DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA WORKFLOW EN LA SECCIÓN DE EGRESOS CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COLSUBSIDIO

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1 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA WORKFLOW EN LA SECCIÓN DE EGRESOS CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COLSUBSIDIO DIANA ANGÉLICA M. VARGAS CASALLAS YEYSON MUÑOZ DURÁN UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECIALIZACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTA, NOVIEMBRE DE 2007

2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA WORKFLOW EN LA SECCIÓN DE EGRESOS CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COLSUBSIDIO DIANA ANGÉLICA M. VARGAS CASALLAS YEYSON MUÑOZ DURÁN Dr. HECTOR PINZON T. Asesor de Tesis UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECIALIZACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTA, NOVIEMBRE DE 2007

3 CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 1 1. MARCOS DE REFERENCIA MARCO CONCEPTUAL MARCO LEGAL Ley 6 de Ley 527 de 1999 (agosto 18) Decreto 2620 de Decreto 1094 de MARCO INSTITUCIONAL RESULTADOS DEL ESTUDIO PROCESOS DE LA SECCIÓN DE EGRESOS DE COLSUBSIDIO Recepción de documentación Distribución y asignación de tareas Ingreso al sistema de información SAP de la documentación Programación de pagos Archivo de documentación generada y tramitada CARGOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCESOS RESPONSABILIDAD Y NIVEL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN TIPOS DOCUMENTALES ORIGINADOS EN FUNCIONES Y PROCESOS PROPUESTA 33

4 3.1 TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES QUE SE INCLUIRÁN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA FASE DE MODIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA WORKFLOW CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Contenido capacitación Definición de workflow Objetivos de un sistema de workflow Pasos del workflow Sistemas automatizados vs. Sistemas tradicionales Características del workflow Ventajas 39 CONCLUSIONES 40 BIBLIOGRAFÍA 40

5 LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Cantidad de documentos tramitados y extraviados en la sección de egresos de Colsubsidio en el año

6 Secretaria LISTA DE GRÁFICOS Pág. Gráfico 1. Documentos tramitados en la sección de egresos- año Gráfico 2. Documentos extraviados en la sección de egresos- año Gráfico 3. Ubicación de la sección de Egresos en la estructura organizacional de Colsubsidio 24

7 INTRODUCCIÓN La empresa en la que se desarrolló el proyecto es Colsubsidio, una Caja de Compensación Familiar creada en el año 1957, cuya misión es trabajar en conjunto con los empleadores, los trabajadores y el Estado, por el mejoramiento integral de las condiciones de vida de la población y el desarrollo de una sociedad más solidaria, armónica y equitativa. La Caja de Compensación Familiar COLSUBSIDIO ofrece servicios de salud, vivienda, educación, recreación, crédito, turismo y mercadeo social, a los trabajadores de sus empresas afiliadas. Organizaciones como esta deben adaptarse rápidamente a los cambios generados en el entorno, con el fin de lograr una mayor satisfacción del cliente y buscar en el desarrollo de sus procedimientos: Análisis y ajuste a la creciente complejidad organizativa y del entorno. Impulso y motivación del capital intelectual. Mejoramiento de la comunicación organizacional. Actualización constante de los soportes documentales. Agilidad y oportunidad en el desarrollo de los procesos y funciones del negocio. 1

