PROCESOS INTELIGENTES

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1 Su experiencia administrando documentos nunca será la misma!! Lo invitamos a descubrir una forma más fácil, rápida, segura y eficiente para gestionar su información corporativa relevante

2 QUÉ ES UN PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS INTELIGENTE? Se denomina a una nueva categoría de soluciones de software, mejoras operacionales y uso eficiente de los recursos humanos orientadas a que las empresas puedan procesar y administrar de manera más rápida, efectiva y segura sus documentos relevantes, sean éstos electrónicos y/o impresos en papel. Estas mejoras operacionales se pueden implementar en todo tipo de procesos intensivos en el uso de documentos, independientemente si son parte del core del negocio o bien si se trata de labores de apoyo que tengan relevancia en el adecuado funcionamiento de la empresa. Cada día es más necesario contar con herramientas y técnicas que permitan administrar de mejor forma el creciente volumen de información no estructurada que genera y recibe una empresa, ya sean papeles, s, formularios de todo tipo, documentos MS Office, archivos PDF, archivos de audio y video, por nombrar algunos. Nuestra empresa ayuda desde el año 2001 a sus clientes a resolver esta problemática de negocio a través de la implementación de soluciones tecnológicas y servicios operacionales especializados en el manejo de documentos. Nuestras soluciones están basadas en las mejores prácticas de la industria entre las que destacamos la implementación de un repositorio central de documentos, la captura de la información en el punto donde se origina la transacción, y generando flujos automatizados y controlados para administrar los documentos al interior de la empresa. Además, integramos los documentos a las plataformas transaccionales actualmente en uso en las empresas (por ejemplo sistemas ERP, CRM, de recursos humanos, sistemas logísticos, core bancario, etc). De esta forma se van despapelizando los procesos de negocios, consiguiéndose procesos más rápidos, eficientes y controlados. Si el documento original es electrónico, lo manejamos en todo su ciclo de negocio en forma electrónica. Si el documento es un papel, lo digitalizamos y lo procesamos como una imagen. ETAPAS DE UN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE CAPTURA / PROCESA ALMACENA / VISUALIZA GESTIONA INTEGRA

3 CAPTURA / PROCESA Esta etapa corresponde a la recolección de la información contenida en los documentos de algún proceso de negocio relevante, entre los que destacan los procesos relacionados a documentación de clientes, de recursos humanos,financiera-contable, documentos legales, documentos logísticos y de mantenimiento, por nombrar algunos. A través de herramientas tecnológicas y redefiniciones simples de los procesos es posible minimizar los tiempos de procesamiento y la intervención humana necesarias para capturar, clasificar, separar, indexar, validar y posteriormente entregar la información a los sistemas transaccionales donde será utilizada. Este proceso de captura debe realizarse idealmente en el lugar donde se produce la transacción o recepción de los documentos, por lo que las soluciones pueden involucrar la captura desde dispositivos físicos (Scannners) en sucursales, el uso de Aplicaciones de captura y reconocimiento de documentos electrónicos, la utilización de dispositivos móviles (Smartphones o tablets) y el uso de técnicas de reconocimiento de códigos de barra o de OCR. CASO ÉXITO: CAPTURA Y PROCESAMIENTO INTELIGENTE EN CUENTAS POR COBRAR PROBLEMA DE NEGOCIO OBJETIVO SOLUCIÓN Las empresas de diversas industrias requieren contar rápidamente con el respaldo físico de los documentos que acrediten la recepción conforme del despacho de sus productos a sus clientes finales. Estos documentos son típicamente facturas, Guías de despacho o POD, los cuales son firmados y timbrados por los clientes en señal de recepción conforme. Nuestros clientes requieren disminuir el tiempo de procesamiento de dicha documentación para mejorar su flujo de caja, resolver de mejor forma las discrepancias o diferencias entre lo despachado y lo efectivamente recibido y centralizar el control de la documentación tributaria recepcionada. En Valuetech hemos implementado, a decenas de nuestros clientes de distintas industrias, soluciones de captura de documentos tributarios electrónicos y/o físicos, para que estos sean procesados inmediatamente en el camión, en la sucursal, planta o agencia más cercana, (ubicadas en Chile y en el extranjero) o en su oficina central. Con nuestras soluciones, las áreas de finanzas y de logísticas cuentan con información oportuna y de mejor calidad que además permite que los documentos firmados por el cliente sean consultados directamente desde el sistema ERP. Conozca las 4 formas eficientes de digitalizar sus documentos En el Punto de Origen En Back-Office Híbrida Desde Dispositivos Móviles El 90% de la información relevante de una empresa no tiene estructura y está dispersa al interior de la organización en múltiples formatos, tales como papeles y archivos electrónicos de todo tipo. - GARTNER

