RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA SA-MC

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1 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA SA-MC ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA ADMINISTRADOR DE CONTENIDO, QUE INCLUYA EL ANÁLISIS, REDISEÑO, PARAMETRIZACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL PORTAL INSTITUCIONAL CUMPLIENDO CON LOS LINEAMIENTOS DE GOBIERNO EN LÍNEA VERSIÓN 3.1, Y LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR MILTON G. GONZALEZ VANEGAS, DE XIMIL TECHNOLOGIES SAS, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 26 DE NOVIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 1 En el numeral "Certificaciones de Experiencia Específica", dicho documento establece: "15.6. Certificaciones de Experiencia Específica: El proponente, deberá acreditar su experiencia, aportando como mínimo tres (3) constancias o certificaciones de contratos celebrados, ejecutados, terminados y/o liquidados con entidades públicas y/o privadas dentro de los tres (3) años anteriores a la fecha límite de presentación de la propuesta, cuyo objeto haya sido similar a la implementación de sitios web y/o diseño de sitios web, y/o implementación de funcionalidades web de entidades de gobierno aplicando los conceptos de gobierno en línea. El valor de cada certificación relacionada en el Anexo N.3, debe ser igual o superior al valor del presupuesto oficial de la presente contratación." Respetuosamente me permito solicitar se considere modificar el último párrafo, en el sentido de que la SUMATORIA de al mínimo tres (3) certificaciones sea igual o superior al valor del presupuesto oficial de la presente contratación. Lo anterior, en beneficio de la pluralidad de oferentes y de las micro y pequeñas empresas, ya que es muy difícil tener al menos una certificación por este valor RESPUESTA No. 1 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustarán los requisitos de experiencia en el pliego de condiciones definitivo. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 1

2 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ANDREA MORA, DE GRUPO A ESTUDIO LTDA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 27 DE NOVIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 2 Con la presente nos permitimos solicitar que las CERTIFICACIONES no sean tan específicas en cuanto a que tenga que nombrar DE ENTIDADES DE GOBIERNO APLICANDO LOS CONCEPTOS DE GOBIERNO EN LÍNEA. RESPUESTA No. 2 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustarán los requisitos de experiencia en el pliego de condiciones definitivo. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JOSE MARCELINO ESCALLON MORALES, DE EUPHORIA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 27 DE NOVIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 3 Una vez revisados y evaluados los PLIEGOS DE DE LA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA SA-MC , nos permitimos solicitar nos den respuesta a las siguientes preguntas: 1. Pregunta 1: 3 Permitir la integración o conexión con las plataformas de trámites y pagos en línea que usa el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA, así como del Sistema de Gestión Documental de la entidad. Solicitamos nos describan claramente qué tipo de integración o conexión requieren para cada uno de los ítems solicitados. RESPUESTA No. 3 de condiciones definitivo, aclarando que el sistema de administrador de contenidos ofrecido debe permitir la integración o conexión entre el sistema de trámites, el sistema de pagos en línea, el sistema de registro y el sistema de gestión documental (PQR), mediante redireccionamiento con hipervínculos a los sistemas mencionados y/o consultas web service, lo anterior para el cumplimiento de algunos apartes de la fase de transacción de la Estrategia Gobierno en línea. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 2

3 OBSERVACIÓN No Pregunta 2: El portal deberá ofrecer contenidos en un idioma adicional al español, en este caso 17 inglés, los cuales deberán visualizarse en forma independiente en las páginas del porta que sean necesarias. El COPNIA suministra todos los contenidos en idioma inglés? RESPUESTA No. 4 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia realizará el ajuste en el pliego de condiciones definitivo, adicionando en el ítem 17 que: Incluye un paquete mínimo de cincuenta (50) páginas traducidas al idioma Inglés por parte del contratista. OBSERVACIÓN No Pregunta 3: El administrador de contenidos debe permitir el envío de noticias a través de SMS, RSS, lista de correo electrónico y redes sociales, de manera automática si así se requiere. El 18 proponente deberá ofrecer si así se requiere un paquete de hasta 2000 (Dos mil) mensajes de texto durante la vigencia del contrato. Por favor describan claramente cuál sería la manera automática para el envío de noticias. Igualmente los dos mil (2.000) mensajes son durante el año de la vigencia del contrato? RESPUESTA No. 5 El COPNIA considera que la observación no procede, y aclara que sistema de gestión de contenidos debe permitir programar y enviar de forma automática algunos contenidos y noticias publicados en el sitio web, mediante los sistemas RSS, SMS, redes sociales, y listas de correos electrónicos de los usuarios registrados. Así mismo informa que es claro en el pliego que los mensajes deben enviarse durante la vigencia del contrato. 4. Pregunta 4: OBSERVACIÓN No Avisos de confirmación en cada interacción. Favor describir claramente a qué tipo de interacción se refieren. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 3

