Software Gestión de Proyectos. Project Management Software

Transcripción

1 Software Gestión de Proyectos Deisy Julieth Roa Riveros 1 Diciembre de 2014 Resumen: El presente documento, contiene conceptos básicos de la gestión de proyectos y una comparación consolidada de diferentes programas gestores de proyectos con sus correspondientes funcionalidades, de los cuales se selecciona el software TeamLab para documentar sus funciones y realizar un manual de usuario y administrador. Palabras Clave: Gestión de proyectos, Software de gestión de proyectos, CRM, Tareas Predecesoras, Diagrama de Gantt, Subtareas. Project Management Software Abstract: This paper introduces some basic concepts about the Project Management and a consolidated comparison of the different Project Management Software whit its corresponding functions, of which is selected software TeamLab for to document its functions and to realize a user manual and administrator manual. Keywords: Project Management, Project Management Software, CRM, Task Predecessors, Gantt chart, Subtasks. 1 Estudiante de Ingeniería Civil de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia, y monitor junior del grupo Tecnologías de la información de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el mes de Octubre. Correo Electrónico: djroar@unal.edu.co

2 Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Mario Andrés Rubiano Rojas Coordinadores: Andrés Felipe Hurtado Casas Mario Andrés Rubiano Rojas Coordinador Servicios Web: John Jairo Vargas Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Diego Alejandro Jiménez Arévalo Analista de Sistemas de Información: Diego Armando Poveda Zamora Estudiantes Auxiliares: Andrea Milena Novoa Ospina Andrés Felipe Acevedo Trujillo Angie Yamile Mayorga Coy Camila Alejandra Romero Beltrán Cindy Carolina Lugo Rozo Daniel Andrés Roa Aponte Daniel Fernando Eslava Ursuga Daniel Felipe Leyva Díaz Deisy Julieth Roa Riveros Edwar Leonardo Esteban Pérez Fredy Esteban Ahumada Avendaño Guillermo Andrés Martínez Medina Heidi Castro López Javier Rodríguez Jeisson Daniel Mariño Ustacara Joeline Simone Monterrosa Barajas Lasly Yulieth Vega Santamaría Lizzy Tengana Hurtado Néstor Santiago Castro Triviño Oscar Darío Parra Jiménez Ricardo Campos Morales Sergio Enrique Pulido Morales Walter Daniel Parra Jiménez Este documento es resultado de un trabajo conjunto y coordinado de los integrantes de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envíe una carta a Creative Commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA.

3 Software de Gestión de proyectos 2014-II Software de Gestión de Proyectos - TeamLab Introducción Dentro de las organizaciones uno de los factores que más importancia tiene para su desarrollo y exitoso crecimiento es la forma en que se planean, administran y controlan los proyectos dentro de la misma. Por eso, es fundamental tener una buena forma de organizar los proyectos y de que los directamente interesados puedan acceder a estos de forma rápida, efectiva y lo más actualizada posible. En el mercado se ofrecen algunos programas de carácter privativo y/o libre, los cuales cumplen la función de organizar y gestionar los proyectos correctamente; los grupos de trabajo pueden estar en la misma oficina o en varios lugares del país e incluso del planeta, lo que facilita el manejo de información en organizaciones multinacionales. He aquí donde cobra importancia TeamLab como sistema gestor de proyectos, es fácil de usar, de administrar y además, se ajusta o no a las diferentes necesidades que se ven a diario en la Unidad Informática de la Facultad de Ciencias Económicas. Objetivos Objetivo General Buscar un software gestor de proyectos con características superiores al software que actualmente se manejan en la UIFCE, bajo la finalidad de facilitar la administración y control de actividades. Objetivos Específicos Elegir el software gestor de proyectos que mejor se ajuste a las necesidades de la UIFCE. Documentar las funciones y uso del software elegido. Realizar un seguimiento del programa en cuanto a su funcionamiento.

4 Gestión de proyectos Qué es un proyecto? Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos (humanos, capital etc.) limitados para lograr un objetivo deseado. Los proyectos: - Facilitan a las empresas el análisis de las posibilidades y beneficios que se obtendrán al ampliar las instalaciones existentes, modificar los procesos utilizados, fabricar productos, prestar nuevos servicios, montar nuevas plantas, abrir sucursales, etc. - Posibilitan la identificación, análisis y selección de alternativas de solución adecuadas a necesidades o problemas específicos. - Aportan a la toma de decisiones, al recomendar la solución técnica más adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con su implementación y operación. (IUE, s.f.) Qué es gestión de proyectos? La gestión de proyectos conocida como administración o gerencia de proyectos, consta básicamente de 4 fases: 1. Planificación 2. Organización 3. Ejecución 4. Control El mayor desafío de un proyecto es alcanzar su meta previamente establecida, ya que existen limitantes en cuanto a recursos, tiempo, costos, entre otros; como consecuencia secundaria a la limitante de costos, se genera un segundo desafío, el cual es la asignación de recursos de manera óptima. Características de la gestión de proyectos

5 Software de Gestión de proyectos 2014-II OBJETIVOS Y METAS: Deben establecerse de manera clara los objetivos, teniendo en cuenta viabilidad, sustentabilidad y los recursos de los cuales se dispone. CALENDARIO DE ACTIVIDADES: El proyecto debe tener un plan de trabajo detallado con fechas establecidas. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS: Determina unos recursos y a partir de allí, gestiona la disponibilidad de los mismos. ORGANIZACIÓN MATRICIAL: Asignación de los recursos a las diversas actividades del proyecto. SISTEMA DE COMUNICACIÓN Y CONTROL. Software de gestión de proyectos Este término es utilizado en la Ingeniería de software, para describir los tipos de software, encargados de la planificación, administración y manejo de costos, recursos, materiales que manejan los proyectos. Existen principalmente dos tipos de software de gestión de proyectos, el primero está basado en la instalación del software en el equipo y el segundo se trata del uso de tecnología en la nube, en la cual pueden entrar varios usuarios al mismo tiempo, pero con limitación en funciones. Actualmente se encuentran múltiples software de gestión de proyectos en el mercado, los cuales tienen diversas herramientas y funciones especializadas, de acuerdo al sector al que se enfoquen. A continuación se muestra un resumen de los software más conocidos y sus correspondientes funciones, bajo la finalidad de elegir el software más adecuado para la UIFCE. PROGRAMA SOFTWARE LIBRE ONLINE INTEGRACIÓN DE VARIOS PROYECTOS GESTOR DE CONTENIDOS MENSAJERÍA ELECTRÓNICA TIMELINE MS Project - - X OpenProj X Basecamp - X X X X X

