CONTABILIDAD VISUAL. Manual del usuario. Visual Software Versión 8.2

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1 CONTABILIDAD VISUAL Manual del usuario Visual Software Versión 8.2

2 Manual del usuario Versión: Autor Jorge Gudiño Registro de autor del programa: Registro de autor del Manual: Derechos reservados de autor 2012 Bogotá, D.C.

3 PRESENTACIÓN Contabilidad Visual (CV) es un sistema de información contable y financiera que da las pautas para estandarizar el manejo de documentos contables y sus datos relativos al funcionamiento de la empresa. FUNCIONALIDADES Contabilidad. Procesa documentos auto numerados y almacenados digitalmente con sus respectivos registros de causaciones contables según el Plan Único de Cuentas incluido (comercial, industrial o de servicios). Facturación. Genera los comprobantes de venta según los diferentes formatos disponibles o personalizados. Afecta los inventarios y tiene la capacidad de auto contabilizar el costo, la utilidad y las cuentas por cobrar. Tesorería. Maneja los ingresos y egresos causados por las compras y ventas de la empresa. Aplica los movimientos y cruza contra las cuentas por cobrar o por pagar según el documento causado. Imprime el comprobante de egreso con su respectivo cheque, en diferentes formatos disponibles. Inventarios. Incluye el manejo de productos para la venta e insumos. Controla tanto la disponibilidad, como diferentes listas de precios, descuentos y traslados entre bodegas o sucursales. Tiene la capacidad de generar cotizaciones según los diferentes formatos disponibles. Cuando se factura, siempre informa el saldo en línea. Point of Sale (POS). En los puntos de venta genera rápidamente tiquetes de venta e informa los cuadres de caja diarios o de un periodo más amplio definido por el usuario. Esta es una aplicación independiente y que puede instalarse en equipos del usuario para atender únicamente las ventas de productos.

4 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Característica Detalle Lenguaje de programación Visual Basic.net 2012 Sistema operativo Windows, 2000 o superior, Windows vista, Windows 7 y 8 de 32 o 64 bits Motor de bases de datos SQL Server 2012 de 32 o 64 bits Interface Gráfica estilo explorador de archivos Reportes GDI Vista previa en pantalla: Crystal Reports 2012.net de 32 o 64 bits

5 VENTAJAS Escalabilidad. Permite el manejo de un motor de bases de datos, MS SQL Server 2008 y con el servidor de bases de datos SQLexpress, todos con tecnología cliente-servidor. En cuanto a la información, esta tecnología independiza las funciones de formatos y captura, de las de control y almacenamiento. Así mismo, el manejo interno se hace a través de un motor especializado en la seguridad y el control de la información, mientras que el programa CV funciona como cliente enviando y solicitando información. Compatibilidad. La funcionalidad de Contabilidad Visual es muy amplia debido a su compatibilidad con programas como Office y Lotus Smart Suite, entre otros, con los cuales es posible intercambiar información. El análisis de la información también se intercambia con Data Warehousing, por medio de cubos multidimensionales, de ahí que éstos se hallan empleado para el diseño del logotipo de Contabilidad Visual. Los cubos multidimensionales son un tema apasionante que permite analizar la información en un nivel superior, en el cual los totales se convierten en estadísticas que producen metadatos para tener una visión global de la empresa, y una mejor toma de decisiones. Servidor de bases de datos SQLserver Express. Esta versión de CV incluye un servidor de bases de datos de Microsoft llamado SQLsever Express, un motor que ofrece una gran capacidad de escalabilidad, y que está diseñado para adaptarse al crecimiento de la empresa. En este caso, la empresa sólo tendrá que actualizar sus equipos a una red, cambiar los sistemas operacionales e instalar un servidor dedicado de base de datos SQL-Server. La migración de la BD es una simple copia o un simple comando de atar al nuevo servidor. Actualmente Microsoft cambió el nombre a la última versión del servidor de bases de datos comprimido, al cual llamó SQLexpress, que contiene la versión equivalente al SQL MS-SQL Server. Para empresas que tienen gran movimiento es recomendable instalar un servidor dedicado y una red de equipos. El programa reconocerá las capacidades instaladas y las utilizará para su mejor rendimiento.

6 El programa no tiene límite de número de usuarios locales o remotos, ni de número de procesadores (hasta 32) en el servidor. Esta capacidad está dada por los límites del motor de bases de datos. CV está basado en un administrador de base de datos relacional con herramientas de cuarta generación. Las copias de respaldo están incluidas en un solo archivo y son fáciles de identificar por su nombre y por la fecha de expedición. De igual forma, la portabilidad de la base de datos se hace evidente, ya que simplemente se transporta un archivo de la copia total o parcial hacia otro computador independiente de la red, manteniendo los niveles de seguridad. En estaciones fuera de línea su manejo también es seguro, pues intercambia archivos de movimientos que actualizan automáticamente los saldos cuando se restaura el servidor. La versión de SQLexpress tiene las siguientes limitaciones: maneja hasta un giga byte de memoria de buffer, soporta un solo procesador en su equipo, y el tamaño máximo de una base de datos es de 4 gigas y hasta 256 usuarios. En el ámbito corporativo es recomendable tener un servidor dedicado para atender a los diferentes usuarios de la red. En el servidor con Windows 2000, 2003 o 2008 Server se instala el servidor de bases de datos SQL Server. Es conveniente disponer de una unidad de copia en cinta (tape backup), un disco espejo y demás dispositivos adicionales que aseguren la integridad de la información en caso de fallas. El programa reconoce automáticamente todos los dispositivos que estén dispuestos en la red, como impresoras, procesadores, unidades de disco etc. Para cada estación que se desee conectar al servidor de SQL se requiere una licencia de acceso a SQL. Contabilidad Visual tiene la capacidad de detectar la versión de SQL instalada en su equipo.

7 SISTEMA CONTABLE Contabilidad Visual es un programa que está diseñado para procesar la contabilidad por el sistema de causación, lo cual quiere decir que un movimiento contable es el resultado del procedimiento que lo causó. Por ejemplo, para registrar una compra, la causación es el procedimiento en el que se produce una factura de compra. Posteriormente a esa causa primaria se produce otro documento, que es un comprobante de egreso que compensa el valor de la compra. La secuencia lógica de procesos recomendados para la instalación del programa es la que se lista a continuación. Algunas opciones son iniciales y se presentarán sólo la primera vez que ejecute el programa. Instalación del programa Registro del programa Asignación del servidor Creación del maestro DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD Importante. Ni los autores ni la editorial asumen responsabilidad por la pérdida de la información que pueda ocasionar la manipulación incorrecta de este programa o de alguno de sus componentes. Al instalar los componentes, el usuario acepta íntegramente los términos indicados en la licencia de uso incluida al final de este manual. Normatividad relativa al programa. mediante el concepto No de 2000"... con la expedición de la Resolución 898 de 1998, la utilización del software aplicativo de facturación, debidamente aprobado por la DIAN, dejó de ser obligatorio y pasó a ser optativo por parte de quienes utilicen facturación por computador o expidan tiquetes de venta mediante el sistema POS.

8 INSTALACIÓN DEL PROGRAMA REQUISITOS. Para la ejecución del software de Contabilidad Visual se requieren los siguientes componentes: Manejador de bases de datos SQL 2012 o SQL2012 express Manejador de reportes de Crystal reports (CRforVS versión 5) Computador Pentium IV o superior con 2 Ghz de velocidad, o más 2 gigas de memoria RAM, o más (recomendado 4 Gigas) Unidad de CD o de DVD (opcional) Windows 2003, 2008, VISTA y Windows 7, 8 (no disponible para Windows 98, XP, ni Windows Me). Es importante que su equipo tenga instaladas las últimas actualizaciones disponibles de su sistema operativo. En algunos casos, en grandes empresas que disponen de una red de datos con dominio de Windows, es necesario solicitar la asesoría del administrador de la red, quien deberá concederle los permisos requeridos para la instalación de nuevos servicios y programas en su equipo o en el servidor de la red. Baje las últimas actualizaciones de Windows desde la página Web de Microsoft. Es recomendable hacerlo antes de iniciar la instalación del programa, ya que algunos componentes deben estar actualizados. Instale los componentes que se listan a continuación. Tenga en cuenta que el FrameWork y el SQLexpress son prerrequisito para la instalación del programa y que amplían la funcionalidad de su sistema operativo. Siga cuidadosamente las instrucciones que aparecen en la página de Microsoft y proceda según sus términos. a) Microsoft FrameWork 4.5. Éste es necesario para ejecutar programas de la nueva generación.net. Si ya tiene instalado en su equipo esta versión de FrameWork, salte al tercer paso. Para equipos con sistema operativo de 64 bits deberá instalar el framework 4.5 de 64 bits. Nombre del archivo: DotNetFX.exe

9 b) Servidor de bases de datos SQLexpress Nombre del archivo: SQLexprwt_86_ESN.exe para equipos de 32 bits. Opcionalmente puede instalar un administrador de las bases de datos SQLexpress Nombre del archivo instalador: SQLServerManagementStudio _x86_enu.exei d) Generador de informes Crystal reports. De clic en el ícono CRforVS_13_0 e) Instalador de Contabilidad Visual. Para iniciar la instalación ahora, de clic a continuación: setup

10 Nombre del instalador: setup.exe Plataforma: Windows Forms Siempre recomendamos instalar la última versión disponible del programa desde la página web. Instalador disponible en Al dar clic en el botón instalar le preguntará si desea guardar el archivo (save as) o abrirlo (open). Seleccione la opción de abrirlo (open) para iniciar la instalación. El programa realizará actualizaciones automáticas de su sistema cada vez que haya una nueva disponible.

11 Luego que verifica si hay una nueva versión disponible, lanza el instalador del programa: En este punto, el programa le pregunta si confía en el proveedor del programa (Visual Software), presione el botón de Instalar para proceder. Y a continuación se instalarán los componentes necesarios para ejecutar el programa en su equipo.

