Esquema conceptual: Unidad V

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1 Unidad V

2 Informática administrativa Esquema conceptual: Unidad V Barras y paneles 1. Componentes de la interfaz de Microsoft Outlook 2003 Configuración Operaciones Libreta de direcciones Carpetas 2. Correo 168 UNIDAD V Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook ) 4. Seguridad y privacidad 3. Otras herramientas Calendario Lista de tareas Notas

3 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) Semana 8 Presentación Microsoft Outlook es un programa que forma parte de la suite ofimática Microsoft Office y funciona como un asistente personal de información y cliente de correo electrónico. Se usa como aplicación independiente en una computadora personal, o junto con Microsoft Exchange Server para brindar servicios de buzones compartidos, calendarios comunes y otros más a los usuarios de una red dentro de una organización. En esta semana se estudiarán los aspectos básicos para su configuración y uso como correo personal y agenda electrónica. Objetivos específicos El alumno identificará los elementos más importantes de la estructura y funcionamiento de Outlook. El alumno describirá el uso de las aplicaciones disponibles en Outlook. El alumno aplicará el uso de los diferentes componentes de Outlook en la vida práctica. 169 Tema y subtemas I. V Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook ) V.1 Componentes de la interfaz de Microsoft Outlook 2003 V.2 Correo V.3 Otras herramientas V.4 Seguridad y privacidad

4 Informática administrativa V.1 Componentes de la interfaz de Microsoft Outlook 2003 Funciones de Microsoft Outlook Microsoft Outlook es una agenda personal y aplicación de gestión de correo que permite la comunicación asincrónica con personas situadas en cualquier parte del mundo a través de mensajes electrónicos. El correo electrónico tiene las ventajas de ser fácil de utilizar, barato y más rápido que el tradicional. Con el correo electrónico es posible enviar texto, imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, etc. El límite para todo ello es el tamaño del buzón de correo contratado. Los mensajes de correo electrónico se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no haga uso de ellos. Existen en el mercado otros tipos de clientes de correo electrónico basados en aplicación como Eudora e IncrediMail (gratuitos). Todos estos programas deben instalarse en la computadora para permitir el acceso al correo y descargarlo en la misma. También existen gestores de correo basados en Web (webmail), como Yahoo y Hotmail, que permiten gestionar el correo directamente a través de una página Web, desde cualquier lugar y cualquier equipo. 170 Qué otro gestor de correo conoces? Barras y paneles Configuración personal de la pantalla Al ejecutar Outlook aparece una pantalla (imagen 1) la cual puede personalizarse para brindar un aspecto distinto y más adecuado a nuestras necesidades y preferencias, tal como veremos a continuación. Imagen 1

5 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) 1. La barra de título (imagen 2). Indica el nombre del programa y la ventana activa en ese momento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana. Las barras principales Imagen 2 2. La barra de menús (imagen 3). Es similar a la de otras aplicaciones, pero con sus propias características. Permite realizar las operaciones agrupadas en menús. Imagen 3 Los iconos de la barra de herramientas y los métodos abreviados de teclas (combinaciones que aparecen a la derecha de los menús contextuales) permiten la ejecución y selección más rápida de los comandos y opciones disponibles. Los menús de esta barra tienen tres tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Opción con otro menú contextual (imagen 4). Al situar el puntero del ratón sobre la opción, se despliega un nuevo menú con más opciones. Tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en Archivo > Carpeta. Tipos de menús disponibles en las barras de herramientas 171 Imagen 4 Opción con cuadro de diálogo (imagen 5). Al hacer clic en la opción aparece un cuadro de diálogo donde se solicita más información, con botones para realizar diferentes acciones. Su nombre acaba con puntos suspensivos.

6 Informática administrativa Imagen 5 La barra de Herramientas 3. La barra de herramientas (imagen 6). Similar a la de otras aplicaciones de Microsoft Office, permite un acceso rápido y directo a las operaciones más comunes. La barra de herramientas se puede formar con otras barras, tales como la de Calendario; también es posible agregarle o quitarle iconos específicos para crear barras personalizadas. Imagen La barra de estado (imagen 7). Se ubica en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación según la pantalla desplegada. Imagen 7 V.2 Correo electrónico Configurar una cuenta de correo Configurando el correo electrónico Para utilizar Outlook se debe contar con una conexión a Internet y tener asignada una cuenta de correo electrónico para poderla configurar dentro de la aplicación y hacer uso de ella. Ya con estos elementos, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar Herramientas > Cuentas de correo electrónico (imagen 8) para desplegar la ventana. 2. Elegir la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulsar el botón Siguiente (imagen 9) para pasar a la siguiente ventana.

