IEEE Sección Panamá. Capacitación de Voluntarios Ramas Estudiantiles. Tania Quiel SM

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1 IEEE Sección Panamá Capacitación de Voluntarios 2013 Ramas Estudiantiles Tania Quiel SM

2 Agenda Servicios electrónicos Listas de distribución Enotice Alias funcionales de correo electrónico El Roster Webaccount Servidores de Web EWH / Wordpress Samieee Vtools Reporte de Directivos Reporte de Actividades y Plan Anual Videoconferencias Encuestas

3 Servicios Electrónicos

4 Listas de Distribución Los voluntarios y el personal de IEEE pueden solicitar la creación de las listas de de IEEE. Una lista de es una colección de direcciones del que representan a la gente o a un grupo específico, identificada por un único alias de (pma- Cualquier información enviada a este alias se distribuye a todas las direcciones del y/o a los alias de en la lista. Las listas de distribución de correo electrónico es uno de los métodos mas usados y efectivos para diseminar información Estas listas son establecidas solo para el uso de propósitos del IEEE.

5 listserv.ieee.org

6 Enotice El e-notice de IEEE es un servicio de suscripción del boletín de noticias electrónico. Se ha desarrollado para que las unidades de la organización de IEEE faciliten la distribución de de boletines de noticias, avisos de reuniones y avisos de las conferencias de IEEE, sin utilizar listas de distribución. Los envíos de de la unidad de la organización (OU) se limitan a los miembros de esa unidad de organización. Hay restricciones para envíos a miembros de algunas Sociedades.

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8 Alias de Correo Electrónico Este servicio es exclusivo de los miembros de IEEE Le identifica como miembro de IEEE con una dirección de mientras que todo el correo entrante es redirigido a su cuenta real del Internet. Todos los archivos adjuntos entrantes se exploran automáticamente para verificar contra virus. La cuenta personal del alias de IEEE también ofrece una característica opcional contra-spam. Elija su propio nivel de sensibilidad de filtración para tener UCE marcados con etiqueta para su revisión o bloqueados totalmente. La cuenta del alias de IEEE es fácil de obtener y fácil de actualizar. No importa a dónde usted se mueva o cuántas veces usted cambia de carrera, su dirección de permanecerá igual.

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10 Alias Funcionales Este servicio es exclusivo de IEEE. Le identifica como unidad del IEEE con una dirección de mientras que todo el correo entrante es redirigido a una cuenta real del Internet. Son de la forma Por ejemplo se utilizan en Páginas Web de IEEE como contacto para un servicio. Alias activos de Ramas

11 Alias Funcionales

12 Alias Funcionales

13 Alias Funcionales

14 Roster:

15 Webaccount Proporciona acceso a una variedad de servicios en línea. Están disponibles para los miembros del IEEE y el acceso a los servicios varía en función de la pertenencia y el estado de la suscripción.

16 Webaccount

17 Servidores de Web

18 Servicios Web IEEE EWH es un servicio de web hostingproporcionado sin ningún costo a las unidades de organización de IEEE. Regiones, Consejos, Secciones, Capítulos, Sociedades, Consejos Técnicos, Comités, Ramas Estudiantiles y Conferencias El objetivo es resolver las necesidades de las entidades de IEEE que desean desarrollar, crear y mantener su propio Web site en un host de IEEE. Cada entidad será responsable de su contenido, de su mantenimiento y de su cumplimiento con la política de IEEE. Las entidades deben elegir un webmasterque sea experto en el manejo de contenido de web y quien será el contacto de la entidad.

19 EWH-1 EWH es un servicio de web hosting(web1) proporcionado sin ningún costo a las unidades de organización de IEEE. Basado en Apache, PHP y Mysql. Utiliza códigos html, css, joomla. Se requiere contar con un programa de diseño html para la creación y edición de las páginas web. Se recomienda usar Dreamweaver o similar. Además se requiere de un programa de transferencia de archivos, FTP. Se recomienda usar Filezilla. Estos sitios pueden resultar difíciles de mantener de manera eficiente, oportuna y segura. Es posible que sea conveniente mover el sitio a cualquiera de las otras dos opciones que se ofrecen: Webinabox o Wordpress.

