LPI No. BC S IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE ORACLE

Transcripción

1 1 Correo No. 1 LPI No. BC S IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE ORACLE PREGUNTAS RESPUESTAS 1.- Es aceptable tener múltiples proyectos en la misma empresa como referencias dado que son 2 razones sociales diferentes en países diferentes y proyectos separados? 2.- Es razón de descalificación proveer referencias en solo algunos de los módulos requeridos? 3.- Que requerimientos tiene la RD para permisos de trabajo y que son necesarios en RD para nacionales de Mex, Chile, Argentina, Uruguay y PR poder participar del proyecto? 4.- Que apoyo proveerá el BCRD en gestionar los permisos de trabajo? 5.- Cuál es el porciento de retención fiscal en servicios de consultoría para firma extranjera? 6.- Como se mantiene y audita los datos de proyectos? 7.- Que módulos de Oracle Financials están implementados al presente y que tienen que integrar con el nuevo proyecto? 8.- Que módulos de Peoplesoft están implementados al presente y que tienen que integrar con el nuevo proyecto? 1.- Si 2.- Si 3.- Visa de negocio en el Consulado Dominicano de su país. 4.- No aplica % Al finalizar se entrega una carta constancia del Tesorero del BCRD informando el monto retenido por impuestos. 6.- Se realizan auditorias periódicas de las datas que utilizan todas la aplicaciones que se encuentran el ambiente de producción. 7.- Mayor General, Inventario, Compra, Activos Fijos y Cuentas por Pagar. 8.- Las Herramientas son versión 8.45 HRMS, Nómina versión 8.8. Los módulos son HRMS, eperformance

2 2 La integración será Batch. Será solo para captar información desde PeopleSoft y se necesitaran las competencias de los recursos, su disponibilidad, costos, experiencia, y desempeño. 9.- Que procesos y operaciones se interesa optimizar o mejorar con la implementación de Projects? 10.- Que operaciones o procesos se desean eliminar con la implementación de Project? 11.- Hay alguna operación/proceso que sea sensitivo a tiempo que se persigue atender con la implantación? 12.- Hay alguna operación/proceso de proyectos que sea sensitiva a tiempo? 13.- Como se cierran los periodos contables en relación a los proyectos? 14.- Cuanto tiempo toma el cierre de periodos contables en relación a 15.- Cuanto tiempo debería tomar el cierre de periodos contables en relación a 9.- Ejecución, seguimiento y control de actividades, recursos y presupuesto, en una primera etapa y posteriormente la formulación Reproceso de las informaciones en Access Informes de actividades y ejecución presupuestaria en línea con Oracle Financials Formulación anual del Presupuesto, Control presupuestario diario, seguimiento de actividades mensuales. 13.-Igual que los Gastos, los períodos son mensuales, con cierre al final del año. En caso de Activos Fijos trabajamos manualmente el presupuesto en una aplicación en Access, cuya ejecución mensual se friza Actualmente, alrededor de cinco (5) días después de fin de mes, pero la gestión de proyectos de Gastos se cierra el día de fin de mes, y el cierre el 31 de dic. En la gestión de Capital se toman alrededor de cinco (5) días Dos (2) días sería lo ideal.ojo. Debe ser igual que el de gastos Los cierres de periodos de proyectos son firmes o suaves (hard/soft)? 17.- Como se manejan los ajustes a periodos ya cerrados para efectos de 16.- Igual que el de gastos, firmes. 17.-Al igual que los gastos, no se realizan ajustes a períodos cerrados.

3 Como se abren los periodos contables para 19.- El proceso de abrir un periodo contable para gestión de proyectos está documentado?, De estarlos, por favor proveer el mismo Cuanto tiempo toma abrir un periodo contable para gestión de proyectos? 21.- Que personal está envuelto en la apertura de un periodo contable para 22.- Que personal está envuelto en el cierre de un periodo contable para 23.- En qué punto del cierre contable se generan los informes financieros e informes estándar en relación a 24.- Que indicadores de gestión son utilizados en la 25.- Que requerimientos existen de informes en el manejo de monedas nacional y monedas extranjeras? 26- Qué tipo de informes detallados y resumidos se utilizan en la gestión de proyectos? 27.- Cuáles son los requerimientos de informes estándar para gestión de proyectos, proveer ejemplos de cada uno. Pueden ser manuales. Su frecuencia, usuarios y número de copias generadas? 18.- Igual que los Gastos, el primer día de cada mes Es un proceso automático de Oracle Financials El periodo contable GL se abre en un proceso automático de aprox. Un minuto El rol de apertura de periodo contable GL lo tienen los Subdirectores La Subdirección de Planificación Estratégica está a cargo de la Oficina de Proyectos, laboran siete (7) personas, pero intervienen otras áreas de trabajo Al cierre de mes y de año. Pero en cualquier día se puede requerir un informe también 24.- Actualmente, Índice de ejecución Presupuestaria y Nivel de Cumplimiento de las Actividades. Pero a futuro lo que deberemos usar es todo lo relacionado a Valor Ganado 25.- El presupuesto maneja RD$ y US$, según aplique, pero se reporta su equivalente en RD$ 26.- Reportes diarios de ejecución actividades y presupuesto, según se requiera; Informe mensual, informe trimestral de seguimiento y control y de evaluación del periodo, e informe de cierre del año Un informe ejecutivo mensual que muestre actividades realizadas y fuerzas impulsoras y obstaculizantes que favorecieron o afectaron el desempeño, incluyendo el presupuesto ejecutado. Un informe de evaluaci ón trimestral sobre avance de actividades, uso de recursos presupuestarios y fuerzas impulsoras y obstaculizantes, y el informe