7 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) Imagen 8 3. Imagen 9 Elegir el tipo de servidor en el que reside la cuenta de correo electrónico. Regularmente, las cuentas gratuitas que ofrecen los servicios como Yahoo y Hotmail residen en servidores HTTP. Por su parte, las empresas particulares suelen contratar un servicio de hostserver para alojar su propio dominio de Internet, lo cual permite asignar cuentas de correo a sus trabajadores con el nombre de tal dominio, por ejemplo, miempresa.com. Tales cuentas pertenecen al tipo POP3. Para seguir con nuestro ejemplo supondremos que se está configurando una cuenta de Hotmail. Así, en este caso se debe elegir HTTP y pulsar Siguiente. 173 Imagen 10

8 Informática administrativa 4. Introducir la Información sobre el usuario: Nombre y Dirección de correo electrónico; la Información de inicio de sesión: Nombre de usuario (aquí se repite la dirección de correo electrónico) y Contraseña (si el equipo en el que se está trabajando es propio, puede ser recomendable activar la casilla Recordar contraseña para no escribirla cada vez que se consulte el correo; en caso contrario, se recomienda no activar tal casilla por cuestiones de seguridad ya que cualquier usuario del equipo podrá entrar a la cuenta de correo configurada); y, finalmente, elegir la Información del servidor (imagen 11). A continuación, pulsar el botón Siguiente para pasar a la última etapa. 174 Imagen Si la información ha sido añadida correctamente, el asistente desplegará una ventana para informar que se ha configurado la cuenta apropiadamente (imagen 12). Si acaso un dato ha faltado o es incorrecto, habrá que repasar los pasos anteriores para revisar y corregir. Imagen 12

9 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) Operaciones 1. Enviar un correo. Para realizar esta acción se debe dar clic sobre el botón Nuevo, o bien ejecutar Archivo > Nuevo > Mensaje, o pulsar las teclas CTRL+U para abrir la ventana de composición del correo (imagen 13) en la que se dispone de comandos y recursos familiares a programas como Word. Escribiendo un correo con Outlook Imagen Los campos a completar para enviar correctamente el mensaje son los siguientes: Para: Corresponde a la dirección de correo del destinatario del mensaje. Es un campo obligatorio. CC: Significa Con copia para y sirve para enviar el mismo correo a varias personas. Las direcciones se escriben separadas por una coma. Este campo no es obligatorio. En caso de enviar un mensaje a varias personas, es recomendable incluir un receptor único en el campo Para y el resto en el campo CC con la finalidad de evitar el almacenamiento masivo de direcciones de correo que luego se utilizan para enviar correo basura (spam). Si se hace clic sobre cualquiera de los botones Para o CC se despliega una ventana (imagen 14) que busca nuestros contactos. Como se ve, está seleccionado el primer nombre y al hacer clic sobre Aceptar, se agrega al campo referido ( Para o CC ). Si tuviéramos una lista de distribución (por ejemplo: Familia), el mensaje se enviará a todos los contactos de la lista de distribución. Asunto: Aquí se debe escribir un título para el mensaje. No es un campo obligatorio, sin embargo, siempre es recomendable usarlo. Área en blanco para mensaje. Es el área más grande donde podemos escribir nuestro mensaje. Campos obligatorios para el envío de un correo electrónico

10 Informática administrativa Imagen Adjuntar archivos al mensaje de correo Recibir y gestionar correos de entrada Una vez redactado el mensaje y rellenados los campos anteriores, se envía el mensaje dando un clic en el botón Enviar y recibir. Si se cierra la ventana de composición del mensaje sin haberlo enviado, Outlook preguntará si deseamos guardarlo; al responder Sí, Outlook coloca el mensaje en la carpeta Borradores para completarlo y enviarlo posteriormente. Adjuntar archivos: Para adjuntar archivos al mensaje, se hace clic sobre el icono y aparece un cuadro de diálogo para buscar en el disco duro el archivo o fichero que se desea adjuntar al mensaje. Se puede anexar más de un archivo realizando la misma operación. Es posible anexar también un Elemento, con lo cual se da la posibilidad de anexar un archivo desde otro mensaje de correo electrónico almacenado en nuestra lista de distribución. 2. Recibir correos. La Bandeja de entrada de Outlook es el lugar donde llegan los nuevos correos (imagen 15). Imagen 15

