4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 1 de Estructura del Sistema Gestión de Calidad La ADMINISTRACIÓN DE LA ZONA LIBRE DE COLÓN ha establecido, documentado, implementado y mantiene un Sistema de Gestión de Calidad con el objetivo de mejorar continuamente la eficacia del sistema y de sus procesos, basados en los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008. La ADMINISTRACIÓN DE LA ZONA LIBRE DE COLÓN siguientes procesos aplicables a la organización que son: Proceso de Planeación Estratégica Planes estratégicos Política y Objetivos de Calidad Planificación Comunicación Interna Revisión por la Dirección ha identificado los Proceso Central Captación y atención a posibles inversionistas Tramitación y Aprobación de Contratos de Lote, Permiso de Operación, etc. Medidas de Linderos y Aprobación de Planos Recaudación Tramitación y aprobación de documentos comerciales, tales como: Entrada, Salida, Traspaso y Liquidación Servicio al Usuario Servicio de Seguridad y Vigilancia Aseo y Recolección de Desechos Sólidos Servicio de Almacenaje de Mercancías Proceso de Apoyo Dirección de Mercadeo Oficina de Informática Oficina Institucional de Recursos Humanos (O.I.R.H.) Área de Capacitación y Desarrollo del Servidor Público Departamento de Presupuesto Departamento de Compras Auditorías Internas Medición de los Procesos

2 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 2 de 13 Indicadores de Gestión Pruebas Isométricas Encuestas Resultado de encuestas Acciones Preventivas Requisitos del Producto o Servicio Oportunidades de Mejora Información de Proveedores Análisis de Datos Implementando las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. Asegurando la disponibilidad de recursos e información necesaria para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. Solicitud del Usuario de la Z.L.C. PROCESO Actividades de gestión Provisión de recursos Realización del servicio Proceso para las mediciones Servicio Altamente Profesional Realizando el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos. Determinando los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. En los casos en que la ADMINISTRACIÓN de la ZONA LIBRE de COLÓN opte por contratar externamente cualquier servicio para poder brindar la calidad del servicio a los usuarios, éstos requisitos, serán identificados y controlados (ver capítulo 7.4). DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Cumpliendo con el quinto principio de calidad, Enfoque de Sistema para la Gestión, el cual establece que se debe identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema que interactúan directamente con los clientes internos y externos, contribuyendo a la eficacia y eficiencia de cada proceso.

3 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 3 de 13 Por tal motivo la Administración de la Zona Libre de Colón aplica este principio de la siguiente manera: PROCESO DE GESTION DE RECURSOS Dir. Mercadeo Oficina de Informática O.I.R.H. Área de Capacitación Departamento de Presupuesto Depto. de Compras El Usuario de la Zona Libre de Colón juega un papel significativo en la definición de requisitos como elementos de entrada para el proceso macro. La retroalimentación de la satisfacción o insatisfacción del usuario por los resultados del proceso, es un elemento de entrada esencial para el proceso de mejora continua de nuestro Sistema de Gestión de Calidad.

4 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 4 de Documentación del Sistema de Gestión de Calidad Generalidades El Comité Coordinador del Proceso para la Mejora Continua de la Administración de la Zona Libre de Colón bajo la dirección de la Alta Gerencia, han elaborado un Sistema de Gestión documentado y basado en: Una política y objetivos de calidad, adecuados al propósito de la institución. Un Manual de Calidad donde describe claramente cómo la ADMINISTRACIÓN DE LA ZONA LIBRE DE COLÓN cumple con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008. Un Manual de Procedimientos y Formatos donde se detallan las actividades de cada proceso y formatos utilizados como apoyo a las funciones. Un Manual de Autoridad y Funciones. Un Control de Registros. POLÍTICA DE CALIDAD MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS MANUAL DE AUTORIDAD Y FUNCIONES CONTROL DE REGISTROS

5 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 5 de Manual de Calidad El Comité Coordinador del Proceso para la Mejora Continua (CCPMC) bajo la dirección del Gerente General ha documentado y desarrollado un Manual de Calidad en donde se detallan los requisitos de la Norma Internacional ISO El Manual de Calidad incluye: El alcance del Sistema de Gestión de Calidad incluyendo los detalles y la justificación de cada exclusión. Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de Calidad o referencia a los mismos. Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de Calidad CONTROL DE LOS DOCUMENTOS La Oficina del Sistema de Gestión de Calidad mantiene una metodología para controlar los documentos internos y externos que son utilizados en los procedimientos de las unidades administrativas Procedimiento El Comité Coordinador del Proceso para la Mejora Continua ha definido los siguientes controles para la aprobación de los documentos: A. Aprobación y control de documentos: La Oficina del Sistema de Gestión de Calidad es responsable de aprobar y controlar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Los documentos serán revisados y actualizados por el Jefe del Departamento o Sección cada vez que sea necesario y debe contar con el visto bueno del Director del área. Posteriormente son enviados a la oficina del Sistema de Gestión de Calidad para su revisión y aprobación.

