UNIVERSIDAD DE MAGALLANES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA EN COMPUTACION

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1 UNIVERSIDAD DE MAGALLANES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA EN COMPUTACION DESARROLLO DE SOFTWARE PARA CONTROL DE INVENTARIO PROFESOR GUIA : ROBERTO URIBE PAREDES KATTY DONOSO BRUNA BRENDA GARAY MACIAS 2003

2 El presente Informe ha sido aprobada con la siguiente calificación: Katty Denisse Donoso Bruna Informe : Defensa : Nota Final : Brenda Georgina Garay Macías Informe : Defensa : Nota Final : Dr. Carlos Arias M. Director Departamento de Ingeniería en Computación 25 de Julio de 2003

3 UNIVERSIDAD DE MAGALLANES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA EN COMPUTACION DESARROLLO DE SOFTWARE PARA CONTROL DE INVENTARIO Proyecto de Aplicación presentado en conformidad a los requisitos para obtener el título Técnico Universitario en Computación e Informática. Profesor Guía: Roberto Uribe Paredes. KATTY DONOSO BRUNA BRENDA GARAY MACIAS 2003

4 CAPITULO I INTRODUCCION

5 CAPITULO II DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

6 CAPITULO III ANALISIS GENERAL DEL SISTEMA

7 CAPITULO IV DISEÑO DE BASE DE DATOS

8 CAPITULO V IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

9 CAPITULO VI CONCLUSION

10 i RESUMEN El siguiente Proyecto consiste en el desarrollo de un Software orientado a manejar el Control de Inventario, como así también el control de las Compras y Ventas de una Microempresa. El Objetivo General de este Proyecto es diseñar e implementar una herramienta genérica que se pueda aplicar al Inventario de cualquier local y en el caso de una empresa de ventas de productos muy específicos, que sea adaptable con el mínimo de modificaciones. Las Herramientas que se utilizaron son SQL Server 7.0, Crystal Report 4.6. y el lenguaje de programación Visual Basic 6.0. La elección de dicho lenguaje se debe a que éste posee una gran versatilidad en el manejo, que pone toda la información necesaria al alcance de los usuarios, además de poseer soporte para trabajar con Base de Datos.

11 ii INDICE Página RESUMEN... i INDICE... ii - vi CAPITULO I INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN... 1 CAPITULO II DESCRIPCION DE LA NECESIDAD 2.1) OBJETIVO... 2 CAPITULO III ANALISIS GENERAL DEL SISTEMA 3.1) OBJETIVO DEL SISTEMA ) PRINCIPALES ITEMS DEL SISTEMA ) Inventario Artículos ) Ventas ) Compras ) Informes ) Reporte Identidades ) Reporte Artículos ) Reporte de Inventario ) Reporte de Compras ) Reporte de Compras por Proveedor ) Reporte de Ventas ) Reporte de Ventas por Cliente... 6

12 iii Página CAPITULO IV DISEÑO DE LA BASE DE DATOS 4.1) Diseño de la Base de Datos ) Descripción de las Tablas ) Compras ) tipos_doc ) Ventas ) Detalle_Compras ) Detalle_ventas ) Grupos ) Proveedores ) Clientes ) tipo_usuario ) artículos ) usuarios ) ciudades ) Relación entre las Tablas Principales de la B.D. Existencia ) Tabla Compras ) Tabla Ventas ) Tabla Artículos ) Tabla Clientes ) Tabla Proveedores ) Tabla usuarios Fig. 4.1 Esquema Diseña de la Base de Datos Existencia... 16

13 iv Página CAPITULO V IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 5.1) Herramientas del Software ) Definición de Herramientas ) SQL Server ) Crystal Report ) Visual Basic ) Diseño de la Interfaz ) Descripción de las Pantallas ) Contraseña de Inicio del Programa ) Artículos ) Ciudades ) Proveedores ) Grupos ) Clientes ) Usuarios ) Ingresos ) Salidas ) Kardex ) Reporte Identidades ) Reporte de Artículos ) Reporte Compras ) Reporte Compras por Proveedor ) Reporte Ventas ) Reporte Ventas por Cliente ) Reporte Inventario... 30

14 v Página ) Acerca de Control de Existencia ) Seleccionar Impresora ) Manual del Sistema ) Salir ) Menús ) Menú Principal del Programa ) Menú Mantención ) Menú Procesos ) Menú Reportes ) Menú Sistema ) Botones de la Barra de Menú a) Icono Artículos b) Icono Ingresos c) Icono Salidas d) Icono Kardex e) Icono Inventario f) Icono Ayuda g) Icono Salida ) Opciones Generales a) Botón Nuevo b) Botón Grabar c) Botón Borrar d) Botón Salir ) Botones Inicio de Sesión a) Botón Aceptar b) Botón Cancelar... 39

