CONSERVACIÓN DE LA BIODIVERSIDAD EN LAS ZONAS DE CULTIVOS DE PALMA ATN/FM CO TÉRMINOS DE REFERENCIA

Transcripción

1 TERMINOS DE REFERENCIA CONSULTORIA PARA LA ACTUALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES PARA EL PROYECTO GEF PAISAJE PALMERO BIODIVERSO - PPB I. ANTECEDENTES Que la cooperación técnica : Conservación de la Biodiversidad en las Zonas de Cultivos de Palma, es financiada por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) con Fondos del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM) y ejecutado por la Federación Nacional de Cultivadores de Palma - FEDEPALMA. Que el objetivo del Proyecto es contribuir a la conservación de la biodiversidad en las zonas de cultivo de palma y a un manejo sostenible de los ecosistemas palmeros, mediante una mejor planificación de los cultivos y la adopción de prácticas agroecológicas en zonas de expansión de la actividad palmera. Que para la consecución de los alcances del proyecto definidos en la matriz de resultados, se cuenta con un plazo hasta julio de 2018 y un presupuesto global de US $ 18,580,000 (incluye aporte del FMAM, contrapartida y cofinanciamiento). Que las entidades socias del proyecto son Fedepalma, Cenipalma, el Instituto Humboldt y WWF Colombia. Las cuatro entidades socias direccionan estratégicamente el proyecto y podrán apoyar técnicamente y co-financiar algunas de sus temáticas o productos específicos. Como entidades cooperantes, el proyecto ya cuenta con el IDEAM, Parques Nacionales y cuatro corporaciones autónomas regionales, y espera contar también con el apoyo de los Ministerios de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y de Agricultura y Desarrollo Rural. Por su parte, el proyecto se está implementando en seis núcleos palmeros beneficiarios. Que para la ejecución de esta iniciativa, Fedepalma conformó una Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), conformada por el Coordinador Nacional del Proyecto, tres coordinadores técnicos, un Analista Asistente Administrativo y Financiero y un Especialista de Seguimiento y Evaluación. Que el proyecto está estructurado en los siguientes componentes técnicos: (i) Planificación y manejo ambientalmente adecuado de los sistemas palmeros, (ii) Conservación y valoración de servicios ambientales en sistemas palmeros, (iii) Usos y mercados diferenciados para productos que contribuyen a la

2 biodiversidad (iv) Seguimiento, comunicación y evaluación de impactos, y (v) Coordinación. Cada uno de estos, está asociado a unas temáticas definidas y a una matriz de productos y resultados. Sin embargo, es importante destacar que la UCP hizo una revisión de la propuesta inicial de ejecución y presentó una nueva PIP (Propuesta de Implementación del Proyecto) que ya está en ejecución. Que la distribución de actividades, productos y resultados a cargo de los tres coordinadores técnicos se está haciendo con base en las tres escalas de intervención planteadas: Región, Paisaje-Núcleo y Núcleo-finca y las temáticas que estén directamente relacionadas. Que para la socialización, visibilización y posicionamiento del Proyecto (avances, resultados e impactos), se requiere contratar un profesional senior en el área de comunicaciones para la actualización y reforzar la implementación de la estrategia de comunicaciones internas (dirigida a Fedepalma y Cenipalma) y externas, enfocada en los socios y actores claves del proyecto, medios de comunicación, entre otros públicos que sean identificados como objetivo. Lo anterior incluye el apoyo y acompañamiento a la implementación de la estrategia de sistematización y gestión del conocimiento del proyecto, la cual debe articularse y ser complementaria a la estrategia de comunicaciones. II. OBJETO Apoyar la actualización e implementación y ejecución de la estrategia de comunicaciones del proyecto GEF Paisaje Palmero Biodiverso, en su componente interno, institucional, y con sus grupos de interés. III. ACTIVIDADES EL CONSULTOR prestará sus servicios de consultoría, en el marco del Proyecto GEF Paisaje Palmero Biodiverso. Específicamente se le podrán encargar las siguientes tareas entre otras actividades que tengan relación con el objeto contractual: 1. Con apoyo de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), organismo ejecutor y entidades socias, revisar la estrategia de comunicación, los mensajes claves y los mecanismos de comunicación que actualmente usa el proyecto, identificando los principales obstáculos y retos que ha tenido la implementación de la Estrategia de comunicaciones con las

