Serenissima Hotel Management System. La Gestıón en sus Manos

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1 Serenissima Hotel Management System. La Gestıón en sus Manos

2 Serenissima Informática España Dos empresas para la industria hotelera Serenissima Informática Serenissima Informática España, fundada en 2008, con sede en Barcelona, nace después de los numerosos casos de éxito en el mercado italiano de Serenissima Informatica SpA y protel hotelsoftware. Con una amplia experiencia en el sector informático, aportamos al mercado hotelero español unas innovadoras soluciones para la gestión hotelera que van más allá de lo habitual. Serenissima Informática SpA es una empresa de Informatización y Tecnologías de la Comunicación que proyecta, realiza, instala y mantiene sistemas informáticos integrados basados en las tecnologías más avanzadas y fiables. Innovación y seguridad son nuestra misión, objetivos que inspiran la actividad de la empresa, para ofrecer siempre a nuestros clientes, las máximas prestaciones y seguridad. Nuestra sede central está en Padova (I). La profesionalidad de nuestro equipo representa un importante valor empresarial. 80 especialistas en soluciones de software integrado, además de 30 expertos en redes, sistemas operativos, seguridad informática, WiFi y sistemas hardware, están cada día al servicio de nuestros clientes, 24 horas al día. protel hotelsoftware GmbH Nacido en Dormund Alemania en 1993 con el objetivo de ser el primer Property Management System PMS internacional basado en Microsoft Windows como sistema operativo y las principales aplicaciones Microsoft como herramientas integradas. Con esta clara a línea de proyecto, protel se ha desarrollado o gracias al trabajo de un equipo de especialistas s informáticos y profesionales del mundo hotelero o con décadas de experiencia. El éxito en el mercado fue inmediato y con los años y el constante desarrollo del sistema han llevado a la creación de un PMS cada vez más completo: protel es hoy el único PMS internacional que cubre, con soluciones completas e integradas, todas las principales áreas funcionales de la hostelería, ya sea para cadenas hoteleras como para hoteles independientes. Importantes inversiones mantienen el contínuo desarrollo de protel a través del uso de las soluciones tecnológicas más avanzadas. La orientación al servicio, es el elemento fundamental para estar en el mercado, siendo nuestro principal objetivo, la calidad y la satisfacción del cliente: coherente con esta filosofía, es el haber conseguido el certificado de calidad ISO 9001:2000, aplicada a los procesos de proyección y producción del software y a la prestación de servicios. Somos Microsoft Gold Certified Partner, con el título de ISV y Microsoft Dynamics NAV Solution Provider. Así como otras importantes alianzas estratégicas activas desde hace mucho tiempo como Fujitsu Siemens Computers, HP, protel hotelsoftware, NCR, Postel y Telecom Italia. Hoy el éxito de protel se apoya en más de instalaciones a nivel mundial, de las cuales 150 son cadenas hoteleras en su modalidad Multi Property Edition, en hoteles, resorts, centros de formación y universidades, con un número 12 a 2100 habitaciones por establecimiento. Presente en 52 paises y disponible en 18 idiomas, protel gestiona cerca de las habitaciones con usuarios. Siendo seleccionado para gestionar la recepción en los Juegos Olímpicos de Atenas 2004 y Pekín En nuestro portfolio de soluciones ofrecemos: soluciones integradas para la gestión hotelera (Property Management System, Back Office, Food & Beverage, SPA) sistemas de gestión para cadenas de restauración ERP y CRM para empresas manufacturadoras y comerciales soluciones para la gestion de Puntos de Venta servicios de Hosting en Data Center. 1

3 Hotel Management System El conjunto supera la suma de las partes Serenissima Hotel Management System La integración entre áreas funcionales, la apertura a los canales web, la máxima calidad de servicio al cliente, la autonomía de análisis de los datos de gestión, la rápida planificación y realización de acciones de marketing, el Uniform System of Accounts y la Business Intelligence no son fruto de la casualidad. El Serenissima Hotel Management System SHMS garantiza la óptima gestión de Grupos y cadenas Hoteleras así como hoteles independientes gracias a la integración de sistemas de gestión modulares; como: protel - Property Management System International Hotel Back Office de Microsoft Dynamics NAV Selz - epos y Food & Beverage Management Reservation Assistant - Spa & Golf Management. International Hotel Back Office de Microsoft Dynamics NAV Con el desarrollo de la verticalización hotelera sobre Microsoft Dynamics NAV aportamos en un ámbito internacional los conocimientos y las experiencias maduradas durante 20 años de colaboración con Controllers Financieros y Economistas de las más grandes cadenas hoteleras nacionales e internacionales. La potencia y la integración de un entorno Microsoft están ahora al servicio del Back Office hotelero para todos los profesionales que deseen trabajar con partners y soluciones internacionales. Selz Es la solución de Food & Beverage Management con epos touch screen y terminales portátiles. Selz ayuda a mejorar la operatividad Food & Beverage Manager de la restauración hotelera o independiente, sea cual sea su formato, incluso con tiendas integradas, garantizando el mejor plus de gestión e informes. Las cadenas de restauración organizadas pueden controlar centralmente cada subalmacén, racionalizar la producción gracias a la integración con el economato, e incluso definir la política comercial para cada centro o punto de venta. Reservation Assistant Solución internacional para Spa & Golf Management utilizada por las importantes cadenas hoteleras y grupos internacionales como Hyatt, Four Seasons y Kempinsky, Reservation Assistant permite maximizar las ventas con la optimización de los recursos humanos y de los espacios en un entorno Spa y del Golf. protel PMS internacional con módulos de Front Office, Sales & Marketing (un verdadero CRM) y el Conference & Banqueting que integran toda la información sobre el cliente en una única base de datos Microsoft SQL Server. La integración del Front Office con GDS, IDS y sistemas Web Booking Engine abren el hotel al potencial de Internet 24/7. Completamente integrado con Microsoft Office, Outlook, Visio y MapPoint, protel permite ofrecer la máxima calidad de servicio al cliente con una gran velocidad operativa, y el analizar los datos de gestión a través de informes, Business Intelligence y exportaciones a Excel o a otros formatos. La instalación en modo Multi Property Edition permite gestionar grupos y cadenas hoteleras con una base de datos centralizada en un server farm y con aceso a los datos en tiempo real. 2