12 Esta operación puede tardar unos minutos, luego se ejecutará el programa automáticamente por primera vez. Configuración regional. El programa cumple con las normas del Y2K, por lo cual es importante verificar la configuración regional del equipo. Para eso, siga esta rutina: Inicio / Panel de Control / Configuración regional / Personalizar En fecha, el formato deberá ser aaaa-mm-dd (yyyy-mm-dd, en inglés) En hora, el formato deberá ser HH:mm:ss (formato internacional) En números, asigne el punto como símbolo decimal, y la coma como separador de miles. Algunos equipos pueden tener programas que requieran una configuración internacional diferente. En ese caso recomendamos crear un nuevo usuario en el equipo para el programa. Ajuste la configuración regional en el panel de control del nuevo usuario. También asegúrese de instalar los programas con el usuario deseado, o refiérase a la opción avanzada de instalación del programa, indicada en el manual técnico. 2 Carpeta de archivos. En esta versión se ha definido una nueva carpeta de archivos del programa llamada ArchivosCV, la cual maneja los archivos del usuario, y se deberá colocar preferiblemente en una unidad diferente a la del sistema operativo. El programa asume que la ruta es la unidad d:\archivoscv.

13 En esta carpeta encontrará los archivos de datos y los formatos de reportes. Para efectos del manejo de archivos de copias de seguridad, es importante que saque copia a esta carpeta. No es necesario que saque copia al programa de contabilidad, ni a sus archivos de instalación, debido a que no le servirán para una nueva instalación, y siempre los tendrá disponibles en la página web: Asegúrese de tener los permisos necesarios para poder acceder a esa carpeta, de otra forma marcará error al intentar sacar copias de seguridad. USO POR PRIMERA VEZ Cuando termine la instalación, en su escritorio de Windows aparecerá el icono de Contabilidad Visual, el cual ejecutará el programa. La primera vez creará la base de datos maestro.

14 Si existe una red de computadores locales o remotos, se tendría un equipo servidor, en el cual se instala el SQLserver (Framework, SQLexpress, SQL Manager); en los equipos cliente sólo es necesario instalar el programa de CV.

15 SELECCIÓN DEL SERVIDOR SQL Al ingresar al programa, le solicitará el nombre del servidor, generalmente se utiliza el mismo equipo, entonces se indica el nombre: (local) Un servidor de bases de datos es un equipo de almacenamiento y organización de la información en forma de tablas, para su segura y rápida consulta. Este servidor puede ser local o remoto, e incluso para empresas pequeñas puede estar instalado en una misma computadora del usuario. Lista de bases de datos Asignación del servidor. En la pantalla aparecerá la lista de servidores de SQL disponibles en su empresa. Dé clic en el servidor que va a utilizar.

16 Es recomendable llamar al equipo principal SERVIDOR, aunque también puede asignar otro nombre. En caso de que el nombre de su servidor no aparezca el a lista, puede adicionarlo dando clic derecho y seleccionar la opción de nuevo. Acceso local: Para acceder al servidor de bases de datos de su equipo local generalmente se utiliza el servicio de SQL instalado en su máquina. En el caso de que al instalar el motor de bases de datos se asignó el nombre de la instancia por defecto, se nombrará el servidor con el nombre de su equipo, seguido con el nombre de la versión de SQL. Por ejemplo, si su equipo se llama Servidor, y se seleccionó el nombre de la instancia por defecto, entonces su servidor de datos se llamará Servidor\SQLexpress. Si asignó un nombre diferente a la instancia, entonces su servidor de bases de datos se llamará Servidor\ninstancia, en donde ninstancia es el nombre de la instancia que usted le asignó. Acceso remoto. Si desea acceder a la información almacenada en otro equipo dentro de una Intranet o extranet, entonces deberá asignar el nombre al servidor remoto (comando cambiar el nombre) y ahí podrá asignarle la dirección y/o el nombre del equipo remoto. Por ejemplo, para una dirección pública web, o , para una dirección intranet. Nuevo Servidor: El equipo servidor de bases de datos puede ser el mismo computador del usuario, en tal caso se deberá dar el nombre de su computador. De otra forma si es otro equipo del nombre del equipo, el nombre del dominio o la dirección IP. Por ejemplo: Nombre de dominio: O la dirección IP local: O la dirección IP pública: O el nombre del equipo: Servidor Al seleccionar un servidor y entrar o aceptar, el sistema le solicitará el nombre del usuario y su contraseña. Existen dos formas de autenticación: con seguridad integrada, y sin ella.

17 El sistema le permite ingresar con un nombre de usuario y contraseña individual, asignada para el manejo contable. Este tipo de autenticación es común en sistemas de acceso remoto, en los cuales el usuario del equipo es diferente al usuario del servidor. Cuando escriba el nombre del usuario, es indiferente que lo haga en mayúsculas o minúsculas; lo que sí es importante es la contraseña, que deberá escribirse exactamente como fue creado el usuario o la base. Si se ha asignado algún usuario cuando creó la base de datos, deberá escribirlo. Para tener una administración más avanzada del servidor de bases de datos SQLserver, utilice el SQL Server Manager Studio, en el cual podrá crear y asignar atributos a usuarios, permitir el acceso remoto y establecer parámetros de seguridad avanzados. Creación del maestro. Cuando se abre un servidor, aparecen las bases de datos. El programa verificará que exista la base de datos llamada maestro. Si no existe, él le informará y le dará la opción de crearla. Opcionalmente también podrá crear la base de datos llamada Andes, que es un ejemplo de una empresa comercial. Dependiendo del nivel de seguridad que tenga asignado al usuario del computador, al ejecutar el sistema podrá solicitar la autorización o contraseña del administrador.

18 En Windows Vista, según el nivel de seguridad configurado en su equipo, puede que requiera ejecutar la instalación con atributos de administrador y en algunos casos el preguntará sobre la confianza del programa: Permitir Confío en este programa. Conozco su procedencia o lo he usado antes. Si no desea que esto suceda, desactive la opción de UAC (User Account Control), lo cual se hace dentro del Panel de control/control de Usuarios. En Windows 8 puede aparecer el siguiente aviso: De clic en la opción de ejecutar de todas formas para proceder a la instalación.

19 El programa está diseñado compatible con Windows 8, en el cual una aplicación ocupa toda la pantalla, sin bordes. De tal manera que da una presentación amplia y más limpia. Si desea cambiar a otra aplicación, deberá presionar la tecla de Windows, que mostrará el menú inicial, o simplemente presione Alt-Tab para cambiar a otra aplicación activa.

20 ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS Podrá acceder a cualquier base de datos, excepto a la llamada maestro, la cual contiene las tablas básicas del programa y en él no se podrán instalar tablas de trabajo adicionales. De igual forma recomendamos no intentar modificarlas con otro programa, ya que las dejaría inaccesibles para el programa de contabilidad. El programa sólo dejará acceder a una base de datos a los usuarios registrados o que se les ha dado atributos de acceso o consulta a esa base de datos. Para ver más detalles, consulte la sección de usuarios.

21 CREACIÓN DE UNA EMPRESA Insertar. En el administrador de Bases de datos, la tecla insertar permite crear una nueva base de datos, la cual puede ser compartida con otras aplicaciones como Office. Para proceder, dé clic en el chulito. Configuración de la base de datos. Cuando se ha creado la base de datos, puede acceder para trabajar en ella dando un clic en el icono de la base. Identificación de la empresa. Incluya la información requerida en cada una de las casillas y presione Siguiente para avanzar a la siguiente página, hasta terminar. El programa creará en la base de datos las tablas que contendrán la información que grabe con el programa de contabilidad o cualquier otro. Para saber más sobre el contenido de cada tabla, consulte el apéndice del este manual. Para crear una empresa correctamente se requiere alistar los siguientes datos: Un identificador o nombre corto (palabra no mayor de 12 letras) Una razón social

22 Un número de NIT (con dígito de verificación) Una autorización de facturación Campo Long. Descripción NIT 14 Número de Identificación Tributaria o Fiscal. No debe contener puntos ni comas, y es indispensable colocar el dígito de verificación en la casilla correspondiente. Por ejemplo: , Razón Social 40 Nombre completo de la empresa. Por ejemplo: Comercial Andes Ltda., o Distribuidora Central de Alfileres S.A. Alias 12 Es una palabra corta. Por ejemplo, VS para Visual Software, CA para Comercial Andes, Éxito para Almacenes Éxito S.A. Contacto 40 Nombre del representante legal Dirección 40 Dirección física o postal Zona 12 O localización general dentro de su ciudad Ciudad 12 O provincia País 12 O nación Teléfono 12 Primer número telefónico Teléfono 2 12 Segundo número telefónico FAX 12 Número de la línea de la máquina para facsímiles 40 Dirección de correo electrónico URL 40 Página WEB Régimen 2 Tipo de régimen de impuestos CodICA Código de registro mercantil (industria y comercio)

23 NumReg porica Número de registro Porcentaje ICA porretica retica autoretica SI/NO Autorización 14 Número de autorización de facturación DIAN Fautorizacion 9 Fecha de autorización Desde 6 Número inicial de factura autorizado ELIMINAR UNA BASE DE DATOS

24 En cualquier momento usted podrá eliminar definitivamente una base de datos de una empresa. Simplemente seleccione la base de datos y presione la tecla suprimir (delete), o dé clic en el botón de suprimir en el cuadro de tareas comunes. Por seguridad, en algunos momentos el programa no le permitirá eliminar una base de datos que acaba de utilizar o crear. Si desea hacerlo, deberá salir del programa en intentarlo nuevamente. Cambiar el nombre a una base. Usted puede renombrar una base de datos de una empresa. Para ello, asegúrese de utilizar un nombre corto, de una sola palabra y que no contenga espacios o signos especiales. Para cambiar el nombre coloque el mouse sobre la base que desea renombrar y presione F2. También puede usar la opción del menú presionado el clic derecho sobre la base de datos y escogiendo la opción de renombrar. Recuerde que un nombre de base de datos no debe contener espacios ni signos especiales. Procure que el nombre de la base de datos sea la sigla o el nombre corto de la empresa. Nota: El cambio de nombre no afecta el nombre interno de la base de datos que involucra los archivos data y log que utiliza el SQL para guardar su información de datos y de secuencias. El nombre original quedará reservado por el sistema para esa misma base de datos, y usted deberá tener especial cuidado cuando realice copias de seguridad y restauración, o cuando cree una base de datos nueva con el mismo nombre. Abrir una base de datos. En este momento existe una base de datos de su empresa. Para trabajar en ella deselecciónela y dé Enter, o simplemente dé un clic en el nombre de su base: le solicitará el nombre de usuario para poder acceder a ella (admin.). Cuando la base de datos se ha abierto correctamente, se activan otros botones de la barra de herramientas; en ese momento usted podrá seleccionar cualquier carpeta para el manejo contable de su base. Opciones adicionales. Dando un clic derecho sobre la lista de bases, aparecerá el siguiente menú de opciones: Abrir Para entrar a usar la base de datos. Lo mismo que dar Enter o clic Nueva Permite crear una nueva base de datos.

