GESTION ADMINISTRATIVA ACTA DE REUNION COMITÉ. ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 28. Hora:8:30 am Fecha: AGOSTO DE 2015

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1 ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 28 Hora:8:30 am Fecha: AGOSTO DE 2015 Lugar: Dependenci a que Convoca: Proceso: Objetivo: Sede Regional Valle del Cauca Grupo de Planeación y Sistemas Direccionamiento Estratégico, Gestión Financiero, Gestión Restablecimiento de Derechos, Gestión de Adopciones, Gestión de Responsabilidad Penal, Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia, Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la niñez y adolescencia, Gestión para la atención de las familias y comunidades Estudiar, analizar y tomar decisiones respecto a temas propios de su tratamiento en Comité de REVISION POR LA DIRECCIÓN, fundamentales y para el control a la Gestión de todas las actividades inherentes y transversales a la prestación de servicios del Icbf Regional Valle, en los procesos de Protección, Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. DIA UNO Se la realiza la apertura del evento de Revisión por Dirección por parte del Director Regional, dando la bienvenida y las pautas para el desarrollo del evento. El ingeniero Julián Swann realiza la presentación de la agenda a desarrollar durante los tres días de comité. AGENDA COMITÉ AMPLIADO DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - CORTE JUNIO 2015 DIA 1 : Miercoles 19 Agosto de 2015 ENTRADA No. DESCRIPCIÓN Responsables presentar la información Tiempo Asignado en Mins. Horario definido Apertura y Bienvenida Director Regional Coordinador GP y S. 15 1:30 p.m a. 1:45 p.m. 6 Riesgo Psicosocial y clima laboral Luz Marina Muñoz Robledo 120 1:45 p.m. a 3:45 p.m. Refrigerio 3:45 p.m. a 4:00 p.m. N/A Intervención Cogestor Regional Gustavo Londoño Cadavid 120 4:00 p.m. a 6:00 p.m. Cierre

2 AGENDA COMITÉ AMPLIADO DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - CORTE JUNIO 2015 DIA 2 : Jueves 20 Agosto de 2015 ENTRADA No. DESCRIPCIÓN Responsables presentar la información Tiempo Asignado en Mins. Horario definido 1 Resultados auditorías 4 Estado AC y AP Calidad Cordinador Planeación y Sistemas. Referentes Calidad. 40 7:30 a.m a 8:10 a.m. 2 Retroalimentación del cliente Quejas ambientales (si se presentan). 3 Desempeño Ambiental 4 Estado AC y AP Ambiental 5 Requisitos legales ambientales 7 y 8 Cambios y recomendaciones del Eje Coordinador Grupo Administrativo. Profesional Ambiental. 50 8:10 a.m. a 9:00 a.m. 9 Riesgos eje Ambiental 10 Resultado de la comunicación con partes interesadas 3 Desempeño Mprocesos: Gestión Administrativa, Gestión Humana Refrigerio Coordinador Grupo Administrativo. 30 9:00 a.m. a 9:30 a.m. 9:30 a.m. a 10:00 a.m.

3 3 Indicadores de Gestión MP Mejoramiento Continuo 6 Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección 7 y 8 Cambios y recomendaciones del Eje Calidad 9 Calidad: Resultado de la administración de riesgos en la entidad Cordinador Planeación y Sistemas. Referentes Calidad 45 10:00 a.m. a 10:45 a.m. 3 Desempeño eje SST 4 Estado AC y AP SST 5 Requisitos legales SST 7 y 8 Cambios y recomendaciones del Eje 9 Riesgos eje SST Coordinador Grupo Administrativo. Profesional SST :45 a.m. a 11:35 a.m. 10 Resultado de la comunicación con partes interesadas Desempeño de los Mprocesos Conformidad del servicio - SNC. 7 Cambios que pueden afectar el sistema Orden de presentación Centros Zonales: CZ Suroriental CZ Nororiental 30 11:35 p.m. a 12:05 p.m. Cada Centro Zonal contará con 15 minutos para presentar sus decisiones a partir de las entradas (3,1, 3,2, 7 y 8) 8 Recomendaciones para la mejora 2 Retroalimentación del cliente Mesas públicas y rendición de cuentas 3 Desempeño de los Mprocesos: Indicadores Coord. Y Art. SNBF. Almuerzo Profesional Oficina Coord. Y Art. SNBF 25 12:05 p.m. a 12:30 p.m. 12:30 p.m. a 1:30 p.m.