4 ALMACENA / VISUALIZA Una vez que los documentos, físicos o electrónicos, son capturados deben ser almacenados en un repositorio único, central y seguro denominado Biblioteca Documental. Con esta plataforma, los usuarios autorizados podrán desde cualquier parte e incluso desde dispositivos móviles, buscar, visualizar y gestionar los documentos que necesitan para tomar sus decisiones, evitándose así la dependencia de los documentos físicos o recurrir a distintas fuentes de información en el caso de los documentos electrónicos. Las buenas prácticas aconsejan crear, en la Biblioteca Documental, carpetas virtuales donde se almacenan tanto los documentos electrónicos nativos como los documentos en papel digitalizados, los cuales son organizados de acuerdo a una lógica de clasificación propia de cada tipo de proceso. Estas soluciones tecnológicas son la piedra angular de toda gestión moderna de documentos. CASO ÉXITO: SOLUCIÓN INTELIGENTE DE GESTION DOCUMENTAL PROBLEMA DE NEGOCIO Una importante clínica chilena requería contar con un repositorio central para administrar los contratos y documentación de sus pacientes, sus documentos legales y documentos financieros, entre otros documentos. OBJETIVO Aumentar la velocidad de acceso a los documentos a los distintos usuarios y evitar la dependencia en el uso de documentos originales en la toma de decisiones con las consiguientes mejoras en confidencialidad e integridad de la información. SOLUCIÓN Nuestra empresa implementó en servidores del cliente una Biblioteca Documental Corporativa de clase Mundial, donde se crearon carpetas virtuales para los distintos procesos intensivos en documentos (físicos y electrónicos) y se asignaron los privilegios de acceso a los distintos usuarios. Esta solución, implementada por nuestra empresa, se integró además al CRM que ya utilizaba el cliente, lográndose que los documentos sean accesados directamente desde esta plataforma, agregando así un enorme valor a sus usuarios del call center pues pueden dar inmediata respuesta a las consultas de sus clientes internos y pacientes. El 80% de los empleados pierden al menos 30 Minutos al día buscando información. - AIIM

5 GESTIONA Una vez que un documento ha sido capturado eficiente y rápidamente y es almacenado en la Biblioteca Documental, se ha dado un gran paso. No obstante, en muchos procesos se debe agregar aún más valor, implementando soluciones de Workflow/BPM, las que permiten controlar el flujo de los documentos (electrónicos o papeles digitalizados) al interior de la organización. Con las soluciones de BPM es posible convertir un flujo de proceso dependiente de los documentos físicos y de personas especializadas en un flujo electrónico totalmente despapelizado. De esta forma se logra mayor control sobre el proceso, pues se puede visualizar en todo momento, en qué etapa se encuentra, por ejemplo, una solicitud de crédito o un reclamo. Además, con nuestras herramientas de BPM es posible generar alertas en caso de incumplimiento de plazos o costos, se puede escalar o redirigir el proceso en caso de incumplimientos y se pueden manejar indicadores de gestión (KPI) para medirlos y generar mejoras en ellos. CASO ÉXITO: SOLUCIÓN INTELIGENTE DE WORKFLOW (BPM) PROBLEMA DE NEGOCIO Una importante empresa internacional del rubro de transporte y distribución requería contar con una herramienta tecnológica que le permitiera controlar de manera más eficiente una serie de flujos de proceso estratégicos de distintas áreas de la organización, los que son muy intensivos en documentos y que en la actualidad se controlaban manualmente o a través del correo electrónico. Asimismo, se requería que la herramienta fuera de fácil parametrización y que idealmente no requiriera de programación, para así de manera rápida agregar nuevos flujos o bien modificar flujos ya implementados de manera rápida y transparente. OBJETIVO Mejorar en una primera etapa la visibilidad y el control de flujos de reclamos de clientes, de control de contratos de clientes, de recursos humanos y de su área legal, evitando el flujo de documentos físicos al interior de la organización, haciendo de paso que el personal especializado de las distintas áreas involucradas estén más enfocados en su participación en las decisiones y en ser capaces de atender más casos, en lugar de perder gran parte de su tiempo en coordinar el flujo de los documentos. Asimismo, nuestro cliente requería tener mayor visibilidad del status de cada flujo de proceso, de manera de mejorar sus indicadores de gestión. SOLUCIÓN Nuestra empresa implementó para este cliente la plataforma de BPM Kofax Total Agility (KTA), con la cual ha sido posible diseñar y controlar los flujos definidos por las áreas de negocio y de procesos de nuestro cliente utilizando funcionalidades nativas del software, lo que ha implicado CERO CÓDIGO, transformándose así en una herramienta de mejora de su productividad. Con KTA, nuestro cliente puede ahora controlar en tiempo real el estado de cada proceso, dimensionar las variables críticas o cuellos de botella y enfocar de mejor manera a sus colaboradores clave. Nuestra solución fue implementada en modalidad de nube privada, siendo delegada la labor de implementación y administración en nuestro personal especializado. Sólo el 16% de las empresas ha implementado soluciones de gestión documental y/o de captura automática de contenido - KOFAX

