INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN EN UNA INDUSTRIA CEMENTERA

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1 INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN EN UNA INDUSTRIA CEMENTERA Autor: Ileana García C. Consultoría Global de Sistemas, Gestión Integral del Ambiente, C. A. Técnico Superior Universitario en Química, del IUT de Valencia, Especialista en Control Ambiental y en Ecoconsultoría-EOI-Madrid. Desempeño: manejo de sustancias-materiales-desechos, Serie ISO 14000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 19011, responsible care, responsabilidad social (SA-8000), diagnósticos industriales y municipales, EIA, gestión de riesgos. Directora de la firma, Vicepresidenta CT-25-FONDONORMA (ISO CT- 207). Miembro de AVISA, VENAMCHAM, entre otras. Avenida Bolívar. Edificio Cámara de Comercio. Piso 4. Oficina 22. Valencia. Venezuela. Tlf / Fax RESUMEN Este trabajo consiste en la aplicación práctica de sistemas de gestión en medio ambiente y calidad en una industria cementera usando como modelo una estructura integrada de implementación. La industria cementera en estudio, esta situada en el occidente de Venezuela y se dedica a la fabricación de clinker y cemento tipo Portland. Desde hace 10 años cuenta con una certificación de calidad en sus productos. Su gestión en calidad y medio ambiente, se desarrolló hasta el 2001, con bajo perfil a pesar de haber obtenido una certificación bajo los requisitos de la norma internacional de calidad ISO La organización, con aproximadamente 300 trabajadores, utilizó la integración de sistemas de gestión para obtener las certificaciones conjuntas en ISO y en ISO 9001 en el año El caso estudio fue desarrollado por el Equipo Multidisciplinario de Trabajo de Integración de la industria Cementera y la organización consultora, quién asistió a la organización en la implementación del SGA y el cambio de ISO 9002 a Este logro propició la inclusión de la norma OHSAS 18001, por lo que está previsto obtener esta certificación a finales del Palabras Claves: Sistemas de Gestión, Integración, Desempeño, ISO 14001, ISO INTRODUCCIÓN El mercado internacional considera los sistemas de gestión como una herramienta de competitividad y de desarrollo de los negocios de una organización. Implementar en una estructura común las normas ISO e ISO 9001 propicia su sostenibilidad y rentabilidad, fortaleciendo sus relaciones con las partes interesadas y su posición en el mercado. La empresa en estudio maneja un proceso productivo que va desde la extracción de materia prima hasta el envase y embarque, incluyendo producción de clinker y cemento. El concepto de excelencia de esta organización hizo que adoptara normas voluntarias de gestión, por la exigencia del grupo al que pertenece y por la demanda creciente de sus clientes. El costo de implementación de los sistemas, implica en muchos casos inversiones considerables y si estos se manejan en forma separada, generan conflictos de intereses entre sus responsables, lo que se traduce en el estancamiento de la gestión y en muchos casos en la pérdida de las certificaciones. La industria cementera uso esta integración para apuntalar otros sistemas ya existentes tales como, mantenimiento predictivo total, control de pérdidas, pirámide en seguridad y salud ocupacional. Con esta implementación la organización soporta los elementos de un sistema de gestión ambiental y de calidad eficaz y lo integra con otros requisitos de gestión. El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones, especialmente de la alta dirección. Un sistema de este tipo permite establecer y evaluar la efectividad de los procedimientos para desarrollar las políticas y objetivos ambientales y de la calidad, lograr conformidad con ellos y demostrar tal conformidad a terceros, apoyando la protección ambiental, la prevención de la

