comunicaciones IP al servicio de su empresa acensexchange compartido: descripción funcional

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1 comunicaciones IP al servicio de su empresa acensexchange compartido: descripción funcional

2 1. índice 1. ÍNDICE INTRODUCCIÓN HOSTED EXCHANGE DESCRIPCIÓN GENERAL ACCESO A LA PLATAFORMA DE HOSTED EXCHANGE CORREO ELECTRÓNICO AGENDA, CONTACTOS, TAREAS, NOTAS CARPETAS PÚBLICAS BACKUP Y RECUPERACIÓN INTEGRACIÓN Y APIS INTELLIGENT MESSAGE FILTER IMF OTROS ASPECTOS FORMAS DE ACCESO AL SERVICIO OUTLOOK visión global características nuevas y mejoradas en Outlook idiomas soportados OUTLOOK WEB ACCESS visión global características nuevas y mejoradas para Outlook Web Access características disponibles en Outlook Web Access según el Navegador opciones de OWA visualización y gestión de mensajes redacción de mensajes visualización y gestión de contactos visualización y gestión de la agenda visualización y gestión de las tareas visualización y gestión de las notas funciones de búsqueda gestión de carpetas gestión de reglas ayuda on-line personalización idiomas soportados DISPOSITIVOS MÓVILES OMA Y ACTIVESYNC visión global abril confidencial - página 2

3 características Nuevas y Mejoradas para dispositivos móviles ANTIVIRUS Y ANTISPAM SYBARI ANTIGEN PARA EXCHANGE SYBARI ADVANCED SPAM MANAGER PARA EXCHANGE Indice de ilustraciones ILUSTRACIÓN 1: INTEGRACIÓN DE IMF CON EXCHANGE 2003 Y OUTLOOK ILUSTRACIÓN 2: ACCESO RPC SOBRE HTTP DE OUTLOOK ILUSTRACIÓN 3: VENTANA TÍPICA DE GESTIÓN DE MENSAJES CON VISTA PREVIA ILUSTRACIÓN 4: VENTANA DE REDACCIÓN DE CORREO DE OWA ILUSTRACIÓN 5: DIÁLOGO DE OPCIONES DE MENSAJE ILUSTRACIÓN 6: VENTANA TÍPICA DE GESTIÓN DE CONTACTOS EN VISTA TARJETAS DE VISITA ILUSTRACIÓN 7: DIÁLOGO CONTACTO NUEVO - GENERAL ILUSTRACIÓN 8: DIÁLOGO CONTACTO NUEVO - DETALLES ILUSTRACIÓN 9: VENTANA TÍPICA DE GESTIÓN DE AGENDA EN VISTA "1 DÍA" ILUSTRACIÓN 10: ALTA DE CITA - GENERAL ILUSTRACIÓN 11: ALTA DE CITA - INVITAR ASISTENTES ILUSTRACIÓN 12: ALTA DE CITA - DISPONIBILIDAD DE ASISTENTES ILUSTRACIÓN 13: ALTA DE CITA - CITA PERIÓDICA ILUSTRACIÓN 14: DIÁLOGO DE TAREA NUEVA - GENERAL ILUSTRACIÓN 15: DIÁLOGO DE TAREA NUEVA - DETALLES ILUSTRACIÓN 16: DIÁLOGO DE TAREA NUEVA - PERIODICIDAD ILUSTRACIÓN 17: DIÁLOGO DE NOTA NUEVA ILUSTRACIÓN 18: EJEMPLO DE DIÁLOGO DE BÚSQUEDA ILUSTRACIÓN 19: VISTA DE ARBOL DE CARPETAS ILUSTRACIÓN 20: DIÁLOGO DE CREACIÓN DE UNA REGLA NUEVA ILUSTRACIÓN 21: VENTANA DE AYUDA DE OWA ILUSTRACIÓN 22: ESQUEMA GLOBAL DE ANTIGEN PARA LA SOLUCIÓN HMC COMPLETA ILUSTRACIÓN 23: ESQUEMA GENERAL DE SPAM MANAGER ILUSTRACIÓN 24: FILTRADO CON BBDD "BULLET SIGNATURE DATABASE" ILUSTRACIÓN 25: RESULTADOS DE DETECCIÓN DE SPAM abril confidencial - página 3

4 2. introducción Este capítulo se centra en la descripción de los diferentes componentes que constituyen la solución acensexchange compartido, siendo la pieza central Microsoft Hosted Exchange 2003 (HE en adelante). Cabe destacar además que todo el software de automatización de la gestión y provisión es aportado y desarrollado directamente por acens. De esta forma, acens se encarga de integrar la funcionalidad requerida y disponible vía el Directorio Activo y el Provisioning Sistem de Microsoft (MPS) con sus sistemas de negocio, creando los interfaces de usuario (basados en web) y también los interfaces automáticos (batch, API, webservice, etc.) necesarios. El interfaz principal que el usuario empleará en el uso cotidiano del servicio propuesto será su aplicación de mensajería. Podrá elegir entre una amplia gama, dependiendo de sus preferencias y también de los dispositivos que use. La selección va desde una aplicación cliente completa para ordenadores personales, Outlook 2003, pasando por una solución webmail basada en navegador Outlook Web Access, hasta soluciones específicas para dispositivos móviles, como son Windows Mobile y ActiveSync o clientes WAP o imode. De esta forma, el grado hasta el que un usuario podrá aprovechar la riqueza funcional que ofrece Hosted Exchange 2003 dependerá en gran medida de la aplicación cliente que use en cada instante. Por este motivo hemos optado por describir por un lado la funcionalidad y el potencial de la plataforma Exchange en sí y luego analizar detenidamente las capacidades que ofrece y habilita el acceso a través de las aplicaciones clientes más típicas e importantes. En cualquier caso, la mayor riqueza en funcionalidad se obtiene con el uso del cliente Outlook El escenario de uso más probable y también más recomendable es el de un usuario que emplea Outlook 2003 desde su ordenador de trabajo y aprovecha las capacidades de OWA, ActiveSync, etc. cuando se encuentra en otro lugar o desplazándose. abril confidencial - página 4

