ESTUDIO PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

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1 ESTUDIO PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD CONTRATAR LOS SERVICIOS DE OUTSOURCING PARA LA ADMINISTRACIÓN, SOPORTE, MANTENIMIENTO, REDISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS SIGUIENTES SISTEMAS DE INFORMACION: 1. SOFTWARE DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN DE BIENES INMUEBLES POR MEDIOS ELECTRÓNICOS (BOTÓN DE PAGO), DE LAS ORIPS SISTEMATIZADAS DEL PAIS QUE TIENEN IMPLEMENTADO EL APLICATIVO SIR O FOLIO MAGNETICO. 2. SOFTWARE PARA LA EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE TRADICION Y CONSULTAS JURIDICAS, DESDE LOS SUPERCADES, ORIPs Y OTROS PUNTOS PARA CUBRIMIENTO A NIVEL NACIONAL. 3. SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL QUE ACTUALMENTE SE ENCUENTRA IMPLEMENTADO EN 34 ORIPS QUE OPERAN CON EL APLICATIVO FOLIO MAGNETICO Y EN 3 ORIPS QUE OPERAN CON EL APLICATIVO SIR. 4. APLICATIVO MISIONAL DE FOLIO MAGNETICO, QUE SOPORTA LOS DIFERENTES PROCESOS REGISTRALES QUE SE LLEVAN A CABO EN 58 OFICINAS DE REGISTRO A NIVEL NACIONAL. 5. SISTEMA DE INFORMACION NOTARIAL, QUE SOPORTA LAS TRANSACCIONES RELACIONADAS CON EL PROCESO NOTARIAL EN 620 NOTARIAS SUBSIDIADAS. 1

2 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: 1.1 SITUACIÓN ACTUAL La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al cuyo misión es la de ejercer la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; atendiendo la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y asesorar al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO en cumplimiento de las obligaciones que la ley le otorga para disponer de la sistematización del servicio de registro de instrumentos públicos y del servicio notarial, mediante el empleo de las técnicas y procedimientos más avanzados que garanticen la seguridad, celeridad y eficacia del proceso registral y con el ánimo de agilizar y facilitar los procesos de información al servicio de la población colombiana, cuenta en la actualidad con los siguientes sistemas de información: a) Software de expedición de certificados de tradición de bienes inmuebles por medios electrónicos (botón de pago), de las ORIPs sistematizadas del país que tienen implementado el aplicativo SIR o Folio Magnético. b) Software para la expedición de certificados de tradición y consultas jurídicas, desde los Supercades, ORIPs y otros puntos para cubrimiento a nivel nacional. c) Software de Gestión Documental que actualmente se encuentra implementado en 34 ORIPs que operan con el aplicativo Folio Magnético y en 3 ORIPs que operan con el aplicativo SIR. d) Aplicativo misional Folio Magnético, que soporta los diferentes procesos registrales que se llevan a cabo en 58 oficinas de registro a nivel nacional. e) Sistema de Información Notarial, que soporta las transacciones relacionadas con el proceso notarial en 620 notarias subsidiadas. Para los aplicativos de expedición de certificados de tradición de bienes inmuebles por medios electrónicos (botón de pago) y la la expedición de certificados de tradición y consultas jurídicas, desde los Supercades, ORIPs y otros puntos para cubrimiento a nivel nacional, la SNR solicito la contratación estos desarrollos informáticos en el año Finalizado el plazo de ejecución de los contratos y cumplido el periodo de garantía, a la fecha no se cuenta con el soporte técnico para solucionar los inconvenientes que presentan estas aplicaciones. El aplicativo de Gestión Documental, esta soportado por personal técnico contratado, para las labores de administración, capacitación y parte operativa del mismo. El producto desarrollado tiene un periodo de garantía de un (1) año, que cubre únicamente errores de aplicación que afecten la operación del proceso. 2

3 El soporte, actualización y mantenimiento del Sistema de Información de Folio Magnético, está a cargo de la Oficina de Informática. Como este aplicativo opera bajo arquitectura cliente-servidor, las actualizaciones en los servidores de base de datos y aplicativo, se realizan estableciendo una conexión desde el nivel central hacia cada una de las Oficinas de Registro, lo cual toma un tiempo prudencial. De igual manera, el Sistema de Información Notarial, es soportado por la Oficina de Informática y las actualizaciones son enviadas a cada una de las Notarias, o en su defecto, los equipos son remitidos a la SNR para la correspondiente modificación. 1.2 NECESIDAD LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR en cumplimiento de las políticas establecidas y los procesos misionales de la Institución, requiere el mejoramiento integral de competencias, desempeño de sus funcionarios, la optimización de procesos y procedimientos que contribuyan a alcanzar con efectividad los objetivos Institucionales mediante la incorporación de tecnología comprobada, brindando seguridad, sostenibilidad, productividad y una operación dirigida a la satisfacción del Cliente, usuario final o población en general. Los sistemas de información que actualmente apoyan las funciones tanto registrales como notariales, no cuenta con el soporte técnico requerido, ni los periodos de garantía del software desarrollado, cubren los imprevistos presentados, posteriores a la definición de requerimientos. De igual manera, sin soporte, mantenimiento ni actualizaciones, los funcionarios encargados de la administración de estos sistemas de información, tendrán grandes dificultades para realizar las tareas necesarias, con un alto riesgo de quedar el sistema expuesto a bugs 1 que atentarían contra la integridad, disponibilidad y confidencialidad del producto. Por lo anterior, se requiere contratar los servicios de administración, soporte, mantenimiento y actualización de los sistemas de información descritos anteriormente, a través de la modalidad de outsourcing, mediante el uso de bolsa de horas de desarrollo con recurso humano idóneo, que garantice de manera continua y permanente, la atención a fallas y efectuar, de ser necesario, nuevos desarrollos que permitan el uso de las tecnologías de vanguardia. 1.3 CONVENIENCIA Con la contratación del servicio de outsourcing para la administración, soporte, mantenimiento y actualización de los siguientes sistemas de información: a) Software de expedición de certificados de tradición de bienes inmuebles por medios electrónicos (botón de pago), de las ORIPs sistematizadas del país que tienen implementado el aplicativo SIR o Folio Magnético; b) Software para la expedición de certificados de tradición y consultas jurídicas, desde los Supercades, ORIPs y otros puntos para cubrimiento a nivel nacional; c) Software de Gestión Documental que actualmente se encuentra implementado en 34 ORIPs que operan con el aplicativo Folio Magnético y en 3 ORIPs que operan con el aplicativo SIR; 1 Error o un defecto en el software o hardware que hace que un programa funcione incorrectamente. 3

