Dos visiones con un mismo fin

Transcripción

1 Fortalecimiento de la cultura organizacional en el seguimiento al plan de desarrollo Fuente: Fuente: Oficina Prensa - Municipio de Funza Dos visiones con un mismo fin Fuente: Oficina Prensa - Municipio de Funza Fuente: Registro Fotográfico Plan de Desarrollo Municipio de Chía

2 Contenido Antecedentes de seguimiento Experiencias Funza Experiencia Chía Elementos de cooperación

3 Esta experiencia muestra como Funza y Chìa, dos municipios con situaciones distintas en materia de seguimiento, utilizando los mismos principios diseñaron rutas particulares de trabajo, para lograr diseñar su sistema de seguimiento al PDM

4 MUNICIPIO CHÍA Antecedentes MUNICIPIO FUNZA Realizaba seguimiento pero no articulaba medición de resultados, y no existía una estructura de seguimiento. No existía apropiación del Plan de Desarrollo. Realizaba seguimiento basado en procesos del sistema de calidad, el cual no lograba medir productos y resultados del plan de desarrollo

5 Definir metas diferenciadas entre productos 1 2 Definir batería de indicadores Definir equipo de seguimiento 3 Los dos M/pios comparten Principios 4 Definir instrumentos operativos Definir plataforma informaciòn de 5 6 Definir rutinas de seguimiento

6 1. ASISTENCIA TECNICA 2. METODOLOGIA 3. CAPACITACION Oferta DNP-DSEPP SINERGIA TERRITORIAL 1. Matriz de alineamiento estratégico 2. Batería de indicadores 2. Estructura organizacional 3. Instrumentos: Ficha programa Ficha técnica de indicadores Instrumento cargue Tablero de control 4.Integraciòn SGC-PDM 5. Capacitación a gerentes y lideres 6. Definición y control rutinas 7. Administración de la información 8. rutinas 9. Retroalimentación y mejora Ruta de trabajo PROCESO DE FORMACIÓN 1. Batería de indicadores 2. Capitulo de seguimiento 3. Equipo de seguimiento 4. Conformación gerentes de meta 5. Definición de roles y componentes 6. Escuela pública 7. Reporte cargue pedagógicos 8. Tablero de control - administración 9. Rutinas 10. Operación del sistema HÍA UNZA ARTICULACIÓN SISTEMA DE SEGUIMIENTO AL MECI Y SGC Ruta de trabajo!partiendo de los mismos principios o necesidades, Funza y Chia diseñaron rutas particulares de trabajo

7 Funza que ha logrado en materia de seguimiento a su plan de desarrollo

8 Funza logró mejorar la formulación de su plan de desarrollo, con una estructura lógica, que incorpora metas e indicadores, diferenciables, coherentes y visibles RESULTADOS PRODUCTOS GESTIÓN ESTRUCTURA PLAN RPC Múltiples reportes Semaforiza avances Plataforma para la administración de información Casos usos de captura cargue análisis Alineamiento prioridades Métricas pero Diferencia meta Posee rutinas establecidas TABLEROS DE CONTROL RUTINAS DE ANÁLISIS Batería de indicadores Estructura enfocada a productos y resultados.

9 Funza logró diseñar el camino que le permitiera integrar el SGGC-MECI, al seguimiento del plan de desarrollo Compromisos del PDM (metas) RETROALIMENTACIÓN PROCESO ALCALDE Y CONSEJO DE GOBIERNO Seguimiento a las metas estratégicas PDM Delegación a la dependencia OFICINA DE CONTROL INTERNO COADYUVANTE DEL PROCESO C, S Y E ANÁLISIS DEL PROCESO Diseño del sistema de seguimiento y evaluación del plan/ Instrumentos, Rutinas, Administración Programación de actividades para la ejecución del proyecto/ REPORTES NO SI TABLERO DE CONTROL Gerencia de Planeación Área de seguimiento al PDM CARGUE y ADMON DE LA INFORMACIÓN Cumplimiento a una meta de producto y aporte a una meta de resultado DEVOLUCIÓN DE REPORTES A LA SECRETARIA DE DESPACHO NO CONSEJOS DE GOBIERNOS INFORMES CONCEJO 3 MESES RENDICIÓN DE CUENTAS 6 MESES REPORTES OC (DEMANDA) SI SI SI SI INFORMACIÓN CONFIABLE DEL CUMPLIMIENTO A METAS DE GOBIERNO MUNICIPAL