3 principales audiencias objetivo y proponer e implementar acciones de mejora. 2. Actualizar el análisis de los grupos claves con quienes se debe establecer comunicación, y así poder determinar los intereses y motivaciones que tienen para involucrarse en el PPB. 3. Actualizar la Estrategia de comunicaciones (Hoja de ruta) del PPB, de manera coordinada con el grupo de comunicaciones de Fedepalma y el Equipo del PPB, y alineada con el plan de trabajo y metas del Proyecto. 4. Definir y socializar con la UCP, socios y consultores del proyecto un protocolo de comunicaciones para las actividades del proyecto (con especial énfasis en el trabajo en campo) y pautas para el manejo de medios. 5. Actualizar el plan de implementación de la estrategia de comunicaciones, que incluya cronograma de actividades, presupuesto asociado, indicadores de avance y la elaboración de instrumentos que hagan posible dicha implementación, entre los cuales pueden estar: a) Proponer acciones que fortalezcan las alianzas, trabajo y visibilidad del PPB con los núcleos palmeros y productores beneficiarios. b) Diseño de una página web para el proyecto y generación de contenido periódico para actualizarla. c) Buscar alianzas con medios de comunicaciones nacionales, regionales y/o locales, con el objetivo de comunicar acciones en coordinación con la oficina de comunicaciones de Fedepalma y diseminar actividades y resultados del PPB. d) Coordinar la elaboración de publicaciones y materiales de visibilidad del proyecto mediante la elaboración de términos de referencia o especificaciones técnicas, revisión de propuestas y apoyo en la selección de proveedores; además de la supervisión de los informes de avances y productos finales. e) Diseñar e implementar un plan de trabajo para documentar (imágenes y videos) los casos de éxito en las diferentes intervenciones del componente 1, 2 y 3. Por ejemplo: certificación RSPO del núcleo, plan finca, planeación ambiental y productiva regional, apicultura, etc. En el caso de videos, esto incluye la elaboración del guión, coordinación de la producción, filmación y edición así como la estrategia de diseminación. f) Establecer alianzas internas y externas, por ejemplo, con redes de organizaciones para transmitir información de los estudios a públicos de interés en distintas localidades del país, a través de la estructura de comunicación que estas organizaciones tienen. Adicionalmente, deberá establecer un plan de trabajo para coordinar y articular

4 acciones con los equipos de comunicación y prensa de los socios involucrados g) Actualizar constantemente la base de datos de entidades involucradas directamente con el proyecto y/o con interés actual o potencial, como lo son: ministerios, corporaciones, núcleos palmeros, entidades socias, ONG, CARs, universidades, comunidades indígenas, periodistas, académicos, líderes de opinión, movimientos políticos, dirigencia regional y local, gremios, entre otros. h) Coordinar la divulgación de los resultados del PPB con los diferentes medios de comunicación, incluyendo a las empresas Ancla beneficiarias, los socios y grupos de interés relevantes. i) Desarrollar un boletín digital mensual o bimestral, con noticias de avances clave, impactos e historias de éxito del Proyecto, para ser transmitidos por el medio de comunicación que se defina como idóneo para alcanzar los objetivos de socialización y visibilización tanto al interior de Fedepalma y Cenipalma, como con socios y públicos de interés. j) Apoyar la actualización las redes sociales de Fedepalma y asociadas al proyecto, a través de la generación de contenidos. k) Identificar eventos de carácter local, regional o nacional, donde sea estratégico y relevante para el proyecto presentar los resultados alcanzados y sus acciones futuras. 6. Coordinar la puesta en marcha de la estrategia actualizada una vez haya sido aprobada por las instancias requeridas. 7. Apoyar y supervisar la implementación de la estrategia de sistematización y gestión del conocimiento, y promover su articulación con la estrategia de comunicaciones. 8. Coordinar y preparar el contenido y la metodología para desarrollar un taller de capacitación al equipo del PPB en el manejo de los términos, mensajes y conceptos clave, con el fin de que la divulgación en los medios de comunicación sea fiel al contenido de los resultados del PPB y acorde a los lineamientos de Fedepalma y el BID. 9. Apoyar al equipo del PPB en el diseño e implementación de Talleres y Foros, a nivel local, regional y Nacional. Estos eventos deben contar con la participación de los diferentes socios (Humboldt, IAvH, Cenipalma, Fedepalma, BID) y actores involucrados activamente en el proyecto y sus diferentes actividades. 10. Asistir a las reuniones relevantes para el óptimo ejercicio de sus obligaciones contractuales. 11. Diseñar Términos de referencia y apoyar los procesos de contratación de las entidades y/o profesionales para la implementación de actividades