4 Front Office La solución para una hostelería profesional Integrado con Internet y el mundo Microsoft Para el sector de la hostelería, es crucial disponer de un software administrativo capaz de optimizar los flujos de trabajo. Protel Front Office es más simple y veloz en todas las funciones clásicas y ofrece soluciones operativas únicas e innovadoras con los módulos de Web Booking Engine, Sales & Marketing (CRM), Conference & Banqueting y la Business Intelligence. La integración de los datos en una única Database relacional lo convierte en un Property Management System internacional único por su calidad y potencia operativa. Nacido con el objetivo de facilitar la calidad del servicio al cliente, Protel Front Office presenta un interfaz gráfico al usuario donde en poco tiempo se realizan todas las operaciones fundamentales y se accede a todos los datos históricos y previsionales del hotel y de los clientes. Insertar una reserva cargando los datos del cliente y mandarle una confirmación de reserva con el recorrido desde su casa u oficina hasta el hotel, a través del o fax, todo desde la misma ventana operativa, es cuestión de pocos segundos gracias a Word, MapPoint y Outlook. Y siempre en pocos segundos, se pueden exportar a Excel los datos producidos por los clientes, o cualquier otra tabla o informe, y analizarlos en completa autonomía. Navegador Planning con gráficas de ocupación Garantizamos los estándares Protel permite verificar la disponibilidad de habitaciones de distintos modos, garantizando la máxima velocidad en cada situación y para cada método operativo, ya sea hotel de ciudad o business, vacacional o resort. La eficiencia está asegurada tanto desde el Planning por tipos como del Planning activo, así como desde el modo de tarifas disponibles, tan completo y flexible como se pueda desear. Sea cual sea la función estándar para un Front Office de gama alta, protel se la asegura. y ofrecemos innovación Entre las funciones innovadoras de protel podemos mencionar: las listas activas del escritorio, el sistema de Rate Management para abrir o cerrar automáticamente las tarifas, integrado con el canal Internet para controlar la política comercial, el Navegador con todas las informaciones sobre la reserva, el cliente, la cuenta y cualquier otro detalle, y el programa de Sales Enquiry para analizar rápidamente la disponibilidad y cruzarlas con las tarifas disponibles. Informes Una suite rica de informes estadísticos, históricos y previsionales subdivididos por áreas y departamentos, accesibles según el perfil de los usuarios, un set de informes gráficos y la posibilidad de exportar los datos en Excel, hacen de protel Front Office el sistema más completo y flexible incluso desde este punto de vista. Y si todo esto no fuera suficiente, podemos siempre desarrollar cualquier informe atendiendo a sus necesidades específicas. Tecnologías para reducir los costes Protel requiere un hardware de características mínimas y puede trabajar igualmente con la modalidad Thin Client a través de Microsoft Terminal Server o Citrix. Esta solución garantiza la potencia, seguridad y velocidad operativa del Front Office con una inversión mínima o inexistente para los equipos cliente, dado que en la mayoría de los casos, podemos recuperar el hardware ya existente en el hotel. Front Office para Cadenas Hoteleras Protel Front Office, instalado en modalidad Multi Property Edition o Head Quarter Solution, es la solución perfecta para grupos o cadenas hoteleras, ofreciendo todas las ventajas de gestión para 3

5 Web Booking Engine Reservas por Internet en tiempo real Vender hasta la última habitación Internet es un canal cada vez más importante para todo hotel; con el Web Booking Engine integrado con el Front Office podrá recibir reservas 24 horas al día y vender hasta la última habitación. Gracias a la posibilidad de asignar un ID y pass-word a sus clientes, estos podrán acceder a un área dedicada con sus datos y tarifas concertadas, para que introduzcan, consulten y modifiquen sus reservas. protel Web Booking Engine Sin comisión por reserva Protel Web Booking Engine permite gestionar directamente el canal internet de su página Web sin pagar ninguna comisión por reserva. Control de la política comercial El Web Booking Engine está integrado con la gestión de tarifas o Rate Management del Front Office, que le permite marcar las estrategias de apertura y cierre de tarifas y de la disponibilidad. Definir tarifas promocionales en Internet condicionadas a la duración mínima de la estancia, al porcentaje de ocupación del hotel o a un número máximo de reservas al día, es sencillo y rápido. El análisis estadístico evidenciará entonces, todas las reservas generadas por Internet. Datos Reserva Central Web Booking El Web Booking Engine está perfectamente integrado con las instalaciones en modalidad Multi Property o Head Quarter, llevando el canal Internet a su Central, con la posibilidad de buscar la disponibilidad en base a los criterios de ubicación, tipo de hotel, servicios ofrecidos y demás características. Detalles requerimientos 4