8 La influencia de las TIC en la actualidad, hacen importante el determinar la relación existente entre los negocios y la tecnología. Ya que si uno de estos se modifica, en el mismo grado e inmediatamente el otro también lo hará. En ocasiones es imperceptible determinar si el cambio comienza por parte de la organización o por parte del entorno tecnológico. El Workflow, herramienta en la que se basó el proyecto; une la empresa, la cultura organizacional y el soporte tecnológico necesarios para formar un sistema. Es importante resaltar que el Workflow siempre ha estado presente en las empresas, trabajándose de forma tecnificada o no. El proceso Workflow o flujo de trabajo ha existido desde tiempo atrás, debido a que el manejo de información es muy importante, no sólo para Colsubsidio, sino para todas las organizaciones, ya que se constituye en la materia prima de los procesos. Este sistema se gestó en las empresas norteamericanas con el fin de dar cumplimiento a las tareas y agilizar el desarrollo de los procesos, al conocer los positivos resultados obtenidos, se empezó a replicar el sistema en otras organizaciones. A su vez las compañías de software vieron en el sistema una valiosa oportunidad de mejorar e implementar el sistema. Al conocer estos antecedentes Colsubsidio, como una empresa representativa en el mercado colombiano, decide aplicarlo en sus procesos. 2

9 Colsubsidio genera información necesaria para el funcionamiento de sus diferentes procesos; esta inicia en un puesto de trabajo en particular y puede ser utilizada en el mismo o en otro diferente. Cuando la información organizacional que se genera (representada en documentos) es usada en un lugar distinto al que se produce, debe hacer un recorrido dentro de la empresa, antes de llegar a su destino final; esto es conocido como flujo de trabajo, Workflow. El Workflow es una herramienta de software que puede ser implementada sobre una intranet para automatizar procesos que requieren el envío de documentos, con el fin de agilizar los trámites existentes en el funcionamiento de la organización; cabe anotar que la persona encargada o dueña del proceso puede definir el recorrido que debe tener un documento al que haya que darle un trámite y definir tanto los niveles de seguridad como las prioridades de los documentos. En la actualidad en Colombia existen empresas que ofrecen el software desarrollado que se basa en perfiles definidos y que sirven de parámetro para enrutar documentos que se tramitan en cada uno los procesos. Dentro de la estructura organizacional de Colsubsidio, el área de egresos, que es objeto de estudio, depende del Departamento Financiero ubicado a su vez en la División de Finanzas y Tesorería. 3

10 Debido al progresivo aumento de las relaciones comerciales y de la migración de empresas afiliadas, la documentación que fluye dentro del área se ha incrementado. Información representada en su mayoría por documentos soportados en papel. Dicha documentación es administrada por el personal, mediante un sistema de información (SAP), que les permite realizar todos los procesos contables que en esta área se desarrollan, pero que dificulta el cumplimiento de las tareas ya que no éste no permite medir el desempeño de cada uno de los cargos que intervienen en el desarrollo de los procesos ni los tiempos de ejecución de las tareas asignadas. El problema que se detectó en la organización se desarrolla en la Sección de egresos, seleccionada como objeto de estudio por el impacto que tiene el desarrollo de sus funciones a nivel general de la organización, esta sección hace parte de la división financiera de Colsubsidio. Su función principal es la administración integral de los recursos económicos que requiere la organización para su funcionamiento y desarrollo. La sección está integrada por un equipo de trabajo de 15 personas. 4

11 Actualmente la Sección de Egresos se encuentra apoyada en algunos sistemas de información que les permite desarrollar la labor mas cómodamente, a pesar de esto, el alto volumen de documentos soportados papel se han generado, según medición realizada por la misma sección, una serie de problemas: Pérdida de documentación Falta de control de los procesos Desconocimiento de la trazabilidad de los documentos Incumplimiento de los tiempos establecidos para el desarrollo de tareas A continuación se hace una descripción en cifras de la situación problemática que se presenta en la sección de egresos, los datos recolectados muestran la tendencia en la producción y pérdida de los documentos en el año Tabla 1. Cantidad de documentos tramitados y extraviados en la sección de egresos de Colsubsidio en el año 2006 Mes En/06 Feb/06 Mar/06 Abr/06 My/06 Jun/06 Jul/06 Agt/06 Spt/06 Oct/06 Nv/06 Dic/06 Documentos tramitados Documentos extraviados

