CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO.

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1 CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO. (OPCIONAL) Bogotá, D.C., 07 Julio 2009 Marque con una X Señores BIBLIOTECA GENERAL Ciudad Estimados Señores: Los suscritos Tesis doctoral Trabajo de Grado Felipe González González, con C.C. No , autor del trabajo de grado titulado PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS presentado y aprobado en el año 2009 como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial; autorizo a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera: Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catálogos y en otros sitios web, Redes y Sistemas de Información nacionales e internacionales Open Access y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana. Permita la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer. Continúo conservando los correspondientes derechos sin modificación o restricción alguna; puesto que de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación del derecho de autor y sus conexos. De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. Firma, nombre completo y documento de identificación del estudiante NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurídicas que se generan en aplicación de los principios del derecho de autor. C. C. FACULTAD INGENIERÍA PROGRAMA ACADÉMICO INGENIERÍA INDUSTRIAL

2 FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO: PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS SUBTÍTULO, SI LO TIENE: AUTOR O AUTORES Apellidos Completos Nombres Completos GONZÁLEZ GONZÁLEZ FELIPE DIRECTOR (ES) TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO Apellidos Completos Nombres Completos BARRERO SOLANO LOPE HUGO ASESOR (ES) O CODIRECTOR Apellidos Completos Nombres Completos TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: INGENIERO INDUSTRIAL FACULTAD: INGENIERÍA PROGRAMA: Carrera Licenciatura Especialización Maestría Doctorado NOMBRE DEL PROGRAMA: INGENIERÍA INDUSTRIAL NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR DEL PROGRAMA: CIUDAD: BOGOTA AÑO DE PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009 NÚMERO DE PÁGINAS 100

3 TIPO DE ILUSTRACIONES: Ilustraciones x Mapas Retratos Tablas, gráficos y diagramas x Planos Láminas Fotografías x SOFTWARE requerido y/o especializado para la lectura del documento No aplica MATERIAL ANEXO (Vídeo, audio, multimedia o producción electrónica): No aplica Duración del audiovisual: minutos. Número de casetes de vídeo: Formato: VHS Beta Max ¾ Beta Cam Mini DV DV Cam DVC Pro Vídeo 8 Hi 8 Otro. Cual? Sistema: Americano NTSC Europeo PAL SECAM Número de casetes de audio: Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado): PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial): DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLÉS: Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Técnicos de la Biblioteca General en el correo donde se les orientará). ESPAÑOL No aplica INGLÉS

4 RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLÉS: (Máximo 250 palabras caracteres): El trabajo de grado presenta una propuesta de mejoramiento en cuanto a exactitud de registro en inventarios. Esta propuesta está separada en dos aspectos, una enfocada a la reducción de la inexactitud actual y otra enfocada a la forma como se mide la exactitud. Para llegar a esta conclusión se realizaron diferentes tipos de análisis, incluyendo cantidades entregadas por proveedores, procesos internos dentro de la empresa entre otros. Estos análisis permitieron definir las acciones más apropiadas de mejora. Durante el trabajo se presenta el uso de diferentes herramientas de ingeniería industrial. This thesis presents a proposal for reducing inventory inaccuracy in a cosmetic company. There is a complete analysis of the factors that have a significant impact on the differences of inventory quantities. Also it analyses the inventory accuracy measurement, taking into account different equations and diverse procedures to show de state of the accuracy. The results obtained show that there can be a significant cost reduction by implementing the different changes suggested. During de project, there are diverse industrial engineering tools that are used.

5 PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS FELIPE GONZÁLEZ GONZÁLEZ PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2009

6 PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS FELIPE GONZÁLEZ GONZÁLEZ TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL DIRECTOR LOPE HUGO BARRERO SOLANO INGENIERO INDUSTRIAL PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ

7 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÌFICOS METODOLOGÍA MARCO TEÓRICO IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO FACTORES QUE AFECTAN PRECISIÓN EN CANTIDADES DE INVENTARIO PROCESO DE CONTEOS CÍCLICOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CÁLCULO DE EXACTITUD EN INVENTARIO RESULTADOS DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS Información almacén de materiales Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega Descripción proceso de abastecimiento de materiales a planta de producción Descripción proceso de devolución de materiales Control de cantidades en inventario y cálculo del indicador de exactitud EVALUACIÓN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES EN INVENTARIO Tolerancias para aceptación de diferencias Clasificación ABC como herramienta para definir cronograma de conteos

8 6.2.3 Evaluación de medición de exactitud en inventario Comparación de indicadores como alternativa para cálculo de exactitud ANÁLISIS DE FACTORES QUE AFECTAN EXACTITUD EN INVENTARIO Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas Análisis de cantidades de proveedores Evaluación de procesos internos Análisis global de factores que afectan exactitud en inventario PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA CÁLCULO DE INDICADOR EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR INEXACTITUD EN INVENTARIOS Propuestas para reducción de diferencias en proceso de abastecimiento y devolución Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cíclicos EVALUACIÓN FINANCIERA DE LA PROPUESTA Evaluación de impacto de inexactitud en inventario Análisis de rentabilidad de las propuestas CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES REFERENCIAS ANEXOS FORMATO PARA IDENTIFICACIÓN DE RECHAZOS EN PROCESO DE DESCARTONADO ESQUEMA DE MATERIALES ALMACENADOS DESCRIPCIÓN DE DIAGRAMA DE OPERACIONES ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA DE PRODUCCIÓN DIAGRAMAS DE FLUJO DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA DE PRODUCCIÓN DIAGRAMA DE RECORRIDO ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA DESCRIPCIÓN PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A BODEGA DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA

9 11.8 DIAGRAMA DE RECORRIDO DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A BODEGA DIAGRAMA DE DIVISIÓN DE ZONAS SEGÚN REQUERIMIENTOS DE HIGIENE ORDEN DE TRANSPORTE PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN IDENTIFICADOR DE LÍNEA PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN FORMULARIO DE CONCILIACIÓN PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN ACTUAL FORMULARIO DE CONCILIACIÓN PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN PROPUESTO APLICATIVO EN EXCEL PARA EVALUACIÓN DE CANTIDADES ENTREGADAS COMO DEVOLUCIÓN FORMATO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE MATERIALES EN DEVOLUCIÓN DIAGRAMA DE OPERACIONES PROPUESTO PARA DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA DIAGRAMA DE RECORRIDO PROPUESTO PARA DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA

10 1. INTRODUCCIÓN Han surgido varias iniciativas por intentar eliminar los inventarios y el almacenamiento dentro de los procesos de la cadena de abastecimiento; esto es comprensible pues los inventarios están asociados a altos costos y a actividades que no agregan valor a los precios. Sin embargo el flujo de los materiales, que conecta manufactura con el usuario final, no se espera que sea totalmente coordinado como para eliminar por completo dicha actividad (5). Mas aún, el uso de inventarios puede traer beneficios relacionados con el servicio a los clientes, quienes tienden a exigir lotes más pequeños y tiempos de entrega reducidos (7). La administración y control de los inventarios busca definir un balance óptimo entre el costo y el beneficio asociado a los inventarios. La eficiencia de las operaciones relacionadas con el almacenamiento y la distribución de materiales sólo se puede alcanzar con un sistema que esté hecho según las necesidades específicas de una empresa (7). La eficiencia de dichas operaciones se mide con diversos indicadores que de ser confiables pueden ayudar en la correcta toma de decisiones. Dentro de estos indicadores se encuentra el porcentaje de ocupación, tiempo de alistamiento de pedidos, retorno total sobre el costo del inventario entre otros. Pero cabe resaltar la importancia de un indicador tan trivial como lo es la exactitud en el registro de inventarios, el cual mide la precisión entre cantidades registradas y cantidades físicas. Dicho indicador puede parecer sencillo de controlar; sin embargo a medida que aumenta el volumen y variedad de materiales almacenados en una bodega, la complejidad en su administración crece de manera exponencial (5). El flujo continuo de materiales ya sea por recibo, despachos, rechazos, devoluciones u otros procedimientos aumenta el riesgo de presentar diferencia en el inventario. Todos los movimientos físicos y lógicos deben ser coordinados para lograr tener un registro confiable de las cantidades. Tener baja exactitud en inventarios trae consecuencias muy desfavorables; por ejemplo, si un artículo es demandado y por falta de material no se puede cubrir dicha solicitud, se incurre en diversos costos; existen casos en que el cliente 6

11 prefiere esperar a que su pedido sea cubierto, lo cual puede implicar descuentos por entrega tardía, costos adicionales por administración, manejo de materiales y transporte. Por otro lado el cliente puede preferir recurrir a la competencia, por lo tanto la contribución de la venta se pierde; sea cual sea el caso, existe una mala imagen hacia el cliente, afectando las ventas en el largo plazo (2). Existen otros problemas que surgen por baja exactitud en inventarios; por ejemplo la cantidad registrada puede ser inferior a la que se tiene físicamente, lo cual puede resultar en compras adicionales de material que realmente no se necesita. En general los costos derivados por una baja exactitud en el inventario se consideran costos de oportunidad los cuales son complicados de estimar. La precisión en el registro de inventarios está directamente relacionada con el sistema de almacenamiento que se utilice dentro de la bodega. Para definir el sistema a utilizar, se evalúan otras variables como productividad, optimización de espacio, facilidad de instalación y costo entre otros; sin embargo no existe una regla general aplicable para lograr estos objetivos; se tienen diferentes necesidades debido a los patrones de pedido de los clientes, demanda de productos y unidad de manejo entre otra gran diversidad de factores. Desafortunadamente por falta de conocimiento, falta de herramientas y/o falta de tiempo, muchos proyectos de reingeniería y organización de almacenes se inician sin comprender la raíz de los problemas y sin explorar las verdaderas oportunidades de mejora (5); esto aumenta el interés por investigar este campo y así aportar de manera significativa en los resultados logísticos de una empresa. 7

12 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La empresa está dedicada a la producción y comercialización de cosméticos. Sus marcas se encuentran en países como Colombia, Argentina, Chile, México, Perú, Venezuela y Ecuador, entre otros. Se tienen aproximadamente 2800 referencias de productos que incluyen colonias, esmaltes, cremas, labiales, talcos, shampoos y pestañinas para mencionar unos pocos. En la elaboración de estos artículos se necesitan materiales como tapas, frascos, etiquetas, válvulas, celofán, bases, charolas, brochas y otra gran cantidad sumando hoy un total de 9127 códigos. Dichos materiales han presentado problemas en su exactitud en inventario por más de 3 años, tiempo en el cual no se ha podido identificar la raíz del problema 1. Los problemas operacionales que se presentan además de los ajustes monetarios que se han hecho sobre el inventario, ponen en evidencia la situación que se está presentando. En el último año se han llegado a tener casos en que 759 de 3849 códigos contados presentan diferencia por fuera de la tolerancia, esto equivale a una exactitud del 79,34 % (Tabla 1). Los ajustes realizados sobre el inventario en un año han superado los $200 millones de pesos, situación crítica que afecta los resultados de la empresa. Tabla 1 Exactitud en Registro de Inventarios la empresa 2008 Periodo (2008) Aciertos Errores % de Exactitud Febrero ,94% Marzo ,51% Abril ,34% 1 Palomino, L (2008, 23 Junio), entrevistado por González, F., Bogotá. 8

13 En la empresa, las razones por las que se presenta diferencia en inventario son muchas y muy diversas. Por ejemplo, el proveedor puede enviar cantidades erradas, las personas encargadas de alistar los materiales para las órdenes de producción pueden contar incorrectamente; también los errores de exactitud pueden ocurrir cuando los rechazos de los materiales durante la producción no se reportan o cuando las devoluciones de material se identifican con un código erróneo. Las causas son varias, sin embargo es razonable pensar que existe un motivo o algunos motivos principales detrás de estos problemas que generan tanta diferencia en el inventario de dichos materiales. Se han hecho varios intentos por eliminar las diferencias presentadas; por ejemplo, el personal encargado de alistar el material para órdenes de producción se ha separado en grupos según el artículo que se maneja, pensando en familiarizar al personal con un único tipo de materiales y reduciendo el número de responsables directos. También se han hecho auditorías de los procesos y proveedores; inclusive se han definido diferentes métodos para calcular el indicador. Todas estas acciones pueden entregar resultados favorables; sin embargo, el problema ha persistido y hay incertidumbre sobre la efectividad de los resultados de los últimos cambios realizados al proceso de administración de inventarios en la empresa. Cabe resaltar que la forma como se está calculando el indicador de exactitud en inventario tiene poca credibilidad entre algunos de los empleados de la empresa; a finales de 2008 se reportaron porcentajes superiores a 99%; sin embargo, los problemas operacionales como paros en las líneas de producción causados por la inexactitud en inventario se presentaban frecuentemente. Se citan a continuación algunos comentarios hechos por parte del personal involucrado en el almacén de materiales: El indicador ERI no muestra la realidad de la exactitud en inventario, es una medida que se puede manipular para arrojar resultados favorables Jorge Molano Supervisor de Cíclicos Es imposible que el indicador muestre niveles de 98% o 99%, si fuera cierto, no tendríamos tantos paros en producción por falta de materiales Mario Quintero Supervisor Logístico 9

14 Ese indicador realmente debe estar cerca al 80%, eso según los problemas que encuentro diariamente en el almacén Juan Deivy Castro Supervisor Almacén de Materiales Me gustaría que en este trabajo de grado, usted (Felipe González) nos ayudará a definir una forma adecuada para medir la exactitud en inventario Leonardo Palomino Jefe de Almacenes Esto deja en evidencia que la medición de la exactitud esta errada y por lo tanto es preciso considerar estas observaciones en la realización del presente trabajo. Cómo eliminar los problemas que se presentan por una baja exactitud en el inventario? Por medio de un estudio sistemático y profundo de todos los factores que influyen en la inexactitud de los inventarios en la empresa, este estudio pretende aportar significativamente para evitar dicha situación. Además, basado en los hallazgos, se realizará una evaluación de posibles alternativas de solución para los problemas encontrados, estableciendo así una propuesta de mejoramiento teniendo en cuenta todas las características de la empresa. 10

15 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Presentar una propuesta de mejoramiento dentro del almacén de materiales de la empresa de cosméticos para reducir los costos derivados de las diferencias en inventario de material de envase y empaque. 3.2 OBJETIVOS ESPECÌFICOS 1. Evaluar si los indicadores utilizados por la empresa para medir la exactitud en el inventario reflejan la realidad de la situación. 2. Proponer mejoras en la forma de calcular los indicadores, según el resultado de dicha evaluación, facilitando así la toma de decisiones. 3. Identificar los factores que determinan la diferencia en inventario y el aporte individual de cada factor a dicha diferencia. 4. Evaluar alternativas para dar solución al problema definiendo la acción más apropiada. 5. Realizar el análisis costo-beneficio de la propuesta. 11

16 4. METODOLOGÍA Para lograr el cumplimiento de los objetivos se realizaron varias fases que se resumen en la Figura 1. Figura 1 Esquemático de las actividades asociadas a este proyecto. 2 Seleccionar alternativa de solución para medición de exactitud 4 5 Seleccionar alternativa de solución para reducción de diferencias en inventario Realizar análisis costo-beneficio 3 Identificar el aporte de cada factor a la diferencia en inventario 1 Evaluar metodología de cálculo de indicador Analizar factores que afectan exactitud en inventario Analizar materiales almacenados Identificar y describir metodología de control de inventarios Explorar y describir procesos que afectan inventario 1 Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 1 2 Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 2 3 Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 3 4 Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 4 5 Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 5 12

17 A continuación se explica cada una de las actividades que se realizaron en las fases presentadas 1. Analizar materiales almacenados y bodega de almacenamiento 1.1 Se recolectaron todos los códigos de materiales almacenados en el almacén de materiales, estos se separaron según su bodega de almacenamiento. La información se obtuvo por medio del sistema SAP utilizado en la empresa. 1.2 Tomando los materiales almacenados en la bodega principal, para cada componente se identificaron las siguientes variables: Clasificación ABC por costo en inventario, unidades en inventario a Febrero de 2009, costo unitario, grupo de alistamiento de material asignado, unidades por ubicación en estantería, proveedor, tolerancia de diferencia, movimientos físicos entre Septiembre 2008 y Febrero de 2009, ajustes positivos y negativos entre Enero de 2005 y Febrero de Por medio de entrevistas y observación directa sobre 20 personas de la bodega de almacenamiento, se identificaron las herramientas, formularios y equipos utilizados para manejar los materiales dentro del almacén. 2 Identificar y describir metodología de control de inventarios 2.1 Utilizando el sistema de gestión documental de la empresa se seleccionaron los procesos correspondientes a las operaciones dentro del almacén de materiales. 2.2 Realizando una entrevista a Jorge Molano, Supervisor de cíclicos y a Andrés Ardila, Analista de Contraloría de Operaciones, se describió el proceso de control sobre cantidades en inventario además del tipo de indicador utilizado para medir la exactitud en inventario. 13