25 Cambiar Asignar otro nombre a la base de datos. nombre Suprimir Eliminar una base de datos existente Fc Copia de seguridad Conduce a las opciones de copias de seguridad

26 PROCESOS GENERALES Menú principal Al ingresar a su empresa, tendrá esta pantalla principal, la cual presenta una barra de ajuste del periodo en la parte superior y una barra de carpetas en la parte izquierda. Las carpetas principales son: Contactos: manejo de terceros Documentos: Administración y edición de documentos Productos: manejo de productos, insumos, servicio y activos Centros: Manejo de centros de costo Agentes: Manejo de empleados y vendedores PUC: Administración del plan único de cuentas Herramientas: Procesos adicionales de importación, exportación de archivos, numeración de libros oficiales y duplicación de documentos.

27 CUENTAS El asistente le permite iniciar o modificar el PUC. Incluye un Archivo Maestro con más de cuentas, según lo indica el Artículo 14 del Decreto 2650 de 1993, actualizado a la fecha. De acuerdo con el tipo de empresa, el programa crea automáticamente un plan de cuentas sugerido. En este capítulo veremos: o o Jerarquía del PUC Asistente de diseño Creación de cuentas Copia de cuentas del maestro Búsqueda de cuentas Impresión del PUC Verificar el PUC

28 Jerarquía del PUC. A continuación describimos la estructura del PUC que rige actualmente. Campo Long. Detalle Cuenta 14 Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo, que por el solo nombre se identifique lo que representa. Descripción: 40 Es el detalle descriptivo del contenido de la cuenta.

29 Alias 14 Es el nombre corto que se le asigna a una cuenta, y que se usa para hacer una referencia rápida a ella, cuando no se recuerda el código de la cuenta, o simplemente porque es más fácil memorizarla. Nivel 1 Indica el nivel de la cuenta. Existen nueve niveles; el último indica que se trata de una auxiliar, sin importar el número de dígitos de la cuenta. Tarifa 12 Permite incluir tarifas de impuestos, presupuestos o valores base para liquidaciones especiales. Las cuentas se clasifican por niveles del uno a nueve, y pueden contener hasta 14 dígitos. X cuenta de primer nivel XX de segundo nivel XXXX de tercer nivel o mayor XXXXXX de cuarto nivel XXXXXXXX de quinto nivel XXXXXXXXXX de sexto nivel XXXXXXXXXXXX de séptimo nivel XXXXXXXXXXXXXX de octavo nivel Una cuenta auxiliar se identifica como de nivel nueve. Una cuenta auxiliar debe tener más de 4 dígitos de identificación.

30 Una cuenta auxiliar deberá tener definidos sus niveles superiores. Ejemplo 1: 1 ACTIVO 11 Disponible 1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres) Caja menor (auxiliar, nivel nueve) 1120 Bancos (cuenta mayor, nivel tres) Ejemplo 2: 1 ACTIVO 11 Disponible 1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres) 1120 Bancos (Cuenta Mayor, nivel tres) Nacionales (nivel cuatro) Banco de Bogotá (auxiliar, nivel nueve) Importante: Los niveles de las cuentas aumentan siempre en dos dígitos. Inválido: Correcto: Asistente de diseño de PUC El programa incluye un plan maestro con más de cuentas, clasificadas según el tipo de empresa: Comercial Industrial

31 De servicios Usted puede seleccionar alguno, o combinarlos según la razón social de su empresa. Adicionalmente se dispone de un módulo para que el usuario pueda actualizar el plan de cuentas maestro. Para ello, consulte el apéndice sobre el editor del maestro. El proceso de importar un plan se ejecuta dando clic en el botón importar (en forma de carpeta) y seleccionando una opción: Entre PUC mínimo o el PUC sugerido. El Asistente consta de dos partes principales: a la izquierda aparece un Plan Maestro de cuentas, que son las cuentas sugeridas para el tipo de empresa que usted indicó. A la derecha aparece el plan de cuentas de su empresa. Ambos están organizados en forma de árbol, el cual puede expandir o comprimir su presentación dando un clic en la parte izquierda del renglón deseado: [+] Indica que contiene cuentas bajo su orden. Al dar un clic se expande su presentación. [-] Indica que contiene cuentas bajo su orden y al dar un clic se comprime su presentación.

32 Así mismo, existe una casilla para cada cuenta, la cual le permite seleccionar o deseleccionar. Esta opción es muy útil para indicar cuáles cuentas se desean copiar en el maestro, y cuáles desea eliminar en el PUC de su empresa. Crear cuentas. En la parte inferior del PUC de su empresa aparece un formato para ingresar cuentas nuevas. Para ingresar una nueva cuenta, escriba el código, la descripción, el presupuesto o la tarifa, el nivel (9 si es auxiliar) y un alias. Dé Enter para grabar. Este formato también sirve para editar alguna cuenta existente, para lo cual debe dar doble clic sobre la lista de cuentas. Búsqueda de cuentas Para buscar una cuenta determinada, presione el botón correspondiente. Indique el número de la cuenta o su descripción, y dé un clic en aceptar para iniciar la búsqueda. El programa mostrará una a una cada ocurrencia, y usted tiene la opción de continuar o cancelar la búsqueda. Impresión del PUC Para imprimir el PUC, dé un clic en el botón de imprimir: aparecerá en la pantalla una vista previa del reporte; si desea imprimir en papel, dé un clic en el icono de la impresora, y seleccione las páginas.

33 Verificación de cuentas. Cuando termine de editar las cuentas, y antes de cerrar, el asistente del PUC el programa verificará todas las cuentas, asegurándose de que tengan los datos y las relaciones adecuadas. Cuando termine este proceso, usted podrá acceder al manejo de las otras carpetas del programa.

34 AGENTES Las clases de agentes pueden ser operarios, vendedores o cualquier otra persona relacionada con los procesos administrativos del sistema. Podrían dividirse por zonas o algún rango o clasificación que designe la empresa. Dentro de esas clases se incluyen los vendedores, los cuales se identificarán por el número del NIT (registrado previamente dentro de los terceros). Creación de grupos Creación de agentes Creación de grupos. El programa ofrece la opción de agrupar los vendedores de acuerdo a como el usuario lo requiera. Puede crear grupos por ciudades, zonas o regiones y nombrarlas según sea más conveniente. En ella podremos crear carpetas de grupos llamados zonas. Una zona puede ser un sector, una ciudad o un país. Ciudades Para crear una zona dé clic en Nuevo ; en pantalla aparecerá un formato que le solicitará los datos básicos. Para grabar, dé un clic en Aceptar.

35 Cuando haya creado una zona, usted puede acceder a ella dando clic. En ese momento aparecerán los establecimientos de esa zona. Cuando una zona es nueva, aparecerá la lista en blanco, entonces proceda a incluir un nuevo establecimiento o centro de costo. Un ejemplo de grupos por ciudades sería: Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla. Y una agrupación por zonas: Centro, Chapinero, Unicentro, Internacional, y Salitre. Creación de agentes. Dentro de un grupo usted podrá insertar un agente, con sus correspondientes datos. En este formato se incluyen las tarifas que se van a liquidar, las comisiones de ventas, la comisión por recaudo de cartera y la meta de ventas. Para grabar el registro del agente, dé clic en el botón OK

36 CONTACTOS Uno de los elementos importantes e indispensables en todo proceso contable son los terceros, personas naturales o empresas con las cuales se realizan transacciones. Creación de clases de terceros Creación de grupos de terceros Creación de terceros Dé clic a la carpeta de terceros para acceder a ellos. El programa le permite ordenarlos por grupos. El número del grupo se asigna automáticamente; sólo requiere escribir la descripción. Para finalizar dé clic en el botón de aceptar, después de lo cual puede cerrar la ventana del formato. Incluir terceros. Usted puede incluir un nuevo registro dentro de las carpetas de clases y grupos de terceros. Para ello, dé clic en nuevo. En pantalla aparecerá un formato como el siguiente:

37 Cada tercero queda grabado en una tabla, y se le asigna un código o número de secuencia. Ese número es el ID que permite acceder a él rápidamente en la grabación de documentos y movimientos contables. Este número aparecerá en todos los reportes que involucren los terceros. En la información adicional se requiere el número de NIT o identificación tributaria. Escríbalo sin puntos ni comas y con el dígito de verificación. Si no conoce el dígito de verificación, de clic en el botón [-?] para averiguarlo. El formato de terceros consta de tres páginas: en la primera se incluye la información básica; en la segunda la información adicional, que es opcional. Los datos mínimos que requiere el formato para ingresar un tercero son el NIT, la razón social y el contacto.

