de la comunidad Los objetivos que elaboremos deben tener como marco de referencia Recursos de la organización Intereses de sus miembros Una vez determinadas las necesidades y lo que queremos y podemos hacer, podremos determinar el número de personas voluntarias que hacen falta en nuestra organización y para qué actividades Conociendo qué necesitamos. Detallar las tareas Una vez se determinemos cuántos voluntarios/as necesitamos y para qué, debemos detallar qué tareas van a desarrollar. Esta información determinará cuál es el perfil de voluntario/a necesario para la actividad. 16

19 Algunos puntos a tener en cuenta para concretar las tareas de los voluntarios (*): Título/nombre de la tarea. Departamento/programa. Responsable. Descripción de responsabilidades. Especificar tareas/acciones concretas. Cualificación (edad, formación, experiencia, otros). Requerimientos (tiempo de realización del programa, lugar de desarrollo, disponibilidad, horarios). Formación que la organización le debe y puede facilitar. Evaluación y supervisión. (*) Con esta información podemos conocer qué requiere el puesto y qué perfil deberá tener el voluntario o voluntaria Captación A continuación, señalamos los pasos a dar para realizar la captación: Determinación de los sectores de búsqueda En primer lugar, y de acuerdo a los perfiles elegidos, hay que conocer y seleccionar cuáles son los sectores que nos interesan y priorizarlos: Jóvenes/adolescentes. Universitarios/as. Asociaciones de vecinos. Amas de casa. Personas mayores, jubilados/as Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 17

20 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Elección de un mensaje No debemos olvidar que la captación es un ejercicio de comunicación, por lo que debemos determinar qué debemos comunicar y cómo lo vamos a hacer. EL QUÉ En función de las necesidades detectadas, los puestos disponibles y sus características. EL CÓMO En función del sector o grupo de población al que nos vamos a dirigir y de los recursos económicos que tenemos. En la comunicación del mensaje, señalaremos la necesidad de voluntariado en la organización, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Personalizar la necesidad, llegar a lo inmediato, a la vida diaria de la localidad. Aclarar por qué se pide el voluntariado. Informar sobre el programa, para qué queremos el trabajo de los voluntarios/as. El mensaje no debe crear conflictos entre la demanda y la necesidad. Los medios a utilizar y que ya utilizamos en nuestras organizaciones son los siguientes: El boca a boca: un/a voluntario/a anima a otra persona para que haga voluntariado en nuestra organización. A través de medios de comunicación: prensa, radio y televisión. Difusión de folletos y carteles Páginas web, boletines informativos, tablones de anuncios. Utilización de redes sociales a través de las nuevas tecnologías (facebook, twenti, twitter, blogs, etc.). Captación indirecta: charlas, conferencias, cursos. 18

21 II. INCORPORACIÓN 2.1. Acogida y orientación Un aspecto importante dentro de toda organización es el proceso de incorporación del voluntariado. Es abrir la puerta a la persona que está interesada en formar parte de nuestra organización. En la acogida y orientación, debemos procurar mantener un equilibrio entre disponer del tiempo suficiente para la realización de una selección lo más adecuada y adaptada a las necesidades detectadas y la necesidad inmediata de contar con una persona para la realización de las actividades. La incorporación a la organización es un proceso dinámico, en el cual las dos partes (voluntariado y organización) deben conocer lo que dan y lo que reciben. Por ello, el proceso de acogida y orientación habrá de cumplir tres aspectos fundamentales para permitir la incorporación efectiva: Informar a los/as potenciales voluntarios/as sobre la organización, programas, actividades y tareas a desarrollar. Permitir a la organización informarse sobre las actitudes, aptitudes, motivaciones e intereses del/la potencial voluntario/a. Permitir decidir de forma conjunta y consensuada su incorporación a la tarea más adecuada, su no incorporación o un aplazamiento de la decisión. Se pueden emplear diferentes técnicas para el desarrollo de la acogida y orientación, pero para cumplir con los tres ejes planteados, información-motivación-orientación, es indicado realizar una entrevista La entrevista La entrevista es una conversación con una finalidad, que permitirá a la persona que quiere ser voluntaria y a la asociación conocerse mutuamente. Permite conocer lo que una persona ha hecho y cómo, por qué, y cuánto. Sin duda, es el sistema más personal de los que pueden utilizarse, permitiendo, además, influir en muchas de sus ideas y actitudes, y potenciar su motivación. Es conveniente seguir un enfoque semi-estructurado, en el que los principales componentes estén planificados, pero no estandarizados, permitiendo así a la persona que hace la entrevista y al/a la potencial voluntario/a, flexibilidad al abordar los temas. En definitiva, no Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 19