6 Doolphy - X X X - X ProactiveOffice X X - X X - eprowin Project X X - X X - DotProject X X - X X - Project Pier X X - X X X TeamLab (OnlyOffice) X X X X X PROGRAMA GESTOR DE PERMISOS DIAGRAMA DE GANTT MÚLTIPLES VISTAS INFORMES GESTOR DE COSTOS MS Project - X X X X OpenProj - X X X X Basecamp X X X X - Doolphy - X - X X ProactiveOffice - X X X X eprowin Project X X X X X DotProject X X X - X Project Pier X - - X - TeamLab (OnlyOffice) X X X X - Tabla 1 Comparación de software TeamLab De acuerdo a las tablas anteriores se eligió el software TeamLab, para documentarlo y realizar pruebas de aplicación en la UIFCE. Tabla 2 Comparación de software (Continuación)

7 Software de Gestión de proyectos 2014-II TeamLab es un gestor de proyectos que hace parte de la plataforma de onlyoffice, esta última es considerada como una oficina en la nube, la cual tiene múltiples funciones: Módulo CRM Gestor de Documentos Módulo de proyectos (TeamLab): o Ofrece una interfaz sencilla y fácil de manejar. o Funciona con los navegadores más usados (Firefox, Chrome, Safari, Explorer). o Restringe permisos de acuerdo al rol. o Traducción a varios idiomas (19 idiomas). o Carga masiva de bases de datos (.CSV). o Mensajería electrónica, chat, recordatorios y temporizador. o 43 tipos de moneda. o Importación desde Basecamp. o Manejo de paquete Office Online. o Maneja dos tipos de plataforma: Comercial y Portales públicos Manual de TeamLab software de gestión de proyectos Registro Para poder hacer uso del software TeamLab es necesario registrarse en la página de OnlyOffice ( Debe hacer clic en la parte superior derecha en el botón ACCESO y después en REGISTRARSE, en esta sección debe ingresar sus datos personales, el servidor en dónde desea guardar su información, la dirección de su portal y posteriormente seleccionar CREAR CUENTA GRATUITA. La página lo llevará a otra ventana en la que debe ingresar su contraseña, Zona horaria y confirmar su dirección de correo electrónico, y finalmente aparecerá la interfaz inicial de la plataforma: TEAMLAB.

8 Ilustración 1 Interfaz Inicial En la pantalla inicial se ven los módulos que contiene TeamLab: 1. Herramientas para administrar proyectos. 2. Aplicaciones de oficina en línea. 3. El sistema CRM (Customer relationship management) en la nube. A lo largo del manual será evidente que los módulos no están completamente separados, sino que se relacionan en diferentes actividades, lo cual le permite al usuario un óptimo manejo de la información. Interfaz Cuando usted accede a la plataforma por segunda vez, la interfaz inicial cambia, dándole más opciones de uso y manejo de la plataforma. Ilustración 2 Segunda Interfaz Inicial

9 Software de Gestión de proyectos 2014-II Cómo se puede observar en la Ilustración 2 Segunda Interfaz Inicial, el programa trae un panel de navegación en la parte superior: 1. Guías de video: El Programa contiene una lista de videos, a través de los cuales el usuario puede guiarse a la hora de manejar la plataforma. 2. Ajustes: El usuario con rol de administrador puede acceder a esta opción para realizar cambios dentro del programa. 3. Búsqueda: Posee un herramienta de búsqueda que facilita el manejo de la información. 4. Fuente: Opción que le permite observar al usuario actividades o eventos del portal. 5. Correo: TeamLab permite integración con mensajería electrónica, en dónde se puede gestionar el envío y recepción de correos. 6. Chat: La Plataforma permite agregar usuarios con los cuales se puede interactuar a través del chat. 7. Calendario: Permite integrar diferentes actividades. Por ejemplo: Proyectos, Cumpleaños de los usuarios, Eventos compartidos y Calendarios personales. 8. Opciones del usuario: A través de esta opción se puede configurar el perfil del cliente, conocer más acerca de ONLYOFFICE o salir de la plataforma. En la parte central de la Pantalla y en la parte inferior se tienen las opciones: 9. Creación de Documentos (Hojas de cálculo, Documentos de texto y Presentaciones) 10. Proyectos 11. CRM 12. Comunidad: Desde esta opción se pueden crear blogs, eventos y cumpleaños. 13. Personas: A través de esta sección se pueden crear usuarios y grupos de usuarios.

10 Administración Al hacer clic en el icono de ajustes (numeral 2 de la Ilustración 2 Segunda Interfaz Inicial), el programa lo redirige a la siguiente interfaz: Ilustración 3 Ajustes En el parte central se encuentran diversas opciones a las cuales solo tiene acceso la persona con rol de administrador; aquí puede cambiar: Región del Portal (Opción disponible para portales de pago): en esta sección la persona puede cambiar de servidor en el cual se aloja toda la información; se recomienda cambiar al servidor más cercano a la región, debido a que si la distancia geográfica es menor, mayor será la velocidad del portal. Para cambiar la región de su portal, despliegue la lista de opciones y pulse el botón CAMBIAR REGIÓN DEL SERVIDOR. IMPORTANTE: Una vez se inicia con el proceso de migración, no se puede cancelar el proceso. La Duración del proceso es variable según la cantidad de información que contenga el portal. Durante el procedimiento será imposible acceder al portal y una vez terminado, la dirección del portal cambiará y el acceso a los documentos compartidos será nulo. Idioma y Zona horaria: Al desplegar la lista de idiomas, podrá elegir el idioma de preferencia y hacer clic en GUARDAR (TeamLab contiene 19 Idiomas). Para seleccionar la zona horaria, es necesario seguir el procedimiento anterior.

