Guía de Servicios Bancarios

Transcripción

1 Guía de Servicios Bancarios VERSIÓN 5.6 Comentarios: Revisión: A Mandos Consultores, S.A. de C.V. Heriberto Frías 1104 Oficina 201, Colonia Del Valle México, D.F. Tel. +52 (55) Fax +52 (55)

2 SERVICIOS BANCARIOS (BANK SERVICES) OBJETIVO: Utilizar todas las funciones requeridas para realizar los siguientes procedimientos: Conciliar estados de cuenta Ingreso de transferencias bancarias Cómo contabilizar asientos Asentar conciliación Crear lote del Libro Mayor Devolver cheques de Clientes Revertir Pagos y Depósitos AGENDA: Lección 1.1 Configuración Lección 1.2 Transacciones Lección 1.3 Procesos Periódicos Lección 1.4 Reportes 1

3 Lección 1.1 Configuración El módulo de Servicios Bancarios contiene varias funciones y procedimientos que facilitan el control y la operación en las diferentes cuentas bancarias, establecidas para una compañía. Servicios Bancarios se ubica como una subcarpeta del Módulo de Servicios Comunes, contiene a su vez las subcarpetas de Procesos Periódicos, Configuración, Reportes de Configuración, Transacciones y Reportes de Transacciones. CONFIGURACION / SET UP OPCIONES / BANK OPTIONS.- Aquí se definirá como en todos los módulos de ACCPAC el Responsable del Módulo, su teléfono, etc. En la segunda pestaña de Procesamiento se definirán el Banco por default a manejar, así como cuentas de ajuste, códigos de distribución o cuenta de libro mayor también por default. En la tercer pestaña de Documentos se tendrá el consecutivo referente a Transferencias o Ingreso de movimientos registrados directo en el módulo de Bancos. 2

4 CODIGOS DE DISTRIBUCION / DISTRIBUTION CODES.- Aquí se configuraran los tipos de transacciones que se realizan directo en el módulo de bancos, como son las comisiones bancarias, intereses generados o retenciones bancarias. Puedes generar tantos tipos de transacciones como utilices. Seleccionas código, nombre de transacción y cuenta contable del LM que será afectada por ésta transacción. 3

5 GRUPOS DE DISTRIBUCION / DISTRIBUTION SETS.- Posterior a configurar uno a uno los registros de movimientos bancarios que se pueden registrar directo en el módulo de bancos, en esta opción de Grupos se podrán hacer plantilla de varios tipos a fin de que cuando se registren se jale un Grupo y solo se editen los montos, pudiendo ahorrar tiempo en ingresar uno a uno cada movimientos. TARJETA DE CREDITO / CREDIT CARD.- En esta nueva versión se podrá incorporar a un banco n número de tarjetas de crédito ligadas precisamente a esa cuenta. 4

6 INTEGRACION CON LIBRO MAYOR / GL INTEGRATION.- En este icono se tienen dos opciones: en la primer pestaña se define como llegará la información a libro mayor, por ejemplo consolidando, asentada, creando un nuevo lote, etc. La selección dependerá de la decisión del usuario. Y la segunda pestaña se refiere a que información o descripción tendrá cada uno de los lotes que llegue precisamente a Libro Mayor. La pantalla anterior es la última opción a configurar para el funcionamiento del modulo de bancos. A su vez existen los iconos para imprimir cada uno de los parámetros configurados en el módulo. Como se muestra en la siguiente pantalla. 5

7 ICONO DE BANCOS / BANKS El icono de bancos es nuestro portal de entrada a la información de cada cuenta establecida en Libro Mayor, veamos, por cada cuenta de bancos del LM necesitaremos un Código de Banco, esto es el manejo de las transacciones desde el módulo de bancos correspondida con cada cuenta en Libro Mayor. Dado que los campos contenidos en esta pantalla se relacionarán con todos los demás módulos básicos como Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, veremos opción por opción y su efecto en los demás módulos. PESTAÑA DE PERFIL.- En Banco se establece el código que utilizarás para cada cuenta de Banco (entiéndase cada cuenta del Libro Mayor) por lo que ingresarás su descripción conteniendo banco y sucursal. Si manejas más de una cuenta en un mismo banco y en una misma sucursal deberás establecer el código que identifique a ambas como separadas. Ejemplo: 6