20 EWH-1 (old)

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24 Wordpress SITES (web2) basado en WordPress. WordPresses un sistema de gestión de contenidos con característica blogs. Permite la gestión de su sitio web fácilmente con plugins.

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26 Naveguemos por el panel de Naveguemos por el panel de administración de Wordpress

27 Samieee

28 Samieee Es una herramienta de consulta que permite el acceso a los datos de los miembros y voluntarios del IEEE. Permite realizar consultas, obtener informes y descargar los datos de los miembros del IEEE. El acceso está limitado a usuarios registrados con acceso designado o automático. Se requiere el Webaccount.

29 SAMIEEE Puede ser utilizado para: Preparar etiquetas y enviar correspondencia a los miembros Obtener direcciones electrónicas de los miembros para comunicación electrónica de actividades, noticias, etc. Realizar análisis y preparar programas de desarrollo de membresía.

30 Accesos a Samieee Hay 2 tipos de acceso Designado Automático El acceso designado es dado a: Directivos de las unidades organizacionales Ejemplo: Coordinador Samieee de Sección o Capítulo

31 Accesos a Samieee El acceso automático es dado a: Directores Regionales Directivos de Sociedades Directivos de Sección Directivos de Sección Presidentes de Capítulos Presidentes de Ramas Estudiantiles Consejeros Directivos de Membresía

32 Acceso al Dashboard Vaya al sitio de SAMIEEE en De click en Access SAMIEEE y en Click hereto Access SAMIEEE, ingrese utilizando su IEEE web account. Si ya ha convertido a la nueva plataforma IEEE - introduzca la dirección de correo electrónico y la contraseña de la cuenta.

33 Pantalla de Inicio Menú para Crear Menú de Contenido Dashboard de creaciones más recientes Menú de Ayuda Otros elementos de creaciones recientes Elementos más usados

34 Acceso al Menú Tab de Análisis Abrir un Inicio Disponibles dashboard existente Crear un nuevo análisis Abrir un archivo privado o compartido

35 Carpetas En las carpetas se pueden almacenar los análisis y otros objetos Hay dos tipos diferentes de carpetas Mis Carpetas - carpeta personal, visible sólo para el usuario Carpetas Compartidas la carpeta "SAMIeee contiene las consultas predefinidas para los voluntarios Y la carpeta "Búsquedas de Voluntarios IEEE es para para compartir consultas de voluntarios con otros directivos en la unidad organizativa.

36 Carpetas Haga click en All Content y seleccione Browse Oracle BI Presentation Catalog Seleccione Catalog para abrir una lista de carpetas Seleccione open de la barra de acceso rápido

37 Consultas predefinidas La carpeta compartida SAMIeee contiene varias subcarpetas: Consultas Predefinidas Geográficas: contienen los análisis creados para uso por las unidades organizativas como las regiones, secciones, capítulos, grupos de afinidad y ramas estudiantiles. Consultas Predefinidas de Sociedad: contienen los análisis creados para ser utilizados por los usuarios de la Sociedad.

38 Consultas predefinidas Consultas Predefinidas MD: contienen los análisis creados para uso de los directivos de Desarrollo de Membresía. Los voluntarios con acceso a SAMIEEE pueden utilizar cualquiera de las consultas predefinidas. Las consultas se pueden ejecutar "tal cual" o "modificadas". Si se modifican, se pueden guardar en "Mis carpetas.

39 Abrir Consultas Predefinidas Seleccione Catalog para abrir una lista Doble click para abrir la carpeta compartida SAMieee y abrir cualquier subcarpeta Desplazarse para encontrar la consulta. Haga click en Open para ejecutar al instante o Edit para abrir el área de Criterios/Resultados y modificar

40 Usando Consultas Predefinidas Seleccionar el tab de Criteria para modificar o agregar columnas y/o modificar o agregar filtros Seleccionar el tab de Results para ver el análisis o búsqueda terminada o agregar columnas sencillas al análisis

41 Crear un Análisis Antes de crear el análisis es importante planificarlo cuidadosamente para que no tenga que hacer cambios continuamente.