6 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 6 de 13 Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se integran principalmente por: Documentos Revisión Aprobación Control Manual de Calidad CCPMC Gerente General Oficina del Sistema de Gestión de Calidad Manual de Procedimientos y Formatos Jefe de Departamento o Sección Director/ Jefe de la Oficina de Gestión de Calidad Oficina del Sistema de Gestión de Calidad B. Revisión y Actualización de Documentos Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son revisados y actualizados cuando sea necesario por los Jefes y Directores. Posteriormente son remitidos para aprobación a la Oficina de Gestión de Calidad; después de revisarlos y aprobarlos se ingresan al sistema. C. Cambios o modificaciones a los documentos Los cambios para mejorar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad (manuales, procedimientos operacionales, instructivos o formatos), así como cambios menores (reorganización, adición o suprimir texto) podrán ser sugeridos por parte de los colaboradores a través de sus jefes, utilizando para este fin el formato de Solicitud de Cambio para registrar la modificación a los documentos. Toda Solicitud de Cambio elaborada por el Jefe de Departamento debe contar con el visto bueno del Director antes de ser remitido a la Oficina de Gestión de Calidad para su revisión y aprobación. Los cambios o modificaciones que se realizan al texto de los documentos son identificados a través del historial de modificaciones que se encuentra en el anexo 2 del Manual de Calidad y al final de cada procedimiento inmediatamente se eleva al siguiente número de revisión.

7 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 7 de 13 D. Disponibilidad de los documentos: El Comité Coordinador del Proceso para la Mejora Continua con el apoyo de los Directores de las diversas áreas y los Jefes de Departamentos son responsables de asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la página Web para consulta de los colaboradores. E. Identificación de los documentos Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad permanecerán en todo momento legibles, sin manchas, sin tachones o escrituras manuscritas. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad tienen las siguientes identificaciones: Gerencia General Subgerencia General Secretaría General Oficina de Asesoría Legal Área de Propiedad Intelectual Oficina de Relaciones Públicas Área de Protocolo Oficina de Gestión de Calidad Oficina de Desarrollo Institucional Oficina de Auditoría Interna Área de Prevención de Blanqueo de Capitales Oficina Institucional de Recursos Humanos Área de Planificación y Administración de Recursos Humanos Área de Capacitación y Desarrollo del Servidor Público Área de Relaciones Laborales y Bienestar del Servidor Público Área de Registro y Control de los Recursos Humanos Área de Planilla Oficina de Informática Dirección de Finanzas G.G. S.G.G. S.G. O.A.L. A.P.I. O.R.P. A.P. O.G.C. O.D.I. O.A.I. A.P.B.C. O.I.R.H. A.P.A.R.H. A.C.D.S.P. A.R.L.B.S.P. A.R.C.R.H. A.P. O.I. D.F.

8 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 8 de 13 Departamento de Contabilidad Departamento de Tesorería Departamento de Presupuesto Área de Estadísticas y Estudios Económicos Área de Reconocimiento de Inversiones Dirección Administrativa Departamento de Bienes Patrimoniales Departamento de Compras y Proveedurías Departamento de Almacén Central Departamento de Transporte y Mantenimiento Departamento de Archivos Generales Departamento de Servicios Administrativos y Generales Dirección de Seguridad Departamento de Investigación Departamento Antidroga Departamento de Transporte de Carga Departamento de Pases Departamento de Vigilancia y Monitoreo Dirección de Ingeniería y Mantenimiento Departamento de Programación, Evaluación y Control Departamento de Diseño e Inspección Departamento de Equipo de Aseo y Áreas Verdes Departamento de Plantas y Alcantarillados Departamento de Edificaciones y Calles Dirección de Operaciones Comerciales Departamento de Movimiento Comercial Departamento de Depósito Público Dirección de Mercadeo Departamento de Promoción de Inversiones Departamento de Publicidad D.C. D.T. D.P A.E.E.E. A.R.I. D.A. D.B.P. D.C.P D.A.C. D.T.M. D.A.G. D.S.A.G D.S. D.I. D.A. D.T.C. D.P. D.V.M D.I.M. D.P.E.C. D.D.I. D.E.A.A.V. D.P.A. D.E.C. D.O.C. D.M.C. D.D.P. D.M. D.P.I D.P.