6 Conference & Banqueting Multiplique la eficiencia de su equipo comercial Representaciones gráficas de la información e integración con Microsoft Office Planning gráfico de salones con ficha de Reserva Datos actualizados e integrados En qué fecha, desde qué hora hasta que hora, para cuántas personas y con que montaje debe organizar un evento? Conocer en cada momento la disponibilidad de salas y equipamiento de sus salones o centro de congresos y verificar la disponibilidad de las habitaciones del hotel es cuestión de segundos: Protel Conference & Banqueting le permite responder rápidamente a cada solicitud de sus clientes, sea cual sea el tipo de evento a organizar. El Planning gráfico de los salones le permitirá visualizar el número de salones y salas ocupadas y disponibles, y con un clic del mouse podrá ver todos los datos de cada evento en particular. Todos los detalles del Conference Center Protel Conference & Banqueting le permite definir todas las características y las particularidades de su oferta de servicios congresuales: número de salones y salas, tipos de montajes y eventos, número máximo de personas, material y audiovisuales disponibles o alquilables bajo demanda. La integración con Microsoft Visio le facilita la posibilidad de definir el plano de cada salón o sala y para cada tipo de montaje, para utilizarlos en las ofertas a los clientes y como planos de montaje para el personal del departamento. Deiseño montaje de las salas de Reuniones con Microsoft Visio Integración y velocidad operativa El módulo de Conference & Banqueting está completamente integrado con el Front Office, con el Sales & Marketing y con Microsoft Office para generar cartas de confirmación, contratos y menús. Estos últimos, directamente desde al reserva del banquete o evento. Las órdenes del servicio podrán ser lo más detalladas posibles y se generan automáticamente con todos los detalles particulares de montaje de cada evento en particular. La integración con el Front Office permite verificar en tiempo real la disponibilidad de habitaciones e insertar reservas para los clientes de salones y congresos hospedados en el hotel. Central Banqueting Gracias a esta función, cadenas y grupos hoteleros pueden gestionar centralmente los conference center de los diferentes hoteles, comprobar online la disponibilidad y realizar acciones de cross selling (venta cruzada). Orden de Servicio creada automáticamente con Microsoft Word 5

7 Sales & Marketing El motor de su actividad Fidelizar los clientes para aumentar las ventas Para fidelizar a un cliente debe sobre todo conocer muy bien el histórico que le vincula con su establecimiento. Protel Sales & Marketing es un perfecto CRM, que centra la atención en cada cliente analizando sus datos históricos, planificando acciones dirigidas al direct marketing y gestionar las actividades de los comerciales. Análisis de los contactos, acciones de marketing Analice las producciones y estancias generadas por cada cliente y negocie una convención para el próximo ejercicio. Use los filtros del asistente para Mailings y las funciones avanzadas del Mailing Expert para seleccionar los clientes que se ajusten a sus estrategias comerciales y realice una campaña de mailing o ing. Outlook está completamente integrado, ya sea para el envío de correo electrónico como para sincronizar los contactos, con los datos de los clientes de protel. Administración de las actividades La agenda de protel Sales & Marketing le permite planificar cada tipo de actividad de contacto de sus comerciales, verificar si la han efectuado y el relativo seguimiento a clientes. La sincronización con el calendario de Outlook garantiza el ajuste con la agenda de protel y el programa que los comerciales utilizan generalmente en sus PC portátiles cuando están fuera de su oficina. Integración y eficiencia La integración del Sales & Marketing con el Front Office y el Conference & Banqueting le ayuda a racionalizar la organización del trabajo y le ofrece la posibilidad de analizar de una manera unificada la producción generada por sus clientes en cada área del hotel. Sales Navigator Detalle actividad Central Sales & Marketing Cadenas y grupos hoteleros pueden administrar centralmente todas las informaciones y las acciones de marketing, sea ya en la modalidad Multi Property o en la modalidad Head Quarter Solution. S&M en modo MPE 6

8 Multi Property Edition Una obra de arte para las cadenas hoteleras Control Centralizado Protel Multi Property Edition le permite controlar centralmente cadenas de hoteles en modalidad online con un database centralizado para toda la cadena. Si la distancia entre el hotel y la Central es un problema o las conexiones no reúnen las características necesarias, es posible realizar una configuración en modo Head Quarter con varias bases de datos MPE conectadas entre si a través de la base de datos central de toda la cadena. Con Protel MPE se lleva al centro de la cadena, el corazón del sistema informativo hotelero, controlando directamente y con gran seguridad el patrimonio constituido por los datos empresariales. La estructura hardware, que aloja la base de datos central, puede estar situada en la misma Central o bien en un Internet Data Center - IDC dedicado, que garantizarán todos los servicios necesarios de seguridad tanto informática como física. En el IDC pueden igualmente instalarse otras aplicaciones utilizadas por la empresa (Microsoft Office, por ejemplo), reduciendo la inversión en hardware en cada hotel. Ventajas operativas La ficha de cada cliente, única para toda la cadena con la historia completa de todos los datos económicos y estadísticos de cada cliente en particular, la posibilidad de tener una Central de Reservas para el grupo y contemporáneamente hacer cross-selling entre los distintos hoteles, las funciones de Sales & Marketing ya sean centralizadas como particulares de cada hotel, son algunas de las ventajas ofrecidas por protel MPE. En la Central pueden instalarse los módulos de Web Booking Engine para las funciones de Reservas vía Internet, el sistema de Central de Reservas, el Central Sales & Marketing y el Central Reporting. Gracias a las funciones de budgeting y rate management es desde la Central donde se deciden, marcan y se aplican automáticamente las estrategias comerciales para toda la cadena o para el cluster de hoteles. Todas las funciones operativas avanzadas de protel están disponibles en cada hotel, donde pueden utilizarse on line Front Office, Sales & Marketing y Conference & Banqueting, además del sistema de Food & Beverage Management y de Back Office. La estructura hardware el Data Center Las configuraciones hardware que proponemos para Protel MPE reflejan el top de las soluciones técnicas en relación a las inversiones que el Cliente desea hacer, y garantizan siempre el óptimo funcionamiento del software de gestión. Planning Multi Hotel Inplantamos Servers Farm de alta disponibilidad basados en un cluster con dos servidores de base de datos (que son siempre y constantemente actualizados en paralelo) y un número de Servidores de Aplicaciones suficiente para cualquier número de usuarios de protel. La estructura redundante con dos servidores de base de datos, uno de los cuales activo y el otro pasivo, sirve para garantizar elevados niveles de seguridad en el caso de que si el activo dejara de funcionar, el otro respondiera al instante de un modo totalmente automático. El software de protel MPE se instala en el servidor de aplicaciones, y el número de estos depende del número de usuarios de la cadena hotelera. Reservas Multi Hotel 7