42 Crear un Análisis Bajo el Menú Create, seleccione Analysis Seleccione New desde la barra de acceso

43 Crear un Análisis

44 Crear un Análisis

45 Adición de criterios para un análisis Acceder a las carpetas y subcarpetas para encontrar la columna que se desea agregar. Cuando encuentre la columna, haga doble click en ella o arrástrelo a la pantalla de la columna seleccionada. Las columnas pueden venir de cualquier lugar dentro del área temática.

46 Columnas Carpeta Nombre de la Columna

47 Criterios añadidos a las columnas seleccionadas

48 Ejecución de un análisis Cuando las columnas se hayan colocado, seleccione la pestaña de Results. La pantalla mostrará que el análisis se está ejecutando. Los resultados se completaran cuando el análisis haya finalizado.

49 Pantalla del resultado del análisis

50 Guía de resultados Hay 25 registros por pantalla Se puede: -Avanzar hacia una pantalla -Volver a una pantalla -Ir al principio -Mostrar todos los resultados (no recomendado)

51 Guardar el análisis Puede hacer Guardar o Guardar Como. Navegue a la carpeta donde desea guardar el análisis. Escriba un nombre y una descripción.

52 Acceso al menú para ordenar En el tab de Criteria, en la columna seleccionada, haga click en la lista con viñetas en el lado derecho del nombre de la columna. Seleccionar el menú drop-down para aplicar funciones como ordenar y otras

53 Acceso al menú para ordenar Puede ordenar cualquier columna Puede ordenar varias columnas La primera columna está ordenada como principal La segunda columna está ordenada como secundaria Cuando cambie/modifique el resultado del análisis se ejecutará automáticamente de nuevo

54 Acceso al menú para ordenar

55 Filtros La opción de filtro elimina los datos innecesarios y despliega sólo los resultados que se necesitan. Se puede aplicar a cualquier columna, ya sea si se muestra en el análisis o no. Se pueden tener varios filtros.

56 Filtro en una columna

57 El Icono de Filtro Los filtros están consolidados en un botón o icono.

58 Creación de un filtro Seleccione la columna que desea filtrar En la siguiente pantalla, seleccione el operador Ejemplo: incluyen Mayor que, Menor que, Entre Elija su criterio: Escribiéndolo Eligiendo de un menú desplegable Utilizando la función de Más/Buscar

59 Usando filtros Operador Menú de opciones

60 Cambios en los criterios de filtro de visualización Se pueden seleccionar múltiples opciones al mismo tiempo Si es necesario puede utilizar la opción Search

61 Usando More/Search Selecciones Move o Move All Escriba el nombre completo o parcial y seleccione Search Los resultados aparecerán en el cuadro Y su opción será movida a este cuadro Seleccione OK

62 Filtros se agregan al área de filtros

63 Creando filtros a las columnas que no se muestran Le permite crear un filtro para el análisis sin tener que mostrar la columna. Mantiene su pantalla de análisis limpia. Es bueno para cuando un solo valor o algunos Es bueno para cuando un solo valor o algunos pocos valores se muestran.

64 Creando filtros a las columnas que no se muestran Seleccionar el botón de filtro y escoger la opción de More Columns

65 Creando filtros a las columnas que no se muestran Escoja la columna que desea usar y escriba el criterio del filtro

66 Descarga de un análisis Los análisis se pueden descargar en formatos: -Excel -PowerPoint -PDF -Página web (.mhtml) -Data (.csv,.txt) Permite un mayor refinamiento de los datos o la capacidad de difundir los resultados.

67 Descarga de un análisis Botón para descargar Opciones disponibles

68 Agregando una columna en la vista de resultados Permite adiciones rápidas a los resultados de análisis Sólo se puede hacer una columna a la vez Los resultados serán inmediatamente recalculados Es bueno para obtener resultados pequeños o para la inserción de una pequeña cantidad de columnas Puede llevar mucho tiempo para obtener resultados de gran tamaño o de varias columnas

69 Agregando una columna En el tab de Results En el tab de Results seleccione la columna y de doble click para agregarla al análisis

70 Agregando una columna, resultado El análisis se ejecutará nuevamente y la columna aparecerá en el resultado

71 Agregando columnas múltiples Vista de Criteria Proceso que permite añadir varias columnas a los resultados de inmediato. Proceso de múltiples pasos. Consiste en la edición del análisis. Le da la flexibilidad para personalizar el aspecto del análisis.