18 3 Explorar y describir procesos que afectan inventario 3.1 Se presentó la información sobre procesos alistamiento de material para órdenes de producción y devoluciones. Para esto se utilizó el sistema de gestión documental. Estos procesos se representaron por medio de diagramas de operaciones, diagramas de recorrido y diagramas de flujo. 3.2 A través de observación directa y entrevistas del personal involucrado, se identificaron los entes responsables del inventario incluyendo los supervisores del almacén, los encargados de alistar el material para órdenes de producción, los funcionario de recibo de materiales, los operarios de abastecimiento de componentes y los digitadores encargados de las transacciones en el sistema. 4 Evaluar metodología de cálculo de indicador 4.1 Se entrevistaron a los directivos incluyendo a Alcides Quintero, Jefe de Almacén de Materiales y a Leonardo Palomino, Jefe de almacenes, para conocer la forma como se utiliza el indicador calculado por la compañía. 4.2 Se tomaron las tolerancias asignadas para cada componente y se identificó la cantidad de unidades y la cantidad monetaria que se acepta por componente. De esta forma se identificó el impacto de la tolerancia para la medición de exactitud en inventario. 4.3 Los movimientos físicos de cada componente se recolectaron entre Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 para realizar la clasificación ABC por movimiento. Se utilizaron los porcentajes 70, 20 y 10 respectivamente. Se realizó una matriz de comparación entre la clasificación por costo en inventario y la clasificación por movimiento. 4.4 Se realizó un seguimiento a 100 conteos solicitados el día 10 de Enero de 2009 y se identificó la cantidad de conteos aceptados por parte del Supervisor de cíclicos. 4.5 Para 3 muestras diferentes de ajustes realizados sobre el inventario entre Enero y Febrero de 2009 se calcularon los indicadores de exactitud 14

19 en unidades neta, exactitud en dólares neta, exactitud en unidades absoluta, exactitud de conteos y exactitud de códigos variando tolerancias. De esta forma se identificó la información que aporta cada indicador acerca de la exactitud en inventario. 5 Analizar factores que afectan exactitud en inventario 5.1 Para 2452 materiales que tuvieron ajustes positivos y ajustes negativos, se calculó la cantidad neta por código y se realizó un histograma según el resultado. 5.2 Se identificó el tiempo que para corregir una cantidad mal ajustada. Para esto se tomaron las fechas de cada uno de los ajustes y se calculó el tiempo transcurrido. 5.3 Se tomaron los materiales que presentaban mayor cantidad de diferencias y se identificaron los proveedores respectivos. El 40% de estos materiales correspondía a 17 proveedores. De estos proveedores se tomo la información de verificaciones en cantidad entre Enero de 2007 y Noviembre de Se calculó la cantidad entregada real contra la cantidad reportada de cada proveedor Se calculó el porcentaje de entregas con cantidades faltantes y el porcentaje de entregas con cantidades sobrantes. De esta forma se identificaron proveedores críticos. 5.4 Se tomaron todos los movimientos físicos de los materiales entre Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 y se identificaron los tipos de movimientos físicos de mayor relevancia dentro del almacén de materiales. Para esto se utilizó un diagrama de Pareto. 5.5 Se analizó el proceso de alistamiento y fraccionamiento de 1300 aplicadores cuando estaban ubicadas en el primer nivel y cuando estaban ubicadas en niveles superiores. 5.6 Se calculó la distancia total recorrida, el tiempo que transcurría para acceder al material, el tiempo para fraccionar material y el tiempo para 15

20 regresar cantidad a ubicación. De esta forma se estimó el costo total para alistar el material según el nivel de ubicación 5.7 Se analizó el proceso de descartonado de frasco de vidrio. Se solicitó a los funcionaros de descartonado el diligenciamiento del formato del Anexo 11.1 con el fin de identificar la cantidad de rechazos de frasco por orden de producción. 5.8 En cuanto al proceso de devoluciones se identificaron 5 materiales luego de ser devueltos por sistema y se calculó el tiempo transcurrido para ser regresados al almacén. 5.9 Junto con los abastecedores de materiales a línea de producción, se elaboró un listado de los inconvenientes presentados durante el proceso de devolución Un estudio de tiempos se realizó sobre la conciliación de órdenes de producción, definiendo así el tiempo transcurrido para realizar los cálculos correspondientes Por medio de una muestra aleatoria de 230 conciliaciones de órdenes de producción, se compararon las cantidades entre devolución física y devolución teórica para cada componente y se identificó la cantidad de ajustes positivos y ajustes negativos Se realizó conteo de 89 entregas de devolución por parte del personal de líneas de producción y se calculó la exactitud de conteos, la exactitud en unidades neta y la exactitud en unidades absoluta Se realizó un estudio de un componente de alta rotación en 4 órdenes de producción consecutivas y se calcularon las diferencias en devolución física y devolución teórica. 6 Identificar el aporte de cada factor a la diferencia en inventario 6.1 En conjunto con Leonardo Palomino, el 17 de Abril de 2009 se establecieron los parámetros para definir los aspectos críticos de las diferencias en inventario. Estos parámetros se ponderaron según el impacto sobre la inexactitud en inventario Utilizando una matriz de priorización se calculó el aporte de cada factor a la inexactitud en inventario. 16

21 7 Seleccionar alternativa de solución para medición de exactitud 7.1 Por medio de una investigación exploratoria de diferentes metodologías de medición de exactitud, se identificaron alternativas posibles para realizar medición. 7.2 Se utiliza información de análisis de tipos de indicadores realizada previamente para establecer los indicadores a utilizar para la empresa. 7.3 En conjunto con el personal administrativo del almacén y Leonardo Palomino, se establecen indicadores de mayor relevancia según los objetivos de la empresa. 8 Seleccionar alternativa de solución para reducción de diferencias en inventario 8.1 Utilizando los diagramas operaciones, flujo y recorrido para cada proceso del almacén, se realizó una lista de alternativas de solución a los problemas identificados. 8.2 Se establecieron los criterios de selección en conjunto con la jefatura del almacén, utilizando esta información se elaboró una matriz de priorización para seleccionar las alternativas más apropiadas de solución. 9 Realizar análisis costo-beneficio de la propuesta 9.1 Para las órdenes que se fabricaron entre Febrero y Marzo de 2009, se tomaron las órdenes que se detuvieron por motivos de inexactitud en inventario, se calculó el tiempo transcurrido y según la tarifa de la línea de producción correspondiente se calculó el costo del paro presentado. 9.2 Entre Noviembre 10 y Diciembre 10 de 2008 se identificaron los materiales obsoletos enviados a destrucción. El costo estimado para cada tipo de material se identificó por medio de SAP para definir el monto llevado a destrucción durante el mes de estudio. 17

22 9.3 Se identificaron y se calcularon los costos de llevar a cabo el proceso de conteos cíclicos. 9.4 Según las propuestas definidas, se identificó la inversión requerida, los costos se establecieron por medio de información suministrada por Alcides Quintero, Jefe del Almacén de Materiales. 9.5 Se definieron los puntos en que se espera reducción de costos y por medio de esto se definió el ahorro mensual para la compañía. 9.6 Utilizando un diagrama de flujo se plantearon los ingresos y egresos del proyecto presentado como propuesta. Finalmente se calculó el valor presente neto y la tasa interna de retorno para el proyecto presentado. 18

23 5. MARCO TEÓRICO Para el desarrollo del presente trabajo se realizó una investigación en 3 temas específicos que permiten mayor claridad sobre los problemas, a continuación se muestra la información relevante. 5.1 IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO Las diferencias en cantidad presentadas en inventario deben corregirse por medio de ajustes contables, dependiendo de si el inventario de mercancías proveniente del conteo es mayor o menor que el saldo en libros de contabilidad. En el primer caso se origina un sobrante, en el segundo, un faltante. Cualquiera que sea el caso, deben tomarse acciones conducentes a esclarecer las causas de la diferencia y a definir políticas para calificar el monto de la diferencia como considerable o no (17). En el caso de faltantes, si éstos se explican por errores al determinar el costo de ventas y la diferencia es poco relevante, el faltante se corrige mediante el siguiente asiento, al 31 de diciembre (Tabla 2): Tabla 2 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es poco relevante Débito Crédito Diciembre 31 Costo de ventas Mercancías $5,000 $5,000 En el caso contrario, si el monto del faltante es considerable y la empresa no tiene suscritas pólizas de seguros para proteger sus inventarios, la diferencia debe llevarse a Gastos diversos Faltantes en inventarios, por medio del siguiente asiento (Tabla 3) Tabla 3 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es relevante y la empresa no tiene suscritas pólizas de seguros para proteger inventarios. Diciembre 31 Gastos operacionales Faltantes de inventarios Mercancías Débito $5,000 Crédito $5,000 19

24 Si la compañía tiene suscritas pólizas de seguros que cubran el total del faltante, en lugar de debitar la cuenta Gastos se cargaría a Reclamaciones A compañías aseguradoras. Si la póliza no cubre el monto total faltante, se debitarían respectivamente las cuentas Gastos diversos Faltantes en inventarios, por la parte no cubierta y reclamaciones A compañías aseguradoras, por la parte que cubre la compañía de seguros y el crédito se llevaría a la cuenta Mercancías. Si el faltante lo tiene que cubrir el trabajador responsable de su custodia, se debitaría la cuenta Cuentas por cobrar a trabajadores. Si el saldo en libros es menos que el inventario de mercancías resultante de la toma física, se origina un sobrante en inventarios. Igual que en el caso anterior, deben buscarse sus causas y proceder a los ajustes contable. Si se trata de sobrantes de valor reducido, estos se corrigen a través del siguiente ajuste al 31 de Diciembre (Tabla 4) Tabla 4 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia no es relevante Débito Crédito Diciembre 31 Mercancías Costo de Ventas $5,000 $5,000 En caso contrario, si el monto del sobrante es considerable, la diferencia se corrige mediante el siguiente registro contable (Tabla 5). Tabla 5 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia es relevante. Débito Crédito Diciembre 31 Mercancías Ingresos no operacionales Sobrantes de inventarios $5,000 $5,000 Los ajustes contables representan la forma como se deben corregir las diferencias en los libros de contabilidad de la compañía; lo cual afecta el valor que se tiene en inventario, sin embargo, los impactos de la inexactitud no se ven reflejados únicamente en estos ajustes. Otros factores que se deben tener en cuenta son los efectos sobre el servicio al cliente, el tiempo requerido para buscar material perdido, la destrucción de material por motivos de inexactitud y el costo de llevar a cabo un proceso de control en unidades. Estos últimos inconvenientes son más relevantes que el hecho de tener que realizar ajustes monetarios y se miden dependiendo de la operación que afecten dentro de la empresa (2). 20

25 5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIÓN EN CANTIDADES DE INVENTARIO Entender la naturaleza de los errores cometidos por las personas, los cuales generan diferencias en inventario, es indispensable para aplicar las soluciones apropiadas. Existen dos tipos de errores; los que ocurren por falta de conocimiento y los que ocurren por falta de atención (13). Ejemplos de errores causados por falta de conocimiento: Errores cometidos por los empleados que no tienen conocimiento sobre la conversión de unidades de medida causando conteos errados. Cuando un empleado no se da cuenta que el material que está manejando realmente es un estuche de varias unidades. Errores cometidos por un operario que no sabe cómo manejar la báscula de conteo. Ejemplos de errores causados por falta de atención: Tomar el artículo que no corresponde. Tomar una cantidad diferente a la solicitada. Olvidar realizar una transacción en el sistema en cuanto a movimientos de materiales. Realizar una transacción dos veces. Transponer números de una cantidad o de un código. Los errores que se presentan por falta de conocimiento de los empleados son generalmente más fáciles de prevenir que los que ocurren por falta de atención. La capacitación de los funcionarios o cambios en los procedimientos como la forma en que se identifican los productos puede ayudar a resolver los problemas de falta de conocimiento. Por otro lado los errores por falta de atención son difíciles de explicar; los trabajadores conocen la tarea que deben hacer pero simplemente no se ejecuta correctamente. El improbable que se logren eliminar del todo estos errores, sin embargo se pueden reducir significativamente con el rediseño de procesos, capacitaciones e implementación de nuevas tecnologías como códigos de barras. 21

26 El comportamiento de la mente humana puede ayudar a explicar el por qué de estos errores de falta de atención. Una persona que realiza una tarea puede prestar mucha atención las primeras veces que realiza la actividad, sin embargo luego de que la tarea se vuelve repetitiva, los movimientos se vuelven mecánicos y la atención se reduce (13). Hasta el momento se ha realizado un estudio de cómo ocurren los errores, sin embargo cabe resaltar los diferentes factores que se pueden mejorar con el fin de generar menos diferencias en inventario. Realizar una evaluación de los procesos es una metodología para identificar factores que afectan la exactitud en inventario; cabe resaltar que al realizar un estudio de estas características se debe tener en cuenta que la precisión en inventario no es el factor más relevante al momento de analizar los procesos, es por esto que se debe considerar el servicio al cliente, productividad, calidad, capacidad, seguridad industrial y objetivos financieros de la organización. (3) Otro factor que puede ser relevante es el hecho de que los proveedores no entreguen cantidades correctas de materia prima, lo cual puede afectar el inventario desde antes de generar operaciones internas en los almacenes. Un aspecto relevante es el hecho de llevar a cabo un proceso de conteos cíclicos lo cual puede ser tanto favorable como perjudicial al momento de realizar ajustes sobre las cantidades (7). 5.3 PROCESO DE CONTEOS CÍCLICOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS El proceso de realizar conteos cíclicos tiene dos objetivos principales; alcanzar la excelencia en el nivel de servicio y optimizar la efectividad de los procesos internos de la empresa. Los objetivos específicos incluyen la identificación de problemas en los proceso con el fin de enfocar de manera más precisa los intentos por mejorar; por otro lado se corrigen las cantidades que se encuentren con diferencia con el fin de evitar que estas variaciones afecten las operaciones. (13) Varias compañías evalúan la exactitud en registro de inventarios utilizando medidas financieras como por ejemplo ajustes monetarios realizados sobre el inventario, lo cual es el costo de los inventarios faltantes o sobrantes. Sin embargo esta medida puede ocultar la realidad sobre el impacto de la inexactitud en inventarios, ya que se 22

27 calcula con el valor de la moneda en el momento del ajuste. Financieramente se puede encontrar que la diferencia es aceptable mientras que a nivel de cantidades puede existir una inexactitud significativa. Sin embargo cabe resaltar las características que se deben cumplir para definir un artículo como acertado. Además de la cantidad se debe verificar el código, ubicación y lote en caso de tenerlo. Existen situaciones en que la verificación abarca el precio del artículo, las unidades por caja y la descripción entre otros. Al momento de analizar los errores en registro de inventarios, es clave medir y rastrear todo tipo de errores con el fin de realizar un diagnostico adecuado y prevenir futuras equivocaciones. Para llevar un control sobre los inventarios es recomendable realizar un conteo de las unidades periódicamente. Varias empresas utilizan conteos cíclicos, sin embargo existen diferentes metodologías para esto: Conteo cíclico aleatorio: Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que se tienen dentro del almacén. Para este método, se pueden utilizar técnicas para asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificación para los conteos. Conteo por ubicaciones: Se selecciona un área de la bodega y se cuentan los artículos que se encuentren en dicho sector. Conteo en base a clasificación ABC: Las referencias se separan en categorías utilizando un análisis de Pareto. El número de conteos en el año depende del la categoría en que se encuentre el artículo. La clasificación se puede hacer en base al costo, frecuencia de uso, criticidad del artículo u otras características. Estos conteos cíclicos pueden llegar a ser muy efectivos; un estudio realizado por Harry Meyer, publicado en Production and Inventory Management Journal, mostró que la exactitud en registro de inventarios paso de 65% a 95% luego de implementar los conteos cíclicos. Esto representó un ahorro de $ dólares anuales, comparando los conteos cíclicos con un único conteo anual de todos los inventarios. 23

28 5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CÁLCULO DE EXACTITUD EN INVENTARIO Para que un proceso de medición se considere correcto se deben cumplir ciertas características, por un lado debe ser una metodología que facilite el control sobre los procesos, también debe ser un incentivo para implementar cambios enfocados a mejorar las operaciones y debe ser utilizado para llevar una documentación de los resultados de los cambios (3). Los indicadores utilizados en la medición pueden afectar estas condiciones mencionadas, en la Tabla 6 se muestran los tipos de indicadores utilizados para medir la exactitud en inventario. 24

29 Tabla 6 Comparación de tipos de indicadores opcionales para determinar la exactitud en registro de inventarios Nombre Ecuación Descripción Comentarios Adicionales Códigos acertados Es el indicador utilizado actualmente por la empresa. Se evalúa la cantidad de materiales que tienen la cantidad correcta en inventario. Se enfoca en que la cantidad total de cada código esté correcta. Sin embargo, si un material esta en 2 ubicaciones y una ubicación tiene sobrante y la otra tiene faltante (compensando una cantidad con la otra) el total del material puede estar correcto pero no estaría correcto si se mira cada ubicación de forma independiente. Conteos acertados En este caso un conteo se refiere a la combinación código-ubicación, o en otras palabras, cada línea en la hoja de conteo. Se calcula el porcentaje de conteos acertados. Las tolerancias definidas para las diferencias deben ser establecidas luego de un análisis detallado; de no ser así este indicador reflejaría resultados alejados de la realidad en exactitud. Exactitud en unidades neta Compara la variación neta en unidades con la cantidad esperada. Por ejemplo, si para el código XYZ se esperaban encontrar 100 unidades y se encontraron 95; para el código RST se suponía que debería haber 100 y se hallaron 104 las varianzas serían de -5 y +4 por lo que la variación neta sería de -1. Esto resulta en 99.5% de exactitud (199/200) Este indicador puede resultar muy elevado ya que las diferencias positivas se cancelarían con las negativas. Es por esto que no se considera una forma acertada de medir la exactitud. Sin embargo, es útil para definir la tendencia de la diferencia. Por ejemplo, si la exactitud se mantiene negativa puede significar que existan problemas en el reporte de rechazos en producción o que existan robos de materiales en la bodega.

