BICENTENARIO De la Independencia de Colombia Más Cauca

Transcripción

1 JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD En cumplimiento de lo señalado en los numerales 7 y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 2474 de 2008 modificado por el Decreto 2025 y 3576 de 2009, la Secretaria de Educación del Departamento del Cauca, en su calidad de entidad estatal sujeta al Estatuto de Contratación de la Administración Pública, realiza por medio del presente documento, la correspondiente justificación para la adquisición de licencias antivirus de alto nivel de seguridad para los equipos de computo de las diferentes dependencias. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN Es propósito fundamental de la administración garantizar la continua, eficiente y oportuna prestación de sus servicios, lo que implica que la cuente con las herramientas tecnológicas, que permitan desempeñar sus actividades administrativas eficientemente. Para el óptimo desarrollo de los sistemas de información y bases de datos que los alimentan en cada una de la áreas de trabajo que conforman la, se requiere que los computadores que tienen asignados los funcionarios de las diferentes dependencias, cuenten con licencias antivirus que los protejan frente a amenazas informáticas que puedan afectar el desempeño eficiente y oportuno de los procesos, funciones y tareas que tienen asignadas. A finales del mes de octubre del año 2009 caducaron la licencias antivirus Karpesky que protegían los computadores de la Secretaría de Educación y provisionalmente los funcionarios de la Oficina de Sistemas Informáticos les instalaron programas antivirus gratuitos que no cuentan con la capacidad de seguridad requerida, situación que ha ocasionado que existan en la actualidad aproximadamente un cincuenta por ciento (50%) de equipos infectados generando fallas contantemente, por lo que se requiere adquirir las licencias antivirus de alto nivel de seguridad que bloqueen las amenazas informáticas que atacan la red, las bases de datos y los los sistemas de información de las diferentes dependencias Mediante oficio del 08 de enero de 2010, suscrito por el Ingeniero Rodrigo Bambague Meneses, de la Oficina de Sistemas Informáticos, informa de la necesidad de adquirir 140 licencias antivirus y recomienda que sean las denominada ESE SMART SECURITY BUSSINE EDITION, por su alto nivel de seguridad que permitiría proteger el parque informático ante amenazas desconocidas de virus, hacker y servidores maliciosos y la identificación de malware a nivel local o en internet. El doctor Gustavo Adolfo Hurtado Paredes en su calidad de Coordinador de la Oficina de Planeación de la Secretaría de Educación, suscribe constancia de fecha 04 de febrero de 2010, con el fin de conceptuar favorablemente sobre la adquisición de las licencias antivirus. Para la adquisición de de las licencias antivirus se utilizará el rubro de Sistemas de Información que tiene asignados recursos de Inversión, por lo cual antes de iniciar el proceso de selección y contratación se realizó y presentó el 04 de febrero de 2010 a la Secretaría de Planeación Departamental para su viabilidad, el respectivo proyecto Adquisición de licencias antivirus de alto nivel de seguridad para los equipos de los funcionarios de diferentes dependencias de la Secretaría de Educación, junto con la Constancia del 04 de febrero de 2010, expedida por la Oficina de Planeación de la Secretaría de Educación. El proyecto fue viabilizado por el Banco de Proyectos de la Secretaría de Planeación y Coordinación, mediante concepto del día 15 de febrero de 2010, suscrito por Laura Cristina Burbano.