4 Desempeño de los Mprocesos Conformidad del servicio - SNC. 7 Cambios que pueden afectar el sistema 8 Recomendaciones para la mejora Orden de presentación Centros Zonales: CZ Ladera CZ Centro CZ Sur CZ Jamundí CZ Yumbo CZ Palmira CZ Buga CZ Tuluá CZ Sevilla 150 1:30 p.m. a 4:00 p.m. Cada Centro Zonal contará con 15 minutos para presentar sus decisiones a partir de las entradas (3,1, 3,2, 7 y 8) Refrigerio 4:00 p.m a 4:30 p.m Desempeño de los Mprocesos Conformidad del servicio - SNC. 7 Cambios que pueden afectar el sistema 8 Recomendaciones para la mejora Orden de presentación Centros Zonales: CZ Roldanillo CZ Cartago CZ Buenaventura 60 4:30 p.m. a 5:30 p.m. Cada Centro Zonal contará con 15 minutos para presentar sus decisiones a partir de las entradas (3,1, 3,2, 7 y 8) 2 3 Retroalimentación del cliente Encuestas de satisfacción. Quejas, reclamos y sugerencias. Encuestas de percepción (si aplica). Desempeño de los Mprocesos: Indicadores Gestión Servicio y Atención Profesional Oficina de Gestión de Servicio y Atención 30 5:30 p.m. a 6:00 p.m. Cierre DIA 3 : Viernes 21 Agosto de 2015 ENTRADA No. 3 DESCRIPCIÓN 3.1. Desempeño de los Macroprocesos 3.2. Conformidad del servicio - SNC. 7 Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión 8 Recomendaciones para la mejora Responsables presentar la información Coordinadores MP Misionales: Atención por Ciclos de Vida y Nutrición. Protección. Tiempo Asignado en Mins. 120 Horario definido Cada Grupo Misional contará con 1 Hr. Para su intervención. (Entradas 3.1, 3,2, 7 y 8) 7:30 a.m a 8:30 a.m. 8:30 a.m. a 9:30 a.m. Refrigerio 9:30 a.m a 10:00 a.m Desempeño de los Macroprocesos 3.2. Conformidad del servicio - SNC. 7 Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión 8 Recomendaciones para la mejora Coordinadores Grupos y Oficinas Regional: Jurídico Financiero Planeación y Sistemas Aseguramiento de la Calidad :00 a.m. a 12:00 m. Cada Grupo/oficina contará con 30 minutos para presentar sus decisiones a partir de las entradas (3.1, 3.2, 7 y 8) 11 Revisión de la Política y Objetivos del Sistema Integrado. Decisiones Director Regional 60 12:00 p.m. A 1:00 p.m. Cierre El Grupo administrativo realiza la presentación de la encuesta de clima organizacional y del estudio de análisis de riesgo psicosocial, dando cumplimiento a compromiso de

5 Revisión por dirección pendiente. CLIMA ORGANIZACIONAL DIRECCION DE GESTION HUMANA 2014 Según la Dra. Mónica Hurtado en la presentación realizada por la Universidad San Buena ventura, se visualiza un alto nivel de riesgo psicosocial, esto según los resultados emanados de la encuesta. Ya que en su mayoría la población laboral de la Regional Valle ICBF, manifiesta su sentir. Las opiniones se centran en si la encuesta siendo de tipo subjetivo en su respuesta, es un elemento valido para toma de decisiones, ya que el tema de clima organizacional de las instituciones involucra altos recursos. En conclusión según las coordinadoras de centros zonales y procesos, lo más difícil de los cargos de la Regional es el manejo del talento humano. RESULTADO DE ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL. Este realizado por el área de gestión Humana de la regional Valle, estos resultados presentan datos similares en relación con la batería de Riesgo Psicosocial aplicada por la universidad de San Buenaventura. Se confirma igualmente que en algunas actividades que se programan con el objeto de aportar al bienestar y clima organizacional de la Regional, no se tiene la asistencia que se requiere para que genere impacto, por lo que el Director Regional, sugiere que se analice bien la oferta de actividades que se ofrecen por parte de la entidad. La Dra. Luz Marina Muñoz sugiere que se instale nuevamente el software para que se realicen las pausas activas, y que se le dé la importancia respectiva a estas actividades. Surge la propuesta de la creación de un equipo de talento humano, con el objetivo de darle manejo a los temas propios de manejo del Riesgo Psicosocial esta se consideraría una prueba piloto, que debería contar con el aval de la Dirección Regional. Esta propuesta se analizara en un comité estratégico más a profundidad. Se presentan algunas diapositivas relacionadas con el tema.

6 INTRODUCCION. Este informe surge a raíz de la necesidad de dar respuesta a la Planeación Estratégica del ICBF y al Decreto 1227 de 2005 Artículo 75, numeral 1. En éste se observa de cerca la dinámica del Instituto y se validan las razones y motivaciones por las cuales actúa la población abordada. Mediante este informe se detectan fortalezas y oportunidades de mejora frente al ambiente laboral lo que permitirá generar estrategias de intervención que permitan una mejor percepción frente al Clima Organizacional. OBJETIVO GENERAL Conocer las percepciones de los colaboradores del ICBF en relación a su ambiente laboral, identificando brechas existentes para establecer estrategias de intervención de acuerdo al diagnóstico obtenido en la medición y determinar las oportunidades de mejora en cada aspecto. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Conocer el porcentaje de favorabilidad que tienen los colaboradores del ICBF, Regional Valle frente a los ejes de intervención (Relación con la Empresa, Relación con el Trabajo, Relación entre Personas) generando conclusiones y recomendaciones frente al mismo. Diseñar un plan de Intervención frente al puntaje obtenido dentro de la medición de Clima Organizacional, generando estrategias que impacten a todo los procesos.

