FUNCIÓN DE LA PLANEACIÓN

Transcripción

1 FUNCIÓN DE LA PLANEACIÓN Previsión. Significa calcular el porvenir y prepararlo. (Fayol) La planeación es un proceso formal y sistematizado que comprende el investigar y analizar las condiciones futuras para escoger un curso de acción que la organización va a seguir, tomando en cuenta el medio ambiente externo y las capacidades internas de la organización. La planeación toma en cuenta las implicaciones futuras de decisiones actuales y no las decisiones que se van a tomar en el futuro. 1

2 CONCEPTOS DE PLANEACIÓN Y ESTRATEGIA PLANEACION Establecimiento de programas económicos con indicación de objetivos propuestos y de las diversas etapas que hay que seguir, hacia la estructuración de organismos adecuados para su realización. ESTRATEGIA En milicia: La disposición en el campo de batalla para derrotar al enemigo y ganar la guerra. En términos empresariales: La movilización de recursos de la empresa, tratando de alcanzar objetivos a largo plazo, a los criterios para orientar las decisiones fundamentales y al conjunto de políticas para llevar a cabo las actividades necesarias para su cumplimiento. 2

3 Planeación y Estrategia CLASES DE PLANEACIÓN Planeación formal e informal Planeación a largo plazo y corto plazo Planeación estratégica y táctica NIVELES DE ESTRATEGIA Nivel Corporativo - Societario Nivel de Negocio - Competitivo Nivel Funcional - Operativo 3

4 Dirección Estratégica Es un marco de referencia para analizar los problemas estratégicos. No es necesariamente una secuencia de pasos ordenada o consecutiva (Se pueden traslapar) No es solo el Proceso de decisiones estratégicas Es asegurarse que la estrategia se ponga en practica 4

5 ANALISIS ESTRATEGICO Entorno Oportunidades Amenazas DIAGNOSTICO Presente y Futuro Interno Debilidades Fortalezas RECURSOS Directivos Objetivos Valores EXPECTATIVAS El objetivos es configurar una idea de las influencias clave sobre el bienestar y futuro de la organización 5

6 Planeación Estratégica PLANEAR ESTRATEGICAMENTE es: Preguntarse y resolver tres interrogantes DONDE ESTA LA EMPRESA? DONDE QUIERE ESTAR? COMO LO VA A LOGRAR? 6

7 Planeación Estratégica CARACTERISTICAS Un Proceso Un Instrumento Un Conjunto de Medios Una Carta de Navegación 7

8 SUPUESTOS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA La PLANEACION ESTRATEGICA FORMAL considera TRES puntos de vista que la conforman: EL PORVENIR DE LAS DECISIONES ACTUALES PROCESO FILOSOFIA 8

9 SUPUESTOS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA LO CONFORMAN TRES TIPOS DE PLANES FUNDAMENTALES: Planes Estratégicos Programas y Presupuestos a Mediano Plazo Planes y Presupuestos Operativos 9

10 VENTAJAS Ofrece lineamientos consecuentes para actividades Objetivos y Métodos claramente definidos que ayudan a anticiparse a los problemas Ayuda a la toma de decisiones Permite decidir con más información y más conocimiento tanto del entorno externo e interno y de las posibilidades e inconvenientes de la empresa Reduce en parte la incertidumbre y las sorpresas Las metas, los objetivos y las estrategias se someten a un escrutinio cuidadoso y es menos probable que resulten defectuosos o no viables 10

11 DESVENTAJAS Exige considerables inversiones de tiempo, dinero y personal. Tiende a restringir la organización a la opción más racional y libre de riesgos, por lo tanto se pasan por alto oportunidades que implican incertidumbre o sean difíciles de analizar o comunicar. La organización se puede dedicar al mero cumplimiento de los objetivos fijados; puede ser una limitación de su potencial de crecimiento. La planeación estratégica en muchos casos no se tiene en cuenta para una verdadera implementación. Los continuos cambios en el entorno pueden llevar al traste los objetivos fijados en los planes estratégicos. 11