30 Exactitud en dólares neta La exactitud en dólares neta se calcula de forma similar a la exactitud en unidades neta, sólo que se compara monetariamente (Unidades X Costo Unitario). Si para el ejemplo anterior se aplicara un costo unitario de $10 a XYZ y de $5 a RST, esto resultaría en una diferencia neta de -$30, por lo que la exactitud sería de 98% (1470/1500). Desde una perspectiva contable, este indicador es apropiado ya que muestra la exactitud total del valor en inventario. Una diferencia pequeña de un material costoso se puede compensar con una diferencia grande de un material poco costoso. Exactitud en unidades absoluta Este indicador, a diferencia del de exactitud en unidades neta, es que no tiene en cuenta el signo (+/-) de la diferencia. Por ejemplo, si para el material XYZ se tiene una diferencia de -5 y para el material ABC se tiene una diferencia de +4, la diferencia absoluta es de 9, por lo tanto la exactitud es de 95.5% (191/200) Como se puede ver, este indicador es más efectivo para ilustrar la exactitud operacional, tomando ambas diferencias como un error y no cancelando las diferencias positivas con las negativas. Exactitud en dólares absoluta Es utilizado de forma similar al caso anterior pero en dólares. Por ejemplo si el costo unitario del material XYZ es de $10 dólares y para el material ABC es de $5, se tendría una diferencia de $70 dólares sobre $1500, lo cual representaría una exactitud de 95.3%. Este indicador muestra todas las diferencias absolutas de forma monetaria, no es muy representativo desde un punto de vista contable ya que no indica perdida ni ganancia. 26

31 6. RESULTADOS 6.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS En este capítulo se pretende dar claridad al lector sobre los procesos dentro del almacén de materiales. Se cubren aspectos generales sobre las bodegas de almacenamiento y los materiales que se manejan; luego se explican los procesos de mayor relevancia y al final se describe la metodología actual para el control de cantidades en inventario. Esta sección es informativa y pretende facilitar la compresión del análisis realizado en capítulos posteriores Información almacén de materiales El almacenamiento está repartido en un almacén principal ubicado en Tocancipá y dos almacenes externos, uno ubicado en el Km 32 vía Tocancipá (Autonorte) y el otro ubicado en Funza. Del total de materiales que se manejan, la bodega de Tocancipá tiene 99%, Autonorte 6% y Funza el 2% 2 (Existen varios códigos que están ubicados en más de una bodega). Como se puede ver, la bodega de Tocancipá representa el punto más importante para realizar el análisis en el presente trabajo. A continuación se dará información sobre este centro de almacenamiento. El almacén de materiales está constituido por 40 estanterías, de las cuales el 75 % son utilizadas para ubicar materiales de envase y empaque; las 4 restantes se utilizan para almacenar materia prima ya sean químicos y aditivos utilizados en la fabricación de los cosméticos. En total se cuenta con más de ubicaciones para estibas de tamaño estándar. Las estanterías son de profundidad sencilla y contienen 6 niveles de altura. Se cuenta con 4 puntos de digitación, 2 para el recibo e ingreso de los materiales y 2 para el abastecimiento a las planta de manufactura. 2 Información vigente al 12 Febrero de 2009

32 Un esquema sencillo de la bodega, se muestra en la Figura 3. Figura 3 - Distribución General Almacén de Materiales ubicado en Tocancipá Cundinamarca Vista Superior Para el manejo de las estibas, se cuenta con diferentes tipos de maquinaria; 5 estibadores hidráulicos utilizados principalmente para el recibo e ingreso de los componentes. Para la ubicación y extracción de estibas completas en las estanterías se utilizan 3 trilaterales. En cuanto a la operación de fraccionamiento o alistamiento de cajas y unidades sueltas se cuenta con 3 stockpickers. En la operación de abastecimiento a la planta de manufactura se manejan 3 montacargas sencillos. El uniforme utilizado por los funcionarios incluye overol, botas, casco y cofia. Las ilustraciones respectivas se muestran a continuación (Figuras 4 a 8) 28

33 Figura 4 Uniforme utilizado dentro de la bodega de almacenamiento. Figura 5 Tilateral para extracción y ubicación de estibas Figura 6 Montacargas para abastecimiento a planta de producción. Figura 7 Stockpicker para alistamiento de materiales y manejo de cajas sueltas. Figura 8 Estibador hidráulico utilizado en recibo de materiales por parte de los proveedores Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega La exactitud en inventario es medida para todo tipo de componentes, este trabajo abarca los materiales de envase y empaque (MEE), los cuales ocupan más del 75% del espacio en el almacén. A Febrero de 2009, en MEE se tienen más de 8308 códigos, $ 58,729 millones de pesos en inventario y 282 millones de unidades. Las operaciones y la forma como se manejan los materiales pueden afectar directamente sobre la exactitud en inventario. Es por esto que se deben conocer los 29

34 materiales almacenados; de esta forma se podrá tener mayor claridad de cómo se manipulan los materiales además de la razón de ser de los sistemas de almacenamiento implementados actualmente. En el Anexo 11.2 se presentan diagramas de los tipos de componentes almacenados. La planta está dividida en 3 grandes procesos de manufactura. 1. Hidroalcoholes (Fragancias, Esmaltes) 2. Emulsiones y Shampoo 3. Talcos y Maquillaje Según esta división, el almacén de materiales realizaba el alistamiento (fraccionamiento) en grupos de personal separados de la misma forma. Con esta metodología, todos los grupos debían abastecer todo tipo de materiales. (Por ejemplo: Las tapas eran necesarias en todos los procesos). A partir de Mayo de 2008, la jefatura del almacén decidió dividir los grupos por tipo de materiales y no por procesos. Esta clasificación quedó de la siguiente forma: Tabla 7 Información sobre la división por grupos de fraccionamiento según el tipo de componente. Se presenta la referencia asociada a cada tipo de material. Grupos Tipos de Materiales Asignados Referencias Grupo 1 Grupo 2 Aplicadores, bases, brochas, charolas, estuches, motas. Bolsas, cajas, interiores, celofán, sachets. AP, BA, BR, CH, ES, MO BL, CJ, IN, OPP, SA Grupo 3 Frascos, potes, probadores FR, PO, PR Grupo 4 Collarines, hombreras, Anti actuadores, Válvulas, sobre tapas, tapas, tapa + vástago, tapones, tubos CR, HO, HQ, PM, ST, TA, TA+VA, TN, TT Grupo 5 Etiquetas, folletos, termo encogibles ET, FO, TE Corrugados Avisperos, cajas corrugadas AVISP, CAJA CORR Además de esta división, se están definiendo áreas específicas de almacenamiento según los grupos; de esta forma se disminuye el desplazamiento de cada grupo por 30

35 la bodega, reduciendo el tiempo de alistamiento y por lo tanto mejorando la productividad Descripción proceso de abastecimiento de materiales a planta de producción El objetivo de este procedimiento es entregar las cantidades de materiales en la cantidad correcta y en el momento correcto; es la razón principal por la que existe el almacén de materiales. Para facilitar la comprensión de este proceso se presenta en la Figura 9 el diagrama de operaciones respectivo; en el Anexo 11.3 se describe cada una de las actividades de forma detallada. Figura 9 Diagrama de operaciones de proceso de abastecimiento de materiales a planta de producción Alistamiento materiales secundarios Alistamiento materiales primarios Abastecimiento de orden de producción 10 Bajar materiales de ubicación 4 Bajar materiales de ubicación 1 Generar programa de producción Verificar código 2 1 de material Verificar código de material 2 Consumir materiales en sistema 11 Fraccionar cantidad solicitada 5 Fraccionar cantidad solicitada 3 Armar documentos de orden Si 2 No Marcado Necesario? 6 Introducir en bolsas plásticas 12 Marcar Material Si 1 No Material es Frasco de vidrio? 13 Unificar componentes 7 Descartonar frasco de vidrio 14 Diligenciar documentos 8 Unificar componentes 9 Diligenciar documentos Operación e inspección simultaneas Operación física Operación en sistema Consumir cantidades adicionaes Inspeccionar orden completa Inspección 16 Envolver en plástico Toma de decisión 17 Entregar materiales 31

36 6.1.4 Descripción proceso de devolución de materiales Una vez los componentes se han utilizado en la planta de producción sobran unidades que deben ser regresadas a la bodega. Estas unidades podrán ser utilizadas posteriormente. En la Figura 10 se presenta el diagrama de operaciones del proceso de devolución de materiales a planta de producción; el Anexo 11.6 describe de forma detallada cada una de las actividades. Figura 10 Diagrama de operaciones del proceso de devolución de materiales de envase y empaque al almacén de materiales. Envasado de materiales - Almacén de Materiales Devolución de materiales de envase y empaque a bodega 11 3 Devolución materiales primarios Devolución de materiales 6 Despejar línea de producción 1 Despejar línea de producción 7 Contar rechazo y desechar 2 Contar rechazo y desechar 8 Contar e identificar material sobrante 3 Contar e identificar material sobrante 2 Inspeccionar condiciones de material sobrante 1 Inspeccionar y encartonar material sobrante 4 Conciliar orden de producción 5 Devolver lógicamente materiales 3 Unificar y verificar componentes devueltos 9 Encartonar material primario Operación e inspección simultaneas Operación física 10 Trasladar lógicamente material a ubicación Operación en sistema 11 Identificar material con ubicación en bodega Inspección 32

37 6.1.5 Control de cantidades en inventario y cálculo del indicador de exactitud Para el control de las cantidades que se tienen en inventario se utiliza el proceso de conteos cíclicos. Éste tiene dos objetivos específicos: Identificar problemas en las operaciones internas y corregir las cantidades de los materiales en el sistema. A continuación se explicará la forma en que se llevan a cabo los conteos cíclicos actualmente. Al inicio del año, el área de costos envía un cronograma de conteos que debe ser cumplido por el personal del almacén de materiales. Este cronograma es recibido por el Supervisor de Cíclicos, persona encargada de administrar el proceso en la bodega. El cronograma básicamente muestra el listado total de códigos que se tienen en inventario indicando su respectiva clasificación A, B ó C basado en el costo total en inventario. Los códigos A, B y C deben ser contados 3, 2 y 1 veces en el año respectivamente. Se deben completar 12,795 conteos en todo el año, lo cual se estima en 57 conteos por día hábil. A partir de esta información, el Supervisor de Cíclicos clasifica los materiales según la bodega donde esté almacenado (Tocancipá, Autonorte ó Funza) e identifica dichos materiales según el grupo que fraccionar el material. A partir de esto genera los listados diarios de conteo para cada grupo de la forma como se puede ver en la Figura 11. Figura 11 Hoja de conteo entregada por parte del supervisor de cíclicos a los grupos de fraccionamiento. Cada grupo cuenta una hoja diariamente. Cabe resaltar que se muestra un inventario disponible, de salida y total. El total es todo el inventario de material, independiente donde se encuentre; el inventario de 33

38 salida es inventario que está a punto de ser trasladado o ya se trasladó. El inventario disponible es la resta entre el inventario total y el inventario de salida. Esta información es suministrada, ya que el personal encargado del conteo debe tener presente estos movimientos para realizar la respectiva búsqueda. Al final existe una columna de CONTEO para ingresar el total de unidades encontradas. En un día normal de trabajo se solicita el conteo de 100 códigos, (20 códigos por grupo de fraccionamiento); sin embargo no todas las diferencias encontradas son ajustadas en el sistema; es decir que la hoja de conteo no siempre se aprueba. En muchos casos se requiere hacer una revisión de la cantidad contada o realizar un seguimiento detallado de los movimientos que ha tenido el material para definir si la diferencia reportada en la hoja de conteo efectivamente existe. Para esto, el Supervisor de Cíclicos es apoyado por un grupo de personas dedicadas exclusivamente a los conteos de los materiales los cuales verifican el conteo, revisan ubicaciones por donde ha pasado el material, revisan los puntos de devoluciones entre otros lugares donde pueda estar perdido el material. Si la diferencia persiste, el Supervisor de Cíclicos debe hacer un análisis y definir la razón por la que existe diferencia; luego se ajusta la cantidad real en el sistema. El paso siguiente es calcular el indicador de exactitud de registro en inventario (ERI), el cual es equivalente al indicador de códigos acertados (ver marco teórico). Si en el mes de Febrero se contaran 1200 códigos de los cuales 1160 resultaran correctos en cantidad, el ERI para ese mes sería de 96.7%. Cabe resaltar que para aceptar un conteo como acertado se tiene un porcentaje de tolerancia definido según el tipo de material. En la seccion siguiente se explica el proceso de definicion de tolerancias. Para resumir el proceso de conteos cíclicos, se muestra a continuación un diagrama de bloques de las actividades realizadas (Figura 12). Figura 12 Resumen proceso estándar de conteos cíclicos en la empresa. Clasificar materiales por ABC Contar inventario físicamente Recontar materiales con diferencia Analizar diferencias Aprobación de hojas de conteo y cálculo de indicadores 34

39 6.2 EVALUACIÓN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES EN INVENTARIO En este capítulo se pretende analizar el proceso de control sobre cantidades en inventario. Se identifican puntos de mejora para el proceso actual; además, se evalúan diferentes tipos de indicadores utilizando datos de la compañía. El resultado de este análisis se utilizará para definir la metodología más apropiada de medición Tolerancias para aceptación de diferencias Las tolerancias están definidas para aceptar cierto nivel de diferencia en inventario para los materiales. Éstas están establecidas según 22 categorías las cuales se muestran en la Tabla 4. Los materiales con mayor aceptación de diferencia son las etiquetas, folletos, Sillers, Blisters, Termos, Celofán y Bolsas; los que menos aceptan diferencia son los potes de vidrio, estuches, frascos plásticos, potes plásticos y rollos de sachets. Para asignar la tolerancia, se tuvieron en cuenta las unidades por caja; es decir que si el material se consideraba complicado de contar, su tolerancia aumentaba. 3 3 La Noire, L. (2009, 10 de Marzo), Analista de Base de Datos, entrevista telefónica Perú-Bogotá. 35