9 Es siempre de nuestra responsabilidad definir una estructura inicial flexible y preparada para crecer, siguiendo el desarrollo de la actividad y velando por las inversiones en hardware ya efectuadas. capacidad de cálculo y memoria. Asi como se añadan hoteles, y en consecuencia usuarios y datos a almacenar, es posible hacer crecer el Data Center añadiendo Servidores de Aplicaciones y, si fuera necesario, potenciando el Servidor de Base de Datos en Naturalmente se pueden realizar Data Center más simples, perfectamente eficaces aunque sin un Cluster como servidor de base de datos, calculados para cadenas hoteleras de dimensiones reducidas, pero orientadas al crecimiento. Así se puede empezar con un único servidor de Base de datos y el número suficiente de servidor de aplicaciones y, sucesivamente, hacer crecer el sistema para seguir el desarrollo de la cadena, con la garantía de obtener siempre de protel MPE el máximo de prestaciones. El Hardware necesario para el hotel se reduce al número necesario de terminales de protel, que pueden ser thin clients, y el hardware requerido por determinados subsistemas. Para el funcionamiento óptimo de protel MPE, la calidad y las características de las líneas de comunicaciones entre cada hotel y el Data Center revisten una notable importancia. En el caso de que las líneas no garanticen un rendimiento suficiente, es siempre posible realizar una configuración protel Head Quarter en modo off-line. Un paso posterior consiste en implementar funciones de Load Balance en los Servidores de Aplicaciones para conseguir que el sistema encuentre por si solo el equilibrio optimo de funcionamiento, según la carga de trabajo. 8

10 Hosting Reducir los costes, aumentar la seguridad de los datos Simplicar y reducir la gestión de la estructura IT Los servicios de Hosting nacen con un objetivo, centralizando la mayor parte del hardware y del software hotelero en una sede única, evitando costosas replicaciones de máquinas y sistemas. En las instalaciones in situ tradicionales un grupo hotelero debe dotar a cada hotel de uno o más servidores y de los sistemas de backup y antivirus, adecuados para proteger la información guardada en la base de datos y el sistema informático completo de cada hotel. Pero también si la estructura IT es de última generación, sucesos imprevisibles como una inundación, incluso parcial, del local donde están instalados los servidores, pueden provocar verdaderas pérdidas irremediables. Con el servicio de Hosting, en cambio, los principales software de gestión, relativos a la base de datos y todos los sistemas de backup y antivirus se centralizan en un server farm de nuestra propiedad alojados en un IDC en Barcelona. Estas estructuras se crean para asegurar la protección de los datos y la prestación ininterrumpida del servicio, dotadas con grupos de continuidad estáticos y de generadores autónomos capaces de garantizar la alimentación contínua de los equipos, disponen de controles de seguridad de acceso y de sistemas de seguridad en previsión de daños generados por causas externas: alarmas antincendios y anti inundación, de control de temperatura y humedad relativa entre otros sistemas. De esta manera la cadena hotelera no debe dotarse de un servidor, de sistemas de backup y antivirus, con notable ventajas económicas y organizativas. Garantizándose también una mayor seguridad física e informática de los datos. Garantía de continuidad operativa Nuestros Server Farm son sistemas de Alta Disponibilidad realizados con la garantía de cumplir cuatro condiciones imprescindibles: la redundancia de todos los recursos harware y software que son necesarios para garantizar la continuidad de los procesos y del acceso a los datos; la monotorización de los recursos a través de específicos software de gestión; la reacción automática a la anomalías hardware y software con intervención inmediata; el mantenimiento de la plataforma hardware y del software de sistemas y ambiente con cobertura 24/7. ofrecen los principales carrier nacionales e internacionales son consideradas la mejor solución para crear una red de datos. Las conexiones MPLS son originalmente de naturaleza privada y protegida, con un alto nivel de seguridad, altras prestaciones y la mejor relación con respecto al coste. Igualmente, para instalaciones de pequeñas dimensiones, o donde la red MPLS no esté disponible, se pueden utilizar conexiones VPN con óptimos resultados. Racionalizar, reducir, planificar La selección del Hosting permite una sensible racionalización de los espacios y de los recursos así como la efectiva reducción de costes de gestión, incluso para las cadenas más pequeñas, a partir de un solo establecimiento. Por otra parte es particularmente útil a las empresas en fase de start-up: el servicio se propone a partir de una cuota mensual por habitación, lo que permite a gestores y emprendedores el definir un presupuesto preciso de IT para toda la duración del contrato. Front-end LAN Back-end LAN Load Balancing Solution + Session Directory Terminal Servers Redes de conexión de datos El Serenissima Hotel Management System requiere una mínima amplitud de banda por sesión de trabajo, sin embargo la velocidad y seguridad de las líneas entre el hotel y el Server Farm son cruciales para el correcto funcionamiento de un sistema de Hosting. La tecnología MPLS (Multiprotocol label switching) que Domain Controller File Servers, Database Servers etc. Network Infrastructure 9