5 3. hosted Exchange 2003 La pieza central de acensexchange es la solución Hosted Exchange 2003 de Microsoft. Se implementan todos los componentes (Servidores Exchange, Directorio Activo, Operations Manager MOM, Provisioning System MPS) según la arquitectura de referencia que propone Microsoft. Esta plataforma de servicios ha sido auditada y certificada por Microsoft para garantizar su pleno funcionamiento. En consecuencia, cumple también los requisitos de redundancia y alta disponibilidad y ofrece las necesarias facilidades de crecimiento. Todos estos aspectos se analizarán en profundidad en el apartado correspondiente a Arquitectura de Sistemas. En los próximos capítulos se proporciona un resumen de la funcionalidad más importante de HE y sus componentes, con mayor enfoque en los escenarios de uso probables. Una descripción exhaustiva de todos los componentes y facilidades de HE, Outlook 2003, OWA, etc. está fuera del alcance de este documento descripción general La plataforma acensexchange se basa en la última versión disponible de la solución y contiene como componente principal servidores Exchange Exchange 2003 es el servidor de correo electrónico y colaboración de Microsoft, diseñado para ayudar a los negocios a comunicarse de forma más eficaz. Junto con la enriquecida funcionalidad de cliente proporcionada por Microsoft Office Outlook 2003, Exchange 2003 ofrece acceso móvil, remoto y de escritorio al correo electrónico con avanzada seguridad y privacidad; menor coste total de propiedad a través de los servicios proporcionados por Microsoft Windows Server 2003; alta confiabilidad y elevado rendimiento; colaboración basada en el correo electrónico; y fácil actualización, implementación y administración. Integra funcionalidad de mensajería enriquecida, gestión de contactos, agenda, tareas y notas de serie. Ofrece múltiples esquemas de extender su base de datos para amoldarse a los requisitos de un único usuario, una organización o una aplicación tercera que se haya de integrar. Ofrece desde utilidades integradas de creación de plantillas y formularios, pasando por programación de macros hasta el control completo a través de las API y SDK disponibles. Permite compartir toda la información, objetos y documentos entre usuarios de forma segura y controlada, al ofrecer un esquema de permisos para usuarios y grupos que se asignan a los objetos. Exchange 2003 ofrece a los usuarios mayor funcionalidad de mensajería cliente. Exchange 2003, tomando como punto de partida las versiones anteriores de Exchange, incluye ahora varias capacidades de mensajería importantes, como por ejemplo: Modo en caché de Outlook 2003 Outlook 2003 con RPC a través de HTTP Compatibilidad con dispositivos móviles mediante Outlook Mobile Access y Exchange ActiveSync Outlook Web Access mejorado para Exchange 2003 Los clientes nuevos y mejorados le permiten ofrecer a sus usuarios un acceso remoto simplificado, más opciones de acceso y una mejor experiencia para el usuario. En las secciones siguientes se describen brevemente los nuevos clientes y las tecnologías de mensajería cliente para Exchange Aspectos clave mejorados o introducidos en Exchange 2003: abril confidencial - página 5

6 Seguridad y privacidad Para mantener los principios de la iniciativa Microsoft Trustworthy Computing, Exchange 2003, junto con Windows Server 2003, se han desarrollado para ser seguros en diseño, seguros en su uso y seguros en su implementación. Exchange 2003 protege su entorno de mensajería así como su privacidad con: Listas de distribución restringidas a usuarios autenticados; Soporte para listas en tiempo real de Seguridad y Bloqueo; Filtros para mensajes recibidos; Autenticación Kerberos entre un servidor front-end y back-end; Protección a la privacidad en Outlook y Outlook Web Access; Virus Scanning API 2.5.; Integración antispam con Outlook 2003 y Outlook Web Access; Seguridad en Clustering; Permisos administrativos; Transmisiones restringidas; Envíos restringidos; Duplicación de almacenamiento de carpetas públicas. Fiabilidad La estrecha integración de Exchange 2003 con Windows Server 2003 proporciona algunas capacidades que mejoran la confiabilidad del entorno de informática, como: Soporte hasta para clusters de 8 nodos; Centro de recuperación de buzón; Informes automatizados de errores; Tiempo de respaldo en fallos en clusters; Uso y monitorización de la memoria virtual; Integración con Dr. Watson 2.0. Rendimiento Las ganancias en rendimiento en Exchange 2003 pueden ayudar a consolidar y centralizar sus servidores de mensajería y lograr un mayor retorno de las inversiones de informática. Bloqueo de mensajes "Fuera de la oficina" en listas de distribución; Rendimiento en la sincronización con Outlook; Memoria de almacenamiento de caché para miembros de listas de distribución; Distribución mejorada de correo en Internet por DNS. Administración Ahorro de tiempo y mayor productividad con: Servicio Volume Shadow Copy; Listas de distribución dinámicas; Exchange System Manager; Referencia a Carpetas Públicas; Herramienta para mover mensajes Move Mailbox. abril confidencial - página 6