11 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) Aquí se pueden apreciar tres grandes zonas: a la izquierda, el contenido propio de Outlook; al centro, los mensajes recibidos y organizados por orden de llegada; por último, a la derecha, el mensaje abierto. La Bandeja de entrada tiene su propia barra de herramientas que permite el acceso rápido a las funciones principales de la misma. Escaneo de Outlook. Al ejecutar Outlook y estando conectado a Internet, automáticamente se hace un escaneo por las cuentas de correo para verificar si existen nuevos mensajes. Si los hay, éstos se almacenan en la bandeja de entrada de la cuenta de correo correspondiente. Si no está activada la opción o no hay seguridad de que se hayan leído todas las cuentas, se puede dar un clic sobre el botón de la barra de Bandeja de entrada. Al hacer clic sobre este botón aparecerá un cuadro de diálogo que realiza las operaciones de escaneo e informa sobre el resultado. Filtrado automático. Se emplea para determinar que ciertos mensajes pasen directamente a la carpeta de Correo electrónico no deseado, y no a la Bandeja de entrada. Vista previa. Outlook se instala con la opción de Panel de vista previa activada, la cual permite ver debajo de la cabecera una previsualización de los mensajes. Esta opción puede ser desactivada seleccionando Ver > Vista previa automática. Por seguridad, se recomienda tener la opción de vista previa desactivada ya que algunos virus se activan al leer el mensaje. Si la opción estuviera desactivada y se desea leer el mensaje, se debe dar doble clic sobre la cabecera del mensaje para que se abra una ventana a tamaño completo mostrando el contenido del mensaje, o bien dar un clic sobre el mensaje con el botón derecho del ratón y pulsar en Abrir. Guardar archivo anexo al mensaje. En la columna de anexos de la cabecera del mensaje se puede verificar si el mensaje tiene algún archivo anexo. Si el mensaje tiene el clip dibujado en la columna de anexos, se puede descargar el archivo dando un clic derecho sobre el archivo que se indica en Datos Adjuntos. Para visualizar el contenido del archivo adjunto sin necesidad de guardarlo, se pulsa Abrir para que el programa busque la aplicación correspondiente y lo abra. En su defecto, si se quiere conservar el archivo adjunto, se debe seleccionar el archivo y pulsar el botón Guardar como... para desplegar la ventana en la que se debe indicar dónde se quiere guardar. 3. Eliminar cuenta de correo. Para realizar esta acción se debe ejecutar Herramientas > Cuentas de correo electrónico > Ver o cambiar cuentas de correo existentes > Siguiente (imágenes 8 y 9) para abrir la ventana de la imagen 16 y seleccionar la cuenta a eliminar. Una vez elegida la cuenta, se pulsa el botón Quitar. El programa abrirá un mensaje de advertencia para confirmar esta acción (imagen 17) y, tras aceptar, la cuenta será borrada definitivamente y no habrá manera de recuperarla. Organización de la pantalla de Microsoft Outlook Guardar archivo anexo a mensaje Eliminar una cuenta de correo 177

12 Informática administrativa Imagen 16 Imagen Varias cuentas de correo en nuestro Outlook 4. Más de una cuenta de correo en Outlook. El programa sólo permite tener una cuenta de correo como predeterminada, es decir, cuando se abrá Outlook se abrirá automáticamente la Bandeja de entrada de dicho correo. Sin embargo, se puede tener otras cuentas de correo y administrarlas bajo el mismo Outlook. Para ello se puede hacer uso de los botones de la ventana Cuentas de correo electrónico (imagen 16), lo cual se explica a continuación: Cambiar: Permite modificar parámetros de la cuenta de correo, por ejemplo, la contraseña. Agregar: Permite agregar nuevas cuentas de correo. Establecer como predeterminada: La principal de entre varias cuentas. Subir: Sube una línea la cuenta seleccionada, para ordenar el acceso de Outlook a las cuentas. Bajar: Baja una línea la cuenta seleccionada. Tiene la función inversa a la anterior. Quitar: Elimina una cuenta. Función de la libreta de direcciones Libreta de direcciones Outlook permite tener una libreta de direcciones organizada con la lista de las personas y sus datos para enviar mensajes electrónicos. Esta lista puede estar agrupada en diferentes categorías.

