Planificación y Explotación de Sistemas Informáticos Curso 06/07. TEMA 3 Presupuestos TI

Transcripción

1 Planificación y Explotación de Sistemas Informáticos Curso 06/07 TEMA 3 Presupuestos TI 1

2 Índice Conceptos y Definiciones Objetivos. Ventajas. Limitaciones Fases de un presupuesto Distribución del presupuesto TI Conceptos de gasto Recomendaciones

3 Conceptos y Definiciones Presupuesto: presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. No es la contabilidad. Se realiza para un periodo determinado (año, semestre, trimestre, mes) Presupuestación (ITIL): proceso por el que se asegura la financiación correcta para la provisión de servicios TI durante el periodo presupuestado, y que este no se sobrepasa. Economía: administración de recursos escasos

4 Conceptos y Definiciones TCO: Total Cost of Ownership: total de costes asociados a la posesión de producto, durante toda su vida útil, más allá del precio de compra. Ej: TCO PC=precio compra + mantenimiento+actualizaciones+soporte+coste retirada y reciclado ROI: Return of investment: Tasa de retorno=beneficios/inversión VAN: Valor Actual Neto

5 Objetivos. Ventajas Planificar los resultados en términos económicos. Controlar los gastos e ingresos. Lograr los resultados previstos. Ventajas: Presionan a la dirección para que defina los objetivos básicos. Trasladan los objetivos a métricas fácilmente entendibles ( $ bueno) Facilitan un control periódico. Ayudan a mejorar la eficiencia.

6 Limitaciones Están basados en estimaciones. Deben adaptarse constantemente a los cambios.

7 Fases de un presupuesto Planificar=>Estimar costes y distribuir en el tiempo Obtener aprobación Ejecutar=> Gastar Imputar=>Contabilizar Seguimiento=>Comparar lo realizado con los planificado Analizar desviaciones Replanificar Contabilizar Seguimiento Ejecutar Presupuestar Analizar

8 Fases de un presupuesto Planificación Identificar contexto: restricciones e hipótesis Identificar todos los componentes de gasto (e ingresos) Categorizar componentes de forma consistente en el tiempo Asignar prioridades Identificar en el tiempo cuándo deben producirse los gastos (y los ingresos) Documentar adecuadamente el presupuesto Obtener la aprobación y compromiso, de los superiores y de los responsables de ejecución

9 Ejecución No gastar más de lo previsto, ni menos; salvo una buena justificación! Ejecutar el presupuesto cuando se requiere, no antes, tampoco después Los costes de tecnología suelen descender con el tiempo Asegurar que se consigue el producto o el nivel de servicio deseado por el desembolso realizado.

10 Contabilizar Registrar los gastos y los ingresos Seguimiento Supervisar periódicamente el cumplimiento de los planes Detectar y documentar desviaciones Detectar y documentar cambios en el contexto Analizar Detectar causas de las desviaciones

11 Distribución del presupuesto TI (ejemplo) Distribución presupuesto TI Otros 11% I+D 8% Personal 30% Consultoría y outsourcing 9% Aplicaciones 20% Compras 22%

12 Distribución del presupuesto Estudio Giga Group-Telenium: 20% nuevos proyectos 80% mantenimiento

13 Conceptos de gasto Infraestructura: Hardware (Servidores, PCs, impresoras, consumibles ) Software (Sistemas operativos, ofimática, aplicaciones, etc.) Comunicaciones (alquiler, líneas de comunicaciones ) Personal Servicios externos (servicios de seguridad, recuperación de desastres, outsourcing, ) Oficinas, almacenes, áreas de seguridad, Imprevistos!

14 Conceptos de gasto Atributos por cada concepto Unidades Descripción Coste de adquisición Coste unitario Valorar depreciación-amortización => coste anual Ej: PC escritorio Tipo A 10 unidades Tipo A , ,00 3 años 411,67 x PC x año

15 Recomendaciones sobre presupuestos Se invierte dinero, tiempo y esfuerzo para obtener un beneficio. No cometas errores con los, si alguien detecta una pequeña errata en un apartado subapartado, te achacarán que todo está mal Gástatelo todo! Si gastas menos de lo presupuestado, el año que viene tendrás menos. Si gastas más, peor Sé realista y objetivo. Define tus criterios de objetividad ( a quién vas a destinar ese nuevo PC tan cool?..) Lo mejor no siempre es lo más caro. Lo caro no siempre es bueno para ti. Si algo es barato, es por algo. No te olvides de las pequeñas cosas, también suman. Realmente necesitas comprar eso? Aguantará un año más? Preséntalo bien! Hazlo atractivo, quienes deciden no tienen mucho tiempo para leer. Hazlo bien, quienes lo utilizarán para ejecutarlo, necesitan mucho nivel de detalle No te olvides de los imprevistos, es lo único seguro que tienes: aparecerán!