12 Gráfico 1. Documentos tramitados en la sección de egresos- año 2006 Cantidad de documentos tramitados Ene- 06 Feb- 06 Mar- 06 Abr- 06 May- 06 Jun- 06 Jul-06 Ago- 06 Sep- 06 Oct- 06 Nov- 06 Dic- 06 Mes Gráfico 2. Documentos extraviados en la sección de egresos- año 2006 Cantidad de documentos extraviados Ene- 06 Feb- 06 Mar- 06 Abr- 06 May- 06 Jun-06 Jul-06 Ago- 06 Sep- 06 Oct-06 Nov- 06 Dic-06 Mes 6

13 El volumen de documentos que circulan por la dependencia se estima alrededor de por mes. Algunos de los documentos generados y recibidos por la sección son: facturación de proveedores, pagos internos, desembolsos subsidio de vivienda, convenios fondo de empleados, manejo de reembolsos, viáticos, cajas menores de casi toda la organización, entre los más representativos. Esta situación le ha generado problemas a la sección tanto al exterior como al interior de la organización, ya que se ha puesto en tela de juicio el desempeño de la labor desarrollada, al incurrir en reprocesos de la información, problemas con los proveedores internos, demora en el trámite y pérdida de documentos internos y externos. Debido a esto la organización invierte tiempo adicional por los reprocesos que se realizan continuamente; debido a la carencia de recursos tecnológicos, que proporcionen herramientas de mejora. En la búsqueda de mejores prácticas se encontró una herramienta capaz de controlar y administrar este problema planteado; es la implementación de la herramienta conocida como WORKFLOW o flujo de trabajo. Es un sistema de información óptimo para el tratamiento de este tipo de conflicto generado en organizaciones o en dependencias con alto número de información a analizar. El problema identificado en la sección de egresos muestra el riesgo tan alto al que se encuentran expuestos por la carencia de esta herramienta, que al 7

14 implantarla permitiría medir y controlar de una forma más eficiente, los procesos que se desarrollan en esta dependencia. El proyecto se realizó en la sede administrativa de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio ubicado en la calle 26 No piso seccion de Egresos como punto central y en el punto de recepción de facturas ubicado en el centro de servicios Colsubsidio en la carrera 27 No La pregunta de investigación que se planteó para el desarrollo del proyecto es Cómo implementar en la sección de Egresos de Colsubsidio el sistema de Workflow para la administración de los documentos? Se enfocó el proyecto hacia el diseño del procedimiento para la implementación del sistema Workflow en Colsubsidio, organización que tiene la necesidad de crear y establecer rutas para el manejo de flujo de información, con el fin de descongestionar y agilizar el recorrido de documentos, específicamente en la Sección de egresos. Además se evidenciaron problemas con el manejo de la documentación que se administra en esta Sección, generando incumplimiento de los objetivos y políticas de la Sección, causas que se reflejan tanto al interior como al exterior de la organización. Al realizar el diseño del procedimiento y en una etapa posterior lograr la implementación del sistema Workflow, la organización logrará mejorar la 8

15 imagen ante el cliente interno como al externo, con una mayor oportunidad en el negocio, eficiencia en los procesos y control interno de los recursos financieros de la caja. Los sistemas de Workflow ayudan a gestionar los procesos de negocio, asegurando que las actividades sean ejecutadas, lo más rápido posible, por las personas adecuadas y en el orden justo. Posterior al diseño del procedimiento, Colsubsidio deberá llevar a cabo la implementación del Workflow en la sección, teniendo acceso a los siguientes beneficios: Incrementar el nivel de satisfacción de los clientes Aumentar la productividad del personal Reducir costos Incrementar los beneficios y ahorro de costos Controlar los procesos del negocio Cumplir rápidamente con las regulaciones gubernamentales y de mercado Mejorar el acceso a la información Eliminar problemas de espacio Mejorar la imagen corporativa Mejorar el servicio a los usuarios Trabajar sin papeles. Saber cuánto cuesta cada proceso de trabajo. 9