9 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 9 de 13 F. Documentos externos: Las unidades administrativas cuentan con algunos documentos de origen externo que son utilizados para consulta o apoyo en sus procedimientos: Leyes de la República, Resoluciones y Decretos Ejecutivos Manuales Operativos Formatos de otras instituciones Estos documentos son utilizados, identificados y controlados en los Departamentos y Direcciones, con el propósito de proveer información de referencia y/o consulta de aspectos técnicos o legales, para la realización del servicio. G. Documentos Obsoletos Todo documento obsoleto será destruido para prevenir el uso no intencionado del mismo, en caso que se conserve el documento por cualquier razón en particular, se rotulará e identificará como Documento Obsoleto. Referencia: Norma Internacional ISO Elemento Control de los Registros Este requisito de la Norma tiene como objetivo definir la manera de controlar los Registros de Calidad, de manera que estén disponibles y legibles para evidenciar la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad. Los registros permanecen en todo momento legibles, identificables y recuperables Procedimiento El Comité Coordinador del Proceso para la Mejora Continua ha definido los siguientes controles necesarios para los registros: A. Identificación: Los registros de calidad están identificados a través del título del formato.

10 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 10 de 13 B. Almacenamiento Todos los Departamentos almacenan los registros en sus archivos y los de vieja data son enviados al Departamento de Archivos Generales de acuerdo al tiempo establecido por Ley y preservados en cajas de cartón con su debida identificación. C. Protección Todos los registros deben estar debidamente archivados en cartapacios o carpetas rotuladas y reposar en los archivos de cada Dirección, Departamento o Sección, y los registros de vieja data almacenados en el área de Archivo General en France Field, son conservados en cajas y anaqueles diseñados para protegerlos de daños o pérdidas. D. Recuperación Todos los registros permanecen protegidos y al alcance del colaborador autorizado, cuando en algún momento se requiera información o evidenciar una actividad que se llevó a cabo el colaborador autorizado recurre a buscar el documento en el archivo del departamento. E. Tiempo de Retención El período de retención de los registros de calidad en cada Dirección, Departamento o Sección es de dos (2) años mínimos y tiempo indefinido. TIPO DE DOCUMENTO PERÍODO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Registros de Calidad 2 años mínimos Vieja Data / Archivos Generales Documentos 1 a 15 años Vieja Data /Archivos Administrativos Documentos Legales y Comerciales Indefinido Generales Microfilmación F. Disposición de los Registros Los registros de calidad obsoletos son desechados en un término establecido por Ley, pasado este período los mismos son reciclados o incinerados.

11 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 11 de 13 Se incluyen como Registros de Calidad: AUDITORÍA INTERNA ACTAS E INFORMES DE AUDITORÍAS CONTABILIDAD COMPROBANTE DIARIO INFORME DE ESTADOS FINANCIEROS CONCILIACIONES BANCARIAS ASESORÍA LEGAL EXPEDIENTES DE EMPRESAS PROTOCOLO REPORTE DE ACTIVIDAD TRANSPORTE DE CARGA TARJETA DE CONTENEDORES ACTAS DE INSPECCIONES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FACTURAS Y LIBRETAS DE DESPACHOS Y COMBUSTIBLES SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CONTROL DE SOLICITUD DE DESPACHO DE MATERIALES PROGRAMACIÓN, EVALUACION Y CONTROL PLIEGO DE CARGOS FORMATO PARA CALCULAR MATERIAL Y COSTO DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO REGISTRO DE INGRESO DE PLANOS CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL SERVIDOR PÚBLICO EXPEDIENTE DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÒN HOJA DE VIDA DE LOS FACILITADORES DETECCIÓN DE NECESIDADES POST EVALUACIONES ESTADÍSTICA Y ESTUDIOS ECONÓMICOS CUADROS ESTADÍSTICOS INFORME DE INVERSIONES ANÁLISIS DE ACTIVIDAD COMERCIAL DIRECCIÒN DE OPERACIONES COMERCIALES DECLARACIONES DE MOVIMIENTO COMERCIAL LISTADO DE LICORES Y CIGARRILLOS LISTADO DE CLAVES ESPECIALES LISTADO DE EMPRESAS USUARIAS Y REPRESENTADAS LIBRO DE MERMA INFORME DE ENTRADA, SALIDA, TRASPASOS Y LIQUIDACIONES DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA MENSUAL DE FUNCIONAMIENTO DE INVERSIÒN