11 Software de Gestión de proyectos 2014-II IMPORTANTE: Este ajuste cambia el Idioma y la Zona Horaria de todos los usuarios de la plataforma y modifica todos los eventos a la hora y fecha seleccionada. Ajustes de DNS: Es una herramienta a través de la cual puede ponerle a su portal una URL alternativa. Por defecto TeamLab le asigna a su portal la URL: nombre.onlyoffice.com, Para cambiarla seleccione la opción NOMBRE DE DOMINIO PERSONALIZADO, asigne el nombre de su preferencia (Con anotaciones apropiadas de DNS) y luego pulse el botón GUARDAR. Ajustes del Dominio de Correo Confiado: Esta sección le permite especificar el servidor de correo usado para registro automático en su portal ONLYOFFICE. De manera predeterminada, la opción está desactivada (OnlyOffice, 2014). Si usted desea activar esta opción, debe seleccionar la casilla DOMINIOS PERSONALIZADOS, luego hacer clic en AÑADIR DOMINIO SEGURO e insertar el dominio; no olvide pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados no se borren. NOTA: Si desea eliminar uno de los Dominios Personalizados, repita el procedimiento anterior, pero en lugar de escribir un dominio, seleccione el icono de la caneca de basura. En este apartado, también puede invitar a los usuarios como visitantes del portal. Ajustes de Contraseña: Permite realizar ajustes en cuanto a la seguridad de la contraseña. (Cantidad de caracteres, restricción de caracteres alfa-numéricos, entre otros) Enlace de invitación: Es un enlace que puede utilizar para invitar a sus amigos o conocidos a visitar el portal. Autenticación de dos factores (Opción disponible para portales de Pago): Esta elección permite ingresar a la plataforma de manera más segura, es decir a través de dos métodos de ingreso que se deben aplicar al mismo tiempo, primero debe ingresar sus datos de acceso a la Plataforma, luego tendrá que introducir un código que le llegará al celular a través de un mensaje de texto. Para seleccionar esta opción de clic en ACTIVAR y posteriormente en GUARDAR. NOTA: La autenticación de dos factores, permanecerá activa siempre y cuando el portal aun contenga paquete de SMS. Ajustes de mensajes de administrador: Esta opción le permite al usuario el envío de mensajes al Administrador en caso tal de que haya problemas en el acceso al portal. Para seleccionar esta opción de clic en ACTIVAR y posteriormente en GUARDAR. Página principal determinada: A través de esta opción, el administrador puede elegir la página de inicio de su preferencia y posteriormente pulsar el botón GUARDAR.

12 En el panel izquierdo de la página de ajustes, se encuentran otros estilos de ajustes, mucho más específicos: 1. Módulos y Herramientas: Ilustración 4 Ajustes: Módulos y Herramientas En esta pestaña se obtienen todas las opciones de módulos y herramientas que trae disponible TeamLab, como por ejemplo Eventos, Blogs, Foros etc. Desde esta pestaña el Administrador puede activar o desactivar las herramientas y posteriormente hacer clic en GUARDAR. NOTA: Si algún módulo o herramienta es desactivada, los usuarios sin rol de administrador, no podrán acceder a las mencionadas funciones. 2. Derechos de Acceso:

13 Software de Gestión de proyectos 2014-II Ilustración 5 Ajustes: Derechos de Acceso En esta pestaña se realizan los cambios en cuanto a propietarios del portal, o el acceso de los usuarios a los diferentes módulos. a. Cambio de Propietario: Ilustración 6 Cambio de propietario Tal y como se muestra en la ilustración anterior, primero debe hacer clic en ELEGIR PROPIETARIO, buscar el usuario o seleccionarlo de la lista, y finalmente hacer clic en CAMBIAR PROPIETARIO DEL PORTAL. NOTA: Para que los cambios se realicen se debe realizar una confirmación por correo electrónico. b. Varios Administradores:

14 Ilustración 7 Administradores Para seleccionar varios administradores debe hacer clic en: ELEGIR USUARIO, luego seleccionar uno o más usuarios que asumirán rol de administrador y pulsar el botón GUARDAR. Una vez realizado este procedimiento aparecerá(n) el(los) usuario(s) seleccionado(s) junto con las casillas de acceso: Documentos, Proyectos, CRM y/o Comunidad. Si desea eliminar un administrador de la plataforma, debe des-seleccionar todas las casillas de accesos, y cuando se actualice la página, el usuario ya no aparecerá con rol de administrador. c. Proyectos: Los usuarios que tienen acceso a este módulo, pueden ver los proyectos, hacer parte de las discusiones, crear tareas, hitos, debates, controlar el tiempo de las tareas y establecer derechos de acceso. Ilustración 8 Acceso módulo Proyectos

15 Software de Gestión de proyectos 2014-II Para seleccionar usuarios específicos, debe hacer clic en USUARIOS DE LA LISTA, luego clic en AÑADIR USUARIO, seleccione los usuarios correspondientes y pulse el botón GUARDAR. Si requiere eliminar uno de los usuarios seleccionados, acerque el mouse al usuario y una vez aparezca el icono de la caneca de basura de clic allí. d. CRM: Los clientes adscritos a este módulo pueden crear y editar contactos, tareas, casos y establecimiento de derechos de acceso. Para dar acceso a usuarios específicos lleve a cabo el mismo procedimiento realizado para el módulo de proyectos. e. Comunidad: Los usuarios podrán crear y editar sus posts en blogs, compartir noticias, entre otros. Para dar acceso a usuarios específicos lleve a cabo el mismo procedimiento realizado para el módulo de proyectos. f. Personas: Para dar acceso a usuarios específicos lleve a cabo el mismo procedimiento realizado para el módulo de proyectos. 3. Personalización: En esta pestaña se puede realizar la modificación del título de bienvenida, los logos, la plantilla de grupo y los colores. Ilustración 9 Ajustes: Personalización a. Cambio de logos: Como se muestra en la Ilustración 9 Ajustes: Personalización, para el cambio de logo, debe seleccionar CAMBIO DE LOGO, luego seleccionar una imagen, hacer clic en ABRIR y finalmente en el botón GUARDAR.

16 NOTA: La imagen no puede ser mayor a 250 x 100 píxeles, ni superar un tamaño de 1 MB. b. Temas de color: Le permiten personalizar la interfaz de su portal según estilo de su empresa. Seleccione el color de su preferencia y posteriormente de clic en GUARDAR, en la parte inferior. 4. Backup/Desactivación: en este módulo se puede realizar copias de datos, respaldo de información y desactivación o eliminación del portal. Ilustración 10. Backup y Desactivación a. Copia de seguridad de datos: A través de esta opción usted puede guardar la información de la plataforma en su disco local. IMPORTANTE: La información no puede re-importarse a la plataforma, pero puede usarlo para la versión de código abierto o instalación. Ilustración 11 Copia de Seguridad

17 Software de Gestión de proyectos 2014-II Para realizar la Copia de Seguridad, debe pulsar el botón CREAR COPIA, y esperar a que se realice la copia de datos, el procedimiento se demora dependiendo del volumen de la información. Una vez termine de realizar la copia aparecerá un link en el cual podrá descargar la información. Este link estará habilitado por 24 horas. Para recuperar su información siga estos pasos (únicamente disponible en la versión SaaS): Acceda a su servidor. Siga _ci\deploy\service\ Haga doble clic en el archivo ASC.Data.Backup.Restore.exe para iniciar la aplicación de recuperación. En la ventana abierta busque el archivo.zip que usted ha creado. Al encontrar, pulse Restaurar. Espere mientras que la aplicación restaure la copia de seguridad. Reinicie el servicio de ONLYOFFICE Windows. Para hacerlo, vaya a Panel de control >> Sistema y mantenimiento >> Herramientas de administración, abra Servicios, busque el servicio theonlyofficeportal en la lista e inícielo. (OnlyOffice, 2014) IMPORTANTE: La copia de seguridad creada se almacena en un servidor durante 10 años. b. Desactivación del portal. c. Eliminación del portal. 5. Estadísticas: Muestra la fechas de creación del portal, número de usuarios activos, espacio utilizado y espacio disponible en general y también especificado módulo por módulo; en la parte inferior se encuentra un gráfico de uso del portal en periodos específicos.