6 INTEGRA Las buenas prácticas en gestión documental enseñan que debe haber una estrecha integración entre los sistemas transaccionales o empresariales que utilizan las empresas normalmente para hacer sus negocios (Por ejemplo: Plataformas ERP, CRM, Sistemas de manejo de inventarios, Sistemas de administración de Recursos Humanos, Portales de Sistemas transaccionales propios del negocio, etc.), con los sistemas de Gestión Documental y BPM con los que administran sus documentos físicos y/o electrónicos. La idea es que los usuarios sigan interactuando en su día a día con sus sistemas tradicionales, pero que desde esas interfaces puedan acceder inmediatamente a los documentos relacionados a sus transacciones y que son parte indispensable de la toma de decisiones. Esta integración disminuye los tiempos y costos de adopción de los usuarios de las tecnologías de mejoramiento de los procesos, lo cual garantiza el éxito de cada proyecto. CASO ÉXITO: SOLUCIÓN INTELIGENTE DE WORKFLOW (BPM) PROBLEMA DE NEGOCIO Una importante empresa chilena, requería contar con una plataforma de gestión documental que le permitiera consultar directamente desde su sistema ERP las facturas de sus proveedores, de manera que sus analistas de cuentas por pagar no tuvieran que recurrir al documento físico cuando tuvieran alguna duda en la contabilización de dichas decenas de miles de facturas que reciben mensualmente. OBJETIVO Nuestro cliente requería optimizar el tiempo de sus especializados analistas contables de manera de enfocarlos en los procesos de análisis y no en los relacionados al control de los documentos. SOLUCIÓN En Valuetech implementamos para este cliente una plataforma de captura de facturas recibidas físicamente o bien electrónicas, junto con una solución de gestión documental para almacenar dichos documentos. Esta solución se integró a su ERP, permitiendo que los analistas de cuentas por pagar consulten directamente desde su ERP los documentos que respaldan cada transacción de compra. La integración de una solución de gestión documental a otras plataformas es una funcionalidad clave para facilitar las labores diarias de los usuarios, disminuyendo los plazos de implementación debido a los menores tiempos de capacitación, por lo tanto, mejorando la rentabilidad del proyecto. Un 22% anual crece el uso del papel en los negocios. Un documento se fotocopia entre 9 y 11 veces. - ARMA

7 PARTNERS En Valuetech podemos implementar las mejores soluciones de Gestión Documental, Captura Automática de Datos y Scanners de Alto Rendimiento, pues contamos con socios de negocios de clase mundial y un equipo humano altamente calificado. Esta empresa norteamericana es el líder mundial en soluciones de captura automática de documentos, asegurando máxima eficiencia y control del proceso de escaneo, indexación, reconocimiento, clasificación y entrega de imágenes y archivos de índices con metadata a los sistemas de destino. En Valuetech hemos implementado decenas de importantes proyectos utilizando la tecnología de clase mundial de Kofax, destacando: Captura de Imágenes y Contenidos Captura Móvil BPM Gestión Dinámica de casos Docuware AG fue fundada en Alemania, con el objetivo de desarrollar un software de clase mundial especializado en Gestión Documental. Hoy está presente en más de 70 países con unas instalaciones y más de usuarios. Dentro de las principales acciones que se pueden realizar están el almacenamiento central, eficiente y seguro, la búsqueda, visualización, importación, almacenamiento y modificación de documentos. Biblioteca Documental Acceso desde móviles Fácil Integración Alta Seguridad Fujitsu es la tercera empresa global en tecnologías de la información y el principal fabricante mundial de scanners de documentos de alto rendimiento. En Valuetech hemos instalado desde el año 2001 miles de scanners Fujitsu tanto en empresas privadas como en instituciones públicas. Entre las principales familias de scanners podemos destacar: Scanners portátiles Scanners de escritorio Scanners departamentales Scanners de producción Scanners de red

8 Conozca nuestra línea completa de soluciones Soluciones de Gestión Documental Soluciones de BPM / Workflow Software de Captura de Datos Scanners de Alto Rendimiento Servicio de Digitalización Masiva de Documentos Servicio de Custodia Digital de Documentos

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