7 Implementación Actualizar, migrar e implementar Exchange 2003 es más fácil y rápido con: Herramientas de implementación y archivos de Ayuda; Herramientas Active Directory Connector; Internet Mail Wizard; Active Directory Connector; Configuración; Active Directory Schema; Nuevos Web Parts; Soporte para redireccionamiento acceso a la plataforma de hosted exchange Se permiten las siguientes formas y protocolos de acceso para usuarios remotos (Internet) y en función de los dispositivos utilizados: POP3 cualquier aplicación cliente que soporte este protocolo, por ejemplo Outlook Express; IMAP4 cualquier aplicación cliente que soporte este protocolo, por ejemplo Outlook Express; RPC/http acceso nativo para el cliente Outlook 2003; http/owa aplicación web que ofrece un Outlook Web Access, un webmail muy completo y de un uso y apriencia muy similar al propio Outlook 2003; ActiveSync Acceso para dispositivos PocketPC o Smartphone con Windows Mobile (recomendado Windows Mobile 2003) WAP/OMA Outlook mobile access. Soporta dispositivos móviles compatibles con WAP v. 1.2 y 2.0 (XHTML) imode/oma Outlook mobile access. Soporta dispositivos móviles compatibles con imode (chtml) La configuración de las opciones de acceso se realiza en el directorio activo y llega al detalle de usuario/mailbox. Es accesible y modificable a través del sistema de provisión (MPS). Se detecta automáticamente la capacidad del dispositivo que se está conectando, por un lado por su forma de acceso (protocolo empleado), y por otro lado identificando también el dispositivo en cuestión. Existe una lista de dispositivos móviles certificados y reconocidos por el servicio Hosted Exchange accesible públicamente en la siguiente dirección URL: Un dispositivo no reconocido recibirá un aviso (Warning), pero podrá funcionar igualmente en la gran mayoría de los casos. Dado que el acceso siempre se realiza a la misma aplicación (Exchange integrado con Directorio Activo), la identidad del usuario es siempre la misma y se obtiene efectivamente la funcionalidad de Single Sign On correo electrónico Se pueden aplicar al servicio de correo electrónico, a nivel de usuario/mailbox, las siguientes limitaciones: abril confidencial - página 7

8 Tamaño de mensaje enviado o recibido (incluyendo posibles ficheros vinculados); Tipo de ficheros adjuntos permitidos. Filtros y reglas El servicio dispone de un mecanismo muy potente y flexible de filtros y acciones que permite realizar una manipulación automática de muchos aspectos de recepción y envío de mensajes. El usuario puede establecer estas reglas a través del cliente Outlook 2003 y, en menor medida, también a través de OWA. En Outlook 2003 se complementa con un mecanismo interno de filtros y acciones a nivel de la aplicación cliente. Estos filtros y acciones permiten definir auténticos flujos de trabajo. Entre otros, habilita las siguientes posibilidades: Redirección automática, con o sin copia, de mensajes entrantes, en función de un amplio abanico de parámetros (Remitente, Destinatario, Asunto, por marcas de importancia, carácter o acción, por cierto texto en el mensaje, tamaño, fechas, etc.); Mensaje (mail) de aviso en caso de llegada de un mensaje específico (por Remitente, Destinatario, Asunto, por marcas de importancia, carácter o acción, por cierto texto en el mensaje, tamaño, fechas, etc.); Solicitar aviso de entrega o de lectura al enviar un mensaje con ciertos criterios (texto en asunto, dirección o cuerpo, tamaño, adjuntos, destinatario, importancia, carácter, ); Diferir la entrega de un mensaje (n minutos) con ciertos criterios (texto en asunto, dirección o cuerpo, tamaño, adjuntos, destinatario, importancia, carácter, ); Cambiar la categoria, guardar una copia en cierta carpeta, etc. al enviar un mensaje con ciertos criterios (texto en asunto, dirección o cuerpo, tamaño, adjuntos, destinatario, importancia, carácter, ); Y muchos más que exceden el ámbito de este documento. Aparte del sistema de reglas, que puede utilizarse para configurar avisos y notificaciones personalizados, existen utilidades específicas para solicitar avisos, por ejemplo: Avisos de entrega, lectura o borrado (en destino) de un mensaje. Esto depende de que la aplicación del destinatario permita esta funcionalidad y el destinatario lo haya autorizado; Aviso de eventos asociados a mensajes (u otros elementos) cuando caduca la fecha y hora de alerta esablecida; Aviso de llegada de mensaje nuevo; Aviso de convocatoria, modificación o cancelación de citas o reuniones; Aviso de conflictos; Los buzones permiten ilimitados Alias, tanto del mismo domino como de otros dominios que hayan sido autorizados para ello. Por ejemplo o pueden todos ser alias de un único buzón. Hosted Exchange soporta firma electrónica y cifrado de mensajes mediante S/MIME. Un usuario puede disponer de varios certificados de seguridad y elegir cuál de ellos usar en cada caso o por defecto agenda, contactos, tareas, notas Exchange no solamente gestiona el correo electrónico o la mensajería, sino que incorpora también, de forma totalmente integrada, la gestión de citas y reuniones, contactos, tareas y notas. abril confidencial - página 8