22 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO debe ser un diálogo improvisado ni una encuesta cerrada, donde la persona se limita a contestar sí o no, y no puede expresar sus dudas y temores. En el proceso de acogida y orientación, gracias a la entrevista, se cumplirán los objetivos de la organización y del/la potencial voluntario/a: OBJETIVOS DE LA ENTREVISTA Organización Reunir información sobre la potencial persona voluntaria, para ayudar a estimar las tareas más adecuadas para ella, cuál será la calidad de su trabajo, cuáles son sus motivaciones, durante cuánto tiempo permanecerá en la organización, etc. Determinar si la personalidad de la potencial persona voluntaria se adaptará a la de las personas con las que va a trabajar, y a las tareas que va a desempeñar. Tomar una decisión sobre las tareas que puede realizar, sobre su no incorporación o aplazamiento de la decisión. Persona voluntaria Presentarse favorablemente ante la organización. Reunir información sobre las posibles actividades que puede desempeñar y sobre las características de la organización. Tomar una decisión sobre las tareas que puede realizar, sobre su no incorporación o aplazamiento de la decisión. Importante: La persona que realice la entrevista debe conocer con detalle la organización (tareas que se realizan, cuál es su ideología, cuáles son las actividades que desarrollan los voluntarios y voluntarias) y, especialmente, el perfil de la persona que mejor se adaptará a las tareas a desempeñar. Factores que facilitarán la toma de una decisión adecuada y consensuada: Impacto sobre los demás (conversación, modales). Cualificación y experiencia (conocimientos, formación). Motivación (tipo de trabajo por el que muestra interés, grado de dedicación). Factores emocionales (estabilidad emocional). 20

23 A. Fases de la entrevista Existen unas determinadas fases para realizar la acogida y orientación de un modo adecuado; estas fases pueden ser flexibles y adaptarse a las diferentes situaciones, pero de un modo general, estas pueden ser: Establecimiento de una buena relación. Consiste en acoger cordialmente a la persona. Se debe crear un clima de mutua confianza en el que las dos partes relajen tensiones y acerquen sus posturas sin recelos. Fijar los pasos de la entrevista. En esta fase se explicarán brevemente los objetivos de la entrevista y se expondrá un breve esquema de la misma. Reunir información. Describir la organización y la oferta de actividad. Contestar a las preguntas y permitir que el/la potencial voluntario/a reciba nueva información. Tiene como finalidad que la potencial persona voluntaria se informe de todos aquellos datos que son necesarios para tomar una decisión: si puede desempeñar las tareas previstas, si quiere desempeñar alguna de esas tareas, motivaciones que tiene... y si la asociación puede cubrirlas y tiempo que podrá estar en la organización. Se informará a la persona voluntaria sobre las principales características de la asociación, intentando que lo desconocido sea lo mínimo y garantizando que contará con la ayuda y medios adecuados para el desarrollo de su labor, que recibirá formación adecuada a la tarea que va desempeñar y que se potenciará el desarrollo de sus habilidades con el fin de realizar adecuadamente las tareas. Ante los comentarios sobre aquellos aspectos que no han sido aclarados, el/la entrevistador/a contestará claramente, evitando monosílabos, pero sin dar contestaciones tan largas que acaparen la conversación. Toma de decisión consensuada Terminación de la entrevista. En esta fase, se debe orientar a la persona voluntaria hacia donde mejor pueda desarrollarse, teniendo en cuenta: sus deseos y motivaciones, los puestos disponibles, sus aptitudes y actitudes. Si no existe una decisión clara por ambas partes, puede ser adecuado dejar pasar unos días para tomarla. La entrevista se terminará siempre en un tono positivo, sea cual sea la decisión. Si el potencial voluntario se incorpora a la asociación, se indicarán los pasos a dar a continuación, motivándole. Cuando no sea adecuada su incorporación, se deberán plantear abiertamente las razones, sin insinuar que no es adecuado por sí mismo sino por circunstancias objetivas: falta de formación, de tiempo, por las características del puesto, etc. Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 21