38 Junto al nit, hay un botón donde puede consultar la información de la empresa en la superintendencia de sociedades. La tercera página incluye la información sobre los impuestos municipales o regionales. Su clasificación está dada por la tabla de códigos de comercio. En el formato se ha definido una casilla separada para el registro de la razón social, la cual será el nombre que aparecerá en todos los documentos como facturas, remisiones, cheques y otros. Para las personas naturales se deberá escribir el nombre completo en la razón social y los apellidos y nombres separados en las casillas correspondientes, con el fin de poder exportar adecuadamente la información hacia lo medios magnéticos o hacia otros programas como Outlook. Al momento de grabar se compondrá la razón social uniendo los apellidos con los nombres. Búsqueda de NIT. El programa incluye una lista de más de NIT de grandes contribuyentes de Colombia. Si usted introduce un NIT de los que trae el programa, automáticamente le aparecerán los datos relativos de ese tercero. Para incluirlo en su lista de terceros, dé clic en aceptar. Si desea buscar un tercero entre la lista de los que tiene el programa, presione F4 en la casilla del ID. Aparecerá en pantalla un formato en el cual puede indicar el nombre parcial o parte del NIT. Si da clic en el botón

39 de búsqueda, aparecerá una lista de las ocurrencias. Dé clic en la lista para transferir el tercero a su empresa. Ubicación georeferenciada

40 Junto a la dirección física del contacto, hay un botón que conducirá a la ubicación geográfica del tercero

41 PRODUCTOS Los productos son los objetos que comercializa la empresa. De ahí que sea importante llevar un registro detallado de cada uno, y de sus movimientos. Contabilidad Visual incluye los procesos de contabilización de valores y de cantidades. Dentro de la carpeta de productos registramos primero las clases, luego los grupos y finalmente los productos. Clases de productos. Es el primer nivel de agrupamiento. Utilice estos grupos de acuerdo a sus requerimientos o al tipo de negocio que maneje. Veamos algunos ejemplos: Ferretería: Máquinas y equipos Herramientas Servicios Restaurante: Materias primas Alimentos terminados Servicios

42 Almacén de computadores: Equipos Programas Suministros Servicios Y así sucesivamente. Para grabar las clases de productos presione la tecla insertar o dé clic en nuevo. Aparecerá un formato como el siguiente: La clase se numera automáticamente; usted sólo tiene que escribir la descripción y dar clic en aceptar.

43 Grupos de productos. Dentro de cada clase podemos incluir un nuevo agrupamiento, por grupos o líneas de productos. Ejemplos: Almacén de computadores: Terminados: Equipos Computadores Impresoras Monitores Telefonía Seguridad Programas Sistemas operativos Aplicaciones de oficina Aplicaciones caseras Herramientas de desarrollo Utilitarios Suministros Cintas Tintas Papel impresora Discos Servicios Instalación equipos

44 Instalación software Vacunación Copias de respaldo Arriendo Insumos: Materiales Pegamento Cintas adhesivas Tornillos Etiquetas El grupo se numera automáticamente, usted sólo necesita indicar la descripción.

45 Grabación de productos. Cuando ya tenga creadas las clases y los grupos de productos, podrá incluir los ítems de su inventario. Para ello, abra un grupo de producto y luego dé clic en nuevo, o pulse la tecla insert. Posteriormente, cuando desee modificar los datos del producto, dé un clic derecho sobre el producto y seleccione la opción de propiedades. Aparecerá un formato como el siguiente:

46 Formato de edición de productos Referencia: Es el código único de identificación del producto; usted puede incluir números o letras, hasta 14 caracteres. Es ideal para incluir la referencia del producto. Descripción: Marca: Precio: Unidad: Incluya el nombre del producto. Nombre del fabricante. El precio de costo. La medida o el tipo de envase. Por ejemplo: unidad, caja, bolsa, libra, botella, etc. Dimensiones: Tamaño del empaque o presentación. Por ejemplo: 12 x 15 x 10 Contiene: Número de unidades contenidas en un empaque. Por ejemplo, 12 unidades, o ½ docena o simplemente uno.

47 Mínimo Control de stock sobre la cantidad mínima para solicitar y abastecer los productos y evitar quedarse sin mercancía mientras se agotan los inventarios. Máximo Cantidad máxima recomendada para tener en existencia según su volumen de rotación y evitar un sobrecosto en mercancías almacenadas. En la casilla de precio de venta usted puede aplicar una fórmula para calcular el precio de costo. Por ejemplo, +15%; cuando oprime la tecla enter, aparece el resultado. Publique sus productos en su Home Page. Contabilidad Visual está diseñada para almacenar la información acerca de sus productos y publicarlas en Internet. Para ello cuenta con un contenedor de información, con el fin de publicarla en páginas Web. Documentos relativos. Cuando se han realizado movimientos en los inventarios, al dar clic en la lista de productos se abrirá la lista de documentos que contienen movimientos dentro del periodo contable seleccionado. Ésta es una forma ágil de manejar los movimientos por producto. Impresión de la lista de productos. Para obtener una lista de los productos, dé clic en el icono de imprimir.

48 Impresión de lista de productos Para ampliar esta información vea también: Grabación de documentos, Movimientos de inventario

49 CENTROS DE COSTO El programa tiene la capacidad de manejar centros de costo ordenados por clase y grupo. Una clase de centros podría ser la ciudad, y ella podría contener varios grupos que pueden ser las zonas o sucursales de la empresa. CV tiene la capacidad de manejar diferentes centros de costo para el control contable y del inventario de productos. Creación de zonas Creación de centros de costo Al crear una empresa, automáticamente se crean los primeros cuatro clases, con sus respectivos grupos: SUCURSALES o Locales Principal Sucursal o Externas Proveedores Clientes BODEGAS BODEGA UNO BODEGA DOS DEPARTAMENTOS o DEPARTAMENTO UNO DEPARTAMENTO DOS

50 EL CENTRO DE COSTO PRINCIPAL ES EL PRIMER ESTABLECIMIENTO, QUE SE INSERTÓ AUTOMÁTICAMENTE AL CREAR LA EMPRESA. Establecimientos. La opción Establecimientos permite identificar su agrupamiento como centros de costo, bodegas, sucursales, departamentos, o cualquier otro tipo de identificación, el cual establecerá un conjunto de terceros, documentos, o productos. Para ver los detalles del centro de costo lo seleccionamos y presionamos F4, para entrar en edición.

51 Formato de captura de centros de costo Impresión. Para obtener una impresión de los datos del centro de costo editado, dé clic en el icono de imprimir. Impresión de los datos de un centro de costo

52 FORMAS DE PAGO CV contempla la definición de formas de pago relacionadas con un documento. Ésta identifica la forma en que se realiza la transacción de compra o venta. En este formato es posible asignar la cuenta del PUC que se prefiera. Es decir, si se trata de un pago en efectivo, se asignará la cuenta de caja general; si es un pago en cheque, se deberá asignar una cuenta del PUC relativa a bancos. Cuando se establecen los parámetros de la autocontabilización de un concepto de un documento, es posible invocar la cuenta que se ha definido como preferida, usando la indicada en la casilla de la cuenta. También es posible invocarla en el proceso de contabilización manual. Para saber más, consulte: Autocontabilización Grabación de documentos

53 DOCUMENTOS Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico, también están organizados en carpetas contenedoras, según el tipo y concepto, para tener acceso fácil a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo. Clases de documentos Grabación de documentos Consulta Anulación Contabilización Movimientos de inventarios CV clasifica los documentos según el tipo y concepto. Éstos están definidos para numerarse automáticamente desde el número uno. Si su empresa ya tiene utilizados algunos, y desea continuar con una numeración, puede editar el tipo de documento y cambiar el número de secuencia.

54 Clases de documentos. Según el tipo, los documentos están subdivididos en diferentes conceptos. Jerarquía de los documentos: Tipo: FC, FV, ND, NC Concepto Detalle Ejemplo: Tipo: FC Concepto: Pago de energía eléctrica Detalle: Consumo mes de enero de 2003 Concepto: Compra de suministros Detalle: Tintas para impresora Otros tipos de documentos. Además de los ya existentes, usted puede crear otros tipos de documentos, o modificar los actuales. Para ello, simplemente inserte o edite la clase de documento que desee. Lo importante es que la abreviatura que indique sea una combinación de dos letras que no esté siendo utilizada en la siguiente lista: Clase DC Nombre Descripción AJ Ajustes Ajustes de inflación y otros

55 AM Amortizaciones Amortizaciones CB Consignación Consignaciones bancarias CE Comp. Egreso Comprobantes de egreso / recibos caja CI Comp. Ingreso Comprobantes de ingreso CN Nómina Comprobante de pago de nómina CP Comp. Cierre Comprobante de cierre de periodo fiscal DP Depreciaciones Depreciaciones FC Compra Compras de mercancías y productos FV Factura Venta Venta de productos DV Devol. Ventas Devolución de ventas DC Devol. Compras Devolución en compras NC Nota Crédito Nota crédito ND Nota Débito Nota débito OD Compr. Inicial Comprobante inicial TR Traslado Remisión de mercancías entre bodegas propias CT Cotización Cotización de mercancías EN Entrada Entrada de mercancías sin factura

56 SA Salida Salida de mercancía sin factura PR Provisiones Provisiones Por ejemplo, para crear un tipo de documento llamado Comprobante de Contabilidad, la sigla recomendada sería CC y así sucesivamente. El tipo del documento debe ser de dos letras y se debe colocar en la casilla de Alias, en las propiedades de la carpeta. Recuerde: la sigla o abreviatura del documento se debe escribir en la casilla de Alias, en las propiedades del tipo de documento. Para acceder a las propiedades de los documentos, de clic derecho sobre la lista de tipos de documentos, sobre alguna clase de documento y seleccione la opción de propiedades. En el caso de movimientos de inventarios que no afectan valores contables, es aconsejable utilizar los tipos de documentos RM para registrar el envío de mercancías (remisión) y RC para el registrar la entrada o recepción de mercancías. En los reportes de inventarios aparecerán los movimientos Rm en las salidas, y los RC en las entradas. Es posible entonces predefinir los conceptos más comunes para cada tipo de documento.