9 Al incorporar todas esta funcionalidades en una única aplicación y base de datos, es posible ofrecer al usuario un alto grado de interacción y relación entre toda su información. Es este aspecto el que eleva Exchange de una aplicación de mensajería a un entorno de gestión y colaboración. Se gestionan de forma unificada todos los datos que un usuario profesional genera y necesita en su trabajo diario. Por ejemplo, es sencillo convertir tipos de elementos entre sí, crear citas o tareas en base a mensajes, crear contactos en base a mensajes recibidos o verificar contactos en mensajes a enviar. Se puede crear citas y gestionar el envío y seguimiento de las invitaciones de forma automática, así como reservar recursos como pueden ser salas de reunión, proyectores de video, etc. Es obvio, que el grado de funcionalidad que se puede obtener depende en buena medida de la aplicación cliente que se emplee para acceder y gestionar esta información. Por ello, el escenario más aconsejable para sacar el máximo partido de la potencia de Hosted Exchange es usar el cliente Outlook 2003 de forma predeterminada, por ejemplo en el puesto de trabajo, aprovechar la flexibilidad y facilidad de acceso de Outlook Web Access desde ubicaciones remotas donde se cuenta con un navegador de Internet y, finalmente, emplear la funcionalidad y soporte para dispositivos móviles, PDAs, Smartphones, etc. en desplazamientos y de viaje. El esquema de datos de Exchange es fácilmente ampliable. Así, los usuarios pueden extender los tipos de elementos existentes, añadir nuevos campos a ellos o también crear formularios de visualización propios (Outlook). A continuación se detallan los campos disponibles de forma predeterminada en los tipos de objetos de Exchange. Campos de Contactos: Aficiones Nombre del equipo en la red Aniversario Número de centralita de la organización Apartado postal Número de id. de la organización Apartado postal del domicilio Número de Id. oficial Apartado postal del trabajo Número de teletipo Apellidos Organización Archivar como Otra calle de residencia Asunto Otra ciudad de residencia Aviso Otra dirección C. Postal Otra prov. o estado de residencia Calle del domicilio Otro apartado postal Calle del trabajo Otro código postal Campo de usuario 1 Otro fax Campo de usuario 2 Otro número de teléfono Campo de usuario 3 Otro país de residencia Campo de usuario 4 País de residencia Carácter País de trabajo Categorías País o región Ciudad Posnombre Ciudad de residencia Privado Ciudad de trabajo Profesión Clase de mensaje Prov. o estado Contactos Prov. o estado de residencia Correo electrónico 1 Prov. o estado de trabajo Correo electrónico 2 Puesto Correo electrónico 2 Mostrar como Página Web abril confidencial - página 9

10 Correo electrónico 3 Página Web de la organización Correo electrónico 3 Mostrar como Página Web personal Correo electrónico Mostrar como Radioteléfono Correo electrónico seleccionado RDSI Creado Remitido por Cuenta Segundo nombre Cumpleaños Selector de correo electrónico Código postal del domicilio Selector de direcciones Código postal del trabajo Selector de teléfono 1 Cónyuge Selector de teléfono 2 Datos adjuntos Selector de teléfono 3 Departamento Selector de teléfono 4 Devolución de llamada Selector de teléfono 5 Diario Selector de teléfono 6 Dirección Selector de teléfono 7 Dirección de correo Selector de teléfono 8 Dirección de Instant Messenger Sitio FTP Dirección del trabajo Sobrenombre Dirección Disponibilidad por Internet Tamaño Dirección seleccionada Teléfono 1 seleccionado Domicilio Teléfono 2 seleccionado En la carpeta Teléfono 3 seleccionado Estado de marca Teléfono 4 seleccionado Facturación Teléfono 5 seleccionado Fax del trabajo Teléfono 6 seleccionado Fax particular Teléfono 7 seleccionado Género Teléfono 8 seleccionado Hijos Teléfono del asistente Hora de aviso Teléfono del automóvil Icono Teléfono del trabajo 1 Id. del cliente Teléfono del trabajo 2 Idioma Teléfono móvil Indicador de dirección de correo Teléfono particular Iniciales Teléfono particular 2 Jefe Teléfono principal Kilometraje Tema de aviso Leído Tipo de dirección de correo electrónico Localizador (pager) Tipo de dirección de correo electrónico 2 Marca de seguimiento Tipo de dirección de correo electrónico 3 Modificado Nombre Nombre completo Nombre de representación recibido Nombre del asistente Campos de Citas: Archivo de sonido del aviso Asistentes necesarios Tratamiento Télex Ubicación Ubicación de la oficina Fin Final del interv. de repetición abril confidencial - página 10

11 Asistentes opcionales Asunto Autoinicio de NetMeeting Avisar con antelación Aviso Carácter Categorías Clase de mensaje Comienzo Comienzo del interv. de repetición Conferencia en línea Contactos Conversación Correo electrónico del organizador de NetMeeting Creado Datos adjuntos Dirección del evento Dirección URL del área de reuniones Duración En la carpeta Estado de la reunión Etiqueta Facturación Frecuencia Icono Importancia Kilometraje Leído Modificado Mostrar la hora como No autoarchivar Organizador Periodicidad Periódica Recursos Reenviado automáticamente Respuesta solicitada Ruta de acceso del documento de Office para NetMeeting Servidor de directorio Sonido de aviso Tamaño Tipo de conferencia en línea Todo el día Ubicación Valor predeterminado de aviso Vence el Campos de tareas: % completado Icono Archivo de sonido del aviso Inicio Asignada Kilometraje Asunto Leído Aviso Modificado Carácter No autoarchivar Categorías No volver a asignar destinatario Clase de mensaje Nombre del destinatario Completada Organización Contacto Para Contactos Periódica Conversación Prioridad Creado Prioridad de Schedule+ Datos adjuntos Propietario Destinatarios permitidos Solicitada por En la carpeta Sonido de aviso Estado Tamaño Estado de la solicitud Tarea en equipo Facturación Trabajo real Fecha de finalización Trabajo total Función Valor predeterminado de aviso Hora de aviso Vencimiento Campos de Notas: abril confidencial - página 11