18 Ilustración 12 Ajustes: Estadísticas 6. Single Sign-On: Ilustración 13 Single Sign-On A través de esta función se puede activar o desactivar la autenticación de terceros por medio de SAML/JWT. 1. Para activar esta opción seleccione la casilla ACTIVAR SSO. 2. Tipo de SSO, seleccione SAML o JWT, según corresponda. 3. URL de emisor: proveedor de la cuenta para validar la firma digital de respuesta. 4. Punto final SSO. 5. Punto final SLO. 6. Tipo de validación de firma (Sólo para JWT). 7. Clave (Depende del tipo de validación). Finalmente de clic en el botón GUARDAR.

19 Software de Gestión de proyectos 2014-II 7. Historial de conexiones: el programa guarda un historial, de los usuarios que ingresan a la plataforma, la fecha y la hora, y las acciones realizadas durante su conexión (Abrir sesión o Cerrar sesión). Además se puede descargar y/o abrir un informe de las mencionadas conexiones. 8. Rastro de Auditoría: Esta sección contiene un historial más detallado de las acciones realizadas por un usuario como por ejemplo: Crear un usuario, Cambio de contraseñas, Cambios de permisos de acceso, etc. Creación y administración de usuarios Ilustración 14 Administración de usuarios Para ir al módulo de PERSONAS es necesario que de clic en el la parte superior izquierda y posteriormente de clic en PERSONAS. 1. Creación de usuarios: una vez esté en el módulo mencionado, de clic en el botón CREAR NUEVO, se despliegan unas opciones, de las cuales usted debe elegir USUARIO.

20 Ilustración 15 Nuevo perfil Con base a la anterior ilustración las opciones para la creación de usuarios son: a. En el numeral 1 al desplegar las opciones usted puede elegir si el perfil va a ser de un usuario o un visitante. b. Los numerales 2, 3, 4, 6 y 7, corresponden a la información personal de la persona. c. El numeral 5 es para clasificar a la persona dentro de uno de los grupos de trabajo, para ello es necesario haber creado los grupos con anterioridad. (Véase Creación de grupos). d. En el numeral 9 usted puede añadir información de contacto, para lo cual debe hacer clic en AÑADIR NUEVO CONTACTO, se agrega una opción automática con el nombre , usted puede modificarlo al desplegar las opciones, y puede elegir: Número de Teléfono, Teléfono Móvil, Gmail, Skype, entre otros. e. En cuanto al numeral 9, se le puede agregar al perfil redes sociales como Facebook, Twitter, MySpace, entre otros. Una vez haya completado los datos necesarios en la parte inferior pulse el botón GUARDAR. Automáticamente aparece una ventana de confirmación de envió de al cual debe darle ACEPTAR. En cuanto la persona abra el correo lo re direcciona a la página de la plataforma, en la cual el usuario debe agregar su contraseña.

21 Software de Gestión de proyectos 2014-II Ilustración 16 Confirmación usuario La interfaz de la persona con rol de usuario es similar al rol de administración, con la diferencia que el primer rol no trae la opción de ajustes ni creación de usuarios. 2. Creación de visitantes: De clic en el botón CREAR NUEVO, se despliegan unas opciones, de las cuales usted debe elegir VISITANTE y realice el mismo procedimiento que en la creación de usuarios. 3. Creación de Grupos: De clic en el botón CREAR NUEVO, se despliegan unas opciones, de las cuales usted debe elegir CREAR GRUPO. Aparece la siguiente ventana: Ilustración 17 Nuevo Grupo En la casilla TÍTULO, usted debe ingresar el nombre del grupo; En la casilla JEFE, de clic en ELEGIR USUARIO, el cual va a ser el líder del grupo, finalmente en la casilla de MIEMBROS, de clic en AÑADIR MIEMBROS, y seleccione todos los usuarios que hacen parte del nuevo grupo y posteriormente de clic en AÑADIR. Observe que en el panel izquierdo hay un título de GRUPOS, despliegue las opciones y allí debe aparecer el grupo recién creado. Al seleccionar el grupo, en la sección derecha de la

22 pantalla aparecen los usuarios que conforman el grupo (Ilustración 18 Personas: Derechos de acceso). Ilustración 18 Personas: Derechos de acceso En el numeral 2 de la ilustración anterior se tiene una opción directa de DERECHOS DE ACCESO, en la cual se administran los permisos de los diferentes usuarios de la plataforma. (Ver sección administración). Módulo: administración de proyectos Ilustración 19 Módulo Proyectos

23 Software de Gestión de proyectos 2014-II Para ir al módulo de PROYECTOS es necesario que de clic en el la parte superior izquierda y posteriormente de clic en PROYECTOS. 1. Creación de un Proyecto: de clic en CREAR NUEVO, ahí se despliegan unas opciones de las cuales debe seleccionar PROYECTOS. a. Título del Proyecto: Es el nombre del proyecto, de carácter obligatorio. b. Descripción del Proyecto: Un resumen sencillo acerca del proyecto. c. Gerente del proyecto: TeamLab le permite desplegar una lista con el nombre de todos los usuarios de los cuales usted solo podrá seleccionar uno, asimismo tiene la opción de notificarle al gerente del proyecto a través de mensajería electrónica. d. Equipo: Sección en la cual se seleccionan los integrantes del proyecto. De clic en GESTIONAR EQUIPO. Ilustración 20 Gestión de equipos Para agregar un recurso humano, en la sección izquierda de la ventana, puede seleccionar los usuarios, luego hacer clic en la flecha que va hacia la derecha, y el usuario aparece en la ventana derecha. Para quitar un recurso, haga el proceso inverso. En la Imagen las opciones encerradas en verde son herramientas de uso rápido, que facilitan la selección de recursos o limpieza de estos mismos; una vez haya realizado los cambios pertinentes, pulse el botón GUARDAR. e. Etiquetas: Facilitan la búsqueda del proyecto, las etiquetas deben estar separadas por comas (,), por ejemplo: Aprendiendo a usar TeamLab, Gestión de proyectos, prueba 1. f. Opciones adicionales: i. Guardar proyecto como privado: Es una manera de restringir el acceso exclusivamente a los miembros que hacen parte del proyecto.