57 Cada concepto es una carpeta que contendrá los documentos relativos. Organización de documentos. Están clasificados por tipo (FC, FV, ND...) y cada uno contiene un grupo según el concepto (pago de servicios..., abono a factura...), y finalmente la lista de documentos. Podemos entrar a un documento (Enter) o editar su encabezado (F2). Los documentos que mueven inventarios son los siguientes: Entradas de FC = Factura de DV = Devolución EN = Entradas mercancía: compra ventas Salidas de FV = Factura de DC = Devolución SA = Salidas mercancía: venta compras

58 El documento TR (Traslado) no afecta la valorización de inventarios, simplemente se utiliza para mover mercancía propia entre bodegas. Documentos como la cotización y el pedido no afectan los inventarios. Grabación de documentos. Para su justificación, los asientos contables deben tener un soporte con los siguientes datos: Nombre o razón social de la empresa que lo emite Nombre, número y fecha del comprobante Descripción del contenido del documento Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes ESC Cancela edición. Inicialmente cancela la edición de la casilla Si se presiona nuevamente, salta a cancelar el Doc. F5 Graba y sale. Lo mismo que presionar el botón OK PdDn Avanza página PgDn Regresa página Un documento consta de un solo encabezado y varios cuerpos (contables, inventarios y activos), según se seleccione en la barra informativa.

59 Entrada de un documento nuevo. Cuando se está observando la lista de documentos se puede presionar la tecla Insert, o dar clic en Nuevo para ingresar el registro de un documento nuevo. En el formato del encabezado se incluye la información básica del documento. Cuando termine la entrada de los datos básicos del documento, presione el botón Guardar, y el programa pasará al proceso de contabilización. Información básica. En ella se escribe o se escogen los datos básicos del documento, que son los siguientes:

60 Tercero. Escriba el número del tercero al cual se está refiriendo el documento. En este campo también es posible escribir el alias de un tercero. Otra opción es dar clic en el detalle del tercero, aparecerá entonces una ventana que le permite buscar un contacto por número de identificación o por razón social. Buscar un tercero. Para seleccionar alguna ocurrencia puede presionar la flecha hacia arriba o hacia abajo, avanzando o retrocediendo entre registros de terceros. Si desea, también puede buscar en la lista de terceros presionando F4 o dando clic sobre la descripción del tercero. Fecha. Fecha de emisión del documento. Fecha de vencimiento. Se utiliza en el caso de facturas de venta, las cuales tienen una fecha de vencimiento comercial. Relativo. En el caso de que se realice un pago, aquí se informa el número de la factura que afecta el pago. En el caso de una compra, incluya aquí el número del documento recibido. Para consultar la lista de documentos relativos, presione la tecla F4 en este campo. Concepto. Escriba el concepto descriptivo del documento o seleccione alguno de la lista si los tiene definidos. Detalle. Información descriptiva del documento.

61 Forma de pago. Seleccione alguna de la lista. Base. Incluya el valor base para la liquidación contable del documento. Este valor se tomará para el cálculo del IVA, retención, etc. (ver automatización contable). Cuenta Banco. El número de la cuenta del banco del cual se gira el cheque, o al cual se consigna. NumDoc. Indique los cuatro últimos dígitos del número del documento. Vendedor. Seleccione el vendedor Observaciones. Algún comentario adicional del documento Archivo. Localización donde se guarda físicamente el documento. Por ejemplo A10: indica la columna A, la casilla 10 del estante de archivo. IVA. Porcentaje del IVA. RetFte. Porcentaje de retención en la fuente. Plazo. Número de días de plazo para el pago del documento. RetICA: porcentaje de Retención ICA. Lista de documentos de un concepto. Al dar clic en una carpeta, aparecerá la lista de los documentos que contiene. Es una forma sencilla de ordenar y ubicar los documentos de acuerdo al concepto y detalle. Consulta de todos los documentos de una clase. Mientras usted está dentro de la carpeta de grupos de documentos, es posible ubicar cualquiera de ellos por su identificación. Cada documento se identifica por su clase y el número de secuencia. Por ejemplo, la factura de Venta número 5645, se identifica como FV5645. Para el programa es indiferente si se incluyen los ceros a la izquierda en el número (FV005645). La primera carpeta que aparece en la lista de grupos de conceptos de documentos es Todos ; en ella aparecerán todos los documentos relativos a esa clase. Al entrar en las otras carpetas sólo se listarán las de algún concepto específico.

62 Búsqueda de documentos. Para buscar, dé clic en el icono de la lupa de la barra de herramientas. La búsqueda es intuitiva, es decir que si usted está dentro de la carpeta de facturas, el programa le solicitará el número de la factura; si está dentro de la carpeta de c. egreso, le solicitará el número del comprobante de egreso, y así sucesivamente. Anulación de un documento. El programa no permite eliminar un documento existente; sólo permite anularlo. La operación de anulación eliminará los correspondientes movimientos contable y de inventarios que tenga el documento, y solicitará una causa, que quedará registrada en las observaciones del documento. El concepto del documento también será marcado como ANULADO ; en la lista aparecerá como oculto, y no se podrá dar clic en él para modificarlo. Confirmación de la anulación

63 Contabilización. Para entrar un movimiento se presiona la tecla Insert, o se da clic en la casilla de cuentas de los registros contables. Cuando se ingresa el código de la cuenta también se informará la ruta de la cuenta, y ésta estará disponible cuando ubique el puntero del mouse sobre la casilla de descripción de la cuenta. Ahí aparecerá la descripción breve de las cuentas de mayor nivel de la cuenta a la que ha entrado. En cualquier momento usted puede presionar la tecla Esc para cancelar la entrada de un dato, o Enter para aceptarlo. Cuando usted accede un documento, aparece un formato con un encabezado, un cuerpo y un pie de documento. Cada uno de ellos cumple una función de identificación detallada de información acerca de la naturaleza del documento. Encabezado del documento. Contiene la descripción básica del documento. Aparece en la parte superior del formato.

64 El encabezado del documento tiene una vista básica y una vista extendida. Para detallar mas opciones del encabezado, deslice las correderas que aparecen en la parte derecha del encabezado. La información básica es la necesaria para clasificar y liquidar el documento contable. La identificación de tercero, la fecha de expedición, de vencimiento, el concepto y demás casillas deberán ser diligenciadas de acuerdo con el tipo de documento. Cuando dé clic en un documento, aparecerá el formato para ingresar los movimientos contables. En la parte izquierda aparece el árbol con el plan de cuentas de su empresa, del cual puede seleccionar la cuenta auxiliar para registrar su movimiento. Para ingresar un movimiento contable debe incluir el código de la cuenta, el cual también lo puede seleccionar del árbol del PUC que aparece en la parte izquierda del formato. En la parte inferior del PUC aparece un detalle de la cuenta que está señalando; el saldo anterior (al inicio del periodo), los movimientos y el nuevo saldo a la fecha. Luego, según la naturaleza del movimiento, usted debe indicar la cantidad DB o CR en la casilla correspondiente. Cuando dé Enter, el movimiento quedará grabado y aparecerá en la lista de detalles de movimientos contables. Detalle de Movimientos. Aparece en la parte derecha de cada página y contiene una línea de edición para entrar o modificar los movimientos. Línea de edición. Le solicita el código de la cuenta y el valor débito o crédito para abonar al documento. Al darle entrada se añadirá a la lista de movimientos. Edición de movimientos. Dé un clic en la lista de movimientos, sobre el renglón que desea modificar. Inmediatamente el movimiento pasará a la línea de edición donde puede cambiar el código de la cuenta o su valor débito o crédito. Inversión de naturaleza del movimiento. Algunas veces se registra equivocadamente un valor en DB que correspondía a CD; entonces, usted tendría que borrar el valor y escribirlo en la otra casilla. Cuando el movimiento esté en la línea de edición, puede presionar la tecla Scroll para invertirlos.

65 Línea de estado. Contiene el detalle de la información que se está procesando, la tasa de cambio del día, y la suma de los movimientos. En contabilidad aparece la suma de los débitos y créditos, y el balance; en inventarios aparece la suma de precio de venta, la suma del costo, y la diferencia. Navegación de cuentas. En las casillas débito o crédito usted puede navegar entre las cuentas auxiliares. Es decir, si se requiere alguna cuenta auxiliar, digite los números de la cuanta mayor y presione la flecha hacia abajo para ver la siguiente cuenta auxiliar, o la flecha hacia arriba para ver la anterior. También es posible navegar a través del PUC, dando los dos primeros dígitos de la cuenta y luego presionando la fecha hacia arriba o hacia abajo, para seleccionar entre las cuentas auxiliares disponibles. Otra posibilidad es consultar la lista de cuentas presionando la tecla F4. Es recomendable que escriba por lo menos los primeros dos dígitos de la cuenta que desea buscar. Otra opción es la de dar clic en el cuadro sombreado que está debajo de la casilla de cuenta. Como se podrá observar, son diversas las posibilidades de seleccionar una cuenta. Vistas. Los movimientos se pueden observar de diferentes formas: iconos grandes, pequeños o con los detalles. Aquí puede fijar la vista deseada.