4 d) Aplicativo misional Folio Magnético, que soporta los diferentes procesos registrales que se llevan a cabo en 58 oficinas de registro a nivel nacional; e) Sistema de Información Notarial, que soporta las transacciones relacionadas con el proceso notarial en 620 notarias subsidiadas; Se garantizará la continuidad, integridad, seguridad y en consecuencia la eficiente prestación del servicio al ciudadano. 2. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR OBJETO Contratar el servicio de outsourcing para la administración, soporte, mantenimiento y actualización de los siguientes sistemas de información: a) Software de expedición de certificados de tradición de bienes inmuebles por medios electrónicos (botón de pago), de las ORIPs sistematizadas del país que tienen implementado el aplicativo SIR o Folio Magnético; b) Software para la expedición de certificados de tradición y consultas jurídicas, desde los Supercades, ORIPs y otros puntos para cubrimiento a nivel nacional; c) Software de Gestión Documental que actualmente se encuentra implementado en 34 ORIPs que operan con el aplicativo Folio Magnético y en 3 ORIPs que operan con el aplicativo SIR; d) Aplicativo misional Folio Magnético, que soporta los diferentes procesos registrales que se llevan a cabo en 58 oficinas de registro a nivel nacional; e) Sistema de Información Notarial, que soporta las transacciones relacionadas con el proceso notarial en 620 notarias subsidiadas; Cumpliendo con los acuerdos de niveles de servicio, establecidos por la SNR para tales efectos ASPECTOS TECNICOS OBJETIVO Se entiende como soporte, mantenimiento y actualización de un sistema de información, las modificaciones al software requeridas después de su entrada en operación, siguiendo un plan previamente establecido para cubrir los siguientes tipos de servicios: Corrección de defectos urgentes encontrados en producción y que deben ser atendidos de manera inmediata. (Urgente). Ajustes al software existente por: cambios en funcionalidad necesarias por la natural evolución y necesidades de la SNR; modificaciones por cambios tecnológicos o por optimización y afinamiento de los sistemas (Ajustes). Adición de nuevos módulos o funcionalidades no contemplados en la versión existente del sistema (Desarrollo). 4

5 ALCANCE Los sistemas de información para los cuales se requiere inicialmente el servicio de administración, soporte, mantenimiento y actualización son: a) Software de expedición de certificados de tradición de bienes inmuebles por medios electrónicos (botón de pago), de las ORIPs sistematizadas del país que tienen implementado el aplicativo SIR o Folio Magnético. La mediante resoluciones 2968 y 2966 del 29 de marzo de 2010, habilito un servicio en línea en el portal de la entidad, para que la ciudadanía en general pueda solicitar certificados de tradición de inmuebles a través de la Internet desde cualquier ubicación geográfica, proceso que anteriormente requería de filas y algún tiempo de disponibilidad para poder realizar el trámite en las instalaciones de las Oficinas de Instrumentos Públicos del País, además en muchos casos, el ciudadano debía desplazarse hasta el circulo de origen donde se encuentra el predio. Ahora con esta nueva herramienta, podrá realizar su solicitud y obtención del certificado de tradición en cualquier momento del día y en solo unos instantes a través de la Red, sin tener que desplazarse y sin las acostumbradas filas. Aparte de la conexión a Internet, los ciudadanos que quieran hacer este trámite en línea deberán conocer el número de matrícula inmobiliaria del y circulo donde pertenece el predio que va solicitar, poseer una cuenta de correo electrónico y una cuenta bancaria con la que puedan pagar por Internet (debe tener segunda clave para transacciones electrónicas). Se prevé que estén incluidos los principales bancos del país (Sistema PSE Proveedor Servicios Electrónicos). Este servicio se encuentra habilitado en el sitio Web de la (servicios en línea). El certificado que se obtenga por este medio tendrá un costo de pesos, lo mismo que en cualquier oficina de Instrumentos Públicos y estará cobijado por las mismas normas o disposiciones legales. b) Software para la expedición de certificados de tradición y consultas jurídicas, desde los Supercades, ORIPs y otros puntos para cubrimiento a nivel nacional. En el marco del proyecto Ventanilla Única de Registro VUR, se suscribió el Convenio Interadministrativo No entre la y la Alcaldía Distrital de Bogotá, con el propósito de garantizar la prestación de servicios presenciales y virtuales por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro en la red CADE del Distrito Capital. Es así como la Superintendencia realizó los desarrollos informáticos necesarios para prestar a través de la mencionada red CADE el servicio de expedición de certificados de tradición de cualquier jurisdicción registral de la ciudad de Bogotá y realizó las inversiones en conectividad, dotación de equipos y personal para operar seis puntos de expedición en cinco Supercades de la ciudad de Bogotá. Dentro de los planes de modernización del estado, la en el año 2008 realizó un contrato de prestación de servicios, cuyo objeto fue el de actualizar el software de expedición de 5