12 Asunto Categorías Clase de mensaje Color Contactos Creado Campos de Diario: Asunto Carácter Categorías Clase de mensaje Comienzo Contacto Contactos Creado Datos adjuntos Duración En la carpeta En la carpeta Icono Leído Modificado No autoarchivar Tamaño Facturación Fin Icono Kilometraje Leído Modificado No autoarchivar Organización Tamaño Tipo de entrada 3.5. carpetas públicas Hosted Exchange permite también el uso y la creación de una carpeta pública por cada organización. Esta carpeta es accesible por todos los usuarios de la organización y les facilita la compartición de información. Permite la creación de subcarpetas, así como la posibilidad de asignarles cualquiera de los 6 tipos de carpetas predefinidos y con ellos el formato, campos y operaciones aplicables: Mensajes Contactos Citas Tareas Notas Diario El espacio asignado a la carpeta pública no está relacionado con el espacio de los buzones individuales de cada usuario. Se asigna de forma separada a la hora de dar de alta la organización. Las carpetas públicas contemplan funcionalidad avanzada para la gestión de documentos. Permiten la asignación de permisos y roles, control sobre la expiración de documentos, delegación de gestión, moderación, periodos de retención, etc. Las carpetas públicas son accesibles tanto vía Outlook 2003 como por OWA. Igual que ocurre con las carpetas privadas de los buzones, las carpetas públicas pueden efectivamente almacenar cualquier documento o fichero en general. Esto es posible, ya que la operación de arrastrar y soltar, por ejemplo, de un fichero sobre una carpeta crea automáticamente un elemento y trata este fichero como vinculado. De esta forma es muy sencillo e intuitivo emplear las carpetas públicas para compartir de formar controlada cualquier tipo de información o documento. De hecho, se podría emplear las carpetas públicas para cubrir la funcionalidad de disco virtual. abril confidencial - página 12

13 3.6. backup y recuperación El proceso de backup a nivel de sistema se describe en el apartado correspondiente. Aquí se trata de describir una funcionalidad propia de Exchange que permite recuperar los datos perdidos en la gran mayoría de los casos, sin tener que recurrir a las copias de seguridad a nivel de sistema (cintas, etc.). Todos los datos y objetos que maneja Exchange, o sea, tanto mensajes como contactos, citas, tareas, notas y los ficheros vinculados se almacenan en una base de datos específica, el Message Store. Cuando un usuario elimina un objeto de la forma habitual (opción Eliminar o tecla Suprimir), realmente mueve este elemento a la carpeta Elementos eliminados. O sea, que todavía lo tiene en su buzón y lo puede recuperar con facilidad. Cuando ya vacía la carpeta Elementos eliminados, bien de forma manual o bien de forma automática esto elementos dejan de estar accesibles para el usuario. Lo mismo sucede, si elimina un elemento directamente con la combinación de teclas Mayusculas+Suprimir. Sin embargo, el servidor todavía sigue almacenando estos elementos durante un tiempo determinado por el administrador. Para recuperar un elemento que se encuentra en este estado, el usuario no tiene que recurrir al administrador. Tanto el cliente Outlook 2003 como OWA ofrecen la opción de recuperar elementos eliminados. Algo parecido sucede cuando se borra un buzón completo o una carpeta pública. También en este caso el servidor Exchange sigue almacenando todos los datos durante un periodo de tiempo que establece el administrador del servicio. En este caso, lógicamente, el usuario ya no podría recuperar el buzón por si mismo. Es una operación que deberá solicitar a su proveedor o administrador. Se puede realizar esta operación con cierta facilidad, ya que si ocurre durante el periodo de gracia establecido no se tendrá que recurrir a copias externas de las bases de datos del Exchange. En este sentido, se deberán elegir estos periodos de gracia (para elementos eliminados, para buzones completos y para carpetas públicas) de forma que se consiga un compromiso entre el espacio ocupado y la facilidad de recuperación de datos que ofrecen. Acens propone fijar estos periodos en 30 días inicialmente y revisarlos para verificar su eficiencia integración y APIs Hosted Exchange es una solución completa que, no obstante. ofrece muchas facilidades para ser extendida o integrada con otras aplicaciones o sistemas de gestión, operación o de negocio. Internamente, prácticamente toda la configuración de Exchange a nivel funcional, de usuarios, grupos, permisos, etc. se basa en el Directorio Activo de Microsoft. Hay un número importante de herramientas de la propia Microsoft y de terceros que permiten su integración con Active Directory. Estas integraciones pueden alcanzar un nivel de control o de integración muy elevado con la funcionalidad de Exchange. Por otro lado, la solución Hosted Exchange ya contiene un elemento que controla la provisión del servicio, o sea, alta, baja y modificación de usuarios, cuentas, buzones, etc. Esta solución es el MPS (Microsoft Provisioning System), que soporta interfaces de programación (API) sencillos y bien documentados para la integración con terceros. De hecho, es necesaria siempre esta integración, ya que el MPS no ofrece interfaces amigables (GUI) para su funcionalidad, más allá de unos ejemplos. Por ejemplo, todas las herramientas de operación, administración delegada, gestión del servicio, contratación, etc. de acens han sido integrados con Hosted Exchange vía MPS. abril confidencial - página 13

