Lean en la gestión de compras

Transcripción

1 Metodología LEAN en la Sanidad. Aplicación práctica Decimotercera parte Lean en la gestión de compras Gestión de compras de valor añadido El mayor de los peligros para la mayoría de nosotros, no es que nuestro objetivo sea demasiado alto y no lo alcancemos, sino que sea demasiado bajo y lo logremos. Michelangelo Mercedes Bermejo Guerra Técnico Unidad Logística (Área de Compras) Fundación Hospital Calahorra Susana Martínez Eva Eguizabal Administrativos Unidad Logística (Área de Compras) Fundación Hospital Calahorra Juan Torrubiano Socio Director Grupo Galgano juan.torrubiano@galgano.es Cuando se realiza un esfuerzo en orientar a la Organización hacia la mejora y la eficiencia habitualmente se piensa en desarrollar iniciativas en las áreas de actividad mas vinculadas a la esencia del negocio. No obstante, no convertiremos nuestra Organización en una estructura de alto rendimiento a menos que también nos enfoquemos a las actividaes de apoyo y transaccionales. Porque, además, tenemos que considerar los efectos colaterales de actuaciones en otras áreas. Por ejemplo, cómo afectarán a compras las modificaciones en cuanto a la reposición de materiales realizadas en los almacenes? estaremos generando ineficinecias en otras áreas o trasladando un cuello de botella? La aplicación de las herramientas Lean en Sanidad para mejorar el rendimiento y la eficiencia de los procesos, eliminar actividades que no aportan valor añadido y satisfacer mejor las necesidades y requerimientos del cliente o usuario, pueden ser extremadamente útiles cuando se aplican en las áreas de compras /10

2 Figura 1. Diagrama de Flujo de Compras. La aplicación de las herramientas Lean en Sanidad para mejorar el rendimiento y la eficiencia de los procesos, eliminar actividades que no aportan valor añadido y satisfacer mejor las necesidades y requerimientos del cliente o usuario, pueden ser extremadamente útiles cuando se aplican en las áreas de compras. A lo largo de este artículo y continuando con la misma estructura para el desarrollo que los anteriores se presentan varios ejemplos de cómo se ha utilizado el enfoque de la metodología Lean para mejorar los procesos de compras de un hospital. Vamos a empezar describiendo las condiciones de contorno. Fundación Hospital Calahorra (FHC) genera anualmente alrededor de pedidos de material sobre una base de productos o materiales sanitarios. El impacto de la función de compras sobre el presupuesto del hospital supone el 39 % del mismo. Gestionando esta cantidad de pedidos, productos e impacto económico es necesario priorizar la toma de decisiones, de tal forma que se pueda incidir especialmente en aquellos productos que son más críticos para la prestación de la actividad asistencial y que tienen un mayor impacto económico. El diagrama de flujo del proceso de compras se especifica en el procedimiento de compras tal y como se detalla en la Figura 1. La estandarización de los métodos de trabajo supone el primer paso para la implantación Lean en este área. El organigrama de la Unidad de Logística se estructura de la forma que aparece en la Figura 2. Identificando el problema. Antecedentes Figura 2. Organigrama Unidad Logística FHC. 216/10 45