12 PELIGROS La suposición de la alta dirección de que puede delegar la función de planeación a un planificador. Al directivo le absorben tanto los problemas emergentes que dedica tiempo insuficiente a la planeación a largo plazo. No exista compromiso ni de la alta gerencia, ni del personal de línea. Utilización de los planes como estándares en la valoración del desempeño administrativo. Descuidar el fomento de un clima en la compañía que favorezca a la planeación. Inyectar demasiada formalidad al sistema, que le haga falta flexibilidad, fluidez y simplicidad, restringiendo la creatividad. El rechazo continuo de la alta dirección de los mecanismos formales para tomar decisiones intuitivas que entran en conflicto con los planes formales. 12

13 EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Identificación la misión actual de la organización, sus objetivos y estrategias. Análisis el Entorno Análisis Recursos de la organización Identificación Oportunidades y Amenazas Identificación Fortalezas y Debilidades Direccionamiento Estratégico Formulación Estrategias Poner Estrategias en Práctica Evaluar Resultados 13

14 VISION Se puede definir como la cadena que une el presente con el futuro dentro de las empresas. Es el Conjunto de ideas que proveen el marco de referencia de lo que una empresa es y quiere ser en el futuro. La visión se debe reflejar en la misión, en los objetivos estratégicos y en las estrategias de la organización; y se hace tangible cuando se materializa en proyectos y metas específicas con resultados mensurables 14

15 VISION La visión debe ser: Formulada por personas que comprendan la filosofía y la misión de la organización Debe tener dimensión de tiempo Integradora Amplia y detallada Positiva y alentadora Realista - Posible Consistente Difundida interna y externamente 15

16 MISIÓN Se puede definir misión como una declaración duradera de objetivos que distingue a una organización de otras. Es la razón de ser de la empresa. La definición de esta misión es esencial para determinar objetivos y definir estrategias. Esta describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía, y la tecnología de la organización, en ella se enuncia, que es lo que se hace, debe y puede hacer, como también lo que no se puede hacer. 16

17 MISIÓN Una misión debe contener diez partes características: CLIENTES PRODUCTOS O SERVICIOS MERCADOS TECNOLOGIA PREOCUPACION POR SUPERVIVENCIA, CRECIMIENTO Y RENTABILIDAD FILOSOFÍA CONCEPTO DE SI MISMA PREOCUPACION POR LA IMAGEN PUBLICA EFECTIVIDAD RECONCILIATORIA CALIDAD INSPIRADORA 17

18 ANALISIS SITUACIONAL Dentro de este análisis existen diferentes herramientas que se utilizan para realizarlo como: El PCI (Perfil de Capacidad interna) La Matriz FADO (Fortalezas, Amenazas, Debilidades, Oportunidades) El POAM (Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio) La Matriz BCG (Boston Consoulting Group) entre otras. 18

19 ANALISIS INTERNO El análisis interno generalmente implica: Análisis de Recursos y Medios Análisis de la Cadena de Valor Análisis de Estructura Organizacional Evaluación del Desempeño de la Empresa 19

20 EL PCI El PCI (Perfil de Capacidad Interna) sirve como medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la organización, examina capacidades como la: Directiva, Competitiva, Financiera, Tecnológica, de Talento Humano Para realizar el PCI se debe tener en cuenta los siguientes pasos: Obtener información sobre las capacidades de la organización Conformar grupos estratégicos Identificación de fortalezas y debilidades por parte de los grupos estratégicos Agrupar las fortalezas y debilidades por Capacidades Calificar las fortalezas y debilidades Ponderar el impacto de las fortalezas y debilidades en la situación del negocio Realizar la matriz 20

