AudiBank Conciliaciones Bancarias

Transcripción

1 AudiBank Conciliaciones Bancarias ASUG TECH DAY 6 Edición Hotel MELIA, 21 de Mayo del 2015 Ezequiel Bonadeo Gerente de Producto New Technologies S.R.L. ebonadeo@newtechnologiesweb.com

2 Agenda Modelo de conciliación con AudiBank Características Conciliación automática Conciliación manual Ciclos de conciliación Resultado de la conciliación Contabilización de gastos e impuestos Resumen 2

3 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Posibles soluciones Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Poco control sobre los gastos e impuestos Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Dificultad para monitorear el avance Falta de información precisa Evitar tareas manuales repetitivas Simplificar lo que no puede evitarse Guardar y recuperar el análisis realizado Evitar compensaciones de muchas partidas Usar herramientas seguras y confiables Validar antes de contabilizar gastos e impuestos Utilizar menos cuentas contables por banco Contar con un monitor de avance Disponer de reportes específicos 3

4 Modelos de conciliación Conciliación SAP Conciliación SAP Extractos Ingreso de movimientos contables Ingreso de movimientos contables Extractos Cuenta real (0) Cuenta cobradora (1) Cuenta pagadora (2) Cuenta única Partidas Contables Partidas de Extracto Partidas de extracto Partidas contables Partidas contables Partidas contables Partidas contables Partidas de extracto Partidas de extracto Partidas de extracto Partidas de extracto Partidas contables Partidas contables Partidas de extracto Compensación Compensación Conciliación 4 Resultado de la conciliación Resultado de la conciliación

5 Proceso AudiBank 5

6 Modelo AudiBank Una cuenta contable por cuenta bancaria Sin gestión de partidas abiertas No se contabilizan los extractos bancarios El resultado de la conciliación se obtiene de AudiBank 6

7 Características AudiBank Integrado a SAP R/3 No implica modificaciones al código standard No depende de ninguna interfaz No demanda espacio de disco adicional 7

8 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada 8

9 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 9

10 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Descompensaciones de muchas partidas Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 10

11 Conciliación automática SAP Sistemas externos Bancos (archivos) (on-line) Partidas contables Partidas de extracto 11

12 Conciliación automática Partidas contables Partidas de extracto Campos a conciliar Campos a conciliar Fecha del movimiento Importe Moneda Número de comprobante Fecha valor Fecha de documento en documento Fecha de contabilización en el documento Día de entrada del documento contable Importe en moneda local Importe en la moneda del documento Importe en moneda de conciliación Moneda de conciliación Número de asignación Número de documento de referencia Texto de posición Clave referencia posición 1 Clave referencia posición 2 Clave referencia posición 3 Texto de cabecera Clave referencia cabecera 1 Clave referencia cabecera 2 Nombre del usuario de contabilización Otros definidos por el usuario Cuenta contable Clase de documento Fecha del movimiento Importe Moneda Número de comprobante Identificación de cuenta bancaria Código de operación 1 Código de operación 2 12

13 Conciliación automática Campos para conciliar Códigos de operación Fecha Nro. de Comprobante Galicia Fecha valor Asignación Código 755 (+) Código 480 (+) Código 304 (+) Depósitos (Clase de documento) Citibank Provincia Fecha documento Fecha valor [ Ignorar ] Asignación Código 755 (+) Código 755 (+) Pagos Galicia Provincia ICBC Fecha documento Fecha valor Fecha valor Texto posición Texto posición Asignación Código 495 (-) Código 674 (-) Código 178 (-) Código 755 (-) Código 676 (-) Código 355 (-) Otros Fecha valor [ Ignorar ] Código 674 (-) 13