3 Condiciones actuales del problema Las estrategias Lean utilizadas en almacén, entre ellas la reducción del stock del almacén general y la gestión pull de los almacenes de las unidades asistenciales mediante el sistema del doble cajón o kanban, tiene una repercusión directa sobre el número de pedidos realizados. Puesto que sólo se genera una orden de pedido cuando se necesita el material y puesto que la tendencia es minimizar al máximo el stock almacenado, el número de pedidos se ha incrementando en más de un 10% desde el 2007 al 2010 (ver Figura 3). Figura 3. Evolución pedidos de compras. Teniendo en cuenta el número de pedidos realizados, el número de productos afectados y que todas estas gestiones recogidas en el diagrama de flujo de la Figura 1 recaen tan sólo sobre tres personas, se plantea como objetivo el establecimiento de una metodología de toma decisiones y de priorización de estrategias de compras que permitan destinar los esfuerzos a eliminar tareas que no aportan valor añadido (muda) y potenciar aquellas que realmente añaden valor para el cliente. En este caso, el área asistencial del hospital. En resumen podríamos decir que los objetivos establecidos son: Establecer una metodología de trabajo Objetivar la toma de decisiones Identificar objetivos a alcanzar Priorizar las estrategias de compras Optimizar los recursos económicos Análisis El análisis de los objetivos a alcanzar frente a las herramientas propuestas se prioriza en la matriz de la Figura 4. Implantación de las acciones propuesta Las herramientas propuestas se aplicaron temporalmente en el orden identificado en la matriz anterior. Es decir, en primer lugar el ABC de productos/ Matriz de Kraljic, en segundo lugar la adecuación a la norma UNE-CWA y en tercer lugar el ABC de proveedores. ABC de productos El análisis ABC es una excelente y versátil herramienta del Marketing Audit que facilita respuestas a un gran número de interrogantes. El Análisis ABC lo creó Vilfredo Pareto (sociólogo y matemático italiano, ) para comparar dos curvas homogéneas y las conclusiones que de ello se obtienen. Realizó importantes contribuciones al estudio de la economía y de la sociología, especialmente en el campo de la distribución de la riqueza y el análisis de las elecciones individuales. Posteriormente Joseph Juran, una de las figuras más importantes en el Control de Calidad y la Administración moderna (junto a Deming y Drucker) lo llamó en 1937 el Principio de Pareto. Popularmente el Metas, objetivos Figura 4. Matriz objetivos versus acciones propuestas /10

4 Análisis ABC se conoce como la Ley del 20/80, porque Pareto, en un estudio a principios del siglo pasado observó que en Italia el 20% de la población poseía el 80% de la propiedad. Es posible aplicar el Análisis ABC en infinidad de áreas: a los productos (artículos más comprados, consumos, stock, espacio ocupado en almacén por el stock, etc.); pedidos, expedientes de contratación, etc. Después de analizar las compras en función de su ABC, el siguiente paso es realizar proyecciones sobre las estrategias de compra por familias. Matriz de Kraljic En 1983, el consultor Peter Kraljic publicó un artículo en la Harvard Business Review que tituló Purchasing Must Become Supply Management. Este artículo ha marcado la visión estratégica de las compras en las organizaciones hasta tal punto que, a partir de ese momento, se empezó a acuñar el término Supply Chain Management (tal y como Kraljic proponía). Kraljic planteaba una visión metodológica de la función de compras que nadie ha sido capaz de mejorar hasta la fecha. En resumen, lo que Kraljic decía es: pensemos en una matriz 2x2. En el eje de ordenadas (el Y), situaremos las compras de nuestra compañía de menor a mayor importancia para la empresa. Este baremo puede acometerse en función de criterios, como coste de compra, coste total (incluyendo servicio, transporte y Calidad), volumen o evolución futura en función de distintos escenarios. Pero lo más habitual es valorarlo según el impacto de la compra en la cuenta de resultados y, por ende, en los beneficios. En el eje de abscisas, y también de menor a mayor, ordenaremos las compras en función de la complejidad del mercado de los proveedores. Así, tendrán mayor complejidad los mercados mono u oligopolísticos, aquellos en los que existan barreras de entrada, marcas, patentes, condiciones de caducidad u Figura 5. Distribución de familias de productos. Figura 6. Estrategias de compra según situación en Matriz de Kraljic. 216/10 47