24 ii. Seguir este proyecto: Si usted no es el gerente del proyecto, la opción le permite estar informado de todos los cambios a los que esté sujeto el proyecto. 2. Creación de tareas: Al guardar la información del proyecto aparecerá en la parte central de la pantalla la opción AÑADIR LA PRIMERA TAREA, en caso contrario de clic en la parte superior izquierda en CREAR NUEVO y en las opciones, seleccione TAREA. Ilustración 21 Creación de una tarea a. Título: Nombre de la tarea. b. Descripción: Resumen de la tarea. c. Proyecto: Aparece el nombre del proyecto en el cual se va a insertar la tarea. d. Hito (Véase creación de hitos). e. Responsable: de clic en AÑADIR, seleccione a algún usuario de la lista (Solo podrá seleccionar los usuarios que tengan acceso al proyecto). Puede habilitar la opción de NOTIFICACIÓN POR CORREO ELECRÓNICO. f. Fecha de inicio. g. Fecha de Finalización. h. Si la tarea es de prioridad alta, puede seleccionar la opción ALTA, de lo contrario puede dejar sin marcar la casilla. Cuando haya llenado la información de la tarea de clic en GUARDAR o en GUARDAR Y CREAR NUEVA TAREA, según sea el caso. 3. Creación de subtareas: (véase: Interfaz gráfica de proyectos específicos: Subtareas). 4. Creación de hitos: De clic en la parte superior izquierda en CREAR NUEVO y en las opciones seleccione HITO.

25 Software de Gestión de proyectos 2014-II Ilustración 22 Creación de un hito a. Título: Nombre del hito. b. Descripción: Resumen del hito. c. Proyecto: Aparece el nombre del proyecto en el cual se va a insertar el hito. d. Responsable: De clic en AÑADIR, seleccione a algún usuario de la lista (Solo podrá seleccionar los usuarios que tengan acceso al proyecto). Puede habilitar la opción de NOTIFICACIÓN POR CORREO ELECRÓNICO. e. Fecha límite. f. Hito clave: se utiliza para indicar los hitos más importantes del proyecto. Todos los hitos clave aparecen con una llave roja. g. Recordarme 48 horas antes de la fecha límite. 5. Discusiones: De clic en la parte superior izquierda en CREAR NUEVO y en las opciones seleccione DISCUSIÓN. En esta sección usted puede agregar un texto y editarlo. En cuanto pulse el botón GUARDAR, puede agregar archivos de máximo 100 MB, agregar comentarios e incluso crear documentos directamente en la plataforma. 6. Registro del tiempo: En la parte superior izquierda seleccione CREAR NUEVO y en las opciones de clic en INICIAR/PARAR EL TEMPORIZADOR. Se abre una nueva ventana: En esta ventana puede contabilizar el tiempo que invierte realizando una tarea, o introducir manualmente el tiempo, además tiene disponible las opciones de: Proyecto, Tarea, Responsable, Descripción y Fecha.

26 Si activa el contabilizador de tiempo, quedará inhabilitada la casilla INTRODUCCIÓN DE LA HORA MANUALMENTE. Cuanto termine de registrar los datos pulse el botón AÑADIR TIEMPO. Ilustración 23 Registro de tiempo Interfaz general del módulo de proyectos Ilustración 24 Interfaz general de proyectos En la imagen anterior se puede ver la Interfaz general del módulo de proyectos en la parte izquierda se tiene el panel de navegación del proyecto y en el lado derecho está la lista de proyectos guardados, junto con varias opciones de filtro. Con base a la imagen las herramientas generales son: 1. Modo en el que se ordenan los proyectos de la plataforma, se pueden ordenar por fecha de creación o por nombre del proyecto. 2. El orden puede ser descendente o ascendente, según la opción que se seleccione. 3. Al desplegar las opciones se obtiene tres tipos de proyecto. i. Abierto. ii. En pausa. iii. Cerrado. 4. Panel de navegación a través del cual se obtiene acceso a todos los documentos, tareas, hitos, discusiones, diagramas de Gantt, de todos los proyectos. Interfaz gráfica de proyectos específicos

27 Software de Gestión de proyectos 2014-II Al hacer doble clic en un proyecto aparece una ventana en la cual hay herramientas y opciones específicas para el proyecto. Ilustración 25 Interfaz específica de un proyecto Con base en la imagen, la interfaz está compuesta por: 1. Tareas: Pestaña en la cual se guardan las tareas y subtareas. Ilustración 26 Herramientas pestaña: tareas i. Al desplegar las opciones se le puede indicar al programa, si la tarea ya está completada (CERRADA) o todavía está incompleta (ABIERTA). ii. Al igual que en la interfaz general, las tareas se pueden ordenar por nombre, Fecha de inicio, fecha de creación, prioridad y fecha límite. iii. Al desplegar las opciones, tal y como se muestra en la ilustración, se puede editar la tarea, Añadir subtareas, eliminar, entre otros. 2. Hitos: Pestaña en la que están los hitos normales e hitos claves del proyecto. (Interfaz similar a la pestaña de tareas). 3. Discusiones: Allí se guardan todos los foros realizados en el proyecto, junto con los comentarios realizados por los usuarios.

28 4. Registro de tiempo: Historial de la duración en la ejecución de una tarea. Ilustración 27 Pestaña: Registro de tiempo i. Al seleccionar un registro de tiempo este se puede clasificar como PAGADO (El tiempo establecido ya de cumplió), NO PAGADO (No se ha cumplido con un tiempo establecido de alguna tarea) e IMPAGABLE (Ya no se puede cumplir con el registro de tiempo). ii. Filtros similares a la pestaña de tareas. iii. Edición o Eliminación del registro de tiempo. 5. Documentos: Pestaña en la que se guardan todos los documentos, ya sea de los foros o como material propio del proyecto. Cuando el usuario está en la pestaña DOCUMENTOS, en la parte superior izquierda en el botón CREAR NUEVO se habilitan nuevas opciones: DOCUMENTO, CREAR TABLA, PRESENTACIÓN Y CREAR CARPETA. Ilustración 28 Pestaña: Documentos

29 Software de Gestión de proyectos 2014-II 6. Contactos: A través de esta pestaña se pueden vincular contactos CRM, que no necesariamente están involucrados directamente en el proyecto, pero le da mayor eficacia a la hora de gestionar su trabajo. 7. Equipo: En esta pestaña la persona puede ver la información de las personas vinculadas al proyecto. Ilustración 29 Pestaña: Equipo i. Se puede gestionar el equipo directamente, allí se puede marcar o desmarcar el nombre de los integrantes y posteriormente hacer clic en GUARDAR. ii. Al desplegar las opciones de la parte derecha dela pantalla se observan diferentes opciones: AÑADIR NUEVA TAREA (Asignación directa de tareas al usuario), diversos informes y medios de contacto. Diagrama de Gantt Para acceder al diagrama es necesario hacer clic en la parte superior derecha en el botón DIAGRAMA DE GANTT. (Vea Ilustración 25 Interfaz específica de un proyecto). Ilustración 30 Diagrama de Gantt 1. Crear nuevo...: Permite Crear directamente hitos y tareas. 2. Deshacer o Rehacer un paso. 3. Escala de tiempo: Con el mouse la escala de tiempo puede aumentar o disminuir, según se requiera.