24 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO B. El/la entrevistador/a Es una de las piezas clave de este proceso, ya que en buena medida dependerá de él/ella la buena o mala acogida y orientación. Por ello, debe disponer de las actitudes necesarias para el desarrollo de esta tarea. Características que debe tener un/a buen/a entrevistador/a: Capacidad para conversar fácilmente con desconocidos/as. Sensibilidad en situaciones sociales. Habilidad para escuchar atenta y correctamente. Capacidad para reconocer fortalezas y potencialidades. Habilidad para hablar claramente y explicar fácilmente las cosas. Puede ser adecuado que tenga experiencia de voluntariado o que sea voluntario/a, para conectar mejor con el/la entrevistado/a. Capacidad para conducir la conversación sin sacrificar los objetivos ni herir sensibilidades. Empatía. Paciencia. Discreción para guardar los datos confidenciales que pueda conocer. Conocimiento de la organización y sus proyectos. Importante: Las condiciones personales adecuadas no bastan, por sí mismas, para que la entrevista se desarrolle adecuadamente. El/la buen/a entrevistador/a debe prepararse adecuadamente y aprender con la práctica. Una buena acogida es fundamental para que el/la nuevo/a miembro se integre en la asociación. Acoger quiere decir informar y recibir, así como acompañar durante los primeros días para permitir conocer el funcionamiento de la organización. Es recomendable que el/la responsable del equipo en que se integra la persona voluntaria realice un seguimiento de este proceso. Presentar al equipo completo de la organización. No se nos puede olvidar Dar el calendario de actividades de la entidad, incluidas las vacaciones. Proporcionar el horario y los teléfonos. 22

25 Sería aconsejable, después de un breve periodo de actividad de la persona voluntaria, hacer una reunión más formal para valorar cómo se siente, cómo se desarrolla su adaptación y aprovechar para firmar el compromiso de colaboración voluntaria Compromiso Es importante saber que la Ley 6/1996, de 15 de enero, del voluntariado, señala en su artículo 9, relativo a la incorporación del voluntariado, que las organizaciones formalizarán por escrito el correspondiente acuerdo o compromiso con sus voluntarios. En este acuerdo se debe señalar como mínimo los siguientes puntos: El conjunto de derechos y deberes de ambas partes. El contenido de las funciones, actividades y tiempo de dedicación. El proceso de formación que se requiere. La duración del compromiso y las causas y formas de desvinculación por ambas partes. Derechos y deberes de los voluntarios, establecidos en los artículos 6 y 7 de la Ley del Voluntariado (6/1996, de 15 de enero). Derechos Recibir, tanto con carácter inicial como permanente, la información, formación, orientación, apoyo y, en su caso, medios materiales necesarios para el ejercicio de las funciones que se les asignen. Ser tratados sin discriminación, respetando su libertad, dignidad, intimidad y creencias. Participar activamente en la organización en que se inserten, colaborando en la elaboración, diseño, ejecución y evaluación de los programas, de acuerdo con sus estatutos o normas de aplicación. Ser asegurados contra los riesgos de accidente y enfermedad derivados directamente del ejercicio de la actividad voluntaria, con las características y por los capitales asegurados que se establezcan reglamentariamente. Ser reembolsados por los gastos realizados en el desempeño de sus actividades. Disponer de una acreditación identificativa de su condición de voluntario. Realizar su actividad en las debidas condiciones de seguridad e higiene en función de la naturaleza y características de aquella. Deberes Cumplir los compromisos adquiridos con las organizaciones en las que se integren, respetando los fines y la normativa de las mismas. Guardar, cuando proceda, confidencialidad de la información recibida y conocida en el desarrollo de su actividad voluntaria. Rechazar cualquier contraprestación material que pudieran recibir, bien del beneficiario bien de otras personas relacionadas con su acción. Respetar los derechos de los beneficiarios de su actividad voluntaria. Actuar de forma diligente y solidaria. Participar en las tareas formativas previstas por la organización de modo concreto para las actividades y funciones confiadas, así como las que con carácter permanente se precisen para mantener la calidad de los servicios que presten. Seguir las instrucciones adecuadas a los fines que se impartan en el desarrollo de las actividades encomendadas. Utilizar debidamente la acreditación y distintivos de la organización. Obtener el respeto y reconocimiento por el valor social de su contribución. Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> Respetar y cuidar los recursos materiales que pongan a su disposición las organizaciones. 23