66 Ordenar los movimientos. En cualquier momento puede dar un clic en el encabezado de la columna para ordenar ascendentemente los movimientos. Si da clic nuevamente sobre la columna, se invertirá el orden a descendente. Extracto de documentos. Un documento básico es aquel que contiene la información sobre una transacción comercial y que puede dejar pendientes saldos por cobrar o por pagar. A ese documento básico se enlazan otros documentos como cobros o pagos relativos. Pueden ser varios documentos en diferentes periodos, incluso por fuera del rango seleccionado. Cuando dé clic en la pestaña de documentos relativos, se presentará un pequeño extracto relativo a ese documento básico. CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS DE VENTA DEL PROVEEDOR. En este proceso se toma en cuenta la nueva tarifa del CIIU, que depende de la actividad económica del cliente: Tarifas: actividades económicas 3% 0111 a a a % 0510 a a % 3511 a a a 9900 Impresión de un documento. El botón de impresión es sensible al ambiente. Eso quiere decir que dependiendo de qué vista esté en pantalla, él producirá una impresión respectiva. En un documento, cuando se está observando la lista de relativos, imprimirá la lista de documentos relativos. Si se está en la parte de contabilización, imprimirá la nota contable respectiva.

67 Impresión de un Comprobante de egreso En la mayoría de los documentos se tiene la opción de seleccionar entre diferentes formatos, como completos, personalizados o formas Minerva. Formato Descripción CEgreso CEgreso02 CEgreso 03 Formato completo estándar Formato completo estándar más pequeño Formato completo sin logotipo CEgreso2006 Para imprimir en forma Minerva 2006 CEgreso2007 Para imprimir en forma Minerva 2007

68 Para seleccionar el formato deseado, dé clic derecho sobre el ícono de impresión. Aparecerá una lista de 3 formas, y la última opción que es asignar. La opción asignar le permitirá escoger una opción de la lista adicional de formatos disponibles. Selección de formato En esta pantalla usted puede escribir el nombre del formato o seleccionarlo de la lista disponible, dando clic en el botón explorar ( ). Fijar los márgenes: Es posible variar los márgenes para la impresión de cada tipo de documento de soporte. Para ello podrá variar el margen superior, inferior, izquierdo y derecho en pixeles (un pixel equivale aproximadamente 256 micras; o sea a.256 milímetros). Márgenes predeterminados. Al crear un formato de un documento, se fijaron unas márgenes estándar. En cualquier momento puede restablecer esos márgenes dando cli en el botón de predeterminado. Selección de archivo de formato

69 Esta lista es sensible: si está en comprobantes de egreso, sólo le mostrará los formatos cuyo nombre empiece por CEgreso. En el caso de facturas, la lista será de los que empiecen por factura, y así sucesivamente. Facturas de compra y de venta Nota contable de una compra

70 Registro de inventarios de una compra Impresión en forma Minerva Comprobantes de ingreso y egreso

71 Salida de almacén en forma Minerva Entrada de fórmulas. Cuando se está contabilizando un documento, es posible entrar fórmulas o funciones en las casillas débito y crédito. Éstas serán resueltas inmediatamente, cuando se dé entrada en la casilla. Es decir, si usted desea puede escribir algo así: = 125*300, y cuando dé enter aparecerá el resultado. El sistema de formulación es muy potente, lo cual le permitirá la entrada de funciones sofisticadas que involucren incluso variables del documento. Por ejemplo: = vrbase*poriva/100

72 Todas las funciones inician con el signo igual. Para saber más de las funciones disponibles, consulte la lista de funciones al final de este manual. Filtros. El programa maneja los documentos consecutivamente, ordenados por fecha. La forma más eficiente de trabajar es restringir la consulta a un determinado periodo o grupo de documentos. Para ello se aplican los filtros, con los cuales podemos seleccionar un grupo de documentos que cumplan con una condición determinada. Filtro de periodo. Todos los documentos son grabados consecutivamente en una sola tabla, según su orden en el tiempo. Cuando usted trabaja, todos están disponibles para su consulta. Cuando se tienen muchos documentos, es más práctico fijar un periodo de trabajo, el cual delimita los documentos grabados entre una fecha inicial y una fecha final, que nos define un periodo de trabajo, diferente a un periodo contable o a un periodo fiscal. Por ejemplo, si seleccionamos el periodo contable del 1 de enero al 31 de julio de 1999, el programa mostrará todos los documentos comprendidos entre estas fechas. Este periodo se tendrá en cuenta al momento de producir reportes mensuales o semestrales detallados. Los periodos contables se fijan automáticamente con el cambio del año, y si usted desea puede modificar sus rangos con el administrador. Totalizar. Cuando se han grabado varios documentos en el periodo actual, o se han cambiado o insertado otros en periodos anteriores, es necesario actualizar los saldos de las cuentas de nivel. Esta opción se podrá activar cuando desee imprimir reportes que involucren las cuentas de nivel o totales del periodo.

73 REPORTES El programa tiene la capacidad de producir reportes de varios tipos, entre ellos los siguientes: Generales. Incluyen información e general del programa, como grupos, tablas de tarifas, plan de cuentas. Auxiliares. Presentan informes auxiliares de contabilidad, como movimientos por cuenta y resumen de documentos. Oficiales. Agrupa los informes oficiales contables. De inventarios. Maneja los informes de productos, clasificación y estado. De compras. Informes de compras de productos. De ventas. Informes de las ventas de productos. De cartera. Informes sobre las cuentas con terceros. Tributarios. Informes de pago de impuestos. De control. Informes de estado de la base de datos, control de secuencia e integridad de documentos. Reportes de Activos fijos ClasesAF Clases de Activos fijos EtiActivos Etiquetas de Activos fijos GruposAF Grupos de Activos MovsAct Movimientos de Activos UbicaAF Ubicación de Activos fijos Total 5 reportes

74 Reportes auxiliares AuxDocs Auxiliar de documentos BalanceAux Balance de auxiliares CEgreso Comprobantes de egreso CXC Extractos CXC CXP Extractos CXP DetDoc Detalle del documento DetDocsTer Detalle de docs. por tercero DocsConcep Documentos ordenados por concepto DocsFecha Docts. consolidados por fecha DocsRel Extracto por documento DocsTer Docs. por tercero MovsCta Movimientos por cuenta MovsCtaCC Movs x Cta x Centro de Costo MovsCtaConcep Movs x cta x concepto MovsCtaMes Movimientos por cuenta por mes

75 MovsCtaTer Movs x Cta x Tercero MovsCtaTerM Movs x Cta x Tercero x mes MovsFecha Movimientos por Fecha MovsTer Movs por Tercero por cta. Planilla Resumen diario ResDocs Resumen de Documentos ResDocsCtaMes Resumen de Docs x Cta x Mes ResDocsFecha Res Docs por fecha ResDocsMesCta Resumen docs x mes x cta SAnuales Saldos Anuales Soportes Documentos de soporte Total 26 reportes Reportes de control CausalesNP Causales de no pago ClasesBN Entidades financieras ClasesDC Clases de documentos ClasesMN Clases de Monedas

76 ClasesPF Periodos Fiscales ControlDocs Control de numeración ordenado por mes Definición Definición de la Empresa y C.C. Funciones Lista de funciones de automatización GruposBN Grupos de Ctas Bancarias GruposDC Grupos de Documentos GruposPF Periodos Contables Huérfanos Documentos huérfanos Inconsistencias Inconsistencias contables Listados Lista de reportes Operadores Operadores PAAG Índices de Ajustes x Inflación RazonesNV Razones de no venta RetICA Tabla de retención ICA Sucesos Sucesos del sistema TRM Tasa de cambio Total 20 reportes

77 Reportes financieros AvanceBal Avance del presupuesto BalCompara Balance comparativo VariaciónBal Variación del balance Total 3 reportes Reportes generales AFijos Lista de Activos fijos Ajustes Tablas de ajustes por inflación Centros Lista de centros de costo ClasesPR Clases de productos ClasesTR Clases de terceros CtaBancaria Cuentas bancarias Directorio Directorio telefónico FrmPago Formas de pago GruposPR Grupos de productos GruposTR Grupos de terceros

78 IndicesPAAG Índices PAAG Nits Lista de NIT PUC Plan Único de Cuentas PUC2 PUC en 2 columnas Remisiones Remisiones de productos Terceros Lista de terceros Vendedores Vendedores Total 17 reportes Reportes gráficos GrBalance Balance comparativo anual GrComprasCL Unidades compradas por clase GrTRM Variación de la TRM Total 3 reportes Reportes de inventarios

79 ComprasCL Total compras por clase ComprasFecha Compras por fecha ComprasGR Compras por grupo de producto ComprasMarca Compras por marca ComprasPR Compras de productos ComprasTer Compras por proveedor Existencia Existencia de productos Factura2 Formato 2 de facturas Facturas Facturas de venta InvPromedio Inventarios promediado InvValorizado Inventario valorizado LPrecios Lista de precios de productos para la venta MovsInv Movimientos de inventarios Productos Lista de productos ResCompTer Res. compras tercero ResFact Resumen de facturación ResFactCC Resumen facturas x centro costo ResFactCiudad Resumen facturas x ciudad

80 ResFactVend Resumen facturas x vendedor Tiquetes Tiquetes de venta VentasCL Ventas por clase VentasFecha Ventas por fecha VentasGR Ventas por grupo VentasMR Ventas por marca VentasPR Ventas por productos VentasTer Ventas por cliente Total 26 reportes Reportes oficiales CompDiario Comprobante de contabilidad InvBal Libro inventarios y balances LibroAux Libro Auxiliar LibroDiario Libro Diario LibroMB Libro Mayor y Balances Total 5 reportes

81 Reportes comparativos. Frecuentemente necesitamos un reporte que nos presente los datos de un periodo junto con los datos de otro, no necesariamente consecutivo. El programa ofrece la opción de salvar un periodo para luego colocarlo junto a los datos de otro. El proceso es el siguiente: Seleccione el rango de primer periodo, y aplíquelo Presione el botón de salvar Seleccione el rango de otro periodo (puede ser incluso de otro año), y aplíquelo. Seleccione en reportes los financieros, y en ellos podrá apreciar los resultados comparativos.

82 AUTO CONTABILIZACIÓN. En los tipos de documentos, Contabilidad Visual tiene la capacidad de programar la contabilización automática para algunos conceptos predeterminados. Cuando se ingresa o se edita un concepto de un documento, es posible fijar los parámetros de auto contabilización. Para ello, dé clic en el botón de auto contabilización para entrar en la edición de los valores por defecto de un grupo de documentos.