30 4. Escala de tiempo: La escala maneja unidades de tiempo en días, semanas o meses. 5. Actualizar diagrama, imprimir y leyenda del gráfico. 6. El icono del número 6, sirve para seleccionar los proyectos que se necesitan ver en el Diagrama de Gantt. 7. Icono del más (+): Sirve para ingresar más columnas de información en el diagrama de Gantt, por ejemplo: Responsable, Fecha de Inicio, límite, entre otros. Como se muestra en la siguiente ilustración al seleccionar las casillas requeridas y hacer clic en APLICAR, aparecen nuevas columnas en la tabla. Ilustración 31 Columnas - diagrama de Gantt 8. Las figuras al lado del número 8, son las representaciones gráficas de los hitos. 9. Las figuras al lado del número 9, son las representaciones gráficas de las tareas. Las tareas/hitos de color rojo, son tareas/hitos vencidos, las tareas/hitos de color azul, son tareas abiertas y las tareas/hitos son tareas/hitos cerrados. En el diagrama de Gantt es donde se pueden realizar los enlaces entre tareas. En la gestión de proyectos se conocen cuatro tipos de enlaces entre tareas: fin a comienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin (CF), la plataforma TeamLab posee únicamente enlaces de tipo FC. Para realizar los enlaces entre tareas, es necesario que acerque el mouse a una de las tareas, hasta que parezca el cuadro que indica la siguiente ilustración y hacer clic en el icono encerrado en verde. Ilustración 32 Predecesoras Después de clic izquierdo en el mouse (sin soltarlo), arrástrelo desde la tarea 1 hasta la tarea 2.

31 Software de Gestión de proyectos 2014-II Ilustración 33 Vinculación entre tareas Informes La plataforma de TeamLab, contiene diferentes filtros que permiten acceder a la información de manera rápida y sencilla. La opción de informes se encuentra en el panel izquierdo de navegación. Tipos de informes: a) Hitos vencidos. b) Próximos hitos. c) Usuarios si tareas abiertas. d) Proyectos sin tareas abiertas. e) Proyectos sin hitos abiertos. f) Actividad de usuario. g) Carga de trabajo. h) Otros. Ilustración 34 Informes En cada uno de estos tipos de informe se puede seleccionar un filtro: a) Etiquetas: filtra los proyectos por etiqueta. b) Proyecto: filtra los proyectos, puede ser todos los proyectos, o proyecto por proyecto. c) Grupo: Para el caso de informes que manejen información de los recursos humanos, está el filtro de grupo.

32 d) Usuario: Filtros por usuario en el caso del informe: Carga de trabajo. e) Otros. Para crear un informe debe seleccionar el tipo de informe que requiera, con sus correspondientes filtros, y pulsar el botón GENERAR INFORME, automáticamente lo lleva a una nueva ventana en la cual se observa el informe y en la parte superior derecha hay dos botones, el primero IMPRIMIR INFORME y el segundo EXPORTAR A CSV; de esta manera puede obtener la información que necesite. Importación La plataforma de TeamLab, permite realizar importación de proyectos, tareas cerradas y usuarios, del software Basecamp, uno de los gestores de proyectos online más demandados del mercado. La opción de importación se encuentra en la parte inferior del panel izquierdo de navegación. Ilustración 35 Importación De acuerdo a la imagen anterior cada número corresponde a una casilla de la sección de importación, así: 1. En la casilla 1 debe insertar la URL de su empresa en Basecamp, tal y como se muestra en la siguiente ilustración:

33 Software de Gestión de proyectos 2014-II Ilustración 36 URL de importación 2. En la sección , debe insertar el correo electrónico del administrador, de lo contrario la importación no se realizará. 3. En la casilla número 3 debe insertar la contraseña correspondiente al correo del administrador. 4. Se encuentran dos opciones de importación, la primera es importación de proyectos y la segunda es importación de tareas terminadas; asimismo hay otras dos opciones de invitación de los usuarios provenientes de Basecamp, la primera es enviar invitaciones a los usuarios para unirse como usuarios del portal ONLYOFFICE, y la segunda es el envío de invitación como visitantes. 5. Debe activar la casilla SI, LO ENTIENDO, al mensaje Todos los proyectos de Basecamp se importarán a ONLYOFFICE como proyectos privados. Estos proyectos estarán disponibles a los administradores del portal sólo. Los gerentes de proyecto y los miembros del equipo de proyecto tendrán acceso a los proyectos correspondientes sólo. (OnlyOffice, 2014), de lo contrario no se activa la casilla número De clic en EMPEZAR IMPORTACIÓN, aparece una ventana en la que debe seleccionar los proyectos que desea importar desde Basecamp, una vez realizada la acción correspondiente, pulse el botón IMPORTAR y luego se muestra una ventana que va indicando el avance de la importación (este proceso demora de acuerdo al volumen de información manejado en Basecamp). Una vez terminado de clic en CERRAR VENTANA.

34 Ilustración 37 Finalización de la importación Al ingresar al módulo de PROYECTOS, puede observar que ya se encuentran los proyectos importados, con sus correspondientes tareas, discusiones, documentos y quipo de trabajo.

35 Software de Gestión de proyectos 2014-II Módulo CRM (Customer relationship management) Para ir al módulo de PROYECTOS es necesario hacer clic en el la parte superior izquierda y posteriormente pulsar el botón CRM. Ajustes Ilustración 38 Módulo CRM Antes de crear facturas, clientes, oportunidades y/o casos, es necesario realizar ajustes básicos, ajustes de facturas, mediante la creación de productos, con sus correspondientes precios, impuestos, entre otros; también es importante los ajustes de contacto y oportunidades de compra. 1. Ajustes comunes: Para ir a esta sección debe hacer clic en el panel izquierdo en AJUSTES COMUNES, luego aparece la ventana que se muestra a continuación.