10 Funza logró establecer una red de funcionarios organizados por dependencias y responsabilidades en el PDM, como su estructura organizacional de seguimiento

11 Funza logró establecer identificar, incorporar e integrar diversos tipos instrumentos se según su funcionalidad en la idea de hacerle seguimiento al PDM Instrumentos para la captura de la información Instrumentos de control Instrumentos de gerencia Instrumentos pedagógicos

12 1 QUE INSTRUMENTO UTILIZAN LOS GERENTES PARA REPORTAR INFORMACIÓN AL SISTEMA cargue Articula el seguimiento al proyecto Plan de acción Articula el seguimiento al proyecto Provee la ejecución física y financiera para alimentar el tablero de control Brinda información para caracterizar la población beneficiada

13 2 Herramienta utilizada para el control y seguimiento al PDM Tablero de control

14 3 HERRAMIENTA PARA TOMA DE DECISIONES

15 Ayudó a los gerentes a conocer su ruta de trabajo 4 PEDAGÓGICOS Simplificó la comprensión del plan de desarrollo

16 4 PEDAGÓGICOS Ayudó a establecer los parámetros de medición del PDM y facilitó el montaje y comprensión del SCSE

17 Funza logró establecer identificar, sus rutinas de seguimiento RENDICIÓN DE CUENTAS INFORME TRIMESTRAL TABLERO DE CONTROL Gerente Plan De Desarrollo Municipal Líder De Control Líder De Seguimiento REPORTE MENSUAL FICHA PROGRAMA REPORTE MENSUAL REPORTE MENSUAL Gerente De Programa Gerente De Meta (Plan De Acción) Plan de acción de los contratistas Ejecución ALIMENTARLO MENSUALMENTE Programación

18 Chía que ha logrado en materia de seguimiento a su plan de desarrollo

19 Chía logró mejorar la formulación de su plan de desarrollo, con una estructura lógica, que incorpora metas e indicadores, diferenciables, coherentes y visibles RESULTADOS PRODUCTOS GESTIÓN ESTRUCTURA PLAN RPC Múltiples reportes Semaforiza avances Plataforma para la administración de información Casos usos de captura cargue análisis Alineamiento prioridades Métricas pero Diferencia meta Posee rutinas establecidas TABLEROS DE CONTROL RUTINAS DE ANÁLISIS Batería de indicadores Estructura enfocada a productos y resultados.

20 Chía logró diseñar el camino que le permitiera integrar la formación del personal, con la medición y el uso de instrumentos, para hacerle seguimiento a su plan de desarrollo gestión productos batería indicadores Metas diferenciadas alineación con PG-PND Priorización de acciones resultados Plan de desarrollo Municipal Marco de formación y capacitación Equipo de seguimiento Plataforma para la administración de la información Marco de formación y capacitación Rutinas de seguimiento Integración de instrumentos de planeación, en el seguimiento al PDM