8 Banco Descripción No. De Cuenta Bancaria Banco01 Banamex1- Suc Banco02 Banamex2- Suc Banco03 Bancomer- Suc b De este modo podrás establecer conciliaciones y generar las transacciones de ajustes de manera práctica y sencilla. Ultimo Mantenimiento.- Sólo muestra la fecha de cuándo fue la última vez que un usuario ingresó a este icono y guardo alguna edición de un dato. Número de Cuenta Bancaria.- Recuerda que será una por cada cuenta del Libro Mayor. Moneda Múltiple.- Selecciona aquí si tu banco utilizará multimoneda y cual será la moneda del estado de cuenta para este banco. Número de Depósito siguiente.- Aunque en México no es utilizado como referencia, ACCPAC asigna un número de depósito a cada Ingreso de dinero a nuestros bancos, el cual proviene normalmente de Pagos o Anticipos de Clientes. De cualquier manera, éste número será utilizado en la Conciliación Bancaria para identificar los depósitos con su operación de origen. Margen de Errores/Cancelación.- Esta opción nos permite seleccionar el margen de diferencia entre las operaciones bancarias y los diferencias entre asentamientos o tipos de cambios si utilizas Multimoneda. Este margen puede ser hacia arriba o hacia abajo de la cantidad ingresada. Por ejemplo, para un margen de $1.05 pesos (1.05) las diferencias se determinarán (de cero a +1.05) y (de cero a -1.05). PESTAÑA CUENTAS DEL LIBRO MAYOR.- Seleccionarás la cuenta establecida en LM para cada Cuenta Bancaria, así como la cuenta de LM en la cual se registran las diferencias obtenidas si tu margen de error es diferente a cero (0.00) PESTAÑA DE DIRECCIÓN.- Ingresa los datos generales de dirección de tus bancos así como el número telefónico, fax y el nombre del contacto en ese Banco, puede ser el nombre de tu ejecutivo de cuenta. PESTAÑA DE SURTIDOR CHEQUES.- En pestaña de Cheques ingresaremos los datos de nuestras chequeras si es que manejamos mas de una chequera para UNA SOLO CUENTA BANACARIA, de este modo podremos manejar diferentes chequeras de una solo cuenta, También es muy útil si el banco no te proporciona números consecutivos de tus chequeras ejemplo 7

9 Cheq-01 Chequera Inversión Total ch Cheq-02 Chequera Inversión Total ch De este modo se puede continuar con el número que ACCPAC generará y que coincidirá con el número de cheque real. O por el contrario si manejas diferentes tipos de chequeras para una sola cuenta. Cheq-01 Chequera Inversión Total ch Cheq-02 Chequera Pagos Diarios ch Deberás ingresar por cada tipo de chequera que utilices, datos adicionales como tipo de Inventario que te permite imprimir solo cheques o notificación o ambos, también formulario de cheque, (el formato en que se imprimirá el cheque), líneas de notificación y el idioma del cheque. PESTAÑA DE MONEDA.- Esta pestaña sólo se ACTIVA, si el Banco que utilizamos es MULTIMONEDA, deberás seleccionar la moneda, los tipos de tasa para cheques y para depósitos y las cuentas del LM para Pérdida o Ganancia en tipos de Cambio. 8

10 PESTAÑA DE SALDO.- Esta pestaña muestra los datos informativos de la cuenta como depósitos, cheques, fechas de estados de cuenta, conciliación y el saldo Actual. Esta pantalla se ve actualizada cada vez que ocurre un asentamiento de operaciones en cualquier módulo que afecte los bancos, sea por un cheque o depósito. NOTA.-Por cada cuenta que agregues deberás ingresar toda la información contenida en las pestañas anteriores, de este modo estarás asegurando que la cuenta tiene la información necesaria para vincular la información de cualquier módulo a Bancos. 9

11 Lección 1.2 Transacciones CONCILIACIÓN BANCARIA / RECONCILE STATEMENTS Esta subcarpeta cuenta con diferentes funciones como son: Conciliar Estados de Cuentas Importar Estado de Cta. Bancario OFX Conciliar Estado de Cta. OFX Transferencias Bancarias Contabilizar Asientos Asentar Movimientos Asentar Conciliación Consulta de Historia de Transacciones Reversión de movimientos CONCILIAR ESTADOS DE CUENTAS / RECONCILE STATEMENTS Para realizar la conciliación bancaria de cada banco deberás seleccionarlo desde su código, por cada banco puedes generar conciliaciones diarias, si es necesario, no te obliga a que se realicen cada fin de mes. Pestaña de Resumen / Summary: Selecciona el código del banco por el cual necesitas realizar una conciliación. En el lado izquierdo ingresa Fecha del Estado Cuenta y Saldo Estado Cuenta. Del lado derecho ingresa Fecha de Conciliación así como el Año y Periodo que afectará esta conciliación. 10