11 Head Quarter Solution El control de la cadena, de cualquier modo Control Centralizado Protel Head Quarter proyectado expresamente para controlar centralizadamente grupos o cadenas hoteleras en modalidad off-line, donde no sea posible realizar una configuración MPE, se activará una conexión con la Central On Request. En cada hotel se pueden instalar los módulos de Front Office, Sales & Marketing y el Conference & Banqueting, además de los sistemas de Food & Beverage Management y Back Office. Para la Central se dispone de los módulos de Central de Reservas, Central Sales & Marketing y Central Reporting. La Base de Datos de la Central contiene una réplica de los principales datos de gestión, generados en cada hotel, así como las reservas generadas en la propia central de reservas, que se transferirán a cada hotel. Ello se produce cuando la red de comunicaciones so está disponible o es demasiado lenta, o en el caso de que las redes de alta velocidad son son lo suficientemente seguras o demasiado costosas. El fujo de datos entre la Central y los Hoteles prevee cinco modalidades de intercambio de datos: unión de las reservas procedentes del Web Booking Engine, CRS, GDS, IDS y Front Office de manera bidireccional; transferencia del historial de reservas del hotel a la Central; transferencia de producciones desde el hotel a la Central; consolidación de Historial de Cliente, con flujo bidireccional; búsqueda del Historial/Kardex del Cliente del Hotel a la Central. Protel Head Quarter prevee la instalación de un servidor de base de datos en cada hotel y de una base de datos en central en la sede, sobre la cual se transferirán las informaciones de gestión de los diferentes hoteles del grupo. 10

12 Business Intelligence Del dato a la información La importancia de los datos La Business Intelligence es el instrumento que permite al Management analizar los datos históricos y previsiones de protel para obtener informaciones profundas sobre los factores que influyen en el negocio, o bien, explicaciones sobre el ejercicio anterior e indicaciones sobre como lograr y mejorar los resultados operativos futuros. Mientras protel le permite administrar lo mejor posible las actividades cotidianas y los clientes, y le pone a disposición una rica selección de informes dedicados a la operatividad en el front line, es la excepcional potencia de análisis multidimensional dinámica de la Business Intelligence la que responde a la exigencia, crucial para el Management, de analizar las informaciones más relevantes en un modo simple, veloz y con total autonomía, a nivel de cada hotel en particular o de grupo para las instalaciones MPE. Las operaciones de datamining, la construcción de paneles de mando y el análisis de los más útiles KPI (Key Performance Indicators), con la posibilidad de profundizar los análisis con drill-down sucesivos, están a su disposición muy fácilmente. La potencia de los metacubos OLAP gobernada con la sencillez de Microsoft Excel OLAP significa On Line Analytical Processing, o mejor dicho, una Business Análisis Web Interface Análisis Multidimensional Microsoft Excel base de datos dedicada, basada en un modelo de datos multidimensionales pensado para garantizar la ejecución rápida de consultas complejas y variadas, y es el corazón complejo de un sistema pensado para que sea fácil de usar. Todos los datos administrativos elaborados e insertados a través de protel durante la actividad diaria (reservas, perfiles del cliente y datos procedentes de marketing, ventas, pagos y demás), desde la primera transacción registrada hasta la última reserva insertada, se extraen automáticamente después de cada Cierre del Día y reelaborados generan un datawarehouse (almacén organizado de datos calculados). A partir de este último se crea el metacubo OLAP de medidas y dimensiones a disposición del usuario, o sea, una verdadera herramienta de Business Intelligence, un depósito de informaciones estructuradas financieras y estadísticas, navegable a través de una interfaz web based accesible incluso en remoto. Pudiendose exportar a Excel los modelos de análisis y combinarlos entre ellos para crear complejos paneles de mandos empresariales sobre más hojas de trabajo, o analizar los datos del metacubo trabajando directamente con Excel. Poner a las personas en el centro de procesos de decisión En muchos casos los sistemas de Revenue Management resultan sobredimensionados por el business de los hoteles, mientras que la profesionalidad y la experiencia de gestión son perfectamente adecuadas para poder definir las estrategias de venta si se apoyan en las necesarias herramientas de análisis de datos. La Business Intelligence le ofrece medidas calculadas de tipo histórico y previsional, relativas al ejercicio actual y a aquellos ya pasados, netas a la fecha y acumuladas del período, y la posibilidad de cruzarlas y realizar comparativas de todo tipo, según las más oportunas combinaciones de dimensiones. Crear tablas y modelos de análisis es simple: basta con mover a filas, o columnas o como filtro las dimensiones de análisis, y después elegir y trasladar al área de análisis todos los datos a analizar y consolidar todos los datos necesarios para compararlos sobre la linea. Los modelos de análisis pueden ser enriquecidos con gráficos bi o tridimensionales para evidenciar inmediatamente el funcionamiento de las medidas analizadas que pueden ser guardados para consultas posteriores. 11