4 RESPUESTA No. 6 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia realizará el ajuste en el pliego de condiciones definitivo, aclarando que los Avisos de confirmación en cada interacción, se refieren a que cada vez que el usuario interactúe con la entidad a través de solicitudes, peticiones o suscripciones en Línea, se deben proveer mensajes electrónicos que indiquen la recepción de las solicitudes respectivas. OBSERVACIÓN No Pregunta 5: Módulo de atención al ciudadano que incluye: - Esquema de atención al ciudadano de peticiones, quejas, reclamos y denuncias Integración del buzón de contactos con el sistema de radicación de PQR del COPNIA. - Integración con el módulo de seguimiento a solicitudes PQR del COPNIA. - Herramienta de Chat personalizado para atención PQR. Favor describir claramente cuáles son las funcionalidades esperadas para el esquema de atención al ciudadano para peticiones, quejas, reclamos y denuncias. Favor describir claramente los requerimientos para la Integración del buzón de contactos con el sistema de radicación de PQR del COPNIA. Favor describir claramente los requerimientos para la Integración con el módulo de seguimiento a solicitudes PQR del COPNIA. RESPUESTA No. 7 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia realizará el ajuste en el pliego de condiciones definitivo, aclarando que las funcionalidades del módulo de atención al ciudadano, se refieren a lo exigido en la fase de interacción y transformación del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea y los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano. La integración de administrador de contenidos, se debe realizar mediante redireccionamiento con hipervínculos y/o consultas web service, a los módulos PQR y buzón de contactos del sistema de trámites y sistema gestión documental del COPNIA. OBSERVACIÓN No Pregunta 6: Módulo de participación ciudadana y rendición de cuentas que incluye: - Sección para la publicación de la normatividad que regula la participación - Sección Participación Ciudadana y sección para publicar la base de datos de las instancias formales y espacios de participación. - Sección para la publicación del plan para la participación con Cronograma, responsable, 24 recursos y actividades. - Módulo de participación ciudadana que permite publicar la base de datos de la información discriminada de las organizaciones sociales y grupos de interés relacionados con su misión, así como de cada uno de sus usuarios/clientes para convocarlos para la participación. - Integración de esta base de datos con herramientas de masivo, provisto por la herramienta y SMS masivo para las convocatorias. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 4

5 Favor describir claramente los requerimientos y alcance del Módulo de participación ciudadana y rendición de cuentas. Este módulo maneja roles y perfiles? Favor describirlos. RESPUESTA No. 8 de condiciones definitivo, aclarando que las funcionalidades del módulo de participación ciudadana y rendición de cuentas, se refieren a lo exigido en la fase de democracia del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea, con los roles y perfiles de seguridad necesarios para la administración de módulo. OBSERVACIÓN No Pregunta 7: Módulo de Servicios de Información al Ciudadano con las siguientes secciones: - Preguntas y respuestas frecuentes - Glosario - Generación dinámica y automática del mapa del sitio - Ayudas para navegar en el sitio - Buzón de contáctenos, peticiones, quejas, reclamos y denuncias - Servicios de atención en línea Encuestas gráficas en línea. - Suscripción a servicios de información - Oferta de empleos - Seguimiento a trámites y servicios. (Consulta a bases de datos o integración con el sistema de trámites del COPNIA) - Correo electrónico o buzón para recibir notificaciones judiciales. - Chats personalizados con horario. - Biblioteca virtual Favor describir claramente los requerimientos y alcance del Módulo de Servicios de Información al Ciudadano. Este módulo maneja roles y perfiles? Favor describirlos. RESPUESTA No. 9 de condiciones definitivo, aclarando que las funcionalidades del módulo de Servicios de Información al Ciudadano, se refieren a lo exigido en las fases de información e interacción del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en línea, con los roles y perfiles de seguridad necesarios para la administración de módulo. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 5

