Aumento de la eficiencia de los procesos radiológicos mediante la aplicación de la metodología Lean.

Transcripción

1 Aumento de la eficiencia de los procesos radiológicos mediante la aplicación de la metodología Lean. Poster no.: S-0250 Congreso: SERAM 2014 Tipo del póster: Presentación Electrónica Científica Autores: 1 2 M. Rodríguez Dobao, M. J. Bengoechea Fajardo, M. Manzano 3 2 Gásquez, R. Simón Pérez, M. Sarrias Guzmán, I. Urra Martínez ; Sant Pere de Ribes/ES, Sant Pere de Ribes3 Barcelona/ES, ES Palabras clave: Dirección / Gestión, "elearning" DOI: /seram2014/S-0250 Cualquier información contenida en este archivo PDF se genera automáticamente a partir del material digital presentado a EPOS por parte de terceros en forma de presentaciones científicas. Referencias a nombres, marcas, productos o servicios de terceros o enlaces de hipertexto a sitios de terceros o información se proveen solo como una conveniencia a usted y no constituye o implica respaldo por parte de SERAM, patrocinio o recomendación del tercero, la información, el producto o servicio. SERAM no se hace responsable por el contenido de estas páginas y no hace ninguna representación con respecto al contenido o exactitud del material en este archivo. De acuerdo con las regulaciones de derechos de autor, cualquier uso no autorizado del material o partes del mismo, así como la reproducción o la distribución múltiple con cualquier método de reproducción/publicación tradicional o electrónico es estrictamente prohibido. Usted acepta defender, indemnizar y mantener indemne SERAM de y contra cualquier y todo reclamo, daños, costos y gastos, incluyendo honorarios de abogados, que surja de o es relacionada con su uso de estas páginas. Tenga en cuenta: Los enlaces a películas, presentaciones ppt y cualquier otros archivos multimedia no están disponibles en la versión en PDF de las presentaciones. Página 1 de 18

2 Objetivos 1. Objetivo general: Aumentar la eficiencia del servicio de diagnóstico por la imagen (SDI) mediante la aplicación de herramientas Lean, aprovechando la capacidad de sus procesos y minimizando las actividades que no aportan valor. 2. Objetivos específicos: - Reducir el número de agendas y nivelar agendas por días y horas según la demanda de pacientes. - Simplificar y agilizar la programación mediante la implementación de la petición electrónica en pacientes de consulta externa. - Aprovechar la capacidad de los procesos, reducir las interferencias entre profesionales y reducir el tiempo de valor no añadido. Material y método Un equipo multidisciplinar realizó el análisis de la situación real, que se llevó a cabo desde la perspectiva Lean bajo el enfoque PDCA de Deming (círculo Plan-Do-CheckAct) de mejora continua y a través de A3 que se utilizaron como hilo conductor en la aplicación de todas y cada una de las etapas y herramientas Lean usadas. Se llevaron a cabo 3 ciclos de PDCA y se realizaron tres A3: Agendas de programación del SDI (Fig. 1 on page 6). Definición del sistema de radiología convencional (Fig. 2 on page 7). Gestión del área ecografía-mamografía (Fig. 3 on page 8). En cada uno de ellos se definieron los objetivos, entorno de trabajo, situación inicial, situación propuesta, plan de acción, indicadores y seguimiento. A3 #1: Agendas de programación SDI. Objetivos: Reducir el número de agendas, nivelar agendas por días y horas según demanda y simplificar la programación mediante la implementación de la petición electrónica en pacientes de consulta externa. Página 2 de 18

3 Situación inicial: 21 agendas para 10 recursos y 3 programas informáticos. Situación propuesta: - Una agenda de programación única por recurso. - En la agenda visibles todas las prestaciones (urgencias, ingresado, consulta externa ). Plan de acción: Eliminar subagenda oculta de simple donde no se programaban pacientes. Reducir el número de programas y de clics informáticos. Petición electrónica en pacientes de consulta externa. Unificar agendas de radiología simple, telemando, ecografía, TC, RM. Nivelar agendas por días y horas según demanda. Para definir una agenda única por recurso se realizó un estudio de capacidad para programación de exploraciones (urgentes, hospitalización, unidad de diagnóstico rápido, preferentes y ordinarios), las franjas más adecuadas para cada una de ellas y los días de la semana en que hay mayor demanda de exploraciones urgentes. Indicadores y seguimiento: Table 1 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES A3 #2: Definición sistema radiología convencional. Objetivos: Página 3 de 18

4 Aprovechar la capacidad, reducir el tiempo de valor no añadido (VNA), reducir interferencias profesionales y nivelar agendas según demanda. Entorno de trabajo: 2 técnicos (TER) por turno y 2 salas (sala B horizontal con mesa monitorizada y sala C vertical con camilla móvil). 111 placas /turno. Situación inicial: Dos TER trabajan indistintamente en las dos salas según la exploración solicitada por orden de llegada con 1 ordenador y 3 agendas. De 5' en realizar una placa 3' VNA y 2' VA (valor añadido). Situación propuesta: - TER B trabaja en la sala B realizando exploraciones de cintura para abajo y pacientes encamados. El TER C trabaja en la sala C realizando exploraciones de cintura para arriba y gestiona los acíclicos: entra a quirófano, coge el teléfono y gestiona (no necesariamente hace) el paciente ingresado y las Rx de urgencias. - Un PC por TER y reducir clics en PC para disminuir tiempo de VNA. - Petición informatizada en pacientes externos. - Nivelar la agenda de Rx simple según demanda. - Aumentar la capacidad un 30%. Plan de acción: TER B trabaja en sala B y el TER C en la sala C, según lo establecido. Acciones sobre el PC. Realizar circuito de placas urgentes de consultas externas. Implementar la petición informatizada de consultas externas. Organización del puesto de trabajo mediante acciones 5 S.(Fig. 4 on page 9 y Fig. 5 on page 10) Indicadores y Seguimiento: Página 4 de 18