15 vi Página CAPITULO VI CONCLUSIÓN CONCLUSIÓN BIBLIOGRAFIA... 41

16 1 INTRODUCCION El siguiente trabajo fue elaborado pensando en las necesidades de las Microempresas, las cuales han comenzado a verse sobrepasadas por el desarrollo de nuevas tecnologías haciendo necesario la incorporación de Sistemas Computacionales a sus actividades comerciales. Lo que se desea es diseñar e implementar un Sistema que se pueda aplicar al Inventario de cualquier local y al momento de adaptar el Programa a los requerimientos de la Empresa que sufra pocos cambios en su estructura. El Objetivo específico es construir un Software amigable que permita manejar distintas opciones como son el ingreso de productos, las compras, las ventas, las mantenciones de clientes, proveedores y usuarios. Además que entregue los Reportes necesarios y específicos que se pueden obtener de un Sistema de este tipo, siendo estos de gran utilidad para la toma de decisiones. La metodología para el desarrollo de este trabajo se estructura de la siguiente manera: Descripción de la Necesidad Análisis General del Sistema Diseño de la Base de Datos Implementación del Sistema Finalmente y una vez cumplidas todas las etapas indicadas, se puede concluir que el producto final ha sido la implementación de una Base de Datos, la cual tendrá como misión el Control de Inventario y Control del Ingreso y Salida de mercaderías.

17 2 DESCRIPCION DE LA NECESIDAD 2.1 OBJETIVO Se requiere un Software que realice la manipulación o mantención del Inventario de una microempresa determinada. La idea es que el Inventario sea Estándar para poder ser aplicado directamente en cualquier microempresa, y en el caso de una Empresa más grande o más específica en el tipo de productos que maneja, que se adapte a éstas realizando un mínimo de modificaciones en la estructura del Sistema. Este Sistema está orientado solamente a las Empresas de venta de productos, ya que éstas manejan los datos de inventario y realizan compras y ventas de mercaderías. El Inventario implica el control de los movimientos de bodega, manejo de stock, control de compras y ventas de productos y obtención de reportes que son de suma importancia para la empresa como es el caso de los listados de inventario. También sería bueno proporcionar reportes de Proveedores, Clientes, Artículos, Registro de Ventas, Registro de Compras y por supuesto el listado de Inventario. Todo esto busca mejorar los procesos de manejo de datos de una empresa y a la vez ahorrar tiempo llevando la información en un Sistema Computacional amigable y no en forma manual.

18 3 ANALISIS GENERAL DEL SISTEMA 3.1 OBJETIVO DEL SISTEMA: Lo que se pretende con el Programa es realizar la mantención y manipulación de toda la información relacionada con el Inventario y con los datos de Proveedores y Clientes de la Empresa. Dentro del Inventario se reflejará el saldo que produce los ingresos y egresos de mercaderías, además se puede obtener una información mucho más detallada de los artículos ya que en primer lugar se encuentran agrupados para tener un mejor control al momento de manejar mucha cantidad de productos. Aparte del stock físico que se obtiene en el inventario, también se maneja como referencia un stock crítico lo cual alerta a la empresa del momento en que debe reponer el stock físico de un artículo. De la generación de los registros de compras y ventas, se pueden obtener variados reportes además de los reportes diarios tradicionales los que pueden ser de gran ayuda en la toma de decisiones. 3.2 PRINCIPALES ITEMS DEL SISTEMA 3.2.1) Inventario Artículos: el proceso del inventario empieza con la creación del artículo. Cuando este paso está listo se debe ir al formulario Compras a ingresar los productos adquiridos. Este paso provoca una entrada de mercadería al inventario, en tanto al producirse una venta se realiza la salida de mercadería del inventario, lo cual va disminuyendo el Stock del producto.

19 4 La pérdida de productos ya sea por robo o deterioro, también es registrada como salida de mercadería del inventario. La diferencia que provocará el registro de las compras con el de las ventas de cada producto, arrojará el stock físico ) Ventas: para realizar las ventas deben estar registrados los Clientes en Mantención de Clientes, con todos los datos solicitados. En el caso de venta con boletas no es necesario ingresar al Cliente. Al realizar una venta se debe ingresar la fecha, tipo de documento, el número, nombre del cliente e ingresar el detalle y guardar. Esto genera una salida de mercadería. Con esta información se pueden obtener varios listados relacionados con los Clientes y las Ventas los cuales pueden ser de gran ayuda al momento de la toma de decisiones. Los listados que se pueden obtener son ventas por grupo y por fecha el cual detallaría los artículos que se vendieron en determinado período ordenados por el grupo al que pertenecen, listado ventas por período arroja todas las ventas que se efectuaron en determinado período. También se puede obtener el listado de Clientes ordenados por domicilio y listado de Ventas por Clientes, el que muestra el detalle de los documentos de compra, seleccionando el rango de fechas y el nombre o razón social del Cliente a listar. Este tipo de listado permite enviar información a los Clientes que compran seguido en caso de promociones o descuentos. Los listados se pueden adaptar de acuerdo a la necesidad de la empresa.