21 Chía logró establecer una red de funcionarios organizados por dependencias y responsabilidades en el PDM, como su estructura organizacional de seguimiento GERENTE PLAN DE DESARROLLO GUILLERMO VARELA ROMERO LÍDER DE SEGUIMIENTO Secretaría de Planeación Arq. Santiago Echandía EQUIPO DE SEGUIMIENTO Luz Elena Chávez Viviana Contreras Vega Tirso Martín Bustos Ramírez GERENTES DE PROGRAMA Secretarias, Direcciones y/o Entes descentralizados Campo Elías Vega Álvaro Castrillón Diego Raúl Romero Luz Nancy Reyes Patricia Triviño Gloria Rojas Clara Paulina Mayorga Luis Hernán Vargas Alejandro Prieto José Ramos Rafael Ballesteros Flor Cely López William R. Navarro Edwin Pinzón Cortes Juan Carlos Muñoz GERENTES DE META Richar Janer Cubillos Viviana Cristancho Pedro Ríos Andrea Vargas Halbert Pinzón Sara P. Rodríguez Nancy Yasmin Merchán Hilvert Torres Medina Patricia Aldana Maritza Afanador Gómez Julián Niño Alba Leandro Cano Héctor José M. Buitrago Christian Murcia Juan P. Pirachicán Ernesto Calderón Myriam Castañeda

22 Chía logró establecer una red de funcionarios organizados por dependencias y responsabilidades en el PDM, como su estructura organizacional de seguimiento Elaborar PDM, Plan Indicativo, Plan de Acción Encargados de la Información avance de metas Registrar los indicadores de avance Sugerir soluciones a las alertas Elaborar proyectos de inversión Fase contractual (enlazar procesos): Hacer contratos Gestionar recursos Liquidación contratos

23 Chía logró establecer identificar, incorporar e integrar diversos tipos instrumentos se según su funcionalidad en la idea de hacerle seguimiento al PDM Instrumentos para la captura de la información Instrumentos de control Instrumentos de gerencia Instrumentos pedagógicos

24 1 Internet Plan de Acción Instrumentos para la captura de la información Gerente de Meta

25 2 Instrumentos de control Fuente: Plan Indicativo Link a Reporte Fuente: Plan de Acción Plan de Desarrollo Municipal Chía, Territorio inteligente e innovador

26 3 Instrumentos de gerencia Gráfico de desempeño porcentual Descripción y análisis del comportamiento Menú de opciones

27 4 Instrumentos de gerencia El sistema permite medir la eficacia en el avance de las metas La eficiencia en el manejo adecuado de los recursos Facilita la Rendición de cuentas a la comunidad

28 4 Instrumentos Pedagógicos Ficha programa Este Instrumento le ha permitido al Secretario o responsable del sector, resumir la ejecutabilidad, y mejorar la lectura y manipulación del plan.

29 4 Instrumentos Pedagógicos Ficha Técnica de Indicadores Este Instrumento le ha permitido al Secretario o responsable del sector, medir técnicamente el avances de sus metas.

30 Chìa logró establecer e identificar, sus rutinas de seguimiento Plan de desarrollo Municipal INDICADORES CONSEJO DE GOBIERNO Cada 60 días Tableros de Control Avance de Metas PERIODICIDAD Toma de decisiones Control de Calidad Analiza Verificación Análisis Reportes gerenciales Control de calidad Atiende alertas Consolida Reporta Genera alertas Captura información Alcalde Lider de Seguimiento Grupo de Seguimiento Gerente de Programa Gerente de Meta Personal Dependencia Cada 55 días Cada 45 días RENDICIÓN DE CUENTAS Informes al consejo Reportes a órganos de control

31 Chía para mejorar la articulación entre las dependencias y lograr un mayor empoderamiento del personal creo la escuela de formación como rutina permanente de formación y retroalimentaciòn La Escuela es un espacio para fortalecer las competencias de los servidores públicos en el seguimiento al Plan de Desarrollo Municipal, dando elementos conceptuales, metodológicos y herramientas técnicas que permitan generar información oportuna y de calidad, consolidando la INSTITUCIONALIDAD.

32 La cooperación entre Chía y Funza se ha dado en términos de: Intercambio de experiencias transferencia información Trabajo en equipo Mejora continua Acompañamiento por parte DNP Voluntad Política Comunicación Participación