12 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 12 de 13 TRASLADO DE INVERSIÓN Y GASTOS REDISTRIBUCIÓN DE GASTOS E INVERSIÓN COMPRAS EXPEDIENTE DE ORDEN DE COMPRA CONTROL DE ENTREGA DE CHEQUES REFRENDADO AL DEPTO. DE TESORERÍA CONTROL DE REQUISICIONES EN RECORRIDO CONTROL DE ENTREGA DE O/C AL CRÉDITO REFRENDADA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DISEÑO E INSPECCIÓN REGISTRO CONTROL DE VERIFICACIÓN DE PLANOS VERIFICACIÓN DE MEDIDAS DE LINDEROS Y PERMISOS DE OPERACIÓN CONTROL DE INSPECCIONES HOJA DE REVISIÓN DE PLANOS CONTROL DE ENVÍO DE PLANOS AL DEPTAMENTO DE INVERSIONES CONTROL DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN ALMACÉN CENTRAL DECLARACIONES JURADAS KARDEX SOLICITUD DE MATERIALES PROVISIONAL INFORMES MENSUALES DE MATERIALES INFORME MENSUAL DE MARBETE INFORME DE INVENTARIOS BIENES PATRIMONIALES INVENTARIO VARIOS BIENES ADQUIRIDOS EDIFICIOS ASEGURADOS ZONA LIBRE Y FRANCE FIELD FINCAS Y AVALÚOS TERRENOS Y FINCAS ÁREA DE COLÓN TRANSPORTE Y MANTENIMIENTO INVENTARIO DE FLOTA VEHICULAR DEPÓSITO PÚBLICO GUÌA ORIGINAL ORIGINAL Y COPIA DE SALIDA ORIGINAL Y COPIA DE TRASPASO CARTAS DE CORRECCIÓN DE GUÍAS CARGA AÉREA ORDEN DE COBRO MANUAL COMPROBANTE DE SALIDA DE BODEGA ORDEN DE DESPACHO ORDEN DE COBRO ORIGINAL Y COPIA DE ENTRADA TESORERÍA CONTROL DE SALIDA DE GESTIONES DE COBROS Y CERTIFICADO DE

13 Revisado por CCPMC Aprobado por: Gerente General Revisión: 07 Página 13 de 13 CUENTAS CONTROL DE ORDEN DE PAGO DIRECTO CONTROL DE CHEQUES DE CUENTA GENERAL E INVERSIÓN CONTROL DE CHEQUES DE CUENTA GENERAL CONTROL DE CHEQUES DE CUENTA DE INVERSIÓN CONTROL DE CHEQUES DE PLANILLA CONTROL DE COMPROBANTES DE CHEQUES DE CUENTAS GENERALES E INVERSIÓN CONTROL DE ENTREGA DE CHEQUES DE CUENTA PLANILLA CONTROL DE PAGOS CONTROL DE ORDEN DE COMPRAS AL CONTADO CONTROL DE VIÁTICOS CONTROL DE ENTREGA DE RECAUDACIONES DIARIAS CONTROL DE VOLANTES DE DEPÒSITOS NOCTURNOS CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS, NOTAS DE CRÉDITO Y DÉBITO ARCHIVOS GENERALES EXPEDIENTES DE EMPRESAS USUARIAS, REPRESENTADAS, FUSIONADAS, ANULADAS Y EXPEDIENTES DE EX-COLABORADORES OFICINA INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS ESTRUCTURA DE PERSONAL, PERMANENTE Y TRANSITORIO PLANILLA DE PAGO REGULAR PLANILLA DE SEGURO SOCIAL PLANILLA DE SERVICIOS PROFESIONALES PLANILLA DE SIACAP PLANILLA DE XIII MES EXPEDIENTE DE COLABORADORES ACTUALES EXPEDIENTE DE EXCOLABORADORES CERTIFICACIÓN DE ACREDITACIÓN CONTROL DE ASISTENCIA, TIEMPO COMPENSATORIO, VACACIONES Y LICENCIAS OFICINA DE GESTIÓN DE CALIDAD SOLICITUD DE OPORTUNIDAD DE MEJORA SOLICITUD DE ACCIÓN PREVENTIVA SOLICITUD DE CAMBIO INDICADORES DE GESTIÓN / PRUEBAS ISOMÉTRICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS PROGRAMA DE AUDITORÍA REPORTE DE AUDITORÍA EXTERNA LISTADO MASTER DE PROCEDIMIENTOS REPORTE DE PRE AUDITORÍA INTERNA Referencia: Norma Internacional ISO Elemento 4.2.4