40 Tabla 8 - Tolerancias en Cantidades para los materiales según categoría. Categoría Texto Categoría Tolerancia 30 ENV-ETIQ/FOLLETOS ENV-SL/BLSTR/TE/CELF ENV-BOLSAS ENV-TAPAS/COLLARIN ENV-SOBRETAPAS ENV-TUBOS ENV-INTERIORES ENV-CHAROLAS ENV-LAINAS ENV-HILOS/SOGUILLA ENV-CJAS/TARJETAS ENV-FCO VIDRIO MTA ENV-APLICADORES ENV-BROCHAS ENV-MOTAS ENV-VALVULAS ENV-FCO DE VIDRIO ENV-FCOS PLASTICOS ENV-POTES PLASTICO ENV-ROLLO SACHETS ENV-ESTUCHES ENV-POTE DE VIDRIO 0.00 Definir una tolerancia es necesario; por ejemplo si se están contando unidades a granel como el caso de las charolas, identificar una diferencia de una unidad en 10,000 se debe considerar como un error aceptable; sin embargo definir el nivel de tolerancia no es una tarea sencilla. Si se tiene un material que tiene 3% de tolerancia, y para una ubicación que debería contener 400 unidades se encontraron 410, el conteo se considera acertado (2.5% de diferencia 10 unidades). Sin embargo si la ubicación debía contener 300 unidades pero se contaron 310, el conteo es errado (3.3 % de error 10 unidades). Como se puede ver, en ambos conteos están sobrando 10 unidades, pero uno es acertado y el otro errado. Otro inconveniente al momento de definir las tolerancias es el hecho de que un porcentaje pequeño puede representar desde $10,000 hasta $2 000,000 de pesos dependiendo de las unidades en inventario. Estas consideraciones se deben tener en cuenta ya que afectan la forma como se mide el inventario. 36

41 6.2.2 Clasificación ABC como herramienta para definir cronograma de conteos La empresa maneja una clasificación ABC en base al costo total en inventario. Se utilizan los porcentajes 70, 20 y 10 respectivamente. La empresa tiene mayor control sobre los materiales clasificados como A, los cuales sólo comprenden el 15 % del total de códigos que se manejan. El resumen de esta clasificación se puede ver en la Tabla 9. Tabla 9 - Clasificación ABC (Costo en millones de pesos) Clasificación Costo Inventario % Costo Códigos % Códigos A $ 41,117 70% % B $ 11,770 20% % C $ 5,841 10% % Total $ 58, % % La empresa de cosméticos realiza conteos de las cantidades de los materiales con base en la clasificación ABC mencionada anteriormente. Los códigos A, B y C se cuentan 3, 2 y 1 veces respectivamente en todo el año. La razón de ser de esta clasificación, es controlar la porción más costosa del inventario; sin embargo no es una clasificación que facilite la identificación de problemas en los procesos internos de la empresa. Pueden existir materiales con clasificación A que no hayan tenido movimientos físicos en un gran periodo de tiempo y sin embargo se verifican 3 veces en un año. Para estudiar el posible impacto de no considerar los movimientos en esta clasificación, se realizó una clasificación en base a los movimientos, comparándola con la clasificación actual. (Tablas 10 y 11). 37

42 Tabla 10 Comparación clasificaciones ABC por movimientos y por costo total en inventarios Cantidad de códigos Tabla 11 Comparación clasificaciones ABC por movimientos y por costo total en inventarios Conteos totales En la Tabla 10 se puede ver la cantidad de códigos en cada clasificación; en color azul se encuentran los materiales que coinciden en ambas clasificaciones, lo cual representa el 61% del total de materiales. Sin embargo, el restante 39% que se representa de color rojo, no coincide; en este grupo se encuentren 209 códigos que se clasifican como A en movimiento y como C en costo total en inventario, es decir que son materiales de alta rotación pero su costo total en inventario es bajo. Por otro lado se deben resaltar los 451 códigos que se encuentran como clasificación C por movimiento y clasificación A por costo total en inventario, materiales que no tienen alta rotación pero se están contando hasta 3 veces en el año. Puede ser relevante para la empresa analizar los materiales con mayor costo en inventario; sin embargo, la realización de los conteos se debe hacer pensando en identificar puntos de mejora en la operación (13). Analizar materiales con una alta rotación podría facilitar la identificación de errores y por lo tanto el mejoramiento continúo en los procesos del almacén. La Tabla 11 representa la cantidad de conteos que se realizan en cada clasificación; se calcula en base a la metodología actual lo cual muestra que de un total de 12,736 conteos, 8,325 son para materiales de bajo movimiento. Realizar estos conteos tiene un costo para la compañía, y en este caso podemos ver que se está gastando una porción significativa en materiales que no ayudan significativamente en la identificación de errores. Si por el contrario se utilizara la clasificación ABC por 38

43 movimiento para definir los conteos anuales se llegarían a tener 11,410 conteos lo cual reduce en 10.4 % de la cantidad actual. Del total de los 6108 materiales con clasificación C por movimiento, 2423 (40%) han tenido cero movimientos físicos entre Mayo 08 y Marzo 09, por lo que se podría llegar a considerar la categoría D para materiales que entren en este grupo. Como se puede observar, existen varias consideraciones que se deben tener en cuenta al utilizar la herramienta de clasificación ABC para definir el cronograma de conteos. Ésta puede ser útil para definir el cronograma para cada material; pero si se consideran los puntos mencionados anteriormente, el tiempo dedicado a los conteos puede ser utilizado de forma más eficiente. Así se podrían llegar a establecer propuestas más acertadas de mejoramiento al identificar problemas internos más fácilmente Evaluación de medición de exactitud en inventario Como se presentó en el planteamiento del problema, existe incertidumbre acerca de los resultados que muestra este indicador. En un ambiente de trabajo en el que existen paros de línea frecuentes, además de tiempo dedicado a la búsqueda de materiales entre otros inconvenientes, los resultados de la exactitud en registro de inventario (ERI) se presentan en la Tabla 12. Tabla 12 - Resultados de exactitud en registro de inventarios Noviembre a Febrero Metodología actual. Periodo ERI Noviembre % Diciembre % Enero % Febrero % Estos resultados parecen ser sobresalientes, y pueden llegar a cuestionar los motivos por los que se está realizando el presente trabajo; sin embargo estos resultados no parecen reflejar la realidad de lo que está sucediendo en la empresa. Según el autor Piasecki J. en su libro Inventory Accuracy, el proceso de conteos cíclicos está diseñado principalmente para identificar problemas en los procesos y corregir las cantidades que se encuentran erradas. En la empresa, se está utilizando este proceso para calcular el indicador de exactitud, lo cual sesga los resultados. 39

44 Realizando un seguimiento se identificó que de 100 conteos diarios que se solicitan, se aceptan en promedio 61, los restantes que se encontraban con diferencia se sometían a una verificación adicional. Cuando se identificaba por ejemplo que el material estaba ubicado en un lugar equivocado, se realizaba la corrección respectiva y luego se procedía a aceptar el conteo. En un principio existía un error, lo cual debería considerarse un caso de inexactitud, sin embargo al final resultaba como conteo positivo. Por otro lado no existe restricción en cuanto a la cantidad de códigos que se deben analizar mensualmente; si por ejemplo el personal encargado del proceso de conteos decide analizara todos los materiales que no han tenido movimientos desde la última vez que se contaron, el resultado probablemente sería de 100% en el mes; sin embargo, pueden existir otros materiales con problemas de cantidad. Es de esperar que la persona encargada de calcular el indicador haga lo posible por mostrar resultados sean positivos, favoreciendo la imagen del área donde está trabajando. Esto puede desviar la atención sobre la identificación de problemas y enfocar el proceso en mostrar indicadores sobresalientes. Como se puede ver, la forma como se calcula el indicador actualmente no muestra la realidad de la exactitud en inventario. Es una metodología que no permite tomar decisiones ya que no existe confianza sobre el mismo. El tipo de indicador utilizado para calcular la exactitud es un factor diferente a la forma como se calcula, es por esto que se realizó un estudio sobre los tipos de indicadores existentes Comparación de indicadores como alternativa para cálculo de exactitud El ERI calcula los códigos de materiales que entran como acierto sobre un total de materiales verificados. Los comentarios acerca de esta medida se representan en la sección de tipos de indicadores en el marco teórico. Para el análisis de indicadores se utilizarán las opciones presentadas en el marco teórico. Se realizaron los cálculos respectivos utilizando una base de resultados de la empresa. Inicialmente se comparan los indicadores de Exactitud en unidades neta (EUN) y Exactitud en dólares neta (EDN). Para simplificar las demostraciones en la Figura se presentarán las fórmulas respectivas para cada uno de estos indicadores. 40

45 Como se puede observar, EUN y EDN utilizan 4 variables, SUS, SVU, SDS y SVD. La relación entre SUS y SDS es proporcional, es decir a medida que se aumentan las unidades en sistema, necesariamente deben aumentar los dólares en sistema, son sumatorias de cantidades positivas únicamente. Sin embargo las variables SVU y SVD son sumatorias de cantidades tanto positivas como negativas, por lo tanto si SVU es positivo, el resultado de SVD puede ser tanto positivo como negativo dependiendo del costo de las unidades con diferencia. Los datos utilizados son tomados de conteos reales realizados en el almacén de materiales. En el caso mencionado la variación (SVU) es positiva con 28,112 unidades lo cual representa que se tienen más unidades de las que reporta el sistema, sin embargo se tiene una variación (SVD) negativa de - $4,396 dólares. Con estos resultados el EUN es de % y el EDN es de %, lo cual demuestra que por un lado se tienen más unidades de las esperadas y sin embargo se tiene menos cantidad monetaria en inventario de la esperada. La Figura 13 muestra la relación entre los dos indicadores utilizando 12 bases de datos diferentes para la empresa; como se puede observar la proporción de la variable dependiente que es explicada por la variable independiente es de 0.03 lo cual es un valor bajo.(1) 41

46 Figura 13 Relación entre indicador de exactitud en unidades neta e indicador de exactitud en dólares neta. Se utilizan 12 bases de datos de conteos realizados en el almacén de materiales. El indicador de exactitud en unidades absoluta (EUA) es otra forma de medir la precisión del inventario, la formula correspondiente se muestra a continuación. Para que este indicador muestre el mismo resultado que el indicador de exactitud en unidades neta, la SVU tendría que ser igual a la SAVU, lo cual sólo se presenta en el caso en el que no exista diferencia de unidades. La demostración se presenta a continuación: 42

47 La exactitud en unidades absoluta es por lo tanto otro indicador que es útil identificar problemas operacionales al tomar diferencias positivas y negativas como un error, factor que no se logra identificar con los demás indicadores. Existe otro grupo de indicadores que toma como base el total de conteos realizados y no la sumatoria del inventario en unidades o en dólares como los ejemplos anteriores. De esta manera se identifica el número de errores que se tienen; los errores pueden calcularse por material 4 o por conteo 5 y en ambos casos se puede aplicar una tolerancia de error. A continuación se analizan estas posibilidades. Se toma como base un conteo de 5504 ubicaciones, información recolectada entre Enero y Febrero de Una sección de la información recolectada se ilustra en la Tabla 13. Tabla 13 Sección de resultados de conteo de 5504 ubicaciones de materiales de envase y empaque. Los resultados obtenidos para el cálculo de los indicadores de acierto y error se presentan en el Figura 14. Se puede observar la relación entre el aumento en tolerancia y el resultado de la exactitud en inventario. 4 Indica la verificación en cantidad de todas las ubicaciones donde se encuentre el material. 5 Indica la verificación en cantidad de una ubicación de almacenamiento 43

48 Exactitud Actualmente la empresa maneja un solo indicador de exactitud de códigos de materiales utilizando tolerancias variables. El resultado de 99,1% es sobresaliente, sin embargo calcular el resultado para varias tolerancias muestra qué tan precisas son las cantidades; si la pendiente al variar la tolerancia es elevada significa que la tolerancia tiene un gran impacto en el resultado, si por el contrario la pendiente es leve, la tolerancia no tendría mayor efecto sobre el resultado, lo cual sería el resultado óptimo. Figura 14 Exactitud por conteos y por códigos variando tolerancias de aceptación de error. 100,0% 90,0% Comparación Indicadores 98,7% 99,2% 97,4% 99,1% 91,5% 89,2% 80,0% 70,0% 74,3% 60,0% 50,0% 50,3% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 0% 2% 5% Tolerancias Variables (Actuales) Tolerancias Por Conteos (Código-Ubicación) Por Códigos Al medir los aciertos por código de material como lo está haciendo la empresa, se corre el riesgo de considerar acertado un material que a nivel de ubicaciones sí presenta variación; se presenta un ejemplo en la Tabla 14. El material está distribuido en 4 ubicaciones diferentes, al realizar el conteo se encuentra una variación superior a la tolerancia en cada ubicación, es decir que todas las ubicaciones están erradas. Sin embargo si se mira la totalidad del material, la variación es aceptada y el código es considerado un acierto. Es evidente que las diferencias positivas se cancelan con las negativas, generando una diferencia neta mínima. 44

49 Tabla 14 Ejemplo de material que presenta diferencias significativas por ubicación y diferencia mínima en total de cantidad. Código Descripción Material Ubicación Cantidad en sistema Cantidad Contada Diferencia en Unidades Diferencia aceptada con Tolerancia 3% Resultado FR IT'S YOU COL 100ML ,384 4, Error FR IT'S YOU COL 100ML ,320 2, Error FR IT'S YOU COL 100ML ,314 3, Error FR IT'S YOU COL 100ML ,400 3, Error Total 14,418 14, Acierto La conclusión del análisis es que la exactitud en inventarios se puede analizar de diferentes formas. Cada indicador presentado es útil para identificar algún aspecto en cuanto a la precisión del inventario. Son indicadores independientes, por lo tanto si se analiza uno sólo y el resultado es favorable, se puede estar ignorando otro indicador que muestra resultados desfavorables. Estas consideraciones se tendrán en cuenta al momento de definir la propuesta de medición en el capítulo ANÁLISIS DE FACTORES QUE AFECTAN EXACTITUD EN INVENTARIO Las diferencias que se presentan en inventario se pueden presentar por diversos motivos, sin embargo en la organización no hay certeza sobre cuáles factores son los más influyentes. Por esta razón se tomaron diferentes casos que influyen en la diferencia de inventario y se realizó un estudio sobre los mismos. Se estudiaron los ajustes que se han realizado en la historia para cada componente, por otro lado se analizaron los proveedores en cuanto a las cantidades entregadas; finalmente se realizó un análisis de Pareto para definir el tipo de movimiento físico que debería ser estudiado lo cual resultó en procesos de abastecimiento y devolución. A continuación se muestran los resultados Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas Los ajustes son la operación realizada para depurar el inventario al momento de encontrar diferencias en cantidad. Es decir, si se realiza un conteo sobre un material y se encuentran unidades sobrantes, estas deben ser ingresadas al sistema para representar la cantidad real en existencia. Por otro lado si se encuentra faltante de material, entonces la cantidad debe salir del inventario en sistema. Estos ajustes se denominarán ajustes positivos y negativos respectivamente. 45

50 Un mismo material puede tener varios ajustes en la historia. Si se suma el total de los ajustes y el resultado es positivo, implicaría que lo normal para ese código es encontrar cantidades sobrantes. Si por el contrario, el resultado es negativo, significaría que normalmente se tiene faltante. Un último posible resultado es que tienda a cero, lo cual implicaría que se ha encontrado tanto faltante como sobrante por las mismas cantidades. En la empresa, si se suma el total de los ajustes desde Enero de 2005 a Febrero de 2009, para todos los materiales, se tiene un resultado positivo de $247 millones de pesos. Esto puede considerarse como un ingreso, lo cual podría denominarse Otros ingresos por diferencia de inventario en el Estado de Resultados de la compañía. Para definir el resultado neto de los ajustes para cada material, se toman 2452 materiales que han tenido ajustes positivos y ajustes negativos, se agruparon según el resultado. La Figura 15 muestra el comportamiento que se obtuvo. Figura 15 Histograma de ajustes netos históricos para 2452 materiales de envase y empaque. Se toman materiales que hayan tenido ajustes positivos y negativos. El resultado es evidente, más de 860 códigos (35%) resultan entre -$40,000 y $40,000 pesos; lo cual demuestra que los ajustes positivos realizados se están 46