5 de la estrategia (diseñadores, producción audiovisual, publicaciones, etc). 12. Realizar reportes de avance de la estrategia. 13. Los demás que se le asignen en desarrollo del objetivo contractual. 14. Seguimiento al consultor o consultores encargados de realizar la sistematización de información del proyecto. IV. PRODUCTOS En el primer mes de contrato el/la consultor/a deberá presentar un plan estratégico de ejecución con su cronograma de actividades que indique claramente los tiempos, actividades y productos. Este plan será acordado conjuntamente con el Coordinador Nacional del Proyecto y la UCP. Entre los productos esperados en el marco de la consultoría se encuentran: a. Un documento de Comunicación y hoja de ruta diseñados con los siguientes elementos básicos: - Qué audiencias necesitan ser alcanzadas por el componente de comunicación? - Cuáles son los cambios de comportamiento requeridos? - Qué mensajes son los más apropiados? - Qué canales de comunicación son los más efectivos? - Cómo se seguirá el proceso de comunicación al finalizar el proyecto? b. Informe de los resultados esperados de la implementación de la estrategia de comunicación y plan de acción con presupuesto asociado: - Actividades de difusión, movilización de apoyo social y comunicación para el desarrollo (incluyendo acciones dirigidas a las poblaciones participantes) incluyendo herramientas y actividades de comunicación básicas, como ser: Spots publicitarios, radiales, de TV y otros. - Identificación y generación de noticias, informes, noticias de avances, impacto y buenas prácticas, entre otras. - Preparar los textos para las publicaciones dirigidas a los diferentes públicos-local, regional, nacional e internacional; incluyendo la actualización del brochure del proyecto. - Organización de entrevistas, y otros productos de comunicación para los medios incluyendo programas radiales, videos, noticias de prensa, afiches y otros.

6 c. Piezas de comunicación establecidas en la estrategia de comunicaciones del proyecto, las cuales deben ser diseñadas con base a la información entregada por la UCP. d. Guiones / narraciones en off para al menos dos (2) videos del proyecto, los cuales se diseñarán en conjunto con el equipo de consultores del proyecto. El consultor apoyará el proceso de contratación de la producción con un proveedor externo. e. Página web diseñada y actualizada periódicamente con contenidos del Proyecto, los cuales se elaborarán y actualizarán con el apoyo de la UCP, de manera periódica y según requerimiento. f. Boletín mensual o bimestral del proyecto el cual incluirá noticias, testimonios columnas, noticias, fotografías, mapas, etc. Se redactará bimestralmente o cuando sea requerido por la UCP, g. Canales de comunicaciones en redes sociales (twitter, Facebook y Youtube) con generación de cápsulas de contenido basado en la información recopilada de las actividades realizadas en el marco del proyecto y bajo la revisión de la UCP. h. Responder los comentarios o preguntas que se realicen en las redes sociales del proyecto, basado en la opinión dada por la UCP, bajo el visto bueno del Coordinador General. i. Reporte mensual de impacto de los mensajes en las redes sociales j. Directorio actualizado bimestralmente de medios de comunicación a nivel nacional y local (zona norte y oriental) relevantes para el Proyecto. k. Cronograma anual de eventos del sector o afines, con la respectiva descripción y estrategia de participación (costos, inscripciones etc). Este cronograma deberá ser actualizado trimestralmente. l. Ronda con medios de comunicación, la cual el consultor debe diseñar, con el objeto de presentar el proyecto y sus resultados, con medios nacionales y locales (zona oriente y zona norte). m. Talleres, foros y/o desayunos lobby de alto nivel para el posicionamiento del proyecto a diferentes escalas.