6 certificados de tradición implementados en los Supercades, para ser instalado en otros sitios de atención al público en la ciudad, e incluso en otras ciudades del país. c) Software de Gestión Documental que actualmente se encuentra implementado en 34 ORIPs que operan con el aplicativo Folio Magnético y en 3 ORIPs que operan con el aplicativo SIR. IRIS DOCUMENTAL ASD Versión SNR, es una solución de administración y gestión documental en la que se organiza y administra de manera efectiva el archivo de acuerdo con las necesidades de la entidad y según la ley 594 del 2000 ( Ley Generar de Archivo), Ley 527 de 1999 (Ley Comercio Electrónico) y el acuerdo 060 del 2001 (Pautas para Comunicaciones Públicas y Privadas); vinculando los procesos de manejo físico al documento y almacenamiento físico ( Multicaptura Digitalización, Indexación y Control de Calidad, Archivo, Correspondencia y Normatividad). La solución ofrece la opción de poder consultar cualquier documento y visualizarlo en tiempo real, sin necesidad de tener el físico y en caso necesitarlo saber exactamente en donde se encuentra. Además permite el control de préstamos sin el riesgo de que los documentos se extravíen. Al digitalizar la información se mejora la consulta, se preservan los documentos y se evita el daño provocado por el mal uso o la constante manipulación de quienes consultan los mismos. IRIS DOCUMENTAL ASD Versión SNR es una solución diseñada para soportar procesos misionales y de archivo y correspondencia, garantizando La integridad en relación con el acceso, identificación de usuarios, destrucción autorizada y seguridad, evitando cualquier acto que atente contra la integridad de los documentos que se gestionan. El cumplimiento de todos los requerimientos derivados de las actividades propias de la organización, de su marco reglamentario y de las expectativas de la sociedad. La cobertura de los documentos producto de todas las actividades de la organización. Los documentos son creados, mantenidos y gestionados de manera sistemática. La creación y mantenimiento de los mismos es de forma sistematizada mediante el diseño y operación de los sistemas de documentos y de otro tipo. La sistematización de la información a través de políticas claras, responsabilidades asignadas y metodologías asignadas para su gestión. d) Aplicativo misional Folio Magnético, que soporta los diferentes procesos registrales que se llevan a cabo en 58 oficinas de registro a nivel nacional. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO en cumplimiento de las obligaciones que la ley le otorga para disponer de la sistematización del servicio de registro de instrumentos públicos, mediante el empleo de las técnicas y procedimientos más avanzados que garanticen la seguridad, celeridad y eficacia del proceso registral y con el ánimo de agilizar y facilitar los procesos de información al servicio de la población colombiana, desde el año 1992, inicio la sistematización del servicio público registral, basados en la normatividad de Registro, Decreto Ley 1250 de 1970, Decreto 1711 de 1984 y otras disposiciones reglamentarias. 6

7 Este sistema permite realizar la expedición de certificados de tradición, tramitar las solicitudes de registro de documentos que afecten bienes inmuebles, consultar los bienes propiedad de una persona natural o jurídica, con base en unos parámetros de búsqueda, efectuar las correcciones solicitados por los usuarios, en lo referente a la información jurídica inscrita en un predio, expedir copias de los documentos soporte de las transacciones inmobiliarias, entre otras. e) Sistema de Información Notarial, que soporta las transacciones relacionadas con el proceso notarial en 620 notarias subsidiadas. Es una herramienta técnica administrativa suministrada a los Notarios por la Superintendencia, con el fin de facilitar los procesos de liquidación y operatividad para contribuir al mejoramiento de la calidad del servicio Notarial y de control en los datos a las Notarías subsidiadas por parte de la SNR. Según la concepción del proyecto, en el año 2004 solo se implementó en Notarías que por sus bajos ingresos y como subsidio en especie se les entregó PC, impresora, ups y la aplicación. Este software trabaja ambiente cliente servidor, opera bajo plataforma Windows 2000 y Windows Xp, con motor de base de datos Oracle 9i, forms y reports 6i. En las instalaciones de la SNR se cuenta con un consolidador, equipo en el que se mantienen los backups enviados por las diferentes notarias. A continuación se relacionan las herramientas de desarrollo que se utilizan para cada uno de los sistemas de información a mantener: SISTEMA DE INFORMACIÓN Botón de pago Aplicación SuperCades Sistema de Gestión Documental HERRAMIENTA DE DESARROLLO Motor de base de datos Oracle 10G JAVA SDK 1,6 JAVA Microsoft Visual Basic 6 SP6.NET Motor de base de datos Postgres 8.2. Folio Magnético Motor de base de datos Oracle Oracle Forms 3.0 ProC 4.0 Sistema de Información Notarial Motor de base datos Oracle 10G JAVA Enterprise 1,6 Dada la naturaleza de las actividades a realizar en desarrollo del objeto contractual, el Contratista debe garantizar la preservación de la integridad y confidencialidad de la información institucional a la cual llegare a tener acceso directamente o por intermedio de terceros; en tal virtud, adoptará todas las medidas que sean necesarias para 7