51 compensando con los ajustes negativos. La causal de esto puede ser por conteos que han resultado como diferencia negativa y un tiempo después el conteo resulta con diferencia positiva lo cual significaría que el material nunca estuvo faltante, simplemente estuvo perdido. 6 Realizando un seguimiento puntual por código de la fecha en la que se generó el ajuste positivo más representativo y la fecha en que se generó el ajuste negativo más representativo se identificó que el 79% de los casos superan los 30 días antes de ser corregidos, en promedio toman entre 7.33 meses para ajustarse nuevamente teniendo casos máximos de hasta de 4.5 años. Este tiempo que transcurre mientras la cantidad es corregida es tiempo en que la cantidad en inventario estuvo errada. Esto pone en evidencia los problemas operacionales en el almacén de materiales además se demuestra que se están realizando ajustes en cantidad cuando no es necesario, lo cual afecta la exactitud del inventario Análisis de cantidades de proveedores Las diferencias generadas en inventario no se presentan únicamente por razones operacionales. Existe la posibilidad que desde el ingreso de los materiales, se presenten variaciones, es decir que los proveedores pueden afectar la exactitud que se tiene dentro de la bodega. Para analizar este factor, se tomaron los materiales que presentan mayor diferencia y se identificó el proveedor correspondiente; de esta forma se escogieron los 17 proveedores más representativos. Se realizó el análisis a las verificaciones en cantidad realizadas entre Enero 2007 y Noviembre Se tomaron mínimo 30 verificaciones de ingresos de material por proveedor, los resultados se presentan en la Tabla Los ajustes en cantidad realizados en este caso incluyen verificaciones que han resultado con una diferencia menor que la tolerancia considera aceptable. Por lo tanto en el proceso de cálculo del indicador el supervisor de cíclicos no presta atención sobre estas diferencias. 47

52 Tabla 15 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de proveedores. Se calcula la cantidad neta como resultado de todas las verificaciones. Proveedor Ajuste neto de total verificaciones Proveedor A 27,796 Proveedor B 18,722 Proveedor C 18,619 Proveedor D 11,794 Proveedor E 7,694 Proveedor Q 7,280 Proveedor F 4,471 Proveedor G 3,519 Proveedor H 2,467 Proveedor I 1,097 Proveedor J 1,086 Proveedor K 518 Proveedor L 208 Proveedor M -34 Proveedor N -112 Proveedor O -283 Proveedor P -12,201 Ajuste total de verificaciones (Unidades) 92,641 Los resultados muestran que en total los proveedores más críticos están entregando más unidades que las reportadas. Los proveedores pueden estar teniendo dificultades en conteos de cantidades para despacho, por lo que procuran entregar más unidades evitando dar faltante. El resultado de esta sección explica las unidades sobrantes que se identificaron en el numeral de ajustes en cantidad. El hecho de tener unidades sobrantes en inventario es un factor que puede no ser de mayor impacto para la empresa ya que está recibiendo unidades que no se cobraron, sin embargo el presente proyecto se enfoca en definir una propuesta para asegurar que la cantidad que se reporta en sistema sea igual a la cantidad física, por lo tanto el hecho de tener cantidades sobrantes se considera un error en exactitud. Los indicadores presentados en el numeral también se pueden aplicar para medir la exactitud de los proveedores. En la Tabla 16 se presenta la exactitud por conteos utilizando una tolerancia de 2% para cada proveedor. Se identifica que algunas cantidades se entregan con unidades faltantes y otras con unidades 48

53 sobrantes por lo tanto el impacto sobre los problemas que causa la inexactitud en inventario sí se puede ver influenciada por la cantidad entregada por los proveedores. Tabla 16 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de proveedores. Se calcula el porcentaje de cantidades entregadas con faltante y sobrante. Proveedor Verificaciones con Faltante Verificaciones con sobrante Total verificaciones Proveedor C 61 32% 41 22% 188 Proveedor F 31 16% 7 4% 172 Proveedor Q 31 16% 7 4% 122 Proveedor D 25 13% 21 11% 87 Proveedor B 24 13% 19 10% 96 Proveedor E 24 13% 27 14% 99 Proveedor H 19 10% 8 4% 53 Proveedor P 18 10% 11 6% 113 Proveedor J 13 7% 3 2% 49 Proveedor G 11 6% 1 1% 63 Proveedor L 9 5% 1 1% 45 Proveedor I 8 4% 1 1% 79 Proveedor A 8 4% 13 7% 76 Proveedor M 3 2% 0 0% 30 Proveedor K 3 2% 0 0% 31 Proveedor N 2 1% 0 0% 60 Proveedor O 2 1% 0 0% 31 Actualmente la empresa realiza las verificaciones de la cantidad entregada por los proveedores para identificar la cantidad real que se recibe y de esta forma hacer el ajuste correspondiente antes de ingresar las unidades al inventario. Sin embargo se debe realizar un seguimiento y presentar los resultados a los proveedores críticos. Se recomienda a la empresa que se realice un seguimiento continuo a esto para evitar ingresos de cantidades erradas al almacén Evaluación de procesos internos En este capítulo se procede a evaluar los procedimientos relevantes, identificando el aporte a la inexactitud actual. Cabe resaltar que la exactitud en inventarios no es la prioridad en cada proceso; la productividad por ejemplo es un factor más relevante. Es por esto que se tienen en cuenta estas variables al momento de evaluar las operaciones. 49

54 Selección de procesos a evaluar Se utiliza la herramienta de Pareto (Figura 16) para establecer los procesos más apropiados a ser evaluados. Se toman los movimientos físicos que pueden sufrir los materiales, luego se calcula el total para cada código de material desde Mayo de 2008 a Marzo de Al resumir la información, 67% de los movimientos implican el abastecimiento a planta de producción y 27% la devolución de los materiales. Es por esto que se enfoca el análisis sobre estos dos procesos. Figura 16 - Herramienta de Pareto utilizada para definir los movimientos físicos de mayor impacto dentro del almacén de materiales Análisis proceso de abastecimiento a planta de producción Este proceso se describe en el numeral y se puede ver el detalle de la operación si se observan los diagramas de flujo y recorrido que se pueden encontrar en los Anexos 11.4 y 11.5 respectivamente. Con la elaboración de dichas herramientas se lograron identificar situaciones críticas donde se realizó mayor enfoque. Los resultados fueron los siguientes. 50

55 Descargue y fraccionamiento de materiales Esta operación comprende las primeras 8 actividades del Anexo Son procesos que se realizan para todos los componentes, incluso para componentes de tamaño reducido o para órdenes de cantidades pequeñas. Existe sólo un caso en el que no se necesita descargar los materiales con ayuda de un montacargas y es la situación en la que los componentes se encuentran en el primer nivel de las estanterías. Se realiza una comparación entre las dos situaciones para el alistamiento de 1300 de aplicadores; los resultados fueron los siguientes: Tabla 17 - Comparación de proceso de alistamiento de 1300 unidades de aplicadores para diferentes niveles de almacenamiento. 7 Ubicación Ubicación Unidad de en nivel 1 en nivel 4 medida Distancia total recorrida metros Demora material 0 8 minutos Fraccionamiento de material minutos Tiempo para regresar material a ubicación Costo estimado para alistamiento de 10 fraccionamientos equivalentes minutos 8,320 31,500 pesos Como se puede observar, alistar un material que se encuentra en el primer nivel es más económico. Dentro de las ventajas adicionales que se identifican para el caso en que el material se encuentra en el primer nivel, se enlistan las siguientes: El funcionario de fraccionamiento tiene acceso directo a la ubicación y no debe esperar a que un montacargas baje la estiba con las unidades. El funcionario puede tomar la cantidad necesaria y ubicar el saldo de nuevo en la ubicación original del material. En ubicaciones superiores el funcionario debe dejar el sobrante sobre una estiba en espera de ser recogido por un montacargas. 7 Información recopilada el día 10 de septiembre

56 El acceso a la báscula es cercano a la ubicación, lo cual facilita el conteo en caso de que se solicite material adicional para una orden de producción. 8 Las observaciones resaltadas facilitan el control de los materiales y se espera que este factor aporte de forma favorable en la exactitud en registro de inventarios. Según la investigación realizada, presentada en el marco teórico, un sistema de almacenamiento que permitiría el acceso a los materiales sin depender de los montacargas es el mezzanine. Este tipo de estantería le daría acceso a los materiales de manera más directa sin necesidad de descargar una estiba completa para tomar pocas unidades. Cabe resaltar que es indispensable ubicar materiales de poca rotación en los niveles superiores y los de mayor rotación en niveles inferiores del mezzanine logrando evitar el impacto sobre la productividad Análisis descartonado de frasco de vidrio El proceso de descartonado fue elegido como punto crítico por los siguientes motivos: Los faltantes de proveedor y los rechazos presentados durante el proceso no se tienen en cuenta para la conciliación de la orden. El personal responsable de la operación no está controlado, no se tiene certeza sobre su nivel de trabajo. Los defectos en cuanto a la calidad del material de envase no se reportan oportunamente. Con el fin de representar el estado de la operación en el momento actual, se solicitó el diligenciamiento del formato que se encuentra en el Anexo Los resultados fueron los siguientes: Por orden de producción pueden rechazarse hasta 60 unidades. El promedio es de 3 frascos por orden de producción. Se trabajan en promedio 2403 unidades de frasco por hora hombre. 8 Los adicionales de materiales son una tarea continua a lo largo del turno de trabajo. 52

57 En el turno de la mañana se pierden en promedio 1.1 horas de trabajo debido a la falta de recipientes plásticos. Al tener 3 personas en el turno 1, esto se convierte en 3.3 horas hombre diarias, tiempo en el cual se podrían descartonar entre 7920 y 9900 unidades dependiendo del frasco Análisis de devoluciones de materiales Se han identificado diferentes inconvenientes según el diseño de las operaciones en el proceso de devolución de materiales, se presentan a continuación: 1. Los materiales que se han devuelto por sistema demoran hasta 15 días en ser regresados físicamente al almacén. Estos componentes permanecen ubicados cercanos a las líneas de producción (Demora N 1 en diagrama de recorrido Anexo 11.8), por lo tanto los operarios de producción toman este material para fabricar una orden posterior lo cual afecta el inventario Las condiciones en las que se entrega el material no es adecuado y puede afectar la calidad del producto. La forma como se identifican los componentes no es adecuada, las Figuras 17 y 18 muestran los casos presentados. Figura 17 - Material con bolsa abierta, facilita la pérdida del rótulo de identificación causando confusión al momento de generar devolución. Figura 18 Material identificado con dos diferentes cantidades. No hay seguridad sobre la cantidad real. 9 El material que se ha regresado al inventario lógicamente no debe ser tomado para otra orden de producción ya que el sistema indica que estas unidades están en el almacén y no asignadas para producción. 53

58 3. Durante la fabricación, los materiales de envase y empaque se utilizan en el sector de envasado y en el sector de acondicionamiento, zonas divididas por conceptos de contaminación sobre el producto. Por esta razón los materiales que pertenecen a una misma orden de producción toman caminos diferentes. La operación de devolución lógica (Operación 5 en Anexo 11.8), se realiza en el sector de acondicionamiento y por esta razón el digitador encargado sólo puede verificar físicamente los componentes del sector donde está ubicado. Al momento en que se unen los componentes de una misma orden de producción (Inspección-operación 11 en Anexo 11.8), el funcionario encargado identifica diferencias entre las unidades devueltas lógicamente y las devueltas de forma física. 4. En la operación 10 se asigna una ubicación al material de devolución, para realizarla es necesario desplazarse hasta 115 metros con el fin de trabajar con una impresora Análisis conciliación de órdenes de producción Como se describió en el numeral el proceso de conciliación de una orden de producción consiste en identificar el número de unidades que se utilizaron en fabricación. Esto se determina sumando la cantidad utilizada en producto terminado, los rechazos y las muestras; el material restante debe regresar a la bodega y por lo tanto no se tiene en cuenta. Para asegurar que el movimiento de ingreso y devolución de materiales a planta de producción es correcto se debe cumplir la siguiente ecuación: (A) 10 Es decir que todos los materiales que ingresaron a planta de producción, pueden tomar alguno de los cuatro destinos presentados en la ecuación (A). Un ejemplo del escenario ideal en que todos los movimientos físicos coinciden con los movimientos lógicos durante el abastecimiento y devolución de un material es el siguiente: 10 No existen componentes que se utilicen más de una vez en un mismo producto 54

59 Tabla 18 - Caso ideal de abastecimiento y devolución de inventario, donde no se genera diferencia en exactitud. Las cantidades se muestran en unidades. Inventario previo a fraccionamiento 750 Abastecimiento inicial 200 Abastecimiento adicionales 30 Total abastecido 230 Inventario posterior a abastecimiento 520 Producto Terminado 160 Rechazos 20 Muestras 10 Devolución 40 Total destinos posibles 230 Inventario posterior a devolución 560 Como se puede ver, inicialmente se tenían 750 unidades en inventario de las que se fraccionaron en total 230 unidades. La cantidad utilizada en producción fue de 190 unidades, dejando 40 para devolución. El total en inventario posterior a esta devolución es de 560 unidades. El cálculo de una conciliación de materiales tiene un tiempo estimado de 15.3 minutos por orden de producción donde un abastecedor de materiales realiza este procedimiento 6 veces diarias en promedio. Se requieren por lo tanto 1.53 minutos para el sólo calculo, reduciendo la atención sobre los materiales físicamente. Para identificar si existe alguna diferencia en este procedimiento, el abastecedor de las líneas de producción realiza el cálculo de la devolución teórica y lo compara con la devolución física. La devolución teórica se calcula tomando las unidades totales abastecidas que se muestran en sistema y restando la cantidad de producto terminado, rechazos y muestras. La devolución física es el total de unidades que se recibieron por parte de la línea de producción. Al restar la devolución física de la devolución teórica, el resultado puede ser cero (correcto), negativo (existe faltante de material) o positivo (existe sobrante de material. Se realizó un seguimiento a 230 órdenes de producción dentro de las cuales se movilizaron más de 1198 materiales; se tomaron los resultados de la comparación entre devolución física y devolución teórica, el resultado se muestra en la Tabla

60 Tabla 19 - Resultados de comparación entre devolución física y devolución teórica para 1198 materiales utilizados en producción. No se tiene en cuenta porcentaje de tolerancia. Resultado Cantidad de códigos Porcentaje Diferencia positiva % Diferencia negativa % Sin diferencia % Como se puede observar se presentan diferencias tanto positivas como negativas, siendo más representativas las diferencias positivas. Existen diversas justificaciones para que se presenten este tipo de variaciones las cuales se desglosan a continuación. En cada ejemplo presentado se asume que el resto de factores esta correcto. Tabla 20 - Identificación de motivos que generan diferencia entre devolución física y devolución teórica. IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS QUE GENERAN DIFERENCIA ENTRE DEVOLUCIÓN FÍSICA Y DEVOLUCIÓN TEÓRICA DIFERENCIA POSITIVA Motivo Descripción Responsable Error en conteo de devolución física se reportan más unidades de las que realmente existen. Cantidad fraccionada errada, se abastecen más unidades físicas de las reportadas. Se reportaron más rechazos de los que realmente ocurrieron. Producto terminado mal contado, se reportan más unidades de las realmente fabricadas. Personal de línea de producción Fraccionadores de almacén de materiales Personal de línea de producción Operario de abastecimiento a bodega de producto terminado. 5 Muestras reportadas superiores a las reales. Operario abastecedor de línea de materiales 6 7 Material no devuelto físicamente en su totalidad en órdenes de fechas anteriores (Se utiliza para fabricar órdenes similares). En última orden las unidades sí se regresan en su totalidad generando sobrante de unidades devueltas. Proveedor entrega más unidades a las reportadas. Supervisor de línea personal de línea Proveedor 56

61 DIFERENCIA NEGATIVA Error en conteo de devolución física se reportan menos unidades de las que realmente existen. Cantidad fraccionada errada, se abastecieron menos unidades físicas de las reportadas. Se reportaron menos rechazos de los que realmente ocurrieron. Producto terminado mal contado, se reportan menos unidades de las realmente fabricadas. Personal de línea de producción Fraccionadores de almacén de materiales Personal de línea de producción Operario de abastecimiento a bodega de producto terminado. 5 Muestras reportadas inferiores a las reales. Operario abastecedor de línea de materiales 6 Proveedor entrega menos unidades a las reportadas. Proveedor Con el fin de definir cuál de estos factores impacta en mayor proporción a la exactitud en inventario se tuvieron en cuenta los siguientes criterios para establecer el punto de estudio. 1. Las cantidades de muestra son inferiores o iguales a 10 unidades por lo tanto la posibilidad de un error en la cantidad de éstas no se considera una opción crítica para la exactitud. 2. Los proveedores ya han sido analizados y presentan cierta diferencia, sin embargo las diferencias que presentan los proveedores frente a lo entregado no superan el 12% en el 98% de los conteos realizados. Las diferencias identificadas en esta sección superan el 30% en más del 40% de los casos analizados, por lo tanto se descarta que los proveedores sean la principal causa de estas diferencias. 3. Los productos terminados son en su mayoría de gran tamaño además cada caja de embalaje sólo recibe una cantidad precisa de unidades por lo tanto el conteo de este punto se considera acertado en su mayor proporción. Se analizan por lo tanto dos puntos, uno de estos es la verificación de cantidades entregadas por parte del personal de líneas de producción. Para lograr definir si en esta actividad existía cierto nivel de diferencia se diseño un programa en Excel utilizando herramientas de programación, lo cual facilitaba el diligenciamiento de la 57