5 Table 2 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES A3 #3: Análisis de eficiencia del área ecografía-mamografía. Objetivos: Aprovechar capacidad estructural del SDI, reducir el tiempo de valor no añadido y reducir las interferencias profesionales. Entorno de trabajo: 3 médicos y 2 técnicos. 2 salas con dos ecógrafos, una sala de mamografía (Mx) y una sala de informes común. 26 ecografías generales, 11 ecos vasculares y 21 mamografías/ día. Situación inicial: - Un único PC para los 2 TER. - Los pacientes externos pasan por orden de llegada, los ingresados los trae el camillero del SDI y los de urgencias el camillero de urgencias. El TER avisa al radiólogo en la sala de informes cuando el paciente está preparado a la cual regresa tras realizar la exploración. - Tiempo de eco 7', tiempo de informe 4,5', tiempo de VNA 2'. Situación propuesta: - Cada técnico un PC, técnico de Mx al lado del CR y puesto de trabajo del técnico de ecografía junto a las salas de eco. Página 5 de 18

6 - Trasladar las estaciones de trabajo de la sala de informes conjunta a cada una de las salas de ecografía para evitar desplazamiento del TER y del radiólogo. Plan de acción: 1. Modificaciones para traslado de estaciones de trabajo y creación de un punto de trabajo para el TER de ecografía. Organización del puesto de trabajo mediante acciones 5 S en salas y colocar un punto único de almacenamiento de material para ambas salas. 2. Indicadores y seguimiento: Table 3 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES Images for this section: Página 6 de 18

7 Fig. 1: A3: Agendas de programación SDI Página 7 de 18

8 Fig. 2: A3: Definición sistema radiología convencional Página 8 de 18

9 Fig. 3: A3: Análisis de eficiencia del área ecografía-mamografía Página 9 de 18

10 Fig. 4: Area de trabajo de radiología convencional antes y después de la aplicación de las acciones 5 S. Página 10 de 18

11 Fig. 5: Area de trabajo de radiología convencional antes y después de la aplicación de las acciones 5 S. Página 11 de 18

12 Resultados Agendas de programación SDI: Se define una agenda por recurso, en total 10 agendas de las 28 existentes inicialmente. Cada agenda dispone de franjas horarias para actividad urgente, hospitalización, diagnóstico rápido, preferente y ordinaria. Los espacios se adecuan en función de la franja horaria y del día de la semana. Table 4 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES Los pacientes ingresados se programan en franjas horarias diferentes según la máquina (gráfica) para que el propio camillero gestione su tiempo de forma eficiente. Página 12 de 18

13 Table 5 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES Definición sistema radiología convencional: En radiología convencional se destina un técnico por sala, se estandariza el trabajo y se realizan acciones informáticas. Table 6 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES A3 #3: Análisis de eficiencia del área ecografía-mamografía. En el área de ecografía-mamografía se ubican las estaciones de trabajo en las salas de exploración y se crea un nuevo punto de trabajo al lado de la sala de ecografía. Página 13 de 18

14 Table 7 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES Images for this section: Table 4 Página 14 de 18

15 Table 5 Table 6 Página 15 de 18

16 Table 7 Página 16 de 18

17 Conclusiones Las acciones realizadas sobre las agendas facilitan la programación y el trabajo diario de todo el equipo. La nivelación de agendas en franjas horarias y días con incremento de la actividad de pacientes no programados evita el refuerzo de un técnico, lo cual representa un ahorro de 1020 horas de TER que se han empleado en refuerzo técnico durante el fin de semana. La organización y estandarización del trabajo supuso un incremento de actividad en las diversas salas de exploración. Table 8 Referencias: Radiología, Consorcio Sanitario del Garraf - Sant Pere de Ribes/ES Bibliografía Shah CF, Sullivan JR, Gonyo MB, Wadhwa A and DuBois MS. Using Lean Principles to improve screening mammography workflow. RadioGraphics 2013; 33: Kruskal JB, Reedy A, Pascal L, Rosen MP, and Boiselle PM. Quality Initiatives: Lean Approach to Improving Performance and Efficiency in a Radiology Department. Radiographics 2012 Mar-Apr;32(2): Amaral CS, Rozenfeld H, Costa JM, Magon MdeF, Mascarenhas YM. Improvement of radiology services based on the process management approach. Eur J Radiol 2011;78 (3): Kruskal JB, Eisenberg R, Sosna J, Yam CS, Kruskal JD, Boiselle PM. Quality improvement in radiology: basic principles and tools required to achieve success. RadioGraphics 2011;31 (6): Roth CJ, Boll DT, Wall LK, Merkle EM. Evaluation of MRI acquisition workflow with lean six sigma method: case study of liver and knee examinations. AJR Am J Roentgenol 2010;195(2):W150-W156. Página 17 de 18

18 Serrano L, Hegge P, Sato B, Richmond B, Stahnke L. Using LEAN principles to improve quality, patient safety, and workflow in histology and anatomic pathology. Adv Anat Pathol 2010;17(3): Aakre KT, Valley TB, O'Connor MK. Quality initiatives: improving patient flow for a bone densitometry practice: results from a Mayo Clinic radiology quality initiative. RadioGraphics 2010;30(2): Halsted MJ, Froehle CM. Design, implementation, and assessment of a radiology workflow management system. AJR Am J Roentgenol 2008;191(2): Fine BA, Golden B, Hannam R, Morra D. Leading lean: a Canadian healthcare leader's guide. Healthc Q 2009;12(3): Página 18 de 18