6 8. Pregunta 8: OBSERVACIÓN No Módulo de inventario de información que permita controlar : - Información que solicita a otras entidades - Información que administra - Información que intercambia con otras entidades - Dependencias y cargos responsables de la solicitud. - Permisos de (Solicitud, Administración, Intercambio) - Periodicidad con que se ejecuta cada proceso - Información que se publica y tipo de medio usado para publicarla - Estándares usados para la publicación de información - Sistemas de información que se usan en cada uno de los procesos señalados - Usuarios actuales de la información publicada Qué tipo de información es la que se relaciona. El módulo debe almacenar la información? Este módulo maneja roles y perfiles? Favor describirlos. RESPUESTA No. 10 de condiciones definitivo, aclarando que las funcionalidades del módulo de inventario de información se refieren a la exigidas en el numeral 2.2 de la fase de información del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en línea, con los roles y perfiles de seguridad necesarios para la administración de módulo. 9. Pregunta 9: OBSERVACIÓN No Diseño e implementación de subportal de Intranet que permita publicar: - Divulgación de Cumpleaños - Clasificados/Cartelera Digital. - Consulta de tiempo de servicio para personal que labore en la entidad - Consulta de vacaciones por parte del personal que labora en la entidad - Consulta de extracto de nomina para personal que labora en la entidad - Clasificados. - Formulario solicitud sala de eventos. - Búsqueda de usuarios por documento. - Consultas a Biblioteca Jurídica - Gestión de conocimiento Consultas a bases de datos - Consulta de Gestión de Calidad, formatos y documentos - Consultas de información interna - Restricción o creación de de áreas privadas con login y password - Biblioteca virtual Favor describir claramente los requerimientos y alcance para cada uno de los puntos. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 6

7 RESPUESTA No. 11, aclarando que el sub-sitio denominado Intranet es un módulo con acceso restringido y seguro, para ser utilizado por los funcionarios del la entidad, facilitando la divulgación de la información del área de talento humano y calidad, permitiendo la comunicación directa y el trabajo en colaboración, mejorando el desempeño y reduciendo costos. OBSERVACIÓN No Pregunta 10: Qué tipo de juegos se requieren y con qué complejidad? Qué tipo de animaciones y cuál es la duración máxima por animación. Qué tipo de concursos y cuántos concursos se requieren? Las cartillas se deben elaborar? 28 Diseño e implementación de subportal para niños que incluya: - Información general, definiciones y trámites - Juegos. Mínimo Animaciones Multimedia, Mínimo 30 - Publicación de Fotografías y Videos. - Calendario de eventos - Noticias - Concursos - Cartillas, Mínimo 10 - Sección sobre ética RESPUESTA No. 12 de condiciones definitivo, aclarando que por la a la complejidad no se solicitarán juegos y concursos para niños, las animaciones solicitadas deben ser mínimo 1 minuto y el diseño de cartillas deben ser elaboradas por el contratista. OBSERVACIÓN No Pregunta 11: Favor ampliar la descripción de este requerimiento. 54 Asignar automáticamente una solicitud relacionada con la publicación de contenido al personal encargado, dependiendo del tipo de solicitud. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 7