83 En este formato usted puede asignar los valores que se aplicarán inicialmente cuando se cree un nuevo documento. Asigne los valores como el NIT del tercero, el porcentaje de IVA, etc. Otra ventaja muy importante es la de asignar las variables para autocontabilización que se aplicarán en el momento de editar los movimientos contables de un documento. El proceso de parametrización se realiza indicando el número de orden, la cuenta, el número del tercero, la función en débitos o créditos. Los registros se graban automáticamente cuando se da entrada al campo. Orden. Este número puede iniciar en cualquier orden, pero siempre se procesará de menor a mayor. Por ejemplo, los parámetros podrían estar numerados como 2,4,6,8,10 o como 1,3,5,6,7,8 o como 1,2,3,4,5.

84 Cuenta. En ella se indica el número de la cuenta auxiliar a la cual se debe aplicar el valor. Es posible indicar un signo de interrogación para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el código de la cuenta. También es posible presionar F4 para buscar en la lista de cuentas auxiliares y seleccionar alguna. # tercero. Este valor es opcional; usted puede escribir un código de un tercero, o simplemente puede dejarlo en blanco. Para buscar entre la lista de terceros, puede presionar F4. Débitos. Indique la variable de automatización, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar el resultado de una variable. También es posible asignar un valor constante o escribir un signo de interrogación para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el valor. Créditos. Indique la variable de automatización, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar una el resultado de una variable. También es posible asignar un valor constante o escribir un signo de interrogación para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el valor. Variables de la automatización

85 Relativas al documento actual: =vrbase Valor base del documento =vriva Valor IVA =vrica Valor ICA =vrretfte Valor Retención en la fuente =vrretiva Valor Retención IVA =vrretica Valor Retención ICA

86 =vrneto Valor Neto del Doc Relativas a la cuenta PUC =saldo Saldo (SaldoDB-SaldoCR) =saldodb Saldo DB de la cuenta indicada =saldocr Saldo CR de la cuenta indicada =tipo número del tipo de documento =plazo # de días de plazo del documento =total Valor total del documento =parcial Valor parcial (parcialdb-parcialcr) =Cuentabco Número de la cuenta del banco =parcialdb borra el parcial de los débitos (parcialdb=0) =parcialcd borra el parcial de los créditos (parcialcr=0) =santerior Saldo anterior o al inicio del periodo =ctadesde Cuenta inicial =ctahasta Cuanta final =cuenta Código de la cuenta del PUC =aliasc alias asignado a una cuenta del PUC

87 =nivel Nivel de la cuenta actual Relativas al sistema =base Nombre de la base de datos =servidor Nombre del servidor de db =usuario Nombre del usuario registrado =computador Nombre del computador =rreportes Ruta de los reportes =color Color de fondo =formato Formato de cifras numéricas =reporte Nombre del reporte actual =actual Fecha actual del programa Relativas a la empresa =empresa Nombre de la empresa =ncentro Número del centro de costo actual =centro Nombre del centro de costo actual =iddoc Identificación del documento

88 =listap Número de la lista de precios =tipodc tipo del documento =web Dirección de la página web =mail Dirección de correo electrónico Otras variables =pi Valor de pi ( ) =e Valor de la constante e =a Valor de la variable alfanumérica a =x Valor de la variable numérica x =y Valor de la variable numérica y =z Valor de la variable numérica z Relativas al programa =ver Versión del programa =nserial Clave del programa

89 Relativas a la facturación =VrBase: Valor base del documento 0 =VrIVA Valor del IVA =vrbase * PorIVA =PerIVA Porcentaje de IVA % =VrRetFte Valor de la ret. en la fuente =VrIVA / 2 =PerRetFte % de retención en la fuente % =VrICA Valor del impuesto de ICA =VrBase * PorICA =PerICA Porcentaje de ICA % =VrRetICA Vr Ret. en la fuente de ICA =VrBase * PorRetICA =PerRetICA % de Retención de ICA % =VrNeto Valor Neto =VrBase + VrIVA + VrICA =VrTotal Valor Total =VrNeto - VrRetFte - VrRetICA =VrCosto Costo de la Mercancía 0 =SCosto Suma del costo de la mercancía 0 =SVenta Suma total del valor de venta de la mercancía 0

90 =SVenta2 Suma del valor de venta de la mercancía con el 2% de IVA 0 =SVenta5 Suma del valor de venta de la mercancía con el 5% de IVA 0 =SVenta8 Suma del valor de venta de la mercancía con el 8% de IVA 0 =SVenta10 Suma del valor de venta de la mercancía con el 10% de IVA 0 =SVenta16 Suma del valor de venta de la mercancía con el 16% de IVA 0 Relativas a las cuentas del PUC =Santerior Saldo anterior 0 =MDébitos Suma de movimientos DB =MCréditos Suma de Movimientos CD =Saldo Saldo de la cuenta =Santerior+MDébitos-Mcréditos =ctafp Cuenta preferida según la forma de pago Relativas a la consulta =SDébitos Suma de los Débitos

91 =SCréditos Suma de los créditos =Total Vr Total =SDébitos+ SCréditos Es muy importante tener en cuenta que hay tres variables que contienen el valor total del IVA en un documento. Éstas son: La que constituye la suma del valor liquidado a cada producto según la tarifa indicada en las propiedades del producto =siva (suma del iva) La que se calcula globalmente a la suma de todos los ítems facturados =vriva La que se calcula y acumula con base en la utilidad de cada producto =siva2 Impuesto AIU (administración, impuesto y utilidad del contrato). Se ha añadido una nueva variable para liquidar este impuesto, la cual es: =siva2 Contiene la suma del valor del IVA sobre la utilidad (AIU * vriva) De tal forma que los servicios deberán estar registrados como productos. La utilidad es la resultante del precio de venta menos el costo Servicio de Monitoreo =sventa Iva servicios 10% =siva Retencion 3% (base(232100) 0 =vrretfte

92 Proveedor nacional 0 =total Éste sería el resultado de un servicio de monitoreo de alarmas, con una base de 232,100, y una utilidad de 21, Servicio de Monitoreo IVA servicios 10% Retención 3% (base(232100) Proveedor nacional Para entrar a definir los parámetros de autocontabilización de un concepto, entre en la lista de conceptos de algún tipo de documento, por ejemplo: Seleccione algún concepto y edítelo presionando F4 o dando clic derecho y Propiedades. Aparecerá entonces el formato de edición de conceptos, en cuya parte inferior izquierda hay un botón de ítems de autocontabilización. Cuando dé clic, aparecerá la lista de cuentas que se afectarán. Si desea cambiar la forma de presentación de la lista, de clic en vista, y seleccione detalle.

93 En el ejemplo anterior vemos que para el comprobante de egreso, cuyo concepto es el pago de servicio telefónico, se tomó el valor base y se contabilizó en la cuenta teléfono. El valor del IVA se llevó a la cuenta gastos, y el valor total se acreditó contra bancos Para añadir o editar un ítem, simplemente presione nuevo o edítelo. Al definir estos paramentos, cuando ingrese un nuevo documento, en la parte de contabilización podrá dar clic en la lámpara mágica que aparece en la barra de herramientas, y se contabilizará como por arte de magia. Para consultar la lista de cuentas auxiliares disponibles, presione F4 en la casilla de cuenta. Par ver la lista de funciones disponibles, con su descripción, presione F4 en la casilla de débitos o créditos.

94 Recuerde incluir el número de orden de autocontabilización, que le indica la secuencia de ejecución del proceso. Es importante considerarlo si utiliza funciones de parciales que toman el saldo débito o crédito del documento que se está autocontabilizando. Otros ejemplos: Comprobantes de ingreso Abono a crédito hipotecario Abono a factura de venta =vrbase =vrretica =vrretiva =vrretfte =vrneto Factura de venta Venta de productos propios Orden Cuenta Débitos Créditos =vrneto =vrneto =scosto

95 =scosto Ventas de productos en consignación Orden Cuenta Débitos Créditos =vrbase =vrbase =scosto =scosto Ventas propias al exterior Orden Cuenta Débitos Créditos =vrbase =vrbase =scosto =scosto Comprobantes de egreso Abono a crédito hipotecario Orden Cuenta Débitos Créditos

96 =vrbase =vrbase Pago factura de venta Orden Cuenta Débitos Créditos =vrneto =vrretfte =vrretiva =vrbase Venta de contado =scosto =scosto =vriva =vrneto =sventa Venta de contado con IVA diferencial en productos vendidos Orden Cuenta Débitos Créditos

97 =scosto =scosto =siva =siva =vrneto =sventa También se pueden utilizar las variables =siva5, =siva8 y =siva2, en las cuales se acumula el valor del IVA facturado del 5%, 8% y 2% respectivamente, y las variables =sventa2, =sventa5, =sventa8, =sventa10 y =sventa16. Otros Arrendamiento web =vrbase =vriva =vrretfte =vrneto Arrendamientos =vrbase

98 =vriva =vrneto Compras =vrbase =vriva =vrretfte =vrneto Contabilidad =vrretfte =vrretica =vrneto =vriva =vriva =vrneto Digitación =vrbase

99 =vrretica =vrneto 3 Movimientos Mantenimiento =vrbase =vriva =vrretfte =vrretiva =vrretica =vrneto 204 Pago factura banco =vrbase =vriva =vrretiva =vrretica =vrretfte =vrneto

100 288 Pago factura caja =vrbase =vrretfte =vrretiva =vrretica =vrneto Pago papelería =vrbase =vriva =vrneto Autocontabilizar por lotes. Cuando se ha definido los parámetros de autocontabilización para un concepto de un documento; y se han grabado varios documentos y no se han contabilizado, es posible realizar el proceso por autocontabilización por lotes. El proceso es el siguiente: 1. Grave el encabezado de los documentos con el respectivo valor base y/o los movimientos de inventarios de los respectivos documentos. 2. Ubíquese en el primer documento desde el cual desea iniciar a contabilizar. Por ejemplo si se va a contabilizar desde el documento 10 hasta el último, entonces ubíquese en el documento Ubíquese en la parte de contabilización del documento

101 4. De clic derecho sobre el ícono de la lámpara mágica. Entonces aparecerá un aviso: Dese autocontabilizar el resto de documentos? Responda que sí. Y el programa autocontabilizará el presente documento y avanzará al siguiente para autocontabilizarlo; y así hasta llegar al último documento. El programa no afectará a los documentos que ya estén contabilizados dentro de ese rango y simplemente avisará que ya están contabilizados. 5. Si desea volver a contabilizar un documento o un rango de documentos, deberá primero borrar los movimientos de la contabilización de cada uno de ellos y luego proceder a recontabilizarlos.