20 ) Compras: para poder registrar el ingreso de mercadería en primer lugar es necesario que esté creado el Proveedor, a continuación se debe ir al formulario ingresos o compras para el registro del documento donde se debe seleccionar la fecha de emisión del documento de compra la que por defecto muestra la fecha actual. Posteriormente se elige el tipo de documento que se está ingresando el que puede ser factura, boleta o nota de débito. Luego se ingresa el número de documento y el proveedor, teniendo todos estos datos completos pasa a ingresar el detalle en el que debe señalar la cantidad de productos por código, el precio de compra del artículo y el código. En caso que el artículo no esté creado lo puede hacer de ahí mismo del campo código, realizando un enter. Una vez que se ingresa todo el detalle se guarda el documento de compra. En ese instante se realiza un ingreso de mercadería al inventario ) Informes: dentro del desarrollo del programa se elige una parte de los reportes, ya que depende del diseño de la base de datos la cantidad y variedad de reportes que se pueda obtener. Los Reportes que se pueden encontrar en el Programa son: Reporte Identidades, Artículos, Inventario, Ventas, Ventas por Cliente, Compras y Compras por Proveedor ) Reporte Identidades: dentro de esta pantalla se encuentra el listado de Clientes ordenados por ciudad y el listado Proveedores ordenados por ciudad.

21 ) Reporte Artículos: pantalla donde están los listados de artículos ordenados por grupos, código y descripción. Además, puede obtener un listado de los 50 artículos más vendidos dentro de un período determinado de tiempo ) Reporte de Inventario: al aparecer la pantalla con los grupos de artículos y el rango de fechas, permite obtener en forma inmediata el Inventario a la fecha indicada ordenado por grupo de artículos ) Reporte de Compras: pantalla donde se muestra el listado de compras en el que se debe seleccionar el tipo de documento de compra, la fecha de inicio, la fecha de término y posteriormente se imprime el reporte arrojando los ingresos de un determinado período ) Reporte de Compras por Proveedor: esta pantalla permite seleccionar el nombre o razón social del proveedor y fecha de inicio y de término de registros de documentos de compras, lo que permitirá obtener un listado detallado con los artículos que se adquieren de cada proveedor ) Reporte de Ventas: en tanto para las ventas se realiza la misma rutina la selección del tipo de documento de venta, fecha de inicio, fecha de término e imprimir. Esto arroja los egresos de un período determinado ) Reporte de Ventas por Cliente: se debe seleccionar el nombre o razón social del cliente y fecha de inicio y de término de registros de documentos de ventas, permitiendo obtener un listado detallado con los artículos que ha adquirido cada cliente en forma detallada.

22 7 Se pueden crear nuevos reportes cada cierto tiempo de acuerdo a las necesidades de la empresa, ya que estos ayudan a reflejar la situación de la empresa además de reflejar el orden que debería haber en el Sistema en relación con la situación real. Además como se ha señalado anteriormente los reportes son de mucha utilidad al momento de tomar decisiones.

23 8 4.1 DISEÑO DE BASE DE DATOS La Base de Datos Existencia está formada por 12 tablas las cuales se nombran a continuación: Compras, Detalle_Compras, Proveedores, Ventas, Detalle_ventas, Clientes, tipos_doc, artículos, Grupos, ciudades, usuarios y tipo_usuarios. La composición de estas tablas se detalla a continuación. 4.2 DESCRIPCION DE LAS TABLAS 4.2.1) Compras: Almacena la información necesaria para generar los documentos de entrada de mercadería y de ésta forma tener un control actualizado de los ingresos del local. COMPRAS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo numreg_com auto numeric 9 Not Null Nº que identifica un registro de Compra. ndoc numeric 9 Not Null Nº Docto. que acredita la compra. fecha datetime 8 Not Null Fecha de emisión del Docto. de Compra. tipo numeric 9 Not Null Nº que indica la clase de Docto. de Compra. numreg_prov numeric 9 Not Null Nº que identifica el registro de un Proveedor. totalcompra Numeric 9 Not Null Monto total de un Docto. de Ingreso. estado Bit 1 Not Null Nº que indica la Situación del Docto. ya sea activo o nulo.

24 ) tipos_doc: En esta tabla se guardan los datos relacionados con la clasificación o tipos de documento como su nombre lo indica. (ej.: Boletas, Facturas, etc.) TIPOS_DOC Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo tipo auto numeric 9 Not Null Nº que indica la clase de Docto. por ej. Factura, Boletas, etc. descripción char 20 Not Null Nombre del Tipo de Documento. numero numeric 9 Not Null Nº Correlativo que se utiliza en el caso de las ventas ) Ventas: Tabla donde se almacenan todos los datos correspondientes para la generación de documentos de salida de mercaderías, logrando de esta manera un buen control de los egresos del local. VENTAS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo numreg_ven auto numeric 9 Not Null Nº que identifica un registro de Ventas. ndoc numeric 9 Not Null Nº Docto. que acredita la Ventas. fecha datetime 8 Not Null Fecha de emisión del Docto. de Ventas. tipo numeric 9 Not Null Nº que indica la clase de Docto. de Ventas. numreg_clie auto numeric 9 Not Null Nº que identifica el registro de un Cliente. totalventa numeric 9 Not Null Monto total de un Docto. de Egreso. estado bit 1 Not Null Nº que indica la Situación del Docto. ya sea activo o nulo.