2 contaminación, logrando la satisfacción al cliente y la eficacia de la mejora continua en equilibrio con las necesidades socioeconómicas de la organización y su entorno. OBJETIVOS Demostrar la versatilidad de la implementación de estructuras de trabajo, que permitan la integración de los Sistemas de Gestión. Promover los modelos de gestión que se basan en el desarrollo de estructuras integradas de trabajo. METODOLOGÍA Los modelos de gestión adoptados son los contemplados en las normas COVENIN-ISO 14001:2002. SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL. ESPECIFICACIÓN CON ORIENTACIÓN PARA SU USO (COVENIN- ISO 14001:1996 Traducción Certificada) y COVENIN-ISO 9001:2000. SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. REQUISITOS (2 da REVISIÓN). Traducción Certificada. La adopción de un sistema de gestión de la calidad es una decisión estratégica para satisfacer las diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos suministrados, los procesos empleados y el tamaño y estructura de la organización, promoviendo la adopción de un enfoque basado en procesos, para implementar y mejora la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para aumentar la satisfacción de nuestros clientes mediante el cumplimiento de sus requisitos. Todo ello con la finalidad de enfatizar la importancia de: La comprensión y el cumplimiento de los requisitos, La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor, La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas. En relación al Sistema de Gestión Ambiental, la organización está interesada en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental mediante el control del impacto de sus actividades sobre el medio ambiente, teniendo en cuenta su política y objetivos ambientales, una legislación cada vez más exigente, del desarrollo de políticas económicas y otras medidas para fomentar la protección ambiental, y de un aumento generalizado de la preocupación de las partes interesadas por los temas ambientales, incluido el desarrollo sostenible. La aplicación de la metodología Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA), permite establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos, legales, del cliente y otros adoptados por la organización, y sus políticas; implementar los procesos; realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos de gestión, e informar sobre los resultados y tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los sistemas. La integración de sistemas se llevó a cabo en dos fases. La primera etapa consistió en la planificación estratégica del trabajo: definición de los objetivos, selección del equipo de integración, presentación del plan de trabajo ante la alta dirección de la organización, recopilación de la información en medio ambiente y calidad y por último, revisión y clasificación de la data recopilada. La segunda fase contempló la integración de los sistemas a través de la aplicación de un modelo de procesos y la certificación en ISO e ISO 9001, en un lapso de 10 meses. Es importante destacar que en todos los casos se utilizó los estándares internacionales existentes. La metodología fue tomada de las Guías de Implementación ISO 14004, ISO 9000 e ISO Estas suministran los lineamientos principales para la implementación de los sistemas de gestión ambiental y de la calidad.

3 Mejora Continua del Sistema de Gestión Responsabilidad de la dirección PARTES INTERESADAS (REQUISITOS) Gestión de los recursos Estructura y Responsabilidad Competencia, Toma de Conciencia y Formacióna Planificación Revisión por la Dirección Realización del Producto Control Operacional Medición análisis y mejora Evaluación de Proveedores Satisfacción al Cliente Auditoría Seguimiento y Medición No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas Producto PARTES INTERESADAS (SATISFACCION) Materia s Primas Crudo Clinker Cemento Envase y Embarque Almacén Leyenda Actividades que aportan valor Flujo de Información Figura 1. Modelo de gestión para la integración de los sistemas en calidad y medio ambiente ACTIVIDADES DESARROLLADAS Planificación estratégica del trabajo: Se llevó a cabo un diagnóstico exhaustivo de las estructuras de gestión existentes en calidad y medio ambiente, diseñando una nueva donde los puntos principales de las normas se consolidaron con los documentos y se fortalecieron con los procedimientos de inspección, auditorías, plan de acciones correctivas y preventivas, formación, toma de conciencia y competencia, estructura y responsabilidad, objetivos y metas, seguimiento y medición, trazabilidad, control operacional, plan y respuesta ante las emergencias y revisión por la dirección. Se presentó el plan de acción a la alta dirección y se seleccionó el equipo de integración. 2. Integración de los sistemas existentes en calidad y medio ambiente y obtención de la certificación ISO e ISO 9001: La implementación e integración, se enfocó en consolidar las estructuras de gestión existentes usando como base la adopción de estos estándares internacionales. Es importante destacar que por el tipo de procesos involucrados para la certificación no se contempla los puntos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000, 7.3 Diseño y desarrollo, debido a que por la naturaleza de los productos, en especial los relacionados con la producción de cemento Portland, no se realiza ninguna actividad relevante de diseño asociada a los productos que la empresa comercializa. Igualmente ocurre con Propiedad del cliente, ya que todos los materiales necesarios son adquiridos por la empresa y utilizados para la elaboración de sus productos. Por último, Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio, ya que bajo ningún aspecto se realizan procesos especiales que no puedan ser validados durante su ejecución.