8 impedir su duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización indebida y suscribirá con la entidad el documento ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del Acta de Inicio de la ejecución del Contrato. Los servicios prestados por el proveedor serán gestionados a través de Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS o SLA s) basados en la oportunidad, cumplimiento y calidad de los servicios que se prestan a la SNR. (Anexo 1- Indicadores de Gestión) OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA La Superintendencia se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones: a) Realizar los ajustes y las inversiones de infraestructura, necesarias para asegurar la operación de los sistemas de información, objeto del presente documento. b) Realizar los pagos acordados en la forma y tiempo establecidos. c) Suministrar la información que solicite el contratista para el desarrollo del objeto contractual y entregar ésta en las fechas establecidas según el plan de trabajo pactado, a fin de no alterar los tiempos del proyecto. El incumplimiento de este compromiso exonera al contratista de cualquier sanción imputada por el retraso o incumplimiento del cronograma y lo faculta a facturar las horas de retraso de la actividad. d) Asegurar el correcto funcionamiento de los recursos físicos y técnicos (hardware y software) requeridos, para la instalación e implementación del software. Los equipos, redes sistemas operativos, software de comunicaciones, son responsabilidad de la SNR y deben estar completamente instalados y funcionando antes de iniciar cualquier modificación o actualización en los sistemas de información, propiedad de la SNR. El incumplimiento de este compromiso exonera a al contratista de cualquier sanción imputable por el retraso o incumplimiento del cronograma y lo faculta a facturar las horas de retraso de la actividad. e) Responder dentro de los plazos establecidos en el plan de trabajo, a los requerimientos solicitados por el contratista. f) Solicitar oportunamente y por escrito, con antelación mínima de cinco días hábiles la postergación de actividades previamente definidas en el plan de trabajo, aceptando la modificación que como consecuencia se genere sobre el plan en mención, teniendo en cuenta que su desplazamiento máximo no puede ser posterior a la fecha de terminación del presente contrato y que en caso de darse estos retrasos exoneran al contratista de cualquier sanción imputable por el retraso o incumplimiento del cronograma y lo faculta a facturar las horas de retraso de la actividad. g) Actuar diligentemente en el análisis y estudio de la documentación y programas, entregados por el contratista, notificando por escrito las observaciones que considere necesarias en los plazos que sean fijados de común acuerdo OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El Contratista se compromete a cumplir con todos los ítems, enmarcados en los Aspectos Técnicos del presente documento y adicionalmente las siguientes obligaciones: 8

9 a) Desarrollar en forma idónea y oportuna el objeto del contrato y las obligaciones derivadas del mismo, de conformidad con los lineamientos establecidos en el presente documento y el contrato a suscribir entre la Superintendencia y el oferente que resultare seleccionado dentro de este proceso. b) El contratista se compromete a elaborar un acuerdo de confidencialidad firmado por las partes, sobre la información entregada por la SNR, relacionado con los sistemas de información, objeto del presente documento. c) Elaborar diagnostico y revisión de los sistemas de información, propiedad de la SNR, sobre los que se realizaran las modificaciones o actualizaciones. d) Establecer de acuerdo a los requerimientos solicitados por la entidad, el plan de trabajo para el cumplimiento de de las actividades definidas. e) Entregar la documentación necesaria, como soporte técnico y funcional de cada una de las actualizaciones, mantenimientos, entre otros, efectuados sobre los sistemas de información propiedad de la SNR. f) Capacitar a los funcionarios de la Superintendencia en la instalación, configuración y demás aspectos técnicos, necesarios para la puesta en producción de actualizaciones, mantenimientos, entre otros, efectuados sobre los sistemas de información propiedad de la SNR. g) Suscribir conjuntamente con el Supervisor asignado por la superintendencia de Notariado y Registro el Acta de Inicio, una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato. h) Presentar informes mensuales de las actividades realizadas durante la ejecución del contrato, de acuerdo al plan de trabajo establecido entre las partes. i) Presentar informe final sobre el cumplimiento del objeto contractual. j) Las demás derivadas de la naturaleza del contrato, que se requieran para su debida ejecución SERVICIOS REQUERIDOS Por lo especializado de la materia y la responsabilidad que conlleva el mantenimiento de software, se requiere contar con el servicio especializado de outsourcing para la administración, soporte, mantenimiento y actualización de los siguientes sistemas de información: 1. Software de expedición de certificados de tradición de bienes inmuebles por medios electrónicos (botón de pago), de las ORIPs sistematizadas del país que tienen implementado el aplicativo SIR o Folio Magnético; 2. Software para la expedición de certificados de tradición y consultas jurídicas, desde los Supercades, ORIPs y otros puntos para cubrimiento a nivel nacional; 3. Software de Gestión Documental que actualmente se encuentra implementado en 34 ORIPs que operan con el aplicativo Folio Magnético y en 3 ORIPs que operan con el aplicativo SIR; 4. Aplicativo misional Folio Magnético, que soporta los diferentes procesos registrales que se llevan a cabo en 58 oficinas de registro a nivel nacional; 5. Sistema de Información Notarial, que soporta las transacciones relacionadas con el proceso notarial en 620 notarias subsidiadas; Para la gerencia del proyecto se seguirá la metodología PMI. El Contratista se compromete a cumplir con el plan de trabajo que se acuerde con la entidad, en relación con: fechas, productos a entregar, reuniones de seguimiento, aclaración de resultados de pruebas y demás actividades. En el caso de que el plan de trabajo requiera de modificaciones, estas deberán concertarse con la SNR. 9