16 Reducir el tiempo empleado en cada una de las tareas. Aprovechar el conocimiento de la organización. Proveer nuevos servicios El Objetivo general planteado para el proyecto es el de diseñar el procedimiento para la implementación del sistema de información Workflow (flujo de trabajo) en la sección de egresos de la empresa Colsubsidio. Para desarrollar ese objetivo fue necesario describir los procesos que se desarrollan en la sección de egresos de Colsubsidio, así como identificar los cargos que intervienen en los procesos y definir su responsabilidad. Se definió el nivel de acceso a la información de cada uno de los cargos que intervienen en el proceso, además, se describieron los tipos documentales que originan las funciones y procesos que se desarrollan en la sección. Se seleccionaron las tipologías documentales incluidas en el sistema de información y se estableció un cronograma de actividades para la fase de modificación de la operación para el manejo de la herramienta Workflow. Finalmente se diseñaron los contenidos para la capacitación del personal que intervendrá en el proceso de implementación. 10

17 1. MARCOS DE REFERENCIA 1.1 MARCO CONCEPTUAL Con el fin de diseñar el procedimiento para la implementación del sistema Workflow en la sección de Egresos de Colsubsidio, es necesario definir los diversos roles que intervendrán en el desarrollo del proceso, quienes tienen diferentes tipos de acceso y privilegios, establecidos para el manejo del sistema; de acuerdo con los perfiles previamente diseñados para cada cargo. Entre esos roles están: el administrador del dominio, el administrador del sistema, el delegado y los usuarios. En el diseño del procedimiento se tendrán en cuenta los términos relacionados a continuación: Acceso: Privilegio para utilizar información o datos almacenados en sistemas informáticos. Administrador del dominio: Administrador que puede definir y gestionar entidades, políticas, servicios, definiciones de flujo de trabajo, roles y usuarios de suministro dentro de su dominio admin., pero sólo en su propio dominio admin. Administrador del sistema: Usuario con acceso a todas las áreas del sistema. 11

18 Alias: Identidad de un usuario, a la que normalmente se hace referencia como ID de usuario. Una persona puede tener varios alias. Autenticación: Proceso de identificación de un usuario, normalmente en función de un nombre de usuario y contraseña. En sistemas de seguridad, la autenticación es distinta de la autorización, que es el proceso de proporcionar a los usuarios acceso a objetos de sistema en función de su identidad. La autenticación simplemente se asegura de que el usuario sea quien dice ser, pero no dice nada acerca de los derechos de acceso del usuario. Autoridad de firma: Derecho a aprobar o denegar una solicitud que se envía al motor de flujo de trabajo. A un usuario o grupo de usuarios se le otorga autoridad de firma cuando se designan como participante o participante de intensificación en un diseño de flujo de trabajo. Certificado digital: Archivo adjunto a un mensaje electrónico utilizado por razones de seguridad. Consulta: Modo de limitar una conciliación para que devuelva paquetes más pequeños. 12

19 Contraseña: En seguridad de sistemas y de redes, una cadena de caracteres determinada especificada por un usuario y autenticada por el sistema, que permite al usuario obtener acceso al sistema y a la información almacenada en el mismo. Cuenta: Conjunto de parámetros que define la información de inicio de sesión y de control de acceso de un usuario. Delegado: Usuario que se designa como parte responsable de aprobar solicitudes o proporcionar información sobre solicitudes para otro usuario. Enrutar: Dirección el documento por el camino o paso que este debe seguir. Flujo de trabajo: Secuencia de actividades realizadas de acuerdo con los procesos empresariales de una empresa. Formularios electrónicos: Un formulario electrónico funciona como una plantilla para poder definir los parámetros del acceso que se solicita. Informe de cuenta: Informe que lista personas y sus cuentas asociadas y si la cuenta cumple no las políticas actuales. Informe de usuario: Informe que lista todas las operaciones por fecha, quién ha solicitado la operación y para quien se ha solicitado la operación. 13

