Global Business Services. Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica.

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1 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica.

2 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica. Los cuatro pilares básicosb Demostración 2

3 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica. Los cuatro pilares básicosb Demostración EXITO 3

4 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica. Los cuatro pilares básicosb Metodología Solución n Robusta Planificación n realista Un buen equipo 4

5 Metodología de implantación System Deliverables Modules Stages Initiation Analysis Definition Design Construction Implementation Closure PPI Project Planning & Initiation Project Charter Validation Plan SRA System Requirements Analysis AIP Architecture + Infrastructure Planning User Requirement Specific Architecture Specification SDS System Delivery Specification PAI Product Acquisition and Installation Functional Specification Configuration Specification PSD Package Solution Definition TSD Technical System Design UPD User Procedure Development Hardware Design Specific. Software Design Specific SAT System Acceptance Test TPD Technical Procedure Development TRA Site 1 Tech. Documentation Validation Report Site 1 User Procedures Qualification Rep. + Test documentation TRA Site 2 TRA Site 3 Install Migrate Validate Validation Report Site 2 Validation Report Site 3 PIR Post Implementation Review Post Implementation Review Report Project Management Change Management Supporting Deliverables Configuration Plan / Tools & Materials / Execution / Evaluation Migration Validation Training 5

6 Áreas de trabajo (Project Streams Lines) Project and Change Management Detailed Project Planning Communications Strategy Planning On-going Project Management Execution Business Process and Configuration Design Process and Requirements Specification Configuration Specification SCORE Configuration User Procedures Adaptation Document Migration Migration Planning Migration Preparation and Testing Document Migration Technical Solution Install Configuration Environment Install and Test Testing/Production Environment Technical Procedures Development Go Live Validation Validation Planning Amend Test Scripts Configuration and Acceptance Testing System Accepted Training Management Training Planning Training Material Adaptation Training Jan 2006 Feb 2006 Mar 2006 Apr 2006 May 2006 Jun

7 Metodología de Validación QA / Validation Plan Specify & Design QA / Validation Protocol and Reports Release & Implement Traceability Traceability Design Qualification Risk Analyses DQ User Requirements System Configuration Specification Specs Technical Specification Technical Design Traceability Acceptance Testing Configuration Integration Testing Testing HW/SW-Installation Testing PQ OQ IQ Software Configuration / Customization Module / Unit Testing Legend Development Phases Vendor Audit Build & Test DQ Design Qualification IQ Installation Qualification OQ Operational Qualification PQ Performance Qualification 7

8 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica. Los cuatro pilares básicosb Metodología Solución n Robusta Planificación n realista Un buen equipo 8

9 Solución Robusta IBM SCORE utiliza sólo componentes de reconocido prestigio SCORE (on DCTM) AutoRender Pro SCORE (on CM) Adobe Element Server Adobe Document Server Infodata Annodoc SCORE Websphere Portal Server Websphere Business Integration Websphere Application Server Content Server IBM Content Manager Oracle DB2 Oracle DB2 9

10 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica. Los cuatro pilares básicosb Metodología Solución n Robusta Planificación n realista Un buen equipo 10

11 Planificación realista Un ejemplo de una planificación real definida mediante la metodología de implantación de IBM podría ser la siguiente: LAUNCH ANALYSIS Prel. Training Sys. Analysis SYS SETUP DESIGN CONFIG TEST GO-LIVE VALIDATION SUPPORT s1 s2 s3 s4 s5 s6 s7 s8 s9 s10 s11 s12 s13 s14 s15 s16 s17 s18 s19 s20 s21 s22 s23 s24 s25 s26 s27 La planificación habitual para una primera etapa de implantación es de 27 semanas. Se puede maximizar la inversión, en términos de tiempo y de costes, ampliando el número de departamentos involucrados en una fase de implementación. La experiencia local ha supuesto la aportación de la actividad de Preliminary Training que supone una best practice en el método de implantación. 11

12 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica. Los cuatro pilares básicosb Metodología Solución n Robusta Planificación n realista Un buen equipo 12

13 Un buen equipo Proposed Project Organization Steering Committee Project Management Core Team Business Process and Configuration Technical Implementation Migration Management Training Management Validation Management Site/Departmental Teams US BIOB LITP BTS MSEI MSEB Extended Team 13

14 Un buen equipo STEERING COMMITEE 1 IBM Director 1 Customer sponsor CORE TEAM IBM Team Leader Analyst (Senior Consultant) IBM Validation Expert (Consultant) IBM Configuration Expert (IT Specialist) IBM Setup (IT Specialist) Customer Key Users (Area Managers) Customer Validation responsible (QA / Reg. Affairs Mgr.) IT technical support (IT department) EXTENDED TEAM IBM SME IBM Dept. Lab Area Users Business Process and Configuration Site/Departmental Teams US BIOB LITP MSEI BTS MSEB Proposed Project Organization Technical Implementation Extended Team Steering Committee Project Management Migration Management Training Management Validation Management Core Team 14

15 Un buen equipo El equipo de IBM SCORE se extiende más allá de las fronteras locales IBM es un sucio sólido y fiable para su proyecto: - Una compañía realmente global. - Datos financieros clave en 2005: Ingresos. $ 91.1 Bill., Beneficio neto: $ 8.0 bill. - > 300,000 empleados en todo el mundo. La Práctica de LifeScicences de IBM GBS Global Life Sciences Consulting Practice es conocida y reconocida por las principales agencias como el el socio preferido para colaborar en proyectos relacionados con la industria. - IBM GBS proporciona servicios con más de 100 consultores dedicados en todo el mundo. - Cuenta con uno de los equipos más numerosos de expertos en regulación y en Gestión Documental. IBM SCORE es el resultado del esfuerzo conjunto de tres divisiones de IBM. Hasta el momento la inversión en SCORE supera los 60 M$ y otros 14 M$ se han asignado para el desarrollo posterior durante los próximos tres años. - IBM Software Group - IBM Life Sciences - IBM Global Business Services 15

16 Claves para la implantación de un Sistema de Gestión Documental: demostración práctica. Los cuatro pilares básicosb Demostración 16

17 Demostración La funcionalidad que esperamos mostrar es: - Interfaz de usuario de SCORE - Creación de un documento simple - Asignación dinámica de los destinatarios de una tarea - Revisión, aprobación,... - Utilización de Overlays - Audit trail - Firma Electrónica - Búsqueda de documentos - Generación del ectd - Funcionalidad de Auto-suggest - Gestión de documentos compuestos: Assembly Manager - Gestión del Registro (ectd). 17

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