14 Por otro lado, la estructura interna de MPS también está bien documentada para permitir añadir o modificar proveedores de provisión y de gestión al sistema. MPS también puede integrarse con Microsoft Bizztalk y, de esta forma, comunicarse con otros sistemas de operación y de negocio (OSS, BSS). Finalmente, está la aplicación Exchange en sí. También Exchange dispone de API s bien documentados y un kit de desarrollo de aplicaciones (SDK) que facilita Microsoft. De esta forma, también a nivel de la funcionalidad interna y nativa de Exchange, se pueden realizar todo tipo de integraciones o desarrollos. APIs de MPS: MPS API Set Exchange Provider API IIS Namespace API IIS Provider API MPF.NET Base Class Reference MPS.NET Client Wrapper API SQL Admin Provider API Web Services API Complete documentation set for the MPS APIs. Describes the methods of the Exchange Provider. Describes the procedures of this namespace. Describes the various methods supported by the IIS Provider. Reference that contains the steps to build new providers for MPS using the Microsoft Provisioning Framework (MPF) Provider.NET Base Class. Provides the details of the API for the Microsoft Provisioning Framework (MPF).NET Client Wrapper. Details the API for the SQL Admin Provider. Details of API for the Web Service. Exchange SDK Development Tools: Exchange Development center on MSDN: Using WebDav for accessing Exchange stores: intelligent message filter IMF Microsoft Exchange Intelligent Message Filter proporciona filtrado avanzado de mensajes en el lado del servidor, lo que se ha diseñado para combatir la entrada de correo electrónico comercial no solicitado o no deseado. Si se utiliza en combinación con Outlook 2003, ayuda a reducir considerablemente el volumen de correo electrónico no deseado que reciben los usuarios. Exchange Intelligent Message Filter está basado en la tecnología Microsoft SmartScreen de Microsoft Research. La tecnología SmartScreen permite que Intelligent Message Filter distinga entre los mensajes de correo legítimos y el correo comercial no solicitado u otro tipo de correo electrónico no deseado. SmartScreen hace un seguimiento de más de características de correo electrónico basadas en datos de cientos de miles de suscriptores del servicio MSN abril confidencial - página 14

15 Hotmail que participaron voluntariamente en la clasificación de millones de mensajes de correo electrónico como correo legítimo o no deseado. Para obtener información adicional acerca de SmartScreen, visite el sitio Web de la iniciativa Informática de confianza de Microsoft. Con Exchange Intelligent Message Filter, los usuarios de Exchange 2003 pueden clasificar cada mensaje de correo entrante según la probabilidad de que sea correo no deseado de acuerdo con las características controladas por SmartScreen, lo que ayuda a filtrar el correo no deseado antes de que llegue a la bandeja de entrada del usuario. La base de datos utilizada para almacenar las características se actualiza con nueva información de patrones del origen de la muestra, lo que hace que el filtro sea más eficaz y actual. El filtro inteligente de mensajes utiliza esta base de datos para reconocer modelos de mensajes legítimos y no legítimos, lo que permite llevar a cabo una evaluación más precisa de la legitimidad de un mensaje de correo electrónico entrante. Cuando un usuario externo envía mensajes de correo electrónico mediante un servidor de Exchange 2003 que tiene instalado Intelligent Message Filter, el filtro evalúa el contenido de los mensajes en busca de modelos reconocibles y les asigna una clasificación basada en la probabilidad de que el mensaje sea correo comercial no solicitado o correo no deseado. La clasificación se almacena en una base de datos con el mensaje como una propiedad llamada nivel de confianza de correo no deseado. Esta clasificación del mensaje persiste cuando éste se envía a otros servidores de Exchange e incluso a la bandeja de entrada de otros usuarios. Los administradores configuran dos umbrales que determinan la forma en que Intelligent Message Filter controla los mensajes de correo electrónico con diferentes niveles de confianza de correo no deseado: Umbral de puerta de enlace con una acción asociada que se lleva a cabo en mensajes que sobrepasan el umbral; Umbral de almacén de buzón. Si la clasificación de un mensaje es superior al umbral de puerta de enlace, Intelligent Message Filter lleva a cabo la acción especificada en el nivel de servidor de puerta de enlace de Exchange. Si la clasificación del mensaje es inferior al umbral de puerta de enlace, el mensaje se envía al almacén del buzón de Exchange del destinatario. En el almacén del buzón de Exchange, si la clasificación del mensaje es superior al umbral de almacén de buzón, el mensaje se entrega en la carpeta Correo no deseado del usuario en lugar de la Bandeja de entrada. Exchange 2003 proporciona un conjunto de métodos de bloqueo y filtrado que se utilizan también para reducir el correo comercial no solicitado y el correo no deseado. Los métodos son: Compatibilidad con proveedores de servicios de listas de bloqueo en tiempo real; Listas globales de aceptación y rechazo; Filtrado de remitentes; Filtrado de destinatarios de entrada. Mejora de la capacidad para restringir los envíos y la retransmisión mediante un servidor virtual SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, Protocolo simple de transferencia de correo). Cada uno de estos métodos de Exchange 2003 se utiliza durante la sesión SMTP, cuando un servidor SMTP conecta para intentar enviar mensajes de correo electrónico a un servidor de Exchange Intelligent Message Filter se aplica después de la sesión SMTP. Los mensajes de correo electrónico que pasan por el filtrado de destinatario, remitente o conexión se tratan individualmente y no se envían a través de Intelligent Message Filter. Al igual que Intelligent Message Filter, Outlook 2003 utiliza la tecnología Smartscreen, que tiene en cuenta varios factores, como la hora y el contenido del mensaje, para evaluar si un mensaje debe tratarse como correo electrónico no deseado. abril confidencial - página 15