25 ) Detalle_Compras: Almacena toda la información relacionada con una compra específicamente el detalle del ingreso de Artículos. DETALLE COMPRAS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo numreg_com auto numeric 9 Not Null Nº que identifica un registro de Compra. codigo char 20 Not Null Código numérico que identifica al Artículo. cantidad numeric 9 Not Null Cantidad recepcionada del Artículo. precio numeric 9 Not Null Valor total por Artículos del mismo código ) Detalle_ventas: Guarda la información relacionada con las Ventas específicamente el detalle del egreso de Artículos de un documento. DETALLE VENTAS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo numreg_ven auto numeric 9 Not Null Nº que identifica un registro de Ventas. codigo char 20 Not Null Código numérico que identifica al Artículo. cantidad numeric 9 Not Null Cantidad vendida del Artículo. precio numeric 9 Not Null Valor total por Artículos del mismo código.

26 ) Grupos: Esta tabla cumple la función de almacenar los datos necesarios para separar los productos de un local comercial en secciones (Ejemplo: Vestuario, Alimentos, Menaje, entre otros) GRUPOS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo numreg_gpo auto numeric 9 Not Null Nº que identifica un grupo de Artículos. descripcion char 30 Not Null Nombre del Grupo ) Proveedores: Contiene toda la información y datos indispensable del Proveedor, que permitirá realizar los ingresos y mantener datos actualizados de quienes proveen al local. PROVEEDORES Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo numreg_prov auto numeric 9 Not Null Nº que identifica el registro de un Proveedor. rut numeric 9 Not Null Identificación del Proveedor. digito char 1 Not Null Nº verificador rut Proveedor. nombre char 40 Not Null Razón Social o Nombre del Proveedor. direccion char 40 Not Null Domicilio Comercial del Proveedor. ciudad numeric 9 Not Null Nombre de la Ciudad donde está ubica. fono char 10 Admite Datos Nulos Nº de Teléfono o Celular del Proveedor. giro char 40 Not Null Actividad o Rubro al que se dedica el Proveedor. char 40 Admite Datos Nulos Correo Electrónico.

27 ) Clientes: Almacena toda la información necesaria correspondiente a los datos comerciales o personales de los Clientes, lo que posibilitará realizar las ventas con datos adecuados y además mantener actualizado el historial de los Clientes. CLIENTES Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo numreg_clie auto numeric 9 Not Null Nº que identifica el registro de un Cliente. rut numeric 9 Not Null Identificación del Cliente. digito char 1 Not Null Nº verificador rut Cliente. nombre char 40 Not Null Razón Social o Nombre del Cliente. direccion char 40 Not Null Domicilio Comercial del Cliente. ciudad numeric 9 Not Null Nombre de la Ciudad donde está ubica. fono char 10 Admite Datos Nulos Nº de Teléfono o Celular del Cliente. fechanac datetime 8 Admite Datos Fecha de Nacimiento del Nulos char 50 Admite Datos Nulos Cliente. Correo Electrónico ) tipo_usuario: Guarda la clasificación de los usuarios, lo cual permitirá al Administrador otorgar acceso a los distintos usuarios a determinadas partes del Sistema. USUARIOS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo tipo_usuario numeric 9 Not Null Nº que indica la clase de usuario. descripcion char 20 Not Null Nombre grupo de Usuarios.

28 ) articulos: En esta tabla se crean, modifican o eliminan los Artículos que ingresan al local, registrando toda su descripción, agrupándolos y señalando los valores. Esto permitirá registrar la compra de los productos y posteriormente realizar las ventas. ARTICULOS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo codigo char 20 Not Null Código numérico que identifica al Artículo. numreg_gpo numeric 9 Not Null Nº que identifica un grupo de Artículos. descripcion char 50 Not Null Descripción física de un determinado Artículo. precio_c numeric 9 Not Null Precio de compra de un Artículo. stock numeric 9 Not Null Existencia mínima de un producto. precio_v numeric 9 Not Null Precio de venta de un Artículo. fecha_act datetime 8 Not Null Fecha de la última compra. Existencia numeric 9 Not Null Stock físico de un Artículo ) usuarios: Guarda la Password, Clave y tipo de permiso que tiene como usuario para acceder al Sistema, las cuales son asignadas por el Administrador. USUARIOS Campo Tipo de Dato Tamaño Características Descripción del Campo tipo_usuario numeric 9 Not Null Nº que indica la clase de usuario. rut_usuario numeric 9 Not Null Login del usuario. digito char 1 Not Null N verificador del rut nombre char 30 Not Null Nombre del usuario. clave char 8 Not Null Password del usuario.