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8 DESCRIPCION DE LA HERRAMIENTA: Se utiliza un instrumento web el cual tiene como fundamento la herramienta Share Point, que permite realizar diferentes tipos de encuestas de acuerdo a la necesidad de la empresa, en este caso se realizaron preguntas de múltiple respuesta con una única opción. La herramienta es soportada por todos los navegadores existentes. DESCRIPCION DE LA HERRAMIENTAS:

9 DATOS INICIALES:

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15 BATERIA DE RIESGO PSICOSOCIAL. La DRA. LUZ MARINA MUÑOZ expone el Tema que por la agenda y compromisos de la Regional no se había podido socializar, son los resultados de la encuesta realizada por la Dirección de Gestión Humana, y a cargo de la Universidad de San Buenaventura aplicando la batería de riesgo psicosocial en la Regional Valle. MARCO LEGAL RESOLUCION 2646 DE 2008 Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional. MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL OBJETIVOS Objetivo General: Identificar y evaluar los factores de riesgo psicosocial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Seccional Valle (ICBF). Objetivos Específicos: Caracterizar la población del ICBF a partir de los datos sociodemográficos. Identificar y evaluar las condiciones psicosociales intralaborales de los trabajadores del ICBF.

16 Identificar y evaluar las condiciones psicosociales extralaborales de los trabajadores del ICBF. Determinar los niveles de estrés de la población trabajadora del ICBF POBLACIÓN OBJETO COBERTURA Concepto Número Porcentaje Población de referencia 629 Total evaluados 411 Tasa de respuesta ,3% Anónimos 56 13,6% Identificados ,3% Forma A - Jefes 16 3,9% Forma B - Colaboradores ,1%

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18 VALORACION CONDICIONES INTRALABORALES

19 RESULTADOS CONSTRUCTO INTRALABORAL SEGÚN DOMINIOS Dominios LRS C DT R Dimensiones del constructo intralaboral Sin riesgo (%) En riesgo (%) Características del liderazgo 40,6% 59,4% Relaciones sociales en el trabajo 47,7% 52,3% Retroalimentación del desempeño 35,8% 64,2% Relación con los colaboradores (subordinados) 31,3% 68,8% Total LRS 34,8% 65,2% Claridad de rol 31,3% 68,6% Capacitación 38,2% 61,8% Participación y manejo del cambio 39,7% 60,3% Oportunidades para el uso y desarrollo de habilidades y conocimientos 72,5% 27,5% Control y autonomía sobre el trabajo 74,5% 25,5% Total Control 40,4% 59,6% Demandas ambientales y de esfuerzo físico 59,1% 40,9 Demandas emocionales 46,2% 53,8% Demandas cuantitativas 26,5% 73,5% Influencia del trabajo sobre el entorno extralaboral 35,5% 64,5% Exigencias de responsabilidad del cargo 31,3% 68,8% Demandas de carga mental 48,4% 51,6% Consistencia del rol 62,5% 37,5% Demandas de la jornada de trabajo 51,1% 48,9% Total DT 24,6% 75,4% Recompensas derivadas de la pertenencia a la organización y del trabajo 55,5% 44,5% Reconocimiento y compensación 24,1% 75,9% Total Recompensas 22,1% 77,9% RESULTADOS EXTRATRALABORAL SEGÚN DOMINIOS

20 Dimensiones Sin riesgo (%) En riesgo (%) Tiempo fuera del Trabajo 55,4% 44,5% Relaciones Familiares 94,6% 5,4% Comunicación y Relaciones Interpersonales 67,9% 32,1% Situación Económica del Grupo Familiar 65,5% 34,5% Características de la Vivienda y de su Entorno 61,1% 38,9% Entorno extralaboral sobre el Trabajo 58,9% 41,1% Desplazamiento Vivienda-Trabajo- Vivienda 48,9% 51,1% Total Extralaboral 56,9% 43,1% SUGERENCIAS: Fortaleciendo las estrategias de afrontamiento ante el desgaste emocional que genera la exposición a situaciones propias de los usuarios que implican altos niveles de autocontrol.

21 Recomienda que los programas de vivienda, educación, salud, deporte, recreación y cultura a cargo del área de bienestar social de la institución, se soporten en información recolectada a partir de instrumentos que permitan detectar las necesidades de la población trabajadora y sus familias, y cuya implementación esté apoyada por las cajas de compensación con las cuales se pueden establecer convenios que faciliten la participación en los diversos planes y actividades programadas de tal forma que se apunte hacia el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores y sus beneficiarios. compromisos COMPROMISO RESPONSABLE FECHA

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