13 Microsoft Dynamics NAV International Hotel Back Office Datos obtenidos en tiempo real, para cadenas hoteleras y hoteles independientes Las funciones excepcionales de Microsoft Dynamics NAV dedicadas a coordinar y controlar en un modo simple e inmediato las actividades relativas a la administración económica y administrativa, las relaciones con los proveedores, el análisis y los informes, y la integración nativa con Microsoft Office son la base de un Hotel Back Office Internacional, multilenguaje y multidivisa, sin rivales. Control de administración Todos los datos contables vienen recogidos detallada y puntualmente, operando según un concepto de competencia del período para tener un adecuado control económico sobre la administración de la empresa. Los resultados de la actividad hotelera vienen evaluados a través de unos informes especializados del Uniform System of Accounts para Hoteles. Acceso a las informaciones en cualquier idioma Microsoft Dynamics NAV ofrece a usuarios, clientes y proveedores un servicio mejor, proveyéndoles descripciones de artículos, informes y facturas en su propio idioma y moneda. En un instante es posible cambiar el interfaz de usuario a cualquier otro idioma instalado, permaneciendo en la misma pantalla de trabajo. Todos los datos económicos pueden presentarse en distintas divisas. Trabajar sin barreras en el mercado global Las transacciones y las informaciones económicas vienen conectadas entre las distintas estructuras hoteleras, simplificando hasta los procedimientos financieros más complejos. (Sum Indexed Flow Technology), las vistas, los datos, los saldos consolidados se calculan instantaneamente en el sistema en base al tipo de consulta solicitada por el usuario, que puede filtrar libremente los datos también en base a la dimensión. AREAS DE EXCELENCIA Control de administración y Uniform System of Accounts La solución ha sido desarrollada para responder a las exigencias normativo-fiscales de la administración contable, pero sobretodo con el objetivo de recoger y elaborar todas las informaciones necesarias para tener un adecuado control económico de la administración empresarial y evaluar los resultados de la actividad hotelera a través del informe especializado del Uniform System of Accounts. La selección de los datos viene articulada a través de un plan de cuentas de contabilidad general y a través de la configuración de las dimensiones de Microsoft Dynamics NAV que permiten el desglose de costes e ingresos entre los diferentes hoteles (en el caso de cadenas hoteleras), en departamentos y en centros de negocio. También se reflejan datos estadísticos extracontables (ej. segmentos de mercado, nacionalidad y demás) para analizar sintéticamente los elementos más significativos de la gestión. Plan de Cuentas Es posible crear y administrar transacciones entre empresas, incluso documentos de compras y movimientos contables, con el soporte para los diferentes planes de cuentas, base de datos, divisas e idiomas. Cualquier vista sobre los datos Microsoft Dynamics NAV registra en la base de datos todas las transacciones con el máximo detalle. Gracias a la tecnología SIFT Modelo de Análisis 12

14 Informes de Uniform System of Accounts Los resultados de la actividad hotelera son analizables con los modelos esquemáticos según los criterios típicos de Uniform System of Accounts, que presenta: al centro listado de conceptos basados en las reclasificaciones de los costes, ingresos y datos de tipo extra contable, a la izquierda los datos de periodo y a la derecha los datos acumulados hasta el período analizado. Ha sido realizado un modelo de previsión con layout anual que representa los datos de lo devengado hasta el período analizado y aquellos previsionales de los meses que siguen hasta fin de año. Estos modelos se extraen de los datos actuales de la contabilidad general, de los movimientos extra contables, del presupuesto y de los movimientos extra contables previsionales ya sean de ingresos como de gastos. Movimientos extra contables Los movimientos extra contables o estadísticos (número de habitaciones vendidas, de clientes hospedados, de cubiertos y demás) confluyen directamente en el diagrama de los movimientos de contabilidad general, oportunamente evidenciados y separados. Algunos de estos podrían ser valorados solo por lo que concierne a las cantidades. Administración amortizaciones por cantidad En los Hoteles, por lo general, se compran numerosos bienes (muebles para las habitaciones, restaurantes, salas de conferencias y demás) que después de reformas parciales tienen que ser puestas fuera de uso por cantidades específicas. La administración prevé, entonces, no solamente el valor total de la amortización, sino las cantidades y los valores unitarios y totales. En la gestión de la reclasificación, se propone el porcentaje de reclasificación sobre la base de las cantidades a reclasificar y de aquellas iniciales. Modelo de análisis Periodificación (gastos anticipados y devengados) Es posible indicar, durante la contabilización, el periodo de devengo de las operaciónes. En el momento del registro se ejecuta la operación indicada y su anulación integral; contemporáneamente se generan operaciones periodicas por las cuotas correspondientes a cada mes/periodo, referentes al periodo de tiempo de referencia. Estas operaciones se generan sobre distintas tablas con indicación del mes/periodo contable para agilizar la contabilización posterior de todas las operaciones periódicas indicadas en el batch del periodo en curso. La aplicación permite una gestión de las periodificaciones que incluye varias casuísticas: el usuario encuentra inmediatamente las periodificaciones produciendo balances mensuales, entonces el procedimiento genera asientos en las operaciones de registro periódicas y el usuario confirma los asientos del periodo a generar; el usuario pide buscar los asientos referentes a las periodificaciones, pide el traspaso al día siguiente, entonces puede regenerarlas en el periodo siguiente con importes progresivos. Interfaz con Front Office hotelero Importados automáticamente, previa auditoria habitual, los movimientos contables y extra contables relativos a la actividad de Front Office. Los movimientos contables generados de la producción diaria y de la facturación, actualizan la contabilidad general. Además, se importan los IVAs correspondientes. Actualmente están disponibles los interfaces entre protel y los principales Front Office internacionales. Interfaz con sistemas de Gestión-Administración de los Recursos Humanos Cada mes el sistema puede importar automáticamente los movimientos contables relativos a los sueldos y salarios. Importación de los datos de clientes Dataport disponibles: Datos personales de los proveedores; Partidas abiertas proveedores; Datos de los artículos; Improductividad de los artículos de almacén por ubicación; Amortizaciones (valor inicial, cesiones, incrementos, cuotas amortizadas); Movimientos de amortización; Saldos contables y extra contables subdivididos por dimensión; Movimientos contables y extra contables del año precedente y del presente año subdivididos por dimensión y período; Presupuesto del presente año subdividido por dimensiones y periodos. 13