21 ANALISIS EXTERNO Se utiliza para detectar los factores exógenos que afectan o condicionan las actividades de la empresa y pueden representar Amenazas u Oportunidades para la organización Este análisis debe responder a tres preguntas básicas: Qué sucede en el ambiente exterior? De qué manera influirán los hechos en la organización? Cuál es su tendencia? El ambiente general Entorno- que puede influir en la gestión de la empresa en su conjunto puede ser: Demográfico, Jurídico, Sociocultural, Político, Económico, Ecológico 21

22 MATRIZ FADO OPORTUNIDADES (O) AMENAZAS (A) FORTALEZAS (F) Potencialidades FO MAXI MAXI Riesgos FA MAXI MINI DEBILIDADES (D) Desafíos DO MINI MAXI Limitaciones DA MINI MINI 22

23 ANALISIS DE VULNERABILIDAD Este análisis es una visión crítica del diagnóstico. Y se realiza de la siguiente manera: Se identifican los elementos fundamentales de los que dependa la organización Se toman estos elementos como amenazas Se evalúan las consecuencias, y se ponderan según su posible impacto Se evalúa también la probabilidad de que realmente una de estas amenazas suceda, calificándolas de 0-1, siendo 1 la mayor probabilidad Se evalúa la capacidad de reacción de la empresa ante la amenaza. 23

24 MATRIZ DE PORTAFOLIO ESTRELLA (INVERTIR) SIGNO DE INTERROGACION (PENSAR ESTRATEGICAMENTE) VACA LECHERA (SACARLE PROVECHO) PERRO (ELIMINAR) 24

25 MATRIZ PRODUCTO - MERCADO PRODUCTO ACTUAL NUEVO MERCADO ACTUAL Penetración en el mercado Desarrollo de nuevos productos NUEVO Desarrollo de nuevos mercados Diversificación: nuevos productos y mercados 25

26 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS La empresa escoge los objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo y define una jerarquía en orden de importancia y de prioridad. Los objetivos son la expresión de los logros que la organización quiere alcanzar en un plazo determinado y deben guardar coherencia con la misión y el análisis interno y externo. Estos deben responder a una pregunta esencial: Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para que la organización tenga un accionar coherente con su misión? 26

27 POLITICAS Es la forma como la organización propone lograr las metas fijadas. Se distinguen por que son las guías que determinan las acciones y la toma de decisiones organizacionales 27

28 DETERMINACION DE ESTRATEGIAS En esta fase se busca formular las diversas y posibles alternativas estratégicas o medios que la empresa puede adoptar para lograr mejor los objetivos organizacionales propuestos. LAS ESTRATEGIAS PUEDEN SER: OFENSIVAS DEFENSIVAS CONCÉNTRICAS LAS ESTRATEGIAS TAMBIÉN PUEDEN ESTAR DIRIGIDAS A: LA UBICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN LA PROPIEDAD DE LA ORGANIZACIÓN AREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN RECURSOS O A LOS MEDIOS DE LA ORGANIZACIÓN AUMENTAR LA CADENA DE VALOR 28

29 FORMULACION ESTRATEGICA Se deben evaluar con cuidado las diversas estrategias y seleccionar los proyectos o áreas estratégicas que integran el Plan Estratégico Corporativo. Los proyectos estratégicos son el resultado de analizar las opciones estratégicas y de dar prioridad a cada una de estas, seleccionando aquellas que influyan en el logro de su misión, visión y objetivos. Los proyectos estratégicos deben ser: Explícitos, Consistentes, Pocos/Vitales, Dinámicos. 29

30 COMO LOGRAR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LAS ESTRATEGIAS? Existen ocho pasos a considerar para que las estrategias funcionen: Comunicación de las estrategias a todos los administradores que toman decisiones clave Desarrollo y comunicación de las premisas de planeación Seguridad de que los planes de acción contribuyen y reflejan objetivos y estrategias importantes Revisión periódica de las estrategias Desarrollo de estrategias y programas de contingencia Adaptación de las estructura de la organización a las necesidades de planeación Insistencia continua en la estrategia de planeación e implementación Creación de un clima empresarial que obligue a la planeación 30