7 n. Publicación de noticias en medios locales, regionales y/o nacionales (incluyendo medios escritos, piezas radiales, televisión). o. Plan de comunicaciones para la fase final del proyecto. V. CARACTERÍSTICAS DE LA CONSULTORÍA Tipo: Consultoría Individual Lugar de trabajo: El trabajo del Consultor se desarrollará en la ciudad de Bogotá, con viajes a las zonas de implementación del proyecto o donde se requiera el apoyo del profesional en comunicaciones. Para los casos de desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá, dichos gastos serán cubiertos con recursos del proyecto. VI. PERFIL Se evaluará y calificará a los consultores que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos: Formación Académica Profesional en Comunicación Social y Periodismo o afines. Es deseable postgrado en comunicación social, mercadeo, publicidad, diseño gráfico o afines. Experiencia General Mínimo 6 años de experiencia general. Experiencia Específica - Experiencia mínima de tres (4) años en la formulación e implementación de campañas públicas de sensibilización y gestión de estrategias de comunicación. - Experiencia en comunicación interna y externa organizacional. - Experiencia en manejo de medios de comunicación. - Experiencia en redacción y edición periodística y publicitaria. - Experiencia en el diseño de piezas de comunicación (boletines, multimedia, audiovisual, radio, entre otras). - Habilidad y experiencia de trabajo interinstitucional. - Capacidad de gestión y de trabajo bajo presión y por resultados. - Capacidad comprobada para trabajar en equipos con grupos interdisciplinarios.

8 - Excelentes capacidades comunicacionales, relacionales, interculturales y profesionales. VII. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN Las hojas de vida de los consultores que cumplan los criterios mínimos anteriormente indicados serán calificadas así: FORMACIÓN ACADÉMICA CRITERIO Hasta 5 puntos por Especialización en comunicación social, mercadeo, publicidad, diseño gráfico o afines. Hasta 15 puntos por Maestría en estos temas PUNTAJE MÁXIMO 15 EXPERIENCIA PROFESIONAL EXPERIENCIA ESPECÍFICA OTROS 5 años = 0; 5 puntos por cada dos años adicionales de experiencia profesional 3 años = 0; 5 puntos por cada año de experiencia adicional en la formulación e implementación de campañas públicas de sensibilización y gestión de estrategias de comunicación, comunicación interna y externa organizacional, redacción y edición periodística y publicitaria, diseño de piezas de comunicación, manejo de medios. Hasta 10 puntos por cada proyecto/programa que haya dirigido o coordinado ENTREVISTA TOTAL 100 El objetivo de la entrevista es profundizar en el conocimiento de la experiencia laboral de los candidatos seleccionados frente a las especificaciones del cargo referidas en los Términos de Referencia. Las entrevistas serán presenciales, en Fedepalma, y contará con la participación de un número impar de evaluadores (mínimo 3). En la entrevista se evaluará la experiencia profesional en general y la específica en comunicaciones externas e internas, manejo de medios de comunicación, diseño de piezas de comunicación y gestión de estrategias de comunicación. Adicionalmente, a los candidatos que sean seleccionados a entrevista, se les solicitará el envío de piezas y/o materiales de comunicación que hayan elaborado y/o coordinado su elaboración (artículos, publicaciones, páginas web, piezas radiales, etc). Lo anterior, con el objetivo de evaluar los conocimientos y

9 grados de destreza de los candidatos principalmente en redacción, gestión de estrategias de comunicación, conocimiento en software y herramientas para la generación de diferentes piezas de comunicación. VIII. VALOR DEL CONTRATO, DURACIÓN Y FORMA DE PAGO El valor del contrato es de noventa y tres millones quinientos mil pesos ($ ) con una duración de diecisiete (17) meses. El 100% del valor total del contrato se realizará mediante pagos mensuales de cinco millones quinientos mil ($ ) contra informes de actividades adelantadas y entrega a satisfacción de productos que sean acordados de acuerdo al plan estratégico de ejecución de la consultoria y previo concepto favorable del mismo por parte del supervisor. Nota: Se entiende por entrega a satisfacción el hecho que debe contar con la aprobación del supervisor del contrato. IX. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO La supervisión del contrato estará a cargo del Líder Ambiental de Fedepalma, con apoyo del Coordinador Nacional del Proyecto GEF.