15 Selz F&B Manager La solución para la restauración hotelera Excelentes funciones para cada tipo de restauración Selz es la herramienta del Food & Beverage Manager para definir las características operativas de todos los outlet o los centros de producción del hotel, sea cual sea su formato y/o el servicio ofrecido. Pueden ser fácilmente enfocados y administrados varios niveles de automatización en la operativa, usuarios y permisos, salas, mesas, impresoras de cocina, artículos, modificadores, motivos de rechazo, menús y su rotación periódica en los establecimientos, sin límite de cantidad. La integración con el economato permite gestionar una única ficha de productos. velocidad en el split de las cuentas, Selz tiene la exclusiva función de asignar el número de plaza a cada artículo de la cuenta. El cambio en caliente en el epos del centro de venta permite a una simple Terminal TPV trabajar para mas outlet (departamentos), y una suite de informes seleccionados e imprimibles desde la terminal, permiten al usuario y al manager tener siempre todo bajo control. Selz puede imprimir todo tipo de documentos factura/ticket para los clientes en las impresoras asignadas y tiene además todas las funciones para poder ser utilizado como sistema de venta al detalle, como por ejemplo en las tiendas dentro del hotel. La estructura modular le permite adaptarse a todo de formato y situación organizativa hotelera o extra hotelera, independiente o de cadena, con la posibilidad, en las cadenas hoteleras, de definir desde la Central los parámetros de cada ubicación y centro de producción de los diferentes hoteles. Flexibilidad, continuidad de servicio y seguridad de los datos Selz nació para los sistemas operativos Windows, y cada epos tiene su propia base de datos para garantizar la máxima seguridad de los datos y la continuidad del servicio. En efecto, cada epos puede continuar trabajando aún en off line, sin conexión con el server. La estructura de Selz permite, además, centralizar el sistema en un Data Center remoto. Gestión centralizada y Business Intelligence Con Selz Corporate las cadenas hoteleras pueden definir desde la Central los parámetros de cada establecimiento y puntos de venta de varios hoteles, consultando entonces los datos de ventas a través del sistema de informes centralizado y un innovador módulo de Business Intelligence que le permite analizar los datos en Excel hasta al mínimo detalle: desde el nivel de Compañía, a los Hoteles, puntos de venta, sectores de consumo, hasta el simple artículo en un breve lapso de tiempo. Interface gráfico TPV Calidad del servicio, sencillez y velocidad operativa Maître, camareros y cajeros trabajan con una interfaz touch screen gráfica multi-idioma y terminales portátiles en radiofrecuencia donde pueden configurarse libremente menús, submenús, platos, artículos, modificadores, mensajes, teclas de función y colores de la interfaz epos. Selz es multi-divisa y, a través de la integración con el Front Office, cargar en la cuenta de la habitación de los clientes alojados, pagos cash para los clientes pasantes, dividir las cuentas entre varias habitaciones o para más clientes, y liquidarlas con distintas formas de pago. Para garantizar la máxima calidad del servicio y Business Intelligence 14