12 Presiona el botón de Calcular y automáticamente el sistema rastreará las operaciones que hubieren tenido relación con el código de banco. Pestaña de Conciliación / Reconciliation: Aquí se desplegaran todos los movimientos que provienen de los módulos de Cuentas por Pagar RETIROS / WITHDRAWALS (cheques, transferencias, etc.) que originan una salida de dinero del banco, así como todos los movimientos de Cuentas por Cobrar (cobranza realizada al cliente) DEPOSITOS / DEPOSITS. En la parte superior como se muestra en la siguiente pantalla el usuario seleccionará el status de los retiros y depósitos, posiblemente ordenados por fecha o por número. 11

13 En la parte inferior dentro del recuadro de Asientos Bancarios / BANK ENTRY, aquí se ingresan las transacciones extraordinarias que no están contempladas en las operaciones normales de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, selecciona tipo de transacción, moneda origen, tipo de tasa, fecha de tasa y tasa (si utilizas bancos multimoneda) monto del débito (cargo) y monto del crédito, referencia y descripción. Las transacciones extraordinarias son: Comisiones Bancarias IVA de comisiones bancarias ISR retenido por el banco Intereses ganados Reembolsos de gastos (cuando algún proveedor devuelve dinero) Para el ingreso de dicha información y cuando se selecciona el icono, se despliega la siguiente pantalla. 12

14 IMPORTANTE: Dependiendo del tipo de movimiento que se ingrese, por ejemplo el cobro de comisiones por parte del banco representa una salida de efectivo, por lo que en tipo de Asiento se deberá seleccionar RETIRO / WITHDRAWALS 13

15 COMO COMPENSAR RETIROS / WITHDRAWALS Seleccionar en Tipo de Transacciones / Transactions Type, los Retiros / Withdrawals Aquí existen dos formas de conciliar los Retiros (Cheques) y son: Modo Manual: Automáticamente verás todos los cheques y transferencias bancarias que han sido generados desde el módulo de Cuentas por Pagar y Bancos respectivamente, debes identificar el cheque que deseas compensar (conciliar) y posicionarte en la columna de Estado de conciliación, presionar con doble click para que aparezca la opción que requieres, bastará con seleccionar y pisar fuera de esa celda para que ACCPAC cambie el estatus de Pendiente a Compensado. 14

16 También verás los diferentes detalles de cada cheque como: Monto, fecha de cambio de estado, monto del cheque, tipos de tasa (si es multimoneda), beneficiario, proveedor, referencia, descripción, fecha del cheque, año y periodo y aplicación de origen. Modo directo / QUICK CLEARING: Esta opción te permite identificar el cheque en el estado de cuenta bancario y ponerlo en la celda de número de cheque desde hasta y presionar Compens (conciliar) para que sea ACCPAC el que automáticamente cambie el estatus de Pendiente a Compensado, como sigue: 15

17 COMO COMPENSAR DEPOSITOS / DEPOSITS Seleccionar en Tipo de Transacciones / Transactions Type, los Depósitos / Deposits. Con esta selección se mostraran los depósitos los cuales contendrán siempre el estatus de En tránsito, Es necesario presionar la pestaña de detalles / details para poder visualizar la siguiente información: monto de cada depósito, fecha de cambio de estado, total de lote asentado, tipos de tasa (si es multimoneda), total de lote, referencia, descripción, fecha del depósito, año y periodo y aplicación de origen. 16

18 Al presionar la pestaña de detalles se mostraran todos los depósitos que integran dicho registro y se podrán consultar uno a uno a fin de consultar si se compensa el depósito o se deja en tránsito. FIN DE LA CONCILIACION Una vez que se han compensado los retiros, depósitos e ingresados los asientos directo en bancos, para validar que la conciliación ha quedado cuadrada nos debemos remitir a la primer pestaña de Resumen y validar que el saldo fuera de balance es CERO. 17

19 ASENTAR CONCILIACION / POST RECONCILIATION El último paso para terminar la conciliación bancaria es Asentar la o las conciliaciones en Bancos, de este modo podrás crear un lote del Libro Mayor o si la opción de crear Lote del LM. Durante el asentamiento esta activada verás el lotes automáticamente el Listado de Lote del Libro Mayor. El icono de ASENTAR CONCILIACIONES tiene dos opciones: Todos los bancos.- Revisa y asienta las conciliaciones para todos los bancos activos dentro del sistema de Servicios Bancarios. Rango.- De acuerdo a la selección que hagas, asentará las conciliaciones solo del banco especificado. Al finalizar el asentamiento enviará un mensaje de que ha sido contabilizada la conciliación en Libro Mayor. 18