20 Lista de tareas pendientes: Lista de elementos de acciones asignada a un usuario para su finalización. Respuesta a preguntas de contraseña: Un método de autenticación que requiere que los usuarios respondan a un mensaje proporcionando información privada para verificar su identidad al iniciar una sesión en la red. Restaurar: Reactivar una cuenta que se había suspendido. Restricción: Limitación en un parámetro o política. Solicitud: Elemento de acción en del sistema que solicita aprobación o información. Solicitudes completadas: Solicitudes que se han enviado al sistema y que se han completado. Solicitudes pendientes: Solicitudes que se han enviado al sistema pero que aún no se han completado. Suministrar: Configurar y mantener el acceso de un usuario a un sistema de la organización. 14

21 Trazabilidad: Seguimiento que se le realiza por la ubicación al documento que esta en el proceso Ubicación: Uno de los tipos de entidades subsidiarias que pueden agregarse a una organización. Normalmente, las ubicaciones se utilizan para separar lógicamente ubicaciones geográficas distintas a efectos de gestión organizativa. Unidad del negocio: Entidad subsidiaria de una organización. Usuario: Cualquier persona que interactúa con el sistema. 1.2 MARCO LEGAL Ley 6 de 1992 Articulo 74. VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE IMÁGENES ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo: "Artículo Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos 15

22 Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio" Ley 527 de 1999 (agosto 18) Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones Decreto 2620 de 1993 Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los de los comerciantes. Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes Decreto 1094 de 1996 Facturas Electrónicas. 16

23 1.3 MARCO INSTITUCIONAL Para la realización de este tema nos amparamos en el manual de procedimientos de la sección de egresos validado por el, sistema de calidad de Colsubsidio, quien recibe el nombre de ISOLUCION. El cual está amparado en el sistema de Gestión de calidad ISO Avalado por el ICONTEC para nuestra organización desde le 15 julio Como único parámetro expuesto por la organización para la validación de los procesos. 17

24 2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1 PROCESOS DE LA SECCIÓN DE EGRESOS DE COLSUBSIDIO. Para obtener el éxito esperado en el desarrollo de esta investigación se debían definir los procesos que se llevan a cabo en la Sección; ya que de esta manera se precisó la verdadera problemática presente en la Sección de Egresos de Colsubsidio. La misión de esta sección es la de realizar los pagos y obligaciones que tiene la organización con terceros, además provee económicamente las necesidades financieras de la organización a su interior, de acuerdo con el presupuesto definido, de una manera eficiente. En los procesos desarrollados por esta dependencia se tiene un contacto continúo con series documentales, utilizadas para la gestión de las solicitudes que recaen en la administración y en el trámite de obligaciones financieras de la Caja de Compensación. Los procesos generados en la sección son: 1. Recepción de documentación 2. Distribución y asignación de tareas 3. Ingreso al sistema de información SAP de la documentación 4. Programación de pagos 5. Archivo de documentación generada y tramitada 18

25 El desarrollo de cada uno de estos procesos se define a continuación: Recepción de documentación FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN INICIO Entrega de correspondencia Correspondencia Recepción de correspondencia Radicación Planillas El proceso inicia mediante la entrega de la documentación recepcionada en la Central de Correspondencia, la cual se entrega a diario en 2 recorridos; la correspondencia entregada por personal externo: facturas, cuentas de cobro y cartas de proveedores. Los demás documentos se reciben por parte de las dependencias en forma interna ya que algunas de estas recepcionan documentación como facturas y también generan desembolsos, solicitud de viáticos y reembolsos de caja menor. FIN Esta documentación es recibida mediante planillas de entrega de correspondencia interna. 19