29 ) ciudades: Guarda la información relacionada con las ciudades donde se ubican los Clientes y Proveedores. CIUDADES Campo Tipo de Tamaño Características Descripción del Campo Dato numreg_ciudad auto numeric 9 Not Null Nº que identifica un registro de una ciudad. descripcion char 20 Not Null Código numérico que identifica al Artículo. 4.3) RELACION ENTRE LAS TABLAS PRINCIPALES DE LA B.D. EXISTENCIA La relación que existe entre las distintas tablas de la Base de Datos Existencia, se explica a continuación: 4.3.1) Tabla Compras: está formada por los campos numreg_com como campo clave el cual se relaciona con la tabla Detalle_Compras, de donde obtiene el detalle de un documento de ingreso. A su vez también se relaciona con la tabla Proveedores por medio del campo numreg_prov, campo desde el cual obtiene los datos del los Proveedores. También la tabla compras tiene relación con el campo tipo de la tabla tipos_doc, desde donde obtiene la clase de documento a ingresar el cual puede ser factura, boleta, nota débito, etc.

30 ) Tabla Ventas: tiene como clave principal el campo numreg_ven el que tiene relación con numreg_ven de la tabla Detalle_ventas desde donde obtiene el detalle del documento de egreso. También tiene relación con el campo numreg_clie de la tabla Clientes, que le entrega la información de todos los clientes. El campo tipo de la tabla tipos_doc le proporciona las clases de documentos de egresos que se manejan ) Tabla Artículos: su campo clave es código el cual está relacionado con los campos código de las tablas Detalle_Compras y Detalle_ventas, a los cuales les proporciona el código de los artículos que están creados. Además esta tabla se encuentra relacionada con la tabla Grupos por medio del campo numreg_gpo el cual le entrega la clasificación de los productos ) Tabla Clientes: tiene como campo clave numreg_clie el que lo relaciona con la tabla Ventas por medio de su campo numreg_clie, entregandole a esta última tabla los datos de los clientes. También está relacionada con la tabla ciudades con el campo numreg_ciudad, tabla que le entrega el nombre de las ciudades de ubicación de los Clientes ) Tabla Proveedores: con su campo clave numreg_prov se relaciona con la tabla compras con su campo del mismo nombre, estregándole a esta última la información de los Proveedores creados en el sistema. También está relacionada con la tabla ciudades con el campo numreg_ciudad, tabla que le entrega el nombre de las ciudades de ubicación de los Proveedores ) Tabla usuarios: su campo clave es tipo_usuarios, que la une a la tabla tipo_usuarios que le entrega la calsificación del usuario según las facultades que le asigne el administrador del Sistema.

31 16 ESQUEMA DISEÑO DE LA BASE DE DATOS EXISTENCIA 4.1 Base de Datos Existencia El Esquema muestra como quedó diseñada la base de datos utilizando las tablas antes detalladas y sus relaciones.

32 17 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 5.1) Herramientas de Software El Sistema de Control de Inventario, utilizó herramientas de Software como son: Sql Server 7.0, Visual Basic 6.0 y Crystal Report 4.6. La utilización de SQL Server y no de Acces u otra base de datos, tiene que ver con el ambiente Windows ya que es lo más utilizado en el mercado. Es sabido que SQL Server es una base de datos grande cuya licencia va a implicar un gasto extra, pero este Sistema está pensado para la administración de una gran cantidad de artículos de una Microempresa, razón por la cual es importante el tema de la seguridad para que nadie pueda acceder a la base de datos por fuera del programa. Esta es la razón principal por la cual deja afuera a Acces u a otras bases de datos. En tanto la utilización de Visual Basic como lenguaje de programación se debe a que es un lenguaje más amigable para su manejo y Crystal Report se utiliza en el Programa, aprovechando que es una herramienta que trae Visual Basic para la generación de reportes.

33 18 5.2) Definición de Herramientas 5.2.1) SQL Server 7.0 SQL Server (Structured Query Language) no es más que un lenguaje estándar de comunicación con bases de datos. Se habla por tanto de un lenguaje normalizado que permite trabajar con cualquier tipo de lenguaje (ASP o PHP) en combinación con cualquier tipo de base de datos (MS Access, SQL Server, MySQL...). El hecho de que sea estándar no quiere decir que sea idéntico para cada base de datos. En efecto, determinadas bases de datos implementan funciones específicas que no tienen necesariamente que funcionar en otras. Aparte de esta universalidad, el SQL posee otras dos características muy apreciadas. Por una parte, presenta una potencia y versatilidad notables que contrasta, por otra, con su accesibilidad de aprendizaje. Una base de datos puede ser considerada como un conjunto de tablas. Estas tablas en muchos casos están relacionadas entre ellas y se complementan unas con otras ) Crystal Report 4.5 Cristal Report es un complemento para aplicaciones Visual Basic que contiene herramientas como: Barra de botones, Barra de Estado, Barra de menús, Barra de Formato, Cursores, Regla.