26 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO III. SEGUIMIENTO Y FORMACIÓN 3.1. Seguimiento El seguimiento es un instrumento de motivación clave y una de las funciones básicas de todo responsable de equipo. Debemos entender el seguimiento como APOYO y ORIENTACIÓN que implica una relación estable y abierta entre el responsable del equipo y cada uno de sus miembros. El responsable del equipo debe: Clarificar a la persona voluntaria cuáles son sus objetivos y tareas. Observar su actuación. Informarle sobre su desarrollo. Ayudarle a buscar soluciones a los problemas que pueda encontrar durante el desarrollo de sus tareas. Establecer conjuntamente objetivos de futuro. Para realizar el seguimiento, se pueden organizar reuniones periódicas con la persona voluntaria y con el equipo. Además de la importancia de acompañar a la persona voluntaria, la realización de un seguimiento continuado nos puede facilitar la creación del sentimiento de pertenencia a la organización y escuchar, respaldar y canalizar propuestas, promoviendo la participación más activa del voluntariado en las organizaciones Formación Es responsabilidad de las organizaciones ofrecer a sus voluntarios y voluntarias una formación adecuada a la tarea que van a desempeñar dentro de la institución. La formación es parte del compromiso que, como organizaciones, asumimos cuando aceptamos la colaboración de una persona. Pero también los momentos de formación pueden ser espacios de encuentro, participación, intercambio y conocimiento mutuo de las personas que forman parte de nuestra organización. Por lo tanto podemos hablar de la formación del voluntariado como 6 : Un derecho. Un canal para la participación en la organización. Un espacio para la sensibilización. Un lugar de encuentro de valores para actuar coordinadamente. 24

27 Aunque existen organizaciones en la Red que han elaborado y puesto en marcha itinerarios formativos para su voluntariado, en general, las organizaciones realizan una primera jornada de formación inicial y alguna que otra formación específica. Por las razones que sean, debemos reconocer que, aunque valorando la importancia de este aspecto, no se le está prestando la suficiente atención, tiempo y recursos. Tal y como se ha comentado al principio del documento, el voluntariado es un proceso educativo integral y en constante transformación. Un proceso en el que voluntarios y voluntarias, junto con los equipos de trabajo, van dialogando con la realidad, aprendiendo de ella, y van sistematizando sus conocimientos, sus hábitos de trabajo y sus habilidades. Para conseguir esta formación integral, que intenta comprometer, cabeza, corazón y manos, os proponemos estos objetivos: De conocimiento SABER El entramado social, sus problemas, desigualdades y recursos. El lugar de acción voluntaria en su contexto. La institución o asociación a la que pertenece. Los campos o actividades en los que puede ofrecer su tiempo y su persona. El colectivo específico en el que prestará su servicio. De habilidades SABER HACER Adquirir hábitos de participación. Poseer instrumentos apropiados de trabajo. Programar la acción interactuando con otros/as. Participar en la organización y programación de las actividades de la asociación. Adquirir hábitos de dinamización y animación de la comunidad. De actitudes SER Poseer una conciencia crítica de la sociedad. Profundizar y crecer en sus motivaciones para la acción voluntaria. Madurar su sentido de gratuidad y responsabilidad. Adquirir, en la medida de lo posible, un talante de vida alternativo al que existe en nuestra sociedad. Reforzar actitudes para la complementariedad. 6 Alfaro, Mª Elena. Plataforma del voluntariado. Cuadernos de la plataforma para la promoción del voluntariado en España. La formación del voluntariado social. Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 25

28 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Construyendo un itinerario de formación adecuado a nuestras organizaciones En la medida de lo posible, sería conveniente que cada organización fuera capaz de establecer tres tipos de formación, dependiendo del tipo de voluntariado que necesita y para la cual habrá que diseñar itinerarios distintos. 1º Formación Inicial Sería conveniente que se organizara periódicamente este tipo de formación, para que el voluntariado de nueva incorporación pudiera conocer, en un espacio breve de tiempo y en grupo, la entidad con la que empieza a colaborar. Este también será un espacio propicio para compartir experiencias previas, conocer a los/as compañeros/as nuevos/as, además de resolver dudas. Os proponemos, a continuación, estos contenidos mínimos que deberían estar presentes en esta formación inicial: La organización Su historia, misión, estatutos y funcionamiento. Características de los/as destinatarios/as. Relaciones con la comunidad. La organización dentro de la Red Acoge Misión, objetivos y actividades de la Red Acoge. Organizaciones que forman parte de la Red: quiénes somos y dónde estamos. Actividades que se realizan. El voluntariado Cuántos/as voluntarios/as colaboran en la organización. Derechos y deberes del voluntariado en la organización. Formas de participación. Seguimiento y evaluación del trabajo. Oferta de formación específica. Esta formación se puede complementar con material gráfico que la propia organización haya elaborado para informar a los/las nuevos/as voluntario/as. Probablemente habrá que determinar un tiempo máximo en el que la persona voluntaria 26