13 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) 1. Crear la libreta de direcciones. Outlook tiene una libreta de direcciones predeterminada, aunque es posible crear otras. Para crear una libreta de direcciones se debe ejecutar el siguiente procedimiento: Creando una libreta de direcciones Seleccionar Herramientas > Cuentas de correo electrónico > Agregar una nueva libreta de direcciones o directorio > Siguiente (imagen 18). Imagen En la nueva ventana, seleccionar Libretas de direcciones adicionales > Siguiente (imagen 19). Imagen 19 Seleccionar Libreta personal de direcciones > Siguiente (imagen 20).

14 Informática administrativa Imagen Definir la ruta y el nombre de la nueva libreta de direcciones (Outlook establece la carpeta Mis documentos como predeterminada para alojar las nuevas libretas de direcciones, sin embargo, ésta se puede cambiar). Luego, elegir cómo se mostrará la lista, si por Nombre o Apellidos > Aceptar (imagen 21). Imagen 21 Si todo se ha realizado correctamente, se desplegará un aviso para pedir que se reinicie la aplicación para que los cambios sean aplicados (imagen 22). Finalmente, pulsamos el botón Aceptar. Imagen 22 Eliminando una libreta de dilecciones 2. Cambiar, Crear o Eliminar una libreta de direcciones. Para realizar cualquiera de estas tres acciones se procede de la siguiente forma:

15 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) Ejecutar Herramientas > Cuentas de correo electrónico > Ver o cambiar libretas de direcciones existentes > Siguiente. En los casos de Cambiar y Quitar, se debe seleccionar la libreta deseada y pulsar en el botón correspondiente para ejecutar la acción (imagen 23). Para crear una nueva libreta, se debe pulsar Agregar y repetir los pasos descritos en el punto anterior. Imagen Agregar nuevas direcciones. Nuestra libreta de direcciones puede contener tantas direcciones electrónicas como deseemos. Para incluir una nueva procede de la siguiente forma: Agregando nuevas direcciones Seleccionar Herramientas > Libreta de direcciones (imagen 24), o bien dar un clic sobre el icono de la barra de herramientas para desplegar la libreta de direcciones (imagen 25). Imagen 24 Imagen 25

16 Informática administrativa Dar un clic sobre el icono de la barra de herramientas de la libreta de direcciones, o bien ejecutar Archivo > Nuevo > Contacto para desplegar el cuadro de diálogo Nueva entrada (imagen 26), donde se define si se quiere dar de alta a un nuevo contacto o crear una lista de distribución. En este caso se dará de alta un nuevo contacto, por lo tanto, se pulsa el botón Aceptar. Imagen 26 Introducir la información solicitada en los diversos campos del formulario. Aunque muchas veces no contemos en el momento con toda la información requerida, ésta se puede completar en cualquier otro momento. 182 Imagen 27 Una vez registrados los datos del nuevo contacto, pulsar el botón para guardar la información. Ubicación de un contacto en la libreta de direcciones 4. Localizar un contacto en la libreta de direcciones. Para realizar esta acción se debe seguir el siguiente procedimiento: Seleccionar Herramientas > Buscar, o bien dar un clic sobre el icono Buscar o usar las teclas CTRL + B Introducir el nombre, apellido o palabra clave en el cuadro de diálogo para que el motor de búsqueda filtre los resultados a mostrar.