72 Agregando columnas múltiples En el tab de Criteria seleccione las columnas y agréguelas arrastrándolas. Cuando termine seleccione el tab de Results

73 Columnas que no se muestran Una vez ejecutado el análisis, en las columnas seleccionadas no aparece el resultado Es necesario realizar un paso adicional para que las columnas sean vistas.

74 Agregando columnas Perdidas En la vista de Results busque y seleccione el botón de Edición Botón de Edición

75 Vista de Layout La vista de Layout es presentada debajo de la vista de Results En la vista de Layout, busque el área de Excluded. Aquí aparecerán las columnas excluidas. Muévalas arrastrándolas hacia Columns and Measures

76 Agregando columnas múltiples, resultados El análisis se ejecutará en la vista de Results mostrando las columnas agregadas.

77 Terminando la edición Cuando termina de editar seleccione el botón Done para ver los resultados Si no le gusta el resultado, puede seleccionar Revert para ir al resultado inicial

78 Vtools

79 Vtools Se desarrolló y se hizo posible gracias a los voluntarios del IEEE. Simplifica la administración al ofrecer un software basado en la web, reduce el tiempo dedicado a la gestión de las actividades y ayuda en el desarrollo de los miembros. Proporciona herramientas a los voluntarios de las secciones, capítulos, grupos de afinidad y ramas estudiantiles que apoyan las necesidades de los miembros de IEEE. vtools es patrocinado por IEEE Membership and Geographic Activities(MGA).

80 Reporte de Directivos Reporte de cambio de directiva Cuando: en cualquier momento, cuando hay cambio de directivos

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84 Agregar directivos: Se debe proveer los 8 dígitos del numero de miembro y la fecha de inicio del periodo. Al hacer click en Validate & Submit el sistema mostrará los datos del voluntario y validará si puede ocupar la posición según las políticas de IEEE.

85 Plan y Actividades Reporte de Actividades

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91 Beneficios del reporte online de actividades La Rama recibe un pago combinado que incluye un rebate de $2 por miembro hasta el 31 de diciembre y el allotment de $50 para ramas de menos de 49 miembros y $100 para rama con más de 50 miembros. La Rama no tiene que completar ningún otro reporte en el año Los directivos de la Rama podrán ver los reportes que fueron enviados online anteriormente y ver lo que se hizo en el pasado.

92 Para ser una rama eficiente, al menos debe Cumplir con los reportes mínimos exigidos por IEEE Llevar un calendario de actividades Organizar un SPAC o SPAVe Tener buenas relaciones con la Universidad, otras Ramas, Sección y Región

93 Conferencias Web, Webex. Usos: reuniones en línea, seminarios, entrenamientos, demostraciones y presentaciones Para registrar o solicitar el servicio hágalo aquí: Es compatible para webinars de las unidades Es compatible con las sesiones de capacitación electrónica Permite la grabación de las sesiones para su reutilización posterior Reduce los gastos de viaje Permite la asistencia a las reuniones que la distancia o el tiempo prohíbe

94 Conferencias Web, Webex.

95 Encuestas: FluidSurveys Es una herramienta de estudio a disposición de los directivos de la Región y de la Sección. La herramienta puede ser utilizada para crear encuestas en línea utilizando una interfaz intuitiva y distribuirlos a través del correo electrónico. Los resultados pueden ser fácilmente analizados, se pueden obtener informes gráficos y compartir con otros. Integrada con las cuentas de web IEEE

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Segunda Capacitación de Voluntarios 2013. Tania Quiel SM01071992 t.quiel@ieee.org

Segunda Capacitación de Voluntarios 2013. Tania Quiel SM01071992 t.quiel@ieee.org IEEE Sección Panamá Segunda Capacitación de Voluntarios 2013 Tania Quiel SM01071992 t.quiel@ieee.org Agenda Servicios electrónicos Listas de distribución Enotice Alias funcionales de correo electrónico

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