20 CONCILIACION AUTOMATICA EN OFX / RECONCILE OFX STATEMENTS También se podrán llevar a cabo conciliaciones automáticas desde la importación del estado de cuenta del portal de banco y convertirlo a un formato OFX, el cual es compatible con ACCPAC y el sistema en automático validará uno a uno los movimientos, cruzando información como es : Número de cheque o Número de Depósito, fecha, monto, referencia, etc. Para llevar a cabo esta conciliación en automático se divide en dos procesos: La importación del Estado de Cuenta en formato OFX como se muestra en la siguiente pantalla. Llevada a cabo la importación, se corre el proceso de Conciliar Estado de Cuenta en OFX. 19

21 IMPORTANTE: Cabe señalar que para poder llevar a cabo la importación y convertir el Estado de Cuenta a formato OFX se debe acordar con el banco cuál será el campo de Referencia ya que es uno de los campos a validar. TRANSFERENCIAS BANCARIAS / BANK TRANSFER Este icono te permite realizar transferencias entre bancos de la compañía, independientemente de la moneda del banco. 20

22 La mayoría de las veces que se realizan operaciones interbancarias, tenemos un tipo de cambio preferencial, el cual debemos editar en la siguiente pantalla para que la operación afecte a los bancos correctamente. 21

23 CONTABILIZAR ASIENTOS / BANK ENTRY Este icono te permite registrar los movimientos extraordinarios como: Comisiones Bancarias IVA de las comisiones Intereses Ganados Impuesto Retenido Reembolso de gastos pagados en exceso 22

24 ASENTAR MOVIMIENTOS / POST ENTRIES Como pudo observarse en el párrafo anterior, el ingreso de movimientos extraordinarios ya sea que se asienten (contabilicen ) en línea o nos podemos remitir al icono de Asentar Movimientos / Post Entries, a fin de que lleguen a libro mayor los registros contables. CONSULTA DE HISTORICO DE TRANSACCIONES / TRANSACTION HISTORY INQUIRY A pesar de que existe un ícono especifico para la consulta y reporte, dentro de transacciones podremos encontrar uno especifico para la consulta histórica de transacciones / Transaction History Inquiry. 23

25 Seleccionado dicha opción, se desplegará los movimientos que se seleccionen de acuerdo a los recuadros de parámetros, como pueden ser: movimientos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, bancos, o por status, compensados, todos, pendientes, revertidos, etc. O seleccionar por número de cheque, por fecha, por proveedor, por cliente, etc. 24

26 Lo más interesando de esta opción de consulta, es que seleccionando el movimiento del cual queremos hacer la consulta nos lleva hasta el documento de origen, como se muestra en la siguiente pantalla. En donde se selecciono el cheque número 1 de cuentas por pagar y nos llevo al registro fuente. 25

27 REVERSION DE MOVIMIENTOS / REVERSE TRANSACTIONS Este tipo de registros se realizan cuando por ejemplo un cheque otorgado a un proveedor no es aceptado por el banco por X razón, o un cobro realizado al cliente tampoco han pasado los fondos a la cuenta de la empresa, para poder registrar nuevamente el cobro o pago se deberá revertir el primer movimiento, precisamente con esta opción de revertir transacciones / reverse transactions. 26

28 DEVOLVER MOVIMIENTOS DE CUENTAS POR COBRAR COBROS Y/O REEMBOLSOS Al ingresar a la pantalla de reversión, se seleccionara el banco del cual se revertirán los movimientos y también se elije al origen del movimiento, para este ejemplo será del Módulo de Cuentas por Cobrar del cual se pueden revertir cobros del cliente o pagos realizados al cliente (por devolución de efectivo) Se pueden revertir varios cobros en un mismo momento o bien localizando uno a uno los cobros a revertir para llevar a cabo la reversión en la primer columna deberá colocarse a estatus SI / YES y asentar. Como se puede ver en la pantalla anterior, se abren ciertos parámetros como número de recibo, fecha, monto, numero de cliente, etc. Para ubicar exactamente el cobro a revertir. 27