17 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) Si la búsqueda ha sido exitosa, Outlook devolverá una lista de contactos que corresponden al criterio de búsqueda. 5. Crear una lista de distribución. Una lista de distribución es un conjunto de direcciones agrupadas bajo un criterio definido por el usuario, por ejemplo, se puede crear una lista de distribución bajo el criterio amigos, familia, empleados, etc. La herramienta permite enviar correos masivos de forma rápida y sencilla. Para crear una lista de distribución se deben ejecutar los siguientes pasos: Nueva lista de distribución Abrir Libreta de direcciones > Nueva entrada > Nueva lista de distribución para desplegar la ventana de la imagen 28. Asignar un nombre a la lista de distribución. Pulsar el botón Seleccionar integrantes o Agregar nuevo para desplegar la lista de contactos y elegir los que deseemos incluir. Pulsar el botón Categorías para elegir una de las predifinidas o personalizadas que ayude a identificar la lista. Si se desea, se pueden agregar anotaciones extra para agregar información relevante respecto a la lista de distribución creada. Para ello, se debe accionar la pestaña Notas y escribir lo que sea necesario. Una vez creada la lista, dar un clic en el botón Actualizar para guardar los cambios realizados. 183 Imagen Modificar contenido en la lista de distribución. De igual manera que se trabaja con la libretas de direcciones, se pueden editar las listas de distribución y realizar altas, bajas y modificaciones de los datos de los contactos contenidos dentro de la lista. Cómo modificar el contenido de la lista de distribución Para qué utilizarías una lista de distribución?, cómo te beneficiarías?

18 Informática administrativa Carpetas Organizando el Outlook Las carpetas permiten organizar los correos recibidos, enviados y eliminados. Se encuentra en la sección izquierda de la ventana de Outlook (imagen 29). Imagen Características de las carpetas de Outlook Veamos los componentes: Bandeja de entrada, es donde se depositan todos lo correos recibidos por la cuenta de correo electrónico. Bandeja de salida, es donde se guarda una copia de los mensajes enviados o de aquéllos que no se han podido enviar (por ejemplo, a causa de fallas en la conexión a Internet). Borrador, guarda los mensajes redactados que aún no han sido enviados. Elementos eliminados, contiene todo lo que se ha eliminado en Outlook (mensajes, contactos, tareas, notas y otros). Dispone de una opción que permite vaciar completamente el contenido de la carpeta sin la necesidad de seleccionar los mensajes. Esto se realiza dando un clic en el botón para borrar el contenido completo, tras lo cual se desplegará un cuadro de diálogo solicitando la confirmación del vaciado. Esta acción no puede deshacerse, así que se debe ser cuidadoso. Elementos enviados, contiene los mensajes enviados desde la cuenta de correo. Correo electrónico no deseado, es la carpeta donde se guardan los mensajes marcados como no deseados que llegan a la cuenta de correo. Carpetas de búsqueda, se encargan de buscar los mensajes que desees, basándose en su contenido o cualquier otro atributo importante (como el remitente). Ahora revisemos las acciones más comúnes que se pueden realizar con las carpetas de Outlook. 1. Crear una carpeta. Además de las carpetas que tiene Outlook de manera predeterminada, también se pueden crear otras carpetas para llevar

19 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) una mejor organización de los mensajes recibidos o enviados; incluso se pueden crear nuevas carpetas dentro de otra carpeta. Así, para crear una nueva carpeta se eben seguir los siguientes pasos: Ejecutar Archivo > Carpeta > Nueva Carpeta, o bien dar un clic derecho sobre la superficie de la lista de carpetas y luego elegir Nueva Carpeta. Asignar un nombre a la carpeta. Elegir del menú desplegable el contenido que contendrá la carpeta. Seleccionar la ubicación de la carpeta (imagen 30) y Aceptar. Cómo crear una nueva carpeta Imagen Trabajar con las carpetas. Diversas acciones pueden aplicarse sobre las carpetas de Outlook. Para desplegar tales opciones se debe dar un clic derecho sobre cualquiera de las carpetas disponibles y elegir del menú contextual la deseada. Las opciones son las siguientes: Búsqueda avanzada: busca dentro del contenido de la carpeta en cuestión. Nueva carpeta: crea una nueva carpeta dentro de la seleccionada. Agregar a la barra de Outlook: crea un acceso directo en la barra de Outlook. Marcar todos como leídos: abre todos los correos aunque no se hayan leído. Propiedades: permite acceder y modificar las propiedades de la carpeta. Cambiar nombre: de la carpeta seleccionada. También se emplea la tecla F2. Copiar carpeta: copia una carpeta a otra; también es posible usar las teclas CTRL + C para copiar y CTRL + V para pegar. Mover carpeta: cambia la ubicación de una carpeta. Eliminar carpeta: borra la carpeta. Cómo organizarías tus carpetas?