8 RESPUESTA No. 13 de condiciones definitivo, aclarando que el requerimiento se refiere a una notificación automática por correo electrónico del vencimiento de la publicación al funcionario responsable. OBSERVACIÓN No Pregunta 12: Los videos son entregados por COPNIA o se deben editar para incluir la descripción de su contenido, los temas relacionados y su fecha de elaboración? 61 El sistema debe ofrecer información relevante en audio y/o video, considerando que los archivos deben ser de calidad y al mismo tiempo permitir una fácil visualización en el sitio Web, disponiendo de los controles para manejar su reproducción. Los videos deben incluir una breve descripción de su contenido, los temas relacionados y su fecha de elaboración. RESPUESTA No. 14 de condiciones definitivo, aclarando que los videos serán entregados por el COPNIA en diferentes formatos, los cuales deben ser editados y publicados con los estándares por el contratista. 13. Pregunta 13: OBSERVACIÓN No El sistema debe contar con una versión para dispositivos móviles de acuerdo a la diagramación de este servicio que debe ser concordante con la versión web Por favor hacer precisión para qué dispositivos móviles debe estar disponible; dada la diversidad que actualmente hay en el mercado. RESPUESTA No. 15 de condiciones definitivo, aclarando que los dispositivos móviles a los que se refiere corresponden a teléfonos móviles Smartphone y tabletas Pad. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 8

9 14. Pregunta 14: OBSERVACIÓN No Proveer formularios electrónicos que puedan enviarse y recibirse en forma electrónica garantizando la seguridad de la información y la protección de los datos personales. Favor describir qué tipos de formularios se deben proveer y qué clase de seguridad se requiere para garantizar la seguridad. RESPUESTA No. 16 de condiciones definitivo, aclarando que según el caso, deben utilizar las siguientes técnicas de seguridad en los formularios: métodos POST, Protección CSRF y XSS, validaciones de campos, utilización de Captcha, protección de archivo y bases de datos. 15. Pregunta 15: OBSERVACIÓN No Incluye servicio de Hosting en modalidad VPS por un año, durante el plazo del contrato garantía con las siguientes especificaciones: Suministro de espacio para el alojamiento del portal de entidad con espacio de (100) GB o superior Servicios ssh, pop, imap, smtp y dns, de hasta 200 cuentas de correo electrónico. Soporte técnico 7x24 vía telefónica Trafico mensual como mínimo de 2 Tb Indicadores de visitas y administrador Cpanel disponible las 24 horas Soporte Linux, lenguaje acorde al lenguaje en que está desarrollado el CMS y Base de datos acorde a lo requerido por el CMS con Backup diario. Capacidad para manejar ilimitado número de subdominios y dominios. El registro de dominios independientes será asumido por el COPNIA. Alta disponibilidad garantizada del 99.6% mensual. Favor especificar el tamaño máximo de espacio para cada una de las 200 cuentas de correo electrónico solicitadas. RESPUESTA No. 17 de condiciones definitivo, aclarando que la configuración del límite máximo de cuota de cada cuenta es de 200 MB. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 9

10 16. Pregunta 16: OBSERVACIÓN No El sistema se debe entregar bajo licenciamiento vitalicio e ilimitado, con código abierto para que la entidad pueda realizar las modificaciones que requiera. Favor indicar si solo se puede proveer software de código abierto, pues para el caso de software licenciado el valor de la licencia con código fuente es muy alto. RESPUESTA No. 18 de condiciones definitivo, modificando este requerimiento del pliego de condiciones. OBSERVACIÓN No. 19 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JUAN PABLO SÁNCHEZ CASTELLANOS, DE EMZAC, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 29 DE NOVIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR El esquema de pagos no genera liquidez alguna para el sostenimiento del proyecto. El primer pago relacionado con el portal está calculado aprox. a los 5 meses y el segundo hacia los 8 meses (lo anterior teniendo en cuenta los plazos para generar los pagos). Lo anterior puede perjudicar notoriamente la decisión de ofertar o no de los proponentes. RESPUESTA No. 19 El COPNIA considera que la observación no procede, y ratifica la forma de pago establecida en el pliego de condiciones. OBSERVACIÓN No Usualmente en otros contratos, la vigencia de la póliza para los salarios no es tan larga (vigencia del contrato + 3 años). RESPUESTA No. 20 El COPNIA considera que la observación no procede, y ratifica los requisitos de la garantía establecidos en el pliego de condiciones. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 10