14 Conciliación - Directivas Rutina Directiva Tolerancia de comprobantes Tolerancia de fechas 14

15 Conciliación - Directivas Standard Standard Standard Sin tolerancia Directiva 1 Sin tolerancia Sin tolerancia Directiva 2 1 día hábil hacia atrás Sin tolerancia Directiva 3 5 días hacia adelante y hacia atrás Standard Rutina de tarjetas Rutina agrupada Aceptar nro. comprobante vacío Directiva 4 Sin tolerancia Sin tolerancia Directiva 5 Sin tolerancia Sin tolerancia Directiva 6 1 día hábil hacia adelante y hacia atrás 15

16 Conciliación Secuencias Paso 1 Standard Campos para conciliar Sin tolerancia Directiva 1 Directiva 1 Sin tolerancia Códigos de operación por clase de doc. Conciliación automática 16

17 Conciliación Secuencias Paso 2 Standard Campos para conciliar Aceptar nro. comprobante vacío Directiva 4 Directiva 4 Sin tolerancia Códigos de operación por clase de doc. Conciliación automática 17

18 Conciliación Secuencias Paso 3 Rutina de tarjetas Campos para conciliar Sin tolerancia Directiva 10 Directiva 10 1 día hábil hacia adelante y hacia atrás Códigos de operación por clase de doc. Conciliación automática 18

19 Conciliación Resultado 19

20 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Descompensaciones de muchas partidas Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 20

21 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Descompensaciones de muchas partidas Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 21

22 Conciliación manual 22

23 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Descompensaciones de muchas partidas Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 23

24 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Descompensaciones de muchas partidas Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 24

25 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 25

26 Ciclos de conciliación Partidas contables Conc. Febrero Partidas de extracto Conc. Marzo Conc. Abril 26

27 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 27

28 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 28

29 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 29

30 Resultado on-line 30

31 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 31

32 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Resultado de la conciliación on-line Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 32

33 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Poco control sobre los gastos e impuestos Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Resultado de la conciliación on-line Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 33

34 Contabilización de gastos Conciliación SAP Ingreso de movimientos contables Extractos Cuenta única Partidas contables Partidas Contables Partidas contables Partidas de Extracto Partidas de extracto Partidas contables Partidas contables Partidas de extracto Gastos e impuestos Partidas contables (gastos) Partidas de extracto (gastos) 34

35 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Poco control sobre los gastos e impuestos Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Resultado de la conciliación on-line Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 35

36 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Poco control sobre los gastos e impuestos Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Resultado de la conciliación on-line Proceso de control y contabilización de gastos e impuestos Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 36

37 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Poco control sobre los gastos e impuestos Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Dificultad para monitorear el avance Falta de información precisa Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Resultado de la conciliación on-line Proceso de control y contabilización de gastos e impuestos Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria 37

38 Problemas y soluciones Problemas frecuentes Solución con. Mucho trabajo manual Muchas partidas pendientes al cierre Poco tiempo para gestionar diferencias Retrabajo en el análisis Descompensaciones de muchas partidas Debilidad frente a auditorías Poco control sobre los gastos e impuestos Muchas cuentas contables Contabilizaciones en la cuenta equivocada Dificultad para monitorear el avance Falta de información precisa Conciliar automáticamente la mayor cantidad de partidas posible Conciliación manual ágil Conciliaciones provisorias Resultado de la conciliación on-line Proceso de control y contabilización de gastos e impuestos Utilizar una única cuenta contable por cuenta bancaria Listados de monitoreo de conciliaciones Informes estadísticos y comparativos 38

39 Listados - Cuadrada 39

40 Listados - Antigüedad Cantidades Importes 40

41 Beneficios AudiBank - Resumen Simplifica la registración contable Conciliación automática flexible Conciliación manual ágil Resultado de la conciliación on-line Procesamiento de extractos en diferentes formatos Procesamiento de archivos adicionales Conciliación de ctas. que no se contabilizan en SAP Consistencia de extractos ante modificaciones Control de gastos antes de contabilizarlos Monitoreo de conciliaciones Informes estadísticos y cuadros comparativos

42 Nuestros clientes (2015) 42

43 Preguntas? 43

44 Muchas gracias por participar Ezequiel Bonadeo 44

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