16 3.9. otros aspectos Ilustración 1: Integración de IMF con Exchange 2003 y Outlook 2003 Cuota/Espacio en disco Dado que las diferentes aplicaciones que ofrece Hosted Exchange (mensajería, agenda, contactos, tareas, notas, etc.) se ofrecen todas realmente desde una única infraestructura y base de datos, existe un alto grado de integración entre ellos. A nivel de consumo de espacio en disco (cuota), no es necesario realizar ninguna distinción entre espacio ocupado por elementos de la agenda o los contactos, por ejemplo. Lo mismo aplica a carpetas adicionales que se crea el usuario o a cualquier otro elemento u objeto (por ejemplo ficheros) que quiera almacenar en sus carpetas. Juego de caracteres soportado en la actualidad Grupo de Idiomas Juego de Caracteres Arabic Windows 1256 Baltic Chinese (Simplified) Chinese (Traditional) Cyrillic Eastern European Greek Hebrew Japanese iso Gb2131 Big5 koi8-r iso iso windows-1255 iso-2022-jp abril confidencial - página 16

17 Grupo de Idiomas Korean Thai Turkish Vietnamese Western European Juego de Caracteres ks_c_ windows-874 iso windows-1258 iso abril confidencial - página 17

18 4. formas de acceso al servicio Se ha optado por describir las formas de acceso al servicio de forma diferenciada de lo que es Hosted Exchange. Aunque muchas funcionalidades están realmente ubicadas en el lado servidor, su presentación y uso depende en gran medida del dispositivo y aplicativo cliente que se emplea. Por otro lado, no hay que olvidar que las aplicaciones Outlook Web Acess (OWA) y Outlook Mobile Access (OMA) realmente son aplicaciones web basadas en servidor y donde el cliente realmente es un navegador Internet (HTML, WAP, imode). En este apartado no se va a entrar en más detalle en lo que se refiere a los accesos vía clientes habituales de correo electrónico empleando los protocolos POP3 o IMAP outlook 2003 Outlook 2003 es la aplicación cliente recomendada y diseñada para trabajar con Exchange Permite aprovechar al máximo toda la funcionalidad de Exchange y especialmente las mejoras y novedades introducidas en Exchange Entre ellas, cabe destacar todas las mejoras realizadas y orientadas para el uso del cliente Outlook 2003 desde ubicaciones remotas, atendiendo tanto a aspectos de seguridad como también a aspectos de comunicaciones, como el acceso RPC sobre http, las mejoras en la sincronización y el trabajo off-line, la reducción importante en el ancho de banda requerido, etc. Son estas mejoras las que permiten realmente ofrecer un servicio Hosted Exchange con toda su potencia a usuarios que no están conectados en una red de área local con el servidor, sino que se encuentran lejos, con conexiones esporádicas, comunicándose vía módem, ADSL, etc. De esta forma, la combinación de acceso vía Web (OWA) y la aplicación cliente nativo Outlook 2003 forma un dúo que ofrece al usuario la máxima funcionalidad y eficiencia a la vez que la flexibilidad total en sus servicios de comunicación, mensajería y colaboración. En este apartado no se entra en toda la funcionalidad ofrecida por Outlook Excede con creces el ámbito de esta propuesta visión global Presentándose como una potente herramienta de comunicación y planificación, Outlook 2003 ofrece nuevas y mejoradas funcionalidades que aumentan su eficacia y facilitan aún más la colaboración con los compañeros de trabajo. Estas nuevas funcionalidades incluyen una interfaz de usuario completamente rediseñada para facilitar la lectura del correo y el manejo de los mensajes, acceso HTTP desde Outlook, y una nueva copia local del buzón de correo. La nueva característica de copia local de los buzones de correo ofrece a los usuarios un acceso mucho más rápido a sus datos y nuevas oportunidades de explotación. Las mejoras significativas en la compresión MAPI permiten que los datos viajen más rápido entre clientes Outlook 2003 y Exchange Server 2003, reduciendo el número de intentos de intercomunicación, y por lo tanto el flujo de bytes a través del enlace de comunicaciones. Como el resto del nuevo Microsoft Office System, Outlook 2003 ayuda al usuario a trabajar de forma más inteligente. abril confidencial - página 18

