ASESORÍA PARA EL CONTROL INTERNO DE LA ESE- HCVP DE PUEBLO BELLO CESAR.

Transcripción

1 ASESORÍA PARA EL CONTROL INTERNO DE LA ESE- HCVP DE PUEBLO BELLO CESAR. Informe: periodo comprendido entre el 15 de abril al 14 de agosto de Presentado por: TANIA GONZALEZ ROMERO. Asesor de control interno.

2 INFORME DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO 1. OBJETIVO GENERALES Y ESPECIFICOS OBJETIVOS GENERALES. Evaluar los proceso de las áreas de talento humano, caja menor, farmacia, almacén y demás dependencia de la ESE Hospital camilo Villazon Pumarejo de pueblo bello Cesar, basados en los principios establecidos en la Constitución y la Ley; tales como los de eficiencia, eficacia, economía; para el periodo comprendido entre el 15 de abril al 14 de agosto de 2012; realizando los respectivos controles de legalidad; de gestión financiera y revisión de los documentos que soportan las operaciones de la entidad de cada actividad realizada OBJETIVOS ESPACIFICOS. 2. ALCANCE. Analizar los estados de cumplimiento de los procedimientos administrativos, comprobando que la información es consistentes y coherente con los soportes, con los registros que adelanta cada área a auditar y que esta se ajuste a la norma vigente. Verificar el cumplimiento de los planes de capacitación, los programas de inducción y re-inducción y evaluación de desempeño, así como la documentación que soporta las hojas de vida de los funcionarios públicos. Observar que el área de trabajo se encuentre en buenas condiciones para garantizar la calidad en la prestación del servicio. Verificar el funcionamiento operativo y administrativo del manejo y disposición de insumos y medicamentos. Se identificaran los riegos de cada uno de los procesos del hospital, se analizaran las actividades y procedimientos conforma al manual de procedimientos de la institución con el fin de verificar el cumplimiento de las normas y disposiciones que regulan cada una de ellas; para obtener

3 conclusiones sobre las mismas; buscar mejorara los procedimientos y adelantar las correcciones necesarias en las falencias presentadas. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD. La ESE Hospital camilo Villazon Pumarejo, es una institución sin animo de lucro, que prestas sus servicios de salud de primer nivel de atención, como única institución pública de este tipo en el Municipio de Pueblo Bello Cesar; atiende entre 80 al 90% de la población. De la misma forma en la búsqueda del mejora hacia miento del servicio se realizaran actividades de promoción y prevención, tratamiento y rehabilitación hacia las personas y medio ambiente. Por todo lo anterior, se asegura que la ESE-HCVP cumple con su función de suplir las necesidades físicas, psicológicas y sociales de la comunidad de Pueblo bello. 4. CONTROL PRACTICADO. La asesoría de control interno de la ESE Hospital camilo Villazon Pumarejo, tiene como misión definir y evaluar en forma independiente y coordinada el sistema de control interno, en la áreas misionales y de apoyo, constatando que cada una de las actividades cumplan con los parámetros de eficiencia, eficacia y economía, encaminado sus esfuerzos hacia el logro de la cantidad total en la gestión de la administración y teniendo como instrumento básico, la creación y fortalecimiento del autocontrol. La asesoría de control interno procede a rendir informe correspondiente a las actividades efectuadas desde el 15 de abril al 14 de agosto de La constitución política de 1991 incorporo el concepto de control interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que requiere la función publica. Por su parte, la Ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del control interno en las instancia y organizaciones del estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creación del sistema nacional de control interno.

4 El trabajo incluyo la identificación, análisis, valoración, manejo y mapa de riesgo de las áreas de talento humano, caja menor, farmacia y almacén de la ESE-HCVP. 5. RESULTADOS OBTENIDOS EVALUACIÓN Y ANALISIS TALENTO HUMANO. A la fecha existe manual de funciones, plan de vacaciones, manuales de inducción, re-inducción y manual de Bienestar social y manual de capacitación institucional adoptado para la vigencia MANUAL DE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN. La asesoría de control interno ha observado que por la reciente implementación y adopción del manual, se hace necesario la divulgación de las políticas la institución y las de inducción y reinducción, a los funcionarios y contratistas; con la finalidad de lo lograr que entiendan las mismas y operar acordes con las mismas. Lo anterior, gracias a que el proceso de re-inducción es importante en la institución y permite mantener actualizados a los funcionarios publicas y contratistas en los aspectos técnicos y normativos IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DE ARCHIVO EN LAS HOJAS DE VIDAD DE LOS FUNCIONARIOS. Al revisar la hojas de vida de los funcionarios de la planta de personal dela ESE HCVP; se evidencio que las carpetas no se encuentra en su totalidad foliadas; lo que puede permitir la sustracción de documentos de las mismas; en igual sentido la mara y carpeta en que se archivan no cumple con la norma técnica de archivo; que permita conservar el estado de la misma de la mejor manera posible. Por lo anterior, se hace necesario que la administración hospitalaria empiece hacer esfuerzos con la finalidad de iniciar la