34 19 Estas herramientas facilitan la construcción de reportes, obteniéndose reportes con formatos profesionales ) Visual Basic 6.0 Visual Basic es un Sistema de programación en ambiente Windows que se utiliza a menudo para organizar y presentar elementos multimedia. Está compuesto por controles (objetos) que residen en forma (o ventana). El trabajo de Visual se desarrolla sobre la base de un proyecto, el cual contiene módulos de pantalla (form modules), módulos estándar (standard modules), módulos clases (class modules) y archivos fuentes creados en otras aplicaciones. Los módulos de pantalla contienen los controles y códigos asociados a la pantalla, los cuales se pueden compartir con los otros módulos relacionados al proyecto. Estos controles pueden ser incorporados a la pantalla desde la propia barra de herramientas y se manejan a través de correspondientes ventanas con propiedades, los cuales pueden ser modificados en cualquier momento. El programa es orientado por eventos, esto es, códigos que se asocian a objetos y que no se ejecutan hasta que son llamados a responder a los eventos creados por el usuario o el sistema tales como hacer click con el ratón o al terminarse un tiempo de espera del sistema. Los controles se utilizan para crear la interfaz de usuario de una aplicación, incluyendo botones de orden, de opción, de verificación, cuadros de listas, cuadros combinados, cuadros de textos, barras de desplazamientos, marcos, cuadros de selección de archivos y directorios, relojes y barras de menú.

35 20 5.3) Diseño de la Interfaz 5.3.1) Descripción de las Pantallas Los diseños de la pantalla se ajustan a los posibles requisitos efectuados por los usuarios, conteniendo toda la información necesaria para realizar de manera óptima la administración de la entrada y salida de mercaderías, los registros de los proveedores y clientes, etc. Las pantallas contienen un diseño ordenado, buscando facilitar la operación del programa permitiendo al usuario realizar las mantenciones que sean necesarias en cuanto al ingreso y eliminación de información. El programa consta de una pantalla principal, la cual contiene un menú de archivo el que a su vez contiene submenús en los cuales se encuentran todas las opciones del sistema, también se cuenta con una barra de menús con iconos gráficos, que contiene las pantallas que el usuario utilizará con mayor frecuencia. Las mantenciones cuentan con controles DBList, DBCombo, DBGrid y DTPiker que facilitaran la búsqueda de información por parte de los usuarios, como también selección y manejo de fechas. A continuación se muestra y describe la interfaz del sistema:

36 ) Contraseña de Inicio del Programa Al ejecutar la aplicación, inmediatamente aparece la pantalla de Inicio de Sesión ; una vez escrito el rut del usuario y la contraseña o clave en el cuadro correspondiente y presionar el botón aceptar dará acceso inmediato al menú principal del programa. 5.2 Pantalla Inicio de Sesión De no ser así, al introducir el rut incorrecto o dígito de este aparecerá el mensaje de la fig. 5.3, y en caso que la contraseña sea la incorrecta se mostrará el mensaje de la fig. 5.4: 5.3 Mensaje de Error de N Rut 5.4 Mensaje de Error de Acceso

37 ) Artículos Pantalla de mantención de Artículos donde se ingresa, borra o corrige los datos ingresados los cuales pueden ser: código de barra, grupo al que pertenece el artículo, descripción del artículo, stock crítico y precio de venta del producto. Además como datos adicionales ésta pantalla muestra la fecha del último movimiento, el último precio de compra y el stock físico del artículo. 5.5 Pantalla de Mantención de Artículos ) Ciudades Desde esta ventana es posible ingresar o eliminar las ciudades correspondientes al país de origen. 5.6 Pantalla de Mantención de Ciudades.

38 ) Proveedores Se realiza la mantención de los datos de los Proveedores de la empresa entre los que se encuentran el rut, razón social o nombre, dirección comercial, ciudad de ubicación del proveedor, teléfono comercial o en efecto particular, el giro del negocio y finalmente el correo electrónico para el envío de información. 5.7 Pantalla de Mantención de Proveedores ) Grupos Desde está opción es posible ingresar o borrar desde el campo descripción los tipos de secciones o clases de productos que van a existir en una Mediana o Microempresa. Se podrá eliminar el grupo siempre y cuando no existan artículos creados dentro de este. 5.8 Pantalla de Mantención de Grupos.

39 Clientes Pantalla en la que se registran los datos de todos los Clientes que compran con factura o boleta en forma frecuente. Los datos que se ingresan son: rut, fecha de nacimiento, nombre o razón social, dirección particular o comercial, ciudad de ubicación del cliente, número telefónico y correo electrónico. En el caso de los clientes particulares se debe solicitar una foto tamaño carnet para ser ingresada en su ficha de cliente. 5.9 Pantalla de Mantención de Clientes Usuarios Hace posible que a un usuario se le asigne una password y clave para poder acceder al programa según el permiso que le haya asignado el Administrador del Sistema, los cuales pueden ser de supervisor, administrativo o vendedor Pantalla de Mantención de Usuarios.

40 Ingresos Desde aquí se registran todas las compras realizadas en la Microempresa reflejándose con esto las entradas de mercadería en la tarjeta de existencia. Los datos que se ingresan en el formulario Compras son: fecha de emisión del documento de compra, el tipo de documento el cual puede ser Factura, Boleta o Nota Débito, el nombre del proveedor y el número del documento. Al tener todos estos datos se ingresa el detalle indicando la cantidad de productos por código, el precio de compra y el código del producto Pantalla de Registro de Compras Salidas Esta ventana es muy similar a la de Ingresos o Compras ya que se necesita casi la misma información a excepción del precio, ya que este no sé digita por estar ingresado en la pantalla de mantención de artículos. Cuando el documento está grabado se puede imprimir, pero no podrá realizarse modificación alguna.