4 Tabla 1. Integración de requisitos comunes a los sistemas de gestión COVENIN-ISO 14001:2002 COVENIN-ISO 9001: Aspectos ambientales (SGA-PG-001) Requisitos legales y otros requisitos 5.2 Enfoque al cliente/ Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto/ Satisfacción al cliente 4.3.3/4.3.4 Objetivos, metas y programas Objetivos de calidad/ Planificación del sistema de gestión de la calidad/ Mejora continua Estructura y responsabilidad (SGA-PG- 5.1 Compromiso de la dirección/ ) Responsabilidad y autoridad/ Representante de la dirección/ 6.1 Provisión de recursos/ 6.3 Infraestructura/ 6.4 Ambiente de trabajo Formación, toma de conciencia y competencia Competencia, toma de conciencia y formación Comunicación Comunicación interna/ Comunicación con el cliente 4.4.5Control de documentos Registros Control operacional Control de emisiones atmosféricas y calidad de aire/ Control de efluentes, vertidos, aguas subterráneas y suelos/ Manejo de sustancias, materiales y desechos/ Control de desechos de servicio médico Preparación y respuesta ante emergencias 4.2.3/4.2.4 Control de los documentos y registros Seguimiento y medición 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición/ 8.1 Generalidades/ 8.2 Seguimiento y medición/ Satisfacción al cliente/ Seguimiento y medición de los procesos/ Seguimiento y medición del producto/ 8.4 Análisis de datos No conformidades, acciones correctivas y preventivas Acción correctiva/ Acción preventiva Auditoría del sistema de gestión Auditoría interna ambiental 4.6 Revisión por la dirección 5.6 Revisión por la dirección/ Generalidades/ Información para la revisión/ Resultados de la revisión Identificación y trazabilidad 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición 8.3 Control del producto no conforme Mejora continua Leyenda Procedimientos SGC Procedimientos SGA Comunes SGC-SGA

5 RESULTADOS OBTENIDOS La organización realizó la planificación de la calidad y del medio ambiente sobre la premisa de concretar eficazmente los objetivos, metas y programas relacionados, así como cumplir con los requisitos establecidos en las normas COVENIN-ISO 9001:2000 y COVENIN-ISO 14001:2002, de igual forma se consideró el mantenimiento de la integridad de los sistemas de gestión cuando se planifiquen e implementen dichos cambios. La organización aseguró además el mecanismo para la formación, planes y necesidades de mejora y los recursos financieros entre otros. En resumen: 1. Se definieron e implementaron los criterios de ajuste, forma y función que debe cumplir una integración de sistemas. 2. Se redujo la documentación y los vacíos de comunicación entre los responsables de la gestión y 3. Se obtuvo las certificaciones ISO e ISO CONCLUSIONES El proceso de la integración se llevó a cabo en diez meses. El sistema de trabajo bajo el criterio de la integración de las normas de gestión ambiental y de la calidad, permitió a la organización proporcionar dirección, criterios de seguimiento y asegurar consistencia y la mejora continua y la eficacia de la gestión; integrar especificaciones y obtener certificación conjunta en ISO e ISO 9001; mejorar el conocimiento global de los empleados; simplificar los requisitos para las funciones y tareas del personal; reducir la generación de documentos y fortalecer su posición en el mercado cementero, siendo la primera empresa cementera en Venezuela que obtiene la certificación conjunta. Este logro propició la certificación ISO del out-sourcing de canteras, finales del año 2003 y la inclusión de la norma OHSAS dentro de la estructura de gestión, por lo que está previsto obtener esta certificación a finales del REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS COVENIN-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario (2da Revisión); FONDONORMA, Caracas, 33 pp. COVENIN-ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos (2da Revisión); FONDONORMA, Caracas, 24 pp. COVENIN-ISO 9004:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Directrices para la Mejora del Desempeño (2da Revisión); FONDONORMA, Caracas, 67 pp. COVENIN-ISO 14001:2002 Sistema de Gestión Ambiental. Especificación con Orientación para su Uso; FONDONORMA, Caracas, 18 pp. COVENIN-ISO 14004:1996 Sistemas de Gestión Ambiental. Directrices Generales Sobre los Principios, Sistemas y Técnicas de Apoyo; FONDONORMA, Caracas, 34 pp. ISO 14001:1996 Environmental Management Systems; International Standard Organization, Ginebra, 23 pp.

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