26 2.1.2 Distribución y asignación de tareas FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN INICIO Recepción de correspondencia Correspondencia Entrega de documentación Trámite FIN Una vez recibida la documentación por la sección se empiezan a efectuar actividades internas. La secretaria es la persona que recibe la documentación según un cronograma de tareas o actividades especificas emitidas por el jefe de Área. Se entrega la documentación al personal que realizará la labor, que de acuerdo con el tramite es el Auxiliar, Analista o Jefe de Sección esta entrega se evidencia que es de confianza ya que la secretaria una vez organiza la información recibida se permite entregar los documentos a los interesados para su trámite sin ningún tipo de constancia, en este paso se ha presentado pérdida inicial de la información manejada por esta oficina La facturación es manejada por los auxiliares quienes tienen asignado un centro de costo interno como vivienda, salud y educación, además de la causación de la solicitudes internas que se manejan; de la misma manera los analistas se encargan de los desembolsos de servicios y el análisis de pagos y descuentos; y el jefe de sección efectúa los movimientos y asignación de dinero en bancos y demás transacciones de carácter confidencial. 20

27 2.1.3 Ingreso al sistema de información SAP de la documentación FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN INICIO Ingreso de datos Datos almacenados Contabilización El tercer proceso consiste en el ingreso de la información tramitada en el sistema de información de la organización llamado SAP, sistema que interactúa con casi todos los procesos de la organización este paso se conoce como la causación del documento para la contabilización del mismo, en el sistema el cual se encuentra ya parametrizado con un serie de directrices de manejo contable y financiero. FIN 21

28 2.1.4 Programación de pagos FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN INICIO Programar pagos Programación Revisión de pagos Organización de pagos Pago Envío correo electrónico El cuarto proceso consiste en la asignación y programación de los pagos de todas las obligaciones tramitadas en la sección una vez ingresada la información recepcionada por la Sección de Egresos al sistema se debe realizar la programación de estos pagos, dicha programación consiste en según los acuerdos de pago ya establecidos por la organización realizar descuentos por pronto pago solicitados por proveedores o sugeridos por la misma sección. Esta programación es recepcionada por el Analista de egresos quien revisa, organiza los pagos y los descarga para el pago por medio electrónico, una vez realizado el pago el sistema envía un correo electrónico al proveedor o la dependencia de Colsubsidio informando del pago y del número de operación y banco. FIN 22

29 2.1.5 Archivo de documentación generada y tramitada FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN INICIO Recuperación de documentación Organización de documentación Remisión de documentos Inventario El quinto y último proceso consiste en la recuperación de la información física de los distintos participantes y organizarlo para custodia en el archivo de gestión y remitir al Archivo central los últimos tres meses custodiados por la sección. La transferencia es realizada por el personal del área la primera semana de cada mes y es en este paso donde se identifican plenamente las pérdidas y errores en la documentación trabajada. FIN 23

30 2.2 CARGOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCESOS La estructura de la Sección de egresos de la División Financiera de Colsubsidio y los cargos que la componen, se encuentran ubicados en la estructura organizacional, de la siguiente forma: Figura 3. Ubicación de la sección de Egresos en la estructura organizacional de Colsubsidio Director Administrativo Jefe Departamento Financiero Jefe Sección de Recaudos Jefe Sección de Facturación Jefe Sección Cartera Jefe Sección de Egresos Secretaria Analista 1 Auxiliares Analista 2 Auxiliares 24

31 2.3. RESPONSABILIDAD Y NIVEL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DE CADA UNO DE LOS CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO Los cargos de la Sección de egresos de la División Financiera son: o Jefe de sección de egresos o Analistas o Auxiliares o Secretaria Para definir el acceso al sistema se determinan de 3 niveles dependiendo de las responsabilidades de cada uno de los cargos que intervienen en el proceso. El primer nivel es el GENERAL, definido para el dueño del proceso (Jefe), quien tendrá la facultad de efectuar cambios, actualizaciones, definir permisos y administrar todo el sistema. Es el nivel máximo, el rol asumido por este cargo es denominado Administrador. El segundo nivel es el BÁSICO, este es un nivel intermedio, puede acceder al sistema, ingresar datos, reaccionar tareas y efectuar un seguimiento a los procesos que desarrollan los auxiliares. Esta restringido en ciertas secuencias del proceso ya que no puede efectuar autorizaciones de pagos de alto monto ni asignar descuentos 25