29 Cada vez que se utiliza este icono, ACCPAC realiza las siguientes operaciones automáticamente: 1. En Bancos: Por cada reversión afecta la pestaña de Devoluciones en la Conciliación Bancaria. 2. En Cuentas por Cobrar: Abre la factura para que se pueda registrar un nuevo depósito. 3. En Libro Mayor: Crea un lote en donde carga a la cuenta bancaria y abona al banco correspondiente. REVERTIR PAGOS (CHEQUES) Para llevar a cabo la reversión de movimientos de pago, se deberá seleccionar el código de origen de Cuentas por Pagar y se desplegaran los mismos parámetros para seleccionar el numero de cheque, proveedor, fecha de pago, monto y de ahí seleccionar los movimientos a revertir, para poder efectuar nuevamente el pago. 28

30 Cada vez que se utiliza este icono, ACCPAC realiza las siguientes operaciones automáticamente: 1 En Bancos: Le cambia automáticamente el estatus de Pendiente a Nulo. 2 En Cuentas por Pagar: Abre la factura para que se pueda registrar un nuevo pago con cheque o transferencia 3 En Libro Mayor: Crea un lote en donde carga al banco correspondiente y abona a la cuenta del pasivo. REVERTIR MOVIMIENTOS DIRECTOS DEL BANCO En caso de que algunos de los movimientos registrados directamente en el banco sean incorrectos o no procedan, como es el caso de comisiones, intereses, etc. También se podrán revertir dichos movimientos y para ello deberá seleccionarse en el código de origen de aplicación Servicios Bancarios al igual que para cobros y pagos se despliegan todos los parámetros para la selección del banco, numero de entrada, fecha, monto, etc. A fin de identificar y seleccionar el movimiento a revertir. Con estas operaciones se terminan las transacciones a realizar en el Módulo de Bancos. 29

31 PROCESOS PERIODICOS Estos procesos se refieren a dos puntos: CREAR LOTE DEL LM (LIBRO MAYOR) Cuando las transacciones de las conciliaciones han pasado directamente a LM. No es necesario Generar un Lote del LM, pero si no es así, deberás ingresar a crear lote del LM, el cual generará el lote dentro del Libro Mayor. Así, de este modo pasará la información de las operaciones que tuvieron un efecto en la contabilidad como: 1. Transacciones Bancarias (comisiones, traspasos, intereses, etc.). 2. Diferencias por error (de bancos u omisiones en la información). 3. Diferencias por cheques revertidos. En Libro Mayor verás un lote generado desde Bancos como la pantalla siguiente: Esto es dentro de Listado de Lotes del Libro Mayor. 30

32 Los registros contenidos en este lote deberán ser revisados, impresos y asentados para ingresarlos definitivamente al Libro Mayor. BORRAR HISTORIA Esta funcionalidad solo debe estar habilitada para el Administrador del Sistema. Llegado el momento por acumular demasiada información y su necesidad de depurar para mejorar la velocidad del sistema, etc. Se puede llegar a utilizar esta funcionalidad para depurar registros muy antiguos. Lección 1.3 Reportes REPORTES BANCARIOS Los reportes desde Bancos se generan en cualquier momento e incluyen tanto reportes de conciliación, bancos, status de algún depósito, retiro, etc. A continuación señalamos las características de algunos de los reportes mas importantes a consultar. ESTADO DE CONCILIACION.- Para generar este reporte debes seleccionar el código de Banco y el Año/Periodo. Es importante mencionar que las transacciones que aparecerán son todas las que haya hasta la fecha de año y periodo seleccionado. 31

33 Este reporte te permitirá revisar la conciliación bancaria antes de asentarla, ya que te mostrará los movimientos que fueron conciliados y los que quedarán en tránsito, tanto de Asientos, Devoluciones de Cheques, Depósitos y Retiros. 32

34 LD. DE ASENT. DE CONCILIACION.- Este reporte se ejecuta a través de Secuencias de Asentamiento, es decir, por cada movimiento que se haya registrado en bancos. Este reporte te permitirá visualizar los movimientos que se registraron en la pestaña de contabilizar asientos como sigue: 33

35 LD. DE ASENT. DE TRANSFERENCIAS.- Este reporte se ejecuta a través de secuencias de asentamiento. Este reporte te mostrará la afectación contable de cada transferencia bancaria que se haya realizado numero de transferencia, feha, año y periodo, código de banco, descripción de la transferencia, número de cuenta bancaria, descripción, moneda, débitos y créditos en moneda origen y débitos y créditos en moneda funcional. 34