41 Pantalla de Registro de Ventas Kardex Formulario sumamente útil y necesario al momento de hacer inventario, ya que arroja la cantidad exacta de entradas, salidas y saldo de cada artículo que hay o habido en existencia. Los datos que se deben ingresar para ver una tarjeta de existencia son la fecha hasta la que desea obtener los movimientos del producto, seleccionar el artículo y posteriormente presionar el botón ver el cual permitirá ver los movimientos de la tarjeta de existencia. Si se desea se puede imprimir la tarjeta de existencia.

42 Tarjeta de Existencia Reporte Identidades Pantalla en la cual se encuentran dos opciones para imprimir listados. La opción Clientes que permite obtener el listado de todos los clientes ordenados por ciudad y la opción Proveedores que proporciona los datos de los proveedores también ordenados por ciudad. Si sólo desea ver el reporte por pantalla debe estar marcada la opción previsualizar y posteriormente debe presionar imprimir, luego de esto aparecerá el listado. Si desea imprimir en forma directa debe quitar la opción previsualizar la cual aparece marcada por defecto al abrir la pantalla identidades Reporte Identidades.

43 Reporte de Artículos El Reporte de Artículos da la opción de listar los productos ordenados por grupos, por código y descripción. Para listar sólo los artículos más vendidos, debe seleccionar esta opción lo que arrojará el reporte con los 50 artículos más vendidos en un período determinado de tiempo debiendo ingresar para esto una fecha de inicio y otra de término. Cuando se desea imprimir el reporte directamente sin previsualizar se debe quitar la marca de la casilla Previsualizar y presionar el botón imprimir Reporte Artículos Reporte Compras Pantalla donde se muestra el listado de compras en el que se debe seleccionar el tipo de documento de compra a listar, la fecha de inicio, la fecha de término y posteriormente se imprime el reporte arrojando los ingresos de un determinado período Reporte de Compras.

44 Reporte Compras por Proveedor Listado que permite obtener el detalle de los productos que ingresan a la empresa según el proveedor. Para esto se debe seleccionar el nombre o razón social del proveedor, fecha de inicio y de término del período en que se desea obtener el registro de documentos Pantalla Reporte Compras por Proveedor Reporte Ventas Reporte que entrega los egresos que se efectuaron en el día o en el período señalado. Para obtener el listado se debe seleccionar el tipo de documento de venta, la fecha de inicio y de término y presionar el botón imprimir. Con esto obtendrá las ventas del período indicado Pantalla Reporte de Venta.

45 Reporte Ventas por Cliente Este tipo de listado, permite obtener el detalle de los documentos de venta de un determinado período, permitiendo con esto un mayor control sobre los productos que adquieren los Clientes. Para esto debe seleccionar el nombre o razón social del Cliente, fecha de inicio, fecha de término y presionar el botón imprimir Pantalla Reporte de Ventas por Cliente Reporte Inventario Este reporte es el que entrega el stock físico de los productos de la empresa, además del stock físico también señala como dato el stock crítico de cada artículo en modo de referencia. Para obtener el reporte se debe seleccionar el grupo de artículos que desea listar y la fecha en la que desea obtener el Inventario. Posteriormente se imprime y se puede previsualizar en pantalla Pantalla Reporte de Inventario.

46 Acerca de Control de Existencia Contiene los derechos de licencia del programa indicando el nombre de la Empresa o persona autorizada a usarlo Pantalla Acerca de Control de Existencia Seleccionar Impresora Permite seleccionar la impresora a utilizar Pantalla de Selección de Impresora.

47 Manual del Sistema Como su nombre lo indica es el Manual que contiene todos los datos del funcionamiento del Sistema, proporcionando al usuario ayuda en aquellas consultas que puedan surgir en la utilización del Sistema Pantalla de Selección de Impresora Salir Opción que finaliza el programa. 5.4 Menús Son las interfaces desde donde se puede acceder a las distintas pantallas del Sistema vistas y detalladas anteriormente. A continuación se muestran los Menús y se explica como están formados:

48 Menú Principal del Programa Pantalla principal que permite acceder a los diversos sub-menús que harán posible el ingreso de datos y la mantención de información del Sistema de Inventario Estándar. Consta de un menú de archivos con todas las opciones disponibles del programa como son Mantención, Procesos, Reportes y Sistema y una barra de menú con las opciones que se utilizaran frecuentemente Menú Principal del Programa Menú Mantención Este Menú permite la creación, actualización y eliminación de los datos principales que empezará a darle vida al Sistema de Inventario Estándar y permitirá el buen funcionamiento de los Procesos. El Menú Mantención está formado por los Sub-Menús Grupos, Artículos, Clientes, Proveedores, Ciudades, Usuarios y Series de Números Menú Mantención.