2 Teniendo en cuenta lo anterior la Oficina de Gestión Administrativa se dispone a adelantar el proceso de adquisición de las licencias antivirus ESE SMART SECURITY BUSSINE EDITION, con derecho a actualizaciones vía internet por un (1) año que protegen estaciones de trabajo y servidores de archivo y aplicaciones con plataformas Windows 7/ P/Vista/2000/2003/2008 Versiones 32 y 64 Bits, Plataforma LINU 32 y 64 Bits y Plataforma Novell, entre otras. 2. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR. OBJETO: Adquisición de 140 licencias antivirus de alto nivel de seguridad requeridas por los equipos de los funcionarios de diferentes dependencias de la Secretaría de Educación, de acuerdo a las siguientes especificaciones: DESCRIPCION CANT ESET SMART SECURITY Bussines Ed. con derecho a actualizaciones vía internet por un año. Protección de estaciones de trabajo y servidores de archivos y aplicaciones con plataformas Windows 7 P/VISTA/2000/2003/2008 Versiones 32 y 64 Bits, Plataformas Linux 32 y 64 Bits y plataforma Novell, entre otras. Incluido sistema de actualizaciones a través de la red local Mirror y la herramienta de administración remota ESET Remote Administrador ERA. Adicionalmente con herramienta AntiSpam local para plataformas Outlook y Outlook Express, además de Firewal local para protección contra intrusos, hacker y servidores maliciosos. Soporte durante el tiempo de licenciamiento vía telefónica, vía correo electrónico, Messenger y Skype y capacitación a funcionario en la ciudad de Popayán. 140 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- Las obligaciones del futuro Contratista serán las siguientes: Cumplir con el objeto del Contrato, en los términos pactados de conformidad con la propuesta presentada. Entregar al Almacén de la de la, los bienes que hacen parte del objeto contractual, una vez sean revisados por le Oficina de Sistemas de Información. Brindar soporte durante el tiempo de licenciamiento vía telefónica, vía correo electrónico, Messenger y Skype. Realizar capacitación a los funcionarios de la oficina de Sistemas de Información en la ciudad de Popayán. Presentar factura por la compra, detallando los bienes a suministrar. Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situación que pueda afectar la correcta ejecución del mismo. De presentarse durante la entrega y revisión, algún defecto en los elementos entregados o especificaciones diferentes, el contratista hará el cambio de los mismos. Presentar los documentos necesarios para la legalización del contrato. PLAZO: El contratista contará con un término de diez (10) días calendario para realizar la entrega completa de los bienes objetos de adquisición, contados a partir de la fecha en que se cumplan a cabalidad los requisitos de ejecución o legalización del respectivo contrato.

3 LUGAR DE EJECUCIÓN: Popayán del Cauca. VALOR Y FORMA DE PAGO: La contratación requerida tendrá un valor de CUATRO MILLLONES NOVECIENTOS TREINTA Y NUEVA MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE ($ ,oo), suma que finalmente se determinará como resultado de las ofertas presentadas por los interesados en proveer los bienes requeridos, de las cuales se adjudicará a la de menor precio ofertado y que El DEPARTAMENTO cancelará al contratista en una sola cuota a la finalización de la ejecución total del objeto contratado, previa presentación de la cuenta de cobro y/o factura y recibido a satisfacción por parte del funcionario que cumpla funciones de interventoría. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS Y JUSTIFICACION DE LOS FACTORES QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. La del Cauca se encuentra delegada para contratar mediante decreto No de 2005, por medio del cual se confieren delegaciones para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y se dictan otras medidas administrativas. El literal a) del numeral 2) del Articulo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 16 del Decreto 2474 de 2008, señalan que los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y que comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización se entienden aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de necesidades. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. La Secretaría de Educación para la contratación requerida y por tratarse de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad contratante, utilizará la modalidad de selección abreviada a través de Subasta Inversa, de conformidad con el Artículo 2º numeral 2 literal a) de la Ley 1150 del 2007, el Artículo 16 y siguientes del Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y el Articulo 1º Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, por cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Secretaría de Educación formulará invitación pública a presentar ofertas a través de la página Web o en su defecto en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio mas bajo, siempre que se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si solo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. La entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente al oferente con el precio mas bajo. En caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificaran las de quien presentó el tercer menor precio y así