20 Informática administrativa Organizar las actividades por día 3. El Diario. Se trata de una carpeta predeterminada que sirve para llevar un diario de las tareas a realizar (imagen 31). Imagen 31 Cuando se instala el Outlook y se ejecuta por primera vez el Diario, se abre el siguiente cuadro de diálogo (imagen 32). Imagen Al pulsar en Sí se activará el Diario, lo que implica que esta aplicación anotará las opciones que se indiquen sin la intervención del usuario (imagen 33). Imagen 33 Estas opciones pueden ser definidas para uno o más contactos accediendo desde Herramientas > Opciones > Opciones de diario. La barra de herramientas del Diario (imagen 34) contiene varios botones que se describen a continuación: Imagen 34

21 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) El diario dispone de tres tipos de vistas diferentes: El icono con el cual se organizan las 24 horas del día. El icono con el cual se organizan los 7 días de la semana. El icono con el cual se organizan los 30 días del mes corriente. Además de estos tres tipos de vistas, en la parte izquierda de la pantalla hay un pequeño menú que permite otras vistas como por ejemplo: Por tipo, Por contacto, Por categoría. El botón Nuevo permite crear nuevas entradas en el diario. También se pueden agregar dando doble clic sobre el día seleccionado, o ejecutando Archivo > Nuevo > Entrada de diario. En cualquier caso se abre la ventana de la imagen 35 donde se deben realizar las anotaciones. Cabe mencionar que dentro de las opciones que ofrece esta utilidad, está la de Alarma que recuerda algún evento durante el trabajo. Una vez concluida la anotación, se debe pulsar el botón Guardar y cerrar. Las vistas del diario 187 Imagen 35

22 V.3 Otras herramientas Calendario Informática administrativa Función del calendario Para abrir esta utilidad y desplegar la ventana de la imagen 36, se debe dar un clic sobre el icono. 188 Imagen 36 Personalizar la vista del Calendario En la parte superior y debajo de la barra de Menús se despliega la barra de herramientas del Calendario. A la derecha se ubica una zona amarilla segmentada en las 24 horas del día, sobre la que se puede dar un clic derecho para desplegar el menú contextual y elegir cualquiera de las opciones disponibles para planificar citas y otros eventos de una agenda normal (imagen 37). Generalmente estas operaciones también se pueden realizar mediante la barra de herramientas del Calendario. La vista del Calendario se puede personalizar seleccionando Ver > Organizar por > Vista actual, que despliega un menú contextual para organizar la vista, de acuerdo con un criterio entre varios disponibles. Imagen 37

23 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) 1. Planificar una cita. Seleccionar el día de la cita mediante el calendario mostrado a la izquierda de la ventana (imagen 38). Elegir la hora y dar doble clic en el renglón correspondiente para desplegar la ventana donde se introducirán los detalles del recordatorio o cita (imagen 39). Definir los parámetros y detalles del recordatorio o cita, y pulsar Guardar y cerrar. Cómo planificar una cita Imagen Imagen 39 La ventana anterior permite programar una cita con mucho detalle. Se dispone de una barra de herramientas en la parte superior que permite las operaciones más usuales. El contenido de esta ventana se resume en: Para indicar el tema de la cita. Por ejemplo: Doctor. Lugar la cita prevista. La fecha y la hora de Comienzo y Fin de la cita. Indicar aviso con sonido predeterminado. Dando un clic sobre se puede seleccionar otro fichero de audio. En Mostrar la hora como se puede definir cómo se mostrará la hora en el calendario (libre, provisional, no disponible, fuera de oficina). En Etiqueta se puede seleccionar el color de la etiqueta según la importancia o la clasificación de la cita (importante, trabajo, personal, vacaciones). Detalles de la programación