29 recién incorporada deba recibir esta formación; por ejemplo, establecer que no deben pasar más de tres meses de la nueva incorporación sin recibir esta formación. 2º Espacios de encuentro, reflexión y formación específica Esta formación estará destinada a todas aquellas personas incorporadas en la organización y que llevan un periodo medio de colaboración y un compromiso afianzado. Sin embargo, esto no quita para que no se pueda invitar a personas de nueva incorporación. Todo depende de las decisiones que se tomen dentro de cada organización. Teniendo en cuenta lo cambiante de las circunstancias que nos rodean, es necesaria una permanente actualización de los contenidos de la formación. Esta formación, que en un principio se configura como una propuesta teórico-técnica, debe estructurarse teniendo en cuenta los tres grupos de objetivos: conocimiento, habilidades y actitudes. 3º Actividades informales de encuentro Los espacios informales son tan importantes como el aula. En un ambiente distendido, abierto, fuera de los límites del local de la asociación, se pueden facilitar también las relaciones entre las personas. Algunas entidades de la Red realizan este tipo de actividades, que les han dado buen resultado, ya que han servido para un conocimiento mayor de las personas en un ambiente distendido y lúdico. Señalaremos algunos ejemplos de estas actividades que han organizado las organizaciones: Jornadas de convivencia, en espacios lúdicos o al aire libre, en las que participa el equipo, de la organización al completo y también se invita a usuarios y usuarias. Organización de espacios de encuentro, conocimiento e intercambio, celebrados un día a la semana. Realización de una excursión o salida con todos/as los/as voluntarios/as, como espacio de encuentro y de conocimiento entre voluntarios/as. Esta actividad se organiza una vez al año. Encuentro, o jornada de formación, en el que participa el personal contratado y voluntario. Durante un fin de semana, se compagina formación con convivencia y conocimiento de la asociación y situación de la inmigración. Es actividad se realiza una vez al año. Si queremos que estos espacios tengan un carácter formador debemos tener planificadas acciones, dinámicas, juegos, etc., que pueden ser propuestas y dinamizadas por el vo- Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 27

30 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO luntariado de la organización. Por lo tanto, estos espacios también requieren de una preparación previa de contenidos y materiales Un paso previo al diseño de esta formación: La detección de necesidades formativas Para la realización de un plan adecuado de formación, es importante partir de las necesidades formativas de sus destinatarios/as. La formación del voluntariado, no tiene por qué escapar a esta premisa; es más, si tenemos en cuenta su participación en la definición de los contenidos de la formación, tendremos más posibilidades de que esta atienda a sus expectativas. Esta detección de necesidades se puede realizar de las siguientes maneras: De forma individualizada: Realizando una reunión en la que, además de valorar la trayectoria y aportes de la persona voluntaria a la organización, se indague sobre sus necesidades formativas concretando temas, lugares y tiempo para realizar la formación. Enviando un cuestionario de necesidades formativas, con el objetivo de que cada persona reflexione sobre su proceso formativo y lo cumplimente. Si la entidad no tiene mucha cultura formativa, probablemente este cuestionario, deberá ir acompañado de una carta en la que se explique el por qué y el para qué de iniciar un proceso de formación del voluntariado. Es importante recalcar también la importancia de la participación del voluntario y/o voluntaria, para la determinación de la temática de la formación que se va a impartir. Una vez obtenidos los resultados del cuestionario, se deberán compartir con las personas interesadas. De forma grupal: Otra forma en la que se pueden detectar necesidades formativas es a través de la realización de jornadas de reflexión que se pueden realizar con todo el voluntariado de la organización que esté dispuesto a participar en este proceso. También se pueden realizar reuniones de este tipo por áreas de trabajo. En estas reuniones se propondrán, elegirán y priorizarán los temas en los que se tiene interés en profundizar y son prioritarios para el mejor desempeño de la labor voluntaria en la organización en general, en el área o equipo de trabajo en particular. 28