4 sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica que se refiere el Artículo 20 del Decreto 2474 de 2008, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a los señalado en el inciso primero del Artículo 8 del Decreto 4828 de El contrato constara por escrito bien, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes y servicios aceptada por la entidad, o en ordenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los tramites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la información, de conformidad con las normas de archivo aplicables. Es un imperativo constitucional que las autoridades públicas deben velar por la satisfacción del INTERÉS GENERAL de los administrados en concordancia con los principios de la función pública y los fines esenciales del Estado establecidos en el Artículo 2º de la Carta Magna, lo cual en el presente contrato se constituye en la adecuada y eficiente prestación del servicio público a la comunidad y la promoción de la prosperidad general, buscando garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes de los administrados, fin y objetivo único de la contratación requerida. 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El valor estimado de la contratación requerida, de conformidad con los requerimientos planteados por la Escuela de Capacitación de la Gobernación del Cauca, es la suma de CUATRO MILLLONES NOVECIENTOS TREINTA Y NUEVA MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE ($ ,oo), de acuerdo a un sondeo previo realizado internamente por la entidad convocante y una vez determinados unos precios unitarios, como se evidencia en el cuadro de precios y en cotizaciones. 5. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. Conforme a lo dispuesto en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el Artículo 88 del Decreto 2474 de 2008 modificado por los Decretos 2055 y 3576 de 2009, el Decreto 4828 de 2008 modificado por el Decreto 931 de 2009, y el Decreto Departamental N 0244 de 2009 Manual de Contratación del Departamento del Cauca se establecen así: CLASE DESCRIPCION TIPIFICACION DEL RIESGO CONCEPTO ASIGNACION DEL RIESGO DPT O PROP Y/O CONTR ESTIMACION DEL RIESGO EVALUAC. VALORAC. PONDER CLASE ECONOMI COS RIESGOS TRIBUTARIOS Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes y cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la contratación BAJO 5 9,09%

5 EJECUCION DEL CONTRATO Efecto económico causado por una mala programación en las fechas de entrega de los equipos y elementos de computo y riesgos relacionados con el transporte de los bienes hasta la Secretaría de educación MEDIO 10 18,18% MALA CALIDAD DEL SERVICIO FALLAS DE CALIDAD DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS El contratista es responsable de la mala calidad de los bienes requeridos y de los servicios prestados y deberá cubrir todos los riesgos derivados del incumplimiento del objeto del contrato y de cada una de las obligaciones pactadas en el mismo. Si los bienes y/o servicios, una vez realizadas las pruebas de aceptación presentan fallas o deterioros, se reportará al contratista quien deberá dar una solución inmediata y asumir los costos adicionales que se generen. ALTO 20 36,36% IMCUMPLIMIEN TO DE LAS ESPECIFICACIO NES TECNICAS DE LOS BIENES El contratista es responsable del incumplimiento en las especificaciones técnicas de los bienes y deberá reemplazarlos cuando se consideren inadecuados o ineficientes o que no cumplen con las condiciones técnicas requeridas MEDIO 10 18,18% Causa naturales - Fuerza mayorcaso fortuito Daños, pérdidas, destrucción o deterioro causado por fuerza mayor o caso fortuito que puedan presentarse durante la ejecución del contrato, para lo cual podrá celebrar los contratos de seguros que considere pertinentes. BAJO 5 9,09% SOCIAL RIESGO POLITICO El riesgo político relacionado con conflictos internos que afecten la ejecución del contrato, resultantes del presente proceso de selección, serán asumidos por el contratante BAJO 5 9,09% TOTALES ,00% 6. COBERTURA DE LOS RIESGOS En virtud de lo dispuesto en el Artículo 25 numeral 19 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, los artículos 4 y 7 del Decreto 4828 de 2008, modificado por el Decreto 931 de 2009, el Decreto 2493 de 2009 y el Decreto Departamental N 0244 de 2009 que adopta el Manual de Contratación del Departamento del Cauca, el contratista se obliga a constituir a favor de la y Cultura del Cauca, dentro de los cinco (5) días hable siguientes a la fecha de suscripción del respectivo contrato, una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia de conformidad con la póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera, la cual se entregará a la entidad contratante junto con los correspondientes recibos definitivos de cancelación de las primas respectivas y que garantizará los siguientes riesgos: a. De cumplimiento de las obligaciones contractuales incluyendo en ella el pago de multas y/o cláusula penal pecuniaria: Por un valor asegurado equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de contrato y cuatro (4) meses más, contados desde la suscripción del contrato.