10 Tipos de Servicios El contrato contempla tres tipos de servicios: 1. Corrección de defectos urgentes encontrados en producción y que deben ser atendidos de manera inmediata. (Urgente). 2. Ajustes al software existente por: cambios en funcionalidad necesarias por la natural evolución y necesidades de la SNR; modificaciones por cambios tecnológicos o por optimización y afinamiento de los sistemas (Ajustes). 3. Adición de nuevos módulos o funcionalidades no contemplados en la versión existente del sistema (Desarrollo) Condiciones del Servicio El contratista deberá atender los requerimientos que definan las áreas usuarias y que le sean entregados a través del Ingeniero Líder de la SNR. Teniendo en cuenta las necesidades de las áreas usuarias, la entidad podrá adicionar o suprimir requerimientos a los inicialmente planeados o modificar la prioridad con que estos deben ser atendidos, cambios que serán notificados al contratista con la debida oportunidad. Toda solicitud de trabajo deberá quedar registrada en una herramienta que la SNR provea para dicho fin. En conjunto con la SNR se llevará el control para cada sistema de información, detallando las horas-ingeniería planeadas y las horas ejecutadas. La forma de llevar el citado control será definida conjuntamente entre la SNR y el contratista al inicio del contrato y será la base para crear los indicadores de gestión y los soportes del pago mensual al contratista. El contratista deberá mantener la siguiente documentación para cada uno de los sistemas contratados: Documento de diseño. Manual de instalación y configuración Manual técnico Manual de usuario (apoyo al área usuaria) Documento de problemas y soluciones Adicionalmente, para los servicios tipos Urgente, Ajustes y Desarrollo se debe proveer: Scripts y actas de instalación. Casos de prueba Planes de prueba Soportes de las pruebas. 10

11 Metodología para la Atención de los Servicios Para la atención de los diferentes tipos de servicio se deben tener en cuenta las siguientes condiciones: Servicios tipo Urgente - Para su ejecución no se requiere aprobación previa por parte la SNR del esfuerzo a invertir, siempre y cuando este no supere las 16 horas-ingeniería en la detección y corrección del defecto. - El contratista deberá presentar a la SNR su propuesta de solución para su evaluación y aprobación. - La solicitud de trabajo podrá incluirse en la herramienta de registro con posterioridad a la puesta en producción de la corrección, al igual que los ajustes requeridos en la documentación. Servicios tipo Ajustes y Desarrollo - La estimación de esfuerzo que se haga para cada requerimiento deberá tener en cuenta el esfuerzo total en horas-ingeniería en el ciclo de vida requerido para atender un requerimiento, incluyendo análisis, diseño, construcción, pruebas unitarias, y actividades para el paso a pruebas e instalación en producción. - El contratista realiza el análisis del requerimiento detallado recibido por la SNR y presenta una propuesta de solución al mismo con los estimados de duración y esfuerzo en horas-ingeniería para su desarrollo. El estimado debe incluir la duración y esfuerzo en horas-ingeniería requeridos para: diseño; implementación de la solución; pruebas unitarias; elaboración o ajuste de la documentación; solución de defectos encontrados por la SNR durante las pruebas de aceptación, carga o estrés; y corrección de defectos durante el periodo de garantía. - La SNR valida la propuesta presentada por el contratista y da su aceptación a la misma. En caso de ser necesario, solicita ajustar los estimativos establecidos para el requerimiento antes de dar su aprobación. El contratista no debe iniciar el desarrollo del requerimiento antes de contar con la aprobación de la SNR. - El contratista elabora y ejecuta los casos y planes de pruebas de unidad sean necesarias. Con la entrega del requerimiento para pruebas de aceptación de la SNR, el contratista entrega a SNR los planes y scripts de prueba elaborados y los soportes de la ejecución de dichas pruebas, en el formato acordado de común acuerdo entre las partes. - El contratista debe entregar a la SNR los scripts que sean necesarios para llevar a cabo la instalación de los requerimientos entregados. 2.3 DERECHOS DE AUTOR. Los oferentes liberarán de toda responsabilidad a la por las acciones entabladas por terceros en razón de transgresiones de Derechos de Autor, patente, marca registrada como consecuencia de los desarrollos de software que se contratan a través de este proceso. El oferente deberá entregar junto con la propuesta, un documento firmado por el Representante Legal, garantizando la entrega de los programas y licencias con su correspondiente documentación, utilizadas como parte de la solución Integral, y el otorgamiento de los Derechos de Autor a favor de la sin ningún algoritmo que encripte de manera alguna los programas. 11