16 Selz Corporate Es el módulo de la Central dedicado a: configurar cada ubicación remota, de cualquier formato; definir los perfiles y permisos de usuarios; administrar los datos de los artículos, menús, su rotación por departamento, períodos y franjas horarias; administrar acuerdos de facturación a crédito o de tarjetas prepagadas a consumir con su desglose por establecimientos; definir las promociones y su segmentación por ubicación; crear informes estadísticos, de productos y economicos detallados por ubicación, período, puntos de venta etc. Selz Communicator Administra las comunicaciones entre la Central y las diferentes ubicaciones: efectúa comunicaciones automáticas bidireccionales Central-Ubicación paralelas y en tiempo real; distribuye informaciones y aplicaciones software; crea log detallados de las operaciones. Selz Food & Sales Implementa las funciones del Terminal táctil integrándose con Front Office y Back Office: en las instalaciones de cadena aplica los parámetros definidos centralmente; realiza las funciones de venta y servicio en cada formato sea F&B o ventas al detalle a través de terminales touch screen y scanner; en los restaurantes permite la total administración de salas, mesas, reservas, la inserción de las comandas y el envío temporizado de estas a los centros de producción; administra la impresión de cualquier tipo de factura/ticket o pro forma de los puntos de venta con consulta sobre el Front Office para el cargo en cuenta a los clientes alojados o cuentas abiertas, con todas las formas de pago habilitadas en los puntos de venta; gestiona las acciones relativas a acuerdos comerciales con clientes y promociones comerciales; implementa las funciones del cierre de caja para el control y cuadre del departamento; al cierre del punto de venta, genera un fichero de las ventas para efectuar la deducción del almacén. Selz Administration Es el módulo de gestión para ubicaciones independientes y, en las instalaciones de cadena, es el interface del F&B Manager para la gestión en el hotel de artículos locales (propios), menús de temporada y locales, integrándose entonces con los sistemas de Front Office y Back Office. Selz Chip Card Gestiona y administra las tarjetas-chip de prepago o a crédito y prevee funciones centrales como desde la propia Terminal de cada establecimiento o punto de venta: inicialización de las chip- card; registro de la chip-card asignada a los usuarios; bloqueo selectivo de la chip-card y administración de la lista negra; gestión de la circulación de los datos de tarjetas activas y bloqueadas; recolección y control de los movimientos de todas las tarjetas emitidas; aplicación automática de los acuerdos comerciales al cierre de la cuenta; pago contra la tarjeta prepago; recarga de las card prepagadas. Selz MoveUp! Instalado en los PDA táctiles con radiofrecuencia para los camareros: permite el completo control y administración de las salas y asignación de comandas en las mesas; permite el completo control de las comandas, cambios y los tiempos de producción; interface con el Front Office para cargar a cuenta de la habitación; permite solicitar extractos de cuentas y visualiza el total de la cuenta de cada mesa. Selz Receivable Es el módulo contable para la administración de las cuentas de crédito del los clientes presentes en la base de datos, con emisión facturas recapitulativas del saldo pendiente a fecha. Este módulo es particularmente útil para actividades independientes o administradas separadamente del hotel por: búsqueda del cliente en el TPV y cargo de facturas a su cuenta; extractos de cuentas pendientes de pago por cliente y reconciliación total o parcial; impresión de extractos situación después de un pago. Business Intelligence 15

17 Reservation Assistant Spa & Golf Management La gestión integral ilimitada de resursos Reservation Assistant es la solución internacional para optimizar la organización de centros de Wellness, balnearios, centros termales, Golf y Clubs Deportivos, ya sean parte de una extructura hotelera o independientes. La simplicidad de uso y la centraliza- ción de todas las informaciones lo convierten en un instrumento eficiente para optimizar los recursos y satisfacer completamente las exigencias de los clientes. Entre las Cadenas hoteleras que lo han seleccionado para sus propios centros de Wellness podemos mencionar Four Seasons, Kempinski Hotels & Resorts y Radisson SAS Hotel & Resorts. Para dar una idea de la amplia gama de actividades planificables con Reservation Assistant, basta con sólo mencionar algunos de los módulos disponibles: base de datos de clientes centralizada con los clientes del hotel y los socios del club; reservas, también posibles a través del Web booking; facturación automática de todos los servicios disfrutados; integración con protel y los principales PMS internacionales; gestión de la Tienda; organización del personal y cálculo de los honorarios; creación, venta y seguimiento de Cheques regalo; informes y seguimiento de control gestión, marketing y CRM; Web shop. Un software adaptable Gracias a la estructura modular, ya sea una cadena de resorts con centros de Wellness y campos de golf como un centro de Wellness independiente, pueden encontrar la solución que más se adapta a las propias exigencias de gestión. Con Reservation assistant cada centro tiene la posibilidad de seleccionar la combinación de módulos que mejor se adpate a la propia actividad. La asignación de recursos: el mejor resultado y la máima satisfacción La disponibilidad del personal y de las cabinas a utilizar para los tratamientos, el terapeuta más adecuado, las habilidades de cada profesional son factores indispensables para optimizar el uso de los recursos y concertar reservas. Igualmente importante es la getión de los imprevistos como una inesperada indisponibilidad del personal en el último minuto o la solicitud de cambio de hora o fecha por parte del cliente. Con Reservation Assistant la gestión de las excepciones se convierten en un proceso automático que organiza de nuevo citas y recursos aportando la planificación más eficiente cada vez que se presentan imprevistos. Soluciones integradas en lugar de soluciones aisladas Desarrollado para interfacearse con protel y los principales PMS, epos y programas para el control de Gestión, Reservarion Assistant se puede integrar con los sistemas ya en uso a través de un interface XLM. El objetivo es facilitar ya sea la actividad del Front como la del Back Office, además de la integración del sistema de gestión del establecimiento o de una Cadena hotelera. Con Reservation Assistant basta con un simple click para efectuar un checkout y el pago de todos los servicios disfrutados por el cliente, o su cargo contra la habitación. La clave del éxito: la atención al detalle La importancia de ofrecer servicios personalizados al propio cliente es un factor estratégico en un mercado en continua expansión de centros de Wellness: conocer las necesidades y preferencias de los propios clientes es una exigencia imprescindible, un factor crítico para el éxito. Con el CRM de Reservation Assistant las preferencias, los hábitos y las exigencias de los clientes estarán todas bajo su control. Planing de Recursos Estatus Vouchers 16

18 Serenissima Informática España S.L. Gran Vía de les Corts Catalanes, Barcelona Tel. + (34) Fax + (34) Serenissima Informatica. Todos los derechos reservados. Todas las marcas y marcas regitradas son propiedad de las respectivas sociedades.

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