6 Teniendo en cuenta que las compañías de seguros no aseguran el riesgo de calidad y buen funcionamiento para software, el contratista mediante una carta de intención debe garantizar de manera directa la calidad de los bienes y servicios objeto de contrato durante un (1) año, contados a partir de la terminación del contrato. En caso de prórroga del término de duración del contrato o de aumento de su valor, según el caso, el contratista deberá entregar a la del Cauca, como condición de ejecución de los acuerdos de prórroga o de aumento de valor, según el caso, los certificados de modificación de la póliza única en el que conste el ajuste de la vigencia o del valor asegurado de cada uno de los amparos, en la misma proporción. Por otra parte para minimizar los riesgos, el pago se efectuará con fundamento en la constancia de recibido a satisfacción por parte del interventor, correspondiente a cada cuenta de cobro a medida que se va ejecutando el servicio contratado. 7. MULTAS En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de multa que se pactarán en el respectivo contrato, la entidad contratante, de acuerdo al procedimiento que más adelante se señala, seguirá el respectivo trámite jurídico para hacer efectivas las siguientes multas: Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a la entrega de los bienes u obras, en la fecha determinada, o por suspensión temporal de la misma sin causa justificada o por causas imputables al contratista: El uno por mil (1 ) del valor del contrato por cada día de mora, sin superar el tres por ciento (3%) del valor total del mismo. En caso de pactarse anticipo, por mal uso del anticipo: El uno por ciento (1%) del valor anticipado, sin perjuicio de las sanciones penales a las que haya lugar. Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a constituir a tiempo la garantía única de cumplimiento, en cualquiera de sus riesgos amparados: El uno por ciento (1%) del valor total del contrato, suma que será deducida de la primera acta y/o cuota de pago o del anticipo o del pago anticipado en caso de así haberse pactado. Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a prorrogar la garantía única de cumplimiento, en cualquiera de sus riesgos amparados, cuando a ello hubiere lugar: El uno por ciento (1%) del valor del contrato en el momento de su aplicación, suma que será descontada del pago final, del primero pago en evento de adición en cuantía, o en su defecto declarada en el acta de liquidación final. Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a presentar los documentos exigidos para la liquidación del contrato, dentro del plazo establecido para el efecto, según las disposiciones vigentes: El cero punto tres por ciento (0.3%) del valor total del convenio. En este caso, la entidad contratante elaborará la liquidación de oficio. Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, que afecte el contrato: El uno por mil (1 ) del valor total del convenio. 8. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS En el evento en que se incurra en una o varias de las causales de multas a que hace alusión, se iniciará el siguiente procedimiento de apremio con plena aplicación del derecho al Debido Proceso (Art. 29 CN).

7 Una vez constatado por el Interventor del contrato, que el contratista ha incurrido o está incurriendo en una o varias de las causales de multa señaladas, pondrá en conocimiento de aquél el hecho y lo requerirá por escrito, para que dentro del término que se le señale, proceda a poner a disposición del contrato, los elementos necesarios y adelante las actividades que le permitan conjurar la situación que lo puso en condiciones de apremio. Si el contratista no da cumplimiento al requerimiento, el Interventor presentará un informe escrito, con todas las pruebas conducentes y pertinentes, a fin de que la Oficina de Contratación y Presupuesto de la entidad contratante de inicio al siguiente procedimiento: Mediante comunicación escrita, dará traslado al contratista de los hechos expuestos por la Interventoría para que dentro del término de cinco (5) días hábiles exponga o justifique por escrito las razones que dieron origen a este procedimiento y aporte las pruebas que considere necesarias. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, se tendrán como ciertos los hechos que originan este procedimiento Para constancia se firma el quince (15) días del mes de febrero del año dos mil diez (2010). Atentamente, DEYFAN SILVA MENESES del Cauca. Revisó: CARLOS ANDRES BOLAÑOS G. Profesional Universitario Especializado de Jurídica. Reviso: JAIRE LORENA CERQUERA. Profesional Universitario Especializado de Administrativa y Financiera Revisó: ADRIANA E. CAMELO G. profesional Universitarios de Gestión Administrativa. Proyectó: MARGARITA MARIA REBOLLEDO M. (ORIGINAL FIRMADO)