36 Ilustración 39 Ajustes comunes CRM a. Configuración de SMPT: Estos ajustes se realizan con la finalidad de configurar la cuenta de correo electrónico mediante la cual se realizará contacto con los clientes de la base de datos de CRM. b. Guardar: una vez llenado los datos del campo de CONFIGURACIÓN SMPT, haga clic en GUARDAR. c. Enviar mensaje de prueba: Para habilitar este botón es necesario llenar todos los campos de la configuración SMPT, al pulsar el botón, aparece una nueva ventana en la cual debe ingresar el asunto del correo y luego clic en enviar. d. Configuración de la moneda: TeamLab, cuenta con 7 monedas básicas y otras 36 monedas secundarias. El tipo de moneda que se elija, se utiliza en los cálculos de oportunidades del módulo CRM del portal. e. Exportación de todos los datos: Si requiere descargar los datos del módulo CRM debe pulsar el botón DESCARGAR TODOS LOS DATOS EN ARCHIVO ZIP, e inicia la descarga (este proceso demora de acuerdo al volumen de información contenido en la plataforma); una vez terminado el proceso, llega un correo electrónico a la cuenta del (los) administrador(es) indicando si la exportación ha resultado o no exitosa, así mismo en pantalla, aparece un link de descarga del archivo.zip, al cual se debe cliquear. Dependiendo del navegador el archivo se descarga automáticamente o se deben realizar unos pasos adicionales para la descarga, tal y como se ilustra a continuación.

37 Software de Gestión de proyectos 2014-II Ilustración 40 Exportación CRM 2. Ajustes de contacto: Esta sección está compuesta por dos sub-módulos: a. Niveles de temperatura de contactos: Esta es la sección en la que se permiten agregar, editar o eliminar las clasificaciones de los potenciales compradores. Como se muestra en la Ilustración 41; i. Al hacer clic en el botón NIVEL DE TEMPERTURA NUEVO, puede agregar una temperatura. ii. Al pulsar el botón se despliegan opciones de editar o borrar nivel de temperatura. Ilustración 41 Niveles de temperatura ajustes CRM NOTA: Las temperaturas se pueden editar o eliminar siempre y cuando no haya ningún usuario clasificado en ninguna de las categorías.

38 b. Tipo de contacto: En esta sección se pueden editar, agregar o eliminar las clasificaciones de los contactos, por ejemplo, TeamLab trae cómo predeterminado: Cliente, Proveedor, Socio y Competidor, debido a que el portal se basa en la función de roles que contiene una empresa. NOTA: Las clasificaciones se pueden editar o eliminar siempre y cuando no haya ningún usuario en la categoría. 3. Ajustes de factura: Este módulo se divide en 3 categorías. a. Impuestos: Al ingresar a esta pestaña, aparece la opción CREAR EL PRIMER IMPUESTO, al hacer clic allí, aparece una nueva ventana en la que debe ingresar el nombre del impuesto, el porcentaje (%) equivalente y una descripción del mismo, para finalizar haga clic en GUARDAR. Si requiere crear más impuestos de clic en el botón CREAR IMPUESTO que aparece en la parte superior de la pantalla. Ilustración 42 Creación de impuestos CRM b. Productos y servicios: En esta sección se crean los productos y/o servicios que maneje la empresa. Haga clic en CREAR EL PRIMER ARTÍCULO, una vez pulsado el botón la plataforma lo lleva a una ventana en la cual debe insertar los datos del producto.

39 Software de Gestión de proyectos 2014-II Ilustración 43 Creación de productos CRM Una vez llene los datos haga clic en GUARDAR, si requiere guardar los cambios y salir; si necesita seguir creando más productos pulse el botón GUARDAR Y CREAR NUEVO ARTÍCULO. Al crear todos los artículos le aparece una pantalla tal como se muestra en la, dónde: i. Botón para crear más artículos. ii. Botón que despliega opciones, para editar o borrar un artículo. Ilustración 44 Edición de artículos creados CRM c. Perfil de la empresa: En esta sección se inserta información y apariencia de la factura, los datos son nombre de la empresa, logo de la empresa y dirección de facturación. Recuerde siempre pulsar el botón GUARDAR, para conservar los cambios realizados.

40 Ilustración 45 Perfil de la empresa CRM 4. Otros ajustes: En esta sección se encuentran 5 subcategorías: a. Campos de Usuario: En esta sección se pueden agregar campos, que permiten adicionar información del cliente, por ejemplo puede añadir el campo Preferencia de pago, para especificar si el cliente prefiere pagar en efectivo, con tarjeta débito, tarjeta de crédito y/o cheque. Una vez se creen los campos estos se pueden editar o borrar siempre y cuando ningún usuario haya llenado este campo. b. Categorías de evento de historial: Categorías de evento de historial le permite dividir los eventos de historia en grupos. Las categorías de los eventos de historia son , nota, llamada telefónica y cita. ( ) Puede editar o eliminar la categoría del evento de historial sólo si no hay eventos en esta categoría. (OnlyOffice, 2014) c. Categorías de tareas: esta categoría permite clasificar las tareas de acuerdo al objetivo principal de la tares. d. Etapas de oportunidad: Etapas de oportunidad le permiten determinar los pasos necesarios para completar el acuerdo. Por ejemplo, usted puede añadir etapa de oportunidad "Oferta comercial", "Pago anticipado", "Ejecución". Establezca el orden necesario para las etapas de oportunidad arrastrándolas. Usted puede editar o eliminar la etapa de oportunidad sólo en caso que no hay oportunidades en esta etapa. (OnlyOffice, 2014) e. Etiquetas: en esta categoría se pueden editar, borrar o agregar categorías en las que se clasifican las empresas, las personas, las oportunidades y los casos.