62 información. Una imagen del programa se presenta en el Anexo Los resultados obtenidos luego de 89 códigos de material contados se presentan en la Tabla 21. Tabla 21 - Exactitud para 89 verificaciones de cantidades devueltas por personal de líneas utilizando diferentes tipos de indicadores. Se aplica tolerancia de según tipo de material. Tipo de indicador Resultado Exactitud en conteos realizados 80.1% Exactitud en unidades neta % Exactitud en unidades absoluta 97.12% El resultado anterior demuestra que el conteo por parte del personal de las líneas de producción no es acertado, 80,1% en exactitud de conteos realizados implica que 19% de los conteos resultaron en error lo cual afecta la exactitud en inventario del almacén de materiales. Por otro lado se realizó seguimiento puntual a la tapa código y descripción TA ESM ESMALTE x 10 ml. Este material se utiliza en varios tipos de productos terminados y se identificaron casos como el que se presenta en la Tabla 22. Tabla 22 - Seguimiento a material utilizado en diferentes productos terminados identificando diferencias entre devoluciones físicas y devoluciones teóricas. Orden de producció n Cantidad abastecida Producto terminad o Rechazo Muestra s Devolució n física Devolución teórica Diferencia ,420 1, ,700 1, ,462 1, ,510 1, Como se puede observar, en las primeras tres órdenes de producción se presentan cantidades faltantes de devolución y en la cuarta orden se presenta un sobrante significativo. En esta última orden de producción se entregaron 1510 unidades y según el destino que pueden tomar las unidades (Producto terminado, rechazo, muestras ó devolución), se tienen 1827 unidades lo cual no es posible. Esto demuestra que el personal de la planta de producción no está devolviendo las unidades sobrantes utilizándolas para órdenes posteriores; en la última orden de 58

63 producción hacen efectiva la entrega ya que no se requiere el material. La situación presentada afecta el control y la exactitud de los inventarios. El análisis sobre la exactitud en cantidades entregadas por parte del almacén de materiales no se realiza por motivos de restricción de tiempo sin embargo es recomendable realizar un enfoque en esta operación ya que también puede ser un factor determinante Análisis global de factores que afectan exactitud en inventario En el proceso de investigación en esta capitulo se identificaron algunos de los motivos por los que se presenta diferencia en inventario. Al utilizar la herramienta de Pareto se logró mayor concentración en los procesos con mayor probabilidad de generar diferencias en inventario. Para calcular el aporte de cada factor a la inexactitud en inventario se establecieron los siguientes parámetros El volumen en unidades de diferencia generada es el de mayor criticidad ya que impacta de manera negativa en el nivel de servicio ofrecido a la planta de producción. (70%) a. Los casos de material faltante se consideran más perjudiciales que los casos de material sobrante (50% - 20%). El motivo de esto es que las situaciones de material faltante pueden generar un paro de línea mientras el caso de sobrante tiene efectos menos críticos. 2. El restante 30%, se aplica al nivel de inexactitud del factor en cuanto al número de casos errados identificados frente al número de casos analizados. 11 Los porcentajes se definieron en conjunto con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. Abril

64 Tabla 23 - Matriz de priorización para establecer el impacto de cada factor a la diferencia en inventario Impacto sobre inexactitud 30% 20% 50% Casos analizados Casos errados Inexactitud de factor Promedio error positivo (und) Promedio error negativo (und) Aporte a inexactitud Diferencias en proceso de abastecimiento y devoluciones Ajustes errados en porcesos de conteos cíclicos % % Cantidades erradas entregadas por proveedor % Como se puede ver, los casos estudiados que tienen mayor impacto en la inexactitud actual son los procesos de abastecimiento-devolución y los ajustes errados presentados en los conteos cíclicos. Los problemas presentados en el proceso de abastecimiento y devoluciones se identificaron a través de un estudio sobre las conciliaciones de órdenes de producción de lo cual se encontraron problemas como: a. Rechazos en descartonado no reportados. b. Cantidades erradas entregadas por personal de línea erradas. c. Uso de materiales en órdenes no correspondientes. d. Posibilidad de error en cálculo de conciliación ya que es un proceso manual. En el capítulo siguiente se realizará una evaluación de las alternativas para definir las acciones más apropiadas para mejorar la exactitud en inventario. 60

65 7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO Con la investigación realizada sobre la exactitud en registro de inventarios y el análisis directo sobre los factores que afectan directamente en la empresa se procede a definir las alternativas de solución más apropiadas para mejorar la situación de inexactitud. Una sección está destinada a definir la metodología más apropiada de medición; por otro lado se presentan propuestas que pretenden reducir los problemas por inexactitud en inventario. 7.1 EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA CÁLCULO DE INDICADOR En el marco teórico se identificaron las condiciones que se deben cumplir para considerar adecuada la forma como se miden los procesos. La metodología utilizada actualmente por la empresa sólo cumple parcialmente con uno de los requerimientos el cual consiste en controlar los procesos dentro del almacén; sin embargo el indicador no es un incentivo para el mejoramiento continuo y no sirve como documentación de las mejoras implementadas. Por otro lado el indicador utilizado no refleja todos los aspectos sobre la exactitud en inventario, sólo se está reportando una cantidad de códigos acertados, lo cual no es información suficiente para tomar decisiones. Si se realiza una auditoría periódica por parte del área de Contraloría de Operaciones se logran eliminar los problemas de realizar la medición con el proceso de conteos cíclicos. La propuesta por lo tanto consiste en tomar una muestra según la clasificación ABC por movimiento. Se decide utilizar esta clasificación porque tendría relación directa con las mejoras implementadas a nivel operacional, identificando si los cambios resultaron efectivos. Al exponer esta propuesta al área de Contraloría de Operaciones y a la Jefatura del Almacén, se estableció que una auditoría de este tipo debería realizarse en una semana de trabajo, sin detener las operaciones del almacén. Teniendo este parámetro establecido, se estableció el porcentaje de muestra para cada una de las clasificaciones como se muestra en la Tabla

66 Tabla 24 - Porcentajes de muestra para auditoría de exactitud en inventario ABC por movimientos Cantidad de códigos en inventario Muestra aleatoria para auditoría Cantidad Auditada A % 268 B % 131 C % 183 Total 582 Ubicaciones 1,338 Tiempo conteo (5 personas) 4.75 días Se establece mayor enfoque hacia los materiales con clasificación A y menor enfoque para los de clasificación B y C, sin embargo como se observa en la Tabla 24, esto no tiene mayor impacto en la cantidad de códigos auditados. En total se tendrían 582 códigos verificados, lo cual representa aproximadamente 1338 ubicaciones del almacén; trabajando a 8.5 minutos por ubicación con un equipo de 5 personas se requieren 4.75 días de trabajo. Se propone realizar esto cada 3 meses para lograr un seguimiento oportuno. Cabe resaltar que al utilizar esta auditoría no se cumple la totalidad de condiciones que debe tener un proceso de medición. El tipo de indicador utilizado también es relevante; en el estudio realizado se identificó que un solo indicador no permite visualizar todos los aspectos de la exactitud en inventario; al utilizar varios indicadores se puede obtener un resultado más amplio. Es por esto que se propone utilizar exactitud en unidades neta, exactitud absoluta en unidades, exactitud en dólares neta y exactitud por conteos variando las tolerancias de aceptación de error. Para definir un único indicador general, se establecieron porcentajes de importancia para algunos de los indicadores, lo cual se definió en conjunto con la Jefatura del Almacén. La Figura 19 presenta un ejemplo de la forma como se propone presentar los resultados de la exactitud en inventario. 62

67 Figura 19 - Reporte de exactitud en inventario propuesto. Los resultados son un ejemplo de cifras para representar un posible escenario. Las ponderaciones y los indicadores a tener en cuenta se discutieron con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. Fecha : Abril Totales Porcentajes de exactitud Total ubicaciones auditadas Total piezas contadas Total dólares contados ,324,430 $3' Exactitud en unidades en inventario Diferencia Neta en unidades Diferencia absoluta en unidades 125, , ,68% 98.23% Exactitud en dólares Diferencia neta en dólares $8, % Exactitud por conteos Errores con 0% de Tolerancia Errores con 1% de Tolerancia Errores con 2% de Tolerancia Errores con 5% de Tolerancia Errores con tolerancias variables actuales % 82% 93% 96% 95.8% BALANCE TOTAL Ponderación 50% Exactitud en dólares neta % 20% Exactitud absoluta en unidades 96.23% 30% Conteos acertados con 1% de tolerancia 82% Exactitud total en inventarios 93.9% 63

68 7.2 EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR INEXACTITUD EN INVENTARIOS Las alternativas propuestas se presentan en la Tabla 25, se utilizaron los criterios de impacto en productividad, mayor control en inventarios esperado y minimización de la inversión. Una vez definidas las propuestas, se describen de forma detallada para aclarar los beneficios que se esperan del cambio. Tabla 25- Matriz de priorización para definir alternativas de solución apropiadas para mejoramiento de exactitud en inventarios. 1 Impacto en productividad esperada Mayor control en inventarios esperado Minimización de inversión requerida estimada Alternativa de solución 10% 50% 40% Resultado Incluir formato de registro de rechazos de frasco de vidrio en proceso de descartonado Criterios y factor de ponderación Uso de cajas plásticas para eliminación de proceso de descartonado Unificación de operaciones 1 a 9 en proceso de abastecimiento de materiales por medio de utilización de mezzanines Incluir formato para seguimiento total de materiales desde bodega de almacenamiento hasta planta de producción separados por zona (abastecimiento y envasado) Incluir aplicativo en SAP para realización de cálculos de conciliación de materiales por orden de producción. Cambio de hoja de conteo y capacitación de personal encargado de procesos de conteo para evitar reprocesos. Incluir impresora en cuarto de devoluciones para reducir desplazamientos y facilitar verificación de información en sistema. Unificar operaciones 5,9,10 y 11 de proceso de devolución de materiales en esclusa entre zona de envasado y zona de acondicionamiento. Cambiar metodología de capacitación y realizar capacitación general a personal de bodega y abastecimiento. Informar y demostrar resultados de inexactitud a proveedores que entreguen cantidades faltantes Utilizar cronograma de conteo con clasificación ABC por movimientos Incluir límite de tolerancia monetario para aceptación de diferencia Según los resultados, se presentan a continuación las acciones propuestas: 64

69 7.2.1 Propuestas para reducción de diferencias en proceso de abastecimiento y devolución El estudio realizado sobre los procesos identificó que el proceso de abastecimiento y devoluciones genera el mayor impacto en las diferencias en inventario; según esta conclusión se procede a describir las propuestas que pretenden reducir las diferencias en dichas operaciones Propuesta N 1 Rediseño de proceso de devolución de materiales unificando actividades 5 a 11 La propuesta se centra en ubicar un punto de digitación con impresora en cada una de las esclusas entre la zona de acondicionamiento y la zona de envasado. Para mayor claridad se desarrollan los diagramas de operaciones y recorrido propuestos en los Anexos y Los cambios relacionados son los siguientes: Realizar de operaciones de conteo, inspección, identificación y encartonado por un único responsable. Actualmente existen 62 responsables posibles para realizar conteo. Los materiales de envasado llegan al mismo punto junto con los materiales de acondicionamiento logrando unificar la totalidad de los componentes para una misma orden. Esto facilita el control y asegura que se realice la devolución completa de los componentes en forma física. Realizar devoluciones al momento de finalizar orden de producción logrando simultaneidad en movimientos lógicos y físicos. Se realiza la conciliación de la orden después de verificar que los componentes estén completos. Se evita pérdida de información actual entre envasado y acondicionamiento. Se facilita un fraccionamiento futuro de los componentes evitando nuevos problemas en orden de producción posteriores. Por medio de la unificación de operaciones se centra la operación de devolución en un solo punto evitando desplazamientos innecesarios y aumentando el flujo de componentes hacia almacén de materiales. 65

70 Propuesta N 1 Incluir formato para seguimiento de órdenes de producción Actualmente existen 4 documentos que acompañan cada orden de producción, un identificador de línea utilizado para indicar en qué punto de la planta de producción se debe abastecer el material (Anexo 11.12); una orden de transporte que indica la ubicación en bodega de donde se debe fraccionar el material (Anexo 11.10); un adhesivo con el código de cada material con el fin de identificar cada componente de forma independiente y un formulario de orden de producción (Anexo 11.12) donde se realiza la conciliación de la orden de producción. Se identifica que la orden de transporte es el único documento que informa sobre la cantidad abastecida y el número de unidades desde el almacén de materiales; sin embargo desde este punto hasta la entrega y la devolución de los materiales existen varios eslabones donde se puede generar diferencia. Con el fin de lograr mayor trazabilidad se presenta el Anexo donde se puede hacer un seguimiento completo de la totalidad de materiales en cada orden de producción. Teniendo en cuenta los criterios para documentos identificados en el marco teórico, se diseña el formato para mayor practicidad y fomento de la exactitud en los registros. A partir de este documento se facilita la conciliación de los materiales y se pueden corregir las diferencias oportunamente. También es más sencillo identificar los responsables de cada movimiento. A Febrero de 2009 se han realizado pruebas de este formato, generado nuevas opciones de diseño propuestas por el personal Propuesta N 3 Desarrollo en SAP para conciliación y devolución de materiales Según la evaluación realizada sobre la conciliación de materiales, un abastecedor tarda en promedio 1.53 horas diarias a este proceso. El personal es presionado para terminar cada conciliación oportunamente con el fin de dar por cerrada la orden de producción y evitar aumentar los costos de fábrica. Este último factor aumenta la posibilidad de error; además, el tiempo de conciliación puede ser utilizado para controlar la cantidad de rechazos y realizar conteos sobre los materiales sobrantes. 66

71 Con el fin de facilitar esta operación y otorgar mayor control sobre los materiales en la planta se propone el desarrollo en SAP de un programa que realice el cálculo y la devolución respectiva. El razonamiento lógico del aplicativo se presenta en la Figura 20 (Las funciones en color rojo indican variables ingresadas por el funcionario, las funciones en color azul indican operaciones del aplicativo): Figura 20 - Razonamiento lógico diseñado para ser implementado en sistema SAP Finalización orden de producción Se ingresa cantidad de devolución física de los materiales Se ingresa cantidad de rechazos Se ingresa cantidad de muestras Calcula devolución teórica Cantidad abastecida de materia Cantidad de producto terminado fabricado X P R M = DT Calcula diferencia entre devolución física y devolución teórica DF DT = A Si A = 0 Si A > 0 Si A < 0 Realice movimiento de devolución por la cantidad DF Busque código en listado de faltantes por devolución Si código se encuentra en listado Tome la cantidad faltante de material en listado Si DT > CF Si DT < CF Realice devolución por cantidad (DT-CF) Realice devolución por cantidad DT Si sobrante no se encuentra en listado Realice devolución por cantidad DT y agregue diferencia a listado de sobrantes por devolución Busque código en listado de sobrantes por devolución Si código se encuentra en listado Tome la cantidad faltante de material en listado Si DF > CS X P DF R M CF CS 67

72 Si DF < CS Realice devolución por cantidad (DF-CS) Realice devolución por cantidad DF Si sobrante no se encuentra en listado Si Absoluto (A) > 200 Realice devolución por cantidad DT y agregue diferencia a listado de sobrantes por devolución Envíe correo automático para solicitar conteo de material en almacén de materiales Esta herramienta no tiene ningún costo directo para la compañía ya que existe el área de desarrollo SAP responsable por la construcción de aplicativos como el anterior. Con ayuda de la lógica de la herramienta presentada anteriormente, se espera mayor control sobre las cantidades y se evitan los errores manuales al momento de conciliar las órdenes de producción. 68