4 4 de cierre de año 28.- Que requerimientos corrientes no son cumplidos al presente por los informes disponibles para gestión de proyectos 29.- Son los requerimientos de proyectos estándar a través de todas las unidades de negocio y juegos de libros? 30.- Son los requerimientos de proyectos estándar a través de todas las unidades de negocio en un juego de libros? 31.- Que segmentos del catalogo de cuentas contable son utilizados en la 32.- Cuál es la clave primaria de contenido o información para informes de proyectos? 33.- Que juegos de informes son regularmente usados en la gestión de proyectos y generados con un solo juego de informes? 34.- Quienes reciben estos juegos de informes en la organización? 28.- Gantt, Ruta Crítica y Valor Ganado 29.- Si 30.- Si 31.- La combinación contable es la siguiente: Entidad (2 pos.) Unidad (centro de costos) (4) Cuenta (8) Subcuenta (5) Auxiliar (4) Residencia (1) Moneda (3) Proyecto (4) Futuro (5) 32.- Actividades realizadas y fuerzas impulsoras y obstaculizantes que favorecieron o afectaron el desempeño, incluyendo el presupuesto ejecutado 33.- Un informe ejecutivo mensual que muestre actividades realizadas y fuerzas impulsoras y obstaculizantes que favorecieron o afectaron el desempeño, incluyendo el presupuesto ejecutado. Un informe de evaluación trimestral sobre avance de actividades, uso de recursos presupuestarios y fuerzas impulsoras y obstaculizantes, y el informe de cierre de año 34.- El Director del Departamento de Planificación y Presupuesto, los Subgerentes de cada área y el Comité de Presupuesto

5 Cual es criterio para determinar quienes reciben los informes de 36.- Como se actualice la lista de distribución de informes de gestión de proyectos? Está documentado este proceso? 37.- Cuanto tiempo toma actualizar la lista de distribución? 35.- Jerarquía de supervisión y Control integrado de Cambios Jerarquía de supervisión y Control integrado de Cambios 37.- N/A 38.- Cuanto debería tomar? Quien realiza las tareas de actualización de la lista de distribución? 40.- Hay algún requerimiento de distribución electrónica de informes? Impresión remota? 41.- En el caso de unidades de negocio, todos utilizan los mismos informes o cada unidad tiene necesidades diferentes? Por ejemplo (cheques, órdenes de compra, etc ) 42.- Se generan informes diferentes por centro de costos o unidad? 43.- Que requerimientos hay de seguridad o control de accesos a la entrada de datos de proyectos? Por ejemplo, proyecto, compañía, centro de costo? 44.- Que requerimientos hay de seguridad o control de accesos a la generación de informes de proyectos? Por ejemplo, proyecto, 39.- La Subdirección de Planificación Estratégica 40.- Si 41.- Si 42.- Si 43.- Nivel de usuario 44.- Nivel de usuario

6 6 compañía, centro de costo? 45.- Hay necesidad de de utilizar seguridad a nivel de terminales? 46.- Se necesitan controla de validación que controlen valores disponibles basados en otros campos o valores para controlar el acceso a cuentas? 47.- Proveer una jerarquía organizacional Que tipos de organizaciones se manejan en los proyectos? 49.- A que organizaciones se le asignan proyectos/tareas/empleados? 50.- Proveer una lista de cargos o títulos relacionados con la jerarquía de proyectos (Gerente e proyectos/analista, especialista, etc) 45.- Existe 46.- No Organizaciones balanceadas 49.- A todas las dependencias que lo requieran 50.- Actualmente es gerente de proyectos, miembro de equipo, Líder Técnico Informático, Líder Funcional, Enlace Informático, Analista Informático Sistemas y Tecnología, controlador de calidad y auditoría Pueden proveer un diagrama de flujo de procesos del sistema existente de manejo de proyectos? 52.- Se realiza costeo de proyectos, facturación o ambos? 53.- Difieren los periodos contables de los periodos de proyectos? 52.- N/A 53.- No 54.- Hay procedimientos separados de apertura y cierre de periodos contables versus periodos de proyectos? 55.- Como se manejan los ajustes a periodos contables cerrados? 54.- No 55.- A través de Asientos Contables a la fecha, para corregir el periodo cerrado.

7 Se monitorea y analiza la rentabilidad por tipo de proyecto? 56.- No 57.- Se monitorea y analiza la rentabilidad por organización (centro de costo, división, región? 58.- Se monitorea y analiza la rentabilidad por línea de negocio o unidad operativa? 59.- Se monitorea y analiza la rentabilidad por Job /Destreza 60.- Como auditan los datos de configuración de proyectos? 61.- Se generan informes de seguridad regularmente? 57.- N/A 58.- N/A 59.-N/A 60.- Auditamos los datos de las diferentes aplicaciones, utilizado la herramienta ACL, la cual nos ayuda e evaluar la integridad de la información. Sobre los proyectos el procedimiento es parecido al momento de transferir la aplicación al ambiente de producción Los informes son generados cuando tenemos hallazgos importantes, pero semanalmente verificamos la seguridad en el uso de la data de las aplicaciones en Oracle.