31 3.4. El diseño de un plan de formación Una vez conozcamos las necesidades formativas, podemos diseñar un plan de formación para el voluntariado. En el Cuaderno de recursos prácticos para las personas responsables del voluntariado 7, encontramos este esquema que puede ayudar a diseñar un plan de formación. 7 Plataforma del voluntariado en España (2006). Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 29

32 FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO IV. RECONOCIMIENTO Uno de los significados que la Real Academia Española le da a la palabra reconocer es mostrarse agradecido/a a otra persona por haber recibido un beneficio suyo. El reconocimiento está unido a la gratitud, que es el sentimiento que nos obliga a estimar el beneficio o favor que nos han hecho o querido hacer, y a corresponder a él de alguna manera. Puntualizaciones semánticas aparte, en toda organización debemos asumir la importancia y el impacto que en la motivación del voluntariado tiene el hecho de considerar, como una de las fases de nuestra gestión de personas, la realización de actuaciones de reconocimiento. En estas actuaciones, habrá que poner en valor el aporte del trabajo que nuestros voluntarios y voluntarias realizan para la buena marcha de las organizaciones y para la construcción de una sociedad y una ciudadanía más solidaria, más responsable y más atenta a la problemática de los más vulnerables. Tal y como se ha considerado en el esquema de gestión de voluntariado sobre el que estamos realizando este documento, podemos dividir este reconocimiento en dos categorías: formal e informal Reconocimientos de carácter formal Se basan fundamentalmente en certificados, placas, medallas, actos de reconocimiento o días de celebración específica para el voluntariado de la organización, que las organizaciones han regulado y estandarizado. Es recomendable que estas acciones queden recogidas en los reglamentos, estatutos y otros documentos internos de la organización. Los sistemas de reconocimiento formal, en parte, basan su efectividad en tener establecidas una normas muy claras, conocidas y asumidas por toda la organización. Por ello, se hace necesario que todas las personas que forman parte de ella conozcan por qué se otorgan para evitar malentendidos o falsas expectativas entre los/as voluntarios/as. Entre las acciones de reconocimiento formal que se realizan en las organizaciones de la Red Acoge podemos encontrar: Entrega de carné de voluntariado. Celebración del día del voluntariado. Entrega de certificados de participación. 30

33 4.2. Reconocimientos de carácter informal Son las que tiene mayor efecto en el voluntariado de una organización. Los reconocimientos informales se derivan de un clima de trabajo positivo en el que se tienen en cuenta los logros, el esfuerzo y la evolución de la persona. Son reconocimientos que se deben hacer de manera constante. Es el reconocimiento que, en los encuentros de formación realizados, hemos denominado como el día a día. Estos reconocimientos son acciones sencillas, pero que solemos olvidar. Entre las acciones que al respecto podemos llevar a cabo, están las siguientes: Decir gracias. Mostrar interés por los aspectos personales del/ de la voluntario/a. Fomentar la participación en la entidad en las decisiones que les afectan. Permitir el acceso a puestos de responsabilidad. Facilitar los medios adecuados para el desarrollo de su labor. Acceso a los servicios que pueda prestar la organización. Fomento y desarrollo del trabajo en equipo. Permitir incrementar habilidades y adquirir mayor formación. Los reconocimientos informales no solo demuestran consideración y aprecio por el trabajo bien hecho, sino la valoración del/ de la voluntario/a como persona. SISTEMAS DE RECONOCIMIENTO FORMALES Regulados y estandarizados. Claros, conocidos y asumidos por todos/as. Certificados, medallas, actos de reconocimiento. INFORMALES Se producen día a día. No están normalizados. Están en consonancia con las relaciones humanas y el clima de trabajo. Dar las gracias, mostrar interés, acceso a servicios, etc Motivaciones e intereses del voluntariado Debemos tener en cuenta la diversidad de personas con las que trabajamos. Por ello, es necesario tomar conciencia de que las motivaciones e intereses no pueden ser los mismos para todas las personas y, por lo tanto, la forma de reconocerlas también debe variar en Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >> 31