73 7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cíclicos Cabe resaltar que la propuesta presentada en el numeral 8.1, la cual consiste en realizar la medición de la exactitud en inventario por medio de una auditoría y no por medio de los conteos cíclicos tiene un impacto directo en los ajustes que se realizan sobre los materiales. Sin embargo, se presentan las siguientes propuestas que pretenden reducir los problemas en los ajustes errados Propuesta N 4 - Utilizar cronograma de conteo a partir de clasificación ABC por movimientos Utilizando la clasificación ABC por movimientos se logra enfocar el proceso de conteos cíclicos a casos en que existe mayor posibilidad de error; de esta forma se pueden identificar problemas con mayor facilidad y por lo tanto se pueden realizar acciones correctivas con mayor fundamento en casos futuros. Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce los costos del proceso. Actualmente se solicitan 100 materiales para verificación en cantidad; cada código de material tiene en promedio 2.3 ubicaciones por lo tanto se deben verificar 230 ubicaciones en promedio al día. Según información otorgada por la jefatura del almacén de materiales, contar una ubicación requiere de 8.5 minutos. Por otro lado la empresa paga $2,958 pesos la hora, lo cual demuestra que se están gastando en promedio $ 2 313,156 mensuales. Al utilizar la clasificación ABC por movimientos, la reducción en cantidad de conteos es de 10.4%, por lo tanto se espera que se reduzcan los costos en $240,568 mensualmente. Los conteos anuales requeridos para cada clasificación ABC de los materiales se presentan en la Tabla 26: Tabla 26 - Conteos anuales según clasificación ABC por movimientos físicos. Clasificación por movimiento Cantidad de códigos Conteos anuales A B C Total

74 Propuesta N 5 - Utilizar tolerancia como límite al momento de definir acierto y error en conteo de materiales Para definir un valor sobre el inventario, se procede a realizó una relación entre el valor y la pérdida total de inventario. Actualmente, si se aplica la tolerancia de diferencia correspondiente en cada material, se considera aceptable la pérdida de $1,244 millones pesos lo cual es en total el 2.1% de los $58,729 millones de pesos que se tienen en inventario. Si se establece la relación entre el límite máximo monetario por material y la pérdida total aceptada según la tolerancia en cantidad, el resultado se muestra en la Figura 21. Figura 21 - Relación entre el límite monetario y la pérdida total generada sobre el inventario de materiales de envase y empaque Según Andrés Ardila, Analista de inventarios en Contraloría de Operaciones, un valor aceptable de pérdida por motivos de exactitud en inventario es de 1.0%; para tomar como máximo esta pérdida, se debe limitar la diferencia a $240,000 pesos por material. Considerando este criterio, se tiene una medida más apropiada que sólo el factor de tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor favorezca el control sobre las cantidades en inventario, ya que se genera mayor responsabilidad sobre 70

75 materiales de mayor valor. Para facilitar el cálculo de la tolerancia permitida, se desarrolla aplicativo en Excel que calcula la cantidad límite según la cantidad en inventario y la tolerancia correspondiente. El aplicativo se utilizaría en el proceso de conteos cíclicos, la herramienta se presenta en la Figura 22. Figura 22 - Imagen de aplicativo en Excel para calculo de tolerancia por material. Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cíclicos están afectados por el personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una capacitación al personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de no generar mayores problemas de inexactitud. 71

76 7.3 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LA PROPUESTA Para realizar la evaluación financiera correspondiente a las propuestas, se realizó una identificación del impacto de la inexactitud en inventario. De esta forma se definen los factores en que espera la reducción de costos, comparándolos con la inversión requerida de las propuestas Evaluación de impacto de inexactitud en inventario Se analizaron las interrupciones en producción causadas por diferencias en inventario, las destrucciones por sobrante de inventario obsoleto y los costos por procesos de conteos cíclicos Interrupciones en producción Se tienen en cuenta diferentes casos, por ejemplo la necesidad de desmontar una orden de producción debido a que la cantidad de materiales no era suficiente. También situaciones en que había retrasos en entregas de componentes porque el sistema no indicaba la ubicación adecuada de búsqueda dentro de la bodega. Se realizó un estudio entre Febrero y Marzo de 2009 dentro de los cuales se tuvieron en cuenta todas las órdenes de producción que se realizaron. En caso de que existiera un paro de línea por razones de exactitud en inventario, se registraba el tiempo transcurrido. Este tiempo se convierte en un costo; utilizando la tarifa por hora establecida por la compañía según la línea de producción afectada, los resultados se muestran en la Tabla 27. Tabla 27 - Resultado de análisis de paros de producción por inexactitud en inventario. Órdenes con paros por inexactitud 48 órdenes Tiempo total consumido horas hombre Costo total $ 4 467,896 Costo mensual estimado $ 1 498,229 Se concluye que este motivo la empresa pierde $1 498,229 pesos mensuales. Cabe resaltar que este costo no es el único que afecta a la empresa; también afecta el 72

77 hecho de no poder cumplir con el programa de producción generando atrasos en los pedidos de los clientes y afectando ventas futuras de la compañía Sobrante de inventario obsoleto En este apartado se hace referencia al inventario que es encontrado luego de haber asumido la pérdida del mismo. Estos materiales pueden encontrarse en condiciones no adecuadas para su uso en producción, por lo que se deben destruir las unidades. En otros casos, se encuentra inventario sin identificación, y lograr averiguar el código correspondiente es un proceso demorado. Las destrucciones a las que se hace referencia en este caso, son resultado de los defectos en exactitud en inventario, es decir, si la exactitud en inventario fuera sobresaliente, no serían necesarias estas destrucciones de material. Se realizó seguimiento a la destrucción de materiales por esta causa; en un mes de estudio (Noviembre Diciembre ), se eliminaron los componentes que se muestran en la Tabla 28. Tabla 28 - Costo mensual por motivos de material sobrante obsoleto Tipo de material Unidades Costo Unitario Estimado Costo total Tapa + Vástago 812 $ 414 $ 336,168 Etiqueta Frasco 991 $ 90 $ 89,190 Etiqueta sellado 1113 $ 62 $ 69,006 Aplicador 335 $ 260 $ 87,100 Válvula Colonia 114 $ 520 $ 59,280 Total pérdida $ 640,744 Como se puede observar, la compañía está perdiendo aproximadamente $640,744 pesos mensuales por sobrante de inventario obsoleto Costo proceso de conteos cíclicos La operación de realizar verificaciones en cantidad de lo materiales es necesario debido a tener variaciones en inventario. En una empresa donde el inventario no presenta diferencias, la inversión en procesos como conteos cíclicos sería inferior. Lo anterior demuestra que realizar dicho proceso es un costo de la inexactitud en inventario y por lo tanto se procede a realizar el cálculo del valor correspondiente (Tabla 29). 73

78 Tabla 29 - Costo de proceso de conteos cíclicos separado por actividades. Se toma estimado de 8 minutos por conteo y 67 conteos diarios para un día normal de trabajo. Personal Supervisor cíclicos Auxiliar de cíclicos Operarios de Almacén Actividad Controlar proceso de conteos cíclicos Verificar conteos, búsqueda de material perdido Tiempo mensual (horas hombre) Costo Hora hombre Costo total 192 $ 4,322 $ 829, $ 3,489 $ 669,888 Realizar conteos 256 $ 3,489 $ 893,184 Total mensual $ 2,392,896 En conclusión, si se tienen en cuenta todos los factores, el impacto para la empresa es de aproximadamente $ 4 531,869 pesos mensuales, ya sea por problemas operacionales o por controlar las cantidades de material en inventario Análisis de rentabilidad de las propuestas Las únicas propuestas que requieren una inversión son las que corresponden al rediseño del proceso de devolución de materiales al almacén de materiales y la propuesta de incluir un formato de seguimiento para cada orden de producción. Los costos respectivos se representan en la Tabla 30; cabe resaltar que la compañía cuenta con equipos de cómputo antiguos los cuales pueden ser utilizados para los nuevos puntos de digitación. Tabla 30 - Costos para implementación de propuestas 12 Costo estimado 2 impresoras de rótulos adhesivos $ 4 630,000 2 mesas para ubicar equipos de computo $ 253,000 2 horas de capacitación en nuevo procedimiento para 65 personas $ 480,000 Total $5 363,000 El impacto de la inexactitud en inventario no se espera eliminar por completo con las propuestas presentadas, sin embargo el cambio es significativo ya que se realizó un 12 Los montos se establecieron según información entregada por Alcides Quintero, Jefe de Almacén de Materiales 74

79 enfoque sobre los procesos que generan mayor diferencia. Los ahorros esperados se resumen en la Tabla 31. Tabla 31 - Ahorros estimados mensuales al implementar propuestas de mejoramiento. Cantidad de ahorro Observaciones Ahorro por reducción en conteos anuales al utilizar clasificación ABC por movimientos. Reducción de paros de línea en 60% Reducción de destrucción de material obsoleto en 90% $ 240,568 La definición de esta cantidad de estableció en el numeral $ 898,937 Sólo se espera la reducción en un 60% ya que no se espera solucionar la totalidad de los problemas con las propuestas establecidas. $ 576,659 Se espera evitar este inconveniente en 90% ya que los materiales sobrantes se ubicaban en eslabones del proceso de devolución de materiales. Total $1 716,164 Estos ahorros se espera que sean efectivos en un periodo de 3 meses; se utiliza un periodo de tiempo de 1 año, tiempo en el cual pueden surgir nuevos diseños en la distribución de la planta afectando los resultados del estudio. El diagrama de flujo de caja según los costos y ahorros presentados se muestra en la Figura 23. Figura 23 - Flujo de caja del proyecto al implementar propuestas de mejoramiento en exactitud de registro de inventarios $1'716,164 $1'716,164 $1'716,164 $1'716,164 $1'716,164 $1'716,164 $1'716,164 $1'716,164 $1'716,164 $1'716, Valor Presente Neto (15%) = $1'148,959 Tasa Interna de Retorno = 18.62% $5'363,000 75

80 Como se puede observar, al utilizar una tasa de oportunidad de 15% 13, se tiene un valor presente neto positivo de $1 148,959, además la tasa interna de retorno es de 18.62%, lo cual demuestra que es un proyecto rentable para la compañía. 13 La tasa de oportunidad se estableció en conjunto Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. 76

81 8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Por medio de un estudio exploratorio, además de la aplicación de diferentes herramientas de ingeniería industrial, se logró establecer un enfoque apropiado hacia los problemas que generan diferencia en inventario. Los inconvenientes de la forma como se realiza la medición de la exactitud también fue abordada utilizando metodologías apropiadas. Con este trabajo se lograron establecer propuestas específicas que se enfocan directamente sobre los problemas más relevantes, sin embargo no se espera que por medio de la implementación de las mismas se logre la eliminación de todos los problemas. Actualmente existen más de 300 personas que pueden llegar a generar diferencia en inventario, además, los diferentes eslabones donde se pueden presentar inconvenientes son muy diversos; de hecho, todo aspecto que implique transmitir información al sistema u obtener información del sistema puede generar una variación del inventario. Es por esto que se recomienda realizar un análisis a profundidad de la capacitación del personal y de esta manera identificar puntos de mejora en estos procedimientos. Por otro lado se identificó la posibilidad de implementar un sistema de almacenamiento de mezzanines, sin embargo este proyecto requiere de una inversión mucho mayor y no se pueden asegurar que los cambios sean significativos en cuanto a exactitud en inventario; puede ser que los mezzanines aumenten la capacidad de almacenamiento, por lo tanto dicha evaluación se debe realizar a mayor profundidad para establecer si la propuesta es rentable. Es importante resaltar que la empresa donde se realizó el trabajo se somete a cambios de forma constante, esto puede cambiar los resultados de la exactitud en inventario; es por esto que se resalta la importancia de las propuestas en cuanto al proceso de conteos cíclicos, operación que puede generar gran valor identificando problemas no presentados anteriormente. Como se puede observar, los resultados del trabajo fueron los esperados ya que se lograron proponer mejoramientos enfocados a problemas críticos; sin embargo existen problemas pendientes por identificar y mejorar lo cual exige que se realice un seguimiento constante a este tema. 77

82 9. REFERENCIAS 1. ALVARADO, Jorge A. (2006), Inferencia Estadística. Bogotá, Pontificia Universidad Javeriana. 2. AXSATER, Sven.(2006), Inventory Control. 2, New York, Springer Sciene. 3. BROOKS, Roger B y WILSON, Larry W. (2007), Inventory Record Accuracy, Unleashing the Power of Cycle Counting (The Oliver Wight Companies). New Jersey, Jonh Wiley & Sons, Inc. 4. DEVISMES, Philippe. (1994), Packaging - Manual de uso. Barcelona, Alfaomega marcombo. 5. FRAZELLE, Edward H.(2006), Lógistica de almacenamiento y manejo de materiales de clase mundial, Bogotá, Grupo editorial Norma. 6. GARCIA, Jaime A. (1995), Matemática Financiera, Con ecuaciones de diferencia finita. Bogotá, Universidad Externado de Colombia. 7. HOMPEL, Michael Ten y Schmidt, Thorsten. (2007), Warehouse Mannagement Automation and Organisation of Warehouse and Order Picking systems. Belin, Springer-Verlag. 8. INFANTE, Arturo. (2001), Evaluación financiera de proyectos de inversión. Bogotá, Editorial Norma. 9. ISHIKAWA, Kaoru. (1996), Qué es el control total de calidad? Modalidad japonesa. Barcelona, Grupo editorial Norma. 10. KONZ, Stephan. (1991), Diseño de instalaciones industriales, México, Noriega Editores. 11. MULLER, Max. (2003), Essentials of Inventory Managment. New York, Amacom. 12. NIEBEL, Benjamin W. (2001), Ingeniería Industrial. Métodos, tiempos y movimientos, México, Alfaomega. 13. PIASECKI, David J. (2003), Inventory Accuracy. People, Processes & Technology. Kenosha, Wisconsin, OPS Publishing. 78

83 14. SAPAG, Nassir. (1993), Criterios de evaluación de proyectos, Cómo medir la rentabilidad de las inversiones. Madrid, McGraw- Hill. 15. Semana (2008, 6 Septiembre), Bodegas a Granel, Bogotá, p SHELDON, Donald H. (2004), Achieving Inventory Accuracy: A Guide to Sustainable Class a Excellence in 120 Days. Florida, J. Ross. 17. SINISTERRA, Gonzalo. (2005), Contabilidad Sistema de información para las organizaciones. 5ta Edición, Bogotá, McGrawHill. 79

84 10. ANEXOS 10.1 Formato para identificación de rechazos en proceso de descartonado 80

85 10.2 Esquema de materiales almacenados BASE PINCEL CHAROLA ESTUCHE MOTA APLICADOR BOLSA INTERIOR CAJA FRASCO VIDRIO FRASCO PLÁSTICO CELOFAN SACHET 81