5 Productos apalancados; Reducir costes Productos estratégicos; Alianzas estratégicas con proveedores Productos rutinarios; Simplificación Productos cuello de botella; Reducir dependencia La Figura 8 (en páginas 50-51) muestra las estrategias de compras en detalle definidas para cada familia de productos en función de su encuadre en la Matriz de Kraljic, así como el objetivo que debe alcanzarse para cada una de ellas. Figura 7. Matriz de Kraljic ABC productos. obsolescencia, evolución o ventaja tecnológica, etc. La matriz de Kraljic deja cuatro cuadrantes que orientarán nuestro plan de trabajo, nuestros esfuerzos y, a veces, hasta la organización de la estructura de compras en una compañía. En la Figura 6 se plasman las diferentes estrategias de compra a aplicar, dependiendo del la situación de en la matriz. Estas proyecciones se apoyan en el análisis de cada familia definiendo su estrategia de compra y la relación de fuerza con los proveedores. Este análisis se refleja por el posicionamiento de cada familia en la matriz de Kraljic o de estrategias de suministro. Los parámetros utilizados para los criterios de segmentación de cada familia han sido: a)impacto en la compra (impacto financiero): Volumen de gasto Volatilidad de precios/impacto en la rentabilidad Volumen unitario de compra b)complejidad y riesgo del suministro (riesgo de aprovisionamiento): Concentración de proveedores Amenaza de sustitución Potenciales nuevos proveedores Influencia del comprador Porcentaje del mercado Criticidad del tiempo de entrega Calidad y riesgo técnico Impacto en los costes/beneficios de un fallo en el suministro En el caso de la Fundación Hospital Calahorra, para confeccionar la matriz de Kraljic se han seleccionado las familias que, según la ley de Pareto, suponen el 80% de las compras en el hospital. Cada familia se ha posicionado en uno de los cuadrantes (ver Figura 7) de la matriz en función de los criterios anteriores de impacto en la compra y complejidad y riesgo del suministro, generándose cuatro posibles estrategias de compras en función de su posicionamiento: Norma UNE-CWA Gestión de compras de Valor Añadido La Norma UNE-CWA Gestión de compras de valor añadido es una transposición de la normativa de compras europea publicada en su versión en inglés a finales del 2008 y en su versión española en abril del Constituye el primer estándar supranacional en el ámbito de las compras y tiene un objetivo claro: mejorar la gestión de estas áreas para optimizar recursos, impulsar la competitividad y la eficiencia, reducir costes y, por ende, impulsar los beneficios de la organización que la aplique. La normativa europea de compras explica cómo organizar un departamento de compras para obtener su mejor rendimiento, alineado con los objetivos globales de la organización. Recoge también cómo articular las relaciones con los proveedores desde un punto de vista estratégico y táctico, de forma que se establezca un vínculo que permita que ambas partes apuesten, de forma conjunta, por el desarrollo de sus organizaciones. Por último, explica cómo orientar las acciones del departamento hacia una mejora continua, sin dejar de lado cuestiones medioambientales, éticas o de sostenibilidad /10

6 Fundación Hospital Calahorra superó la auditoría interna de la Norma UNE- CWA Gestión de compras de valor añadido en mayo del 2010 con una No Conformidad, dos Observaciones y tres Oportunidades de Mejora y la auditoría externa con DNV la última semana de mayo del 2010 con cuatro Observaciones. Fundación Hospital Calahorra ha sido la primera organización europea en certificarse con esta normativa que contribuye a la excelencia en la gestión de las organizaciones sanitarias ya que les dota de unos criterios comunes para calibrar su nivel en la gestión de compras, definir un proceso de mejora continua y comparar los diferentes procesos que se aplican en las organizaciones con una referencia a nivel europeo. Los principales cambios incorporados para dar cumplimiento a la norma han sido: Definición de una Política de Compras en la que se explicite su misión dentro del conjunto de la organización. Evidenciar que todo el personal de la unidad logística lo conozca y lo suscriba al nivel de responsabilidad que les corresponda. Definición de un Código Ético Compras. FHC ha asumido el definido por el IFPSM (International Federation os Purchasing and Supply Management). Refino de algunos indicadores de compras. Por ejemplo, promedio de demora de tramitación de solicitudes de compra de tal forma que incluyan el proceso completo desde que se genera la solicitud hasta que se entrega el producto al cliente interno. Elaboración de un ABC de Proveedores para mejorar la identificación y seguimiento del rendimiento de los proveedores estratégicos de la organización. Figura 9. Carta de Compromiso Unidad Logística. 216/10 49