12 Todos los Derechos de Propiedad de los componentes de software desarrollados y asociados a la solución Integral propuesta para la, incluyendo todos los escritos, diseños, algoritmos y documentación de programación elaborados, concebidos, llevados a la práctica con autorización del Proveedor o de sus empleados durante la ejecución del Contrato, o con información, materiales o medios suministrados por la Superintendencia, son de propiedad de la Superintendencia. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, reglamentada por el Decreto 2474 de 2008, la modalidad de selección para el objeto contractual definido en este documento, corresponde a la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, en razón de su objeto y cuantía. En efecto, la Ley 1150 de 2007, dispone al respecto: ARTÍCULO 2. De las modalidades de selección. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas: 2. Selección abreviada. La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual... El Decreto 2474 de 2008, en el Articulo 12 numeral 3, dispone: Articulo 12. Ofrecimiento más favorable a la entidad. El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el Artículo 5 de Ley 1150 de 2007 se determinará de la siguiente manera:..3- En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes ó fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. b. La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo - beneficio para la entidad,.. Para este proceso, se aplicara la alternativa definida en el inciso b, numeral 3, Articulo 12 del Decreto 2474 de CONDICIONES DEL CONTRATO PLAZO El término para la ejecución del objeto contractual definido, dependerá de la cantidad de unidades de servicio-trabajo (horas-ingeniería) requeridas para atender cada una de las solicitudes de los sistemas de información propiedad de la SNR, de acuerdo a los tipos de servicios, a los ANS establecidos y al presupuesto estimado para la ejecución del contrato. Es de exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA ejecutar los cálculos técnicos, jurídicos y económicos teniendo en cuenta las situaciones favorables o desfavorables que se puedan presentar durante la ejecución del contrato. 12

13 LUGAR DE EJECUCIÓN La ejecución del contrato se realizará en la ciudad de Bogotá, en las instalaciones de la SNR FORMA DE PAGO La SNR pagará al contratista las horas de los requerimientos entregados por mes, de acuerdo a lo establecido a continuación: Servicios Tipo Urgente El número de horas-ingeniería reportadas por el contratista para la solución del problema puntual, hasta un máximo de 16 horas. Servicios Tipo Ajuste y Desarrollo Las horas-ingeniería invertidas en especificación, análisis y diseño de alto nivel de requerimientos, previa aprobación de las mismas del Ingeniero Líder de SUPERNOTARIADO. El número de horas-ingeniería estimadas por el contratista antes de iniciar el desarrollo del requerimiento. Las horas-ingeniería empleadas en el diseño, construcción, pruebas de unidad, integración y sistema, corrección de defectos y cubrimiento de la garantía se entienden cubiertas dentro de las horas-ingeniería estimadas. El pago se hará una vez el área usuaria certifique las pruebas del requerimiento o haya pasado el tiempo máximo establecido para pruebas, lo que suceda primero. Cuando el desarrollo de los requerimientos de este tipo supere un mes calendario de esfuerzo, la SNR podrá pagar de manera anticipada a la aceptación de las pruebas el número de horas efectivamente utilizadas por el contratista para el desarrollo del requerimiento, con un tope del 75% de las horas estimadas para el desarrollo respectivo. Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente y con un informe anexo detallando las actividades realizadas por cada requerimiento y sistema. Los informes anexos llevarán la firma del contratista y del Ingeniero Líder de la SNR asignado a cada sistema. En los informes se discriminarán los requerimientos, las horas planeadas, las horas ejecutadas y las horas faltantes GARANTÍA El tiempo de garantía se aplicara en términos de porcentaje, de acuerdo al tiempo de implementación de cada requerimiento. Este porcentaje se define entre un 10% a un 15%. Garantías que amparan los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. Se debe suscribir como garantía una póliza de cumplimiento de conformidad con lo establecido en el decreto 4828 de

14 Cumplimiento: el veinte por veinte (20%) del valor del contrato con vigencia por el plazo del contrato, más seis (6) meses a partir de la expedición de la póliza. Calidad de los servicios: El veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia por el plazo del contrato, mas seis (6) meses a partir de la expedición de la póliza TIEMPO DE ENTREGA Los establecidos en los Acuerdos de Niveles de Servicio, (Anexo 1 Indicadores de Gestión) ASIGNACIÓN DE RIESGOS El criterio adoptado para asignar los riesgos en la presente contratación es el parámetro utilizado como estándar internacional en la materia, que busca mitigar los costos generados para hacer frente a cada contingencia. En atención a lo antes dicho, los riesgos son distribuidos por la parte contractual que mejor los pueda vigilar, evaluar, controlar y administrar, o por aquella que tenga mejor acceso a los instrumentos de protección atenuación o diversificación ESTIMACIÓN DEL RIESGO La estimación del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y su impacto en caso de que se materialice. La medición efectiva y cuantitativa del riesgo se asocia con la probabilidad de una perdida futura. Para el caso de la contratación estatal no se establece una metodología para la cuantificación del riesgo, lo cual da a la entidad cierto grado de discrecionalidad SOPORTE QUE PERMITE LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO El Decreto 2474 de 2008, ordena que las entidades públicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos. Dando cumplimiento a lo ordenado por las normas arriba citadas, debe definirse una metodología que permita hacer la estimación, tipificación y asignación del riesgo, así como los criterios de distribución de las diferentes aleas contractuales. De la misma manera, para darle mayor alcance a los preceptos legales y de aplicación de dicha labor de estimación, tipificación y asignación de los riesgos no debe hacerse de la misma forma y con igual metodología para todos los contratos estatales, ya que hay contratos jurídicos rutinarios, de poca complejidad, que exigirán un análisis somero guiado por el sentido común, bajo las reglas de experiencia, y de los antecedentes de los contratos que se han suscrito por las entidades estatales, mientras que en los otros escenarios, principalmente en la generación de infraestructura de desarrollo tecnológico y concesión de servicios, se requerirá de estudios técnicos especializados para llevar a cabo dicha labor. 14