19 Ilustración 2: Acceso RPC sobre HTTP de Outlook características nuevas y mejoradas en Outlook 2003 Modo Caché de Exchange Los clientes Outlook 2003 realizan la mayoría de las tareas relacionadas con el correo electrónico desde su máquina local utilizando el modo cacheado de Exchange, reduciendo el número de peticiones de datos al servidor, y mejorando el rendimiento con elementos almacenados en la copia local del buzón de correo o el archivo.ost. Después de haber descargado la copia completa del buzón de correo de un usuario, el modo cacheado de Exchange reduce significativamente el consumo de ancho de banda de la red entre el cliente y el servidor. Esto mejora significativamente la experiencia del usuario final con Outlook -como usuario remoto o de una sucursal-, a la vez que elimina la necesidad de reiniciar Outlook con un perfil offline cuando se produce una interrupción en el servicio de red. Compresión MAPI Cuando se utiliza Exchange Server 2003 y Outlook 2003, todo el contenido del buzón de correo se comprime en el servidor Exchange antes de que la información sea enviada a los clientes Outlook Esto reduce significativamente el consumo de ancho de banda de la red entre el cliente y el servidor, lo que permite la consolidación de otros emplazamientos Exchange Acceso HTTP desde Outlook Cuando lo utilizamos con el Servicio Servidor de Proxy RPC de Windows 2003 y Exchange Server 2003, los clientes Outlook 2003 pueden conectarse simplemente mediante HTTP o HTTPS, lo que reduce la necesidad de usar Redes Privadas Virtuales (VPNs, Virtual Private Networks) o el servicio de marcación de acceso remoto (RAS, Remote Access Service). Por consiguiente, un departamento de TI no necesita instalar infraestructura VPN si los usuarios remotos sólo necesitan acceder a la información corporativa de correo electrónico. Esto reduce costes y proporciona un aumento de la seguridad con la garantía de que los usuarios remotos de Outlook no necesitan acceder a toda la red. Tambièn unifica el método de conexión por emplear protoclo http, al igual que en Outlook Web Access y Outlook Mobile Access. Empaquetado del buffer Después de comprimirla, toda la información enviada desde servidores Exchange 2003 a clientes Outlook 2003 se reparte en paquetes de buffer más grandes y optimizados, con lo que se reduce el número de peticiones para y de los servidores Exchange. Supervisión del Rendimiento de Outlook Los departamentos de IT pueden supervisar mejor los problemas y planificarse para mejorar la experiencia del usuario. Outlook recoge información de tiempo de espera y de error de clientes Outlook y la envía a Exchange Server Esto datos se mantienen en el almacén de Exchange y abril confidencial - página 19

20 se reportan en el registro de sucesos y en los contadores de rendimiento, de modo que el Administrador de Operaciones de Microsoft (MOM, Microsoft Operations Manager) pueda acceder a ellos. Para comprender cuándo los clientes remotos experimentan casos de escaso rendimiento del ancho de banda o de la conectividad, los departamentos IT pueden auto-interpretar el registro de sucesos de Exchange o pueden utilizar una herramienta de terceros para interpretarlo. Filtros avanzados para correo no solicitado Mediante una tecnología de auto-aprendizaje basada en palabras clave y patrones (como por ejemplo, buscar correo enviado en un momento del día poco frecuente, etc.), así como en ejemplos de correo no solicitado y correo electrónico normal, se asignan puntuaciones a los correos entrantes. Basándose en esta puntuación, todo correo no solicitado sospechoso se moverá a una carpeta especial de correo no solicitado. Tanto las puntuaciones positivas como las negativas se utilizan al evaluar la probabilidad de que un mensaje sea en realidad correo no solicitado. Independientemente de estas reglas, finalmente el cliente dispone de la facultad para personalizar como debe tratar Outlook este correo electrónico, bien sea estableciendo sus filtros a los valores bajo, alto o exclusive, o desconectándolos por completo. La elección es suya para hacer y deshacer según su voluntad. Listas de Seguridad Ofrecen control adicional del correo no solicitado que cae en manos de los clientes, permitiéndoles optar por aceptar solamente correo electrónico de personas físicas que forman parte de su libreta de direcciones, de direcciones específicas de correo electrónico o de los dominios que designen. Bloqueo de HTML Externo Bloqueando por defecto el HTML externo en el nuevo Outlook, se impide a los spammers el uso de enlaces Web para verificar furtivamente los contenedores de correo electrónico activos. Los usuarios están finalmente al mando de esta característica y pueden desbloquear HTML a nivel de mensaje concreto o desactivarlo completamente. Sincronización de cambio incremental Actualmente, cuando se producen interrupciones durante el proceso de sincronización fuera de línea (off-line), debe reanudarse de nuevo el proceso entero desde el principio. La sincronización de cambio incremental permite continuar el proceso de sincronización desde donde se produjo la interrupción, en lugar de comenzar de nuevo el proceso entero de sincronización. Sincronización de cambio inteligente Cuando se señalan los elementos como leído/no leído/marcado o se modifican ligeramente de cualquier otra manera, sólo se devuelve al servidor el encabezado del mensaje sobre el que se produce el cambio. Esto es diferente a la versión anterior de Outlook, donde tanto el mensaje como el cuerpo del mismo se devolvían completos. Ignorar elementos erróneos Durante la sincronización, los elementos marcados como erróneos o conflictivos ahora se mueven a la carpeta Elementos de Sincronización, permitiendo que la sincronización continúe. Información de pre-sincronización Un medidor del progreso de la sincronización (situado en la esquina inferior derecha del Interfaz de Usuario de Outlook 2003) muestra información detallada de la sincronización, como los nuevos encabezados de correo electrónico, el tamaño total que falta por sincronizar, y si la carpeta está actualizada idiomas soportados Microsoft Outlook 2003, como componente de Microsoft Office 2003, ofrece soporte para un gran número de idiomas. abril confidencial - página 20

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