7 Figura 8. Estrategias de compras según Matriz de Kraljic /10

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9 Creación de una Carta de Compromiso (ver Figura 9). Elaboración de una base de datos que recoja las competencias del personal en las tres áreas que marca la norma (técnicas, generales y comerciales, comportamiento) como instrumento para la toma de decisiones. ABC Proveedores Como se ha visto en los puntos anteriores, aunque la necesidad de disponer de un ABC de proveedores ya había sido identificada, fue a partir de la auditoría de la norma UNE-CWA Gestión de compras de valor añadido cuando se materializó el ABC de proveedores como herramienta para la toma de decisiones y priorización de estrategias de compras. A diferencia del ABC de productos de contenido más complejo y técnico en esta ocasión se optó por confrontar el resultado del ABC de proveedores contra el mapa de procesos del hospital y ver su impacto sobre el mismo, teniendo en cuenta que 11 proveedores suponen el 49,3% de la facturación total (sobre una base activa de 327 proveedores). De esta forma pudo evidenciarse, como se muestra en la Figura 10, el seguimiento de estos proveedores y las acciones de mejora en el 2010 que contribuyen a la mejora continua. Seguimiento El ABC de compras así como las estrategias definidas según la matriz de Kraljic son presentadas y aprobadas en Comisión de Compras a lo largo del primer trimestre del año, garantizando de esta forma que son conocidas y aprobadas por todas las partes implicadas, en especial la alta dirección del hospital. A nivel opera- Figura 9. Carta de Compromiso Unidad Logística /10

10 tivo, los seguimientos trimestrales permiten monitorizan la evolución de los logros y reajustarlos en el caso de ser necesario. Las auditorías anuales internas y externas contra la norma UNE-CWA permiten calibrar los procesos de compra y establecer medidas de mejora continua que contribuyan a aumentar el valor añadido que la función de compras aporta en la organización. De forma análoga al ABC de productos, el ABC de proveedores se presenta y aprueba en Comisión de Compras y se revisa periódicamente para garantizar su evolución de forma satisfactoria. los esfuerzos a eliminar tareas que no aportan valor añadido (muda) y potenciar aquellas que realmente añaden valor para el cliente, en este caso, el área asistencial del hospital. En resumen podríamos decir que permiten: Establecer una metodología de trabajo Objetivar la toma de decisiones Identificar objetivos a alcanzar Priorizar las estrategias de compras Optimizar los recursos económicos Con la finalidad de crear valor para el cliente final, y sin duda siendo imprescindibles para contribuir a la implantación Lean en la organización en su conjunto. Conclusiones Cuando de realizan actividades para garantizar tanto a clientes internos como personas usuarias de los servicios la mejor Calidad de servicio, proporcionando una respuesta inmediata y eficaz a las necesidades de recursos y además se está en niveles donde alcanzar objetivos de optimización y eficiencia operacional sólo se podrá conseguir cuando se despliega la iniciativa en todas las áreas de la Organización. Es necesario además integrar diferentes herramientas a lo largo de todo el proceso y considerar que impactos hay si analizamos la cadena de valor en su conjunto. En nuestro caso desde la utilización del material hasta la realización del pedido, pasando por el almacenamiento y el suministro. Las tres herramientas explicadas a lo largo de este artículo: ABC de productos / Matriz de Kraljic Norma UNE-CWA ABC de proveedores contribuyen a facilitar la toma de decisiones y la priorización de estrategias de compras que permitan destinar forumcalidad.com actualidad actualidad actualidad formación formación formación agenda agenda agenda biblioteca biblioteca biblioteca suscripciones (*)... y mucho más (*) La revista FORUM CALIDAD Estrategias de Excelencia Empresarial se distribuye por suscripción. Si desea suscribirse, puede descargar el cupón de suscripcion desde nuestra web o enviarnos un correo-e a la dirección suscripciones@forumcalidad.com