86 HOMBRERA PROBADOR ANTIACTUADOR VÁLVULA SOBRETAPA TAPA TERMOENCOGIBLE VÁSTAGO TAPÓN POTE FOLLETO TUBO 82

87 10.3 Descripción de diagrama de operaciones Abastecimiento de materiales a planta de producción Símbolo Descripción de Actividad Símbolo Descripción de Actividad 1 Se elabora un programa de producción de acuerdo a las necesidades de los clientes. Este programa muestra las órdenes de producción del día, indicando el producto, el número de unidades, la hora de inicio y la línea de producción donde se va a fabricar. 2 El programa lo recibe el digitador del almacén de materiales vía correo electrónico. Éste consume las unidades de materiales lógicamente, cantidad que luego será consumida físicamente. Para informar a los funcionarios la cantidad y la ubicación de donde deben extraer las unidades, se 3 imprimen documentos indicando esta información. 4 Se incluye el identificador de línea, una orden de transporte y un formulario para conciliación. Los operarios de montacargas (trilaterlaes) toman las estibas de las ubicaciones de almacenamiento y las colocan en la zona de alistamiento y fraccionamiento. 1 Se realiza la primera inspección. Los funcionarios encargados de fraccionar la cantidad, verifican que el material extraído corresponda al código que se requiere, asegurándose de no abastecer un material errado. 5 El funcionario de fraccionamiento cuenta el número de cajas necesarias. Si se necesita un saldo adicional y el materiales el pequeño, se utiliza la báscula de conteo. Es permitido entregar cantidades adicionales a las solicitadas con el fin de no dar faltante. 6 Los componentes se extraen de las cajas y se introducen en bolsas plásticas. Esta operación sólo aplica para materiales primarios, los cuales se utilizan en la zona de envasado, sector donde no es permitido ingresar cajas de cartón. 7 En caso de que el material fraccionado sea frasco de vidrio, se debe introducir en contenedores plásticos y no bolsas. Esta operación se realiza en un área especial. Para materiales secundarios también existe un proceso intermedio en cuanto a etiquetas que deben ser marcadas con lotes de fabricación. 8 Luego de que cada grupo de fraccionamiento tenga sus materiales listos para la orden de producción, se unifican en un punto específico, completando la totalidad de materiales. 9 Los funcionarios de fraccionamiento diligencian la información sobre la cantidad fraccionada teniendo en cuenta las unidades adicionales. Se informa el número de cajas y las unidades por caja. 15 El digitador del almacén confirma en sistema el consumo del inventario realizado en la operación 2. En caso de que los fraccionadores hayan tomado más unidades físicamente, realiza el consumo de estas cantidades. (Este proceso es el número 15 ya que previamente se realiza la misma operación de fraccionamiento pero para materiales secundarios. Ver diagrama de operaciones en los anexos.) 15 3 El operario encargado de abastecer los materiales a la planta de producción, realiza la verificación de la totalidad de componentes. Mientras realiza esta operación diligencia en los documentos su firma de confirmación. 16 Se coloca plástico alrededor de los materiales. Esta envoltura de plástico facilita el transporte evitando que las unidades se caigan de las estibas. Además se utiliza para forrar las cajas de cartón que van para la zona de acondicionamiento (materiales secundarios.) 17 Los materiales son entregados en su totalidad a los encargados de abastecer cada línea de producción. Se debe firmar una constancia de entrega. El operario que recibe los materiales debe exigir que le entreguen los documentos asociados. 83

88 10.4 Diagramas de Flujo de abastecimiento de materiales a planta de producción Ubicación: Flujo: Fecha: Método: Elaborado por: Revisado por: DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN Almacén de Materiales Actividad Alistamiento de materiales secundarios Operación Enero 20 de 2009 Transporte Actual Demora Felipe González González Leonardo Palomino Inspección Almacenamiento Cantidad Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones Almacenar material Bajar materiales de ubicacion Transportar materiales a punto de fraccionamiento Espera mientras el material es tomado para su fraccionamiento Verificar código de material Transportar a zona de conteo 15 m 8 m El material originalmente se encuentra almacenado en la bodega a la espera de ser tomado por el montacarguista. Operación realizada con un montacargas trilateral. Esta operación es necesaria realizarla independiente de la cantidad necesaria o del tamaño del producto. El material dura en espera aproximadamente 15 minutos mientras es atendido por el fraccionador. Esto limita el espacio y impide bajar más materiales de otras ubicaciones por parte del montacarguista Suelen encontrar errores durante producción cuando identifican que el material no correspondía al necesario, este filtro pretende evitar este problema. Este transporte consiste en ubicar el material cercano a la básculas de conteo, facilitando el manejo de materiales. 11 Fraccionar de cantidad solicitada Se asume que las cantidades por cajas entregadas por el proveedor estan correctas. Realiza conteo únicamente del saldo necesario para completar el material para la orden. Es permitido entregar cantidades adicionales a las solicitadas con el fin de no dar faltante durante producción. 8 Transportar a zona de marcado* 20 m Este proceso solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas. 12 Marcar material* Solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas 9 Transportar a sección destinada a orden de producción 20 m Unificar materiales Diligenciar documentos Transportar para unificación con materiales primarios Cada grupo de fraccionamiento deposita el material en una zona destinada para cada orden de producción. Los documentos suelen quedar incompletos en cuanto a su diligenciamiento. No parece existir claridad sobre los campos que debe llenar cada cargo. * No aplica para todos los materiales 84

89 Ubicación: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por: DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN Almacén de Materiales Actividad Alistamiento de materiales primarios Operación Enero 20 de 2009 Actual Felipe González González Leonardo Palomino Transporte Demora Inspección Almacenamiento Cantidad Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones 1 Almacenar material 4 Bajar materiales de ubicacion 1 Transportar materiales a punto de fraccionamiento 15 m 1 Espera mientras el material es tomado para su fraccionamiento 1 Verificar código de material 2 Transportar a zona de conteo 8 m 5 Fraccionar cantidad solicitada 6 Introducir en bolsas plásticas Los materiales primarios se deben introducir en bolsas plásticas ya que se abastecen en una zona donde no es permitido ingresar cajas de cartón. 3 Transportar a zona de descartonado* 50 m Este proceso sólo aplica para frascos de vidrio. Existe un área especializada para la operación de descartonado. 2 Demora mientras el material es atendido para descartonado* Es frecuente que los frascos se detengan en este punto, pueden pasar más de 15 días estacionados. 7 Descartonar frasco de vidrio* Esta operación existe debido a que los frascos de vidrio no se pueden introducir en bolsas plásticas. Se identifica que los rechazos generados en este proceso no se reportan para la conciliación. 4 Transportar a sección destinada para orden de producción 20 m 8 Unificar materiales 9 Diligenciar documentos Los documentos no están estandarizados según el responsable de su diligenciamiento, la información suele quedar incompleta. 5 Transportar para unificación con materiales secundarios * No aplica para todos los materiales 85

90 Ubicación: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por: DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN Almacén de Materiales Actividad Abastecimiento de orden de producción Operación Enero 20 de 2009 Transporte Actual Demora Felipe González González Leonardo Palomino Inspección Almacenamiento Cantidad Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones Generar programa de producción Consumir materiales en sistema Armar documentos de orden Consumir cantidades adicionales Inspeccionar orden completa Envolver en plástico Este programa indica el día en que se van a producir los materiales, como también el proceso encargado y la línea de producción responsable. Esta operación conocida también como descargue, implica la salida de los componentes del almacén de materiales para planta de producción. (De forma lógica, previa al fraccionamiento) Los documentos consisten de la orden de transporte, el identificador de línea y el formulario de conciliación de materiales. Una vez se tenga la cantidad total fraccionada esta permitido entregar unidades adicionales las cuales en esta proceso se descargan del sistema. Se realiza la inspección mientras se diligencian los documentos adicionales. Suelen faltar componentes a pesar de tener esta operación. 11 Transportar materiales a punto de entrega 17 Entregar materiales 30 m Los materiales se entregan listos para fabricar y siempre deben incluir los documentos correspondientes, caso que no siempre se cumple.

91 Diagrama de Recorrido Abastecimiento de Materiales a planta Fraccionamiento Materiales secundarios Zona unificación materiales secundarios Fraccionamiento Materiales primarios Unificación materiales primarios Unificación de órdenes completas Programación Punto de digitación 2 3 Tanques de maceración Cuarto de soplado y devoluciones Descartonado de frasco de vidrio ALMACÉN DE MATERIALES PLANTA DE PRODUCCIÓN Información General Convenciones DIAGRAMA DE RECORRIDO Ubicación Sección sur occidente de Almacén de Materiales Proceso Abastecimiento de materiales a planta de producción Fecha 22 Enero de 2009 Método Actual Estanterías de almacenamiento Indica zona ubicada en sector de envasado (externo a plano) Inspección Transporte Indica flujo de documentos de forma física o por correo electrónico Indica flujo de material físico a abastecer Fabrica de emulsiones Elaborado por Felipe González González Revisado por Leonardo Palomino Observaciones Se muestra el flujo de materiales primarios (verde) sin incluir el paso por descartonado ya que sólo aplica para frasco de vidrio. Al mismo tiempo, el flujo de materiales secundarios (rojo) se muestra sin incluir el paso por marcado el cual aplica únicamente para un grupo de etiquetas. No se muestra la totalidad de la bodega con el fin de simplificar el diagrama. Operación física Operación en sistema Operación e inspección simultaneas Almacenamiento Demora Escala: 1 : 120 Muros divisores No indica división de áreas

92 10.6 Descripción proceso de devolución de materiales a bodega Símbolo Descripción de Actividad Símbolo Descripción de Actividad 1 Se termina de fabricar la orden de producción y se realiza el despeje de la línea. Todos los componentes son retirados de las bandas transportadoras. La línea queda lista para fabricar otro tipo de producto. 2 Se cuentan las cantidades que se rechazan. Esta operación se realiza también durante la producción, no es necesario esperar a que finalice la orden. La persona encargada de realizar esta operación es la misma que utiliza el producto en línea. 3 Las cantidades sobrantes que no fueron utilizadas en producción se cuentan y se identifican. En ocasiones es necesario utilizar básculas de conteo. Esta operación también es responsabilidad de la persona que utiliza el material el línea. Se utiliza el formato presentado en el anexo Los operarios de abastecimiento reciben las cantidades sobrantes. Este material se debe inspeccionar para verificar que esté en las condiciones adecuadas para ser utilizado posteriormente. Las unidades se ingresan en cajas de cartón para su correcto almacenamiento. 4 Los operarios de abastecimiento deben conciliar la orden de producción. Se calcula la cantidad inicial entregada por parte del almacén de materiales. Luego se calcula el destino de estas unidades ya sea como producto terminado, rechazo, muestras o material sobrante; la suma de todos estos destinos debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente. 5 Se informa al digitador de la planta de producción la cantidad que se debe devolver al almacén. El digitador luego ingresa estas unidades de forma lógica al inventario del almacén, a la espera de que se entreguen físicamente. 6 Se realiza el despeje de los materiales primarios igual que en el punto 1 pero en el caso de los materiales utilizado en envasado. Para mayor claridad sobre estos sectores ver diagrama de zonas en anexos. 7 Se realiza conteo de rechazos igual que en el punto 2 pero en el sector de envasado. La información recolectada se transmite al abastecedor en acondicionamiento para que este utilice esta cantidad para la conciliación de la orden de producción. Se cuenta e identifica el material primario sobrante 8 igual que el punto 3 pero en el sector de envasado. 2 Se utiliza el formato presentado en el anexo El abastecedor de envasado inspecciona las condiciones del material sobrante. No se procede a introducir el material en cajas ya que en este sector es prohibido el ingreso de cartón. Los materiales tanto de envasado como de acondicionamiento (primarios y secundarios) se 3 reciben en el cuarto de devoluciones donde se 9 verifica que las cantidades devueltas lógicamente coincidan con las cantidades físicas. El material proveniente de envasado se introduce en cajas de cartón con el fin de que se puedan almacenar correctamente. 10 La operación del punto 5 solamente ingresa las unidades al inventario, sin embargo no se ha establecido la ubicación dentro de la bodega. En este paso, el operario de almacenamiento define la ubicación y realiza el traslado lógico del material a dicha ubicación. 11 Las ubicaciones del punto 10 se deben imprimir para luego ser adheridas al material sobrante. El material luego se entrega al operario del stockpicker el cual ubica físicamente el material en bodega.

93 10.7 Diagrama de flujo devolución de materiales de envase y empaque a bodega Ubicación: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por: DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA Planta de producción - Almacén de Materiales Actividad Devolución Materiales Primarios Operación Enero 20 de 2009 Transporte Actual Demora Felipe González González Leonardo Palomino Inspección Almacenamiento Cantidad Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones 6 Despejar línea de producción Se refiere al momento cuando se termina la orden de producción. 7 Contar rechazo y desechar Esta operación se puede hacer durante la producción como también al final. Existen procesos donde el responsable de contar los rechazos es el abastecedor. En otros casos es la persona que esta utilizando el material en línea de producción. El conteo de vidrio es peligroso y el personal no suele tener guantes especiales ni gafas de protección. 3 Transporte a zona de básculas 16 m Existe una báscula por proceso, sin embargo en varias ocasiones el material sobrante se cuenta manualmente, cuando la devolución es pequeña Contar e identificar material sobrante Inspeccionar condiciones de material sobrante Transporte a cuarto de devoluciones 55 m Se han identificado varios errores en esta operación, las personas de las líneas no indican correctamente el código del material, o la cantidad diligenciada esta errada. El material debe estar en buenas condiciones para su uso posterior. De no ser así, no se acepta la devolución y por lo tanto se toma como rechazo. Previo a este transporte, el operario abastecedor de envasado debe informar al abastecedor de acondicionamiento la cantidad devuelta además de los rechazos de la unidades sobrantes; esto con el fin de que se pueda realizar la conciliación de materiales totales. Este flujo de información es muy pobre.

94 Ubicación: Flujo: Fecha: Metodo Elaborado por: Revisado por: DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA Planta de producción - Almacén de materiales Actividad Devolución de materiales Operación Enero 20 de 2009 Transporte Actual Demora Felipe González González Leonardo Palomino Inspección Almacenamiento Cantidad Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones 1 Despejar línea de producción 2 Contar rechazo y desechar 1 Transporte a zona de básculas 14 m 3 Contar e identificar material sobrante 2 Transportar a punto intermedio de devoluciones 10 m Inspeccionar y encartonar material sobrante Conciliar orden de producción Devolver lógicamente materiales Esta operación consiste en identificar cuanto se utilizó en la orden de producción (producto terminado, rechazos, muestras) y cuanto sobró. El total debe ser igual a la cantidad que ingresó del almacén, sin embargo existen muchas diferencias. El proceso es completamente manual. Las unidades se transfieren a un almacén transitorio en sistema. Es decir que ingresan al inventario sin embargo aún no tienen una ubicación específica de la bodega. Esta devolución afecta el costo de la orden de producción. 1 Demora de material a la espera de ser entregado al almacén El material se ubica en una estiba a la espera de ser entregado al almacén. En este punto, los operarios de producción pueden tomarlo equivocadamente para otra orden de producción. Pueden pasar más de 15 días con el material estancado en este punto. 5 Transporte a cuarto de devoluciones 122 m Se transporta el material con el fin de unificarlo con los componentes de envasado. 3 Unificar y verificar componentes devueltos El operario del almacén identifica en sistema ciertas cantidades devueltas, sin embargo al buscarlas físicamente, se encuentran faltantes. Solicitar la búsqueda suele tomar mucho tiempo y no parecen existir responsables directos. 9 Encartonar material primario Trasladar material lógicamente a ubicación Identificar material con ubicación en bodega Para realizar esta operación, el operario del almacén en ocasiones se debe trasladar más de 160 metros ya que en el punto donde se encuentra el material no existen computadores disponibles. En este punto ya se tienen definidas las ubicaciones en el almacén. 6 Transportar al almacén de materiales 53 m Se entregan los materiales separados por grupo de fraccionamiento para ser ubicados en la bodega. 1 Ubicar material en estantería

95 11.8 Diagrama de Recorrido Devolución de Materiales a bodega 10 Punto de digitación 5 Tanques de maceración 3 ALMACÉN DE MATERIALES Punto de digitación Cuarto de soplado y devoluciones Descartonado de frasco de vidrio Líneas de producción envasado 6 7 Líneas de producción Acondicionamiento Zona de conciliación y revisión de materiales en devolución 8 PLANTA DE PRODUCCIÓN 2 Información General Convenciones DIAGRAMA DE RECORRIDO Ubicación Proceso hidroalcoholes - sección almacén Estanterías de almacenamiento Inspección Indica flujo de documentos de forma física o por correo electrónico Proceso Fecha Devolución de materiales de envase y empaque 22 Enero de 2009 Indica zona ubicada en sector de recibo (externo a plano) Transporte Indica flujo de material Método Elaborado por Revisado por Actual Felipe González González Leonardo Palomino Operación física Almacenamiento físico a abastecer Punto de cambio de zona (Prohibido el paso) 5 Observaciones Muros divisores Esclusa Operación en sistema Se muestra el proceso de devolución en el caso de hidroalcoholes con el fin de simplificar el diagrama. La operación es similar para los otros dos procesos (Emulsiones y Maquillaje) Operación e inspección simultaneas Demora Escala: 1 : 120 No indica división de áreas

96 10.9 Diagrama de división de zonas según requerimientos de higiene Información General DIAGRAMA DE DIVISIÓN DE ZONAS Ubicación Escala Fecha Método Elaborado por Revisado por Proceso hidroalcoholes - sección almacén 1: Enero de 2009 Actual Felipe González González Leonardo Palomino Zona Negra : Área de menos exigencia en higiene, el uniforme consiste en overol o particular. Se exige uso de cofia. Zona azul: Se utiliza uniforme azul con cofia. Zona blanca: Mayor control de higiene, uso de overol blanco desinfectado, cofia y tapabocas. 92

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