41 Software de Gestión de proyectos 2014-II 5. Formulario de contacto del sitio web: Ilustración 46 Ajustes de etiquetas CRM Mediante la creación de formularios se pueden capturar nuevos contactos, a través de la elección de los campos del formulario. Al terminar de llenar los campos pulse el botón Ilustración 47 Formularios CRM Al crear el formulario, la ventana se extenderá, y en la parte inferior encontrará nuevos campos, en los que puede ver la vista previa del formulario y el código fuente, listo para ser incrustado en su página web. 6. Derechos de acceso: (Véase Administración-Derechos de Acceso). Tarea

42 En el panel de navegación haga clic en TAREAS, si es la primera tarea CRM que realiza pulse el botón CREA LA PRIMERA TAREA, de lo contrario haga clic en la parte superior izquierda en el botón CREAR NUEVO y finalmente clic en TAREA. Ilustración 48 Tarea CRM Al realizar el procedimiento anterior aparece una nueva ventana: Ilustración 49 creación de tareas CRM En dónde el numeral 1 es el título de la tarea, el 2 es la elección de la categoría de la tarea, puede ser una llamada, el envío de un correo o incluso el control de un proceso, el 3 es la barra de búsqueda del contacto, puede ser una persona o una empresa, el 4 es la fecha límite para la ejecución de la tarea, el 5 es aviso previo al límite de la tarea puede ser 5 minutos antes o un día antes, según se requiera, el 6 es la asignación de la tarea a una persona del personal de la empresa, así como su correspondiente notificación. Al llenar estos campos seleccione el botón GUARDAR. Nota: Para importar una lista de tareas en formato CSV, pulse en la parte superior izquierda el botón ( ) que está al lado derecho de CREAR NUEVO y luego IMPORTAR TAREAS. Al terminar de subir el

43 Software de Gestión de proyectos 2014-II archivo CSV y de llenar los campos, haga clic en CONTINUAR; a continuación verifique los campos de correspondencia y finalmente seleccione EMPEZAR A IMPORTAR. Oportunidad Hay dos maneras de ingresar oportunidades de negocio a la plataforma, la primera es creándola directamente en el portal TeamLab, y la segunda es a través de la importación de un archivo CSV. Para crear una oportunidad haga clic en la parte superior izquierda en el botón CREAR NUEVO y luego en OPORTUNIDAD, a continuación llene los datos que le solicitan y cliquee la opción CREAR. Para importar un archivo CSV, pulse en la parte superior izquierda el botón que está al lado derecho de CREAR NUEVO y luego IMPORTAR OPORTUNIDADES. Al terminar de subir el archivo CSV y de llenar los campos, haga clic en CONTINUAR; a continuación verifique los campos de correspondencia y finalmente seleccione EMPEZAR A IMPORTAR. Ilustración 50 Oportunidad CRM Factura En el panel de navegación haga clic en FACTURAS, si es la primera factura que realiza pulse el botón CREA LA PRIMERA FACTURA, de lo contrario haga clic en la parte superior izquierda en el botón CREAR NUEVO y finalmente clic en FACTURA.

44 Ilustración 51 Creación de factura CRM De acuerdo a la Ilustración 5252 los campos de la factura que se deben llenar son: 1. Número de factura, si selecciona cambiar formato, le aparece una ventana en la que puede seleccionar el prefijo de la factura y el número en que inicia las facturas. 2. Fecha de la factura, por defecto viene la fecha en que se realice, pero usted puede hacer clic en el icono de calendario y cambiar la fecha de la factura. 3. Cliente, puede escribir el nombre del cliente en la barra de búsqueda o cliquear en el icono de buscar, para seleccionar el cliente correspondiente. 4. Consignatario, puede realizar el procedimiento anterior en el caso en que el Cliente difiera del consignatario, de lo contrario marque la casilla COINCIDE CON EL CLIENTE. 5. Campos de información básica, como el idioma la moneda, número de pedido, entre otros. 6. Productos y servicios, en este campo elija el artículo previamente creado, la cantidad de artículos, el descuento y los impuestos que aplican para el producto. 7. Si requiere añadir más artículos a la factura, haga clic sobre la opción AÑADIR LÍNEA, y siga el procedimiento del numeral Finalmente pulse el botón AÑADIR FACTURA o AÑADIR Y CREAR NUEVA FACTURA, según corresponda.

45 Ilustración 52 Campos de factura CRM Software de Gestión de proyectos 2014-II

46 Al llenar los datos obtenemos una vista previa de la factura recién creada. Ilustración 53 Primera factura UIFCE-TEAMLAB A partir de la creación de la primera factura, al ingresar nuevamente a la sección de facturas, la interfaz cambia permitiendo principalmente dos cosas: Ilustración 54 Opciones de factura CRM

47 Software de Gestión de proyectos 2014-II 1. Clasificar la factura, para lo cual debe primero seleccionar la factura, luego cliquear en la opción CAMBIAR ESTADO, y elegir una de las opciones (Borrador, facturada, Rechazada, Pagada). 2. Opciones adicionales, al pulsar el icono que se muestra en la anterior imagen, se despliegan opciones de vista previa, edición, borrado, descarga, entre otros. Al clasificar las facturas usted puede filtrarlas o encontrar carpetas destinadas a cada tipo de factura, ubicadas en el panel izquierdo, al desplegar el ítem FACTURAS. Casos Hay dos maneras de ingresar casos a la plataforma, la primera es creándolo directamente en el portal TeamLab, y la segunda es a través de la importación de un archivo CSV. Para crear un caso haga clic en la parte superior izquierda en el botón CREAR NUEVO y luego en CASO, a continuación llene los datos que le solicitan y cliquee la opción GUARDAR. Para importar un archivo CSV, pulse en la parte superior izquierda el botón que está al lado derecho de CREAR NUEVO y luego IMPORTAR CASOS. Al terminar de subir el archivo CSV y de llenar los campos, haga clic en CONTINUAR; a continuación verifique los campos de correspondencia y finalmente seleccione EMPEZAR A IMPORTAR. Ilustración 55 Casos CRM

48 Opciones adicionales Ilustración 56 Interfaz Calendario Con base a la ilustración de Interfaz, para ingresar al módulo del calendario debe hacer clic en el icono del numeral 7, en este módulo puede ver los diferentes calendarios del portal: el calendario de los proyectos, Tareas CRM, fechas de cumpleaños de usuarios, clientes, proveedores etc. y eventos compartidos. Además el calendario tiene 4 tipos de vistas: Mensual, Semanal, Diario y lista, como se muestra a continuación: Ilustración 57 Vistas del calendario

49 Software de Gestión de proyectos 2014-II Chat Con base a la ilustración de Interfaz, para ingresar al módulo del chat debe hacer clic en el icono del numeral 6, a continuación se abre una nueva ventana, la cual será la ventana de su chat. El chat contiene diferentes opciones como se muestran en la siguiente imagen. Ilustración 58 Chat 1. Mostrar/ocultar contactos desconectados. 2. Mostrar/ocultar grupos. 3. Activar/desactivar sonidos. 4. Activar/desactivar las notificaciones del navegador. 5. Activar/desactivar filtro. 6. Emoticones. 7. Enviar archivo. 8. Historial de mensajes. 9. Enter para empezar un nuevo párrafo 10. Crear mensajes múltiples. 11. Crear sala de discusión. 12. Estado.