24 Informática administrativa Configuración de las citas en el Calendario 2. Eliminar una cita. Se puede realizar mediante cualquiera de los siguientes procedimientos: Dar un clic derecho sobre la cita y seleccionar Eliminar del menú contextual. Seleccionar la cita y pulsar la tecla SUPR del teclado. Seleccionar la cita y dar un clic sobre el icono de la barra del calendario. 3. Planificar una cita cíclica. La opción permite dar periodicidad a una cita, para ello se llevan a cabo los mismos pasos que para incluir una cita pero en esta ocasión se debe seleccionar el comando para abrir la ventana de parámetros. Aunque también se puede crear directamente una cita periódica dando un clic derecho sobre el intervalo de tiempo donde se desee anotar la cita y seleccionando del menú contextual. 4. Eliminar cita cíclica. Hay dos opciones para realizar esta acción: Mediante la opción Eliminar esta repetición del menú contextual que eliminará únicamente la cita seleccionada. Mediante Eliminar la serie, que eliminará todas las citas. 190 Lista de tareas Planeando actividades futuras y cíclicas Al dar un clic sobre el botón de la parte derecha de la pantalla, aparecerá una nueva disposición de la pantalla (imagen 40) y la Barra de herramientas se sustituirá por la barra Lista de tareas, la cual contiene las acciones más comunes. Imagen 40 También se dispone de diferentes vistas, a las cuales se puede acceder seleccionando Ver > Vista actual y luego elegir una de las opciones disponibles.

25 Unidad V. Asistente personal de información y cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook) 1. Agregar una nueva tarea. Para realizar esta acción se debe colocar el puntero sobre el cuadro de texto (imagen 41), escribir la tarea y oprimir la tecla ENTER para agregarla. Cómo agregar tareas Imagen 41 Para agregar tareas con mayor grado de precisión, es necesario desplegar la ventana Tarea (imagen 42), a la cual se puede acceder dando doble clic en la lista de tareas, o bien dando un clic derecho sobre la lista de tareas y escogiendo la opción Nueva tarea, o pulsando el botón de la barra de la lista de tareas. 191 Imagen 42 Veamos el contenido de esta ventana: Especifica el Inicio y el Vencimiento de la tarea. Especifica el Estado de la tarea (No comenzada, en curso) y su prioridad (Baja, Normal, Alta). Para aviso con el sonido predeterminado o haciendo clic sobre se puede seleccionar el fichero de audio deseado. En el área en blanco se puede escribir un texto para aclarar mejor las características de la tarea a realizar. En la pestaña Detalles se puede apuntar la fecha de finalización, las horas empleadas en la tarea, el kilometraje, y otros detalles. Una vez anotados los datos de la tarea, haga clic en Guardar y cerrar para que quede registrada y la añada a la lista. Características de la ventana de tareas 2. Eliminar una tarea. Para realizar esta acción se cuenta con las siguientes opciones: Dar un clic derecho sobre la tarea elegida y seleccione Eliminar del menú contextual

26 Informática administrativa Seleccionar la tarea sobre la parte más izquierda de la línea y oprimir la tecla SUPR. Seleccionar la tarea y dar un clic sobre el botón de la barra Lista de tareas. 3. Crear una tarea cíclica. Se siguen los pasos descritos anteriormente, y se hace clic en que abre una nueva ventana (imagen 43) donde se especifica la periodicidad de la tarea: Imagen Eliminar tarea cíclica. El comportamiento de esta actividad es similar a la del Calendario Marcar una tarea. Las tareas pueden ser marcadas como Completadas para llevar un control sobre las realizadas y las que faltan por hacer. En la lista de tareas, cada línea correspondiente a una tarea dispone de un recuadro que no está marcado, indicando que la tarea no se ha realizado todavía. Una vez finalizada, se puede marcar como cumplida. Qué tipo de tareas incluirías? Notas Cómo sustituir las notas sobre el escritorio Al dar un clic en el botón, aparecerá la agenda de Notas (imagen 44), y la barra de herramientas se sustituirá por una barra de botones propia. Para agregar una nota se debe ejecutar Nuevo > Nota y escribir la anotación en la ventana emergente (imagen 45). Al colocar el puntero sobre la nota escrita y dar un clic derecho se despliega el menú contextual con varias opciones, entre ellas, la de Color que permite asignar el color azul que se aprecia en las imágenes 44 y 45. La barra de herramientas Notas permite el acceso directo a las acciones más comunes de Notas. 1. Editar una nota ya creada. Para realizar esta acción se puede dar doble clic sobre ella, o bien dar un clic derecho sobre ella y seleccionar Abrir en el menú contextual que se despliega.

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