32 Como tercer nivel se ha establecido el RESTRINGIDO este es de manejo del personal de apoyo auxiliares no permite realizar modificaciones ni cambios en los procesos. A continuación se describen las funciones de cada uno de los cargos que intervienen en el proceso, y el nivel de acceso a la información de cada uno. MANUAL DE FUNCIONES COLSUBSIDIO NOMBRE DEL CARGO: ÁREA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de sección de egresos Sección de Egresos Director División Financiera OBJETIVO DEL CARGO: Organizar, adoptar planes, programas y proyectos para contribuir con el desarrollo económico y tecnológico de Colsubsidio en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. FUNCIONES: 1. Asistir a la División Financiera en las funciones propias de su cargo y presentar propuestas sobre los procesos que desarrolla la sección. 2. Gestionar planes de mejoramiento en los procesos de la sección. 3. Velar por el cumplimiento de las funciones que le corresponde realizar a la Sección, de conformidad con el Manual de procedimientos establecido. 4. Controlar el cumplimento de las políticas, procesos, planes, programas y proyectos establecidos en la Caja a nivel financiero y adelantar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento y aplicación 26

33 en la sección. 5. Proponer ajustes a las disposiciones que regulan los procesos, procedimientos y trámites administrativos internos relacionados con la sección que lidera. 6. Vigilar el cumplimiento de las metas, indicadores, planes y programas de la sección. 7. Asesorar a todas las dependencias que conforman la Caja en los procesos propios de la sección y velar porque se cumplan esos procesos. 8. Mantener los procesos definidos del Área en el Sistema de Gestión de Calidad. 9. Velar para que la organización realice los pagos de todas sus obligaciones financieras tanto con terceros como al interior de la organización. 10. Las demás funciones que le sean asignadas, de acuerdo con la naturaleza de su cargo. Documentos : Actas de comité Nivel de Acceso a la información: GENERAL Propuestas Manual de procedimientos Proyectos Indicadores de gestión Documentos de tramite Registro de proveedores Documentación interoficinas de trámite. 27

34 MANUAL DE FUNCIONES COLSUBSIDIO NOMBRE DEL CARGO: ÁREA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Analista Sección de Egresos Jefe de sección de egresos OBJETIVO DEL CARGO: Organizar, adoptar planes, programas y proyectos para contribuir con el desarrollo económico y tecnológico de Colsubsidio en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. FUNCIONES: 1. Consolidar la información para el manejo de los indicadores. 2. Realizar análisis de gastos y de productividad. 3. Gestionar nuevos proyectos para controlar los egresos y así optimizar los recursos. 4. Gestionar la programación de los pagos y obligaciones financieras adquiridas. Nivel de Acceso a la información: BASICO 28

35 MANUAL DE FUNCIONES COLSUBSIDIO NOMBRE DEL CARGO: ÁREA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Auxiliar Sección de Egresos Analista de sección de egresos OBJETIVO DEL CARGO: Realizar soporte operativo y administrativo para el cumplimiento de las actividades del área FUNCIONES: 1. Recibir y tramitar la documentación asignada: facturas y cuentas de cobro. 2. Realizar el procesos de causación para luego ingresarlo al sistema de información SAP, 3. Organizar el sistema de pagos de acuerdo con los montos, acuerdos, descuentos por pronto pago etc. 4. Colaborar en la consolidación de informes que requieran las áreas encadenadas al cumplimiento de los presupuestos. Nivel de Acceso a la información: RESTRINGIDO 29