49 Menú Procesos Menú que contiene los Procesos que realiza el Sistema de Inventario como son las Compras, Ventas y la actualización de los movimientos los cuales se ven reflejados en el Kardex. Los Sub-Menús que conforman el Menú Procesos son: Ingresos, Salidas y Kardex Menú Procesos Menú Reportes Es donde se obtienen los listados del Sistema los cuales se pueden ver directo por pantalla o ser impresos. Estos reportes reflejan los datos que contiene el Sistema Inventario como por ej. los artículos, las compras, las ventas, la existencia del local, los clientes, los proveedores, etc. Los Sub-Menús que se encuentran en Reportes son: Identidades, Artículos, Ventas, Ventas por Cliente, Proveedor y Compras por Proveedor Menú Reportes.

50 Menú Sistema Menú donde se encuentran las utilidades del Sistema como son el derecho de licencia del programa, la selección de la impresora que se utilizará como predeterminada, el Manual de Ayuda del Sistema y finalmente la opción de salir del Sistema. Los Sub-Menús que tiene son: Acerca de Control de Existencia, Seleccionar Impresoras, Manual del Sistema y Salir Menú Sistema. 5.5 Botones de la Barra de Menú La Barra de Menú, permite acceder de forma directa a las pantallas u opciones que se utilizan en forma habitual logrando con esto mayor facilidad y comodidad para el usuario Botones Barra de Menú. Los Botones de la Barra de Menú que muestra la fig se detallan en orden a continuación:

51 36 a) Icono Artículos Lleva directamente al formulario Artículos, donde se realiza la creación y mantención de los artículos adquiridos. b) Icono Ingresos Lleva al formulario compras, donde se registran todas las facturas y boletas de compras. c) Icono Salidas Permite el acceso directo al formulario ventas donde se ingresarán las facturas, boletas de ventas y notas de crédito. d) Icono Kardex Con él se accede al Kardex del Sistema donde se selecciona el artículo que se quiere consultar y se obtiene el listado con el detalle de los movimientos de dicho producto. e) Icono Inventario Se lista de forma inmediata el inventario según la fecha que se indique, obteniendo la existencia de todos los productos. f) Icono Ayuda Abre la Ayuda del sistema, donde se puede obtener las respuestas de aquellas dudas sobre el manejo y funcionalidad del sistema. g) Icono Salida Al hacer click sobre este icono se cierra el sistema en forma inmediata.

52 Opciones Generales A continuación se describen las opciones generales presentes en todas las ventanas y que cumplan el mismo objetivo Botones Opciones Generales. a) Botón Nuevo Prepara la pantalla para llenarla con información, es decir, al presionar el botón nuevo se posesiona el cursor sobre el formulario de datos de la ventana, permitiendo el ingreso de la nueva información. b) Botón Grabar Cumple la función de insertar un nuevo registro en la base de datos, habiendo llenado previamente los datos requeridos. En el caso que esté sobrescribiendo un registro, aparecera el siguiente mensaje: 5.31 Mensaje Sobregrabar Registro. El usuario tendrá la opción de sobregrabar el registro si lo desea o bien cancelar la opción presionando el botón No.

53 38 c) Botón Borrar El botón de borrado, elimina definitivamente de la base de datos la información guardada en un campo determinado. Existen dos opciones para el usuario, ya que al presionar el botón BORRAR aparece el siguiente mensaje: 5.32 Mensaje Eliminar Registro. El usuario tendrá la opción de borrar definitivamente el registro o bien cancelar la eliminación presionando el botón No. d) Botón Salir Permite que el usuario salga de la pantalla en que se encuentra trabajando, regresando al menú principal para elegir una nueva ventana o volver a la misma si así lo decide.

54 Botones Inicio de Sesión a) Botón Aceptar Permite ingresar al menú principal una vez escrita correctamente la clave del sistema Botón Aceptar b) Botón Cancelar Al ignorar la contraseña o arrepentirse de ingresar al programa, este botón permitirá salir inmediatamente del ejecutable Botón Cancelar

55 40 CONCLUSION Lo que se deseaba obtener con este Proyecto era un Software aplicable a cualquier Inventario, orientado a la Micro o Mediana empresa dedicadas a la venta de productos, logrando con esto mejorar los procesos de manejo de datos evitándose todo el control de Existencia en forma manual. De acuerdo a los objetivos que se habían planteado, podemos decir que se obtuvo un Sistema de Control de Inventario desde el cual también es posible manejar el registro de Compras y Ventas del local, siendo esto de gran utilidad para el análisis del movimiento de la empresa. Debido al diseño de la Base de Datos Existencia se pueden obtener variados reportes ayudando al control diario y sirviendo también de referencia al momento de la toma de decisiones. A futuro, se pretende comercializar y adaptar el Software a distintos rubros con características especiales para cada uno de ellos (ej. tiendas, jugueterías, zapaterías, etc.). Finalmente se puede concluir que se ha generado una herramienta de uso genérico que puede ser adaptable a cualquier empresa que no maneje productos de mucha complejidad, sin embargo con un mínimo de modificaciones igualmente podría ser utilizado.

56 41 BIBLIOGRAFÍA 1. Aprenda Visual Basic Ya, Michael Halvorson. 2. Apuntes de la Carrera