102 Importación de documentos desde una hoja electrónica En la hoja electrónica deberá colocarse las siguietes columnas: ID 'número de identificación del tercero NumDoc Número del documento relativo Centro Número del centro de costo vrbase valor base obser Observaciones dias Numero de días En las siguientes columnas van los valores correspondientes a las cuentas que hay que afectar. Por ejemplo en el caso de una nómina se pueden colocar los siguientes valores. vricbf vrccf vrsena vrces vrintc vrvaca vrprima vreps1 vreps2 vrpen1 vrpen2 vrarp vrdev vrsdt vrher vrpres vrboni % ICBF % caja comp fam % SENA % cesantías % intereses cesantías % de vacaciones % de prima de servicios % de salud a cargo del empleado % de salud a cargo de la empresa % de pensión a cargo del empleado % de pensión a cargo del la empresa % ARP vr devengados vr Subsidio de transporte vr horas extras y recargos vr prestamos vr bonificaciones SMLV STrasp vrstrasp vrpago salario minimo legal vr sub transporte empresario vr sub transp empleado Valor total a pagar

103 Estos valores deberá corresponder a la programación del la autocontabilización

104 Cierre de periodo fiscal. El programa contiene una tabla en la cual se incluyen las cuentas que se deben cerrar al final de un periodo fiscal. En los tipos de documentos existe uno llamado Cierre periodo, en el cual se deben crear los documentos de cierre. Antes de autocontabilizar, asegúrese de aplicar el periodo que desea cerrar; por ejemplo del 1 de enero de 2006 al 31 de diciembre de Para proceder a generar el cierre de cuentas dé clic en el ícono de autocontabilización. Ajustes por inflación. En las tablas del sistema también se incluyen las cuentas que se deben tener presentes para realizar un ajuste por inflación, tanto de activos como de inventarios. En la tabla aparece la cuenta mayor, la cuenta que hay que acreditar y la cuenta que hay que debitar. Por ejemplo, en la cuenta 1405, se debe debitar el ajuste en la , contra la Para realizar el ajuste, asegúrese de seleccionar el periodo que va a ajustar, bien sea un mes o un año. En documentos existe un tipo de llamado Ajustes, dentro de esa carpeta hay un concepto llamado inflación ; dentro de ellos se deberá crear los documentos. Indique el encabezado descriptivo, grábelo y de clic en el icono de auto contabilización para generar los movimientos de ajuste, se le solicitará la tasa que se ha de aplicar.

105 IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PLANOS Contabilidad visual ofrece la opción de importar documentos grabados en archivos planos. PREPARACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO El proceso de generación de archivos planos se puede realizar en cualquier procesador de palabra o en una hoja electrónica de Excel.

106 Archivos planos encabezado del documento (columnas de la A a la G) cuerpo o movimientos contables (de la columna H en adelante, máximo 20 columnas) Ese archivo de Excel hay que prepararlo con las siguientes columnas: Columna Contenido A: ID número de identificación del tercero B: concepto concepto o detalle del documento ( ej. pago primera quincena de enero de 2013) C: NumDoc Número del documento relativo ( por ejemplo el número de la cuenta bancaria en la cual se consigna) D: Centro Número del centro de costo E: vrbase valor base F: días Número de días G: obser Observaciones Nótese que en la primera columna va el id del tercero según el programa de Contabilidad, tal y como están en los contactos. En las siguientes opciones columnas van los valores correspondientes a las cuentas que hay que afectar IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS

107 Cuando se tiene preparado la hoja de trabajo en Excel, se procederá a grabarla, con un solo renglón de encabezado, sin espacios o reglones vacíos, ni columnas vacías, tampoco escribir con comas ni caracteres especiales. Recuerde que el símbolo decimal es el punto. Los formatos de archivos planos en los que se puede exportar son de separado por comas.csv o el separado por tabulaciones.txt. Guarde este archivo preferiblemente en la carpeta del directorio D:\ArchivosCV Luego en el programa, ingrese al menú de herramientas, la opción de importar documentos y seleccione el tipo de documento y el concepto. El programa le informará que variables de auto contabilización están definidas y el orden de las columnas que se tendrán en cuenta. Nótese que los valores van desde la octava columna (columnas de movimientos), y los valores de las columnas de la A a la F son para definir el encabezado del documento. En el programa tiene la opción importar el archivo plano y tener una vista previa de los datos. De clic en el ícono de lectura de datos (un disquete con un signo +) e indique la ruta y el tipo de archivo que desea importar. En pantalla aparecerá la planilla que ha importado, y ahora puede hacer unas pruebas de validación, dando clic en cualquier renglón de la lista. Al dar clic en un renglón de la lista, se validará el id del tercero, el detalle, el centro de costo y las observaciones, también distribuirá los valores en las respectivas cuentas que se han definido en la auto contabilización. Si las columnas están en el orden correcto, proceda a generar los documentos dando clic en el botón de proceso (ícono de la rueda dentada).

108 REVISIÓN DE UNA BASE DE DATOS En algunas ocasiones la base de datos puede aparecer en color gris, señal que es sospechosa, o contiene errores de integridad. Es posible ejecutar un chequeo y reparar la base de datos seleccionado la opción de reparar en el menú (dando clic derecho sobre la base de datos). De igual forma, si se intenta abrir una base de datos que está sospechosa, el programa le preguntará si desea revisarla. El proceso de revisión tomará algunos segundos o minutos, dependiendo de la cantidad de información que contenga. Esta opción puede ser ejecutada incluso sobre una base de datos que no esté marcada como sospechosa, con el fin de verificar su integridad física. Dentro de este proceso también se realizan otras verificaciones de la integridad de la información contable, como las siguientes: Eliminación de cuentas inválidas del PUC. Eliminación de movimientos contables inválidos. Asignación del tipo de registro en terceros. Verificación de existencia del grupo de cada uno de los terceros, y de los productos. Si no es válido lo asignará al primer grupo existente. Verificación del balance contable. Para ampliar esta información también puede consultar: copia de seguridad, eliminar una base de datos INCONSISTENCIAS: Presenta la lista de documentos cuya contabilización está descuadrada. Esto le permite detectar fácilmente los documentos de cualquier tipo y de cualquier periodo, para poder arreglarlos. En el ejemplo anterior observamos que hay un descuadre de $ en la factura de venta numero 2010 Puede cerrar esta ventana informativa, y si desea volver a verla de clic derecho sobre la barra del menú de carpetas y seleccione la opción de información.

109 UNIFICACIÓN DE TERCEROS En los procesos cotidianos del manejo del programa suelen suceder errores de escritura en el registro de terceros, o se requiere consolidar dos cuentas de terceros en una sola. CV ofrece un proceso de unificación de terceros que permite seleccionar algunos terceros y trasladar todos sus movimientos al otro en forma automática. Este proceso afecta todos los documentos, movimientos contables, vendedores, cotizaciones, autocontabilización, contratos, cuentas del PUC y centros de costos que se refieran a ellos. La unificación de terceros se utiliza en los siguientes casos: Errores de registro. Este proceso es importante cuando se han registrado documentos de un mismo tercero bajo otros nombres, o con nombres incompletos. Fusión. En caso de que una cuenta de un tercero se fusione con otro tercero y se requiere mantener un consolidado. También en caso de fusión de una empresa con otra. Tenga en cuenta que este proceso fusiona todos los documentos y registros que existan en la base de datos, y por ahora no es posible seleccionar un periodo determinado. El proceso de unificación se encuentra entre las utilidades contables del programa y se llama unificación. Tenga en cuenta que este proceso es irreversible.

110 Actual. En pantalla aparecerá un formato en el cual se indica el número de secuencia del tercero actual que se desea reemplazar. Si no se conoce el número del tercero, puede presionar F4 para buscar, o dar clic en la casilla de detalle del tercero para buscarlo en la lista. Cambiar por. Escriba el número del tercero con el cual desea dejar los movimientos y documentos. De igual forma, si no conoce o no recuerda el código del tercero, puede presionar F4 o dar clic en la casilla de detalle del tercero para buscarlo en la lista. Eliminarlo. Esta opción le da la posibilidad de eliminar el tercero errado o no deseado que se ha indicado como actual, luego de trasladar los documentos y movimientos,

111 DUPLICACIÓN DE DOCUMENTOS En algunas compañías es necesario duplicar los documentos como facturas de venta de un periodo a otro debido a que los clientes son los mismos y los conceptos facturados también. Es el caso de las inmobiliarias y las compañías de vigilancia, las cuales cobran la misma tarifa del mes anterior y son muchos clientes cuyas facturas son iguales al mes anterior. Para ello CV tiene un asistente de duplicación de documentos, el cual permite seleccionar un rango de documentos de un concepto determinado y los duplica. Se duplican el encabezado del documento, y sus movimientos contables y de inventarios. En esta duplicación también se actualizan los siguientes campos: Fecha de emisión del documento: Se actualiza a la fecha actual del sistema Documento relativo: Se apunta hacia sí mismo

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