11 OBSERVACIÓN No El portal solicitado para niños está sobreexcedido en cantidad de juegos, animaciones multimedia y cartillas, son productos costosos de producir y con las cantidades solicitadas y las condiciones del contrato, es difícil obtener proponentes. Adicionalmente no entendemos de donde se puede sacar información para generar tanto material. RESPUESTA No. 21 de condiciones definitivo, modificando la cantidad de juegos. OBSERVACIÓN No Permitir la estructuración del almacenamiento de páginas en forma de árbol (este requerimiento podría afectar la oferta de proponente puesto que muchos CMS desarrollados no trabajan con este requerimiento y no creo que estén dispuestos a modificar el core del sistema para atender el requerimiento, el cual al final puede resultar innecesario) RESPUESTA No. 22 de condiciones definitivo, modificando este requerimiento. OBSERVACIÓN No Permitir la administración de archivos con funcionalidades que faciliten al usuario subir, renombrar, copiar, mover y borrar archivos en línea. (este requerimiento va en contra de las directrices de seguridad de la información por los permisos que se requieren para que esto pueda funcionar, es mejor seguir manejando este tipo de cosas por medio de una herramienta tipo SFTP, igual el CMS debe permitir subir archivos, renombrarlos y borrarlos, pero tal vez no moverlos) RESPUESTA No. 23 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia ajustará el pliego de condiciones definitivo, ajustando este requerimiento. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 11

12 OBSERVACIÓN No Permitir creación ilimitada de subsitios, los cuales se pueden utilizar para la creación de nuevos sitios, tales como otros idiomas, portal para niños con animación e intranet. (Este requerimiento es difícil de cumplir por parte de un CMS, una cosa es activar otro idioma, pero no va a quedar totalmente en el otro lenguaje ya que se requiere crear una cadena de lenguaje para algunas palabras que se encuentran en la estructura, y los portales para niños, usualmente tienen una imagen y una interactividad que no se puede contruir por medio de un CMS) RESPUESTA No. 24 de condiciones definitivo. OBSERVACIÓN No Creación de zonas privadas (Extranet o por perfiles de usuario: Ciudadano, Empresas, Entidades públicas, funcionarios, otros) de manera automática conservando la misma funcionalidad del administrador de contenido. (Usualmente cuando se crean interfaces para usuarios específicos, no se generan de forma automática por medio de un CMS. o sería un poco difícil de lograr) RESPUESTA No. 25 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia ajustará el pliego de condiciones definitivo. OBSERVACIÓN No La aplicación debe ser portable en el servidor, no importa el sistema operativo utilizado. (las aplicaciones en varios casos si dependen de un sistema operativo, una aplicación hecha para linux, no funciona igual de eficientemente en windows, lo mismo sucede en el caso de Java). RESPUESTA No. 26 El COPNIA considera que la observación no procede, en consecuencia ratifica el requerimiento exigido en el pliego de condiciones definitivo. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 12

13 OBSERVACIÓN No Suministro de espacio para el alojamiento del portal de entidad con espacio de (100) GB o superior (este requerimiento de espacio hace que el costo pueda superar el presupuesto - se recomienda 30G) RESPUESTA No. 27 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia ajustará el pliego de condiciones definitivo. OBSERVACIÓN No El indicador de endeudamiento igual o superior a 40 puntos está un poco alto (el grupo ingco con más de 10 años de experiencia y ventas importantes tiene un indicador de 32% - como consultor 100 y como proveedor 20) RESPUESTA No. 28 de condiciones definitivo. OBSERVACIÓN No. 29 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ANDREA MORA DE GRUPO A ESTUDIO LTDA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 27 DE NOVIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR La presente es para enviar la MANIFESTACIÓN para limitar el proceso para MIPYME MENOR CUANTÍA SA-MC RESPUESTA No. 29 El COPNIA informa que el proceso no se limita a Mipymes, teniendo en cuenta que sólo se presentó una (1) manifestación de interés en ese sentido, durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones y el acto de apertura. Fecha: 30 de Noviembre de Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: Bogotá D.C. 13

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