15 Teniendo en cuenta lo anterior se procederá a tipificar, estimar y asignar riesgos previsibles para la presente contratación. RIESGOS PREVISIBLES: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia RIESGO REGULATORIO: Comprende las variaciones de las tarifas del mercado regulado, cambios de la carga impositiva tributaria por reformas legales futuras y la adopción de decisiones administrativas. Financiero. Pérdida de liquidez. Inflación. Cambiario. RIESGO OPERATIVO: Son intrínsicos al contrato y comprende todas las tareas que pueden generarse del incumplimiento de las obligaciones que emanan del acuerdo de voluntades: Variación en la disponibilidad o en el costo de los insumos necesarios para prestar los servicios. Incumplimiento de subcontratistas, suministradores de bienes y servicios necesarios para poder ejecutar el objeto contractual. Incumplimiento de compromisos adquiridos por el contratista seleccionado con sus subcontratistas. Incumplimiento de la administración en los pagos. Ejercicio del ius variandi. ESTIMACION DEL RIESGO La estimación del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y su impacto en caso de que se materialice. La medición efectiva y cuantitativa del riesgo se asocia con la probabilidad de una pérdida futura. Para el caso de la contratación estatal no se establece una metodología para la cuantificación del riesgo, lo cual da a la entidad cierto grado de discrecionalidad. Conforme a lo anterior, en los contratos de baja complejidad, la cuantificación puede realizarse con base en la información histórica de contratos pasados o con base en juicio de personas que tengan experiencia en esta clase de gestión contractual. Frente a la contratación que pretende satisfacer la entidad, se procede a establecer su grado de probabilidad de ocurrencia y de impacto en relación con el equilibrio económico del contrato, utilizando una escala ordinal en la que se hace referencia a criterios de medición como se presenta a continuación: Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo. RIESGO TIPIFICADO GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE IMPACTO Riesgos regulatorios Medio Medio Riesgos financieros Bajo Medio 15

16 RIESGO TIPIFICADO GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE IMPACTO Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista. Bajo Bajo Incumplimiento de la administración en los pagos. Muy bajo Alto Retraso y/o errores en los pagos por parte de la administración al Bajo Bajo contratista. Ejercicio del ius variandi Bajo Medio Daños a bienes de la entidad contratante. Bajo Medio Retraso y/o comisión de errores por parte del contratista en la ejecución del contrato. Bajo Alto ASIGNACION DE RIESGOS El criterio adoptado para asignar los riesgos en la presente contratación es el parámetro utilizado como estándar internacional en la materia, que busca mitigar los costos generados para hacer frente a cada contingencia. En atención a lo antes dicho, los riesgos son distribuidos por la parte contractual que mejor los pueda vigilar, evaluar, controlar y administrar, o por aquella que tenga mejor acceso a los instrumentos de protección atenuación o diversificación. Riesgos asumidos por la entidad Retraso y/o comisión de errores en los pagos por parte de la administración. Ejercicio del ius variandi Riegos asumidos por el contratista Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista. Enfermedad, muerte u ocurrencia de riesgos profesionales del contratista. Daños a bienes de la entidad contratante. Retraso y/o comisión de errores por parte del contratista en la ejecución del contrato. Riesgos compartidos De acuerdo con el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y el 88 del Decreto 2474 de 2008, dispone que las entidades públicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos. 16

17 El contrato a realizarse debe contemplar el amparo de los siguientes riesgos que puedan afectar su ejecución en los siguientes porcentajes mínimos establecidos: Garantizar el cumplimiento: de las obligaciones que surjan del contrato a celebrarse, mediante la constitución de una garantía única (Art. 25, numeral 19, Ley 80/83). Amparar los riesgos que correspondan a las obligaciones y prestaciones del contrato según Art.17 y 18 del Decreto 679/94. Asegurar la Calidad del Servicio:, por un valor equivalente al 20 % del valor total del Contrato, con una vigencia igual a la del Contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza. Supervisión: el presente contrato será supervisado por medio del grupo de Desarrollo Informático de la y el funcionario que se delegue para tal fin. 4. ANALISIS ECONOMICO 4.1. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Para la valorización del presente proceso se realizaron diferentes aproximaciones y se solicitaron estudios de mercado a diferentes empresas que prestan este tipo de servicio, para lo cual se describe a continuación los estudios de dos (2) empresas, así: EMPRESA RECURSOS UBICADOS EN SNR VALOR HORA INGENIERIA (SIN IVA) VALOR HORA INGENIERIA (CON IVA) RECURSOS UBICADOS EN CADA EMPRESA VALOR HORA VALOR HORA INGENIERIA (CON INGENIERIA (SIN IVA) IVA) AXEDE $ $ $ $ SAVERA $ $ $ $ ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO Se solicitará experiencia en servicios de desarrollo, evolución, mantenimiento o soporte de aplicaciones en las herramientas de desarrollada señaladas para cada uno de los Sistemas de Información propiedad de la SNR. Adicionalmente se pedirá que los perfiles del personal técnico a contratar, se ajusten al objeto y alcance de lo que la entidad requiere contratar VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACION 17