5 implementación del sistema de archivo en cumplimiento de la norma técnica; así como lograr el foliado de los documentos a fin de salvaguardar la integridad de la unidad documental. En igual sentido debe realizarse la actualización de la hoja de vida de los funcionarios en el formato de la DAFP, con la finalidad de estandarizar la información requerida en sector oficial frente al recurso humano PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL. Se evidencia la aplicación en la institución ESE HCVP el programa de salud ocupacional, el cual se ejecuta de manera periódica; la administración hospitalaria, pero debido al alto riesgos de la labor de los hospitales. Por lo anterior se recomienda; avanzar a fin de lograr cumplir con los estándares de salud ocupacional y ser mas frecuente frente al seguimiento de los estado de salud de los empleados ; que permita evidenciare de manera temprana los riegos y sus consecuencia CAPACITACIÓN. Para la vigencia 2012 la ESE-HCVP, adopto su plan institucional de Vacaciones, la cual por su reciente implementación no se ha divulgado con los funcionarios de la institución, esta esta ajustado a los requerimientos de la DAFP; y a la fecha se encuentra para su divulgación; gracias a que la asesoría de control interno detecto que el recurso de capacitación se priorizo para adelantar las políticas de salud ocupacional y tratar el mismos; atendiendo al alto nivel de riesgo a que están expuestos los funcionarios y contratistas de la ESE- HCVP, por la naturaleza misma de el objeto social de la institución, cual es la prestación de los servicios de salud de primer nivel. A la fecha se pudo corroborar esfuerzos en la capacitación del personal administrativo; que debe extenderse al personal asistencial en un esfuerzo posible para lograr crecer en conocimientos en la continua busque da de prestar un mejor servicio al usuario.

6 BIENESTAR SOCIAL. Existe manual de bienestar social debidamente adoptado, que por su reciente adopción se hace necesario su divulgación y ejecución. A la fecha se evidencia actividades en el pro de mejorar el clímax laboral en ámbitos distintos a las instalaciones oficiales; como es la celebración del día de las madres y cumpleaños de los distintos funcionario de la ESE HCVP EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. Esta asesoría considera que en la ESE-HCVP no existe un sistema de evaluación del desempeño; en la institución existe guías de evaluación del desempeño donde se incluye procedimientos, reglamentación, pasos en el proceso, instrucciones para el sus de formularios de evaluación del desempeño y los correspondientes formatos, sin si debida implementación. Por lo anterior se recomienda: NIVEL DIRECTIVO: Cree, defina y adopte las políticas y procedimientos de la entidad frente a los temas de talento Humano para el empleado publico; permitiendo planear el desarrollo del Talento Humano en sus faces de ingreso y permanencia. NIVEL DIRECTIVO: Divulgar las políticas y procedimientos de Desarrollo de talento Humano. NIVEL DIRECTIVO: Diseñar los mecanismos y herramientas que permita trabajar el ciclo en los procesos de desarrollo del talento Humano. NIVEL TECNICO: Documentar y mantener actualizado el procedimiento de los procesos de inducción y re-inducción. NIVEL TECNICO: diseñar los mecanismos y herramientas que permita planear, aplicar, verificar la eficiencia y eficacia de la inducción recibida por los nuevos funcionarios.

7 NIVEL DIRECTIVO: divulgar institución. el plan de capacitación de la NIVEL TECNICO: establecer metodología para evaluar el impacto de las capacitaciones en el desarrollo de cada una de las áreas, para el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y proceso de la entidad. NIVEL DIRECTIVO: divulgar bienestar social. y ejecutar las políticas de NIVEL TECNICO: Implementar y ejecutar la evaluación de desempeño de los funcionarios de la entidad. Al evaluar las hojas de vida de los funcionarios en carrera administrativa, se puedo encontrar que se evaluó el primer semestre del año en curso; situación que debe tener pendiente con la finalidad de lograr las dos evaluaciones de desempeño exigidas de manera anual en cumplimiento con los parámetros reglamentados por la Ley 909 de CAJA MENOR. Frente a la caja menor de la ESE HCVP, se encontró procedimiento prestablecido para reintegro mas no para su constitución; se evidencio resolución de constitución y manejo de la misma, con acto administrativo anual, autónomo que explica en debida forma, su creación, gasto y rembolso. Se evidencio los soportes que justifican el gasto de la caja menor, pero archivados de manera indebida y seguir un patrón cronológico. Se encontró errores aritméticos como resultado del indebido registro de los soportes en el libro de caja menor, situación que fue dilucidada de la mejor manera al verificar que coincidía los saldos con la existencia física de recurso en la caja al aclarar y registra en orden los soportes.

8 RECOMENDACIONES. Se recomienda al nivel directivo lograr estandarizar el procedimiento de caja menor, en el manual de procedimientos, con la finalidad de no dejar su constitución a la autonomía de un acto administrativo anual, el cual puede variar en los criterios señalados FARMACIA. Se conoce como farmacia la dependencia en la cual se entregan y recepciona diferentes tipos de productos relacionados con la salud, especialmente medicamentos de gran importancia para la cura de determinadas complicaciones médicas. También es el lugar donde dispensan los productos medicinales. Al hacer el análisis del manual de procedimiento de la ESE HCVP, no se evidencia la existencia de protocolos de recepción técnica, que puede generar errores en el ingreso de medicamentos a la institución. Se encontró que el sistema de control de inventario presente falla en el sistema lo que no permite su operatividad, realizando el registro y actualización de existencia de manera manual; situación que no permite contar con la información de manera oportuna que podría generar un desabastecimiento. Se encontró que no existe un protocolo de fechas de caducidad, se encontró un sistema desarrollado por el responsable del área que no se ha estandarizado o adoptado en debida forma, esta situación hace que no exista parámetros de control al responsable del área. En igual sentido, no se encontró protocolo de aseo del área de farmacia, situación que potencializa posibles daños en los medicamentos al realizar procedimientos de aseo de manera inadecuada por personas no expertas. RECOMENDACIONES. Frente a lo anterior, esta asesoría recomienda: realizar y adoptar los protocolos de recepción técnica, aseo y control de fecha de caducidad de medicamntos; en igual sentodo recomienda la contratación del soporte tecncio que permita la

9 operatividad del sistema de control de inventario de farmacia, a fin de logar el adecuada funcionamiento del área. Agradeciendo su atención. De usted, TANIA GONZALEZ ROMERO. Asesor control interno.