18 El presupuesto estimado para la ejecución de la presente contratación es de cuatrocientos veintitrés millones doscientos quince mil noventa y un pesos colombianos ($ oo) incluido el cuatro por mil, el cual será financiado con recursos del Presupuesto Nacional, correspondiente a la vigencia fiscal del año 2010 de los siguientes proyectos: Sistematización y Modernización de los Servicios de la SNR a Nivel Nacional Actividad: Migración y estandarización de bases de datos, por un valor de trescientos ochenta y un millones cuatrocientos ochenta y seis mil ochocientos ochenta y siete pesos colombianos ($ oo). Diseño e Implementación del modelo tecnológico y de gestión para la Ventanilla Única de Registro - VUR a nivel nacional Actividad: Desarrollo e Implementación del Modelo tecnológico Subactividad: Desarrollo de software y licenciamiento, por un valor de cuarenta y un millones setecientos veintiocho mil doscientos cuatro pesos colombianos ($ oo) 5. REQUISITOS TÉCNICOS 5.1. CUMPLIMIENTO EN CONTRATOS ANTERIORES Para el análisis de cumplimiento de contratos anteriores se tendrá en cuenta el siguiente aspecto y será habilitado quién no presente ninguna multa. Las multas y/o sanciones reportadas en el registro de Cámara de Comercio impuestas dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de cierre del concurso de méritos, serán evaluadas de acuerdo con la siguiente tabla: DESCRIPCIÓN No registra multa y/o sanción Registra multas CRITERIO Cumple No cumple 5.2. CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN LA CAMARA DE COMERCIO Y CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN Verificadas las especialidades y grupos registrados en el decreto No de 2010, la identificación apropiada para este proceso de selección, de acuerdo con el objeto señalado en este documento, corresponde a: ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPOS PROVEEDOR 33. Sistemas de información y 03. Tecnología de Información Software Lo anterior, toda vez que este proceso tiene como fin la prestación de un servicio por parte de un tercero, con el objeto de actualizar la tecnología de los sistemas de información de la. Vale la pena aclarar, que el decreto citado, en su artículo 2 definió quien es consultor en el numeral 6 y quien es proveedor en el numeral 12, así: 18

19 Consultor:.Es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de consultaría, de conformidad con lo señalado en el numeral 2 del artículo 32 de la ley 80 de 1993 y el artículo 54 del decreto 2474 de Proveedor:.Es la actividad en la que se clasifican los proponentes cuando la misma no corresponde a la de constructor o consultor.. Es así, que lo anterior conlleva a que esta entidad solo pueda aceptar a aquellas personas que se encuentren inscritas como proveedores, de conformidad con el numeral 2.1. de este documento, por tratarse este proceso de un servicio y no de una consultaría CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN Para evaluar la capacidad de contratación y experiencia del oferente, se han clasificado las aplicaciones a soportar en dos grupos tecnológicos, de acuerdo a las plataformas tecnológicas predominantes en cada sistema de información. El proponente debe presentar certificaciones de clientes que tengan más de 500 empleados, que lo hayan contratado en servicios de desarrollo, evolución, mantenimiento o soporte de aplicaciones en las herramientas de desarrollo señaladas y que como mínimo sumen el esfuerzo total definido en cada grupo tecnológico. Se reconocerán certificaciones de trabajos realizados en los últimos tres (3) años contados a partir de la fecha de publicación del pliego de condiciones. GRUPO TECNOLÓGICO HERRAMIENTAS DE DESARROLLO ESFUERZO TOTAL MÍNIMO CONTRATADO Aplicaciones bajo plataformas con Visual Studio.NET 150 Meses/Hombre predominio de tecnología Microsoft Aplicaciones bajo plataformas con Motor de base de datos Oracle 1000 Meses/Hombre predominio de tecnologías Oracle y JAVA Oracle Forms, Oracle Designer u Oracle Developer Oracle PLSQL Herramientas JAVA o relacionadas El esfuerzo se refiere a la suma de los tiempos dedicados por los diferentes recursos a los trabajos dentro de cada grupo EXPERIENCIA ESPECÍFICA 19

20 Las certificaciones que se presenten para acreditar los requisitos mínimos de experiencia no son excluyentes de las certificaciones que se presenten para ser calificadas. Podrán ser las mismas siempre que cumplan con los requisitos calificables. Respecto a aquellos contratos que se estén ejecutando o se hayan ejecutado, y cuya duración esté por fuera del límite de las fechas establecidas para la aceptación de la certificación, se deberá indicar el esfuerzo total dedicado al contrato, la fecha de inicio y de terminación del mismo, con lo cual la SNR procederá a efectuar el cálculo proporcional a la duración total del contrato, según el número de meses en el que éste haya sido ejecutado durante el límite de tiempo establecido. Si el contrato que se pretende acreditar, mediante la certificación de recibo a satisfacción por parte de sus clientes, fue ejecutado a través de un consorcio o unión temporal en el que participó el proponente, el certificado deberá indicar adicionalmente su porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal. El valor a tener en cuenta es la proporción correspondiente al porcentaje de participación. En el caso en que el proponente sea una filial o subordinada de una casa matriz, se permite acreditar la experiencia adquirida por la matriz; igualmente, si el proponente es la casa matriz, se permite acreditar como experiencia la que tengan sus filiales o subordinadas. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo. Para demostrar el cumplimiento de las condiciones de experiencia solicitadas los interesados deben registrar las experiencias de acuerdo con lo establecido en el ítem de evaluación de requisitos técnicos. Cada experiencia consignada, será soportada por una certificación expedida por la entidad o empresa contratante. La certificación que soporta cada una de las experiencias del proponente que se presenten puede ser reemplazada por una copia del contrato de la experiencia que se está acreditando, siempre y cuando el contrato contenga la información del Anexo. La SNR se reservará el derecho de verificar esta información y de eliminar la propuesta si dicha información es inexacta o falsa CERTIFICACIÓN CMMI El proponente deberá demostrar que tiene vigente a la fecha de la presentación de su oferta para este proceso de contratación, el certificado de madurez en CMMI como mínimo en el nivel 3; para el caso de las uniones temporales y consorcios se tomará como referencia el nivel más bajo entre los integrantes 5.6. EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO 20